Vedení evidence personálních zakázek v organizaci. Svěřte personální záležitosti účetní nebo dobré sekretářce

Organizace personálních záznamů v podniku není obtížný, ale pečlivý úkol. Řeší se důsledným spouštěním personálních procesů, které upravuje současná legislativa.

Obecně platí, že správné vedení personální dokumentace nejen chrání podnik před kontrolami ze strany regulačních orgánů, ale také umožňuje zaměstnancům vyhnout se problémům, například s evidencí důchodů nebo možností uplatňovat jiné sociální záruky. Často se stává, že kvůli nesprávnému vedení záznamů na pracovišti musí lidé vynaložit obrovské množství času, peněz a nervů na to, aby jakýmkoli úřadům prokázali svůj nárok na dávky, příspěvky a další platby. Každý manažer proto musí pamatovat na to, že vedení personální evidence a správná organizace kancelářské práce je jedním z hlavních úkolů, za které je odpovědný svým zaměstnancům i státu.

Tento článek vám řekne o správnosti zavedení tohoto procesu, stejně jako o všech jeho nuancích. Dále budete moci získat odpověď na otázku, jak správně organizovat personální záznamy od nuly krok za krokem a vyvarovat se chyb.

Pojmy a definice

Než pochopíte, jak nastavit tento proces, měli byste definovat základní pojmy. Personální záznamy jsou tedy procesem organizování záznamů zaměstnanců, který je spojen s oficiální registrací náboru, přesunem z jedné pozice na druhou a propuštěním personálu, jakož i zaznamenáváním pracovních vztahů podniku a jeho zaměstnanců.

Vedení personální evidence je činnost, která zajišťuje vedení dokumentace a organizaci práce s personálními dokumenty.

Ukazuje se tedy, že řízení personální evidence a personální evidence jsou dva vzájemně propojené jevy, které jsou zaměřeny na realizaci personální politiky podniku.

Záměry a cíle

Účelem personální evidence je vytvořit efektivní, fungující systém vedení personální evidence a náležitě formalizovat pracovněprávní vztahy mezi zaměstnavatelem (podnikem) a samotným zaměstnancem (zaměstnancem).

Úkoly, které má personální evidence řešit, jsou však následující - úprava vztahů mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci podniku a vytvoření organizačního a právního základu pracovněprávních vztahů.

Po pochopení toho, co jsou personální záznamy, můžete začít uvažovat o tom, jak správně organizovat personální záznamy od nuly krok za krokem.

Etapy organizování personální evidence

Než tedy začnete organizovat HR záznamy krok za krokem od nuly, budete potřebovat jasný akční plán, rozdělený do etap. To vám pomůže nevynechat důležité body v tomto procesu.

Organizace personálních záznamů tedy obecně zahrnuje následující fáze:

  1. Vytvoření personální služby (oddělení), pokud společnost plánuje zaměstnávat velký počet zaměstnanců, nebo přidělení účetní odpovědnosti určitému specialistovi, pokud společnost plánuje mít malý počet zaměstnanců.
  2. Vypracování základní regulační dokumentace (v oblasti podnikového personálního řízení).
  3. Organizace kancelářské práce (určování, kdo a jak bude vypracovávat dokumentaci, vypracování formulářů objednávek v personálních otázkách, vedení protokolů hlášení atd.).
  4. Automatizace personální evidence (v případě potřeby).
  5. Stanovení způsobů kontroly správnosti účetnictví (regulace a přidělení pravomocí úředníkům odpovědným za řádné účetnictví).

Každá z těchto fází má specifické úkoly a dílčí úkoly. Všechny je třeba zvážit.

Kdo by měl vést záznamy?

Jak bylo uvedeno výše, existují dva způsoby, jak určit, kdo bude odpovědný za vedení osobních záznamů v podniku. Obecně záleží na tom, kolik lidí se plánuje zaměstnávat k dosažení cílů (cílem podniku je zpravidla organizovat komerční aktivity za účelem dosažení zisku).

U velkých společností se doporučuje vytvořit personální službu nebo plnohodnotné personální oddělení. U malých podniků je přípustné delegovat povinnosti v oblasti lidských zdrojů na účetní nebo sekretářku. Existuje však ještě třetí možnost – outsourcing účetních záležitostí specializovaným organizacím.

Při vytváření služby nebo oddělení budete muset vytvořit určité regulační dokumenty, a to předpisy o službě (oddělení) a popisy práce zaměstnanců. Pokud jsou odpovědnosti přiděleny účetní nebo sekretářce, budete muset funkce personalisty zahrnout do popisu práce vybraného zaměstnance. Pokud je taková potřeba, doporučuje se poslat účetní nebo sekretářku do kurzů HR. Pomůže to zlepšit kvalifikaci zaměstnanců, kterým bude přidělena odpovědnost v personálních záležitostech. Pokud však bylo rozhodnuto spolupracovat s organizacemi třetích stran na převodu účetních povinností na ně, je uzavření dohody povinné.

Vypracování povinné personální dokumentace

Existuje řada dokumentů, které jsou povinné pro ty, kdo vedou personální záznamy a kancelářskou práci. Za prvé, takovým dokumentem je personální tabulka. Jedná se o dokument, který zobrazuje složení, počet zaměstnanců a mzdy zaměstnanců a také názvy pozic. V personální tabulce jsou pozice zaměstnanců rozděleny mezi oddělení, což umožňuje provádět kvantitativní i kvalitativní analýzu celého podniku.

Dalším krokem je vytvoření standardního formuláře personálních příkazů, který bude zobrazovat informace o přijetí, převedení na jinou pozici, umístění na dovolenou a propuštění zaměstnanců podniku.

Dalším povinným dokumentem jsou vnitřní pracovní předpisy. Zobrazují hlavní body upravující pracovní činnosti všech zaměstnanců podniku. Podle tohoto dokumentu, pokud zaměstnanec poruší pravidla popsaná v dokumentu, může být potrestán předáním disciplinárnímu řízení.

Dalším HR dokumentem je také standardní smlouva o uzavírání pracovněprávních vztahů mezi podnikem a zaměstnancem. Pracovní smlouvy mohou být stejného typu nebo sepsané pro každou pozici zvlášť. Kromě toho musí podnik vytvořit pracovní list, který bude zobrazovat skutečné hodiny, za které zaměstnanec dostane mzdu.

Měli byste také pamatovat na plán dovolené v podniku. Tento dokument je vypracován nejpozději dva týdny před koncem roku. Plán dovolené zobrazuje plán kalendáře pro posílání lidí na povinnou dovolenou. Při sestavování takového plánu je třeba mít na paměti, že personál by měl být poslán na dovolenou tak, aby současná nepřítomnost některých zaměstnanců neznamenala přerušení pracovního procesu podniku.

Neměli bychom zapomínat na vypracování předpisů o odměňování. Tento dokument odráží proces výpočtu mezd pro zaměstnance organizace a také upravuje výpočet dodatečných plateb, například příspěvků, pobídek nebo bonusů. Poslední fází je vypracování předpisů o divizích podniku a popisech práce specialistů a pracovníků. Kromě toho se doporučuje vypracovat prohlášení o osobních údajích. Jakmile jsou regulační dokumenty připraveny, můžete začít organizovat kancelářskou práci.

Kancelářská práce

Vedení záznamů zahrnuje řádné vedení dokumentace související s příjmem, pohybem a propuštěním personálu.

Je povinné udržovat osobní soubory, které jsou vytvořeny pro každého zaměstnance podniku. Zahrnuje osobní evidenční kartu, žádost o přijetí, kopii pasu, kopie dokladů o vzdělání, potvrzení o lékařské prohlídce, kopii vojenského průkazu (pokud existuje) a další dokumenty, které jsou generovány během práce zaměstnance. aktivity . Dalším velmi důležitým úkolem je vyplňování pracovních sešitů.

Kromě všeho výše uvedeného lze vypracovat další dokumenty, které přímo souvisejí se specifiky podniku a zajišťují správnost práce v oblasti personálního účetnictví.

Jaké deníky by měly být v HR záznamech?

Nejprve musíte vytvořit následující protokoly:

  • seznámení s vnitřními pracovními předpisy;
  • evidence personálních zakázek;
  • evidence pracovních příkazů;
  • evidence objednávek na řádnou dovolenou;
  • zaznamenávání pracovní neschopnosti;
  • registrace pracovních smluv;
  • účetnictví pro vyslané pracovníky;
  • sledování pracovní doby;
  • účtování pohybu pracovních knih;
  • účtování osobních karet;
  • účtování kontrol.

Kromě samotných logů lze jako jejich doplněk vyvinout návod k jejich vyplňování. A také veškerá dokumentace evidovaná v těchto časopisech je uložena v samostatných složkách podle schválené nomenklatury.

Automatizace účetnictví

Jak již vyplynulo z výše uvedených informací, personální evidence je velmi pečlivý proces, který vyžaduje zvláštní pozornost ze strany zaměstnanců, kteří jsou zodpovědní za řízení této problematiky. Proto je dnes možné zjednodušit pomocí automatizace.

Existuje mnoho programů, které personalistům zjednodušují práci a snižují pravděpodobnost chyb. Podnik musí zpravidla nainstalovat licencované verze takového softwaru. Je však třeba poznamenat, že nákup takového programu se v krátké době vyplatí a zabrání vám ve vaší práci vážných chyb. Obecně tyto programy řeší následující problémy:

  • vedení personální evidence v souladu s pracovněprávními předpisy;
  • příprava a tvorba zpráv o personálních otázkách;
  • provádění včasné koordinace všech personálních procesů s fakturačním oddělením nebo účetním oddělením.

Jedním z nejpopulárnějších a nejžádanějších programů současnosti je 1C s konfigurací „Řízení lidských zdrojů“.

Co dělat, když není možné samostatně organizovat personální záznamy krok za krokem od nuly?

Pokud by podnik musel čelit takovému problému, když není možné samostatně zavést personální procesy, není řešení takové situace obtížné. Pro tyto účely existují společnosti, které jsou schopny takovou službu poskytnout.

Specialisté z poradenských společností provedou audit a vypracují potřebný balík dokumentů. Obecně jsou takové organizace navrženy tak, aby řešily následující problémy:

  1. Vyberte optimální HR systém pro podnik.
  2. Vypracovat interní regulační dokumenty.
  3. Vypracujte potřebné pokyny a předpisy.

Kromě toho mohou tito specialisté v případě potřeby vést vytvoření služby personálního řízení a oddělení správy dokumentů. Obecně platí, že zapojení specialistů třetích stran pomáhá managementu organizovat práci tímto směrem. To je velmi užitečné pro podnik jako celek, zejména při jeho vytváření.

Závěr

Abychom tento článek shrnuli, stojí za zmínku, že personální evidence a personální management jsou vzájemně propojené procesy, kde personální politika podniku bude zcela záviset na kvalitě organizace první.

V žádném případě byste neměli ztrácet ze zřetele personální otázky, protože na nich závisí nejen činnost organizace, ale nejčastěji osud zaměstnanců. Stačí si jen představit, jak jsou pobouřeni ti lidé, kteří kvůli špatnému plnění svých povinností personalistou nemohou dostat zasloužený důchod nebo jinou výplatu.

Po zvážení otázky, jak správně organizovat personální záznamy od nuly krok za krokem, můžete začít implementovat program pro zavedení tohoto procesu v podniku. Nejdůležitější je nezanedbávat doporučení zákoníku práce, usnesení ministerstva práce, státního výboru pro statistiku, Rosarkhiv a dalších vládních resortů.

Po nastavení všech interních personálních procesů byste je neměli ztratit ze zřetele. Je důležité si uvědomit, že zaměstnanci, kteří se zabývají personálním účetnictvím, by měli být alespoň občas posláni na kurzy HR, aby si zlepšili své dovednosti. Rovněž by měl být proveden plánovaný audit personálních účetních procesů. To pomůže udržet práci v tomto směru na správné úrovni.

Personální účetnictví v organizaci je dokumentace pohybu personálu a organizace práce zaměstnanců v podniku. Personální evidence je předpokladem existence každé organizace.

Postup pro vedení personální evidence v podniku

Zákoník práce ukládá zaměstnavateli sepsat s každým zaměstnancem pracovní smlouvu, vydat příkaz k přijetí a při propuštění vystavit potvrzení.

Zaměstnavatel má navíc povinnost vyplnit sešit u těch osob, které u něj pracovaly déle než 5 dnů. Nedodržení těchto (a dalších) pravidel vede k pokutám při kontrolách ze strany státního inspektorátu práce. Ukazuje se, že řádné vedení personálních záznamů v podniku je nezbytné, aby nedošlo k porušení zákona, vyhnutí se pokutám a neporušování práv zaměstnanců. Nemluvě o tom, že řízení zaměstnanců je mnohem snazší, když jsou HR záznamy v pořádku.

Kdo odpovídá za správnost a úplnost personální evidence v organizaci?

Kdo by měl být odpovědný za personální záznamy v podniku? Odpověď na tuto otázku je velmi, velmi nejednoznačná, protože záleží na tom, jak moc člověk v organizaci pracuje, jaké problémy řeší účetnictví, právníci a tak dále.

Ve skutečnosti každý více či méně velký podnik má personálního specialistu nebo dokonce celé oddělení. V menších podnicích provádí personální evidenci sekretářka, účetní, právník (pokud existuje). Ale nejčastěji - účetní. V podniku je vždy účetní.

Obecně existuje několik oblastí práce v personální evidenci. A je celkem logické, pokud jsou povinnosti odpovědných za vedení personální evidence rozděleny mezi tyto oblasti.

Existuje například osoba odpovědná za dokumentaci náborového procesu. Tato osoba sestavuje příkazy k přijetí, sepisuje pracovní smlouvu (většinou jednoduše zadá údaje o nově přijaté osobě, vyplní zavedenou šablonu) a provede záznam do evidence zaměstnání. Je zde také osoba odpovědná za vedení docházkových výkazů. Zaznamenává docházku, zpoždění, sbírá vysvětlující poznámky a tak dále.

Účetní specialisté dokážou vyřešit i personální záležitosti. Tito specialisté jsou zodpovědní za výpočet a vyplácení mezd zaměstnancům, poskytování daňových odpočtů a podávání zpráv Penzijnímu fondu, Fondu zdravotního pojištění a Fondu sociálního pojištění. Tyto údaje zaměstnanci zpravidla předávají zaměstnanci. Navíc tito specialistéPrávníci mohou navrhovat zaměstnancům.

Společnost může mít pozici náborového pracovníka. Jedná se o specialistu na nábor, první článek v řetězci hledání zaměstnanců na volná místa.

Vedoucí HR oddělení je osoba, která zajišťuje celkové řízení HR oddělení. Takový zaměstnanec může sestavit a také na žádost zaměstnance nebo orgánů činných v trestním řízení poskytnout

Kromě toho je třeba poznamenat, že specialisté HR oddělení nečiní manažerská rozhodnutí: pouze dokumentují události v pracovním životě zaměstnance - přijetí, zpoždění, absence, propuštění.

Zodpovědnost za vedení personální evidence

V každém případě, bez ohledu na to, kdo se na vedení personální evidence v podniku podílí, je důležité, aby tato osoba (nebo několik) tyto záznamy vedly správně. V opačném případě čelí organizace právním rizikům (zásadní zaměstnanec se obrátí na soud), finančním rizikům (kontrolní orgány při kontrole zjistí porušení a udělají dodatečná posouzení spolu s pokutami nebo jednoduše udělí pokutu).

Navíc si to musí uvědomit každý podnikatel společenská odpovědnost podnikání. Je to odpovědnost vůči lidem, kteří dostávají práci.

Například článek 62 zákoníku práce Ruské federace zaručuje zaměstnanci bezplatný příjem pracovních dokumentů a jejich kopií. Nebo např. § 94 zákoníku práce zaručuje různým kategoriím pracovníků různou dobu trvání práce (směn). Kromě toho § 173 zákoníku práce poskytuje záruky pro zaměstnance, kteří získávají vysokoškolské vzdělání. Článek 114 zákoníku práce zaručuje zaměstnanci poskytnutí roční placené dovolené. Tato práva jsou zaručenými a nezcizitelnými právy zaměstnanců. Zaměstnavatel však bude moci tato práva dodržovat pouze tehdy, bude-li v organizaci řádně vedena personální evidence. Bez dobře organizovaných personálních záznamů v podniku je dodržování práv zaměstnanců extrémně obtížné, což vede nejen k možnému porušování práv zaměstnanců, ale také k možným právním rizikům při kontrolách ze strany regulačních orgánů.

Chcete si udělat pořádek ve své HR práci? Kde začít v nové firmě, jak vnést řád do stávající? Řiďte se radami odborníků. A nepropadejte panice! Uspěješ.

V praxi existují dvě situace, kdy se profesionálové zajímají o téma administrace lidských zdrojů krok za krokem:

  1. V již existující společnosti se personální evidence provádí „nějak“, neexistuje systém, dochází k mnoha porušením. Pokud se ocitnete v této situaci, nejprve zhodnoťte stav personální dokumentace zaměstnavatele a zdokumentujte výsledky auditu. Pomohou vám příklady poznámek z článku „“. Po kontrole začněte obnovovat a systematizovat práci pomocí 8 kroků z tohoto článku.
  2. Nově vytvořená organizace právě zahajuje svou činnost nebo má individuální podnikatel svého prvního zaměstnance - je lepší okamžitě správně začít s personální prací. Krok první...

1 krok. Uspořádejte personální záznamy. Existují tři způsoby

Určit, kdo je odpovědný nebo odpovědný za stav vedení personální evidence u zaměstnavatele. Každý zaměstnavatel je velmi odlišný. Liší se počtem zaměstnanců, oborem činnosti, fluktuací zaměstnanců, přístupy managementu a ekonomickými příležitostmi. Odpovím na oblíbenou otázku HR specialistů:

Existují normy pro počet personalistů na počet zaměstnanců?

„Bohužel neexistuje žádný univerzální vzorec, který by vyhovoval všem. Normy pro personální postupy, které jsou uvedeny ve výnosu Ministerstva práce SSSR ze dne 14. listopadu 1991 č. 78, jsou zastaralé. Průměrný počet podle norem se v současnosti pohybuje od 200 do 270 zaměstnanců na personalistu. V ideálním případě si ale musíte rozpočítat čas na vyřízení papírování přímo se zaměstnavatelem.“

V závislosti na počtu zaměstnanců společnosti, fluktuaci zaměstnanců a ekonomických příležitostech může zaměstnavatel organizovat osobní záznamy jedním z následujících způsobů:

  • strukturální jednotka, například oddělení lidských zdrojů v čele s manažerem;
  • jediný personalista;
  • vnitřní kombinace – nejčastěji se vyskytuje v malých společnostech do 100 lidí. O interní kombinaci se jedná, když je prací na vedení personální evidence pověřen zaměstnanec, jehož pracovní funkce původně nesouvisí s personální evidencí, například účetní nebo vedoucí kanceláře.

Kombinace je přidělení zaměstnance s jeho písemným souhlasem další práce v jiné pozici, profesi, specializaci (článek 60.2 zákoníku práce Ruské federace). Pro formalizaci kombinace zahrňte pozici do personální tabulky (sazba nemusí být stejná, je důležité jednoduše odrážet potřebu zaměstnavatele na pracovní funkci personalisty).

Typická mylná představa: pozice, pro kterou je kombinace registrována, není zahrnuta v tabulce obsazení. V dohodě specifikujte dobu trvání, obsah a objem provedených prací a výši doplatku.

Takže prvním krokem je určit, jak jste byli pověřeni vedením osobních záznamů:

  1. Vaše pozice je součástí strukturální jednotky, například HR oddělení.
  2. Jste jediným specialistou na vedení personální evidence, je s Vámi uzavřena pracovní smlouva a mezi Vaše povinnosti patří vedení personální evidence v plném rozsahu.
  3. Správa HR záznamů je vám přidělena formou kombinace.

Poté, co bylo ověřeno vaše oprávnění organizovat a udržovat osobní záznamy, pečlivě si prostudujte základní dokumenty.

Krok 2. Prostudujte si ustavující dokumenty

V první řadě si dejte pozor na jméno zaměstnavatele.

Typická chyba: v personálních dokumentech není název zaměstnavatele uveden v souladu se zakládajícími dokumenty. Charta například uvádí celý a zkrácený název a v personálních dokumentech pouze celý nebo pouze zkrácený název zaměstnavatele.

Studium v ​​ustavu dokumentuje otázku pravomoci rozhodovat o uzavření nebo ukončení pracovní smlouvy a schvalovat místní předpisy. Určete, kdo je oprávněnou osobou zaměstnavatele, jde-li o právnickou osobu.

Typická chyba v pracovní smlouvě: v zakládajících listinách je jako oprávněná osoba zaměstnavatele zapsán vedoucí společnosti, v pracovních smlouvách je v preambuli uveden jednatel jednající na základě stanov a na konci pracovní smlouvy podpis zaměstnavatele vylepuje vedoucí personálního odboru, případně zástupce generálního ředitele apod., tedy nikoli sám vedoucí.

Pamatujte na jednoduché pravidlo: kdo je na začátku pracovní smlouvy uveden jako oprávněná osoba zaměstnavatele, ten ji podepisuje.

Krok 3 Vytvořte personální tabulku

Proč je rozvrh zaměstnanců jedním z prvních dokumentů, který přímo souvisí s pracovní funkcí personalisty? Pracovní stůl je organizační a administrativní dokument, který neodmyslitelně odpovídá na otázku: jaké pracovní funkce zaměstnavatel potřebuje?

Pamatujte na pravidlo: žádného zaměstnance nelze najmout mimo pracovní stůl. Tam, „mimo stát“, existují pouze civilní smlouvy. Veškeré potřeby zaměstnavatelů pro pracovní funkce jsou určeny tabulkou počtu zaměstnanců.

Pracovní funkce je práce na pozici v souladu s tabulkou obsazení, profesí, specializací označující kvalifikaci; konkrétní druh práce svěřený zaměstnanci (článek , zákoník práce Ruské federace).

Personální tabulku lze schválit pomocí jednotného formuláře - formuláře T-3 (schváleno Usnesením Státního výboru pro statistiku Ruské federace ze dne 5. ledna 2004 č. 1) nebo vypracovat a schválit vlastní formulář (nejlépe jako přílohu k účetní politika organizace). Ve sloupci „Počet jednotek personálu“ můžete uvést nižší než plnou sazbu, například 0,25 nebo 0,5.

Kdo vypracovává personální plán?

Evgenia Konyukhova, učitelka na Kontur.School:

„V souladu s kvalifikačním rejstříkem pozic je vypracování tabulky obsazení prováděno ekonomem práce. Ale ne všichni zaměstnavatelé mají takové štěstí (ekonom práce). Za vytvoření personální tabulky je tedy odpovědná osoba, jejíž pracovní povinnosti zahrnují vypracování návrhu personální tabulky. Schvaluje se objednávkou a uchovává se trvale. Neexistují žádná zákonná omezení ohledně počtu změn v personální tabulce.“

Krok 4 Určete požadovaný počet místních předpisů

Místní předpisy jsou obsáhlým tématem. Odborníci nejčastěji žádají „kouzelnou pilulku štěstí“ v podobě vyčerpávajícího seznamu místních předpisů, které jsou pro ně povinné. Univerzální, vhodný seznam pro všechny zaměstnavatele ale neexistuje. Je třeba mít na paměti několik pravidel:

  1. Pouze zaměstnavatelé klasifikovaní jako mikropodnikatelské subjekty v souladu s čl. 309.2 zákoníku práce Ruské federace, může částečně nebo úplně opustit místní předpisy. Za předpokladu, že ty záležitosti, které by měly být řešeny v místních předpisech, přenesou do standardní formy pracovní smlouvy. Všichni ostatní zaměstnavatelé jsou povinni mít zavedený požadovaný počet místních předpisů.
  2. Existuje seznam místních předpisů, které jsou povinné pro všechny zaměstnavatele: vnitřní pracovní předpisy (článek 189 zákoníku práce Ruské federace), místní předpisy stanovující mzdové systémy (článek 135 zákoníku práce Ruské federace), místní předpisy kterým se stanoví postup zpracování osobních údajů , práva zaměstnanců, vlastnosti předávání a uchovávání osobních údajů (kapitola 14 zákoníku práce Ruské federace, federální zákon ze dne 27. července 2006 č. 152-FZ).
    Věnujte pozornost místnímu regulačnímu aktu zavádějícímu systémy odměňování: jako takový, v samostatné podobě, například ve formě nařízení o odměňování, také nemusí existovat, pokud jsou systémy odměňování předepsány ve vnitřních pracovněprávních předpisech zaměstnavatele, resp. kolektivní smlouva. Dále je povinné vypracovat a schválit rozvrh dovolených - nejpozději dva týdny před začátkem kalendářního roku, na který se sestavuje. Pokud byla organizace vytvořena na začátku nebo v polovině kalendářního roku, absolvujete tento rok bez plánu dovolené.
    Mohou existovat místní předpisy, které se stanou povinnými, když nastanou určité podmínky, například předpisy o pracovních cestách, kolektivní smlouvy, předpisy o certifikaci zaměstnanců atd. Právě v této věci je potřeba systémová komplexní znalost pracovní legislativy jako celku. V kurzu pro pokročilé "" a odborném rekvalifikačním kurzu "" jsou místní předpisy věnovány samostatnou lekci.
  3. Místní předpisy se přijímají s přihlédnutím ke stanovisku zastupitelského orgánu v souladu s čl. 372 zákoníku práce Ruské federace. Tento bod je povinný, pokud existuje reprezentativní orgán zaměstnanců, ale ve fázi organizace řízení personálních záznamů s největší pravděpodobností prostě chybí. Pokud ano, přeskočte tento bod.
  4. Zaměstnanec musí být proti podpisu seznámen se všemi přijatými místními předpisy v souladu s částí 2 čl. 22 zákoníku práce Ruské federace. Nově přijatí zaměstnanci musí být seznámeni s podpisem před podpisem pracovní smlouvy (článek 68 zákoníku práce Ruské federace).

Krok 5 Zkontrolujte, jak je najímán manažer

Klíčovým zaměstnancem organizace je manažer. Nejprve si zkontrolujte všechny dokumenty pro jeho registraci. Na žádost z registru diskvalifikovaných osob vedeného finančními úřady musí existovat odpověď. To je požadavek části 2 čl. 32.11 Kodex správních deliktů Ruské federace.

Manažer má dvojí právní postavení:

  • je jediným výkonným orgánem právnické osoby;
  • plní povinnosti zaměstnance - pracovní funkce vedoucího zaměstnance.

Manažer musí mít doklady o svém jmenování (volbě) generálním ředitelem v souladu s federálními zákony a ustavujícími dokumenty a dokumenty v rámci pracovněprávních předpisů: pracovní smlouva, pracovní řád. Je třeba provést zápis do sešitu.

Začínající specialisté i zkušení se někdy ptají na následující otázku: jak zapsat do sešitu o najímání generálního ředitele? Odpověď leží na povrchu: pracovní kniha je hlavním dokumentem potvrzujícím délku služby a pracovní kniha obsahuje informace o přijímání zaměstnanců, nikoli o postupech volby nebo jmenování. Proto po uzavření pracovní smlouvy a vystavení objednávky proveďte záznam do sešitu konkrétně o přijetí s odkazem ve sloupci 4 na podrobnosti objednávky.

Typická chyba při sepisování pracovní smlouvy s vedoucím zaměstnancem: doba trvání pracovní smlouvy neodpovídá délce jeho působnosti jako jediného výkonného orgánu podle ustavujících dokumentů. Ve fázi uzavírání pracovní smlouvy si pečlivě prostudujte ustavující dokumenty, abyste se takové chybě vyhnuli.

Krok 6 Připravte si návrh pracovní smlouvy

Pracovní smlouva je jedním z hlavních dokumentů při úpravě pracovněprávních vztahů se zaměstnanci. Doporučuji pečlivě zvážit a vypracovat vzory pracovních smluv pro zaměstnávání různých kategorií pracovníků.

Pracovní smlouva se na základě výsledků kontrol Státního inspektorátu práce stává také sankčně nejdražším dokumentem ve vedení personální evidence. Odpovědnost je stanovena v části 4 čl. 5.27 zákoníku o správních deliktech Ruské federace pro právnické osoby, například od 50 000 do 100 000 rublů, a někdy inspektoři vynásobí pokutu počtem pracovních smluv.

Standardní forma pracovní smlouvy je vypracována a schválena pouze pro hlavy státních (obecních) institucí a zaměstnavatele, drobné podnikatele zařazené do kategorie mikropodnikatelů. V ostatních případech zaměstnavatelé samostatně vypracují formu pracovní smlouvy.

  • příjmení, jméno, patronymie zaměstnance a název zaměstnavatele (příjmení, jméno, patronymie zaměstnavatele-fyzické osoby), který uzavřel pracovní smlouvu;
  • informace o identifikačních dokladech zaměstnance a jednotlivého zaměstnavatele;
  • identifikační číslo poplatníka (pro zaměstnavatele, s výjimkou individuálních zaměstnavatelů, kteří nejsou fyzickými osobami podnikateli);
  • informace o zástupci zaměstnavatele, který podepsal pracovní smlouvu, a na jakém základě má příslušné pravomoci;
  • místo a datum uzavření pracovní smlouvy.

Tyto údaje jsou zpravidla obsaženy v preambuli pracovní smlouvy, případně část údajů zůstává v preambuli a část se přenáší na poslední stranu pracovní smlouvy.

Příklad:"Společnost s ručením omezeným "Zájem"", (DIČ 1234567890) dále jen "Zaměstnavatel", zastoupená náměstkem generálního ředitele P.S. Michajlovem, jednajícím na základě Dohody o pracovní činnosti ze dne 17.02.2009 č. 18-td-2009 a nař. ze dne 8. 5. 2011 č. 12 na jedné straně a občan Ruské federace Nikolaj Sergejevič Veselov (pas řady 0477, č. 123456 vydaný Federální migrační službou pro jižní správní obvod Moskvy dne 20.08. 1997), dále jen „zaměstnanec“, na druhé straně jsme v souladu s pracovněprávními předpisy platnými na území Ruské federace tuto pracovní smlouvu uzavřeli takto:...“

Doporučení 2. Pamatujte na povinné podmínky pracovní smlouvy, ty jsou uvedeny v části 2 čl. 57 zákoníku práce Ruské federace. Ale ne všechny jsou vždy vyžadovány! Některé jsou vyžadovány za určitých podmínek:

  • dobu trvání pracovní smlouvy a okolnosti (důvody), které sloužily jako základ pro uzavření pracovní smlouvy na dobu určitou podle zákoníku práce nebo jiného spolkového zákona (uveďte pouze při uzavírání pracovní smlouvy na dobu určitou);
  • záruky a náhrady za práci ve škodlivých a (nebo) nebezpečných pracovních podmínkách s uvedením charakteristik pracovních podmínek na pracovišti (uveďte pouze v případě, že najímáte zaměstnance na práci ve škodlivých nebo nebezpečných pracovních podmínkách);
  • režim pracovní doby a doby odpočinku (do pracovní smlouvy uvést pouze v případě, že se režim liší od obecných pravidel platných u zaměstnavatele);
  • podmínky, které určují povahu práce (cestovní, mobilní, na cestě).

Doporučení 3. Vezměte v úvahu články zákoníku práce, které stanoví specifika úpravy pracovněprávních vztahů s určitými kategoriemi pracovníků nebo normy federálních zákonů upravujících váš typ činnosti. Při zpracování návrhu pracovní smlouvy nepoužívejte zdroje pochybného původu z internetových zdrojů.

Podívejte se na různé zdroje a po jejich průchodu „prizmatem“ článku 57 zákoníku práce Ruské federace vytvořte svůj vlastní formulář.

Pracovní smlouva může obsahovat další ustanovení uvedená v části 4 čl. 57 zákoníku práce Ruské federace a další podmínky. Za jejich nepřítomnost však zaměstnavatel nenese odpovědnost.

Pokud činnost zaměstnanců souvisí s údržbou hmotného majetku, doporučuji neprodleně vypracovat a připravit vzor pro dohodu o plné finanční odpovědnosti. Poté jej můžete podepsat současně s pracovním dokladem.

Na Kontur.School je samostatná podrobná lekce o finanční odpovědnosti. V programu lekce:

  • Finanční odpovědnost zaměstnance: důvody, podmínky a postup pro zapojení.
  • Případy plné finanční odpovědnosti zaměstnance.
  • Dohoda o plné individuální nebo kolektivní finanční odpovědnosti.
  • Finanční odpovědnost zaměstnavatele za prodlení se mzdou, náhradou dovolené a jinými částkami splatnými zaměstnanci.

Krok 7 Připravte podklady pro vedení pracovní evidence nových zaměstnanců

Nejprve připravte příkaz ke jmenování zvláštní oprávněné osoby odpovědné za vedení, ukládání, evidenci a vydávání sešitů.

Pamatujte, že nucená práce je zakázána. Pokud v pracovní smlouvě nebo pracovní náplni odpovědné osoby nebyly stanoveny povinnosti za vedení, evidenci, uchovávání a vydávání sešitů, je nutné pracovní smlouvu o tyto povinnosti dohodou doplnit, případně provést změny pracovní náplně. Pokud bude taková odpovědnost svěřena zaměstnanci, jehož funkce nezahrnuje vedení personální evidence, např. hlavní účetní, doporučuji nejprve sepsat kombinační smlouvu, tzn. o přidělování vícepráce zaměstnanci s jeho písemným souhlasem s příplatkem podle čl. 151 zákoníku práce Ruské federace.

V této fázi také zkontrolujte, zda organizace nakoupila a zaevidovala v knize příjmů a výdajů pro účtování tiskopisů sešitů a příloh v nich. Zaměstnavatel je povinen mít neustále na skladě požadovaný počet tiskopisů sešitů a příloh v nich (článek 44 nařízení vlády Ruské federace ze dne 16. dubna 2003 č. 225 „O sešitech“, dále jen jako usnesení č. 225).

Udržujte formuláře a přílohy sešitů v účetním oddělení jako přísné formuláře pro podávání zpráv. Účetní oddělení dále vede knihu příjmů a výdajů (viz odst. 41 usnesení č. 225). V této fázi si také připravte knihu pro záznam pohybu pracovních sešitů a příloh v nich. Je řízena HR oddělením.

Příjmová a výdajová kniha pro evidenci tiskopisů sešitu a příloh v něm a kniha pro záznam pohybu pracovních sešitů a příloh v nich musí být očíslovány, šněrovány, ověřeny podpisem vedoucího organizace, popř. také zapečetěno voskovou pečetí nebo zapečetěno.

Krok 8 Připravte si podklady pro HR práci

Příprava personálních postupů začíná přihlášením zaměstnanců k práci.

Jaké povinné dokumenty by měl mít personalista po ruce ve fázi ucházení se o zaměstnání?

Typická sada (bez funkcí):

  1. Soubor místních předpisů pro zaměstnance, aby se s nimi seznámili.
  2. Návrh pracovní smlouvy s pracovní náplní obsaženou v ní nebo v popisu práce.
  3. Formulář pracovního příkazu (článek 68 zákoníku práce Ruské federace). Objednávka může být v jednotné formě - formulář T-1 (formulář T-1a) nebo ve formě schválené zaměstnavatelem.
  4. Formuláře osobního průkazu ve formuláři T-2 (pro státní nebo obecní zaměstnance formulář T-2 GS (MS)). Upozornění: osobní karta T-2 (T-2GS(MS)) je uchovávána v písemné podobě na kartonu.

Záznamy o zaměstnanci, o přijetí, trvalých převodech, propuštění zaměstnance musí být seznámeny s podpisem v příslušných oddílech osobní karty (bod 12 usnesení č. 225).

Co bych měl v této fázi vzít v úvahu podle pracovních sešitů? Napište do účtárny žádost s požadavkem na vystavení tiskopisu sešitu, pokud jej zaměstnanec nemá, nebo zapište údaje o sešitu, který má, do knihy pro evidenci pohybu sešitů.

Organizovat evidenci pracovní doby: zaměstnavatel je povinen vést záznamy o době skutečně odpracované zaměstnancem (článek 91 zákoníku práce Ruské federace). Pro tyto účely můžete využít jednotné formuláře docházkových výkazů T-12 nebo T-13, případně si schválit vlastní formulář.

Jak formalizovat změny v pracovní smlouvě?

Připravte si dokumenty:

  1. Dohoda o změně podmínek pracovní smlouvy/dodatek k pracovní smlouvě (pokud ke změně podmínek pracovní smlouvy dojde na základě dohody stran v souladu s článkem 72 zákoníku práce Ruské federace).
  2. Příkaz na změnu organizačních nebo technologických pracovních podmínek, písemná oznámení o změnách a důvodech, které sloužily jako podklad pro změnu podmínek pracovní smlouvy, písemné nabídky na jiné volné pracovní místo odpovídající kvalifikaci zaměstnance, jakož i na volné pracovní místo. nižší pozice nebo méně placené zaměstnání (pokud ke změně podmínek pracovní smlouvy dojde z iniciativy zaměstnavatele v souladu s článkem 74 zákoníku práce Ruské federace).

Seznam dokumentů pro zpracování překladu závisí na typu překladu:

  • v případě dočasného převodu se uzavře dodatečná dohoda k pracovní smlouvě o převodu, připraví se příkaz k převodu (zpravidla ve tvaru T-5 nebo T-5a);
  • v případě trvalého převodu - dodatečný souhlas k pracovní smlouvě o převodu a příkaz k převodu. Dále se provede zápis do sešitu a do osobní karty T-2 (T-2GS (MS)).

Seznam dokumentů pro registraci dovolené:

  • rozvrh dovolené (schválený nejpozději dva týdny před začátkem kalendářního roku). Přečíst článek "";
  • písemná oznámení zaměstnancům o nástupu dovolené v souladu s částí 3 čl. 123 zákoníku práce Ruské federace (podívejte se na dopis Rostruda ze dne 30. července 2014 č. 1693-6-1);
  • příkaz k dovolené (formulář T-6, formulář T-6a).

Tento seznam se může lišit v závislosti na kategoriích pracovníků nebo okolnostech. Například pokud zaměstnanec požádá o dovolenou ne podle plánu dovolené, ale v době, která mu vyhovuje na základě jeho písemné žádosti (například taková dovolená je poskytována nezletilým, čestným dárcům Ruska atd.). V tomto případě nedojde k žádné výpovědi. Zaměstnanec sepíše prohlášení a zaměstnavatel vydá příkaz.

Pracovněprávní předpisy stanoví požadavky na dostupnost a provedení personálních dokumentů v případech, kdy zaměstnavatel:

  • zaměstnává zaměstnance do práce mimo stanovenou pracovní dobu;
  • vás zve do práce o víkendech a nepracovních svátcích;
  • vysílá zaměstnance na služební cesty;
  • poskytuje záruky a kompenzace. Tento blok otázek by měl být prostudován samostatně. Doporučujeme Vám seznámit se s odborným rekvalifikačním programem „“ na Kontur.School.

Jak formalizovat propouštění zaměstnanců

V tomto případě potřebujete podpůrné dokumenty, jejichž typ závisí na důvodu propuštění. Například k propuštění zaměstnance z vlastní iniciativy je nutná jeho písemná žádost, k propuštění na základě dohody stran - dohoda o ukončení pracovní smlouvy atd.

Nezapomeňte připravit propouštěcí příkaz, se kterým musíte zaměstnance proti podpisu seznámit. Pokud zaměstnanec není přítomen nebo si odmítne přečíst příkaz, označte ho příslušnou značkou.

Na základě objednávky proveďte zápis do sešitu a do osobní karty zaměstnance. Poté se zaměstnanec při předání sešitu zaměstnanci podepíše do sešitu, osobní karty a do knihy pro záznam pohybu sešitů.

Podívali jsme se na povinné kroky pro organizaci HR záznamů od nuly.

  1. Vypracujte rozvrh zaměstnanců, určete potřeby zaměstnavatele pro pracovní funkce.
  2. Zkontrolujte, jak jsou připraveny podklady pro manažera.
  3. Připravte si soubor nezbytných místních předpisů.
  4. Vypracujte vzory pracovních smluv pro různé kategorie pracovníků.
  5. Připravte si dokumenty potřebné k žádosti o zaměstnání.
  6. Připravit návrhy podkladů pro evidenci postupů souvisejících s pohybem personálu (dovolená, služební cesty, zapojení do práce o víkendech atd.).

3 624 zobrazení

Personální dokumenty od nuly pro LLC jsou specifickým seznamem dokumentů, které musí být v podniku vypracovány od okamžiku jeho vytvoření. Co je tento seznam, jaké papíry jsou v něm zahrnuty a jak jej vyplnit, vám prozradíme v našem článku.

Personální doklady (účetnictví) od nuly: typy

Vedení personální evidence je vedení personální dokumentace, tedy regulace a legitimizace pracovněprávních vztahů mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Vedením stanovené dokumentace v podniku je pověřeno personální oddělení nebo zvláštní osoba k tomu pověřená zvláštním příkazem se speciálními znalostmi v této oblasti.

Následující záznamy se běžně označují jako osobní záznamy:

  1. Sepisování pracovních smluv, smluv a jejich příloh.
  2. Vydávání a evidence různých manažerských příkazů, jako jsou příkazy k přijetí nebo propuštění.
  3. Evidence a účtování osobních karet pro zaměstnance.
  4. Příprava a údržba pracovních výkazů.
  5. Příprava a údržba různé dokumentace obsahující obecné informace, jako jsou časopisy a registry.

Aby bylo možné správně zahájit přípravu personální dokumentace v podniku, je nutné se nejprve seznámit s další dokumentací, která by měla být v podniku. Tyto zahrnují:

  1. Rozhodnutí nebo protokol uvádějící, že byl vytvořen podnik.
  2. Charta LLC.
  3. Závěr, informační dopisy od orgánů vykonávajících kontrolu nad činností LLC.
  4. Dokumenty potvrzující skutečnost registrace LLC.
  5. Dokumenty sloužící jako potvrzení, že uvedená LLC vlastní nějaký majetek.
  6. Předpisy o zřizování poboček a divizí.
  7. Seznam poboček.
  8. Protokoly, rozhodnutí zakladatelů (účastníků) LLC.

Znalost základní dokumentace poskytne personalistovi představu o konkrétních dokumentech, které je třeba připravit.

Druhy personální dokumentace

Personální dokumentace se obvykle dělí do dvou skupin:

  1. Referáty, jejichž hlavním účelem je úprava pracovních podmínek ve společnosti, ale i metod personálního řízení, např. předpisy o stavební jednotce, vnitřní pracovní předpisy.
  2. Dokumentace zaměřená na účtování zaměstnanců podniku, například objednávky k pronájmu, poskytování dovolené, odesílání na služební cesty atd.

Další klasifikace personálních dokumentů spočívá v jejich rozdělení do následujících podskupin:

  1. Dokumentace upravující pracovní činnost podniku:
    • zaměstnanecká smlouva;
    • přílohy k pracovní smlouvě;
    • historie zaměstnání;
    • osobní spis zaměstnance;
    • jiné dokumenty.
  2. Dokumentace administrativní povahy. To může zahrnovat příkazy pro personál a další pokyny. Jak tyto dokumenty připravit, se dozvíte v článku „Příkazy pro personál - jaké jsou tyto příkazy?
  3. Interní úřední korespondence.
  4. Různá dokumentace související s účetnictvím a evidencí, například deník objednávek pro personalisty. O pravidlech jeho evidence se dozvíte v článku „Jak správně vést osobní rejstřík“.
  5. Dokumentace obsahující informativní a účetní informace, např. pracovní výkaz.

Požadované dokumenty pro personální evidenci: skupina 1

Seznam dokumentů vztahujících se k první skupině (regulace pracovních činností):

  1. Věstník účetních formulářů sešitů a příloh k nim. Více se o tom dozvíte v článku „Ukázka vyplnění sešitu práce – ke stažení“.
  2. Vnitřní pracovní předpisy (články 189, 190 zákoníku práce Ruské federace).
  3. Nařízení o ochraně osobních údajů (články 87, 88 zákoníku práce Ruské federace).
  4. Objednávky a listy pro seznámení s místními předpisy, pokyny atd.
  5. Různé účetní deníky, například deník pracovních smluv nebo pohyb pracovních knih.
  6. Dokumentace související se zvláštním posuzováním pracovišť.
  7. Dokumentace týkající se ochrany práce. Patří sem různé pokyny, nařízení, související zákony a příkazy.

Požadované dokumenty pro personální evidenci: skupina 2

Druhá skupina, zodpovědná za účetnictví zaměstnanců LLC, zahrnuje následující dokumenty:

  1. Historie zaměstnání. Jeho design je popsán v článku „Ukázka vyplňování sešitu v roce 2016“.
  2. Harmonogram obsazení. Jak jej sestavit se dozvíte v článku „Sestavení personální tabulky pro LLC v roce 2015 (ukázka).
  3. Osobní karty pro zaměstnance ve formě T-2.
  4. Plán dovolené. O postupu při jejich udělování se dozvíte z článku „Postup při udělování dovolené podle zákoníku práce.
  5. Pracovní smlouvy s jejich přílohami. Postup při uzavírání pracovní smlouvy je popsán v článku.
  6. Směrnice a příkazy, jakož i dokumenty, které je podporují, jako jsou poznámky, akty atd.

Dokumenty připravujeme od začátku

Abyste mohli správně začít připravovat personální dokumentaci v podniku od nuly, musíte provést následující kroky:

  1. Zásobte se potřebnou literaturou a také referenčními materiály, které výrazně zjednoduší přípravu některých personálních dokumentů. S tím mohou pomoci různé právní systémy.
  2. Prostudujte si charterovou dokumentaci LLC.
  3. Identifikujte a sestavte seznam dokumentů, které musí být v podniku přítomny, s ohledem na specifika jeho činností.
  4. Na základě rozhodnutí účastníků společnosti uzavřít pracovní smlouvu s ředitelem sro.
  5. Vytvořte personální plán. Jak to udělat, se dozvíte v článku „Sestavení personální tabulky pro LLC v roce 2016“.
  6. Vypracovat a schválit standardní formulář dohody o pracovní činnosti, který bude následně použit při registraci nových zaměstnanců. O postupu při uzavírání smluv si můžete přečíst v článku „Obecný postup při uzavírání pracovní smlouvy podle zákoníku práce Ruské federace“.
  7. Vyřešte otázku, kdo bude vypracovávat a udržovat sešity v LLC. Jak se to dělá, se dozvíte v článku „Pokyny pro vyplňování a údržbu sešitů“.
  8. Registrujte zaměstnance LLC pro práci správným způsobem. Informace o tom, jaké dokumenty jsou v tomto případě vyžadovány, naleznete v článku „Jaké dokumenty jsou potřebné při žádosti o zaměstnání“.

Vlastnosti personální evidence pro mikropodniky

Pojem a statut mikropodniku jsou uvedeny v zákoně „O rozvoji malého a středního podnikání v Ruské federaci“ ze dne 24. července 2007 č. 209-FZ.

V souladu s tímto zákonem má mikropodnik tyto charakteristické znaky:

  1. Počet zaměstnanců je do 15 osob (část 2 článku 4 zákona č. 209-FZ ze dne 24. července 2007).
  2. Příjem ze všech druhů činností takového podniku nepřesahuje 120 milionů rublů. (ustanovení 1, část 1.1, článek 4 zákona ze dne 24. července 2007 č. 209-FZ).

Zákoník práce Ruské federace byl doplněn o kap. 48.1, který obsahuje prvky regulace práce malých podniků a mikropodniků (zákon „o změnách zákoníku práce Ruské federace, pokud jde o prvky regulace práce osob pracujících pro zaměstnavatele - malé podniky, které jsou klasifikované jako mikropodniky“ ze dne 7. 3. 2016 č. 348-FZ). Nabývá účinnosti dnem 01.01.2017.

Za podmínek této kapitoly tak budou mít mikropodniky právo odmítnout vydání následujících personálních dokladů (článek 309.2 zákona č. 348-FZ ze dne 3. července 2016):

  1. Rozvrh směn.
  2. Předpisy o mzdách.
  3. Vnitřní pracovní předpisy.
  4. Předpisy o bonusech.

Zaměstnavatel bude zároveň povinen zahrnout do pracovní smlouvy některé podmínky, které v jiných organizacích upravují stanovené místní regulační právní akty. Od 1.1.2017 budou muset mikropodniky uzavírat pracovní smlouvy ve formě schválené nařízením vlády Ruské federace ze dne 27.8.2016 č. 858.

Seznam dokumentů, které se za určitých okolností stávají povinnými

Některá personální a účetní dokumentace se může stát povinným v LLC, pokud jsou splněny určité podmínky, například:

  1. Kolektivní souhlas. Může se stát povinným, pokud k jeho uzavření dojde projev vůle alespoň jednoho z účastníků pracovněprávního vztahu. Článek „Kolektivní smlouva – závazná nebo ne?“ /kadry/trudovoj_dogovor/kollektivnyj_dogovor_obyazatelen_ili_net/ vám pomůže pochopit tuto problematiku.
  2. Předpisy o bonusovém řízení. Stane se povinným, pokud žádné jiné úkony, stejně jako pracovní smlouva, neobsahují podmínky pro postup při výpočtu odměn a příplatků.
  3. Rozvrh směn. Stává se povinným, pokud organizace pracuje na směny. Více se o tom dozvíte v článku „Co je směnný režim podle zákoníku práce Ruské federace.“(/kadry/rabochee_vremya/chto_znachit_smennyj_grafik_raboty_po_tk_rf/).
  4. Předpisy o zachování obchodního tajemství. Musí být uplatněn, pokud jsou v dohodě o pracovní činnosti se zaměstnancem uvedeny podmínky a také výčet pokynů, které jsou součástí obchodního tajemství.
  5. Dokumentace týkající se zahraničních pracovníků a také pravidla pro jejich přijímání. Pokud takoví zaměstnanci existují, musí být předloženy následující dokumenty:
    • oznámení o uzavření pracovní smlouvy s cizincem (článek 8 § 13 zákona „O právním postavení cizinců v Ruské federaci“ ze dne 25. července 2002 č. 115-FZ);
    • pracovní kniha zavedeného formuláře (část 1 článku 66 zákoníku práce Ruské federace);
    • vzdělávací dokumenty;
    • dokumenty potvrzující zákonnost přítomnosti takové osoby na území Ruské federace;
    • doklady potvrzující zákonnost pracovních činností;
    • další doklady požadované vzhledem ke specifikům činnosti podniku.

Vypracování personálních dokumentů od nuly pro LLC vyžaduje analýzu základních dokumentů, jakož i činností, do kterých se organizace hodlá zapojit, a kontingentu pracovníků, kteří mají být najati. Od roku 2017 se personální evidence v mikropodnikech stala zvláště specifickou.

Každý zaměstnanec od svého zaměstnavatele očekává, že bude respektovat jeho práva, vyplácet mu mzdu včas a zaslouží si zaslouženou dovolenou. Manažer zase očekává, že zaměstnanec bude striktně plnit své povinnosti. Kromě toho musí být každý majitel firmy právně chráněn. Všechny tyto body upravuje personální evidence. Vedení HR záznamů v LLC vám pomůže vyřešit všechny vaše vztahy s vašimi zaměstnanci.

Vedení personálních záznamů v LLC je způsob řízení personálu a práce s tokem dokumentů organizace souvisejících s personálem. To může zahrnovat pohyb personálu, vypořádání se zaměstnanci a pracovní dobu.

Způsoby vedení personální evidence

Na rozdíl od jednotlivých podnikatelů je personální výroba v LLC povinnou součástí, i když je v LLC registrován pouze jeden účastník, který vykonává funkce účetního a generálního ředitele. To je vysvětleno skutečností, že zakladatel a LLC jsou dva různé subjekty. LLC tedy hraje roli zaměstnavatele a zakladatel hraje roli zaměstnance.

Vedení personálních záznamů v LLC je způsob řízení personálu a práce s tokem dokumentů organizace souvisejících s personálem.

Osobní záznamy lze vést 3 hlavními způsoby:

1. Vžijte se do role personalisty.

Pokud se nebojíte proces „rozjet“, máte čas a vaše organizace není tak velká.

2. Najměte si personalistu.

Moderní personalista musí myslet kreativně, být právně zdatný a pedantský.

3. Důvěřujte outsourcingové společnosti specializující se na správu osobních záznamů.

Existuje několik programů určených pro personální evidenci. Jedná se o automatizovaný systém řízení zaměstnanců (APS), ERP systém (plánování podnikových zdrojů) a personální záznamy v cloudu (SaaS). Pokud mluvíme o softwaru, pak je to 1C.

Samostatné vedení personální evidence

Pokyny krok za krokem pro udržování toku osobních dokumentů:

1. Je nutné stanovit regulační a informační základny, které budou vyžadovány pro vedení personální práce.

Většina dokumentů potřebných pro vedení personální evidence je standardizována výnosem Státního statistického výboru Ruské federace „O schválení jednotných forem primární účetní dokumentace pro evidenci práce a její platby“ ze dne 5. ledna 2004. Dokumentace, která nemá standardizované kánony, je vypracována v souladu s GOST R 6.30-2003.

  • Pracovní právo Ruské federace (aktualizováno každých šest měsíců).
  • Pokyny pro vedení pracovní evidence (schváleno vyhláškou Ministerstva práce Ruské federace č. 69 ze dne 10. října 2003).
  • Nařízení vlády Ruské federace „O vedení pracovních knih“ (ze dne 16. dubna 2003).

Dokumenty potřebné k zařazení zaměstnance do týmu:

  • Pas (registrace a registrace).
  • SNILS (potvrzení o důchodovém pojištění).
  • Vojenský průkaz.
  • DIČ (individuální daňové číslo).
  • Lékařská politika.
  • Specializovaný diplom.

Význam personální dokumentace spočívá v tom, že umožňuje konsolidovat právně významné skutečnosti a jasně upravuje práva a povinnosti zaměstnance a vedoucího zaměstnance.

V závislosti na charakteristice organizace lze balíček dokumentů pro vedení personální evidence rozšířit. Manažer při rozhodování personálních otázek může v mezích svých pravomocí samostatně přijímat místní předpisy, pokud neodporují zákonu.

V závislosti na charakteristice organizace lze balíček dokumentů pro vedení personální evidence rozšířit.

2. Měla by být vypracována statutární dokumentace organizace.

V zakládací listině musí být jasně uvedeny podmínky přijetí ředitele, podmínky výkonu funkce ředitele, výše jeho platu a také postup při schvalování rozvrhu práce.

3. Musíte zaregistrovat manažera.

Registrace vedoucího je první personální zakázkou vytvořenou v organizaci. Označuje datum, od kterého manažer začíná plnit své povinnosti.

4. Je nutné sestavit seznam personální dokumentace podílející se na personální produkci organizace.

Tyto zahrnují:

  • Vnitřní pracovní předpisy organizace.
  • Personální struktura.
  • Harmonogram obsazení.
  • Rozpis dovolených zaměstnanců.
  • Dokumentace vymezující ochranu osobních údajů zaměstnanců.

Seznam povinných dokumentů dále obsahuje pracovní smlouvy, pracovní sešity a knihu pro evidenci jejich pohybu, rozvrh pracovní doby, osobní karty zaměstnanců, personální příkazy a podklady pro jejich vydání (žádosti, zprávy, úkony, poznámky atd.). , akruální evidence a výplaty mezd, výplatní pásky, popis práce.

5. Najímání zaměstnanců.

Každý budoucí zaměstnanec musí mít balíček dokumentů. Zbývá jen vyplnit sešity, osobní karty a vyhotovit další personální doklady (o mzdách, vyúčtování dovolené, nemocenské, služebních cest; podepsat dohodu o mlčenlivosti o osobních údajích zaměstnance).

Podle Čl. 419 zákoníku práce Ruské federace hrozí za nedodržení pracovněprávních předpisů pokuta 200 000 rublů.

Vedení personálních záznamů v LLC je velmi delikátní a zodpovědná záležitost. Mnoho zákonných prvků, které ovlivňují dodržování vašich práv a práv zaměstnanců, závisí na správném toku dokumentů a zvoleném programu personální evidence. Všechny personální dokumenty jsou právně závazné a lze je použít u soudu.

Sdílet s přáteli:
Související publikace