Příklady ms projektu. Microsoft Project v designérských organizacích

Odeslat svou dobrou práci do znalostní báze je jednoduché. Použijte níže uvedený formulář

Studenti, postgraduální studenti, mladí vědci, kteří využívají znalostní základnu ve svém studiu a práci, vám budou velmi vděční.

Vloženo na http://www.allbest.ru/

• Úvod
• 1. Organizace projektu
• 1.3 Vytvoření harmonogramu práce
• Závěr

Úvod

Rychlý rozvoj výpočetní techniky a vytváření uživatelsky přívětivého softwaru vedly k širokému využití informačních technologií ve všech oblastech lidské činnosti a posloužily jako impuls pro rozvoj společnosti postavené na využívání různých informací.

Informační systémy se během krátké doby vyvinuly od počítačových systémů používaných ve vědeckém výzkumu a automatizovaných řídicích systémů velkých podniků až po komplexní automatizované informační systémy, které umožňují realizovat celou škálu nejen zpracování a ukládání informací, ale i řízení společnosti a organizace na všech úrovních.

Vytvoření osobních počítačů a upraveného grafického rozhraní rozšířilo trh s informačními produkty a službami na úroveň „domácí spotřeby“. Informační systémy se z technologické složky podnikání a managementu staly výrobním faktorem, faktorem konkurence. Spolu se zřejmými výhodami používání informačních systémů však vyvstal problém správy informačních systémů.

Praxe tvorby a provozu informačních systémů odhalila problémy a rozpory, které bylo možné vyřešit pouze zavedením komplexního specializovaného informačního managementu. Náklady na návrh a implementaci informačních systémů obvykle výrazně převyšovaly plánované částky. Kvalita vývoje se ukázala jako neuspokojivá: rozpory mezi hardwarem a softwarem během provozu, zvýšené náklady na údržbu systémů v provozu atd.

V dnešní době je činnost jakékoli společnosti a organizace vysoce závislá na oddělení, které poskytuje informační prostředí společnosti, a tato závislost se postupem času zesiluje. V důsledku toho přestává být údržba informačních systémů pouze technickým úkolem a stále více se stává nedílnou součástí podnikání, integrovanou do podnikových procesů společnosti.

Úroveň rozvoje informačního systému organizace a význam informačních technologií pro činnost organizace činí IT oddělení firem nedílnou součástí podnikání. Složitost úkolů při řízení informačních systémů a personálu vede k potřebě rozvoje strategií v oblasti informačních technologií pro specializované řízení – informační management.

Využití počítačového vybavení, aplikačního softwaru a síťových technologií je pro společnost otázkou prestiže a „pokroku“ managementu. Nikdo nepožaduje od informačního systému žádnou návratnost, tím méně ekonomickou efektivitu.

Informační technologie a informační systémy jsou využívány na úrovni operativního řízení podniku nebo organizace - akumulace, ukládání, klasifikace, primární zpracování informací. Informační systémy se používají k řešení obchodních problémů podniku nebo organizace.

Důležitým faktorem při přípravě vysoce kvalifikovaných specialistů v oblasti ekonomických informačních systémů je komplexní školení zohledňující široké spektrum oblastí znalostí a specializovaných oborů.

Zvláštností oboru „Informační management“ je, že tento obor znalostí vznikl relativně nedávno a rozvíjí se. Informační management v podstatě ještě nemá zavedenou terminologii nebo metody a řešení, které se staly klasickými. V důsledku toho specialisté často používají nejen různé pojmy a termíny, ale také různými způsoby interpretují úkoly správy informací a metodiku jejich řešení. Rešeršní materiály, praktické rady, analýzy vývoje a implementace informačních systémů jsou výsledkem diskuse odborníků v oblasti informačních technologií a IT managementu.

1. Organizace projektu

1.1 Vytvoření projektu v Microsoft Project

Ve výchozím nastavení Microsoft Project 2016 při spuštění automaticky otevře příkaz Nový, kde si můžete vybrat, jak vytvořit nový projekt. Projekt v aplikaci Microsoft Project 2016 je typu souboru mpp. Chcete-li vynutit vytvoření nového projektu v aplikaci Microsoft Project 2016, musíte pomocí tlačítka "Soubor" otevřít příkaz "Vytvořit".

Obrázek 1 - Vytvoření nového projektu

Nyní si můžete vybrat, jak vytvořit nový projekt:

ѕ vyberte "Nový projekt" a klikněte na příkaz "Vytvořit": projekt bude vytvořen na základě globální šablony. mpt;

* vytvořit nový projekt z existujícího dokumentu - projektu, sešitu aplikace Excel nebo seznamu úkolů služby SharePoint;

* vytvořit na základě šablony. Šablonu si můžete vybrat z těch, které jsou k dispozici ve vašem počítači nebo na webu Office.com (pokud máte připojení k internetu).

Po vytvoření souboru projektu je doporučeno jej ihned uložit. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko "Soubor", vyberte příkaz "Uložit", vyberte umístění pro uložení souboru a dejte souboru projektu "Název" (ve výchozím nastavení se soubor projektu nazývá "Projekt1. mpp").

Obrázek 2 - Uložení souboru projektu

Microsoft Project 2016 podporuje export do formátu PDF a XPS.

Portable Document Format (PDF) je trvalý elektronický formát, který zachovává formátování dokumentu a umožňuje sdílení souborů. Formát PDF zajišťuje, že při prohlížení souboru online a při jeho tisku bude zachován původní formát a data souboru nelze snadno změnit. Formát PDF je také užitečný při tisku dokumentů v tiskárně.

Specifikace papíru XML (XPS). XPS je elektronický formát souborů, který zachovává formátování dokumentu a umožňuje sdílení souborů. Formát XPS zajišťuje, že při prohlížení souboru online a při jeho tisku je zachován původní formát a data souboru nelze snadno upravovat.

1.2 Vytvoření projektového kalendáře v Microsoft Project

V aplikaci Microsoft Project se kalendáře používají k popisu pracovní a nepracovní doby.

Microsoft Project používá tři typy kalendářů:

1. kalendář projektu definuje výchozí pracovní dobu pro celý projekt (pro všechny zdroje a úkoly projektu);

2. kalendáře zdrojů se používají pro jednotlivé zdroje nebo pro skupiny zdrojů, které mají individuální pracovní plány;

3. Úkolové kalendáře se používají pro úkoly, které lze splnit v jinou dobu, než je standardní projektový kalendář, např. část projektových prací lze dokončit pouze v první polovině pracovního dne.

Kalendář projektu definuje pracovní plán pro všechny zdroje a úkoly, které nepoužívají individuální kalendář. Změny provedené v kalendáři projektu se automaticky projeví v kalendářích zdrojů generovaných ze stejného kalendáře projektu.

Základní kalendáře se používají jako kalendáře projektů a úkolů a jako základ pro kalendáře zdrojů. Microsoft Project má tři základní kalendáře:

1. Standardní: pracovní doba je pondělí až pátek (9:00 až 13:00 a 14:00 až 18:00). Tento kalendář se standardně používá při vytváření nového projektu;

2. 24 hodin: žádná mimopracovní doba;

3. Noční směna: noční směna v noci z pondělí na sobotu ráno (od 23:00 do 8:00 s hodinovou přestávkou).

Microsoft Project podporuje vytváření vlastních základních kalendářů, pokud stávající kalendáře nesplňují požadavky projektu.

Obrázek 3 - Vytvoření kalendáře

Vytvořený kalendář můžete přiřadit k projektu prostřednictvím dialogového okna Podrobnosti projektu.

Obrázek 4 - Účel vytvořeného základního kalendáře

1.3 Vytvoření harmonogramu práce

Projekt „Vývoj softwaru“ je navržen tak, aby bylo dosaženo určitého výsledku v určitém časovém rámci a za určitou částku peněz. Je sepsán projektový plán, který určuje, jaká práce povede k výsledku projektu, jací lidé a vybavení budou potřeba k dokončení práce a kdy budou tito lidé a vybavení k dispozici pro práci na projektu. Proto plán projektu obsahuje tři hlavní prvky: úkoly, zdroje a přiřazení.

Sestavení plánu projektu obecně spočívá v popisu úkolů projektu, dostupných zdrojů a definování vzájemných závislostí mezi nimi pomocí zadání.

Zakázka:

1) Úprava počátečních parametrů projektu.

Chcete-li upravit počáteční parametry projektu, musíte přejít na kartu „Projekt“ a kliknout na tlačítko „Informace o projektu“ a v okně, které se otevře, určit datum zahájení práce (út 4. 5. 2016).

Obrázek 5 - Datum zahájení práce

2) Vytvoření seznamu úkolů projektu a jejich trvání

Definování cílů vývoje softwaru - 2 dny.

Plánování rozvoje - 4 dny.

Zadání kódu motivu – 3 dny.

Výběr principů vývoje softwaru - 24 dní.

Vyjasnění základních požadavků na software - 20 dní.

Vypracování návrhu technické specifikace - 7 dní.

Koordinace návrhu technické specifikace se zákazníkem softwaru - 5 dnů.

Tvorba strukturálního modelu - 7 dní.

Tvorba objektově orientovaného modelu - 30 dní.

Stanovení zásad konstrukce rozhraní obrazovky - 35 dní.

Vývoj hlavních modulů - 50 dní.

Vývoj databáze - 48 dní.

Integrace všech modulů - 35 dní.

Ladění - 5 dní.

Vydání beta verze - 2 dny.

Sběr informací o výsledcích testů - 5 dní.

Upřesnění modulů a databáze - 7 dní.

Vydání finální verze - 5 dní.

Vytvoření dokumentace potřebné pro certifikaci - 5 dní.

Interní audit procesu tvorby softwaru - 2 dny.

Uzavření certifikační smlouvy - 2 dny.

Provedení certifikace softwaru - 2 dny.

3) Vytvoření seznamu zdrojů

- 1 osoba

Programátor - 5 lidí.

Ekonom - 1 osoba.

Softwarový auditor - 1 osoba.

4) Vytváření úkolů (odkazů)

Závislost úkolů a zdrojů je uvedena v tabulce.

Tabulka 1 – Závislosti úloh

Pomocí typů vztahů (přiřazení) vytvoříme Ganttův diagram podle tabulky 1.

Obrázek 6 - Ganttův diagram

1.2 Tvorba struktury rozvrhu práce

Při vývoji velkých projektů skládajících se z velkého množství děl vám Microsoft Project umožňuje spojovat související práce do skupin. Vytvoření hierarchické struktury projektu umožňuje rozložit projektovou práci na menší, viditelné a zvládnutelné části a přesněji určit jak složení, tak vlastnosti vykonávané práce.

Jedním ze základních principů pro konstrukci hierarchické struktury projektu je princip úplnosti. V hierarchické struktuře projektu musí být přítomna veškerá práce a výsledky projektu, včetně těch středních a manažerských.

Platí to i obráceně - práce mimo projekt (tedy nutné pro úspěšné dokončení dalšího projektu/procesu) by se neměly započítávat.

Seskupme práci do etap a zadáme názvy těchto etap.

* Chcete-li vytvořit skupinu (stage), klikněte pravým tlačítkem myši na první řádek tabulky az kontextové nabídky vyberte „Vložit úlohu“;

* Říkáme tomu „Organizace práce“;

* Vyberte úkoly: „Definování cílů vývoje softwaru“, „Plánování vývoje“, „Přiřazení kódu tématu“ a „Výběr principů vývoje softwaru“ a seskupte je kliknutím na tlačítko „Degradovat úroveň úlohy“.

Podobným způsobem je třeba seskupit všechny následné úkoly a vytvořit následující fáze: „Vývoj technických specifikací“, „Vývoj softwaru“, „Ladění a testování“, „Certifikace“.

Poslední fází bude vytvoření skupiny „Vývoj softwaru“, která bude seskupovat všechny výše vytvořené fáze.

Obrázek 7 - Hierarchická struktura projektu

Tento problém lze také vyřešit metodou shora dolů.

V metodě plánování projektu shora dolů se nejprve identifikují hlavní milníky a poté se rozdělí na jednotlivé úkoly.

2. Přiřazení zdrojů projektu

Přiřazení je vztah mezi úkolem a zdrojem potřebným k dokončení tohoto úkolu. K jednomu úkolu lze přiřadit libovolný počet zdrojů, pracovních i materiálních (jinými slovy, k jednomu úkolu lze přiřadit několik úkolů).

Chcete-li zdroje přiřadit přímo při popisu úkolu, musíte:

* Otevřete okno „Podrobnosti úkolu“; k tomu dvakrát klikněte na název úkolu nebo vyberte úkol a klikněte na tlačítko „Podrobnosti“ na záložce „Úloha“;

* V okně „Podrobnosti úkolu“, které se otevře, přejděte na kartu „Zdroje“;

* Ve vstupním okně zadejte název zdroje; pokud se tento název shoduje s názvem existujícího zdroje, bude automaticky přiřazen k úkolu; pokud se název neshoduje, bude vytvořen nový zdroj typu „Práce“ být vytvořen. Chcete-li se vyhnout duplicitě, vyberte prázdný řádek a klikněte na šipku dolů na pravé straně řádku, poté vyberte název zdroje z rozevíracího seznamu;

* Pole „Vlastník“ zobrazuje uživatelské jméno vlastníka zdroje, kterému bude zaslán souhlas s používáním tohoto zdroje. U všech místních a univerzálních zdrojů je toto pole prázdné;

* Do pole "Jednotky" zadejte objem požadovaného zdroje. Je-li zdroj pracovní síly nezbytný, uveďte procento času zdroje, který stráví prováděním tohoto úkolu. Je-li zadán materiálový zdroj, jeho množství je specifikováno v dimenzi zadané v pohledu „Zdrojový list“. Pokud se jedná o nákladný zdroj, nic nezadávejte;

* Pole „Náklady“ zobrazí náklady na použití tohoto zdroje. U pracovních a materiálových zdrojů bude tato hodnota vypočítána automaticky po kliknutí na tlačítko "OK". U nákladných zdrojů musíte uvést částku, kterou plánujete vynaložit na realizaci tohoto úkolu s tímto zdrojem.

Obrázek 8 - Přiřazení zdrojů při popisu úkolu

Přiřazení zdroje k úkolu:

* Přejděte do zobrazení Ganttova diagramu a přejděte na stránku "Zdroje";

* Vyberte úkol, ke kterému chcete vytvořit přiřazení zdrojů;

ѕ Klikněte na tlačítko „Přiřadit zdroje“. Zobrazí se odpovídající dialogové okno;

* V poli "Název zdroje" vyberte zdroj, který je třeba k úkolu přiřadit. Pokud potřebujete vytvořit nový zdroj, přejděte do prázdné buňky v tabulce dialogového okna a zadejte název zdroje. Dvojitým kliknutím na název zdroje se zobrazí okno „Informace o zdroji“, do kterého můžete zadat informace o zdroji;

* V poli Jednotky uveďte přidělený počet jednotek zdrojů v tomto přiřazení. U pracovního zdroje je hodnota uvedena v procentech (množství pracovní doby).

Výsledek provedení je znázorněn na obrázku 8.

3. Sledování průběhu projektu

K rozhodování managementu potřebujete aktuální a spolehlivé informace o průběhu projektu.

Při správě projektu musíte sledovat prvky trojúhelníku projektu: čas, rozpočet a rozsah. Úprava jednoho prvku ovlivní další dva. Události, jako jsou nepředvídaná zpoždění, překročení nákladů a výměna zdrojů, mohou způsobit problémy s plánováním.

Pokud jsou data projektu neustále aktualizována, můžete vždy zobrazit nejnovější stav projektu. Můžete sledovat skutečný průběh úkolů, skutečné mzdové náklady zdrojů, porovnávat skutečné náklady s plánovaným rozpočtem a vyrovnávat zatížení zdrojů. To vše vám umožní včas identifikovat potenciální problémy, abyste našli a uplatnili správné řešení.

Jakmile je projekt vytvořen a práce začíná, můžete sledovat skutečná data zahájení a ukončení, procento dokončených úkolů nebo skutečně vynaloženou práci. Skutečná data ukazují dopad změn na další úkoly a v konečném důsledku na datum dokončení projektu.

Identifikujte jeden nebo dva ukazatele pokroku, které se mají v projektu použít. Zdroje mohou například rychle hlásit procento práce dokončené podle úkolu a poskytovat tak přehled o průběhu úkolu. Nebo naopak mohou zdroje vykazovat hodiny práce na každém úkolu po týdnech. To zabere více času, ale poskytne podrobný obrázek o postupu prací. Výběr ukazatelů závisí na vašich preferencích a prioritách.

Chcete-li sledovat postup práce, musíte po dokončení fáze „Definování cílů vývoje softwaru“ vytvořit značku. Chcete-li to provést, na Ganttově diagramu přesuňte ukazatel myši na levou stranu grafu (ukazatel změní svůj vzhled na znak procenta se šipkou vpravo). Poté musíte stisknout levé tlačítko myši a bez jeho uvolnění přetáhnout ukazatel myši doprava.

Obrázek 9 - Označte dokončení fáze „Definujte cíle vývoje softwaru“

Existuje další způsob, jak označit dokončení fáze plánování rozvoje. Chcete-li to provést, vyberte fázi „Plánování rozvoje“ a dvakrát na ni klikněte levým tlačítkem myši. V zobrazeném dialogovém okně „Podrobnosti úkolu“ na kartě „Obecné“ musíte v poli „Procento dokončení“ nastavit 100 % a kliknout na tlačítko „OK“.

Obrázek 10 - Označte dokončení fáze „Plánování rozvoje“.

Na levé straně tabulky Ganttova diagramu se objeví značka označující dokončení fáze a na samotném grafu se objeví tmavě modrý pruh, který ukazuje procento dokončení pracovní fáze. Pokud je práce 100% dokončena, pak bude pruh od začátku do konce bloku práce.

Obrázek 11 - Příklad práce dokončené na 70 %

Obrázek 11 ukazuje příklad neúplného dokončení práce, který ukazuje, že na Ganttově diagramu tmavě modrý pruh nedosahuje konce bloku práce (pravý dolní roh). Všechno, co se dělalo předtím, by bylo k ničemu, kdyby Microsoft Project neměl možnost generovat sestavy. "Přehled projektu" - zpráva zobrazující procentuální dokončení projektu. Chcete-li jej vygenerovat, musíte přejít na kartu „Report“, kliknout na tlačítko „Dashboards“ a vybrat „Project Review“.

Obrázek 12 - Přehled projektu

"Shrnutí nákladů" je obsáhlejší sestava zobrazující procentuální dokončení a hotovostní náklady (jak již vynaložené náklady, tak zbývající náklady).

Obrázek 13 - Přehled nákladů

"Kritické úkoly" - zpráva, která uživateli dává možnost vidět zbývající kritické úkoly. Kritické úkoly jsou úkoly, na kterých závisí celý projekt.

Obrázek 14 - Kritické úkoly

Závěr

Microsoft Project je nejoblíbenější nástroj pro řízení projektů poskytovaný společností Microsoft. Aplikace je navržena tak, aby pomáhala projektovým manažerům při vytváření plánů, přiřazování zdrojů k úkolům, správě rozpočtů a analýze pracovní zátěže.

Microsoft Project vám může pomoci vytvořit plán založený na kritické cestě. K rovnoměrnému rozložení požadavků na zdroje lze také použít grafy. Kritická cesta je prezentována ve formě Ganttova diagramu.

Definice zdrojů (lidé, vybavení a materiály) lze sdílet mezi projekty pomocí společného fondu zdrojů. Každý zdroj může mít svůj kalendář, který určuje dny a směny, které má k dispozici. Metriky zdrojů se používají k výpočtu nákladů na dokončení úkolů, které se vypočítají a sečtou do celkové úrovně zdrojů.

Každému zdroji lze přiřadit více úkolů ve více plánech a každé úloze lze přiřadit více zdrojů. Microsoft Project naplánuje práci definovanou v přidružených kalendářích na základě dostupnosti zdrojů. Všechny zdroje lze definovat ve společné databázi podnikových zdrojů.

Microsoft Project vytváří rozpočty na základě metrik zdrojů a přidělené práce. Jakmile jsou k úlohám přiřazeny zdroje a tato práce je odhadnuta, Microsoft Project vypočítá náklady, které se rovnají metrikám práce krát. To vše se přičte k celkové úrovni zakázky, poté k celkovým nákladům zakázky a nakonec k celkovým nákladům projektu.

rozhodnutí o řízení projektu

Seznam použitých zdrojů

Publikováno na Allbest.ru

1. Belyaeva S.A. Role plánování v procesu řízení inovativních projektů // Organizátor výroby. - 2010

2. Betanova I. Role HR v projektovém řízení // Příručka personálního managementu. - 2011.

3. Betanova I. Role HR v projektovém řízení // Příručka personálního managementu. - 2011.

4. Ganchin V.V. Role projektového managementu v inovačním rozvoji elektroenergetiky v Ruské federaci // Ekonomika a management: ros. vědecký časopis - 2011.

5. Goncharenko S. Projektový management // Management kvality. - 2011.

6. Emelyanov Yu. Management inovativních projektů ve firmě // Problémy teorie a praxe managementu. - 2011.

7. Ivasenko A.G. Projektový management: učebnice pro studenty. - Rostov n/d.: Phoenix, 2009.

8. Konference PMSOFT o projektovém řízení // Problémy teorie a praxe řízení. - 2011.

9. Kuzněcov A.A. Procesní projektové řízení v podniku // Management dnes. - 2011.

10. Kuperstein V. Microsoft Project 2010 v projektovém řízení. - Petrohrad: BHV-Petersburg, 2011.

11. Lapygin Yu.N. Hodnocení efektivity projektového řízení // Ekonomická analýza: teorie a praxe. - 2011.

12. Mazur I.I. Řízení investičních a stavebních projektů: mezinárodní přístup. - M.: Omega-L, 2011.

13. Matveeva L.G. Projektový management: učebnice. - Rostov n/d.: Phoenix, 2009.

14. Mylnikov L.A. Mikroekonomické problémy řízení inovativních projektů // Problémy řízení. - 2011.

Podobné dokumenty

Vypracování plánu projektu na vytvoření nového podniku na výrobu automobilů. Vytvoření databáze zdrojů v programu Project Expert. Aplikace metodiky PERT pro analýzu projektů. Sledování plnění projektových úkolů z hlediska termínů a mzdových nákladů.

práce v kurzu, přidáno 11.10.2014


Metody řízení složitých projektů. Úprava vlastností projektu. Nastavení kalendáře projektu. Vytvářejte úkoly v aplikaci Microsoft Project a změňte jejich vlastnosti. Výběr volných zdrojů a jejich využití. Sestavte shrnutí projektu a zprávu o rozpočtu.

laboratorní práce, přidáno 3.1.2015


Konfigurace nastavení programu Microsoft Project. Tabulky jako hlavní prostředek pro ukládání dat v MS Project. Příprava na sestavení plánu a sledování postupu prací na něm. Formátování Ganttových diagramů. Sada funkcí pro práci se síťovým diagramem.

praktické práce, přidáno 25.12.2010


Popis klíčových charakteristik projektu vytvoření pekárny, fází, úkolů a zdrojů potřebných k jejich dokončení. Analýza a optimalizace plánu projektu pomocí Microsoft Project, zadávání dat do programu. Automatické vyrovnávání zdrojů.

test, přidáno 6.2.2010


Principy fungování Microsoft Project (program pro řízení projektů), jeho základní pojmy: úkoly, zdroje, přiřazení. Posloupnost akcí pro vytvoření nového projektu, zadávání úkolů a závislostí mezi nimi, zadávání zdrojů. Práce s kalendáři.

práce v kurzu, přidáno 23.01.2011


Použití MS Project k určení kritické cesty projektu. Úkoly dopravní logistiky. Vývoj modelu pro tvorbu nákladů a výnosů projektu. Kalkulace nákladů spojených s implementací databáze. Vytváření optimálních pracovních podmínek pro obsluhu.

práce v kurzu, přidáno 21.04.2013


Výběr struktury, přezkoumání různých možností pro vytvoření nového projektu. Řízení chování MS Project 2007 při spuštění. Vytvořte nový projekt na základě šablony. Seznam standardních šablon. Nastavení obecných parametrů projektu a parametrů plánování.

prezentace, přidáno 15.03.2014


Koncept hierarchické struktury členění práce. Definujte, prohlížejte a upravujte kód struktury projektu. Typy vazeb mezi díly, jejich editace pomocí programu MS Project. Změna formy a parametrů prezentace souhrnného úkolu.

prezentace, přidáno 15.03.2014


Účel, vytvoření moderního informačního a analytického systému. Tvorba pracovní dokumentace v prostředí Microsoft Project. Výpočet doby trvání projektu metodou Monte Carlo. Modelování typů komunikace. Návrh uživatelského rozhraní.

práce v kurzu, přidáno 16.12.2014


Odhad nákladů na projekt pomocí funkce Microsoft Project na příkladu vytvoření technického pracovního návrhu pro sadu úkolů „Řízení kvality produktů a služeb“. Účel a podmínky použití programu, jeho charakteristika a uživatelská příručka.

Microsoft Project je komplexní software – systém řízení projektů a metoda pro optimalizaci správy portfolia, která umožňuje plánovat a řídit projektové aktivity organizací. K tomu slouží vestavěné šablony, nástroje pro různé úrovně analytiky a statistiky, nástroje pro řízení pracovní doby atd. Článek popisuje funkce a podrobněji popisuje, co je Ms Project, jak v programu pracovat a jak používat všechny možnosti aplikace Microsoft Project.

Obecná charakteristika a postavení produktu mezi konkurenty

Od roku 2007 se každé tři roky vydává každá nová verze Ms Project. Nejnovější aplikací je tedy v tuto chvíli verze aplikace 2016 s předplatným Office 365, kompatibilní s Windows 10, 8.1 a 7. Ve srovnání s jinými podobnými programy je Ms Project považován za nejrozšířenější a „nejlehčí“, patřící až po základní správu softwarových projektů s klasickým standardním kancelářským rozhraním. Na trhu jednouživatelských a malých řešení zaujímá softwarový produkt asi 80 % (používá ho asi 20 milionů lidí).

Jako integrovaný soubor metod, procesů a nástrojů je Ms Project považován za běžněji používaný pro projekty relativně malých projektů. Existence několika placených možností - základní, profesionální a pokročilé - však při výběru nejúplnější funkčnosti můžete výrazně rozšířit možnosti programu ve srovnání se základní verzí.

Konkurenti - analogy Ms Project, zvyšující své konkurenční výhody, se však často „budují“ právě škálováním nástrojů pro plánování nákladů a zdrojů a zajištěním organizace práce pro více uživatelů.

Mezi takové programy zaměřené na velké projekty lze vyzdvihnout Russified Open Plan.

Další oblastí „tuningu“ je produktová specializace. Mezi takovým softwarem je Primavera populární, široce používaný v oblasti inženýrských a stavebních projektů jako nástroj pro plánování a plánování sítě, který umožňuje zohlednit finanční, materiálové a pracovní zdroje ve středních a velkých projektech. Cloudový softwarový nástroj Basecamp je považován za hlavního konkurenta v segmentu ultralehkých řešení pro správu. Microsoft zároveň od roku 2013 nabízí i cloudovou verzi svého produktu.

Kromě cloudové aplikace je pod značkou Project k dispozici několik produktů:

1. Project Standard umožňuje přizpůsobené plánování pro malé projekty.

2. Corporate governance se provádí pomocí speciální platformy, včetně:

• samotný projektový server,
• firemní verze Project Professional, kde jsou k možnostem standardní verze přidány nástroje pro spolupráci (Project Server a SharePoint Foundation / Server),
• Technologie webového rozhraní pro reportování účinkujících o průběhu úkolů, pro prohlížení projektových portfolií a další spolupráci (Project Web Access).

Základem téměř monopolní popularity produktu Microsoft je to, že představuje součást rodiny Ms Office, což umožňuje:

• snadněji si osvojíte správu nástrojů ve známém prostředí produktů Ms Office (stylová podobnost rozhraní Project s Excelem je zřejmá),
• konfigurovat vzorce Ms Project ve stylu vzorců Excel,
• přizpůsobte produkt specifikám vašeho podnikání naprogramováním nebo zakoupením hotových řešení založených na Microsoft.Net nebo Visual Basic.

Aby se omezily problémy s technickou podporou, společnost Microsoft (například prostřednictvím programu Microsoft ISV Royalty) pobízí k nákupu řešení na klíč od partnerů a zároveň kompenzuje zákazníky za vývoj řešení pro konkrétní odvětví.

Cíle a možnosti programu

Začít pracovat v Microsoft Projectu se doporučuje zvládnutím projektového přístupu jako takového – seznámením se s jeho principy a metodami návrhu. To je nezbytné pro správné používání nástrojů: rozdělovat velké projekty na části, upravovat časové odhady, zohledňovat a začleňovat rizika, sledovat týmovou práci a používat motivační techniky. Ve školicím manuálu vydaném v roce 2013 Ministerstvem školství Ruské federace pro vývoj Projektu 2010 jsou první kapitoly věnovány úvodu do základů projektového řízení - plánovací techniky a konstrukce „projektového trojúhelníku“ ( „čas-náklady-rozsah práce“).

Pokud je implementován projektový přístup, program Project pomáhá řešit následující problémy:

Pro práci v programu se používají pojmy „Úkol“, „Zdroj“ a „Účel“. Aby bylo dosaženo cíle projektu, je práce rozdělena na úkoly. Pojem „zdroj“ se nejčastěji vztahuje na zaměstnance, ale může se také vztahovat na nemovitosti, vybavení a materiály. V aplikaci Microsoft Project dochází k přiřazení, když jsou zdroje přiděleny úkolu. Právě zadání určují dobu potřebnou k řešení problémů a ve výsledku i celkovou dobu projektu. Pro zobrazení, analýzu a zadávání existují tzv. reprezentace úkolů (Ganttův diagram, Task Form, atd.), zdrojů (Resource Graph, Resource Sheet) a přiřazení (například Resource Usage), což jsou grafické, tabulkové a formulářové pohledy.

Aby bylo možné plněji zobrazit potřebné informace na jedné obrazovce, místo jediného (normálního) režimu prezentace se zaškrtnutím „zaškrtávacího políčka“ v nabídce zobrazí kombinovaný režim. V tomto případě je obrazovka rozdělena horizontálně, což vám umožňuje vidět dva pohledy současně.

Rozdělení projektové práce tvoří strukturu, ve které jsou úkoly zastoupeny různými typy:

1. Samostatný úkol.
2. Souhrnný úkol (fáze) sestávající ze skupiny souvisejících úkolů.
3. Milník je referenční značka - bod důležité události, kterým je sledován průběh projektu.
4. Opakující se úkol, který se pravidelně objevuje v průběhu projektu (například „ranní schůzky“).

Počínaje Projectem 2010 lze úkoly plánovat v automatickém i ručním režimu, v tomto případě umístit úkol kamkoli do plánu.

V balíčku výhod, které oceňují Intel, Tesla, Toyota, BMW, Kraft, 21st Century Fox, British Airways a miliony dalších společností, se neustále objevují novinky, které najdete na oficiálních stránkách Projektu, ve speciální ruštině blogu nebo v komunitách Facebook a Vkontakte.

C vytvoření nového projektu v MS Project

Jako příklad uvažujme projekt návrhu a vývoje webových stránek vizitek obchodu pomocí cms.

První kroky při vytváření plánu projektu jsou: spuštění nového plánu projektu, definování data zahájení nebo ukončení projektu a zadání obecných informací o projektu.

1. Spusťte MS Project.
2. Klepněte na tlačítko Vytvořit na panelu nástrojů Standard nebo spusťte příkaz Soubor/Nový .
3. V nabídce Projekt vybrat týmInformace o projektu. Zadejte nebo vyberte datum zahájení projektu 17. října 2008 a klikněte OK.

Při spouštění nového projektu v aplikaci Microsoft Project můžete zadat datum zahájení nebo datum ukončení projektu, ale ne obojí. Doporučuje se pouze zadat Datum zahájení projektu a datum ukončení bude vypočítané v aplikaci Microsoft Project po zadání a naplánování úkolů. Pokud musí být projekt dokončen do určitého data, měli byste zadat pouze datum ukončení projektu. Počáteční plánování by mělo být provedeno od data ukončení, aby se určilo datum, kdy je třeba projekt zahájit.

1. Klikněte na tlačítko Uložit.
2. V poli Název souboru zadejte název projektuVývoj webu 1a potom klepněte na tlačítko Uložit .

Zadání klíčových informací o projektu

Každý projekt obsahuje jedinečnou sadu komponent: účel projektu, konkrétní úkoly a osoby, které je provádějí. Abyste si zapamatovali všechny důležité informace a jejich vztah, měli byste zadat data projektu a podle potřeby se na ně odkazovat.

1. V nabídce Soubor vybrat tým Vlastnosti a otevřete kartu Dokument.
2. Zadejte jakékoli informace o projektu, například kdo jej bude spravovat a udržovat soubor projektu, popište účel projektu, známá omezení a zadejte další obecné poznámky k projektu.
3. Klepněte na tlačítko OK.

Nastavení kalendáře projektu

Projektový kalendářlze upravit tak, aby odrážely pracovní dny a hodiny každého účastníka projektu.Standardní kalendář: pracovní dny od pondělí do pátku, od 9:00 do 18:00 s hodinovou přestávkou na oběd. Můžete také nezávisle definovat nepracovní dobu, jako jsou víkendy nebo noci, stejně jako zvláštní dny volna, jako jsou svátky.

1. V nabídce Zobrazit vybrat tým Ganttův diagram.

Toto zobrazení se používá k zobrazení výchozího nastavení pro nový projekt. Okno Project View má další vertikální záhlaví, které zobrazuje název pohledu.

1. V nabídce Nástroje vybrat týmZměnit pracovní dobu.
2. Vyberte datum v kalendáři, například 1. ledna 2008.
3. Vyberte možnost mimopracovní dobu na víkendy od 1. ledna do 9. ledna, 23. února a 8. března.
4. Vyberte možnostnestandardní pracovní dobazměnit otevírací dobu v pátek, v terénu S v poli uveďte 9:00 až 13:00 a čas ukončení Od 14:00 do 17:00.
5. Klepněte na tlačítko OK.

Zadání a uspořádání seznamu úkolů

Po dokončení této lekce budete mít vytvořený seznam úkolů uspořádaný podle souhrnných a podrobných úkolů.

Zadávání úkolů a jejich trvání

Typickým projektem je sbírka příbuznýchúkoly . Úkol je určen rozsahem práce a konkrétní Výsledek ; měla by být dostatečně krátká, aby umožňovala pravidelné sledování pokroku. Doba trvání úkolů by se měla obvykle pohybovat od jednoho dne do dvou týdnů.

1. V okně projektu (reprezentované jako Ganttovy diagramy v ) v poli Název úkolu Zadejte název první úlohy (viz obrázek 1). Ve sloupci Doba trvání Microsoft Project zadá s otazníkem odhadovanou dobu trvání úkolu, což je jeden den.

Ke každému úkolu můžete přidat poznámky. V terénu Název úkolu vyberte úkol a klikněte na tlačítko Poznámky k úkolu . Zadejte informace do polePoznámky a klikněte tlačítko OK.

1. V poli Doba trvání Zadejte čas potřebný k dokončení úkolu (viz obrázek 1). Doba realizace se zadává v měsících, týdnech, dnech, hodinách nebo minutách, s výjimkou dnů pracovního klidu. Mohou být použity následující zkratky.

měsíce = měsíc týdny = n dní = d hodin = h minut = min

Poznámka. Chcete-li nastavit přibližnou dobu trvání, zadejte za ni otazník.

1. Stiskněte klávesu ENTER.
2. Na následujících řádcích zadejte další úkoly potřebné k dokončení projektu. Jak je uspořádat a změnit, bude diskutováno později.

Poznámka. U každého úkolu nemusíte zadávat data do polí Začátek a Konec. V aplikaci Microsoft Project se počáteční a koncová data vypočítávají na základě vztahů mezi úkoly, které budou popsány v další lekci.

Předprojektový průzkum

Definování projektového dne

Plánování

Dny pracovního plánu

Plánování denního rozpočtu

Den plánování rizik

Design

Určení tématu a organizace obsahu pro daný den

Den analýzy obsahu

Strukturování obsahu

Vytvoření plánu doručování obsahu

Denní designový design

Navrhování SCRIPTŮ

Návrh hostingové stránky

Design obsahu

Návrh dokončen 0 dní

Analýza a správa dat

Implementace

Vývoj šablon (design) dnů

Vývoj grafického obsahu (tlačítka, loga) dny

CMS ) dny

Dny plnění zdrojů (obsahu).

Hostingový den

Dokumentace (pokyny) dnů

Analýza vzorů z pohledu použitelnosti, zákaznických a manažerských rozhodovacích dnů (rozhodnutí o riziku).

Testování

Interní testování

Den testu použitelnosti

Funkční test

Obsahový test (z hlediska gramatiky a logiky) dny

Externí testovací den

Finalizace dnů

Implementace

Převod stránek k zákazníkovi

Vedení mistrovské třídy o používání dat

povýšení

Optimalizace pro vyhledávače

Registrace do vyhledávačů

Naplnění každého prvku informacemi

Implementace dokončena 0 dní

Analýza a archivace denní dokumentace

Uzavření smlouvy o denní podpoře

Vzdání se nároků

Rýže. 1. Plán projektu

Vytvoření milníku

Milník Jedná se o úkol používaný k označení významných událostí kalendáře, jako je například dokončení hlavní pracovní fáze. Když pro úkol v aplikaci Microsoft Project zadáte dobu trvání nula, Ganttův diagram zobrazí symbol milníku na začátku odpovídajícího dne.

1. V poli Doba trvání Klikněte na dobu trvání úkolu, pro který chcete vytvořit milník, a poté zadejte hodnotu 0d . Stiskněte klávesu ENTER.

Poznámka. Úkol s nulovým trváním je automaticky označen jako milník, ale milníkem lze učinit jakýkoli úkol. Chcete-li označit úkol jako milník, vyberte úkol v poli Název úkolu. Klepněte na tlačítko Podrobnosti úkoluna standardním panelu nástrojů (nebo spusťte příkazPodrobnosti projektu/úkolu). Vyberte kartu dodatečně a poté zaškrtněte políčkoOznačte úkol jako milník.

Uspořádání úkolů do logické struktury

Strukturovánípomáhá organizovat úkoly do lépe spravovatelných součástí. Vytvořením hierarchie můžete spojit související úkoly do obecnějšího úkolu. Běžné úkoly se nazývají souhrnné úkoly (nebo fáze); se nazývají úkoly spojené do souhrnného úkolu dílčí úkoly . Datum zahájení a ukončení souhrnného úkolu je určeno datem zahájení a ukončení jeho prvního a posledního dílčího úkolu. V našem příkladu jsou shrnutím (fázemi) úkoly -Předprojektový průzkum, Návrh, Implementace, Testování, Implementace.

K uspořádání struktury byste měli použít tlačítka struktury.

1. V poli Název úkolu zvýraznit úkoly, které je třeba přeměnit na dílčí úkoly.
2. Klepněte na tlačítko Odsadit k odsazení úkolů.
3. Udělejte totéž se zbývajícími dílčími úkoly.

Změna seznamu úkolů

Jakmile vytvoříte seznam úkolů, možná budete muset změnit uspořádání úkolů, zkopírovat sadu úkolů nebo odstranit úkoly, které již nepotřebujete.

1. V poli "Identifikátor". » (pole zcela vlevo) vyberte úkol, který chcete zkopírovat, přesunout nebo odstranit. Chcete-li zvýraznit řádek, klikněte na číslo ID úlohy. Chcete-li vybrat více sousedních řádků, podržte klávesu stisknutou POSUN , klikněte na číslo prvního a posledního řádku v požadovaném rozsahu. Chcete-li vybrat několik rozptýlených řádků, stiskněte tlačítko CTRL a při držení klikejte jedno po druhém na identifikační čísla úkolu.
2. Zkopírujte, přesuňte nebo odstraňte úkol. Chcete-li zkopírovat úlohu, klepněte na tlačítko kopírovat . Chcete-li přesunout úkol, klepněte na tlačítko Střih . Chcete-li odstranit úkol, stiskněte DEL.
3. Chcete-li přesunout vyjmutý blok nebo vložit zkopírovaný blok, vyberte řádky, kam jej chcete vložit. Ujistěte se, že jsou vybrány požadované řádky. Klepněte na tlačítko Vložit . Pokud řádky, které vložíte, obsahují informace, budou nad tyto řádky vloženy nové řádky.
4. Soubor projektu pravidelně ukládejte.

Rada. Chcete-li přidat nový úkol mezi existující, vyberte ID úkolu a stiskněte klávesu INS . Po vložení nového úkolu se všechny úkoly automaticky přečíslují.

Vytváření vztahů mezi úkoly

Jedním z nejspolehlivějších způsobů plánování úkolů je navázání vztahů mezi nimi, tzn.závislosti na úkolech. Závislosti úkolů odrážejí závislost následných úkolů, popř následovníci , dřívější úkoly, popřpředchůdci. Pokud například úkol „Namaluj zeď“ musí být dokončen před úkolem „Pověste hodiny“, můžete tyto dva úkoly propojit tak, aby se úkol „Namaluj zeď“ stal předchůdcem a úkol „Pověste hodiny“ nástupce.

Typy odkazů na úkoly

MS Project má čtyři typy vazeb mezi úkoly. Vztah Finish-to-start, nebo zkráceně FS, je nejběžnějším typem závislosti mezi úkoly, ve kterém úkol B nelze spustit, dokud není dokončen úkol A:

Vztah Start-to-start, nebo zkráceně SS, označuje závislost, ve které úkol B nemůže začít, dokud nezačne úkol A. Například technické úpravy nemohou začít před Úpravou materiálů, ale aby bylo možné zahájit technické úpravy, není nutné počkat na konec Úpravy materiálů. Tento typ komunikace obvykle kombinuje úkoly, které je třeba dokončit téměř současně.

Vztah Finish-to-Finish neboli zkráceně FF (00) označuje závislost, ve které úkol B nemůže dokončit, dokud není dokončen úkol A. Tento vztah obvykle kombinuje úkoly, které musí být dokončeny téměř okamžitě. současně, ale jeden nemůže skončit dokud nebude dokončena druhá. Například k dodání a převzetí programu dochází současně s opravou chyb (zjištěných během procesu dodání a převzetí), a dokud není oprava chyb dokončena, nelze dokončit ani dodání a převzetí.

Vztah Start-to-Finish, nebo zkráceně SF, je závislost, ve které úkol B nemůže dokončit, dokud nebude zahájen úkol A. Tento vztah se obvykle používá, když A je úkol s pevným datem zahájení, které nelze změnit. V tomto případě se datum zahájení následujícího úkolu nemění, protože se zvyšuje trvání předchozího úkolu.

Jakmile jsou úkoly propojeny, změna dat předchůdce ovlivní změny v datech následníků. Aplikace Microsoft Project ve výchozím nastavení vytvoří závislost úlohy Dokončit-Spustit. Protože však vztah Finish-Start není vhodný pro každý případ, pro modelování skutečného projektu připojení úkolu lze změnit na Start-Start, Finish-Finish nebo Start-Finish.

Použití zpoždění a záloh

Závislosti mezi úkoly jsou v životě často o něco složitější než od dokončení do začátku. Například mezi úkolem „Malování stěn“ a „Věšení obrázků“ musí uplynout den, aby barva zaschla. K popisu takové závislosti mezi úkoly používá MS Project parametr Lag. Například v případě malování stěn by měla být prodleva mezi úkoly 1 den.

Prodleva je vlastnost vazby a lze ji zadat v dialogovém okně Definovat vlastnosti vazby (například 1 den) nebo jako procento doby trvání předchozí úlohy. Pokud například úloha předchůdce trvá 4 dny, pak by se zpoždění 25 % rovnalo 1 dni.

Někdy nemusíte čekat, až bude předchozí úplně hotový, abyste mohli začít s dalším úkolem. Například můžete začít lepit tapety, když je alespoň na některých stěnách v domě položena omítka. V tomto případě byste měli použít Lead. Předstih se zadává stejným způsobem jako zpoždění, ale se záporným znaménkem, například náskok 1 dne je označen jako -Id (-1d) a náskok 50 % (to znamená, že další úkol začíná, když předchozí je z poloviny dokončena) jako -50 %.

Způsoby vytváření spojení

Pomocí myši

Odkaz se vytvoří tažením myši z jednoho pruhu Ganttova diagramu do druhého, přičemž výchozí typ odkazu je definován jako FS. Předcházející úloha je ta, kterou začalo přetahování, a následná úloha je ta, při které přetahování skončilo (šipka na konci odkazu označuje následující úlohu). Chcete-li odstranit připojení nebo změnit jeho typ, musíte dvakrát kliknout na diagram a provést příslušné operace v dialogovém okně, které se otevře.

Pomocí nabídky

Chcete-li propojit dva nebo více úkolů, vyberte je v Název úkolu a ve stejném pořadí, v jakém by měly být připojeny. Chcete-li vybrat více úkolů v řadě, stiskněte POSUN a při jeho držení klikněte na první a poslední úkol. Chcete-li náhodně vybrat více úkolů, stiskněte CTRL a podržte jej a postupně klikněte na požadované úkoly.

Klikněte na tlačítko Propojit úkoly ( nebo spusťte příkazÚpravy/propojení úkolů).

Chcete-li změnit odkaz na úkol, poklepejte na odkaz na úkol, který chcete změnit. Otevře se dialogové okno Závislosti úloh. Pokud se otevře dialogové okno Styly čar, neklepli jste na spojnici; Toto dialogové okno musíte zavřít a znovu dvakrát kliknout na odkaz úlohy.

V combo boxu Typ vyberte požadovaný typ spojení mezi úkoly a klikněte na tlačítko OK.

Chcete-li odpojit úlohy, vyberte tyto úlohy v poli Název úlohy a klepněte na tlačítkoPřerušit odkazy na úkoly. Všechna připojení jsou odstraněna a všechny úkoly jsou přeplánovány na základě omezení , například „Co nejdříve“ nebo „Skutečné dokončení“.

Úprava vztahů v tabulce

Chcete-li rychle identifikovat předchůdce úkolu při zadávání úkolů, použijte sloupec Předchůdci, který je standardně zahrnut v tabulce Položka.

V případech, kdy se připojení liší od standardního, musí pole uvádět číslo předchozí úlohy a zkratku odpovídající typu připojení. Pokud má připojení zpoždění nebo předstih, musí být označeno vedle typu připojení pomocí znamének + nebo -. Je-li u standardního FS (OH) zapojení použito zpoždění nebo předstih, pak musí být uvedena i jeho zkratka. A pokud má úkol několik předchůdců, musí být spojení s nimi označeno středníkem.

Úprava vztahů ve formuláři

Pokud ve svém projektu používáte různé typy připojení, pak bude pro práci s nimi výhodnější použít speciální dialogová okna. Nejpohodlnější je dialogové okno Formulář úkolů. Tento formulář se zobrazí, pokud v Ganttově diagramu vyberete příkaz nabídky Okno/Rozdělit.

Vytvořte propojení mezi úkoly v projektu (viz tabulka 1).

stůl 1

Datum zahájení projektu

Ať náš projekt začne v pondělí 20.10.2008.

1. Otevřete dialog definice projektu pomocí příkazu nabídky Projekt/Informace o projektu (Podrobnosti o projektu/projektu) a změňte hodnotu parametru Datum zahájení ( Datum zahájení) 20.10.2008 . Poté bude plán projektu automaticky přestavěn.
2. Vývoj webu 1.

Omezení a termíny

Propojení úkolu s konkrétním datem v MS Project se provádí pomocí prvku Constraint ( Omezení ). Pomocí omezení můžete například určit, že úkol musí začít v určitý den nebo skončit nejpozději v určité datum.

Definováním trvání úkolů a vztahů mezi nimi poskytujete programu flexibilitu při přepočítávání plánu projektu, pokud se plán změní. Zavedení omezení tuto flexibilitu snižuje a MS Project rozlišuje několik typů omezení (Tabulka 2) podle toho, jak moc ovlivňují flexibilitu výpočtů.

V projektech naplánovaných od data zahájení mají ve výchozím nastavení všechny úkoly omezení Co nejdříve (Co nejdříve) a v projektech plánovaných od data ukončení Co nejpozději ( Co nejpozději).

tabulka 2

Výchozí omezení můžete změnit zadáním data zahájení nebo ukončení úkolu do sloupců Začátek a Konec v tabulce Položka nebo v jakékoli jiné tabulce, která tyto sloupce obsahuje. Po zadání data MS Project nastaví limit v souladu s tabulkou. 2.

Uzávěrka ) datum udávající termín dokončení úkolu. Rozdíl mezi použitím termínu a omezení spočívá v tom, že termín nemá vliv na výpočet harmonogramu projektu. Pokud má úkol termín, zobrazí se v Ganttově diagramu odpovídající značka, a pokud úkol není dokončen do tohoto termínu, objeví se ve sloupci Indikátory speciální ikona.

Omezení musí být v plánu, než přejdete od plánování rozsahu práce k plánování zdrojů zapojených do projektu. Je to dáno tím, že termín dokončení prací se většinou odvíjí od počtu přidělených účinkujících a přítomnost termínů napoví, kdy je pro dodržení termínu nutné na úkol vyčlenit více zaměstnanců a kdy méně. pokud termín netlačí.

Hlavní omezení načasování hlavních fází lze zavést po vypracování kostry projektu. Po přidání všech prací do plánu je třeba omezit nejdůležitější z nich a teprve poté přistoupit k určení spojení a trvání. Obvykle již v této fázi lze zjistit, zda je práce v termínech a upravit délku trvání některých úkolů.

Příklad použití omezení a lhůt

Protože jsme v našem příkladu nedefinovali omezení a termíny ve fázi sestavování rámcového plánu práce, začneme termíny a omezení určovat v aktuálním plánu práce. V projektuNávrh a vývoj webových stránek vizitek obchodu pomocí cmspoužijeme oba typy omezení MS Project: a vlastně omezení a termíny , takže můžete porovnat snadnost jejich použití.

Předpokládejme, že vývoj webu trvá v průměru 4 měsíce. To znamená, že zahájení vývoje webu na konci října, musíme ho dokončit například v polovině února, nejpozději do 20. Vzhledem k tomu, že toto datum je obvykle uvedeno ve smlouvě se zákazníkem, na kterého se stránky převádějí, je toto omezení velmi přísné. V souladu s tím musíte pro závěrečný úkol Vzdání se nároků nastavit omezení Dokončit nejpozději na datum 20.02.09.

1. Proč k otevření dialogového okna potřebujete dvakrát kliknout na úlohu?Podrobnosti úkolua přejděte na kartu Dodatečně.
2. Na kartě Upřesnit v rozevíracím seznamu Typ omezení ( Typ omezení) vyberte Dokončete nejpozději do.
3. V poli Datum omezení ( Datum omezení) uveďte datum, kterým je splnění úkolu omezeno- 20.02.09.

Někdy, chcete-li zrušit omezení, musíte odstranit zadané datum v poli Datum omezení. MS Project však neumožňuje ponechat toto pole prázdné, a proto, abyste datum z pole odstranili, musíte jej nahradit textem NA (ND).

1. Klepněte na tlačítko OK.

Při nastavování omezení MS Project zkontroluje, zda má úkol nějaké vztahy, a pokud nějaké existují, analyzuje, zda by nastavené omezení nemohlo vést ke konfliktům. Pokud je to dle názoru programu možné, zobrazí se nápověda, pomocí které můžete zrušit nastavení limitu (první přepínač), pokračovat v používání jiného (z pohledu MS Project optimálního) limitu (druhý přepínač ), nebo pokračujte v používání zvoleného limitu (třetí přepínač).

V našem případě úkol podléhající omezení Dokončit ne později (Dokončete nejpozději do), existuje předchůdce, a pokud skončí později než datum omezení, způsobí konflikt. MS Project považuje v naší situaci za optimální použít omezení Finish No Earlier Than (Skončit ne dříve), ale to se nám vůbec nehodí.

Poznámka: Informace o typu vytvořeného omezení můžete získat najetím myši na odpovídající ikonu v poli Indikátory ( Indikátory).

1. Pak předpokládejte, že na základě smlouvy s nezávislým vývojářem poskytujícím služby vývoje šablonVývoj šablony(tato úloha nemá žádné předchůdce) by se měla spustit 20.11.08 a uskuteční se do 5 dnů. V souladu s tím toto datum opravíme omezením Must Start On (Pevný start) a trvání v 5 dní.
2. Zařaďme do plánu důležitý úkol č. 18Design dokončen. Podle smlouvy musí být návrh dokončen 5 dní před etapou Realizace, tedy do 20.11.2008.
3. Stanovte si termín úkoluHosting dne 26. 12. 2008.
4. Web můžete hostovat pouze tehdy, když je dokončena alespoň polovina vývoje šablon, grafického designu, CMS a naplněn obsah zdroje. Proto problém spojímeHostování umístěnízávislost FS (OH) na problémuObsah zdroje (obsah)a nastavte zpoždění (Lag) na -50 %.
5. Hostingje v podstatě definitivní, protože po jeho ukončení je dosaženo jednoho z výsledků projektu, který je předán „venku“ projektovému týmu. V tomto případě není trvání dokončovacích úkolů nulové. Chcete-li označit úkol s nenulovým trváním jako konečný, musíte použít kartu Upřesnit ( dodatečně ) v dialogovém okně podrobností úlohy. Na kartě musíte zaškrtnout políčko Označit úkol jako milník (Označte úkol jako milník).

Opakující se úkoly

Často se v projektu některé úkoly vyskytují pravidelně, jako je příprava zpráv pro klienta projektu nebo setkání s projektovým týmem. Opakující se úkoly jsou navrženy tak, aby popisovaly takové úkoly v plánu projektu. Můžete je přidat do projektu pomocí příkazu nabídky Vložit/Opakující se úkol (Vkládání/opakování úlohy), který otevře dialogové okno s podrobnostmi o opakované úloze.

V našem projektu vytvoříme opakující se úkolSetkání projektového týmu, která bude realizována v pátek.

1. Proveďme příkazVkládání/opakovaný úkol.
2. V dialogovém okně podrobností o opakované úloze, které se otevře, uveďte jméno - Setkání projektového týmu a trvání 2 hodiny.
3. Stanovme interval opakování úlohytýdně, v pátek.

V části Kalendář pro plánování tohoto úkolu (Kalendář pro plánování tohoto úkolu) určuje, na základě kterého kalendáře bude úkol zařazen do kalendářního plánu. Ve výchozím nastavení, když je rozevírací seznam Kalendář nastaven na Žádný, je úkol přidělen na základě nastavení kalendáře projektu a zdrojů. Pokud chcete k plánování úkolu použít speciální kalendář, můžete jej vybrat v rozevíracím seznamu. V tomto případě bude k dispozici zaškrtávací políčko Plánování ignoruje kalendáře zdrojů.(Podrobně se na účinek této vlajky podíváme v části"Kalendář úloh" později).

1. Po provedení všech nastavení je třeba stisknout tlačítko OK a program vytvoří v projektu opakovanou úlohu.

Nepředvídané problémy mohou nastat, pokud se úkol například opakuje o víkendu. MS Project to zjistí a zobrazí zprávu s možnostmi, jak problém vyřešit: přeplánujte úkol na další pracovní den kliknutím na Ano, nevytvářejte opakování v nepracovní dny kliknutím na Ne nebo nevytvářejte opakovaný úkol kliknutím na Zrušit .

Po umístění opakujícího se úkolu do projektu se samotný úkol objeví jako fáze v plánu a jeho opakování jako jeho vnořené úkoly. Úkol a opakování jsou označeny speciálními ikonami v poli Indikátory.

Souhrnný projektový úkol

Jakmile je stanoven rozsah práce, náš plán se skládá ze čtyř fází, které kombinují všechny úkoly projektu. Doba trvání je u každého z nich známa, ale nemáme obecné informace o délce trvání celého projektu. Nelze jej získat sečtením trvání fází, protože se částečně provádějí současně, což znamená, že celková doba trvání projektu se nerovná délce trvání jeho fází. Chcete-li sestavit fáze do jediného celku, můžete vytvořit další fáziNávrh a vývoj webových stránek vizitek obchodu založených na cmsa zahrnout do něj všechny stávající fáze. Ale je to správnějšízobrazit souhrnný úkol projektu(Souhrnný úkol projektu) Speciální úkol speciálně navržený tak, aby spojoval všechny aktivity projektu. Na Ganttově diagramu se zobrazuje speciální barvou a MS Project s ní zvláštním způsobem pracuje.

1. Chcete-li zobrazit souhrnný úkol projektu, v nabídce Možnosti na kartě Zobrazit ) musíte zaškrtnout úkol Zobrazit souhrn projektu (Zobrazit souhrnný projektový úkol). Souhrnný úkol se zobrazí s názvem převzatým z pole Název ve vlastnostech souboru, který lze upravit v dialogovém okně otevřeném příkazem nabídky Soubor/Vlastnosti ( Soubor/Vlastnosti).

Pokud je pole Komentáře v tomto dialogovém okně vyplněno ( Poznámky ), pak se jeho hodnota stane komentářem k souhrnnému úkolu. Když změníte název souhrnného úkolu nebo komentáře (Poznámky), hodnoty odpovídajícího pole ve vlastnostech souboru se automaticky změní.

1. Uložte soubor projektu jakoVývoj webu 2.

Ganttův diagram je lineární diagram, který určuje data zahájení a ukončení vzájemně souvisejících prací s uvedením zdrojů použitých k jejich dokončení.

• Tutorial

Krátký úvod

Nejprve si připomeňme, co se obvykle vyžaduje od projektového manažera. Pro zkušené manažery je to zřejmé, ale pro začátečníky (nebo ty, kteří se manažery teprve plánují) bude užitečné si to ještě jednou připomenout. Projekt vývoje softwaru je tedy vytvoření nějakého jedinečného produktu. V různých fázích životního cyklu projektu musí projektový manažer řešit různé problémy.

Před zahájením projektu

1. jak dlouho bude projekt trvat?
2. kolik bude projekt stát

Poznámka. Nikdy jsem se nemusel zabývat explicitními peněžními odhady projektu, a jak nyní chápu, je to vážné opomenutí. Všechny projekty, které jsem řídil, realizovali zaměstnanci společnosti. Projektový tým se formoval po celou dobu trvání projektu, někteří specialisté byli zapojeni po určitou dobu. Ve skutečnosti jsem povinen odhadnout počet požadovaných účinkujících a také načasování jejich přilákání. Zdá se mi, že je to docela typická situace pro společnosti zabývající se vývojem softwaru. Nakonec vše sestává z odhadu mzdových nákladů, které se pomocí empirických vzorců promění v odhad nákladů na projekt. Jak vidíte, existuje přímý vztah mezi náklady na projekt a jeho načasováním.

Během projektu

Po dokončení projektu

Co umí MS Project

Podívejme se stručně na vlastnosti entit.

Úkol má trvání, objem, přidělený zdroj a zatraceně spoustu dalších vlastností. Pokud vestavěné vlastnosti nestačí, můžete přidat své vlastní - použijeme je později. Úkoly mohou být propojeny různými vztahy (předchůdci, následníci atd.).

Zdroj má mnoho popisných vlastností, ale nejdůležitější je, že může být
nastavit dostupnost v čase, k tomu slouží kalendář. Zdroj může být
přiřazený k úkolu.

Na základě těchto dat může Project vytvářet různé pohledy pomocí
filtry, seskupení, řazení atd. Kromě toho může použít nějaký algoritmus
vypočítat data zahájení a ukončení úkolů s přihlédnutím k dostupnosti přidělených zdrojů
a propojení mezi úkoly. To je vlastně skoro vše, co umí.
Pojďme se podívat, jak z toho můžeme těžit

Jak to použít

Poznámka Aby to bylo jasnější, upřesním některé obecné vlastnosti projektů,
se kterým jsem pracoval. Takže mluvíme o projektech vývoje softwaru,
které se skládají z několika fází. Na konci každé fáze bychom měli nějaké získat
hmatatelný výsledek, který bude prezentován zákazníkovi, proto je pro nás důležité hodnotit
termín nejen pro projekt jako celek, ale i pro každou etapu. Opakuji, jediný typ zdroje
co je potřeba, jsou lidé a nenajímáme specialisty zvenčí, ale využíváme
schopnosti stávajících zaměstnanců.

Příprava plánu

1. Jak dlouho bude tento projekt trvat?
2. Kolik (a jakých) specialistů to bude vyžadovat?
3. Jaké přibližně mzdové náklady se u tohoto projektu očekávají?

1. Příprava seznamu úkolů
2. Nastavujeme závislosti mezi úkoly
   (výsledek kterého úkolu je nutné přejít k dalšímu?).
3. Přidělujeme vykonavatele úkolů
4. Vyrovnání zatížení zdrojů
5. Bilancování toho, co se stalo

1. Pro rozklad nepoužíváme souhrnné úlohy.
   Všechny úkoly umístíme do jednoho lineárního seznamu. Zpočátku se to může zdát nepohodlné,
   ale ušetří vás to od mnoha problémů v budoucnu. Pro správu struktury úkolů
   Používáme vlastní pole (viz níže).
2. Drag&Drop se velmi často používá ke správě závislostí úloh. Když je úkolů hodně, rychle se to stává nepohodlným. V tomto případě doporučuji nepoužívat drag-and-drop, ale explicitně zadat počty předchozích úloh. Chcete-li to provést, můžete do tabulky přidat sloupec „předchůdci“ a ručně zadat čísla úkolů.
3. Délka každého úkolu by neměla přesáhnout dva týdny.
   Pokud doba trvání úkolu přesáhne týden, je to již důvod k zamyšlení nad jeho rozkladem. Postupoval jsem podle velmi jednoduché metodiky hodnocení: primitivní úkol - 2 dny, průměr
   obtížnost - 1 týden, obtížný úkol - 2 týdny. Těžkých úkolů by přitom nemělo být mnoho. Tento přístup umožňuje poměrně rychle připravit plán hodnocení.
   Na jednu stranu výsledný odhad samozřejmě nebude přesný, ale na druhou stranu, který z nich je přesný? Z praktické zkušenosti to mohu říci
   Na velkých projektech se chyby v odhadech jednotlivých úkolů obvykle vyrovnávají, ale u malých projektů je často možné (a nutné!) použít přesnější odhady.
4. Snažíme se vyhýbat úkolům, které mají více účinkujících. Ke každému úkolu by měl být přiřazen pouze jeden vykonavatel. Má smysl jmenovat dva účinkující
   pouze pokud skutečně spolupracují (například cvičíte párové programování). V ostatních případech je lepší problém rozložit.
5. Při jmenování účinkujících se řídíme jejich profesí a kvalifikací, zatím se nestaráme o rovnoměrnost pracovní náplně.
6. Souhrnné úkoly používáme k rozdělení úkolů na etapy. Mezi fáze vkládáme závislosti tak, aby postupovaly sekvenčně. Rozdělení na etapy je zatím celkem přibližné.

Bilancování projektu

Po prvotní přípravě plánu bývá výsledkem naprostá ostuda, nikoliv projekt. Proto to začneme dávat do pořádku. Uklízení zahrnuje ruční vyvažování zadání účinkujících a rozdělení na etapy. K tomu používáme seskupování úkolů podle účinkujících abyste viděli, jak jsou úkoly rozděleny. Pro snadné prohlížení doporučuji seřadit úkoly podle data zahájení.

Poznámka. Teoreticky by se k odhadu zatížení měly používat grafy
stahování uživatelů. Tyto grafy jsou dobré (pravděpodobně) pro management, když jsou
zhodnotit hotový projekt. Jsou však nevhodné ve fázi vytváření plánu, protože ukazují
že je všechno špatně, ale nedávají absolutně žádné informace o tom, proč tomu tak je a co se dá dělat.

Pak začíná kouzlo balancování. Je nutné minimalizovat dobu dokončení každé fáze zajištěním víceméně rovnoměrného zatížení všech účastníků projektu. K tomu provedeme následující kroky:

1. Změňte vykonavatele úkolu.

   Dává to smysl dělat, pokud vidíme, že jeden vykonavatel má velký konec úkolů,
   a druhý má zjevné „díry“ a může převzít část práce
   První.

2. Přesuňte úkol do jiné fáze.

   Úkol, který vede k prodloužení etapy, ale není nutný
   získat výsledek fáze lze přenést do fáze později. A naopak,
   pokud scéna obsahuje „díry“ v načítání účinkujících, a vyměňte účinkující
   Pokud to nevyjde, můžete zkusit vzít úkoly z další fáze.

Nyní se na projekt znovu pečlivě podíváme, dbáme na to, aby vazby mezi úkoly byly umístěny správně, aby se na nic nezapomnělo a zadání účinkujících odpovídalo jejich specializacím a kvalifikaci.

Rizikové účetnictví

V důsledku všech výše uvedených manipulací získáme plán realizace projektu, se kterým můžeme pracovat.

S tímto plánem můžeme:

1. Uveďte načasování projektu a jeho fáze. Přiměřeně a s vysokou mírou
   spolehlivost.
2. Odhadněte přibližné mzdové náklady na projekt

Práce s plánem

1. Vydávejte úkoly účinkujícím
2. Splněné úkoly označte v plánu
3. V případě výrazných odchylek plán upravte

Poznámka. Obvykle úkoly v kalendáři nepřesouvám, ale pouze si všímám, jak jsou hotové. Odchylky od plánu sleduji odchylkou celkového projektového úkolu od aktuálního okamžiku.

Existuje další strategie – změny termínů úkolů, „posouvání“ nesplněných úkolů dopředu. Díky tomuto přístupu můžete ke sledování odchylek od plánu použít další užitečnou funkci MS Project – základní linii. Základní linie je jednoduše uložený snímek stavu úkolů. To lze provést na začátku projektu. Chcete-li porovnat aktuální plán se základní linií, otevřete „Ganttův diagram se sledováním“. U dynamického plánu, kde se často mění pořadí úkolů, to může být nepohodlné, takže do projektu vkládám milníky, které odrážejí některé důležité výstupy projektu, a sleduji odchylky od základní linie pouze u těch.

Spravujte strukturu úkolů pomocí vlastních polí

Poté dostaneme příležitost určit pro každý úkol komponentu, ke které patří, a pomocí seskupování úkolů podle komponent sledovat, jak se věci vyvíjejí.

Vlastní pole umožňují rozdělit úkoly do více kategorií, například jsem úkoly rozdělil podle typu práce: Vývoj, Testování, Dokumentace.
Pro zvídavé zmíním, že v MS Project lze také nastavit pravidla pro kreslení diagramů na základě vlastností úlohy. V případě potřeby můžete nastavit, aby úkoly pro různé komponenty měly různé barvy a barva bude určena pouze vlastností task; není nutné ji nastavovat ručně pro každou úlohu. Taková nastavení nevyžadují psaní skriptů, ale provádějí se pomocí standardních konfiguračních nástrojů grafu.

Použití vlastních polí, stejně jako funkce filtrování, třídění a seskupování zabudované do MS Project, vám umožňuje získat různé pohledy, které vám umožní získat odpovědi na mnoho otázek, které vyvstávají pro projektového manažera.

Dokončení projektu

Závěr

Určitě mi něco uniklo, klidně se ptejte.