Проведение тендеров на предоставление услуг и закупку товаров. Особенности государственных, коммерческих закупок и закупок отдельными видами юридических лиц

Организация тендера – это бизнес-мероприятие, на котором заказчик сможет выбрать самое качественное из нескольких предложений и заключить контракт на выгодных условиях. Стоит отметить, что выбирают не самый дешевый вариант, а наиболее подходящий для реализации данного проекта. Давайте рассмотрим, как провести тендер успешно и правильно.

Виды тендеров

1. Тендеры могут быть государственными и негосударственными. При этом регламент, условия и требования торгов, которые организовала коммерческая организация, должны соответствовать государственному стандарту.
2. Международные тендеры предполагают открытую форму проведения, когда любая компания может предложить для решения бизнес-вопроса свой вариант проекта.
3. Внутренние или закрытые торги проводятся только среди компаний, которые выбрал сам заказчик и которые соответствуют его критериям. По статистическим данным, в России в основном проводят закрытые тендеры.

Компания участников должна отвечать следующим требованиям:

1. Быть востребованной. Такой показатель говорит о надежности и качественно выполненной работе данной фирмы, раз к ней постоянно обращаются разные клиенты.
2. У нее должна быть хорошая .
3. Участник должен быть хорошо знаком с бизнесом заказчика. Только так возможно наиболее выгодное решение.
4. Лучше всего, если компания существует на рынке уже много лет. Она показывает себя достаточно стабильной.
5. Компания должна гарантировать, что в ее составе есть профессионалы, которые смогут правильно и хорошо выполнить задание заказчика.

Торги шаг за шагом

Проведение тендеров проходит следующие этапы:

Презентация компаний-участников

Здесь происходит предварительный отбор на выбор поставщика. Каждая компания должна представить свое решение вопроса. Основываясь на своих критериях, заказчик выбирает, как правило, три лучшие компании, которые будут дальше соревноваться в следующем туре конкурса. На данном этапе процедура проведения требует, чтобы предприятие, организовавшее торги, предоставило участникам такую информацию:

• Критерии, в которых указан порядок проведения, условия, сроки выполнения задания.
• Разъяснения по дополнительным вопросам участников и правилам тендера.
• Информация о конкурентах, которые участвуют в тендере, чтобы участники могли лучше подготовиться.
• Документы, в которых значится информация, по каким критериям будет выбран победитель.
• Изменения в изначальные документы, если они имеют место.

Завершается этап оглашением победителей первого тура конкурса.

Определение победителя

Во втором туре определяется победитель, с которым подписывают контракт на закупку и поставку определенных товаров и услуг. При этом у всех конкурсантов тендера должны быть равные условия для победы.

После того как будет выбран победитель тендера, остальным участникам отправляют в вежливой форме письма-отказы, составленные по всем правилам деловой переписки, и предложения участвовать в дальнейших тендерах, которые в будущем будет организовывать компания.

Для того чтобы правильно организовать торги, нужно учесть детали и с уважением относиться к участникам тендера, чтобы сохранить с ними хорошие отношения для дальнейшего сотрудничества по разным деловым проектам.

Случается, что компания-поставщик становится не в состоянии продолжать поставки. В результате предприятию приходится срочно искать новых поставщиков и налаживать связи с другими предприятиями. Объем госзакупок увеличивается, что позволяет участникам быть конкурентоспособными и выигрывать торги. Как проводится тендер, нужно знать любой компании, зависимой от внешних поставок.

Кто проводит тендеры на государственном уровне

Чтобы понять систему рынка, следует ответить на главные вопросы:

1. Как проводятся тендеры?
2. Кто этим занимается?

На всероссийском уровне тендерные торги проводит муниципалитет, что предусмотрено соответствующими законодательными актами. Также они могут проводиться специальными органами государственной власти. Основная цель такого общегосударственного мероприятия – поиски подходящей фирмы-исполнителя для заказов. При этом выигрывает тендер та компания, которая сможет предложить наиболее эффективные методы исполнения, включая условия поставок и т.д.

На государственном уровне основным способом госзакупок является тендер. Гостендером называется специальный вариант выдачи госзаказа на поставки необходимых товаров. Также основой договора может быть предоставление специальных услуг или проведение ряда работ на основе конкретных условий, выдвинутых фирмой-заказчиком, в соответствующие сроки. Данная процедура подразумевает выведение экономического благополучия компании на конкурсной основе, что позволяет выиграть той фирме-исполнителю, чьи условия будут максимально выгодны заказчику.

Как проходит тендер государственного уровня?

Принципами государственного тендера являются равенство участников, их конкурентоспособность в условиях проведения конкурса и состязательность. Если компании не готовы бороться за необходимость получения контракта, то их пассивность не сможет дать им преимущества. Если фирма-исполнитель не желает участвовать в тендере, почувствовав, что данный уровень ей «не по зубам», она в любой момент может выйти из гонки за контракт.

Каждая фирма-участник в процессе подготовки осуществляет определенные затраты на проведение ряда работ по подсчетам, статистике и разработке идей для конкурса. К сожалению, фирма-заказчик не сможет возместить эти финансовые моменты, поскольку каждый участник тендера работает на добровольной основе, при этом не только выигрыш имеет значение. Дело в том, что представлять свою конкурентоспособность на общегосударственном уровне уже является успехом на пути к выходу в лидеры по поставкам. Это привлечет инвесторов, готовых сотрудничать. Поэтому каждая компания знает, как проходят торги и какие выгоды от этого для заказчика и исполнителей.

Общегосударственные тендеры бывают нескольких видов.

Открытые мероприятия

Такой вид конкурсов принято проводить при необходимости организации поставок на технику, товары или определенные услуги. При этом, участвовать в подобных конкурсах могут все поставщики, считающие себя правомочными.

Как проводятся торги в открытом виде? Данный вариант мероприятия необходимо проводить по стандартным условиям с учетом распоряжений и правил, предусмотренных законодательно. При этом открытость на общегосударственном уровне позволяет всем желающим принять участие. Конечно, при таких ставках и на таком высоком уровне далеко не каждая фирма способна будет подать заявку, поскольку это требует определенных мощностей, навыков и ресурсов. К тому же фирма-заказчик всегда оставляет за собой право внести дополнительные условия конкурса, чтобы отсеять неподходящих претендентов.

Закрытые

Самыми выгодными являются именно такие конкурсы. Дело в том, что не каждая фирма-исполнитель знает о существовании такого тендера, что позволяет проводить его в узком кругу.

Как проводить тендер в закрытом виде? Если речь идет об общегосударственном уровне, то, скорее всего, важна необходимость неразглашения. Государственная тайна заставляет фирму-заказчика самостоятельно тщательно выбирать претендентов, которым будет разослано предложение участия в конкурсе. После этого участвовать будут только те поставщики, которые вовремя подали заявки. Каждая фирма-исполнитель обязана сохранять строгую конфиденциальность как на протяжении конкурса, так и после подписания договора. Утечка информации будет считаться несоблюдением договора, что обойдется в круглую сумму в виде компенсации.

Преимуществом участия в закрытых торгах является возможность получить большой заказ и постоянную работу с фирмой-заказчиком, что позволит компании-исполнителю выйти на высокий уровень экономики и мировой рынок.

Как проходят на скрытой основе? Для закрытого госконкурса приглашаются компании, которые смогут обеспечить компактные поставки продукции или услуги специального характера. Однако участвовать могут только приглашенные поставщики, поскольку о самом тендере в СМИ не будет объявлено. Это дает гарантию конфиденциальности проведения конкурса, что позволит сохранить информацию втайне.

Госзакупки на таких торгах необходимо согласовывать с госорганами, поскольку именно они выступают основными заинтересованными лицами, подтверждающими необходимость в . Претенденты должны вовремя предоставить полный свод документов в соответствии с запросами конкурса. Заявки проходят регистрацию, после чего предложенная продукция или услуга от каждой фирмы подлежат сверке на соответствие всем условиям. Какой поставщик предложил наиболее подходящие условия, с тем и будет подписан госконтракт.

Одноэтапные конкурсы

Отличаются простотой и оперативностью проведения:

1. Проведение конкурса оперативно в один этап возможно в том случае, если закупку можно сделать у одного поставщика.
2. Такой конкурс предпочтительней, если речь идет о небольших объемах закупки.
3. Проведение в один этап выгодно на местном уровне, если среди двух-трех возможных поставщиков необходимо выбрать одного.
4. Одноэтапные конкурсы можно проводить в случае, если само проведение чисто символическое, а на самом деле есть только один реальный представитель на должность исполнителя закупок и заключения договора.

Как провести тендер среди поставщиков в один этап? Собственно конкурс в таком случае нецелесообразен, однако его проводят только для того, чтобы наглядно продемонстрировать честность фирмы-заказчика и ее готовность сотрудничать со всеми, кто способен будет обеспечить выполнение всех условий договора, включая необходимые объемы поставок.

Двухэтапные

Подобные мероприятия проводят при необходимости выхода на международный рынок и обеспечения госзакупок достаточно сложной, нетипичной продукции. В роли товара в таком случае могут выступать научные труды, исследовательские работы, технологические разработки или архитектурно-конструкторские работы.

Как проводить двухэтапные тендеры?

Как проводятся тендеры на закупку

Проведение такого мероприятия зависит от разновидности закупок и необходимых товаров. В результате этого они могут быть закрытыми, открытыми, проходить в форме аукциона и т.д. Если речь идет об открытом гостендере, то здесь участие принимают только те исполнители, которые сумели вовремя откликнуться на приглашение участвовать. В таком случае, особенности проведения зависят только от заказчика.

Документы

В тендерной документации указывается расписание проведения конкурса, требования, необходимая квалификация фирм-исполнителей. Кроме комиссии, от фирмы-заказчика могут быть приведены независимые эксперты, которые смогут дать более точную оценку товаров и услуг. Путем голосования будет определен победитель конкурса. С ним в дальнейшем компания подпишет договор государственного образца.

Как можно поучаствовать в гостендере

Многих потенциальных участников интересует, как проводят государственные тендеры и как в них поучаствовать. Чтобы принять участие в подобном конкурсе, надо для начала подать заявление. Дело в том, что подобные тендеры проводятся открыто, что дает возможность любой фирме-исполнителю принять участие (исключение составляют государственные тайны). Чтобы в конкурсе не принимали участие компании, неспособные выполнить контракт в дальнейшем, от каждого участника требуется подать заявку, к которой будет соответствующее обеспечение в виде банковской гарантии или

Желающие принять участие в проводимых тендерах в сроки, указанные на сайте, для получения тендерной документации обращаются в подразделения-инициаторы по контактным телефонам, указанным в публичном объявлении (дополнительной информации). Для участия в тендере претендент должен представить следующие документы (сведения об организации):

Заявку на участие в тендере (первоначально копия заявки для регистрации направляется по факсу, с указанием структурного подразделения, разместившего сообщение о проведении тендера);

Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

Копия выписки из Устава: наименование, адрес, исполнительный орган и его права;

Копия решения о назначении исполнительного органа;

Копия лицензии (при необходимости);

Копию сертификата стандарта качества ISO 9001 (если имеется);

Конкурсное предложение (копия вместе с заявкой по факсу).

Конкурсное Предложение состоит из двух частей:

Техническая часть:

В техническом предложении должна содержаться исчерпывающая информация о товаре (выполняемых работах, услугах), о качестве продукции (соответствия ГОСТ, ТУ, СПиП и иных характеристикам); отсутствие какой-либо информации по перечисленным вопросам будет расцениваться как невыполнение требований технических условий.

Коммерческая часть:

Коммерческая часть предложения должна содержать сведения о цене предмета тендера с обязательным указанием общей стоимости. Здесь указываются также условия оплаты (расчетов) и возможные скидки; объемы и сроки поставок (выполняемых работ, оказываемых услуг); условия поставки (выполнения работ, оказания услуг), отнесения расходов по доставке товара.

Тендерные комиссии при принятии решения руководствуются следующими критериями:

Цена товара (работ, услуг) и условия оплаты (предоплата, отсрочка);

Качество товара (работ, услуг);

Обеспеченность предприятия техническими средствами;

Наличие собственных разработчиков и исследовательской базы у предприятия;

Финансовое состояние предприятия .

Конкурсные предложения должны быть действительны в течение 30 дней после даты проведения тендера.

Все представленные конкурсные предложения и включенные в них документы после их рассмотрения не возвращаются Участникам тендера. Участники тендера, получившие тендерную документацию должны обращаться с ней как с конфиденциальным документом и не имеют права разглашать информацию, касающуюся тендера, какой-либо третьей стороне без получения на это предварительного письменного согласия Организатора тендера. Организатор оставляет за собой право выбрать победителем любого Участника тендера, в том числе, и в случае если предложенная участником цена выше, чем у других участников тендера, а так же отклонить любое Конкурсное предложение, либо все Конкурсные предложения без объяснения участникам тендера причин такого решения. В случае если самая низкая цена предмета тендера, предложенная Участниками тендера, превышает расчетную стоимость Организатора, Организатор будет вправе отклонить все Конкурсные предложения и провести повторный тендер. Размещение в сети интернет сообщения о проводимом тендере не являются офертой. Все расходы, связанные с подготовкой и представлением Конкурсного предложения, несет Участник тендера.

Сроки представления Конкурсных предложений указываются в публичном объявлении, размещенном на сайте. Конкурсные предложения, полученные позднее вышеуказанного срока, рассматриваться не будут. Само по себе проведение конкурсных торгов или тендера являются открытым процессом. Претенденты имеют возможность представить, защитить, а также обосновать собственные тендерные предложения. Одним из условий торгов является срок сдачи предложений для участия в торгах. Не позднее этого времени все участвующие в торгах фирмы (оференты) подают тендер, оформленный надлежащим образом, под роспись в тендерный комитет.

Предложения представляются в закрытых опечатанных конвертах (часто двойных), чтобы избежать досрочной утечки сведений, которыми могут воспользоваться конкуренты. На внешнем конверте указывается адрес для приема предложений, на внутреннем - номер тендера, его название (цель) и дата, установленная для приема документов. Следующий этап проведения торгов - сравнение поданных предложений, подведение итогов и определение победителя. В назначенный день и час тендерный комитет вскрывает конверты с поступившими предложениями. Процедура вскрытия пакетов с предложениями может быть осуществлена в условиях гласности, в присутствии всех участников торгов, представителей средств массовой информации. Такие торги называют гласными.

При проведении негласных торгов тендерные комитеты вскрывают пакеты на закрытом заседании. Выбор победителя торгов может последовать сразу за вскрытием и оглашением поступивших предложений в том случае, когда преследуется цель выбрать предложение с самыми низкими ценами при прочих равных условиях. Однако чаще всего для принятия решения о выборе поставщика (подрядчика на строительство объекта) требуется время, чтобы внимательно проанализировать поданные предложения и отобрать то из них, которое наилучшим образом соответствует целям торгов. Срок, в течение которого тендерные комитеты изучают и анализируют предложения оферентов (оферты), зависит от объема информации (технической, коммерческой и др.), которую предстоит проанализировать, обычно - от нескольких недель до нескольких месяцев. Решение тендерного комитета о выборе победителя торгов может быть гласным, а может быть и закрытым. В первом случае это решение сообщается всем участникам торгов, а также через средства информации.

Во втором случае решение о передаче заказа сообщается победителю в конфиденциальной форме. Оферент, выигравший торги, в соответствии с их условиями, как правило, вносит второй гарантийный залог. Его величина обычно составляет от 5 до 10% стоимости заказа. После выполнения заказа гарантийный залог возвращается.

С победителями торгов подписывается контракт, в котором оговариваются все необходимые условия. Контракты вступают в силу после одобрения правительственными службами. Заключение сделки по результатам торгов может производиться путем принятия предложения (акцепта) без последующего подписания контракта обеими сторонами .

Стандартизированный цикл работы над проектом «проведение тендера».

1 этап. Формирование внутри компании списка задач выносимых на тендер и согласование типа организаций принимающих в нем участие. Принятие решения о проведении тендера.

Как показывает практика этот этап совсем не лишний, поскольку от того насколько единым будет понимание задач, выносимых на тендер, различными сотрудниками компании, зависит скорость принятия решения по всем последующим этапам работ. Не плохо так же достигнуть взаимопонимания по вопросам, какого рода и масштаба поставщики будут приглашены к участию в тендере, открытым или закрытым он будет.

2 этап. Создание «Брифа» (Приглашение к участию).

На этом этапе сотрудник, ответственный в компании - заказчике за подготовку и проведение тендера, должен изложить в едином документе цели проекта (проведения тендера) и требования к участникам соревнования.

Такой бриф (Приглашение к участию) затем будет направлен потенциальным участникам тендера для рассмотрения.

Стандартный бриф предполагает следующий состав:

Описание компании-заказчика

Постановка проблемы

Описание желаемого результата

Требования к участникам тендера

Описание формы подачи заявки (критерии документа)

Критерии оценки претендентов

Сроки проведения тендера

Каждая часть из этой заявки является осмысленной и функциональной частью документа. Разумеется, что ваша компания может оказаться от любой из них, или нескольких сразу, но это, лишь затруднит ваше общение с потенциальными поставщиками решений.

3 этап. Выбор компаний - участников.

Теперь, после формирования брифа, вы можете смело приглашать к участию в тендере заинтересованные организации. Обычно, если объявляется «тендер цены», то к участию приглашаются 3 -4 организации. Если же запланировано проведение двухэтапного «тендера решений», то количество участников на первом этапе может быть от 5 до 9, а на второй этап выходят два - три участника, подготовившие наиболее интересные предложения.

Как же определить состав компаний - участников для тендера?

Существует открытый тендер, к участию в котором вы приглашаете все организации, отвечающие требованиям. Открытый тендер объявляют через специализированные СМИ, Интернет сайты или профессиональные сообщества. Такой вид проведения тендеров должны использовать, например, государственные организации.

Закрытый тендер предусматривает приглашение участников компанией-организатором. Для приглашения к участию в первом этапе, компании участницы, отбираются по значимым для организатора критериям. Теперь, объявив о начале тендера, вы с нетерпением ждете получения первоначальных заявок.

4 этап. Уточнение позиций.

На этом этапе работ, компании, подавшие первоначальные заявки на участие в тендере, будут обращаться к вам за дополнительной информацией. Уточнять ваше видение проблемы и желаемые пути ее решения. Для того, что бы окончательные предложения участников выглядели не только персонализированными, но и осмысленными, вам потребуется потратить на обсуждение некоторое количество времени. Вот тут-то вы и вспомните о разумном ограничении числа участников тендера, о котором писалось выше.

В том случае, когда тендер намечен двух этапный после рассмотрения предварительной заявки, компании вышедшие во второй тур, готовят итоговые документы.

5 этап. Презентация итоговых Предложений.

В такой ответственный момент сухим документом не обойтись финалистов конкурса приглашают на встречу в компанию организатор. Именно на этой встрече, презентуя свое решение, представители провайдера и имеют возможность убедить вас в том что их решение единственно правильное.

И если работы по предыдущим этапам могли проводиться силами одного двух сотрудников соответствующего подразделения, то на итоговую презентацию приглашаются руководители тех подразделений, которые будут выступать у вас внутренними заказчиками по проекту.

6 этап. Окончательный отбор.

После проведения презентаций, и внимательного изучения полученного предложения, ответственные руководители вашей компании коллегиально принимают решение о выборе того или иного поставщика. В некоторых компаниях это решение принимается на совещании, с помощью устного обсуждения и уточнения мнения внутренних заказчиков. В других более формальных случаях, создается рейтинговая таблица, где с помощью метода средневзвешенного коэффициента определяется итоговый бал каждого участника тендера.

7 этап. Объявление победителей.

Это, несомненно, самый приятный и волнующий этап для всех участников. К сожалению, в российской практике часто оказывается что компании, не выигравшие тендер, узнают о его завершении, когда их конкурент уже во всю работает над проектом. Согласитесь, такое поведение не украшает Заказчика. Хорошим тоном считается на общем собрании или через СМИ (при открытом тендере) или в персональном порядке (если тендер был закрытый) оповестить всех участников о завершении работ и выборе окончательного поставщика решений .

Как видно, работа над тендером не представляет непреодолимых проблем с точки зрения организации. Главная сложность в этом процессе кроется именно в осознании заказчиком решаемой проблемы и выборе адекватного решения. И если вы хотите найти самое экономичное решение вашей задачи, то наверное стоит говорить лишь о сравнении цен на одинаковые услуги.

Каждая компания, закупающая на рынке товары и услуги, старается минимизировать риски выбора некачественного товара/услуги, получить товар/услугу с максимальной выгодой, т.е. наилучшим соотношением цена/качество. Сегодня многие компании, особенно крупные, максимально жестко регламентировали процедуры закупки, формализовав несколько типов тендерных процедур.

Приведем три из них:

Хочется обратить внимание на то, что последний тип тендеров, в котором определяющим фактором является исключительно цена, на наш взгляд, применим к стандартизированным товарам, т.е. к товарам, свойства которых предопределены ДСТУ (ГОСТом). И применять процедуру такого тендера, например, к разработке веб-сайтов не очень корректно.

Во-первых, даже при одинаковом исходном брифе все будущие исполнители видят проект по-своему, и вы фактически выбираете тех, чей опыт или видение наиболее вам импонируют.

Во-вторых, хотя вы в конечном итоге покупаете готовый продукт в виде веб-сайта, вы в том числе покупаете и проект/услугу по его разработке и внедрению, что сродни консалтинговому проекту. В этом случает вы, прежде всего, выбираете компанию-поставщика, а не спецификацию и стоимость.

Глядя на множество подходов и процедур, которые изобретают компании, выбирая поставщика услуг по веб-разработке, мы составили определенные рекомендации, как организовать процедуру тендера.

Все программные и дизайнерские решения, которые компания создает для размещения в интернете, являются частью ее общей коммуникации с потребителями, партнерами, инвесторами и другими аудиториями.

Поэтому на этапе выбора подрядчика желательно четко понимать, какая специализация компании-подрядчика нужна вам на данном этапе развития коммуникации в интернете.

Предварительный этап

Выбор типологии компании-подрядчика. Сегодня на рынке представлены:

Желательно ставить задачи агентствам в соответствии с их специализацией. Допустимо, конечно, ставить задачу в комплексе одному исполнителю. Примеры:

А) Проведение розыгрыша призов для покупателей торговой марки, с активацией промокодов с упаковок. В этом случае задачу по созданию мини-промосайта для проведения такого розыгрыша можно поручить диджитал-агентству.

Б) Проведение медиакампании в интернете. В этом случае разработку баннеров можно доверить интернет-медиаагентству.

В любом случае, при выборе подрядчика и привлечении субподрядчика вам желательно знать всю цепочку, с одной стороны, а с другой — в сложных задачах разделять проект на два этапа и привлекать специализированное агентство.

Если в рамках тендера для решения нескольких задач вы привлекаете агентства/компании разного типа, следует внимательно следить, чтобы критерии, по которым вы оцениваете работу, соответствовали специализации агентства. Например, выбор подрядчика по производству промосайта не привязывался к показателям эффективности кампании в целом.

В том случае, когда вы определили, что для выполнения ваших задач вам необходима именно компания digital production (web development), мы рекомендуем следующую процедуру проведения тендера.

Этап 1. Отбор участников тендера

Задача этого этапа: -выбрать компании, которые вам подходят по двум критериям: