Тайм менеджмент в Excel: система планирования рабочего времени. Самые эффективные способы тайм менеджмента Тайм менеджмент в таблицах и схемах

Тайм-менеджмент
Как выжать 100% эффективности из 24 часов?

Тайм-менеджмент – это методика управления временем, которая направлена на повышение эффективности его использования. Изначально эта наука появилась для того, чтобы помогать людям в работе и бизнесе. Но со временем польза тайм-менеджмента стала актуальна и для повседневной жизни. Полезные советы на эту тему читайте в статьях: и

Для чего и кого нужен тайм-менеджмент?

Новейшие тенденции в обществе не проходят бесследно – их влияние напрямую связано со свободным временем каждого из нас. За последние десятилетия жизнь человека изменилась так, что в ней появились новые обязанности и новые соблазны.

Говоря о последнем, стоит упомянуть, что соблазны потратить время впустую и являются первой преградой на пути к тайм-менеджменту. С появлением в жизни людей интернета появилось и много возможностей «скоротать» время, а другими словами – потратить его неэффективно. Так же было и с телевидением несколько лет назад, и так далее.
Значит ли это, что тайм-менеджмент нужен лишь тем, кто просиживает время в социальных сетях или тратит его на просмотр ТВ? Конечно же, нет. Потерять уйму времени без пользы можно и работая 24 часа в сутки, что на первый взгляд кажется полезным. Правильно выстраивать свои планы нужно для того, чтобы успешно выполнять несколько задач одновременно. А поэтому тайм-менеджмент будет полезен абсолютно для каждого человека.

Последствия отсутствия тайм-менеджмента

На изучение и развитие этой области направлены силы нескольких направлений деятельности: психологов, менеджеров, бизнесменов и других специалистов своей области. Благодаря этому, уже сегодня можно с уверенность сказать, что отсутствие тайм-менеджмента является причиной следующих проблем:
⦁ Бессонница
⦁ Стрессы
⦁ Депрессия
⦁ Упадок сил
⦁ Снижение работоспособности
Этот список можно продолжать бесконечно. Ведь неправильное планирование дня мешает добиться задуманного, вызывает чрезмерную усталость, что за собой влечет стрессы, а затем и депрессии. Как с этим бороться? Об этом мы расскажем ниже.

Как правильно планировать свое время?

Изучение психологов и менеджеров показали, что переизбыток свободного времени влияет на человека так же плохо, как и переизбыток работы. Поэтому, самое первое правило тайм-менеджмента – это соизмеримое время работы, отдыха и сна. Наилучшая продолжительность сна не должна быть меньше 7 и больше 8 часов.
Что касается оставшихся 16 часов, которые отводятся на работы и отдых, здесь важен индивидуальный подход. Для того чтобы сохранять продуктивность на нужном уровне, нельзя тратить все оставшееся время на работу. Но и время отдыха должно быть минимальным, достаточным для поддержания тонуса.

Планированием своего дня нужно заниматься самостоятельно. Важно понимать, что тайм-менеджмент – это не составление планов на день. Это гораздо длительный и более серьезный процесс, который состоит из:
⦁ Анализа целей, формирования задач на основе анализа
⦁ Определение степени важности каждой из задач
⦁ Составление плана
⦁ Выполнение плана
⦁ Анализ проделанной работы
⦁ Формирование выводов и корректировка плана в соответствии с реальными фактами

Формирование задач по методике «Дерево целей»

Для анализа и формирования задач поможет технология дерева целей. Эту методику используют в разных сферах бизнеса и повседневной жизни. Для наглядности его рисуют любым удобным способом, начиная с самой главной цели.
Например, вам необходимо создать свой бизнес. На начальном этапе для этого вам понадобится 3 000 000 рублей (к этому приходят на основе анализа). Эти деньги вы планируете получить тремя способами: свои накопления + инвесторские вклады + субсидии от государства. Значит ваши задачи на ближайшее время будут состоять из трех ветвей «дерева». Наглядный метод построения дерева целей изображен ниже.

Для построения подобных графиков существует немало программ, с помощью которых вы сможете в два клика изобразить свое дерево целей.

Составление плана с помощью методики АВС

Для планирования своего времени можно использовать блокнот или записную книжку, программу для гаджета или сервис. На основе составленного дерева целей нужно составить подробный план действий и задач, на основе которых распланировать свое время наперед. Например, дата защиты бизнес-плана и проведения конференции уже известна. Поэтому вы можете заранее поставить эту задачу на назначенный день.
Что касается ежедневных задач: работа, домашние дела, встреча с семьей, — здесь понадобится формирование графика. Для того чтобы составить правильный план на каждый день, понадобится немало времени. Начните с планирование на ближайшие дни. Для этого запишите хаотичный план дел с примерным количеством времени, которое займет каждый пункт.

Далее, воспользуйтесь системой сортировки АВС. Ее методика устроена просто: разделите все задачи по степени важности на три группы. Група А – дела, которые займут 20% времени, но принесут 80% результата. Группа В – дела, которые займут 30% времени, но принесут 15% результата. И группа С – дела, требующие 50% времени и приносящие 5% результата.
Эта методика помогает наглядно увидеть, насколько важны ваши дела и насколько соизмеримы затраты времени с их пользой. После сортировки планов с помощью методики АВС распределите свои задачи на ближайшие дни так, чтобы ежедневно вам приходилось выполнять планы сразу из трех групп. Это делается для того, чтобы не перегружать один из дней слишком сложной работой.
Дифференцируя работу по сложности и продолжительности, у вас получится добиться наилучшей эффективности.

Анализ корректности плана

Составляя план дел на ближайшие дни по принципу АВС, вы руководствуетесь интуицией и полагаетесь на логику. Но лучший советник в тайм-менеджменте – это факт. Поэтому, выполняя составленный план, корректируйте время, которое по факту заняло выполнение каждого пункта. Делайте записи несколько раз, затем анализируйте.
Не забывайте при анализе делать записи и по поводу того, что служило причиной вашего упадка сил в течение дня, а что – приливом. Это крайне важно, так как никакой план не поможет повысить эффективность вашего времени, если вы его выполняете в состоянии усталости. Работать нужно и над созданием бодрого настроения.
Вы заметите, что ваш день состоит из задач двух видов: периодические и однократные. Первые вы выполняете ежедневно, а вторые – лишь один раз. Анализируя уже выполненные планы, старайтесь вывести идеальную формулу для выполнения первых. Так как эти дела присутствуют в вашей жизни постоянно, то вы можете расписать их на годы вперед и выработать наиболее эффективную систему их выполнения.

Принцип Парето

С Принципом Парето вы уже встречались ранее, на этапе составления плана. Его суть в том, что 20% усилий приносит 80% результата. Планируя свой день, неделю, месяц и даже год, обязательно учитывайте этот закон. Анализируйте свои планы, сопоставляйте задачи друг с другом и выявляйте наиболее продуктивные.

И наоборот, подумайте дважды над важностью задач, которые занимают 80% вашего времени и приносят лишь 20% результата. Возможно, от них можно отказаться или найти другой путь для их решения.

Незапланированные задачи и матрица Эйзенхауэра

Спустя время вы заметите, что не всегда удается выполнить план. Иногда может случиться что-то непредсказуемое, что потребует затратить время. А так как ваш день был расписан, что-то из списка дел вы сделать не успеете.
Для того чтобы незапланированные задачи приносили наименьший ущерб вашему режиму дня и работоспособности, необходимо определить степень важности внезапно возникшей задачи и время, которое она потребует. Не стоит ее выполнять, жертвуя временем для сна или отдыха. Лучше пересмотреть список дел и перенести тот пункт, который равносилен возникшей задаче по времени, но при этом является менее важным.
Для того чтобы найти этот пункт, который вы сможете перенести на попозже, составьте матрицу Эйзенхауэра. Ее принцип построен на двух перекрещивающихся векторах (так же как оси Х и Y). Ось Y определяет степень срочности дела, а Х – важности. Распределите планы на этой плоскости и найдите одновременно наименее важное и наименее срочное дело. Его и перенесите на следующие дни.

Время на отдых

Оптимальное время, которое следует тратить на отдых не должно превышать 8 часов. Конечно же, в условиях современной жизни можно назвать счастливцем того человека, у которого имеется возможность потратить 8 часов на отдых. Причем сон не имеет к этому отношения. Это те 8 часов, которые можно потратить на встречу с семьей, прогулку по парку, посещение оперы и пр.

При планировании своего дня, важно быть полностью честным с самим собой и правильно понимать свой организм. Первое время понадобится ставить эксперименты и отдыхать разное количество времени, а затем записывать результаты и описывать свое самочувствие в течение дня. С помощью этого способа вы сможете найти единственное верное для вас количество времени, которое позволит вам не перетрудиться, но при этом и не расслабиться до состояния лени.

Заключение

Привычный большинству людей темп жизни по пятидневному рабочему графику не является правильным. Мы привыкли тратить субботу и воскресенье на развлечение, то есть все 48 часов. После усердной рабочей недели такой длительный перерыв для организма соизмерим с резким перепадом температуры или уровня кислорода в воздухе. А будние дни, зачастую, не оставляют даже получаса на отдых. Все это негативно влияет на организм, самочувствие и работоспособность человека.
В связи с этим крайне необходимо правильно распределять свое время. В этом и помогает наука под названием «Тайм-менеджмент».

В предлагаемой вашему вниманию статье не будут затрагиваться вопросы основ тайм-менеджмента, способов деления задач на перво- и второстепенные, принципов организации рабочего времени, и т.п. Об этом уже написано вполне достаточно, и лучшего совета, нежели прочитать специализированные книги по тайм-менеджменту (в первую очередь, представленные на этом сайте), я дать не могу. Целью же данной статьи является ознакомление с вполне конкретной системой учета и организации времени, которой пользуюсь я сам.

Предлагаемая система учета и организации времени разработана в течение 2004-го года. Начало ведению ежедневника было положено в феврале 2004-го, и эта практика продолжается по сей день. Постепенно система претерпевала некоторые изменения, обтесывалась и приспосабливалась к текущим задачам. На сегодняшний день она наконец обрела достаточную стройность и прочность, чтобы я рискнул вынести ее на суд общественности. Рассчитываю, что предлагаемая система окажется полезной для людей, желающих навести определенный порядок в собственной жизни. По крайней мере, мой опыт позволяет на это надеяться.

Ежедневник ведется в обычном файле Excel. Возможности этой программы позволяют не только удобно планировать день, но и сортировать задачи, вести архив и следить за затрачиваемым временем.

УЧЕТ ВРЕМЕНИ

Определенным образом разграфив лист Excel, можно легко и удобно учитывать время в течение дня. Для этого используется схема следующего вида:

На рисунке каждый час (верхняя строка обозначает часы) разбит на 4 графы, то есть точность учета времени составляет 15 минут. Большая точность делает неудобным ведение учета, меньшая – допускает слишком большие потери при учете.

Крайний левый столбец отражает типичные графы затрат времени (чтн – чтение, рбт – работа, док – ведение документов, быт – решение бытовых задач, лчн – личное время, рзвл – развлечения, дв – движение, нчг – ничего, потери времени).

В течение дня прошедшие промежутки времени заполняются. Для упрощения подсчетов в качестве заполнителя используется цифра «1». Тогда с помощью введенных в соответствующие графы формул Excel (формулы записаны в прикрепленном к статье файле-примере) автоматически рассчитает время, затраченное на тот или иной вид деятельности.

К концу дня лист учета времени выглядит так:

Эта схема при желании позволяет восстановить весь день (проспал, быстро собрался, поехал на работу, поработал, поболтал с коллегой, поработал, пообедал, поработал, поехал на встречу, подождал опаздывающего партнера, провел рабочую встречу, вернулся в офис, отчитался перед шефом, поехал домой, поужинал, почитал, посмотрел фильм, приготовился ко сну, почитал перед сном, подвел итоги дня, заснул).

Но на практике это требуется редко, поэтому от большинства дней остаются краткие резюме затраченного времени. Выглядят они так:

Такие резюме позволяют трезво оценить, сколько времени затрачивается на тот или иной вид деятельности, и, кроме того, вывести среднее по итогам недели или месяца. Далее при желании можно сделать выводы о необходимости уделить тому или иному виду деятельности большее либо меньшее время.

ПЛАНИРОВАНИЕ

Начнем с обычного листа задач на день. В моей версии он выглядит так (вкладка СЕГ, сегодня):
Как видно, в листе используется 4 рабочие колонки: Ст – статус; Вр – время; Пт – приоритет; и колонка для обозначения дня и описания задачи.

О колонке «Статус» подробный разговор последует ниже. Колонка «Время», думается, не требует пояснений. Сейчас основное внимание уделим рассмотрению колонки «Приоритет». В ней используется следующие знаки:

! – главное задание на неделю

!! – часть недельного задания, подлежащая выполнению в текущий день; либо второстепенное задание на неделю

30 – приоритетные задания на конкретный день (задания, время для которых определено или подлежит определению)

40 – приоритетные ежедневные задания

50 – менее важные ежедневные задания

60 – задачи на определение итогов дня

70 – подведение итогов дня

80 – задачи на определение итогов недели

90 – подведение итогов недели

Зная эту классификацию, довольно легко как распределить задания на день, так и распланировать их на неделю. Недельный план в моем файле выглядит так:

Собственно недельный план можно увидеть внизу страницы. Сразу под графой с обозначением первого и последнего дней недели записываются задания на неделю. Далее следуют обозначения каждого отдельного дня, под которыми записываются конкретные задания на этот день.

Графы в верху страницы – это ежедневные и еженедельные задания, которые попросту копируются в соответствующий лист при составлении дневного плана.

Месячный план составляется с использованием такой схемы:

ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ

Теперь вернемся к разбору колонки «Статус». Именно эта колонка позволяет оценить эффективность прожитых дней. Колонка «Статус» обозначает, выполнено либо нет намеченное задание. Для обозначения статуса используются 3 возможных знака:

V – выполнено

B – выполнено частично, либо не выполнено в силу объективных причин

N – не выполнено

В течение дня, по мере выполнения заданий, лист приобретает следующий вид:

Используя функцию «сортировка» (пункт меню – Данные), можно автоматически сортировать задания:

При такой сортировке (Статус => Приоритет => Время) все выполненные задания окажутся вверху списка. На них можно уже не обращать внимания, сосредоточив его на оставшихся задачах.
В конце дня, когда заполненными оказываются все графы, предлагаемая система позволяет беспристрастно и объективно оценивать эффективность использования времени.

Лист заданий к концу дня выглядит так:

Использование разных цветов после сортировки позволяет наглядно показать эффективность дня.
В приведенном примере из 13 заданий на день 9 выполнены, 3 не выполнены, и 1 – не выполнено в силу объективных причин. Учитывая, что пункты «B» засчитываются как 0,5/0,5, итоги дня выглядят так: всего – 13; плюс – 9,5; минус – 3,5. Я засчитываю день успешным в том случае, если «плюсовых» заданий больше двух третей от общего количества; наполовину успешным – от половины до двух третей от общего количества; неуспешным – если «минусовых» заданий больше половины. Возможны и другие пропорции, в зависимости от вашей требовательности к себе.

Аналогичная система применяется для оценки эффективности недели. В архиве прошедшая неделя выглядит так:

Аналогичная система применяется для оценки эффективности месяцев и годов. Месяц:

Точно так же возможно подвести итоги года, десятилетия и так далее, вплоть до подведения итогов всей жизни:)

В одном файле с листами заданий и учета времени можно хранить и собственный телефонный справочник.
Особенно удобно использовать предлагаемую систему при наличии карманного компьютера. В этом случае файл с листами заданий и учета времени будет всегда при себе, и по ходу дня можно вносить в него изменения.

Можно и просто распечатывать листы заданий и учета времени на принтере. Рекомендую оставлять определенное количество граф пустыми, чтобы по ходу дня вписывать в них возникающие задания.
Надеюсь, что изложенная выше система окажется настолько же полезной вам, насколько она помогла организовать свою жизнь мне самому. Удачи!

Алексей Федоров, декабрь 2004 г. Контакт: [email protected] . Редактура – Глеб Архангельский,
Статья написана специально для сайт. Адрес документа на сайте:
Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.

Мы продолжаем обзор интересных, полезных и по возможности бесплатных онлайн-помощников. Сегодня речь пойдет о тех сервисах и приложениях, которые помогают нам управлять временем (своим и сотрудников) и быть более эффективными. Рассмотрим и простейшие «to-do» листы, и сложные системы, позволяющие хранить документы и координировать работу с сотрудниками. Ведь на каждый сервис найдётся свой пользователь, не правда ли?

Итак, 15+ ресурсов для планирования и управления временем.

http://nowdothis.com — минималистичный сервис для одного списка дел. Вводите свой список в окошко, и сервис предлагает вам нажать кнопку “Сделано” после завершения каждого дела. Подходит тем, у кого есть четкий и понятный план, и кто при этом любит отмечать галочками выполненные пункты. Не подходит тем, у кого гибкий график и плавающий список дел.

http://www.plan-your-time.com/to-do/ — здесь вы тоже можете составить свой список дел, отмечая галочками выполненные. Кроме этого сервис считает, сколько времени потрачено на завершение каждого дела. Но если между делами надо сделать паузу или поменять задачи местами, список придется составлять заново.

http://todolist.ru — тоже простейший онлайн-сервис для составления уже нескольких списков дел. Можно составлять списки на несколько дней вперед. Функционал тоже достаточно ограничен – просто списки, как в бумажном ежедневнике, и ничего лишнего. Зато бесплатно.

http://todoist.com — удобный планировщик задач с версией онлайн и для разных гаджетов. Можно устанавливать цели и планировать конкретные шаги в рамках их исполнения. Можно создавать совместные задачи, делегировать и контролировать их исполнение. Интересная особенность – сервис считает так называемую «карму» — производительность пользователя. Минимальный набор функций бесплатен, за расширенные придется заплатить, но по сути Google делает всё то же самое бесплатно (читайте дальше).

https://www.google.com/calendar/render — это календарь, который всё время с вами, на любом устройстве – мобильном или стационарном, своём или чужом. Календарь может напомнить о запланированном событии, причем не только вам, но и всем участникам — по электронной почте и SMS. Как прочие Гугловские сервисы, календарь бесплатный.

https://calendar.yandex.ru — ну вы поняли:)

http://miniplan.ru от создателей Мегаплана. Сочетает в себе списки дел, электронный календарь с напоминаниями и симпатичные интерактивные часы, на которые можно добавлять свои дела. Миниплан бесплатен и подходит только для личного планирования – на то он и мини.

http://yaware.ru — онлайн-система учета рабочего времени и продуктивности. Подходит для тех, кто работает в Интернете. Вы добавляете в систему сайты, на которых бываете по работе (или не по работе:)), определяете их в разряд полезных, бесполезных и нейтральных. Система отслеживает, сколько времени в день вы проводите на каждом из ресурсов, и предоставляет отчет в конце дня. При этом учитывается только то время, в которое вы действительно работаете с ресурсом, просто открытые и не используемые вкладки система игнорирует. На сайте есть бесплатный доступ к учету собственной продуктивности и платные пакеты с расширенными опциями для учета времени сотрудников. Есть приложения для смартфонов.

http://motivateclock.ru — похожая программа. Скачивается и устанавливается на компьютер, есть версия только для Windows. Программа бесплатная, только для личного использования, корпоративного варианта нет.

http://www.leadertask.ru — еще один похожий сервис, электронный ежедневник, который работает онлайн, на смартфонах, с компьютера и даже с флешки. Тоже дает возможность координировать планы с командой, синхронизировать задачи на разных устройствах и так далее. Есть бесплатная версия для личного пользования, несколько платных пакетов, коробочный вариант для корпоративных клиентов.

https://www.wunderlist.com/ru — облачный сервис по хранению данных и распределению задач. Это система списков дел и набор инструментов по работе с ними. Можно ставить задачи, делить их на подзадачи, устанавливать сроки, связывать задачи между собой, ставить напоминания, делиться своими задачами с другими людьми и так далее. Сервис подходит как для личного планирования (бесплатно), так и для бизнес-целей (уже за деньги), синхронизируется между разными устройствами.

http://evernote.com/intl/ru/ — сервис, набравший сейчас бешеную популярность. Это программа и веб-сервис для хранения больших объемов заметок, причем заметки могут быть любого формата – текстовые, изображения, аудио, видео, с вложенными файлами. Кроме того, сервис работает как система управления проектами, помогая не просто хранить кучу информации, а упорядочивать её и при необходимости делиться ею. Открывается везде – онлайн, с компьютеров и телефонов, и синхронизирует вашу информацию. Есть минимальный бесплатный пакет и платные версии с расширенными функциями (скажем, в платном аккаунте можно собрать целую электронную библиотеку или видеотеку). К Evernote в комплект разработаны симпатичные вспомогательные сервисы – например, Skitch, о котором мы . И еще при желании можно подключить google-почту и google-календарь.

https://getpocket.com — расширение для браузера, по функциям аналог Evernote, только не для заметок и файлов, а для web-страниц. Вы сохраняете все страницы, которые не можете посмотреть прямо сейчас – получается план для прочтения на будущее. Внутри сервиса есть удобная функция по очистке страниц от мусора – рекламы, лишних ссылок и пр. Это помогает экономить время и читать только полезный контент. За деньги появляется поиск, система тегов и функция формирования электронной библиотеки (если авторы отмеченных вами статей решат их удалить, статьи всё равно останутся в вашем pocket).

http://worksection.com — система, которая совмещает хранение файлов с планированием времени. Бесплатно вы можете сохранять файлы любого формата. За дополнительную плату появляется календарь с напоминаниями и расширенные функции: таймер, учет времени, финансов и пр. Также можно работать над проектами с участием помощников. Сервис позволяет ставить задачи и контролировать их выполнение, учитывать эффективность рабочего времени сотрудников, считать затраты, устраивать групповые чаты и т.д.

Без всякого сомнения, у работы из дома есть свои преимущества. Например, не нужно ездить на работу. Они не транжирят бесценное время компании, сплетничая возле кулера. А вы оплачиваете только те часы, которые они реально отработали. И, как показывают исследования: , чем офисные работники. Тем не менее, для успешного ведения бизнеса вам могут понадобиться некоторые тайм менеджмент программы.

Ведь несмотря на все выгоды найма удаленных сотрудников, если они не живут в одном с вами регионе, то бывает нелегко помочь им эффективно распоряжаться своим рабочим временем.

Итак, удаленные сотрудники не тратят время на дорогу, но, вместе с тем, вы хотели бы быть уверены в том, что они выполняют свою работу эффективно и для этого вам нужны правильные инструменты управления. Вот лучшие тайм менеджмент программы 2018 года:

Тайм менеджмент программы

Есть несколько важных аспектов в искусстве тайм-менеджмента, и в данной статье мы хотели бы осветить их все. Но давайте начнем с наиболее очевидного - учета рабочего времени.

1. Time Doctor

Если вам нужна программа для учета рабочего времени удаленных сотрудников, то Тайм Доктор как раз то, что надо.

С помощью Time Doctor вы сможете получать подробные отчеты о том, как ваши удаленные сотрудники используют рабочее время и насколько их работа продуктивна. Данная программа учитывает, как рабочее время сотрудников в целом, так и время, потраченное на конкретный проект, на выполнение задач, на работу с клиентами.

Кроме этого, данная система управления персоналом включает в себя мониторинга активности в Интернете, трекинг посещенных сайтов, GPS трекинг и многое другое.

В Time Doctor есть все, что должна включать в себя тайм менеджмент программы .

2. Roadmap

10. Asana

Asana - идейно простое приложение для управления проектами. Одна из лучших функций в Asana то, что вы можете вносить задачи в список или в календарь. Таким образом, вы видите в календаре, когда и что вам нужно сделать. Когда вы закончили работу над задачей, то можете кликнуть по ней и отметить как выполненную.

Asana также позволяет сортировать задачи по категориям на «выполненные», «невыполненные», «закончить к определенной дате» и «по проектам». Это дает менеджеру возможность видеть текущий прогресс, а удаленному работнику быстро отсортировать, что уже сделано и что еще надо сделать.

Данное приложение также высылает электронное письмо с уведомлением перед наступлением даты сдачи задания.

11. Float

Float - программа для управления проектами, которая лучше подходит для малых команд.

Float имеет удобный «click-and-drop» планировщик, который помогает наглядно отобразить текущий объем работы команды, легко управлять задачами, быстро делать обновления и найти нужного вам работника, благодаря фильтрам и поисковым функциям программы.

В Float вы также можете распределять задачи между сотрудниками, разбивать на этапы выполнения, группировать проекты и добавлять к задачам свои пояснения.

Float помогает управлять командой и позволяет создавать пользовательские отчеты, чтобы вы могли быть уверены в достижении своих целей.

Приложения для повышения продукстивности

Вы, наверняка, слышали выражение: «быть не хуже других». И хотя обычно это относится к социальному положению - тоже самое можно сказать и про ситуацию с удаленными работниками. Иными словами, это здорово видеть в приложении для повышения производительности, кто и что делает, и кто возглавляет «гонку».

12. IDoneThis

IDoneThis - довольно интересное приложение для повышения производительности - по сути это «прокаченный» список текущих дел. С помощью IDoneThis вы можете создавать списки дел, которые должны выполнить удаленные работники и наблюдать, как красные отметки «Х» (невыполненные задачи) превращаются в зеленые (выполненные).

IDoneThis это удобный способ отслеживать ход выполнения работ и проверять, как справляются сотрудники. Иногда лучший тайм-менеджмент - это здоровая дружеская конкуренция.

13. Todoist

Todoist - это отличное и идейно простое приложение по созданию списка текущих дел. Нет, правда, вы можете добавлять туда свои личные дела. Вроде списка покупок, фильмов, которые хотите посмотреть, планировать поездки. Однако, приложение можно полностью перенастроить и использовать только для рабочих задач.

В аккаунте Todoist вы можете добавлять задачи, маркировать их, назначать срок выполнения, сортировать задачи по фильтрам: порученные вам, другим сотрудникам, приоритетные. Вам также будут видны задачи на сегодня и те, которые нужно выполнить в течении ближайших семи дней.

Базовые функции Todoist доступны бесплатно, но для управления большой командой стоит обновить аккаунт до платного премиум-плана и использовать все возможности.

Совместный доступ к файлам

Может показаться странным, что мы включили облачные хранилища в статью, в которой освещаются лучшие программы для тайм-менеджмента , но тут есть прямая связь. Только представьте, как много времени будет потрачено впустую, если у ваших удаленных сотрудников не будет приложения для совместного доступа к файлам? И, упаси Бог, все файлы будут высылаться вам на электронную почту?

Многие из упомянутых приложений включают в себя опцию совместного доступа к файлам, но, возможно, вам понадобится резервная копия или вы захотите пользоваться более надежными сервисами, такими как Dropbox или Google Drive.

14. Dropbox

Dropbox - отличное облачное хранилище, которое вы можете использовать для совместного доступа к файлам. Сервис интуитивно понятен и многие удаленные работники уже знакомы с тем, как он устроен.

Для наибольшей экономической отдачи стоит использовать аккаунт Dropbox Business с безопасным доступом к данным, синхронизацией и возможностью совместной работы.

15. Google Drive

Если вы управляете небольшой командой удаленных сотрудников, то Google Drive будет просто отличным выбором. С помощью Google Drive вы можете делиться файлами, редактировать их, вести совместную работу, добавлять комментарии в текстовые документы, и т.д.

Кроме этого, в качестве дополнительной меры безопасности и контроля, у вас есть возможность выбирать, кто имеет право доступа к определенным документам.

Время — это ограниченный ресурс, который постоянно расходуется. Вы не можете перестать использовать его и не способны восстановить его запасы, но при этом оно нужно вам, чтобы реализовывать задуманное. От планирования встреч до выполнения заказов — время стоит за каждым аспектом ведения бизнеса, и вы не можете позволить себе распоряжаться им плохо.

Неэффективный тайм-менеджмент может проявляться по-разному. Прокрастинация, отвлечения на личные дела или же затянувшиеся надолго проекты, существует множество вещей, которые ежедневно тратят наше время впустую. Из-за потерянного времени вы нарушаете свой жизненной-рабочий баланс, ощущаете больше стресса и чаще сталкиваетесь с жесткими дедлайнами.

К счастью, сегодня современные технологии могут предложить нам уйму возможностей для более продуктивного управления временем. В этой статье мы перечислили 9 приложений, которые позволят освободить ваше расписание, найти время для личной жизни и сосредоточиться на выполнении важной работы.

1. Clear

Clear — это простое, хорошо продуманное приложение для списков дел, благодаря которому вы сможете с легкостью следить за всеми вашими текущими задачами.

Порой наша жизнь становится слишком суетливой, но Clear помогает видеть приоритетные цели как ряд элементарных, пошаговых процессов. Вы можете распределять ваши ежедневные задания по отдельным категориям, используя тематические списки, и сразу же видеть то, что нужно делать дальше.

Одним из основных преимуществ Clear является его полностью настраиваемый и удобный в использовании интерфейс. С помощью простых жестов вы сможете добавлять и завершать задачи без малейших раздумий.

Clear доступен для iOS, OS X и Apple Watch.

Почему Clear?

Это приложение организовывает вашу жизнь, позволяя вам достигать ваших целей шаг за шагом.

Clear синхронизируется с аккаунтом в iCloud, благодаря чему вам не нужно постоянно обновлять ваши списки дел на всех устройствах.

Clear приучает вас к ответственности за счет напоминаний и push-уведомлений, которые акцентируют ваше внимание на том, что вам действительно нужно сделать.

Workflow — это легко настраиваемое приложение, которое сокращает ваши временные затраты на выполнение сложных ежедневных задач.

С помощью Workflow вы можете создать уникальные ярлыки на «рабочем столе» вашего телефона или планшета, которые выполняют серии задач одним кликом. Что бы вас не интересовало — автоматическое «подтягивание» маршрута к месту вашей следующей встречи из Google Maps или резервное копирование всех ваших фотографий в Dropbox’е — у вас появится возможность разрабатывать свои собственные приложения, которые будут отвечать за любые необходимые функции.

Workflow может похвастаться более чем 200 действий и интеграций с такими приложениями, как Facebook, Uber и YouTube. Этот тайм-менеджер доступен на iOS.

Почему Workflow?

Workflow помогает вам сэкономить время за счет автоматизации сложных задач, которые вы регулярно выполняете на мобильном устройстве.

Workflow отличается простотой и скоростью работы, ведь он позволяет вам быстро создавать новые приложения и ярлыки при помощи обычных «drag-and-drop» команд.

Workflow универсален и может работать внутри таких приложений, как Safari и Evernote.

3. Clara

Clara — это приложение, основанное на искусственном интеллекте, которое планирует и координирует ваши встречи.

Назначение встреч — это очень трудоемкая работа: отыскать время в своем собственном расписании сложно, но разобраться в событиях чужого графика еще тяжелее. Clara избавляет вас от беготни, связанной с организационными вопросами, благодаря автоматической обработке надоедливых back-and-forth email’ов, которым вы каждый день уделяете время.

Просто впишите Clara как вторичного получателя (СС — carbon copy) в любое письмо и приложение сразу же начнет процесс создания встречи.

Почему Clara?

Clara помогает вам тратить меньше времени на отправку писем и высвобождает ваш почтовый ящик.

С Clara вы сможете фокусироваться на выполнении своих обязанностей, так как вам не придется думать о своем расписании.

Clara ведет себя подобно реальному человеку и использует простой, естественный стиль изложения, который будет полностью понятен вашим получателям.

Wunderlist — это приложение, предназначенное для создания совместных списков дел, благодаря которым вы можете более точно координировать свои действия с коллегами, друзьями и родственниками.

Когда настанет время заняться какой-то работой, вам не придется делать все в одиночку. Wunderlist позволяет вам отслеживать, завершать цели и делиться ими одним нажатием кнопки. Вы также сможете назначать задачи, добавлять комментарии, устанавливать сроки выполнения и напоминания для вашей команды.

Wunderlist доступен для Android, iOS и Windows Phone; OS X и Windows; и Google Chrome.

Почему Wunderlist?

С Wunderlist вся ваша команда остается в курсе событий, так как это приложение позволяет делиться, комментировать и совместно заниматься любой задачей или списком дел.

Wunderlist доступен практически на всех платформах, а это значит, что он будет работать на всех ваших устройствах и у всех участников вашей команды.

Wunderlist заботится о том, чтобы вы ни о чем не забывали, предоставляя вам возможность гибкой настройки дедлайнов и напоминаний.

RescueTime — это тайм-трекер, который записывает, как и где вы проводите время в Интернете.

Хотите сбалансировать личную жизнь и рабочую сферу? RescueTime анализирует все, что вы делаете на протяжении дня — от используемых вами приложений до количества времени, которое вы проводите на ваших любимых веб-сайтах. Если вы хотите оградить себя от повседневных отвлекающих факторов и выполнять свою работу быстрее, RescueTime позволит вам определить, какие именно модели поведения отдаляют вас от более продуктивной жизни.

Чтобы помочь вам сосредоточиться на достижении ваших целей, RescueTime может даже временно заблокировать ресурсы, на которых вы предпочитаете проводить время, откладывая работу «на потом». RescueTime доступен для iOS и Android; OS X, Windows и Linux.

Почему RescueTime?

RescueTime сигнализирует вам о том, что вы тратите слишком много времени на ту или иную задачу за счет напоминаний.

RescueTime дает вам лучшее представление о том, как вы проводите свой день, благодаря подробным отчетам и ежедневным дайджестам.

RescueTime помогает вам выполнять работу быстрее, подбирая для вас новые способы организации вашего дня и грамотного тайм-менеджмента.

6. Timely

Timely — это инновационный тайм-трекер, который не только показывает, сколько времени у вас уходит на каждый проект, но и помогает вам организовывать вашу рабочую неделю эффективнее.

Timely заблаговременно планирует вашу неделю и позволяет оценить временные затраты на решение ваших повседневных задач. Отслеживая свое время, вы сможете сравнить ваши прогнозы с тем, как долго на самом деле выполнялась та или иная работа, и оптимизировать свое расписание в будущем.

Такой подход к тайм-трекингу позволит вам распоряжаться своим временем более эффективно и положит конец при выполнении важных проектов. Timely доступен для iOS и как браузерное приложение.

Почему Timely?

Timely направляет вашу команду в нужное русло и дает вам более реалистичную картину того, сколько времени на самом деле уходит на проекты.

Timely помогает вам отслеживать точное количество времени, которое вы отводите на решение рабочих задач.

Timely помогает вам понять, как именно проходить ваша неделя, и распланировать следующую «семидневку».

Trello — это гибкое веб-приложение для управления проектами, благодаря которому вы сможете с легкостью сортировать ваши задачи и взаимодействовать с другими членами команды.

Вместо того чтобы сбивать вас с толку кучей email’ов и сообщений в Slack, Trello отображает ваши проекты в виде списков, прикрепленных к электронной доске объявлений. Каждый список состоит из отдельных карт, которые могут представлять задачи, идеи, цели и многое другое. Участники команды могут добавлять комментарии, вложения, чек-листы и пользовательские заметки к картам, умещая всю эту информацию на одной странице.

Чем бы вы ни планировали заняться — отслеживанием прогресса крупных проектов или же организацией сеанса «мозгового штурма» — Trello можно адаптировать под любые нужды ваших сотрудников.

Почему Trello?

Это приложение полностью настраиваемое. В каждом бизнесе есть свои особенности, и Trello легко приспосабливается к этим потребностям.

Trello поддерживает вашу организованность, объединяя все проекты и командные коммуникации в единое цифровое окружение.

С Trello вам будет намного проще отслеживать проекты и вы сможете анализировать целые рабочие процессы с первого взгляда.

Благодаря доступу к обширной сети данных Google Now может предоставлять вам сведения, которые посчитает релевантными для вас. От результатов спортивных состязаний и близлежащих ресторанов до наличия пробок по дороге на работу, Google Now высвобождает ваше время, заботясь о всех ваших ежедневных мелочах.

Google Now также полностью интегрирован в экосистему приложений Google, что позволяет вам назначать мероприятия в Google Календаре, вносить заметки и многое другое. Этот онлайн-ассистент совместим с операционными системами iOS и Android.

Почему Google Now?

Google Now дает вам больше времени, чтобы сосредоточиться на своей работе, ведь он предоставляет вам нужную информацию, не заставляя вас копаться в поисковой выдаче.

Google Now всегда готов помочь, хотите вы зарезервировать столик в ресторане или пытаетесь вспомнить, где припарковали свой автомобиль.

Приложение автоматически адаптируется к вашему поведению и обеспечивает вам уникальный и полностью настраиваемый опыт, который можно изменить в любой момент.

Pocket — это приложение для закладок, которое позволяет вам сохранять статьи, чтобы прочитать их позже.

Увлекательный контент способен отвлечь вас от рабочего процесса даже в самые продуктивные дни. Благодаря Pocket вы можете сохранять все приглянувшиеся вам публикации в одном месте и откладывать их на будущее, не отрываясь от выполнения более приоритетных задач.

Pocket работает с более чем 1500 различных приложений, поэтому где бы вы ни нашли интересную статью, у вас будет возможность зафиксировать ее. Pocket совместим с iOS и Android.

Почему Pocket?

С Pocket вы не будете отвлекаться, потому что всегда сможете сохранить толковый контент и выжать максимум из своего времени.

Pocket помогает вам организовать ваш день и отделить рабочее время от времени на обучение.

Pocket упрощает обнаружение нового контента, так что решив прочитать что-то новое, вы не испытаете недостатка материалов.

Время решает все

Эффективное распределение своего времени является ключом к более продуктивной и счастливой жизни.

Если вы распоряжаетесь этим ресурсом недостаточно хорошо, вы можете запросто погрязнуть в рабочих нюансах и упустить возможности для приятного времяпровождения в компании друзей или родственников. Поддержание правильного жизненно-рабочего баланса является важнейшим фактором вашего профессионального и личного успеха, поэтому вы должны стараться извлекать максимум из своего времени при любых обстоятельствах.

С помощью перечисленных выше приложений вам удастся с легкостью оптимизировать свою жизнь для большей продуктивности и меньшего стресса.