Program pro automatizovanou kontrolu zpracování dokumentů. Systém pro sledování realizace zakázek a dokumentů

Většina způsobů organizace podnikání je postavena na principech podřízenosti. A z toho vyplývá možnost vydávat příkazy a pokyny od jednoho zaměstnance druhému. Stanovení úkolu však nestačí – je třeba sledovat jeho realizaci. A to je celý systém pro sledování plnění zakázek.

Z článku se dozvíte:

Ať už je odpovědný zaměstnanec jakýkoli, pokud se jeho práci ze strany manažera pravidelně nevěnuje, v každém případě se „vzdává flákání“. A není to jen otázka lenosti, pracovního vytížení nebo nedbalosti. Jakákoli motivace předpokládá, že zaměstnanec musí cítit zájem o svou práci ze strany vedení. Jinak proč se namáhat, snažit se dokončit úkol a prospět firmě, když to stejně nikdo nepotřebuje. Takové uvažování dříve nebo později zabije motivace i ten nejzodpovědnější workoholik. A nedostatek motivace vede ke snížení efektivity a efektivity práce.

Sledování práce podřízených je proto důležité nejen pro sledování plnění úkolů či reporting, ale také pro udržení celkové atmosféry v týmu. A to přímo ovlivňuje výsledky podnikání jako celku. Proto je obtížné přeceňovat takový okamžik, jako je kontrola nad prováděním příkazů. Otázkou je, jak to nastavit a implementovat.

Sledování provádění pokynů od manažera

Samozřejmě můžete řídit pouze konkrétně definované úkoly, kde se předpokládá měřitelný výsledek. Systém řízení zavedený ve většině podniků zahrnuje několik úrovní řízení (čím větší podnik, tím více úrovní může být). Vyšší dozorce(jediný výkonný orgán) zpravidla vydává pokyny nebo ukládá úkoly střednímu managementu, poté podle počtu úrovní úkol „plave“ na bezprostředního vykonavatele. Nebo je exekutor uveden v samotném správním aktu, který formalizuje příkaz. Takovým aktem může být například rozkaz.

Zadané úkoly tedy musí mít následující vlastnosti:

• mít popis podstaty práce, kterou je třeba provést;
• mít termín pro jeho dokončení;
• mít konkrétního interpreta nebo tým interpretů, který je jasně definován jmény.

Slušně se říká, že správně definovaný úkol je už polovinou toho, co je potřeba udělat k jeho splnění. Proto byste neměli ignorovat fázi zadávání úkolů, vydávání pokynů a formulování popisu konkrétní práce. To je důležité nejen pro řadové zaměstnance, kteří provádějí firemní politiku (musí jasně chápat, co přesně od nich firma chce vidět dozorce a v jakém časovém horizontu), ale i pro samotného manažera, aby měl právo kontrolovat a ptát se na realizaci.

Úkol můžete nastavit různými způsoby a podle toho jej také zdokumentovat. Například, jak jsme již zmínili, můžete vydat objednávku. Označuje všechny vlastnosti úkolu, pracovník v něm uvedený vykonavatelem se seznámí s příkazem a od tohoto okamžiku se má za to, že má povinnosti příkaz realizovat.

Stanovení úkolů můžete formalizovat v zápisech z porad, kde zaměstnanci podepisují, že je jim „přednáška“ jasná a jsou obeznámeni s termíny a podstatou. Nechybí ani písemné rozkazy, usnesení a další způsoby evidence vydání pokynů. Obchodní organizace zde působí buď podle obchodních zvyklostí, nebo nějakým způsobem stanoví postup pro vydávání objednávek a jejich kontrolu v místních předpisech. Všichni zaměstnanci společnosti musí být samozřejmě obeznámeni s místními předpisy.

Jakmile je vše jasné s nastavením úkolů, můžete rozvíjet a promýšlet kontrolu nad prováděním dokumentů a pokynů.

Organizace kontroly realizace zakázek

Některé organizace nevyvíjejí samostatný kontrolní systém. Provádí se chaoticky, protože vzniká potřeba kontrolovat splnění konkrétního úkolu, když je jeho výsledek nezbytný. Některé pokyny zůstávají nekontrolované a manažer sám určuje, které úkoly a jak bude kontrolovat a ve kterých záležitostech má zaměstnanci věřit a spoléhat se na jeho slušnost a svědomí.

Ale velké podniky, kde produktivita a zisk závisí na chybách každého jednotlivého zaměstnance, dříve nebo později pochopí důležitost integrovaného přístupu k řízení. A nabízí se otázka, jaká organizace kontroly plnění zakázek bude optimální.

Samozřejmě, že už málokdo staví systém ručně, pomocí evidenčních karet objednávek. I to nejjednodušší kancelářské vybavení umožňuje tyto procesy nějak optimalizovat. I vestavěné známé programy umožňují zjednodušit kontrolu nad prováděním příkazů – například Excel. Do tabulky se zapisují všechny vydané zakázky a zadané úkoly, označují se termíny, vykonavatelé a zapisují se o splnění či nesplnění.

Přečtěte si také:

• Organizace kontroly provádění dokumentů (pokynů)

S pomocí vnitropodnikových programátorů lze v podniku vyvinout speciální program a s jeho pomocí je pak prováděna kontrola realizace zakázek. Tato metoda je dobrá, pokud existují vhodné zdroje pro vývoj softwaru a je nutné vzít v úvahu specifické aspekty této konkrétní organizace.

Určité prvky kontroly (například sledování realizace objednávek vydaných objednávkami) lze zabudovat do systému elektronické správy dokumentů organizace. Kde v určité fázi pohybu dokumentu bude jasně vidět, jaká je lhůta pro jeho provedení a skutečnost jeho provedení.

Kontrolu nad prováděním dokumentů a objednávek lze také sledovat pomocí reportingu.

Tito. když skutečnost splnění úkolu oznámí manažerovi sami účinkující. Jak takový reporting vybudovat, je otázkou pro vedení organizace. Mohou to být pravidelné nebo periodické zprávy, mohou být sestavovány na úrovni oddělení nebo většího strukturálního celku (např. vedení, oddělení). Vše závisí na počtu úkolů a zadání, na tom, kolik zaměstnanců je neustále zapojeno do procesu provádění příkazů, jak důležité jsou samotné pokyny.

Kontrolu nad prováděním příkazů lze vybudovat pomocí specializovaných počítačových programů. Byly vytvořeny se schopností přizpůsobit se úkolům konkrétní právnické osoby a lze je podle ní přizpůsobit. Výhody použití softwaru jsou zřejmé - automatizace procesů, plné pokrytí všech dokončených úkolů, eliminace „lidského faktoru“ atd. Ale jsou tu i nevýhody. Kromě finančních nákladů na nákup, optimalizaci a instalaci takového softwaru je nutné proškolit zaměstnance na jeho používání a zapojit do tohoto procesu maximální počet účinkujících a manažerů. To je způsobeno skutečností, že takové programy je stále třeba ovládat. To znamená trávit čas školením, vývojem příruček, vydáváním místních předpisů pro proces práce s takovým softwarem a penězi na údržbu služeb podpory a údržbu takového softwaru. Často jsou vyvíjeny samostatné instrukce pro provádění a kontrolu příkazů. Zde si každá organizace zvolí svou vlastní přijatelnou kombinaci ceny a kvality.

Typy ovládání

Sledování dokončení objednávek může probíhat různými způsoby. Existují dva typy:

První typ kontroly provádí někdo, kdo dokáže plně posoudit, jak správně, správně a v maximální míře byl úkol splněn. Jedná se zpravidla o bezprostředního nadřízeného interpreta, který problematice rozumí.

Druhý typ kontroly je spíše formální, kdy je sledována pouze skutečnost, že zakázka byla dokončena včas nebo v rozporu s termínem. Tato práce může být svěřena zaměstnancům, kteří nemají hluboké znalosti o podstatě úkolu.

Pokyny pro provádění a kontrolu příkazů

Systém sledování plnění zakázek, pokud je v organizaci vyvinut, musí být někde zaznamenán. Zpravidla se jedná o místní regulační akt, který popisuje procesy stanovování úkolů ve společnosti, evidenci těchto úkolů a postupy sledování výsledků jejich plnění. Může specifikovat různé mezistupně dokončení objednávky, ohlašovací povinnosti zaměstnanců atd. Pro takové dokumenty samozřejmě neexistují žádné hotové formuláře, protože Každá právnická osoba je jedinečná a všechny systémy a procesy jsou přizpůsobeny jejím specifikům.

Některé podniky přidělují zvláštní personální jednotku, která má plnit funkce sledování úkolů stanovených vedením. Bývá nazývána „inspektorkou“, je pro ni vypracován popis práce inspektora pro provádění a kontrolu příkazů.

Ale je docela možné provést takovou funkcionalitu v kombinaci s jinou prací (pokud to samozřejmě skutečný objem úkolů a úkolů umožňuje).

Je důležité připomenout ještě jeden aspekt kontroly. Podle pracovněprávních předpisů je možné činit zaměstnance odpovědným za nesprávné plnění jeho povinností pouze tehdy, jsou-li tyto skutečnosti zaznamenány. Dobře vybudovaný systém sledování plnění zakázek umožní jednoznačně identifikovat všechny skutečnosti řádného i nesprávného plnění úkolů konkrétním zaměstnancem. Pokud je tedy potřeba trestat, bude důkazní základna skutečně shromážděna. To platí i pro opačnou situaci, kdy budou existovat důkazy pro odměnu zaměstnance. Bylo by tedy špatné zanedbat a ponechat náhodě tak velkou vrstvu práce na sledování výsledků vydávaných pokynů.

"Právě v ten okamžik, kdy celý den sedíte v křesle a relaxujete, šéf projde kanceláří na prohlídku."
Teorie vzorkování

Systém kontroly provádění ESCOM.BPM

Účel automatizovaného systému kontroly provádění

Jedním z nejdůležitějších úkolů systémů elektronické správy dokumentů je automatizace kontroly provádění dokumentů. Přechod na automatizované řešení zajišťuje zvýšenou výkonnostní disciplínu a snížení nedodržování termínů zavedením efektivních metod řízení kontroly. Systém sledování plnění dokumentů a pokynů (úkolů) na základně zajišťuje kvalitativní zvýšení výkonnostní kázně pomocí sady automatizovaných postupů pro sledování a kontrolu plnění dokumentů a pokynů.

Naše řešení je nejen jedním z nejvýkonnějších, nejkomplexnějších a plně funkčních mezi podobnými programy pro sledování realizace zakázek, ale také z hlediska finančních nákladů jedno z nejdostupnějších: systém pro sledování realizace zakázek lze zakoupit v redakce " " pro 21 připojení za pouhých 33 600 rublů. V tomto případě licence nevyprší a není třeba dokupovat další software.

Systém pro sledování plnění dokumentů a pokynů (úkolů) je hotové komplexní adaptabilní řešení pro automatizaci procesů práce s pokyny, automatické provádění, pohotové informování účastníků procesu o událostech a termínech, zasílání upomínek, automatizovaný monitoring a kontrolu exekuce.

Program obsahuje reporty o výkonnostní kázni, které umožňují rychle prezentovat aktuální situaci ohledně plnění zakázek v organizaci, a to jak podle oddělení, tak u každého účinkujícího.

Zvláštností Systému kontroly realizace zakázek je, že práce s objednávkami v automatizovaném systému je jasně regulována. Nemůžete například smazat úkol, který probíhá, nemůžete úkol upravit bez upozornění interpreta, úkol lze odeslat pouze podřízenému zaměstnanci, nikoli nikomu jinému atd.

Důležité výhoda systému kontroly provádění je možnost výpočtu koeficientu výkonnostní kázně pro každého účinkujícího, který lze využít při výpočtu motivační složky (bonusu) zaměstnance.

Systém řízení realizace může být dodán jako samostatné řešení (), nebo jako součást (edice "-BUSINESS, Standard-CONTRACTS, Standard-PROF, Big Business a Corporate").

Funkce systému kontroly provádění

Systém kontroly realizace objednávek obsahuje následující automatizované funkce:

Systém kontroly provádění obsahuje adresář organizační struktury organizace. Než začnete pracovat se systémem kontroly provádění, musíte jej vyplnit. Adresář zahrnuje organizaci a její pobočky, divize, zaměstnance a štábní jednotky. Data z tohoto adresáře se používají při aktualizaci rolí – při vyplňování polí v kartách úkolů, dále při generování reportů o plnění zakázek např. podle oddělení.

Adresář organizační struktury také umožňuje nastavit vztah Vedoucí - Podřízení.

Systém kontroly provádění využívá tento vztah při vyplňování objednávkové karty - seznam účinkujících bude pro každého vedoucího omezen.

Pro každou štábní jednotku je možné nakonfigurovat jednoho nebo více zástupců.

Zástupci v systému kontroly exekuce

Systém kontroly provádění podporuje výměnu zaměstnanců. To umožňuje zastupitelům provádět úkony v systému kontroly exekuce pro ostatní zaměstnance - koordinaci úkolů, označování exekuce, kontrolu atp. Při provádění akcí však karta objednávky automaticky zaznamená, kdo a kdy přesně tuto akci provedl.

Pro každého zaměstnance v systému kontroly provádění dokumentů můžete vytvořit jednoho nebo více zástupců. Výměna může být trvalá nebo na určitou dobu.

Zástupce může dostat právo schvalovat pokyny pro manažera a zasílat je vykonavatelům, kontrolovat, odmítat a potvrzovat provedení pokynů.

Zástupce dodavatele může mít právo generovat zprávy o provedení úkolu. Pro zástupce můžete nastavit duplikaci oznámení, které dostává zaměstnanec, kterého zastupuje.

Osobní úkol

Osobní úkol je hlavním prostředkem formalizace a kontroly zadaného úkolu v systému kontroly provádění dokumentů. Všechno o
zprávy o provedení jsou založeny na informacích z karet osobních objednávek. V kartě objednávky je automaticky veden protokol událostí, který zaznamenává vše, co se stalo od okamžiku vytvoření až po dokončení.

Systém kontroly provádění ESCOM.BPM umožňuje vytvářet osobní úkoly v „ručním“ režimu nebo automaticky v rámci provádění dokumentů (publikace a provádění usnesení). Při vytváření objednávky z karty dokladu (například Objednávka) se automaticky vytvoří karta objednávky a vyplní se její pole. Systém kontroly provádění automaticky propojí vytvořené karty úkolů s kartou dokladů.

Karta dokladu na stránce „Postup realizace“ zobrazuje vytvořené podřízené úkoly a jejich stavy a také informace o zbývajícím čase do termínu splatnosti. Pokud je úkol zpožděný, zobrazí se čas, o který je úkol zpožděn. Tento úkol se zobrazí se speciální ikonou.

Pokud má úkol dílčí úkoly, zobrazí se také na kartě dokumentu a společně s hlavním úkolem se vytvoří hierarchický seznam úkolů. Tato struktura s dynamickým zobrazením stavů a ​​času umožňuje přehledně zobrazit průběh dokumentu.

Osobní úkol v systému kontroly realizace může být přidělen pouze jednomu zhotoviteli. Každý účinkující je odpovědný za plnění osobních úkolů, které mu byly přiděleny.

Aby bylo možné přidělit zakázku více zaměstnancům najednou, obsahuje systém kontroly realizace Skupinový úkol.

Pro zobrazení osobních úkolů v systému kontroly provádění je k dispozici přizpůsobitelná sada protokolů „Osobní úkoly“. Deníky obsahují vlastní filtry, které vybírají karty úkolů z databáze podle zadaných kritérií a zobrazují je ve formě seznamu - žurnálu. Systém řízení provádění vám také umožňuje vytvářet nové deníky objednávek a konfigurovat existující deníky.

Skupinové úkoly

Jedním z využití skupinového úkolu je zkrátit čas potřebný k vytvoření podobných karet osobních úkolů se společným textem pokynů a termínem. Skupinový úkol lze také použít jako druh úkolu nejvyšší úrovně, jehož provádění je rozděleno do několika dílčích úkolů, z nichž každý může být rozdělen na dílčí úkoly.

Na rozdíl od osobního úkolu obsahuje skupinový úkol seznam účinkujících, který lze rychle vyplnit pomocí šablon. Když je skupinový úkol odeslán do práce, je automaticky rozdělen do osobních zadání podle počtu účinkujících. Pole karet osobního zadání budou obsahovat hodnoty z odpovídajících polí karty skupinového úkolu. Karta skupinového úkolu zobrazuje vytvořené osobní úkoly a jejich stavy, což umožňuje sledovat průběh společného úkolu. Skupinový úkol bude dokončen po dokončení všech vytvořených osobních úkolů.

Pro zobrazení skupinových úkolů obsahuje Systém řízení spouštění dokumentů přizpůsobitelný deník „Skupinové úkoly“.

Úkol s harmonogramem

Systém kontroly realizace ESCOM.BPM umožňuje automaticky vytvářet osobní zakázky podle harmonogramu. Pro tento účel má systém speciální proces „Úloha s harmonogramem“. Například potřebujete, aby vám vaši podřízení zaměstnanci předkládali měsíční zprávu o plnění plánu práce vždy 25. dne v měsíci. Úkol s plánem vám umožňuje tento úkol implementovat. Podle nakonfigurovaného plánu bude systém kontroly provádění automaticky vytvářet a dodávat osobní úkoly účinkujícím. Naplánovaná úloha je ve svém jádru skupinová úloha, ke které je přidán plán spuštění.

Když nastane termín uvedený v rozvrhu, systém kontroly provádění dokumentů automaticky vytvoří osobní karty úkolů pro každého účinkujícího. Karta úkolů s plánem zobrazuje vytvořené osobní úkoly a jejich stavy, což umožňuje sledovat průběh jejich plnění. Naplánovaný úkol nekončí po dokončení osobních úkolů, ale automaticky se znovu spustí, když nastane další datum zahájení. V případě potřeby lze naplánovanou úlohu zastavit a poté znovu spustit.

Pro zobrazení úkolů s plánem je v systému kontroly provádění dokumentů k dispozici žurnál „Úlohy s plánem“.

Příprava osobního zadání

Karta úkolu obsahuje název úkolu, který stručně popisuje podstatu úkolu a zobrazuje se v protokolech úkolů. V systému kontroly provádění dokumentů je možné vybrat typ úlohy z klasifikátoru typických úloh. V tomto případě se pole záhlaví automaticky vyplní a nastaví se typický termín dokončení úkolu. Můžete také uvést podrobný popis úkolu, uvést jeho důležitost, označit spoluvykonavatele a připojit soubory s přílohou ke kartě.

Přidělení ROLE účinkujícího a manažera

Po vytvoření osobní karty úkolu je zaměstnanec, který kartu vytvořil, automaticky zařazen do rolí Autor a Manažer. Roli Autor nelze změnit. Systém kontroly provádění ESCOM.BPM automaticky zaznamenává do protokolu historie úkolů informace o tom, kdo a kdy vytvořil osobní kartu úkolu, a také informace o dalších událostech.

Výběr Pracovníka úkolu se provádí z dialogového okna obsahujícího seznam zaměstnanců podřízených zadanému vedoucímu. Pokud potřebujete zadat úkol zaměstnanci, který není v seznamu účinkujících, musíte nejprve vymazat pole „Manažer“ a poté vybrat požadovaného interpreta (systém zobrazí seznam všech zaměstnanců). Po určení vykonavatele je třeba zadat správce úloh z dialogového okna pro výběr zaměstnance, které bude obsahovat seznam vedoucích pro tohoto vykonavatele.

Termín a provedení a kontrola

Osobní úkol musí mít termín dokončení. V systému kontroly provádění příkazů lze pole „Datum provedení“ zadat buď jako absolutní hodnotu data, nebo jako relativní hodnotu, uvedenou v pracovních dnech nebo hodinách od data zahájení úlohy uvedeného v poli „Datum zahájení“.

Pole „Kontrolní datum“ lze zadat buď jako absolutní hodnotu data, nebo jako relativní hodnotu, uvedenou v pracovních dnech nebo hodinách od data splatnosti. Pokud jsou cílové datum a termín dokončení zadány v relativních jednotkách (pracovní dny a hodiny), budou konkrétní data vypočítána automaticky při odeslání úkolu do práce. Pro správný výpočet termínů se používá podsystém " ".

Karta úkolu také zobrazuje vypočítané informace o plánované době trvání úkolu, plánovaném množství práce a množství zpožděného času (u úkolů po splatnosti). Výši mzdových nákladů zadává Manažer nebo je vypočítává automaticky systém kontroly realizace objednávek.

• Povolení příznaku „Okamžitě odevzdat úkol“ povede k okamžitému doručení úkolu dodavateli po zveřejnění úkolu. Pokud je příznak vypnutý, bude úloha doručena systémem kontroly realizace objednávky po termínu uvedeném v poli „Datum zahájení“.
• Povolení příznaku „Úkol není po datu splatnosti relevantní“ vede k tomu, že systém kontroly realizace takovému úkolu automaticky přiřadí stav „Zrušeno“, pokud úkol před datem splatnosti uvedeným na kartě není označen pro svůj úkol. dokončení.

SOUBORY PŘÍLOHY ÚKOLŮ

Systém kontroly provádění dokumentů vám umožňuje připojit ke kartě úkolu několik souborů příloh libovolného typu. Soubor přílohy může upravovat pouze jeho vlastník. Ostatní zaměstnanci mohou vytvářet .

Důležitost úkolu

Na kartě úkolu můžete označit stupeň důležitosti úkolu. V systému řízení realizace zakázek ESCOM.BPM je úlohám s vysokou důležitostí přiřazen maximální koeficient důležitosti. Pokud je úkol zpožděný nebo není dokončen, je mu přiděleno maximální skóre důležitosti.

V závislosti na stavu úkolu (splněno včas; splněno ne včas - po splatnosti; nesplněno) a zadaném koeficientu důležitosti při generování zprávy o výkonnostní kázni bude koeficient výkonnostní disciplíny vypočítán od 0 do 1 pro každého realizátora. Čím vyšší koeficient, tím lepší ukazatel výkonnostní kázně zaměstnance. Údaje o výkonnostní kázni lze využít při výpočtu prémií.

Odeslání úkolu do práce V ŘÍDÍCÍM SYSTÉMU

Při odesílání úkolu k práci systém kontroly vyřízení dokladu zkontroluje vyplnění polí na kartě. Pokud je zjištěna chyba, systém kontroly provádění vydá zprávu. Systém kontroly realizace zakázky také kontroluje, zda pracovník odesílající zakázku může zakázku zadat zhotoviteli. Pokud ne, úkol bude odeslán ke schválení zaměstnanci uvedenému v poli „Manažer“. Před přímým odesláním úkolu vykonavateli zkontroluje systém kontroly realizace příkazu příznak „Doručit úkol ihned“ a pokud je povolen, je úkol okamžitě doručen. V opačném případě bude úkolu přidělen stav „Zpožděné dodání“ a úkol bude dodavateli doručen k datu uvedenému v poli „Datum zahájení“.

Smazání OBJEDNÁVKY V ŘÍDÍCÍM SYSTÉMU

V systému kontroly realizace zakázek lze kartu osobního úkolu smazat pouze v případě, že nebyla odeslána do práce. Správce může mazat dokončené a zrušené úlohy. Pokud se příkaz provádí, musí být odvolán a teprve poté může být smazán.

Koordinace úkolu V ŘÍDÍCÍM SYSTÉMU

Systém kontroly provádění dokumentů ESCOM.BPM informuje manažera o úloze přijaté ke schválení pomocí upozornění. Doručování upozornění v ESCOM.BPM zajišťuje " ". Během schvalování může správce:

• Odsouhlaste úkol a odešlete jej zhotoviteli. V tomto případě účinkující obdrží oznámení o zadání úkolu.
• Odmítněte úlohu a vraťte ji původci. V tomto případě iniciátor obdrží upozornění, že úloha byla odmítnuta.

Správce může také:

• Upravte pole na kartě úkolu (termíny, důležitost atd.)
• Změnit umělce

Pro zobrazení karet úkolů, které se schvalují v systému kontroly provádění, slouží deník „Úkoly -> Schválení“.

Zpožděné doručení

Pokud je na kartě úkolu vypnutý příznak „Doručit úkol ihned“, bude po zveřejnění úkol ve stavu „Zpožděné doručení“. Jakmile nastane termín uvedený v poli „Datum zahájení“, úkol bude automaticky doručen dodavateli. Pro zobrazení karet úkolů ve stavu „Zpožděné dodání“ v systému kontroly realizace zakázek se používá žurnál „Úkoly -> Čeká na dodání“.

Provedení úkolu

Doručování úkolů účinkujícím

V systému pro sledování plnění příkazů, pro včasné doručení zadaných úkolů exekutorům, je doručení úkolu doprovázeno automatickým doručením upozornění exekutorovi. Oznámení je také duplikováno na e-mail interpreta.
Oznamovací karta „vyskočí“ nad otevřenými okny na monitoru umělce.

Upozornění obsahuje text, datum odeslání, datum doručení, hypertextový odkaz na úkol a tlačítko „Potvrdit přečtení“. Když kliknete na tlačítko potvrzení přečtení nebo když otevřete kartu úkolu pomocí hypertextového odkazu, automaticky se zaznamená datum přečtení oznámení. Oznámení nelze smazat.

Oznámení o přečtení v systému kontroly objednávek jsou umístěna ve speciálním deníku. Když zaměstnanec klepne na tlačítko „Potvrdit přečtení“ na kartě oznámení nebo klikne na hypertextový odkaz, automaticky se zaznamená datum přečtení oznámení. Na kartě úkolu můžete vyvolat formulář obsahující seznam všech upozornění odeslaných v rámci úkolu. Seznam obsahuje názvy oznámení, informace o stavech oznámení, odeslaná data a data přečtení.

Dohromady všechny tyto nástroje poskytují zaměstnanci zaručenou notifikaci o úkolu, který mu byl přidělen, a zajišťují kontrolu nad doručením úkolu interpretovi. Úkoly doručené dodavateli mají stav „Probíhá“.

Pro zobrazení probíhajících úloh v systému kontroly provádění dokumentů ESCOM.BPM je k dispozici deník „Tasks -> Execution“.

Pro pohodlí exekutorů poskytuje systém řízení realizace zakázek ESCOM.BPM skupinu žurnálů „Přidělené úkoly“, která zahrnuje žurnály, které vybírají úkoly přidělené exekutorovi s určitým termínem:

• Vysoce důležité úkoly
• Splatné dnes
• Termín: aktuální týden
• Datum splatnosti aktuální měsíc
• Termín příští týden
• a další.

Registrace úkolů

Dodaným úkolům je v systému kontroly realizace zakázek automaticky přiděleno jedinečné sériové číslo. Číslo je zobrazeno na kartě úkolu a v deníku. Číslo zakázky vám umožňuje odkazovat na zakázku a odlišit ji od jiných zakázek se stejným názvem. U propojených úkolů se k číslu hlavního úkolu automaticky přidá individuální číslo tečkou, například 012.1 nebo 012.1.2

Rozdělení práce na úkolu

Dodavatel může přímo vytvářet osobní úkoly pro své podřízené z jemu přidělené karty úkolů, kteří zase mohou vytvářet úkoly pro své podřízené. Mezi takovými úkoly je automaticky vytvořeno spojení v systému kontroly provádění dokumentů ESCOM.BPM, což umožňuje vizuálně sledovat průběh celého řetězce úkolů ve formě hierarchické (stromové) struktury.

Průběh úkolů se zobrazuje na kartě hlavního úkolu nebo dokumentu. Pracovníci podřízených úkolů zadávají informace o skutečných mzdových nákladech do svých karet úkolů a generují zprávy o výkonu. Po potvrzení provedení podřízeného úkolu vedoucím se z podřízeného úkolu na kartu hlavního úkolu přenesou finální informace o skutečných mzdových nákladech a zpráva realizátora.

Pokud je na kartě úkolu povolen speciální příznak, může být úkol dokončen automaticky po dokončení provádění podřízených úkolů. Stačí tedy, aby Task Performer zkontroloval a potvrdil provedení podřízených úkolů. Jakmile tak učiní, bude jeho úkol systémem sledování objednávek automaticky označen jako splněný.

Delegování úkolu

Pro aktivaci rezerv organizace prostřednictvím optimálního využití kompetencí zaměstnanců a uvolnění času manažerů poskytuje systém kontroly provádění dokumentů ESCOM.BPM možnost delegovat úkoly.

Při provádění delegování je z řad podřízených dodavateli uveden zaměstnanec, na kterého budou delegována práva k provedení úkolu. Systém kontroly realizace zakázky automaticky informuje nového vykonavatele o přiděleném úkolu. Zaměstnanec, kterému je úkol delegován, s ním pracuje, jako by byl pověřen výkonem úkolu.

Kontrola provádění úkolu

Při odeslání úkolu zhotoviteli se v systému kontroly provádění dokumentů ESCOM.BPM automaticky inicializuje kontrolní časovač, který bude sledovat termín dokončení úkolu. Když termín nastane, systém kontroly realizace zobrazí na obrazovce monitoru dodavatele okno s připomenutím zbývajícího času.

Pokud, když nastane plánované datum provedení, objednávka zůstane ve stavu „Probíhá“, systém kontroly provádění přidá na kartu úkolu značku „Po splatnosti“. V tomto případě bude systém kontroly realizace zakázek ESCOM.BPM automaticky zasílat upozornění zhotoviteli a správci a od této chvíle jim bude denně připomínat opožděný úkol.

Karta objednávky, stejně jako protokoly úkolů, zobrazuje čas zbývající do termínu realizace, a pokud je objednávka po splatnosti, tak i dobu, po kterou je po splatnosti. Pokud je v objednávkovém formuláři povolen příznak „Považovat úkol za nesplněný, pokud je po splatnosti o zadaný počet dní“, pak systém kontroly vyřízení objednávky automaticky označí zpožděnou objednávku jako nedokončenou po počtu dní uvedených v Kartu.

Objednávky se stavem „Po splatnosti“ se zobrazují v deníku „Úkoly -> Po splatnosti“. Kontrolované příkazy se zobrazují v systému kontroly provádění ESCOM.BPM v protokolu „Úkoly -> Pod kontrolou“.

Odložení termínu splatnosti

V případě potřeby může Zhotovitel zaslat Manažerovi žádost s požadavkem na změnu termínu nebo úpravu úkolu. Manažer sám může zahájit proces úpravy úkolu. V tomto případě bude příkaz stažen z fáze „Realizace“ a bude převeden do fáze „Kontrola vedoucím“. Změny termínu realizace jsou zaznamenávány systémem kontroly realizace v sekci „Přeplánování“ na kartě zakázky a jsou zohledněny při generování zpráv o plnění úkolů.

Správce může žádost zhotovitele zamítnout. V tomto případě se lhůta pro provedení objednávky nemění.

Pokyny, které jsou v revizi (úpravě), jsou zobrazeny v deníku „Úkoly -> V revizi“. Přeplánované úkoly se zobrazují v deníku „Úkoly -> Přeplánováno“.

Účtování skutečných mzdových nákladů

Při práci na úkolu může dodavatel v části „Skutečné mzdové náklady“ zadat informace o době skutečně strávené dokončením úkolu. Zadané informace o stráveném čase jsou automaticky sumarizovány systémem kontroly vyřizování dokumentů ESCOM.BPM a vypočtená částka je zaznamenána do pole karty zakázky „Výše skutečných mzdových nákladů“.

Pokud má hlavní zakázka podřízené úkoly, pak se po jejich dokončení automaticky do sekce „Skutečné mzdové náklady“ hlavní zakázky zadají souhrnné informace o skutečných mzdových nákladech z karet podřízených úkolů. Veškeré mzdové náklady na realizaci se tak shromažďují na kartě hlavní objednávky.

Zpráva interpreta

V systému kontroly provádění dokumentů má vykonavatel úkolu možnost zadávat do karty zadání průběžné zprávy o průběhu, ve kterých lze uvést aktuální procento dokončení úkolu. Při vytváření výkazu se do něj automaticky vloží aktuální výše skutečných mzdových nákladů.
Přehledy o provedení se zobrazují na kartě zakázky v příslušné sekci. Dodavatel musí uvést procento realizace zakázky, vyplnit obsah zprávy a uložit zprávu o zakázce kliknutím na tlačítko „OK“.

Systém kontroly vyřízení objednávky automaticky informuje Manažera o hlášení.

Karta objednávky zobrazuje aktuální procento dokončení úkolu, výši skutečných mzdových nákladů a čas zbývající do data dokončení.

Závěrečná zpráva se generuje stejným způsobem jako průběžná zpráva. V závěrečném vysvědčení musíte uvést procento dokončení 100 % a zaškrtnout příznak „Označit úkol jako dokončený“.

Pro zobrazení dokončených, ale neověřených osobních úkolů v systému kontroly realizace objednávek ESCOM.BPM je k dispozici speciální deník „Under Verification“.

Ověření provedení

Pokud jsou správce a vedoucí různí zaměstnanci, pak v systému kontroly provádění dokumentů je dokončený úkol nejprve odeslán ke kontrole správci. V tomto případě se objednávka přesune do fáze „Kontrola ovladačem“.
Při kontrole dokončeného úkolu Kontrolor zkontroluje kartu zakázky, aby se ujistil, že je protokol zhotovitele správně vyplněn, a v případě potřeby vrátí úkol zhotoviteli k přepracování. Nemá-li Správce připomínky, předá objednávku Manažerovi k posouzení a rozhodnutí. Úkolu odeslanému ke kontrole manažerovi je přiřazen stav „Kontrola manažerem“.

Pokud se manažer v důsledku kontroly zakázky rozhodl vrátit úkol zhotoviteli k přepracování, je před tím povinen uvést nový termín.

Systém kontroly realizace dokumentů automaticky informuje dodavatele o nutnosti dokončit úkol pomocí upozornění. Manažer a kontrolor mohou přidat své komentáře v části „Komentáře“ na kartě úkolu. Při dokončování úkolu bude zhotovitel povinen učinit poznámky o vyloučení připomínek.

Manažer může potvrdit dokončení úkolu a automaticky se zaznamená datum skutečného dokončení práce. V případech, kdy zakázku z nějakého důvodu nelze dokončit, nebo při kontrole splnění zakázky vyjde najevo špatná kvalita, může Manažer zakázku označit jako nesplněnou.

Pro zobrazení nedokončených úkolů obsahuje systém řízení provádění dokumentů žurnál „Nedokončeno“.

Přítomnost takových příkazů negativně ovlivňuje koeficient výkonnostní disciplíny umělce.

Pokyny, které vyžadují revizi v systému kontroly provádění ESCOM.BPM, jsou zobrazeny v deníku „Úlohy -> Pod revizí“.

Pokud není vyžadováno pokračování v práci na zadání, může manažer úkol označit jako „Zrušený“. Takové pokyny neovlivňují koeficient výkonnostní disciplíny. V systému kontroly provádění objednávek ESCOM.BPM se dokončené úkoly zobrazují v protokolu „Úkoly -> Dokončeno“.

ZPRÁVY O PROVÁDĚNÍ ZAKÁZEK

Je třeba vzít v úvahu a analyzovat údaje o průběhu a výsledcích kontroly provádění. Výsledkem této práce jsou zprávy o výkonu
dokumenty a úkoly, které jsou poskytovány manažerům.

Systém kontroly provádění dokumentů poskytuje možnost generovat různé zprávy o plnění zakázek a o výkonnostní disciplíně. Reporty umožňují posoudit úroveň výkonnostní kázně za určité časové období a poskytují informace o dokončených, nesplněných a zpožděných úkolech jak pro organizaci jako celek, tak pro rozsah činnosti jednotlivé jednotky nebo zaměstnance.

Pro účely monitorování obsahuje systém kontroly provádění přizpůsobitelné protokoly úloh, které zobrazují karty dokumentů a zakázek za určité časové období, s určitým stavem (v práci, ověření, revize atd.).

Protokoly systému kontroly provádění dokumentů mají schopnost prezentovat informace v různých informačních sekcích, například:

Podle aktuálního stavu objednávky; - ze strany účinkujících; - ze strany manažerů; - Podle oddělení; - do termínu; - Podle zpožděných a dalších atributů úkolu; - Podle seskupení složek, například podle výkonných umělců a postavení, podle manažerů a výkonných umělců atd.

Protokol systému kontroly provádění automaticky vypočítá celkový počet objednávek a také počet úkolů v každé skupině. Kromě toho mají protokoly možnost třídit podle více sloupců, filtrovat data ve sloupcích, zvýrazňovat záznamy s požadovanými hodnotami, vyhledávat data, konfigurovat pořadí a složení sloupců.

• Takto vygenerovanou sestavu lze vytisknout nebo exportovat do souboru.
• Systém kontroly provádění umožňuje generovat grafy a diagramy na základě dat z protokolů úloh, což zajišťuje efektivitu a srozumitelnost analyzovaných informací.
• Existují speciální zprávy pro manažery, které vám umožní rychle posoudit stav věcí týkajících se provádění příkazů

ATRIBUTY A PLNOTEXTOVÉ VYHLEDÁVÁNÍ ÚKOLŮ

Kromě protokolů úkolů obsahuje systém kontroly provádění speciální formuláře pro atributové a fulltextové vyhledávání karet úkolů. Vyhledávací formuláře vám umožňují rychle vybrat karty, které potřebujete, na základě libovolných kritérií výběru. Při provádění vyhledávání

Zohledňují se přístupová práva uživatele provádějícího vyhledávání. Uživatel může vidět pouze ty úkoly na kartách, na kterých je označen - to znamená, že je rolí. Vybrané karty úkolů se zobrazí ve formě protokolu úkolů.

Jak koupit řešení "Systém kontroly provádění objednávek"

Řešení Automated Execution Control System je dostupné ve všech edicích ESCOM.BPM.

Toto řešení si můžete sami zakoupit v našem internetovém obchodě, k tomu je potřeba vložit do košíku např. jednu serverovou licenci vybrané edice a požadovaný počet klientských licencí např. Poté vytvořte objednávku.

Můžete nám také napsat dopis s uvedením hlavních parametrů vašeho automatizačního úkolu a my vám připravíme optimální obchodní nabídku.

Podpora země:
Operační systém: Windows
Rodina: Univerzální účetní systém
Účel: Obchodní automatizace

Program upozornění a připomenutí

Hlavní vlastnosti programu:

Budete mít jednotnou databázi klientů a dodavatelů se všemi potřebnými kontaktními údaji

Abyste na nic nezapomněli, u každého klienta můžete označit jakoukoli naplánovanou nebo dokončenou práci

Každou svou objednávku můžete snadno ovládat

U každé objednávky bude možné sledovat fázi realizace a zúčastněné zaměstnance

Budete mít možnost vést záznamy o jakýchkoli službách

Budete mít možnost prodat jakýkoli produkt. Program může pracovat s libovolným počtem oddělení a skladů. Všechny pobočky budou pracovat v jediné databázi přes internet

Program může automaticky vyplňovat různé smlouvy a formuláře

Všichni zaměstnanci budou pod vaší kontrolou

Náš program vám připomene všechny důležité záležitosti

Můžete si zobrazit seznam úkolů pro libovolné datum pro každého ze svých specialistů

Každé vaše marketingové rozhodnutí bude zohledněno a analyzováno podle počtu nových klientů a plateb

Všechny provedené platby budou pod vaší plnou kontrolou

Zpráva ukáže, kteří zákazníci za své nákupy plně nezaplatili nebo kterým dodavatelům jste ještě plně nezaplatili

Veškeré finanční pohyby budou pod vaší plnou kontrolou. Můžete snadno sledovat, za co utratíte nejvíce peněz za jakékoli období

Vaše manažery lze snadno porovnávat na základě různých kritérií: počtu aplikací, zisku a produktivity

Aplikační statistiky vám pomohou snadno analyzovat aktivity a ziskovost společnosti

Veškeré finanční vztahy s vašimi poskytovateli služeb budou plně pod kontrolou

Integrace s nejnovějšími technologiemi vám umožní šokovat vaše klienty a zaslouženě získat pověst nejmodernější společnosti

Můžete si objednat souhrny ze všech svých prodejen, které se zobrazí na samostatné velké obrazovce. Abyste mohli v reálném čase kontrolovat: své příjmy, plnění úkolů zaměstnanci nebo termíny pro podávání objednávek

Závěr
na obrazovku

Propojení s platebními terminály, aby zákazníci mohli platit za své objednávky nejen na prodejně, ale i na nejbližším terminálu. Takové platby se automaticky zobrazí v programu

Způsob platby
terminály

Pokud vyplníte smlouvy a další dokumenty, můžeme je automaticky nastavit tak, aby jeden z vašich zaměstnanců pomocí programu odvedl stejné množství práce jako několik dalších zaměstnanců ručně

Plnicí
dokumenty

Můžete realizovat zákaznické hodnocení kvality práce. Po nákupu klient obdrží SMS, ve které bude vyzván k hodnocení práce manažera. Manažer bude moci v programu zobrazit analýzu SMS hlasování

Školní známka
kvalitní

Potřebná data lze nahrát na váš web pro sledování stavu objednávky, zobrazení zbývajícího zboží na skladě nebo pobočce a cen - možností je mnoho!

Integrace
s webem

Ultramoderní funkce komunikace s pobočkovou ústřednou vám umožní vidět údaje o volajícím, šokovat klienta okamžitým oslovením jménem a neztrácet ani vteřinu hledáním informací.

Plánovací systém vám umožňuje nastavit plán zálohování, přijímat důležité zprávy přesně v určitý čas a nastavit jakékoli další akce programu

Speciální program uloží naplánovanou kopii všech vašich dat v programu bez nutnosti přestat pracovat v systému, automaticky archivuje a upozorní vás, až bude připraven

Rezervovat
kopírování

Spolehlivé ovládání zajistí integrace s kamerami: program bude uvádět údaje o prodeji, přijaté platbě a další důležité informace v titulcích videostreamu

Mimořádně sofistikované prodejní organizace mohou dokonce zadat „rozpoznání obličeje“. Program rozpozná kupujícího při vstupu do prodejny nebo na pokladně

Můžete rychle zadat počáteční data nezbytná pro fungování programu. To se provádí pomocí pohodlného ručního zadávání dat nebo importu.

Rozhraní programu je tak snadné, že jej rychle zvládá i dítě.

Dokončili jsme automatizaci podnikání pro mnoho organizací:

Jazyk základní verze programu: RUŠTINA

Můžete si také objednat mezinárodní verzi programu, do které můžete zadávat informace v JAKÉKOLI NA světě. Rozhraní můžete dokonce snadno přeložit sami, protože všechny názvy budou umístěny v samostatném textovém souboru.

Jednou z nejdůležitějších výhod automatizace je úspora a kontrola pracovní doby. K plné implementaci těchto dvou funkcí potřebujete notifikační program, který vám nedovolí zmeškat něco důležitého nebo zapomenout dokončit urgentní objednávku. Může také klientovi připomenout, že je čas provést platbu nebo odeslat závěrečné účetní doklady.

Program kontroly termínů se stane vaším jednotným organizátorem práce, automaticky seřadí úkoly podle jejich důležitosti a naléhavosti. Někteří lidé si za tímto účelem do počítače instalují běžný program pro připomenutí. Profesionální program pro sledování termínů při plnění vašeho úkolu je pokročilejší. Nejen, že automaticky vytváří strukturu vašeho zaměstnání, ale má také systém upozornění a připomenutí.

Společnost Universal Accounting System vyvinula software, který si snadno poradí se všemi možnými funkcemi plánování a sledování pracovních procesů. Připomínkový program si můžete zdarma vyzkoušet v testovacím režimu. Účetní systém just-in-time vám dá vědět, kdy je třeba dokončit konkrétní úkol.

Program pro sledování termínů poskytuje zaměstnancům další motivaci a kontrolu. Takový systém navíc znamená poskytovat zákazníkům správné informace o termínech dokončení jejich objednávek. Program připomenutí úkolů zvyšuje produktivitu pracovní doby tím, že disciplinuje tým. V některých odvětvích je takový systém životně důležitý, například kontrola termínů výstavby může často určovat osud zařízení ve výstavbě. Protože i sebemenší zdržení bude stát vývojáře nemalé peníze. Pro některé společnosti je důležitým úkolem evidovat data expirace, což také podléhá automatizaci.

Z aktuálních funkcí můžeme vyzdvihnout také: program pro upozornění na akce - poskytuje zákazníkům informace o akcích, slevách, speciálních nabídkách, změnách ceníku atd.; program pro sledování termínů vyřízení dokumentů - sleduje tok dokumentů; program pro upozornění zaměstnanců - informuje o poradách, změnách v pracovním režimu, nových úkolech; Program účtování doby použitelnosti – sleduje shodu produktu s provozními požadavky.

Upomínkový program si můžete stáhnout na našem webu v demo verzi a pro zakoupení plné verze systému nás kontaktujte telefonicky nebo emailem.

Program mohou používat:

Video programy pro upozornění a připomenutí

Sledováním následujícího videa se můžete rychle seznámit s možnostmi programu USU - Univerzálního účetního systému. Pokud nevidíte video nahrané na YouTube, určitě nám napište, najdeme jiný způsob, jak ukázat demo video!

Anatoly Wasserman představuje novou verzi 5.0 programu USU

Kromě názorů běžných uživatelů na program USU jsou vám nyní předkládány názory odborníků. Anatoly Wasserman se narodil 9. prosince 1952. Vystudoval Technologický institut chladicího průmyslu v Oděse, obor strojírenství. Po absolutoriu pracoval jako programátor. Pak - systémový programátor. Poprvé se na obrazovce objevil v roce 1989 v klubu „Co? Kde? Kdy?", tedy - v Brain Ringu. V televizní „Vlastní hře“ získal v letech 2001-2002 patnáct vítězství v řadě a v roce 2004 se stal nejlepším hráčem dekády. Pětinásobný mistr Ukrajiny ve sportovní verzi „Own Game“. Čtyřnásobný šampion Moskvy ve sportovní verzi „My Game“, bronzový medailista ze stejné soutěže, stříbrný v roce 2017. Stříbrný medailista „Hry znalců“ – Světové hry znalců – 2010 v „Vaše hra“.

Alexander Druz o univerzálním účetním systému

Kromě názorů běžných uživatelů na program USU jsou vám nyní předkládány názory odborníků. Alexander Druz je prvním mistrem intelektuální hry „ChGK“. Šestkrát byl oceněn cenou Křišťálová sova jako nejlepší hráč klubu. Vítěz "Diamantové sovy" - cena pro nejlepšího hráče. Šampion televizní verze Brain Ringu. V televizním programu „Own Game“ vyhrál „Line Games“, „Super Cup“, vyhrál s týmem „III Challenge Cup“ a vytvořil absolutní rekord ve výkonu v jedné hře. Autor a moderátor intelektuálních her a vzdělávacích pořadů na různých televizních kanálech.

Maxim Potashev o účinnosti programu USU

Kromě názorů běžných uživatelů na program USU jsou vám nyní předkládány názory odborníků. Maxim Potashev - mistr hry „Co? Kde? Kdy?“, čtyřnásobný vítěz ceny „Křišťálová sova“, dvojnásobný mistr světa, trojnásobný mistr Ruska, šestinásobný mistr Moskvy, trojnásobný vítěz Moskva Open Championship ve hře „ChGK“. Na základě výsledků hlasování široké veřejnosti v roce 2000 byl uznán jako nejlepší hráč za celých 25 let existence elitního klubu. 50 tisíc diváků programu hlasovalo pro kandidaturu Maxima Potasheva. Získal „Velkou křišťálovou sovu“ a hlavní cenu výročních her – „Diamantovou hvězdu“ mistra hry. Člen představenstva a od roku 2001 viceprezident Mezinárodní asociace klubů. Povoláním - matematik, marketér, obchodní kouč. Absolvent Fakulty managementu a aplikované matematiky, vyučoval na Katedře obecné a aplikované ekonomie MIPT. V srpnu 2010 byl zvolen prezidentem celoruské veřejné organizace „Ruská federace sportovních mostů“. Vede poradenskou společnost, která pomáhá různým organizacím řešit problémy související s prodejem, marketingem, zákaznickým servisem a optimalizací obchodních procesů.

Sergey Karyakin o taktice v podnikání

Kromě názorů běžných uživatelů na program USU jsou vám nyní předkládány názory odborníků. Sergej Karjakin. Ve 12 letech se stal nejmladším velmistrem v historii lidstva. Zahrnuto v Guinessově knize rekordů. Vyhrál turnaj kandidátů. Vítěz světového poháru FIDE. Mistr světa v rapid šachu, mistr světa v blitzu. Ctěný mistr sportu Ukrajiny. Ctěný mistr sportu Ruska, velmistr Ruska. Vyznamenán Řádem za zásluhy III. Člen Veřejné komory Ruské federace ve složení VI. Opakovaný vítěz dětských a mládežnických mistrovství světa a Evropy. Vítěz a medailista z řady velkých turnajů. Mistr XXXVI. světové šachové olympiády jako člen ukrajinského týmu, stříbrný medailista z olympijských her jako člen ruského týmu. Na své desce předvedl nejlepší výsledek a získal první individuální cenu (na desce 4). Mistr Ruska s nejlepším výsledkem na palubě 1. Mistr světa v ruském národním týmu. Semifinalista mistrovství světa. Vítěz řady mezinárodních turnajů.

Možnosti sledování a správy výstrah a upomínek

• Automatizovaný oznamovací program sleduje termíny úkolů;
• Program kontroly termínů využívá při své práci systém automatických upozornění a upomínek;
• Program kontroly termínů rychle zpracovává i velké objemy informací;
• Notifikační program zajišťuje implementaci kontrolní funkce;
• Program kontroly termínu může fungovat v režimu pro více uživatelů;
• Systém řídí tok dokumentů;
• Program jasně upravuje časový rámec pro plnění úkolů;
• Automatizovaný program pro sledování termínů vám umožňuje analyzovat práci generováním zpráv;
• Automatizovaný software funguje rychle a výstižně;
• Oznamovací program má pohodlné a jednoduché rozhraní;
• Program kontroly termínů umožňuje sledovat všechny akce prováděné v systému zaměstnanci společnosti;
• Systém umožňuje diferenciaci přístupových práv mezi uživateli;
• Program může spolupracovat s jinými formáty elektronického ukládání dat;
• Automatizovaný program pro sledování termínů je efektivnější díky svým širokým možnostem práce s informační základnou;
• Systém má pohodlný systém pro rychlé vyhledávání a také filtrování a třídění dat;
• Řízení podniku pomocí automatizovaného systému zjednodušuje a zlepšuje pracovní proces.

Stáhněte si software pro upozornění a připomenutí

Níže jsou odkazy ke stažení. Můžete si stáhnout zdarma PowerPoint prezentaci softwaru a demo verzi. Demoverze má navíc určitá omezení: z hlediska doby používání a funkčnosti.

Objednejte automatizaci upozornění a připomenutí

Chcete-li si tento program zakoupit, zavolejte nám na čísla uvedená v kontaktních informacích nebo Skype, nebo jednoduše napište dopis. Naši specialisté se s vámi dohodnou na vhodné konfiguraci, připraví smlouvu a fakturu k platbě.

Jak víte, funkce asistenta nebo osobního asistenta (bez ohledu na to, jak se tato pozice nazývá v pracovním sešitu) v různých společnostech se liší v závislosti na specifikách a velikosti organizace, firemní kultuře přijaté ve společnosti a osobnosti. manažera. Jsou však povinnosti, bez kterých se žádný osobní asistent bez ohledu na místo výkonu práce prostě neobejde. Mezi ně patří kontrola nad prováděním příkazů.

V mnoha organizacích je problémem neplnění objednávek a nedostatečná kontrola jejich včasného provedení, tzv. „úzké hrdlo“ (z angl. úzké místo- úzké místo), tzn. vážná překážka, která značně zpomaluje obchodní procesy společnosti. Zde opravdu hodně záleží na asistentovi! Ne vše je však tak zřejmé, jak se na první pohled zdá. Často se setkáváme se situacemi, kdy nenahraditelný asistent náhle onemocní nebo odjede na dovolenou či pro jednou na služební cestu a v době jeho nepřítomnosti... se zastavila práce, neevidují se zakázky, nedodržují termíny, neznámí zodpovědní. Zpravidla to nevypovídá ani tak o nepostradatelnosti zaměstnance, ale o absenci systému. Úkolem asistenta je tedy vybudovat systém pro sledování plnění příkazů. A systém, jak víme, je z velké části schopen udržet si svůj výkon sám. A sám to nezvládneš! Ale pojďme se vypořádat se vším v pořádku.

Řízení a jeho typy

Slon, jak se říká, by se měl jíst po částech. A vyplatí se začít s terminologií.

Řízení- jedná se o srovnání záměru se skutečným stavem věci. Kontrola odhaluje i malé odchylky od plánovaných výsledků a jednání lidí a umožňuje změnit situaci.

Rozlišují se následující typy ovládání:

1. Předběžná. Provádí vedoucí před vlastním zahájením prací na zadání. Předběžná kontrola se používá s přihlédnutím k lidským, materiálním a finančním zdrojům, tj. před zadáním příkazu k práci se vedoucí musí ujistit, že výkonný umělec má prostředky k jejímu provedení.

2. Koncepční (příchozí). Používá se k objasnění:

Ví účinkující, že má úkol;

Jak problém pochopil ten, kdo to bude řešit?

Jak přesně to udělá?

Tento typ kontroly provádí asistent manažera, a to ihned po zadání objednávky. Cílem je ověřit, zda vykonavatel rozumí podstatě příkazu a včasnosti jeho realizace. V této fázi je úkolem asistenta upozornit vykonavatele na dostupnost úkolu, načasování a prioritu úkolu a ujistit se, že zadání bylo přijato k práci. V tomto případě musí asistent „zvýraznit“ naléhavé a důležité úkoly (pamatujte na Eisenhowerovu matici), například takto: „Upozorňujeme, že toto zadání je důležité a naléhavé!“ Tato kouzelná fráze, vyslovená ve správný čas, pomůže vyhnout se mnoha nedorozuměním a neomluvitelným ztrátám času - je nepřijatelné nechat proces řazení úkolů podle priority volný průběh, protože názor účinkujících se ne vždy shoduje s názorem. názor manažera. Nezapomínejte, že to, co je zřejmé vám, nemusí být ostatním lidem.

3. Proud (střední, procesní řízení). Cílem je zhodnotit současný proces činnosti: jak se práce provádí, co již bylo vykonáno, jaké potíže nastaly. Tento typ kontroly provádí asistent v době, kdy již práce probíhají, ale ještě nenastal termín dokončení zakázky. Úkolem kontroly je pohotově identifikovat odchylky vzniklé při práci a informovat o nich vedoucího pro případnou úpravu zadaných parametrů. Řízení proudu je založeno na zpětné vazbě.

4. Finále (konečné, kontrola výsledku). Slouží k posouzení, zda je k danému datu dosaženo cíle.

Skutečně získané výsledky se porovnají s těmi, které byly dříve zjištěny. Navzdory tomu, že v této fázi je již pozdě zasahovat do práce, je tato kontrola nezbytná. Ukazuje, jakých výsledků účinkující dosáhli, a odhaluje opomenutí a nedostatky v jejich práci. Pomáhá získat poučení pro budoucnost. Manažer a asistent v této fázi zpravidla spolupracují, protože Kvalifikace asistenta nemusí být dostatečná k určení úplnosti a správnosti zadání.

Co a jak ovládat

Rozdělení odpovědnosti za zajištění kontroly v klíčových oblastech závisí na velikosti organizace:

„Kontrola“ a „monitorování“ jsou různé věci!

Abychom konečně pochopili, co je co, stojí za to věnovat pozornost dalšímu termínu, který se často vyskytuje v moderním managementu - „monitorování“. V literatuře se pojmy „kontrola“ a „monitorování“ často používají jako totožné, ale jde o zásadně odlišné věci! Pro uplatnění systematického přístupu k řízení provádění příkazů je třeba tento rozdíl pochopit. Li sledování- jedná se tedy o sledování parametrů objektu se záznamem a ukládáním dat řízení- toto je povinné pozorování dopad na objekt v případě, že hodnoty parametrů překračují přijatelné limity. Ve vztahu k zadáním to znamená, že asistent musí mít monitorovací nástroj, tzn. vést určitou databázi, kde eviduje pokyny, termíny, odpovědné osoby a stav realizace (dokončeno/nedokončeno). K vybudování efektivního kontrolního systému však pouhé vedení statistik nestačí – kontrola znamená aktivní řízení situace, přizpůsobování a ovlivňování, tzn. cílevědomé ovlivňování za účelem dosažení pozitivní dynamiky ve výkonné disciplíně.

Jak zajistit plnění zakázek?

Aby mohly být objednávky realizovány, je nutný integrovaný přístup k řešení tohoto problému. Systém kontroly provádění objednávek bude fungovat podle následujících zásad:

1) Vysoká priorita ze strany vedení. Manažer musí prokázat, že důsledné dodržování jeho pokynů je pro něj i pro společnost důležité.

2) Společná diskuse o přístupech k řešení problému. Aby bylo možné zohlednit všechna rizika a zvážit problematiku komplexně, je nutné do diskuse zapojit všechny účastníky procesu – jak vedoucího udělujícího pokyny a asistenta na ně dohlížejícího, tak i manažery, kteří budou přímo zodpovědní za provedení. Dohody by se měly týkat především způsobů získávání informací o pokynech a termínech, formátu exekuční zprávy, postupu při přeplánování, přístupu k odměnám či trestu v případě neplnění pokynů. Manažer by měl také informovat své podřízené o pravomocích asistenta z hlediska sledování plnění zakázek (jste-li v týmu nový člověk a ještě nemáte pravomoci, zeptejte se na to svého vedoucího).

3) Informování všech zaměstnanců společnosti o implementaci systému sledování realizace zakázek. Je nutné zajistit transparentnost přístupů, tzn. pravidla musí být formalizována v místním regulačním dokumentu společnosti.

4) Důslednost a pravidelnost. Disciplína vedení se zvýší, pokud budou zaměstnanci přesvědčeni, že každý úkol je zaznamenán, že každý úkol musí být vyúčtován, že žádný z nich nebude vynechán nebo zapomenut a že neplnění pokynů vedení bude nevyhnutelně potrestáno. (Okamžitě se vyplatí stanovit postup informování, protože pokyny mohou být a priori neproveditelné nebo mohou mít závažné důvody pro nedodržení včas. Každý takový případ je třeba posuzovat individuálně.)

Vypadá to jako úkol, říkáte si. To je částečně pravda. Jaká je role asistenta? Asistent je přesně ten samý zaměstnanec firmy, který musí manažera informovat o tom, že problém existuje, že s sebou nese specifická rizika, že se snažíte držet „palec“ (a zatím se to daří z velké části díky vašemu osobní vlastnosti), ale absence o sobě dá dříve či později vědět a to vás znepokojuje.

Hlavní je nezapomenout říct, že máte konkrétní návrh, jak zorganizovat kontrolní systém (tedy neměl by to být jen problém naservírovaný na stříbrném podnose, ale problém a možnosti jeho řešení).

I když jste novým zaměstnancem společnosti, neměli byste se bát oslovit svého manažera s takovým návrhem. Pokud se ve vaší firmě dosud nic fatálního kvůli nesplněné/prošlé/nezaúčtované zakázce nestalo, váš manažer stále nebude na váš návrh hluchý. V celé firmě se asi nenajde nikdo, kdo by měl větší zájem tento problém řešit.

Význam efektivní komunikace

Řekněme, že váš návrh je přijat: manažer nastínil důležitost úkolu, oznámil vaši roli v tomto procesu, schválil místní regulační dokument upravující tento proces a všichni zaměstnanci společnosti jsou informováni. Co bude dál? Zveřejněný dokument riskuje, že zůstane bezduchým kusem papíru, pokud se v této fázi vzdáte. Jak to všechno udělat?

Odpověď spočívá především v efektivních komunikačních schopnostech asistenta. Ano, to je stejná fráze, kterou tak často vídáme v životopisech na administrativní pozice. Mít takové dovednosti je pro asistenta životně důležité. V užším smyslu je efektivní komunikace ve vztahu ke sledování plnění příkazů způsobem rychlého předávání informací bez zkreslení a získávání zpětné vazby o správném pochopení „zprávy“.

Efektivní komunikace je postavena:

Efektivní nebo neúčinné?

Neefektivní komunikace je hádka s ostatními, zaměřená na ochranu vašich cílů a plánů. Znamená to přítomnost vítězů a poražených. Tento styl „komunikace“ je kategorický: existuje „správné“ a „špatné“, „vítězství“ a „porážka“, „dobré“ a „špatné“, bez ohledu na přechodné stavy. Správný názor je jen jeden, takže můžeme opomíjet názory a zkušenosti lidí, kteří mohou obohatit naše poznání světa a vytvořit si ucelený obraz. Místo toho neustále hájíme své úzké názory. Pauza v konfliktu se považuje za úspěch, když obránce dočasně ustoupí. Nesouhlas nakonec vyústí v odpor, ztrátu efektivity týmu a dokonce sabotáž, dokud nezvítězí rovnováha sil a respektu.

Efektivní komunikace má zase za cíl porozumět názorům, pocitům a názorům druhých. Když se dvě strany navzájem poslouchají, vyhrávají obě. Vzájemné porozumění a respekt se stávají základem spolupráce, vzájemné závislosti a loajality. Úspěchu bude dosaženo, pokud každá strana řekne: „Ano, přesně to jsem měl na mysli. Rozumíš mi".

Pro úspěšnou realizaci organizačních cílů je nepochybně nezbytná efektivní komunikace. Zkreslené, špatně interpretované zprávy často způsobují porážku velkých společností, armád a národů.

Efektivní komunikační dovednosti umožňují koexistenci protikladů – konečná schopnost pochopit jiný úhel pohledu a najít kompromis. Proč se hádat, kdo má pravdu a kdo ne? Cílem efektivní komunikace je navazování a udržování vzájemně výhodných, a tedy dlouhodobých pracovních vztahů.

Z hlediska sledování plnění příkazů musí asistent ukázat efektivní komunikační dovednosti ve všech fázích pokynů pro „cestu“:

1) Interakce s manažerem při zadávání pokynů.Úkolem asistenta je správně zaznamenat zadání a snažit se dodržet konkrétní schéma stanovování cílů, například SMART. To umožní podřízeným pochopit, co se od nich vyžaduje. Znění příkazu musí být jasné, ve verbální podobě (odpovězte na otázku: co dělat?), příkaz musí mít stanovenou lhůtu a u každého příkazu musí být určen odpovědný vykonavatel.

Po řádném zaevidování objednávky se asistent musí ujistit, že v ní nejsou žádné nepřesnosti, předložit konečnou verzi protokolu či evidence zakázek vedoucímu ke schválení nebo se slovně zeptat: „Rozuměl jsem vám správně? Ivanov I.I. musí vypracovat a předložit ke schválení harmonogram realizace projektu do 11. května 2015?“

Co se staloCHYTRÝ?

CHYTRÝ je mnemotechnická zkratka používaná v managementu a projektovém řízení k definování cílů a stanovení cílů.
Cíl nebo úkol stanovený podle kritérií SMART má následující charakteristiky:
. S- konkrétní (specifické) - jasné, přesné, jasně popsané;
. M- měřitelné (měřitelné) - mají stanovené ukazatele výsledku, pomocí kterých lze pochopit, že cíle bylo dosaženo. Mohou být jak kvantitativní, tak kvalitativní. Bez těchto kritérií je téměř nemožné vyhodnotit splnění úkolu;
. A- dosažitelné (dosažitelné) - realistické, ale vyžadující určité úsilí, které slouží jako dodatečný motivační faktor;
. R- relevantní (vhodné) - shodující se s širšími cíli útvaru nebo organizace;
. T- časově omezený (časově omezený) - musí být stanoveny termíny pro dosažení cíle.

2) Interakce s účinkujícími při přenosu zakázek do práce. Klíčovým úkolem v této fázi je zajistit, aby byl zhotovitel informován o zadání a přijal jej k práci. Pokud je organizace malá, pak asistent nebo sekretářka kontaktuje přímo účinkující prostřednictvím e-mailu nebo telefonu. Ve velkých organizacích je taková interakce obtížně proveditelná, takže asistent předává příkaz a přímo komunikuje se zástupci vedoucího organizace a při přenosu objednávek se uplatňuje kaskádový princip, například: EEředitel odboruEvedoucí odděleníEpřímý vykonavatel.

3) Informace o provedení příkazu jsou předávány obrácenou cestou: generální ředitel/asistentBzástupce generálního řediteleBředitel odboruBvedoucí odděleníBpřímý vykonavatel.

Asistent hraje roli prostředníka při předávání informací o zakázce. Současně, aby se zkrátila doba přenosu dat asistentovi, je vhodné zajistit použití informačního zdroje, který vám umožní zveřejňovat souhrnné informace o objednávkách ve veřejné doméně, například na interní firemní portál organizace, kde každý zaměstnanec může rychle vidět, jaké má zakázky a poslat připomínky asistentovi.

4) Při provádění průběžné kontroly je nutné objasnit prognózu dodavatele: ať už dodrží termín nebo se v průběhu realizace ukázalo, že objem prací je větší, než se původně očekávalo, nebo zdroje zhotovitele jsou nedostatečné a je nutné zapojení zaměstnanců z jiných strukturálních divizí, protože úkol se ukázal jako mezifunkční. Asistent musí vést nepřetržitý konstruktivní dialog s odpovědným manažerem/performerem, aby získal rychlé a spolehlivé informace o průběhu realizace, a pokud se vyskytnou vážné problémy, informovat o tom manažera, dokud je ještě možné něco napravit. Zároveň byste neměli zajít příliš daleko a stát se rušivými, rušit interpreta a rozptylovat ho kvůli maličkostem. Všichni účastníci procesu musí jasně chápat, že mají společné cíle a vzájemně respektovat svou práci. Chcete-li to provést, měli byste se dohodnout na přijatelném formátu komunikace.

5) Po obdržení informace o vyřízení objednávky asistent spolu s manažerem vyhodnotí úplnost předložených údajů a rozhodne o přijetí objednávky nebo o jejím vrácení k přepracování. O přijatém rozhodnutí musí asistent informovat vykonavatele.

6) Při generování analytických zpráv. Přísné účetnictví znamená pravidelné vykazování a analýzy založené na statistických datech. V určité frekvenci, například jednou měsíčně, musí asistent analyzovat nashromážděná statistická data o úkolech a generovat zprávu o výkonové kázni (obr. 1). Taková zpráva může obsahovat informace o tom, kolik instrukcí bylo, kolik z nich bylo dokončeno včas/opožděně/nedokončeno, které jednotky jsou vedoucí a které jsou protivedoucí, pokud jde o včasné provedení pokynů manažera. Manažer může s těmito informacemi nakládat podle vlastního uvážení. Je však žádoucí, aby přístup k odměně a trestu byl předvídatelný a jednotný pro všechny.

Rýže. 1

Praktické nástroje v arzenálu asistenta

Existuje velké množství takových nástrojů, ale je důležité dodržovat hlavní zásadu - všechny pokyny manažera musí být zhmotněny a uloženy do jednoho úložiště, kde je možné pravidelně sledovat plnění zakázek v souladu s jejich prioritou.

Ideální technické provedení je Microsoft Outlook, protože obsahuje flexibilní mechanismy nastavení tzv. „uživatelské pohledy“. Kromě standardních zobrazení „Podle vykonavatelů“, „Podle kategorií“, „Podle termínů“ si můžete nakonfigurovat i další – „Podle závodů“, „Podle komisí“, „Pouze zpožděné úkoly, jejichž termín uplynul od 5. do Před 20 dny“ atd. Po nakonfigurování bude zobrazení v budoucnu dostupné jediným kliknutím myši. Nebudeme se tím podrobně zabývat, protože... Tomuto nástroji již byla věnována řada článků.

Někdy je takový systém konfigurován na základě elektronické systémy pro správu dokumentů, například Lotus Notes, Documentum nebo Directum, kde jsou klíčové informace o zakázce zaznamenány v registrační a kontrolní kartě (RCC). EDMS je však drahý program, který si ne všechny organizace mohou dovolit.

Jedním z nejuniverzálnějších a nejdostupnějších nástrojů pro sledování plnění příkazů je Microsoft Vynikat. Tento program lze použít buď jako doplněk ke stávajícím, pokud pracujete ve velké společnosti, nebo jako samostatný nástroj. Krása je v tom, že na základě tohoto technického řešení můžete vytvořit jednotnou databázi zakázek s flexibilním nastavením polí a filtrů dle vlastního uvážení. Takovýto konsolidovaný registr pokynů může být zpřístupněn veřejnosti a každý zaměstnanec si může ujasnit znění, lhůty a sledovat stav svých pokynů. Nejprve byste měli nakonfigurovat omezená práva k úpravám souboru, abyste předešli náhodnému poškození nebo smazání dat.

V MS Excel můžete nejen zadávat pokyny ručně, jako v případě ústních příkazů od vedoucího, ale také stahovat pokyny z EDMS (pokud se jedná o pokyny z protokolů nebo pokyny přicházející zvenčí, např. požadavky regulačních orgánů nebo vládní orgány nebo podnikové centrum).

Nastavením polí určitým způsobem můžete nastavit barevné kódování ve sloupci „Stav realizace objednávky“. Například objednávka, která ještě nedorazila, bude automaticky označena modře; včas dokončená objednávka je zelená (pro to se musí shodovat data v polích „Z důvodu realizace“ a „Skutečné provedení“); příkaz, u kterého uplynula lhůta pro provedení a nebylo doručeno potvrzení o přijetí zprávy o provedení, se automaticky zobrazí jako nesplněný a označen červeně.

Nastavení evidence objednávek vSLEČNA Vynikat

Pole v registru se konfigurují zápisem makra. Pro takové jemné doladění je nejlepší zapojit IT specialistu.

Pokud není IT specialista a nemáte znalosti programování, můžete použít jinou jednodušší a dostupnější metodu.

Buňky tabulky si můžete přizpůsobit sami pomocí funkce podmíněného formátování.

Chcete-li nakonfigurovat výplň buňky, vyberte v tabulce buňku, pro kterou budeme konfigurovat formátování (v našem případě je to buňka G10 ), na kartě Domov - Podmíněné formátování, v navrhované kontextové nabídce - Vytvořte pravidlo(obr. 2).

Rýže. 3

V řádku vzorců dialogového okna pod nadpisem je potřeba nastavit pravidlo, které bude považováno za pravdivé (obr. 4).

Rýže. 4

Pro náš registr bude nutné postupně nakonfigurovat čtyři pravidla pro stejnou buňku G10 a poté „rozšířit“ jejich akci na celý sloupec G.

• Chcete-li označit nesplněnou objednávku, nastavte pravidlo 1. V dialogovém okně Vytvořte pravidlo formátování pomocí klíče Formát vyberte barvu výplně. První pravidlo bude odpovídat červené barvě.

Dále do řádku vzorců zadejte následující popis pravidla: =IF(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (obr. 5). To znamená, že za předpokladu, že v buňce F10 je indikováno datum splatnosti a již uplynulo, buňka automaticky zčervená.

Rýže. 5

Stiskněte klávesuÓNA.

• Chcete-li označit objednávku, která probíhá, nastavte pravidlo 2. Opakujeme výše popsanou sekvenci akcí: vyberte buňku G10 , Pojďme Podmíněné formátování, vyberte Vytvořte pravidlo A Pomocí vzorce určete, které buňky se mají formátovat.

V již známém dialogovém okně Vytvořte pravidlo formátování pomocí klíče Formát zvolte jinou barvu výplně. Druhé pravidlo bude odpovídat modré barvě.

=IF(F10>0;F10>DNES();""). To znamená, že pokud v buňce F10 je indikován termín a ještě nedorazil, buňka se automaticky vybarví modře.

Stiskněte klávesu ÓNA.

• Abychom označili objednávku, která byla dokončena včas, nastavili jsme pravidlo 3. Opět zopakujeme výše popsanou sekvenci akcí, ale tentokrát v dialogovém okně Vytvořte pravidlo formátování pomocí klíče Formát vyberte zelenou barvu výplně, která označuje, že objednávka byla dokončena přesně včas nebo před plánovaným termínem.

Do řádku vzorců zadejte popis pravidla: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). To znamená, že pokud v buňce F10 G10 je uvedena lhůta skutečného provedení, která se shoduje s lhůtou F10 nebo mu předchází, buňka G10 se automaticky změní na zelenou.

Stiskněte klávesu ÓNA.

• Nakonec, abychom označili objednávku, která byla dokončena později než ve stanoveném termínu, nastavili jsme pravidlo 4. V dialogovém okně Vytvořte pravidlo formátování pomocí klíče Formát vyberte žlutou barvu výplně, která označuje, že objednávka byla dokončena pozdě.

Do řádku vzorců zadejte následující pravidlo: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). To znamená, že pokud v buňce F10 je uvedeno datum splatnosti a v buňce G10 je uvedeno datum skutečného provedení, které je pozdější než datum F10 , pak buňku G10 automaticky zežloutne.

Jednou v cele G10 všechna čtyři pravidla jsou nakonfigurována, daný vzorec „roztáhneme“ po celém sloupci G a vyplňte jej skutečnými termíny realizace objednávek. Buňky budou automaticky vybarveny v určené paletě.

Dalším krokem je nastavení vizualizace, tj. diagramy pro vizuálnější vnímání obrazu předváděné disciplíny.

Ke konstrukci diagramu potřebujeme kvantitativní data, tzn. počet všech objednávek a každý typ zvlášť. Proto bude nutná mezilehlá úprava. Kvantitativní data můžeme zobrazit v legendě, kam budou automaticky vložena z naší tabulky (legendu lze umístit na stejný list např. nad tabulku).

Pro sběr statistik je třeba vyplnit jednu z buněk tabulky, například sousední buňku H10 , a to následujícím způsobem:

1. Vyberte buňku H10 , v horní části řádku vzorců klikněte na ikonu fx Funkce vložení, vyberte kategorii “ logický», « LI».

Do horního řádku vzorců zapíšeme následující pravidlo: =IF($F10>0,IF($G10>0,IF($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (obr. 6).

Rýže. 6

Rozšiřujeme pravidlo uvedené v buňce H10 , po celém sloupci dolů H(obr. 7).

Rýže. 7

Poté sloupec H lze skrýt a ponechat viditelné pouze nezbytné informace registru.

• Nastavení legendy. Aby byla data ze sloupce H spadají do legendy a zobrazují se v ní v kvantitativní podobě, musíte buňky legendy nakonfigurovat následovně:

1. Nastavte pravidlo pro buňku G3 : vyberte tuto buňku, klikněte na ikonu v řádku vzorců fx Funkce vložení, vyberte typ funkcí " statistický», « COUNTIF».

2. Poté do řádku vzorců napište následující: =COUNTIF(H$10:H$19;F3)(obr. 8).

Rýže. 8

3. „Natáhněte“ vzorec z buňky G3 před G6 respektive.

Můžete si také přizpůsobit vizualizaci a nahrát data o objednávkách za dané časové období ve formě grafu.

• Svytvoření diagramu. Chcete-li to provést, přejděte na kartu Vložit a vyberte graf, například výsečový graf, poté, co jste předtím vybrali jeho rozsah buňky z G3 před G6 (obr. 9).

Rýže. 9

Diagram vložíme a jeho segmenty obarvíme námi zvolenými barvami výplně tak, že segment označíme a pravým tlačítkem myši vyvoláme odpovídající kontextové menu (tam je vše intuitivní). Náš registr je připraven (obr. 10).

Rýže. 10

A nakonec

Vytvořit efektivní systém pro sledování realizace zakázek je poměrně obtížné – je nutné vzít v úvahu mnoho různých aspektů a vlastností, které mohou být pro různé organizace jedinečné. Není to snadné, ale pamatujte, že každá hádanka má řešení. Když stojím před obtížným problémem, který na první pohled nemá řešení, vždy si vzpomenu na hádanku B. Verbera:

„Jak propojit těchto devět teček se čtyřmi čarami, aniž byste zvedli pero z papíru?

Často nemůžeme najít řešení, protože naše mysl je omezena na oblast kresby. Ale nikde není řečeno, že nemůžete jít za jeho hranice.

Existuje řešení:

Morálka: Abyste pochopili systém, musíte... se z něj dostat.“

Existuje mnoho způsobů, jak zorganizovat účinný systém sledování plnění příkazů. Hlavní je najít přesně ten, který bude nejvíce organicky zapadat do práce vaší i vaší firmy, cítit ve všem umírněnost a nepřekročit hranici, za kterou přichází manická hyperkontrola.

M.A. Suchková, zástupkyně generálního ředitele Ryazan Oil Rafining Company CJSC (dceřiná společnost NK-Rosněft OJSC)

Aplikace Order Execution Control je skvělý nástroj, který vám pomůže řídit vyřizování objednávek ve vaší organizaci. Přes svou jednoduchost je program velmi efektivní. Nástroj „Order Execution Control“ byl napsán v aplikaci Microsoft Excel, takže hlavním pracovním prostředím tohoto programu jsou tabulky. Uživatel si nakonfiguruje strukturu objednávkových tabulek způsobem, který mu vyhovuje.

Program je víceuživatelský, s možností definovat přístupová práva. Například pro řadového zaměstnance bude dostupná pouze funkce vytvoření reportu pro manažery. Přístupová práva konfiguruje administrátor. Pro libovolné pole tabulky můžete připojit referenční knihy, které poskytují další informace. Stavy úkolů (dokončeno, probíhá, nedokončeno) se počítají automaticky. Program generuje sestavy samostatně, můžete vytvářet šablony. Výkazy je možné exportovat v elektronické podobě. Aby uživatelé mohli rychle zvládnout tento program, byl přidán systém školení. I když použití tohoto nástroje nebude obtížné, zejména pro někoho, kdo pracoval v Excelu.