Povinná součást projektové charty. Co je projektová charta

Charta projektu je nejdůležitější a primární dokument. Projekt lze považovat za otevřený od okamžiku, kdy je vypracována a schválena jeho charta. V této souvislosti je vypracování tohoto dokumentu velmi důležitým prvkem designu, aby bylo možné získat výhody v dohledné budoucnosti.

Koncepce a účel

Charta je tedy chápána jako primární dokument, který charakterizuje základní základní požadavky a budoucí očekávání všech zainteresovaných stran.

Jeho účel lze stručně vyjádřit v následujících tezích:

• navázání vztahu a partnerství mezi výkonným umělcem a výkonným umělcem;
• vypracování logiky, infrastruktury a ekonomiky zadaných úkolů, perspektiv a finanční podpory projektu.

Vývoj charty v etapách

Podívejme se na proces vývoje projektové charty (příklad lze doplnit a změnit) krok za krokem podrobněji.

Fáze 1: Popis práce. Tato fáze zahrnuje vytvoření charakteristik všech plánovaných výrobků a služeb stanovených podnikatelským projektem.

V této fázi by charta měla odrážet následující ukazatele:

• Obchodní potřeba společnosti, která obvykle vychází z aktuální poptávky trhu.
• Popis obsahu produktu/služby. To znamená stanovení všech charakteristik produktů plánovaných k prodeji. Odráží také vzájemný vliv produktu/služby na konečné výsledky.
• Tvorba strategického plánu zahrnuje definování vize cílů, poslání projektu a jeho hlavních úkolů.

Fáze 2: Vypracování obchodního případu. Očekává se, že budou vygenerovány všechny potřebné informace, které nám umožní posoudit, zda projekt jako celek stojí za realizaci.

Obchodní případ charty by měl popisovat následující body:

• požadavky a realita trhu;
• potřeby samotné organizace;
• stanovené požadavky od zákazníka;
• budoucí technologický proces;
• právní aspekty;
• otázky životního prostředí a dopad na životní prostředí;
• společenský význam projektu.

Fáze 3: Vytvoření projektových smluv. Zahrnuje popis původních záměrů projektu ve formě smluv a podobných písemných dokumentů.

Fáze 4: Výzkum faktorů prostředí podniku. Zahrnuje identifikaci seznamu možných faktorů, které mohou ovlivnit projekt. Mezi těmito faktory jsou identifikovány:

• struktura a řízení projektu;
• geografické rozložení zdrojů;
• státní normy;
• stávající infrastruktura;
• tržní prognózy a situace na trhu;
• politická složka;
• firemní komunikační vztahy;
• firemní informační systém.

Fáze 5: Průzkum aktiv organizačního procesu. To se týká analýzy následujících jevů:

• obchodní procesy společnosti;
• zavedené šablony firemních dokumentů;
• nahromaděnou databázi.

Metody tvorby charty

Hlavní metody pro vytvoření charty lze klasifikovat takto:

• metoda expertního hodnocení se používá k hodnocení vstupních zdrojů projektu se zapojením speciálních odborníků;
• způsob organizace skupinové práce lze prezentovat formou brainstormingu, který umožňuje stimulovat kreativní přístup k projektovým nápadům ze strany zaměstnanců a účinkujících.

Složení projektové charty

Na základě výše uvedených fází a za použití specifikovaných metod se tedy nakonec vytvoří charta. Jedná se o vypracovaný dokument, který vydává iniciátor projektu a umožňuje dodavateli využít nashromážděné zdroje.

Dokumentuje obchodní potřeby, předpoklady, omezení, vstupy, požadavky a výstupy projektu.

Příklad vytvoření projektové charty je uveden níže jako seznam sekcí:

• platnost projektu a jeho relevance;
• cíl a cíle, kritéria úspěšnosti projektu;
• požadavky, předpoklady a omezení;
• měření úrovně rizika;
• tvorba harmonogramu událostí (kontrolní body);
• globální tvorba rozpočtu příjmů a výdajů;
• projektový manažer a tým;
• sponzoři a všichni účastníci projektu;
• principy organizace a projektového řízení.

Jak sestavit chartu projektu pomocí konkrétního příkladu

Níže je uveden příklad vyplnění projektové charty.

Úvod.

Oddíl 1. Odůvodnění projektu.

• Stručný popis.
• Hlavní cíle a cíle.
• Kritéria úspěšnosti.
• Spojení a závislosti.

Sekce 2. Podstata projektu.

• Výsledek.
• Kritéria pro přijetí výsledků.
• Výjimky.
• Čas a náklady.

Další předpoklady a omezení.

Sekce 3. Org. struktura projektu.

• Řízení.
• Řízení.
• Tým.

Oddíl 4. Práva a povinnosti.

• Práva a povinnosti na straně manažera.
• Práva a povinnosti výboru spoluřízení.
• Práva a povinnosti členů týmu.

• Metody řízení.
• Týmové řízení.
• Základní komunikace.

Jak se vyplňují listiny stavebních projektů?

Níže je uveden příklad charty stavebního projektu.

Projekt "Výstavba mateřské školy".

Úvod.

Oddíl 1. Účel dokumentu.

Sekce 2. Profil společnosti.

• Kontaktní tváře.
• Oblast působnosti.
• Klíčoví zaměstnanci.

Sekce 3. Hlavní cíle.

• Poslání firmy zákazníka.
• Obchodní cíle zákazníka.
• Cíle a kritéria úspěchu.
• Hranice.

Oddíl 4. Projektová dokumentace.

• Dokumenty projektového řízení.
• Technická dokumentace.
• Termíny a milníky projektu.
• Matice zákaznické flexibility.

Sekce 5. Organizační struktura.

• Tým.
• Organizační struktura.
• Postupy.

Oddíl 6. Předpoklady.

• Vnější faktory makroprostředí.
• Majetek zákazníka.
• Termíny.

Oddíl 7. Omezení.

• Rozpočet.

Oddíl 8. Rizika.

• Struktura rizika.
• Metody řešení rizik.

Závěr.

Jak se vyplňují projektové charty pro služby

Níže je uveden příklad projektové charty pro kosmetický salon.

Projekt „Vytvoření kosmetického salonu „Vasilinka“.

Úvod.

1. Pojem.
2. Celkové náklady.
3. Klíčové finanční ukazatele.
4. Právní aspekty.
5. Marketingové akce.
6. Plán produkce.
7. Organizační plán.
8. Rizika.

Závěr.

Jak vyplnit osobní projektové charty

Níže je uveden příklad charty projektu renovace bytu.

Projekt „Oprava nového bytu v rezidenčním komplexu Zenit“.

Úvod.

Sekce 1. Vypracování designového projektu.

Oddíl 2. Odhad nákladů.

Oddíl 3. Najímání pracovníků.

Sekce 4. Nákup stavebního materiálu.

Oddíl 5. Organizace práce.

Sekce 6. Závěrečná práce.

Závěr.

Můžeme tedy konstatovat, že charta je základním dokumentem při vytváření obchodního plánu společnosti. Označuje všechny jeho hlavní charakteristiky, předpoklady a omezení. Propagace mezi sponzory, věřiteli a exekutory závisí na tom, jak logicky a správně je strukturovaná listina. To v konečném důsledku ovlivňuje finanční výsledek a přispívá k dosažení cílů projektu.

Charta projektu je snad nejdůležitějším dokumentem projektu. Projekt je zpravidla považován za otevřený až po schválení charty projektu. Proto je proces „Develop Project Charter“ nesmírně důležitý pro úspěšnou realizaci projektu. Do přípravy charty projektu je nutné zapojit tým projektového managementu pod vedením. Většina metodik, včetně , souhlasí s tím, že práce související s přípravou charty projektu by neměly být zahrnuty do projektu a jsou prováděny mimo projekt.

Charta projektu zakládá partnerství mezi provádějící organizací a smluvní organizací. U externích projektů je preferovaným způsobem uzavření smlouvy formální smlouva. V tomto případě je projektový tým prodejcem, který reaguje na podmínky nabídky nákupu od externí organizace. Charta projektu se v tomto případě používá k vytvoření interních dohod v rámci organizace, aby se zajistilo správné plnění podle smlouvy. Schválená charta projektu formálně iniciuje projekt.

Projektový manažer je identifikován nebo jmenován co nejdříve, nejlépe během přípravy projektové charty a vždy před zahájením plánování. Charta projektu musí být vypracována sponzorem. Charta projektu dává projektovému manažerovi pravomoc nad plánováním a prováděním projektu.

Doporučuje se, aby byl projektový manažer zapojen do přípravy projektové charty, aby plně porozuměl požadavkům projektu. Toto porozumění usnadňuje efektivní alokaci zdrojů pro provádění projektových činností.

Pojďme se blíže podívat na proces Developing a Project Charter. Níže uvedený diagram znázorňuje vstupy, nástroje a techniky a výstupy tohoto procesu.

Vstupy do procesu „Vývoj projektové charty“.

Popis projektové práce je slovní popis produktů, služeb nebo výsledků, které má projekt přinést. U interních projektů poskytuje navrhovatel nebo sponzor projektu prohlášení o práci na základě obchodních potřeb, požadavků na produkt nebo službu. U externích projektů lze od klienta získat výkaz práce jako součást dokumentace návrhu nebo jako součást smlouvy. Popis práce na projektu odráží:

• Obchodní potřeba. Obchodní potřeby organizace mohou být založeny na tržní poptávce, technologickém pokroku, právních požadavcích, vládních nařízeních nebo ohledech na životní prostředí. Obvykle jsou obchodní potřeby a srovnávací analýza nákladů a přínosů zahrnuty do obchodního případu, aby odůvodnily projekt.
• Popis obsahu produktu. Prohlášení o rozsahu produktu zahrnuje charakteristiky produktu, služby nebo výsledku, který se projekt snaží vytvořit. Popis musí také odrážet vztah mezi vytvářenými produkty, službami nebo výsledky a obchodní potřebou, kterou musí projekt uspokojit.
• Strategický plán. Strategický plán zahrnuje strategickou vizi, cíle a záměry organizace a prohlášení o poslání na vysoké úrovni. Všechny projekty musí být v souladu se strategickým plánem organizace. Soulad se strategickým plánem umožňuje každému projektu přispívat k celkovým cílům organizace.

Obchodní případ nebo podobný dokument poskytuje obchodně relevantní informace pro určení, zda projekt stojí za požadovanou investici. Obvykle jej používají k rozhodování vyšší projektoví manažeři. Obchodní případ obvykle obsahuje obchodní potřebu a komparativní analýzu nákladů a přínosů pro zdůvodnění projektu a definování jeho hranic a obvykle takovou analýzu provádí obchodní analytik s využitím různých informací získaných od zainteresovaných stran. Zadavatel musí souhlasit s obsahem a omezeními obchodního případu. Obchodní případ vzniká jako výsledek jednoho nebo více z následujících faktorů:

• poptávka na trhu (například automobilová společnost schvaluje projekt výroby aut s nižší spotřebou paliva v reakci na nedostatek benzínu);
• organizační potřeba (např. díky vysokým režijním nákladům může společnost konsolidovat personální funkce a zefektivnit procesy pro snížení nákladů);
• požadavek zákazníka (například elektrárenská společnost schvaluje projekt výstavby nové rozvodny pro dodávku energie do nové průmyslové oblasti);
• technologický pokrok (například letecká společnost schvaluje nový projekt vývoje elektronických letenek, které nahradí papírové letenky na základě technologického pokroku);
• zákonný požadavek (např. výrobce nátěrových hmot povolí projekt k vytvoření pokynů pro manipulaci s toxickými materiály);
• dopady na životní prostředí (například společnost povolí projekt ke snížení svého dopadu na životní prostředí);
• sociální potřeba (například nevládní organizace v rozvojové zemi schvaluje projekt na poskytování systémů pitné vody, toalet a zdravotní výchovy komunitám trpícím vysokým výskytem cholery).

dohody se používají k nastavení počátečních záměrů projektu. Dohody mohou mít formu smlouvy, memoranda o porozumění, dohody o úrovni služeb, smluvního dopisu, dopisu o záměru, ústních dohod, elektronické komunikace nebo jiných písemných dohod. Smlouva se obvykle používá, pokud je projekt realizován pro externího zákazníka.

Podnikové environmentální faktory

• organizační kultura, struktura a vedení;
• geografická distribuce vybavení a zdrojů;
• vládní a průmyslové normy (například předpisy regulačních orgánů, kodexy chování, normy výrobků, normy kvality, výrobní normy);
• infrastruktura (např. stávající struktury a investiční vybavení);
• dostupné lidské zdroje (např. dovednosti, znalosti, specializace, jako je design, vývoj, právo, uzavírání smluv a zadávání zakázek);
• personální management (například pokyny pro přijímání a propouštění, kontroly výkonu a efektivity a záznamy o školení personálu, zásady odměňování a přesčasů a sledování času);
• podnikový systém oprávnění k práci;
• situace na trhu;
• tolerance rizika zúčastněných stran;
• politické klima;
• komunikační kanály přijaté v organizaci;
• komerční databáze (např. standardizované údaje o odhadech, údaje z průzkumu průmyslových rizik a databáze rizik);
• informační systém pro řízení projektů (například automatizované systémy, jako je software pro řízení rozvrhu, systém řízení konfigurace, systém sběru a distribuce informací nebo webová rozhraní k jiným online automatizovaným systémům);
• vládní a průmyslové normy nebo předpisy (například kodexy chování, normy kvality nebo normy na ochranu pracovníků);
• organizační kultura a struktura;
• situaci na trhu.

Aktiva organizačního procesu problémy, které mohou ovlivnit proces vývoje charty projektu, zahrnují, ale nejsou omezeny na:

• standardní organizační procesy, zásady a popisy procesů;
• šablony (například šablona projektové charty);
• historické informace a znalostní báze (například projekty, záznamy a dokumenty, veškeré informace o uzavření projektu a dokumentace, informace o výsledcích rozhodnutí o výběru předchozích projektů spolu s informacemi o výkonnosti předchozích projektů a informace o činnostech řízení rizik).

Nástroje a techniky pro proces vypracování charty projektu

Odborná recenzečasto se používá k vyhodnocení vstupů použitých k vytvoření projektové charty. Během tohoto procesu je na všechny technické a manažerské detaily aplikován odborný posudek. Tyto odborné znalosti poskytuje jakákoli osoba nebo skupina osob se specializovanými znalostmi nebo školením a jsou dostupné z různých zdrojů, včetně následujících:

• další jednotky v rámci organizace;
• konzultanti;
• zúčastněné strany, včetně zákazníků nebo sponzorů;
• profesní a technická sdružení;
• průmyslová sdružení;
• odborníci na předmět;
• projekční kancelář.

Techniky týmové práce jsou široce používány v procesech projektového řízení a přispívají k vytvoření projektové charty. Příklady základních technik zahrnují řešení konfliktů, řešení problémů a řízení porad. Moderátoři pomocí těchto technik pomáhají týmům a jednotlivcům provádět projektové aktivity.

Výstupy procesu „Vývoj projektové charty“.

Jedná se o dokument vydaný iniciátorem projektu nebo sponzorem, který formálně povoluje existenci projektu a uděluje projektovému manažerovi oprávnění využívat zdroje organizace při provozu projektu. Dokumentuje obchodní potřeby, předpoklady, omezení, porozumění potřebám zákazníků, požadavky na vysoké úrovni a nový produkt, službu nebo výsledek, který má být vytvořen, například:

• účel nebo zdůvodnění projektu;
• měřitelné cíle projektu a související kritéria úspěchu;
• požadavky na vysoké úrovni;
• předpoklady a omezení;
• popis a hranice projektu na vysoké úrovni;
• vysoká rizika;
• rozšířený plán kontrolních akcí;
• rozšířený rozpočet;
• seznam zainteresovaných stran;
• požadavky na schválení projektu (tj. co přesně představuje úspěch projektu, kdo rozhoduje o úspěchu projektu a kdo projekt podepisuje);
• určený projektový manažer, oblast odpovědnosti a úroveň pravomocí;
• Celé jméno a pravomoci sponzora nebo jiné osoby (osob) schvalující chartu projektu.

Dmitrij Khaldin,

Vedoucí oddělení projektového řízení PM Invest Group

Zobrazení: 14 258

Pokračujeme v sérii materiálů o tom, co je třeba předvídat a udělat před zahájením projektu, aby byl úspěšný. Dnes náš odborník Maxim Yakubovich říká, proč a jak sestavit chartu projektu.

Ve třech předchozích článcích ze série „Co dělat před zahájením projektu“ jsem vám řekl, co musíte udělat, než začnete:

• Formulujte obchodní problémy, cíle projektu a očekávané výsledky.

Chcete-li zahájit projekt, musíte v něm ještě definovat klíčové role (přečtěte si, co to jsou role) a napsat dokument, ve kterém se projektový manažer a zákazník dohodnou na společné vizi podniku.

Dokument, kterým projekt začíná, se nazývá Charta projektu (neboli Project Passport).

Charta projektu je dokument, ze kterého projekt začíná a podle kterého se hodnotí jeho úspěšnost.

Zkušený manažer jej napíše tak, aby stanovil všechny důležité aspekty práce se zákazníkem. Na externích projektech není Charta tak důležitá, protože Existuje smlouva, ale přesto ji někteří manažeři také rozvíjejí.

Proč? Dokument vám umožní lépe porozumět důležitým aspektům projektu. Smlouva je obvykle těžkopádná a napěchovaná právními podmínkami a Charta je napsána v jazyce srozumitelném účastníkům projektu.

Struktura charty projektu

V oblíbeném přístupu k řízení projektů - PMBOK - Charta projektu obsahuje následující části:

• účel nebo zdůvodnění;
• měřitelné cíle a odpovídající výsledky;
• vysoké požadavky na výsledky;
• předpoklady a omezení;
• popisy a hranice projektů na vysoké úrovni;
• vysoká rizika;
• rozšířený plán kontrolních akcí;
• rozšířený rozpočet;
• seznam zainteresovaných stran;
• požadavky na schválení projektu (tj. kritéria úspěšnosti, osoby posuzující jeho úspěšnost a osoby podepisující projekt);
• určený manažer, oblast odpovědnosti a úroveň pravomocí.

Na svých projektech jsem často používal šablonu Charty, jejíž struktura se mírně lišila od struktury navržené v PMBOK, ale obsahovala všechny části kromě seznamu zainteresovaných stran, popisu rozsahu odpovědnosti a úrovně pravomocí projektu. manažer (příklad níže). Společnost, která jde cestou standardizace projektových činností, zpravidla vypracuje šablonu Charty pro specifika své činnosti a tato šablona slouží k zahájení všech projektů.

Kdo vypracovává chartu projektu?

Vývojáři PMBOK věří, že na vývoji dokumentu by se měl podílet sponzor, zákazník a projektový manažer.

V projektech, které jsem vedl, byla charta vypracována projektovým manažerem, do jejíhož projednávání byli zapojeni techničtí specialisté a odborníci na dané téma. Předpokládám, že v některých společnostech jej může vypracovat zadavatel, zákazník, projektový programový manažer nebo vedoucí projektové kanceláře a projektový manažer je recenzentem tohoto dokumentu a podepisuje jej.

Význam Charty pro projektového manažera

Nutno podotknout, že Charta není dohodou, ale může ji doplňovat a sloužit jako interní dokument týmu i zákazníka.

V některých firmách je praxe taková, že se z toho stává dokument, po jehož schválení je projekt považován za oficiálně uznaný ve firmě (typické pro interní projekty, ve kterých zákazník a manažer pracují ve stejné firmě).

Když se zákazník pokusí změnit rozsah projektu přidáním nových cílů nebo nových požadavků na výsledky, projektový manažer musí být schopen změnit Chartu a podepsat novou verzi podpisem zákazníka. Manažer tedy správou verzí dokumentů chrání svůj projekt před rozšiřováním rozsahu bez rozšíření termínů a rozpočtu.

Při uzavírání projektu je to Charta, která umožňuje zákazníkovi a manažerovi shrnout projekt a určit míru jeho úspěšnosti.

Praxe implementace Projektové charty

Moje zkušenost s implementací Charty ve čtyřech společnostech ukázala, že tento dokument se snadno zakořenil a je vnímán manažery a akcionáři jako nezbytný dokument. A v některých firmách byl jeho význam tak oceněn, že mu interní zákazníci a sponzoři věnovali s každým novým projektem stále větší pozornost.

Pro pochopení struktury dokumentu uvedu příklad Charty implementace CRM systému.

CHARTA PROJEKTU
Automatizace CRM procesů. Verze 1.0

Jak je vidět, dokument ve výše uvedené podobě je vcelku kompaktní, ale zároveň obsahuje důležité části pro odsouhlasení společné vize mezi zákazníkem a projektovým manažerem. Daný vzor Charty není jedinou možnou možností. Zamyslete se nad strukturou dokumentu a upravte jej pro své vlastní projekty.

závěry

Zdá se mi, že Charta je pro projekt velmi důležitým dokumentem. Je vytvořen v zájmu vůdce. Absence tohoto dokumentu připravuje projektového manažera o možnost kontaktovat zákazníka v případě změn dohod a snižuje šance na úspěšné dokončení projektu.

Jakmile je dokument vytvořen, může projektový manažer začít vypracovávat podrobný akční plán.

Správný začátek je podle mého názoru neméně důležitý než jasný a srozumitelný plán projektu.

Maxim Jakubovič

Expert na projektové řízení, konzultant a business kouč poradenské skupiny Tady a teď.

Více než 10 let zkušeností s řízením projektů.

20 ukončených projektů v roli projektového manažera a projektového programového manažera.

Lektorská praxe - 10 let. Jeho seminářů se zúčastnilo asi 2200 studentů.

Učitel modulu Projektový management na Ruské škole managementu.
Hostující lektor kurzu Project Management na British Higher School of Design.
Vedoucí

S rozvojem informačních technologií a telekomunikací se naše životy stávají mobilnějšími a informativnějšími, nové technologie jsou pevně integrovány do různých ekonomických odvětví a sfér života a přinášejí do nich nové standardy. V souvislosti s reformou ekonomiky Ruské federace, s přijetím kurzu k inovativnímu rozvoji ekonomiky, stále častěji v každodenní práci, většina podniků a organizací používá různé prostředky informační a výpočetní techniky, a proto software. Ale je třeba poznamenat, že spontánní, neplánovaný vývoj v jakékoli činnosti je neúčinný. Proto je velmi důležité znát a ovládat software jako je MS Project. Specialisté budou schopni vytvořit harmonogram projektu, zaregistrovat list zdrojů, použití úkolů, využití zdrojů, vypočítat analýzu Pert a generovat zprávy. A co je nejdůležitější, efektivně sledovat průběh projektu. Tento článek stručně pojednává o příkladech tvorby projektové charty pro další aplikaci materiálu při školení IT specialistů v procesu práce se softwarem MS Project.

projektová charta

1. Bolshakova O.N., Chusavitina G.N. Aplikace metodiky pmi k řízení rizik projektu propagace internetového obchodu: Ve sborníku: KLUSTEROVÉ INICIATIVY VE FORMOVÁNÍ PROGRESIVNÍ STRUKTURY NÁRODNÍ HOSPODÁŘSTVÍ, sborník vědeckých prací Mezinárodní vědecko-praktické konference, ve 2. svazky. Výkonný redaktor Gorokhov A.A.. 2015. S. 64-68.

3. Chusavitina G.N., Zerkina N.N. Preventivní opatření kybernetického extremismu v přípravě budoucích učitelů: ve sborníku: sgem 2015 mezinárodní multidisciplinární vědecká konference o společenských vědách a umění 2. mezinárodní multidisciplinární vědecká konference o společenských vědách a umění. 2015. s. 275-280.

Moderní svět podnikání je velmi dynamický a klade zvláštní nároky na kompetence manažerů a jejich dovednosti při optimalizaci činností společnosti. Management není jen umění, ale také soubor specifických technik a technologií, které pomáhají optimálně a efektivně se přizpůsobit každé situaci.

Moderní podnikání není možné bez znalostí a dovedností projektového řízení. Každá společnost každý den realizuje projekt (vývoj a implementace nových produktů (služeb) a technologií, restrukturalizace činnosti společnosti atd.). Ale pokud jde o rozdělování zdrojů a pracovní zátěže, ukazuje se, že původně vypracovaný plán projektu je nereálný jak z hlediska nákladů, tak termínů, a častěji jak z hlediska nákladů, tak termínů. Jak skvělé by bylo vypočítat všechny termíny a zdroje předem! Vytvořit takový projektový plán je radost! Zde přichází na mysl pořekadlo „Jistě, přemýšlejte o tom, co, ale ještě více o tom, jak!“. - Než něco uděláte, musíte si efektivně rozmyslet, jak to udělat. Jak vytvořit optimální plán projektu, který lze následně efektivně realizovat? Jak dosáhnout ovladatelnosti projektu? Jak odhadnout skutečné náklady na projekt? Jak posoudit skutečné riziko projektu?

Na všechny tyto otázky odpovídá kurz jako „Projektový management“, který je založen na Microsoft Project, aplikaci z rodiny Microsoft Office, která vám umožní organizovat efektivní plánování a řízení projektů. Projektový management se snaží organizovat a systematizovat postupy v projektu a minimalizovat rizika, kterým čelíte. Výrazně vzrostla role firem specializovaných na vývoj a realizaci projektů a pozice a profese projektového manažera (Project Manager) se stala jednou z nejprestižnějších.

Cíl: poskytnout studentům základní školení v oblasti projektového řízení. Porozumět stávajícím metodikám projektového řízení v oblasti IT a rozvíjet praktické dovednosti studentů v jejich aplikaci tak, aby na konci jednoho semestru studia byli schopni připravit a realizovat svůj první projekt na vysoké úrovni. úroveň kvality. A také vypracovat projektovou chartu a zvážit příklady pro další použití materiálu při školení IT specialistů v procesu práce se softwarem MS Project. V tomto článku se podíváme na krátké příklady vytváření projektové charty pomocí Microsoft Project. Charta projektu je oficiálním spouštěcím dokumentem projektu, který připravuje budoucí projektový manažer. Dokument zpravidla schvaluje řídící výbor projektu: sponzor, kurátor, klient a další manažeři. Úkoly: zaznamenat důvod projektu, určit klíčové parametry projektu – čas, náklady, kvalita; určit role účastníků projektu - projektového manažera a projektového týmu; stanovit postup pro řízení projektu - obecná pravidla (zásady), na základě kterých bude projekt řízen, práva a povinnosti všech účastníků projektu.

Kromě toho může Charta definovat: seznam hlavních kontrolních událostí; klíčová rizika projektu – rizika identifikovaná ve fázi zahájení projektu. Podrobné informace o rizicích jsou uvedeny v plánu projektu.

Pojďme se podívat na první příklad.

Název projektu: vývoj webových stránek „Site Factory“. Datum vytvoření charty projektu: 5. října 2016. Hlavní účel charty projektu: tato charta projektu pokrývá vývoj a propagaci webových stránek Site Factory. Poslání společnosti: společnost „Site Factory“ pracuje na odhalení nových možností internetových technologií zákazníkům; proměňte pracný a nákladný proces tvorby webových stránek a reklamy na internetu v cenově dostupné a ziskové podnikání pro klienta. Společnost propojuje zájmy kupujících a vlastníků webových stránek a pomáhá jim vzájemně se najít na internetu.

Obchodní cíle zákazníka a očekávané výsledky projektu: vytvoření pozitivní image firmy; reklama a propagace produktů/služeb společnosti; marketing; prodej produktů/služeb společnosti; zákaznická a partnerská podpora; informační podpora firemních obchodních procesů. Pro konkrétní lokality mohou být stanoveny další specifické cíle, ale všechny cíle lokality musí být odvozeny z ekonomických cílů společnosti a poslání lokality.

Popis projektu. Vzhledem k tomu, že stránka je vizitkou každé společnosti, bude obsahovat: kartu „O společnosti“ (zahrnuje sekce, které budou obsahovat informace o samotné společnosti), kartu „Podpora“ (obsahuje fórum s technickými informacemi o prodávaném programu společností a informace o často kladených otázkách). Podpora může také zahrnovat naléhavé zprávy týkající se konkrétního softwaru (pokud tento program například vyžaduje internet, mohou se objevit informace o obtížném připojení nebo chybách, které vyžadují zásah firemních specialistů); Záložka „Volná místa“ (obsahuje informace o volných místech, kde chybí technický personál, a také kontakty na oddělení, která vyžadují specialisty; Záložka „Obchod“ (pokud tato společnost dodává software, obsahuje informace a také ceny za software, který společnost dodává ); okno „Registrace“ a záložka „Osobní účet“ (okno registrace je nutné pro přístup k softwaru, který není volně dostupný). Pro přístup k plné verzi webových stránek společnosti je zapotřebí osobní účet „Komunikace“ (potřebná, aby uživatel mohl kontaktovat vedení společnosti nebo konkrétní oddělení).

Hlavní funkce webu. Webová stránka je vizitkou každé společnosti. Měl by být informativní, vizuální a měl by návštěvníky seznamovat s aspekty aktivit vaší společnosti. Stránky mají čtyři hlavní funkce: image, informace, reklama a marketing. Image funkce je zodpovědná za vytváření obrazu vlastníka webu mezi uživateli internetu. Hlavní roli zde hraje design zdroje. Často se jedná o firemní styl společnosti, který je dán mnoha faktory, od profesionality personálu až po další maličkosti. Informační funkcí stránek je poskytnout uživateli co nejúplnější informace o zboží nebo službách, které společnost nabízí. Reklamní funkce webu. Reklama umístěná na internetu se značně liší od jiných způsobů jejího zveřejňování. Pohodlné a moderní reklamní médium (velké potenciální publikum, schopnost umístit nabídky). Marketingová funkce pomáhá prodávat zboží nebo služby prezentované na webu. To je jedna z hlavních funkcí, která umožňuje jeho majiteli získat stálý zisk. Je navržen tak, aby přesvědčil návštěvníka, aby nakoupil u vás, a aby byl proces nákupu snadný a pohodlný. Budoucnost dnes patří aktivně rostoucímu trhu internetového marketingu.

Předpoklady a závislosti: dostupnost počítače připojeného k internetu; přítomnost automatizované pracovní stanice pro vývojáře webu. Omezení a výjimky – stránky nelze přizpůsobit potřebám jiných společností.

Projektové dokumenty. Pro řízení projektu byly přijaty tři hlavní dokumenty: charta projektu (tento dokument) je oficiálním schválením projektu; technické specifikace k projektu (obsahuje popis funkčnosti implementovaného systému). Plán řízení projektu (popisuje, jak bude práce provedena).

stůl 1

Organizační struktura projektu. Projektový tým: vedení společnosti „Site Factory“; obchodní oddělení společnosti „Site Factory“; zaměstnanci společnosti „Site Factory“; stávající klienti společnosti; nové klienty společnosti.

Omezení projektu. Projekt musí být dokončen ve stanoveném časovém rámci. Zákazník upřednostňuje množství práce, kterou je třeba dokončit a v rámci stanoveného rozpočtu.

Rizika projektu: krátké termíny projektu; projektový tým je současně zapojen do jiných projektů; musíme dokončit stanovený rozsah a dodržet omezený rozpočet projektu. Dále se budeme zabývat analýzou vnějšího prostředí projektu. Analýza stakeholderů: Potřeby, zájmy a názory různých stakeholderů se od sebe liší a jsou často ve vzájemném konfliktu; výchozí bod zákazníka se liší od výchozího bodu výrobce; problémy zaměstnance se neshodují s problémy vedení; názory průmyslníků se liší od názorů ekologů atp. Iniciátor projektu často vidí jen své zájmy: technologický expert má ty technické, vědec vědecké. Proto je při vymezování projektu nesmírně důležité porozumět rolím a přístupům různých zúčastněných stran. V tomto projektu „vytváření stránek“ plánuje udělat vše pro dosažení zisku a omezení nákladů. Cíl společnosti souvisí s rozvojem, ziskovostí a poskytováním kvalitních služeb.

Aktivity projektu budou zaměřeny na spotřebitele všech věkových kategorií od 18 let. Klienty mohou být jak lidé s nízkými příjmy, tak s vysokými příjmy, tzn. všem spotřebitelům, kteří tuto službu potřebují. V tabulce 2 provedeme analýzu zainteresovaných stran.

Dále zvažte příklad č. 2. Odůvodnění projektu. Tato sekce poskytuje stručné informace z přijatého obchodního případu (konceptu) projektu pro informaci projektového týmu. Tyto informace jsou důležité pro definování projektu. Stručný popis projektu: kdo je zákazníkem projektu, kdo je zadavatelem projektu, co je výsledkem projektu, v jednom řádku klíčové parametry projektu? Výsledky projektu. Pro optimální implementaci seznamu poskytovaných služeb a efektivitu organizace bylo rozhodnuto vytvořit webové stránky.

Odebráno z projektu. Web neposkytne uživatelům osobní účet na webu. Začátek projektu je 25.03.2016. Výše nákladů na projekt je 16 400 rublů. Další požadavky. Tato část může obsahovat klíčové obchodní požadavky na vlastnosti produktu nebo speciální požadavky na organizaci práce projektového řízení.

Počáteční data, obchodní příležitosti a potřeby klientů. Webová stránka vizitky bude internetový projekt skládající se z několika stránek a obsahující informace o organizaci, popis její činnosti, poskytované služby a kontaktní údaje. Postupem času se bude web rozšiřovat, přidávat nové stránky, fóra a další informace. Celkový pohled na produkt. Stránky poskytnou možnost získat informace o činnosti zkušebny odrůd, skladbě zaměstnanců a nabízených službách, dále možnost získávat informace o akcích, zveřejňovat fotografie, videoreportáže z akcí apod.

Požadavky na kontrolu přístupu. Informace zveřejněné na webu jsou veřejně dostupné. Uživatele stránek lze rozdělit podle přístupových práv na 3 části: návštěvníci, redaktor (zaměstnanec Zákazníka), administrátor (zaměstnanec Zhotovitele). Organizační struktura projektu: výbor pro řízení projektu, sponzor projektu, kurátor projektu, ředitel směru, partner manažer, partner manažer. Dále zvážíme data a milníky projektu (viz tabulka 3)

Tabulka 3

Termíny a milníky projektu

Tento materiál lze využít při školení IT specialistů v oblastech školení "Aplikovaná informatika", "Obchodní informatika" a při práci "IT specialistů" při použití s ​​MS Project.

Bibliografický odkaz

Charta projektu je dokument, který obvykle připravuje projektový manažer po obdržení informací o projektu.

Proč potřebujete projektovou chartu?

Charta obsahuje hlavní charakteristiky projektu a je odsouhlasena hlavními zainteresovanými stranami (minimálně Zákazník a Sponzor projektu). Vypracování a podpis Charty má zpravidla 3 hlavní funkce:

1. Stanovte hlavní požadavky na výsledek projektu a hlavní charakteristiky samotného projektu (rozpočet, časový rámec).
2. Formálně spustit projekt, protože teprve po podpisu se má za to, že projekt ve Společnosti skutečně existuje.
3. Udělte projektovému manažerovi určitou úroveň pravomocí (co přesně závisí na Společnosti).

Někdy se charta projektu používá k vyhodnocení přínosů její implementace a rozhodnutí o jejím spuštění. To sice neodpovídá klasické metodice, podle které se zřizovací listina zpracovává pouze pro projekt, který již byl posouzen a schválen k realizaci.

Důležité! Zahájení projektu bez podepsané charty je tou nejhorší službou, kterou sobě jako projektovému manažerovi můžete udělat. Bez definování a odsouhlasení cílů a obsahu toho, co budete dělat, riskujete, že se velmi rychle ocitnete v situaci, kdy termíny uplynuly, rozpočet došel, udělala se „špatná věc“ a vaše kariéra jako PM v této společnosti skončil neslavně. Podepsání charty zúčastněnými stranami je navíc vynikajícím ukazatelem toho, zda mají skutečný zájem, nebo to jen předstírají. Pokud je projekt spuštěn „shora“, je jmenován Sponzor a zákazník sám nechápe, proč to potřebuje - je lepší se pokusit z tohoto projektu utéct, a pokud to nevyjde, alespoň pochopit, jak neskončit jako jediný, kdo může za neúspěch (o tom si povíme později).

Jak napsat chartu projektu

1. Počáteční podmínky (Project Background) – co vedlo k zahájení projektu, vstupní podmínky, „bolest“ Zákazníka.
2. Cíle projektu / Očekávání – čeho chceme na konci dosáhnout. Toto něco by mělo být měřitelné (podle SMART nebo jinak, na tom nezáleží) a neumožňovat dvojí interpretaci. Například cíl „vytvořit CRM systém pro přilákání více zákazníků“ není nějak moc dobrý, že? Ale „vyvinout a implementovat CRM systém pro zaměstnance obchodního oddělení pobočky North-Volga do 1. prosince 2015, aby byl zajištěn okamžitý přístup k informacím o výdajích zákazníků v různých obdobích roku“ je o něco lepší.
3. Rozsah a výstupy – co přesně do projektu zahrneme a jakých konkrétních výsledků dosáhneme? Pokud například potřebujeme vydat nový CRM systém, tak na konci musíme mít samotný systém, servery, na které ho nainstalujeme, vyškolené uživatele a dokumentaci pro přenos na podporu (a možná i samotnou podporu zorganizovanou od nuly). ). V této části jasně omezíte, co budete dělat. Velmi užitečné je také sem zařadit podsekci se seznamem toho, co není výslovně zahrnuto v rámci projektu (aby se na tom všichni shodli a pak se nikdo nedivil, proč jste nezavedli také systém řízení incidentů pro technické podpora systému v rámci projektu).
4. Klíčové požadavky a charakteristiky (Requirements and Characteristics) – něco, co není výsledkem projektu, ale je pro něj důležité. Pokud se vrátíme znovu k CRM systému, pak by typický požadavek mohl být „Doba školení zaměstnanců v systému by neměla přesáhnout 1 pracovní den“, „Systémová podpora by neměla stát více než 200 000 rublů. ročně“, „V systému musí pracovat alespoň 300 lidí současně“ a podobně.
5. Rozpočet a časové osy – peníze, časové osy a jejich vztahy s ostatními stranami trojúhelníku projektu. Například je užitečné zde zadávat priority v sestupném pořadí jako Rozpočet-Obsah-Termíny. Tito. Neexistuje žádný přímý způsob, jak utratit více peněz, je silně nežádoucí snižovat získané výsledky (ale je to možné, jako poslední možnost), a pokud potřebujete prodloužit období kvůli prvním dvěma bodům, je to v pořádku . Často se tu poflakuje mnoho lidí a říkají: „Ano, všechno je pro nás důležité!“, ale ve správném světě zajdete za sponzorem a zeptáte se ho, zda je sponzor adekvátní – rozhodně má toto chápání priorit a on se o to s vámi podělí.
6. Klíčové zainteresované strany – minimálně hlavní zainteresované strany – sponzor, zákazník, ti, kteří s vámi budou muset sdílet zdroje (v maticové struktuře), váš manažer, držitel rozpočtu atd. Není třeba zde uvádět celou společnost, stačí se zamyslet a napsat: a) kdo by měl v této fázi o projektu vědět b) na koho autoritu se vám bude v průběhu projektu hodit
7. , hlavní rizika (Předpoklady a omezení projektu, Hlavní rizika) - o těchto věcech si povíme podrobněji, ale obecně je smyslem jejich zařazení do charty projektu zprostředkovat všem zájemcům vlastnosti prostředí a tzv. ve chvíli, kdy projekt děláte, vyjádřit své obavy a získat potvrzení o jejich připravenosti vám v těchto záležitostech všemi možnými způsoby pomoci. No, aby později nikdo neřekl „neřekli nám to“.

Příklad ze života! Udělejme velmi krátkou chartu pro projekt „Renovace bytu“ jako vzorek, jinak je teorie dobrá, ale ne vždy jasná:

1. Počáteční podmínky - žiji 15 let v bytě, barva na stropě se loupe, radiátory jsou staré a je mi celkově špatně. Objednal jsem si designový projekt, nakreslili mi byt mých snů, zbývalo to jen udělat.
2. Cílem je provést rekonstrukci v bytě o velikosti 65 metrů čtverečních v přísném souladu s projektem nejpozději do takového a takového data a za ne více než takové a takové peníze.
3. Obsah a výsledky (Rozsah a výstupy) - výstupem by měla být kompletní výměna komunikací (voda, elektro, topení), nové vchodové dveře, nová vodoinstalace, kosmetické opravy (dlažba v koupelně, plovoucí podlaha, tapety a stropy ve všech místnostech) , objednána a namontována kuchyňská linka, veškeré osvětlení a veškerý nábytek. Co neudělám: strhnu podlahovou mazaninu (která se za 15 let zhoršila), nainstaluji vyhřívané podlahy a zvukovou izolaci a vyměním okna (jsou dobrá, instaloval jsem je teprve před 2 lety).
4. Klíčové požadavky a vlastnosti - vše musí být v přísném souladu s projektovým projektem (viz balíček přiložených výkresů a odhadů), pokud něco nelze udělat nebo je to dražší než 10 %, musí to odsouhlasit rodinná rada. Elektrické a vodovodní rozvody musí být koordinovány s místním bytovým úřadem.
5. Rozpočet a časové osy (náklady a časové osy) – 2 miliony rublů za vše, včetně nábytku a kuchyně (30 % za hrubou povrchovou úpravu a komunikaci, 20 % za konečnou úpravu, včetně instalatérství, 20 % za kuchyň a 30 % za nábytek). Doba trvání – maximálně 4 měsíce, protože S rodiči jsme se dohodli pouze na 4 měsíce, v krajním případě můžeme přidat další 2 týdny (zůstaneme v hotelu). Priority: rozpočet-kvalita-čas (je lepší zůstat v hotelu, dokud omítka schne, ale nebudeme přidělovat peníze na horkovzdušnou pistoli na sušení a nebudeme lepit tapety na mokrou omítku).
6. Klíčoví stakeholdeři - já, můj manžel, moji rodiče, tým, se kterým jsem se již domluvila, sousedé (musíme si ujasnit, kdy jejich děti spí), bytový úřad (je potřeba s nimi dohodnout projekt).
7. Předpoklady a omezení projektu, hlavní rizika (Předpoklady a omezení projektu, Hlavní rizika) - předpoklady: sousedé nejsou skandální, můžete pracovat celý den, posádka je adekvátní a nebude plýtvat penězi na místě, kurz dolaru globálně neporoste a stavební materiály výrazně nezdraží; omezení: nemůžete pracovat po 22.00, nemohu přijít dohlížet na práci ve všední dny (pracuji), první výplata týmu je možná až v dubnu (končí záloha, kde jsou peníze na opravy); rizika: možná byl špatně spočítán odhad a na vše není dost peněz, chyba v projekčním projektu, takovou sanaci nelze legalizovat, tzn. budete muset zastavit opravy a vše zopakovat.

A nakonec. Často se mě ptají, jak podrobná by měla být projektová charta? Přesný recept zde není, ale obecně platí, že detail projektové charty by měl být takový, abyste se v případě nějakého vážného požadavku na změnu projektu mohli obrátit na chartu jako na ultimátní pravdu a říci „ne, neděláme to, protože nepřibližuje nás to k cíli projektu nebo je v rozporu s charakteristikou výsledku.“ Celkově vzato, pokud projekt dosáhl takového stavu, že žádosti o změny s chartou již „nebojují“ - zdá se, že váš projekt skončil neúspěchem a je lepší jej uzavřít, zkontrolovat požadavky a omezení a začít nový jeden.

Morálka: lepší listina i na 1 straně A4, podepsaná zájemci, než nepodepsaná na 5 stranách. A požadavek, aby to PM podepsal před nástupem do práce, je v každé společnosti zcela legální, navíc vám dodává profesionální váhu, umožňuje vám pochopit „co vlastně děláme“ a získat alespoň nějakou autoritu. Pokud firma nemá projektové řízení jako třídu, pak je i nepodepsaná charta lepší než její absence, alespoň přijdete na to, co dělat a budete ve správném rozpoložení od samého začátku projektu (může RMBOK odpusť mi).