Systémy pro spolupráci a kontrolu. Projektový manažer

Software pro řízení projektů (Project Manager) vám umožňuje efektivně plánovat a řídit průběh vašich úkolů. A jako je tomu u všech produktů pro správu, každý uživatel má svůj vlastní názor na to, co by měl nástroj pro řízení projektů umět, kromě udržování seznamu úkolů a řízení času.

Tato recenze se zaměřuje na ty programy, které nabízejí standardní funkce projektového řízení, jako je plánování úkolů a zdrojů, sledování průběhu, plánování, grafy stavu projektu, podpora pro vnořené projekty a úkoly a také jejich závislosti.

Poznámka Poznámka: Známý komerční produkt společnosti Microsoft MS Project by neměl být používán jako měřítko pro programy řízení projektů. Ne všechny projekty vyžadují složité mechanismy. Kromě toho existuje mnoho projektů, které snadno zapadají do rámce udržování jednoduchých hierarchických knih problémů, jako je ToDoList.

Recenze bezplatného softwaru pro řízení projektů (Project Manager)

Open Workbench poskytuje skvělé příležitosti pro řízení projektů

Na prvním místě seznamu je nástroj pro správu projektů se zdrojovým kódem s názvem , který nabízí tak obrovskou škálu funkcí a funkcí, že má smysl o něm uvažovat před jakýmkoli rozhodnutím o nákupu komerčního balíčku pro řízení projektů. Jako každý komerční produkt bude aplikace vyžadovat, abyste věnovali nějaký čas tomu, abyste se rozhlédli po všech jejích funkcích.

Poznámka: Pokud jste zvyklí používat MS Project, pak budete také potřebovat nějaký čas, abyste se na projekt podívali z trochu jiné perspektivy. Faktem je, že MS Project je orientován na úkoly a Open Workbench je orientován na zdroje.

Podle vývojářů je "Open Workbench postaven na základě odhadů nákladů na řešené úkoly. Odhady jsou vázány na zdroje přiřazené k úkolům. Trvání projektu bude vypočítáno na základě počtu hodin, které každý zdroj na projektu přidělí k pokrytí celkového počtu hodin potřebných k dokončení všech úkolů "Otevřený pracovní stůl je nejvhodnější pro týmy, které odhadují trvání projektu na základě odhadů všech úkolů spojených s projektem a poté vytvářejí plány personálního obsazení a alokace zdrojů."

Poznámka: Pokud jste to nevěděli, tak podle všech projektových programů, nejen projektového řízení, je člověk zdrojem a nic víc. To však neberte vážně, je to jen terminologie.

Mezi klíčové funkce Workbench patří plánování projektů, plánování, správa zdrojů, kontrola projektů a další.

Program umí také číst soubory MS Project, díky čemuž je Open Workbench nejatraktivnější. Mnoho produktů, dokonce i komerčních, má vynikající sadu nástrojů pro správu, ale dříve nebo později se někdo určitě bude chtít podívat na váš plán nebo jej upravit pomocí všudypřítomného MS Project a zjistí, že není zajištěna žádná kompatibilita. To nejlepší, co budete mít po ruce, je nástroj pro export do tabulek nebo grafických ekvivalentů.

Open Workbench je plnohodnotný produkt, ne amatérský hack, s hromadou napůl dokončených funkcí. Stejně jako Microsoft Project se nejlépe hodí pro střední až velké projekty, které mohou vyžadovat podrobné prostudování a použití produktu. V případě malých projektů strávíte učením systému více času a úsilí, než získáte. Na druhou stranu, pokud se v tom již vyznáte, pak pro vás vytváření a správa i malých projektů ve Workbench nebude činit žádné potíže.

Pokud však často řídíte malé projekty, které vyžadují méně funkcí, pak možná budete chtít vyzkoušet projektové manažery s menším množstvím funkcí, jako je GanttProject nebo ToDoList (probráno později).

GanttProject je dobré multiplatformní řešení pro řízení projektů

Ganttův projekt

dotProject

web2projekt

Co je podle vás hlavním problémem v podmínkách práce na dálku? Komunikace je asi první, co vás napadne. Představte si, že jste omylem zaslali nesprávné informace svým zaměstnancům, nebo ještě hůře zapomněli přiložit požadovaný soubor. Nyní si představte, kolik času a úsilí budete potřebovat, abyste všem vysvětlili, že to byla chyba, a poté pošlete do všech těchto schránek dopis s potřebnými informacemi!

Co když vaši vzdálení kolegové nesdílejí váš postoj k aktuálnímu projektu a stanoveným prioritám? Jak hodláte dosáhnout kompromisu? Odpověď je jednoduchá: jednoty názorů dosáhnete pouze tím, že shromáždíte celý svůj tým na jednom místě. Naštěstí se všem těmto problémům lze vyhnout pomocí online systémů pro spolupráci.

Taková řešení pro spolupráci mohou nejen výrazně snížit vzdálenost mezi těmi, kteří pracují na projektech z různých částí země, ale také poskytnout možnost ukládat, upravovat a sdílet soubory – na jednom místě a v reálném čase!

Abychom vám ušetřili čas, uvádíme přehled 10 systémů řízení projektů, jejichž funkčnost je nejpůsobivější. Zapomeňte na problémy, se kterými jste se dříve setkali, protože nyní si stačí vybrat nejvhodnější online platformu a zaregistrovat se na raz, dva, tři!

Práce v Assembla je založena na vstupenkách. To znamená, že zaměstnanci pracující na dálku dostávají lístky s úkoly od projektového manažera. Na první pohled se to může zdát trochu divné, ale jakmile systém pochopíte, mnoho uživatelů považuje tento konkrétní způsob rozdělení povinností za velmi pohodlný. Vstupenkový systém připomíná fórum, na kterém zaměstnanci diskutují o konkrétních problémech a hlavním moderátorem je projektový manažer. Assembla také poskytuje vestavěnou podnikovou encyklopedii Wiki, která poskytne jednotu myšlení ve společnosti a motivuje uživatele ke čtení pokynů napsaných kolegy.

Teamlab je bezplatný online systém pro spolupráci zaměřený především na malé a střední firmy. Práce v Teamlabu je jako mít vlastní sociální síť pro podnikání. Můžete nejen udržovat firemní blog, přístupný všem zaměstnancům, ale také během několika minut zjistit názory svých kolegů na konkrétní problém uspořádáním veřejného průzkumu a dokonce hlasováním. Kromě toho mohou zaměstnanci nezávisle vytvářet vlákna na fórech, takže nikdo nezůstane bez účasti. Všechny novinky společnosti jsou oznamovány na hlavní stránce v „Komunitě“, což znamená, že díky systému upozornění Teamlab jsou zaměstnanci 100% informováni.

Vestavěný klient pro rychlé zasílání zpráv opět umožňuje diskutovat o naléhavých problémech, aniž byste opustili portál. Zvláště výhodné je, že všichni zaměstnanci jsou zpočátku zahrnuti v seznamu kontaktů, což znamená, že nemusíte strávit několik hodin přijímáním a odmítáním žádostí o „přidání jako přítele“

Basecamp, který vytvořili vývojáři z Chicaga 37, se zaměřuje především na efektivní komunikaci. Místo zasílání informací více uživatelům může projektový manažer jednoduše odeslat zprávu přímo do Basecampu, čímž ji zpřístupní všem zaměstnancům. Basecamp vám tedy umožní vyhnout se veškeré byrokracii s dlouhou historií zpráv od každého uživatele.

Pokud jde o sdílení souborů, Basecamp podporuje všechny nejběžnější formáty, od dokumentů MS Word po všechny druhy obrázků. Při nahrání souboru se stejným názvem nedojde k trvalému smazání stávajícího dokumentu – systém jej odešle do archivu a nahradí jej novější verzí, aby se v případě potřeby uživatelé dostali k historii provedených oprav.

Stejně jako jakýkoli jiný online systém spolupráce vám Central Desktop umožňuje pracovat, ať jste kdekoli a pokud je v blízkosti internetové připojení. S tímto cloudovým řešením můžete pracovat v podmínkách, které vám vyhovují.

Uživatelé získají přístup ke sledování času, možnost vést webové konference online (což je nesmírně důležité pro každý tým), vestavěný klient pro rychlé zasílání zpráv a editor dokumentů (jako Google).

Ale možná nejoriginálnější funkcí Central Desktopu jsou rychlé příspěvky podobné Twitteru, které zaměstnancům umožňují provádět aktualizace projektů, aby je všichni viděli. A samozřejmě fóra, kde se probírají aktuální problémy, nikdy neztratí svou hodnotu pro ty, kteří pracují v různých časových pásmech.

Pokud jste vášnivým fanouškem Wiki, pak pro vás nebude zvládnutí Confluence obtížné! Tento systém má se známou volnou encyklopedií opravdu mnoho společného: schopnost vytvářet obsah, upravovat a diskutovat, „chytré“ vyhledávání informací a mnoho dalšího. Výměna souborů je organizována pomocí principu drag and drop. Na rozdíl od jiných systémů pro řízení projektů je Confluence extrémně zaměřen na sdílení souborů, což je určitě klíčový bod ve velkých projektech s velkým množstvím dokumentace.

Stejně jako WordPress existuje spousta pluginů, které si uživatelé mohou snadno nainstalovat do svých systémů, ale největší předností Confluence je jeho schopnost integrovat platformu s Microsoft Office. Souhlas, tohle je hodně.

Je vaše schránka zcela mimo vaše ruce? Teambox tento problém vyřeší, jako by navrhoval, čemu je třeba věnovat pozornost a jak upřednostňovat.

Teambox, stejně jako Central Desktop, drží krok s dobou a převzal některé funkce z Facebooku. Uživatelé mohou například publikovat stavy, jen s tím rozdílem, že se budou týkat jejich pracovního postupu. Teambox je možná jeden z mála online systémů, se kterým nemusíte trávit dlouhý čas hledáním potřebných informací nebo souborů. Vše je zde tak jednoduché, že vaše intuice vám sama řekne, které tlačítko máte stisknout.

S radostí se ujme problému plýtvání časem, protože každý z nás ví, že čas je klíčovým faktorem v podnikání a manažer často potřebuje vědět, jak tráví každou minutu.

Klíčovou funkcí Timedoctor je tedy sledování aktivit vzdálených pracovníků prostřednictvím... screenshotů! Někomu se tato metoda může zdát jako narušení osobního pracovního prostoru, ale nikdo nebude popírat, že systém funguje bezchybně. Automatické generování denních reportů, seznam navštívených stránek, používaných aplikací a mnoho dalších funkcí, které vám umožní sledovat sebemenší akci na konkrétním počítači. Pokud chcete mít přehled o každé minutě strávené vaším zaměstnancem, pak je Timedoctor to, co hledáte.

Dnes na internetu existuje mnoho pohodlných nástrojů pro spolupráci. Většina z nich byla vytvořena pro designéry a programátory, ale jak stále více lidí preferuje práci z domova, bylo jasné, že podobné služby by se měly brzy objevit i pro zástupce dalších specializací. Dnes téměř každý freelancer, bez ohledu na to, v jakém oboru pracuje, může najít vhodnou online platformu pro spolupráci se svými kolegy. Mnoho z těchto služeb je zcela zdarma a v některých se pro začátek nemusíte ani registrovat, což je velmi pohodlné.

Online nástroje pro spolupráci vám umožňují sdílet nápady, vytvářet bohatý obsah, plánovat, navrhovat a diskutovat. FreelanceToday vás upozorňuje na výběr 5 webů určených pro spolupráci.

Platforma Netboard je váš osobní Pinterest, ale s jedním obratem – svůj účet můžete proměnit v cokoliv chcete. Může to být běžný web se zajímavým obsahem, portfolio nebo blog. Stránka neklade žádná omezení vaší kreativitě! Jeden web nestačí? Vytvořte několik dalších – Netboardu to nevadí.

Každý web s dlaždicovým designem může vypadat úplně jinak, což je hlavní výhoda tohoto webu. Nový obsah lze přidat vložením odkazů na externí zdroje nebo nahráním souborů z vašeho počítače. Můžete přidávat videa z YouTube a dalších webů pro hostování videa a stahovat dokumenty z GoogleDocs.

Jak můžeme spolupracovat?

Platforma Netboard se nejlépe hodí jako místo pro shromažďování různého obsahu, který můžete sdílet se svými kolegy. Chcete-li ostatním členům týmu umožnit upravovat příspěvky, budete jim muset udělit přístup ke svému účtu. Zároveň vám služba umožňuje vydělávat peníze – pokud je obsah zajímavý, můžete se zapojit do affiliate programů Amazon Associates, Zazzle Associates a Chitika.

DesignDrop se velmi snadno používá a je to pohodlný a užitečný nástroj, který můžete použít, pokud potřebujete zpětnou vazbu od svých kolegů. Služba vám umožňuje zveřejňovat jakýkoli vizuální obsah – fotografie, ilustrace, rozvržení a tak dále. Chcete-li zjistit, jak služba funguje, nemusíte se registrovat. Formulář budete muset vyplnit pouze v případě, že plánujete používat tento nástroj ve své práci. DesignDrop aktuálně umožňuje nahrávat soubory JPG a PNG až do velikosti 20 MB.

Jak můžeme spolupracovat?

Nahrajte soubor a pošlete odkaz na něj ostatním členům týmu. Můžete také poslat pozvánku e-mailem. Vaši kolegové budou mít možnost komentovat předložený náčrt a kreslit přímo na nahraný obrázek. Díky možnostem komentářů a úprav je DesignDrop ideálním nástrojem pro spolupráci pro designéry, ilustrátory nebo fotografy.

Služba Ziteboard funguje na principu sdílené online nástěnky. Přestože si uživatel bude muset vytvořit účet, aby mohl spolupracovat, před registrací můžete službu vyzkoušet. Bezplatná verze Ziteboard vám umožňuje vytvořit tři nástěnky a ke zvýraznění důležitého obsahu můžete použít pouze tři barvy. Pokud vaše práce vyžaduje více desek a pokročilé funkce, můžete použít placenou verzi, která stojí 12 $ měsíčně.

Možnosti bezplatné služby jsou však dostatečné pro efektivní práci malého týmu, zvláště pokud nepotřebujete používat několik desek současně. Velmi zajímavou funkcí Ziteboardu je, že rozpozná tvary, které chcete vytvořit. Pokud uživatel neví, jak kreslit, služba automaticky nakreslí kruhy a obdélníky a dá jim správný tvar. Kromě kreslení může uživatel psát značky na horní část obrázku a zanechávat komentáře.

Jak můžeme spolupracovat?

Vytvořte novou nástěnku a vyberte možnost „Publikovat na webu“, abyste obdrželi odkaz, který můžete později poslat kolegům. Můžete jim poskytnout omezený přístup (pouze pro čtení) nebo je pozvat k účasti na brainstormingu. Chcete-li spolupracovat, musíte vybrat možnost Live Teamwork. Ziteboard je skvělý pro sdílení nápadů, vysvětlování různých aspektů práce nebo výuku online lekcí. Může být také použit k vytváření myšlenkových map nebo diagramů.

Flockmod je online služba pro společné kreslení. Pro uživatele Windows existuje desktopová verze programu, ale jednodušší bude Flockmod spouštět přímo v prohlížeči, zvláště pokud plánujete spolupracovat s kolegy, kteří používají Linux nebo OS X. Účet není vyžadován, ale budete potřebovat registrovat se, pokud chcete obdržet odkaz na projekt, na kterém pracujete.

Každý takový projekt se nazývá „místnost“ a má svůj samostatný chat pro komunikaci. Uživatel má také k dispozici mnoho nástrojů pro kreslení. Flockmod má vrstvy, dá se pracovat s textem, nechybí štětce a pohodlná správa barev. Každý uživatel, který pracoval s jakýmkoli populárním editorem, okamžitě zvládne Flockmod.

Jak můžeme spolupracovat?

Vytvořte nový projekt a pošlete odkaz svým kolegům. Když se připojí, jejich jména se objeví v seznamu uživatelů. Při společné práci můžete komunikovat prostřednictvím chatu, ukládat hotové obrázky a sdílet je na sociálních sítích. Výhodou služby je, že ji lze využít na různé věci – společné kreslení, na tvorbu prototypů webových stránek a aplikací nebo jako online brainstorming. A přítomnost chatu dělá z Flockmodu velmi užitečný nástroj pro výměnu nápadů v reálném čase.

MindSky lze použít pro různé účely, jako je vytvoření blogu nebo webové stránky, ale především je to bezplatná alternativa k Evernote. MindSky lze také použít ke shromažďování textového obsahu, článků z internetu, vytváření seznamů, připomenutí, náčrtů, poznámek a organizování video a zvukových souborů.

K tvorbě myšlenkových map se ale nejlépe hodí MindSky – služba se může pochlubit pohodlným rozhraním, pomocí kterého můžete měnit potřebné mapové prvky. Vaše poznámky mohou být zašifrovány a můžete geograficky označovat a vytvářet systémy označování, aby bylo snazší kategorizovat a najít informace, které potřebujete.

Jak můžeme spolupracovat?

Zaregistrujte se a přidejte nějaké položky do MindSky. Vaši kolegové se také budou muset zaregistrovat – teprve poté jim může uživatel poskytnout přístup k jejich obsahu, aby jej mohli upravovat. Služba má velmi široké možnosti pro tvorbu myšlenkových map, ale lze ji využít i pro práci v různých skupinových projektech, výměnu úkolů nebo vytváření kolekcí zajímavých webových zdrojů, které mohou ostatní členové vašeho týmu komentovat.

MÍSTO ZÁVĚRU

Služby spolupráce lze využít pro různé účely, například je může tým využít k plánování prohlídky nebo vytvoření osnovy prezentace. Většina nástrojů prezentovaných v této kolekci je dostatečně jednoduchá, že je mohou používat i začínající freelanceři. Mnoho věcí se vizuálně vysvětluje mnohem snadněji, proto jsme se snažili vybrat služby pro spolupráci tak, aby tyto online nástroje mohli využívat i nezávislí pracovníci různých specializací.

"Lidé nejsou ostrovy v otevřeném oceánu." Toto tvrzení lze s úspěchem použít zejména pokud jste designér nebo vývojář. Navzdory existenci placených nástrojů, jako je Basecamp a Zimbra, můžete využít i ty bezplatné, které snad nejsou o nic horší než ty placené (a někdy je dokonce předčí).

V tomto článku se podíváme na 14 bezplatných webových aplikací pro online spolupráci. Ať už potřebujete jednoduchý editor s velmi základními funkcemi nebo plnohodnotnou aplikaci pro řízení projektů, najdete zde alespoň jednu aplikaci, která vyhovuje vašim potřebám.

13. Pohled

Vyew je velmi podobný Twiddlu: umožňuje vám pořádat konference, kterých se účastní až 20 lidí současně. Můžete sdílet své plochy a používat vestavěný nástroj pro snímání obrazovky. Pomocí rozšíření DiagramVyew však můžete vytvářet a sdílet diagramy s ostatními účastníky konference.

14.Psací deska

Tato aplikace, kterou napsala renomovaná skupina nadšenců pro 37 signálů, představuje snadný způsob, jak sdílet informace se svými kolegy. Začnete vytvořením vlastního pracovního prostoru, pozvete kolegy a začnete psát. Vaši kolegové budou moci vidět vaše změny a úpravy v reálném čase. Můžete ukládat a sledovat změny, vytvářet nové a vrátit dokument do starších verzí.

Možná je značná část vaší práce a projektů dokončena online. Ale pro vás i vaše nadřízené může být obtížné stanovit priority úkolů podle jejich důležitosti. Z toho vyplývá potřeba, aby manažeři používali různé online aplikace pro spolupráci. Navíc se právě tehdy musí uchýlit k pomoci nástrojů pro řízení pracovních míst.

Online nástroje pro spolupráci pomáhají vašim manažerům, týmu i vám mít aktuální informace o průběhu projektu, který se může měnit a nemusí být vždy pod vaší kontrolou. Pokud existuje mnoho pokynů pro správu projektu, pokud jsou aktualizovány a upravovány, jako samotný projekt, pak se všechny tyto aktualizace okamžitě zobrazí v ovládacím panelu. Zde je přehled 10 aplikací pro spolupráci, které se vám jako projektovému manažerovi mohou hodit.

1. Zapisování poznámek: Producteev

Potřebujete sledovat průběh úkolů a zároveň „shromáždit“ členy svého týmu? Vyzkoušejte Producteev v akci. Producteev je platforma pro správu sociálních úkolů, která vám umožňuje informovat několik lidí najednou o důležitých aspektech aktuálních úkolů. Producteev vám umožňuje řídit tolik projektů, kolik chcete, a poskytuje podrobnosti a aktualizace pokroku tolika skupinám a jednotlivcům, kolik se rozhodnete zahrnout.

2. Virtuální pracovní prostředí: Podio

3. Zasedání konference: Conceptboard

4. Selektivní týmová práce: Basecamp

6. Snadné použití: Google Apps pro podniky

[Služba, zdarma k použití]

7. Sledování problémů: Goplan

9. Rozšíření podnikání: Práce atd

[zdarma k použití]

10. Vrcholný úspěch: ProWork Flow

[zdarma k použití]