Jak správně psát obchodní dopisy. Jak napsat obchodní dopis v ruštině

V posledních desetiletích se stala nedílnou součástí v jakékoli oblasti podnikání. Kromě sepisování smluv, aktů a příloh k nim se specialisté na dokumenty zabývají sepisováním různých druhů odvolání a dopisů. Na legislativní úrovni samozřejmě nejsou definovány zásady jejich návrhu a obecná šablona. V takové situaci vyvstává otázka: „Jak správně vypracovat ten či onen právně slabý, ale obchodní dokument? Odpověď je velmi jednoduchá a spočívá ve vypracování takových papírů podle obecně uznávaných standardů v kancelářské práci.

Dnes se náš zdroj rozhodl zvážit zásady psaní oficiálního dopisu a vlastnosti tohoto dokumentu. Informace o shrnutém tématu a šablonu samotného příspěvku naleznete níže.

Úřední nebo je jedním ze základních typů dokumentů v oblasti kancelářské práce moderního podnikání. Jedná se o univerzální způsob přenosu informací, realizovaný co nejjednodušším způsobem, ale při dodržení všech pravidel a předpisů obchodních vztahů.

Informace prezentované v oficiálních dopisech přirozeně nemají zábavný charakter. Takové papíry mohou být pozvánky, částečně reklamní, informační a jiné, ale v žádném případě zábavné.

Mezi úředním dopisem a běžným dopisem je mnoho rozdílů. Tím hlavním je účel. Pokud má obchodní dokument vždy přesný účel odeslání nebo předání adresátovi, pak se pro „komunikaci za účelem komunikace“ často používají běžné dopisy. Dále obchodní sdělení:

nejsou anonymní – vždy mají informace o odesílateli a příjemci
sepsané jménem konkrétní osoby nebo jím zastupované organizace či sdružení
(pokud má odesílatel razítko)
sestavené podle obecně uznávaných pravidel v kancelářské práci
nemůže být zábavné, jak již bylo zmíněno dříve

Volitelný, ale také běžný rozdíl mezi oficiálním dopisem a běžnou zprávou je ten, že první je napsán na firemním hlavičkovém papíře. Tento přístup poskytuje adrese nejvyšší úroveň spolehlivosti a obecně označuje její obchodní status.

Několik slov o podrobnostech a obecném obsahu dokumentu

Oficiální dopisy jsou vydávány z různých důvodů, v důsledku čehož se obsah přirozeně liší. Přesto nelze obecnou strukturu obchodních sdělení vyjmout. Právě ta je v oblasti kancelářské práce definována jako pravdivá, není předmětem sporu a tvoří základní náležitosti příslušných dokumentů. Mezi typické podrobnosti oficiálního dopisu patří:

celé jméno odesílající firmy nebo celé jméno konkrétního občana
informace o kontrolním bodu, kontrolním bodu a OKUD (pro organizace)
adresu a všechny možné kontakty odesílatele
obdobné údaje o adresátovi
podstatu sdělení
datum jeho složení
a tisk (pro organizace)

Důležité! Typ obchodních dokumentů, o kterých dnes uvažujeme, je jedním z mála, který nemusí obsahovat název. Absence toho druhého není v žádném případě chyba, ale dodržování základních standardů kancelářské práce.

Samotný dopis je vhodné vystavit na hlavičkovém papíře, samozřejmě pokud je jeho odesílatelem firma. Pro vládní agentury mají takové formy obraz erbu, pro komerční organizace - jejich znak.

Jasné a srozumitelné pro příjemce.
Bez použití vulgárních výrazů, nemluvě o urážkách a obscénnostech.
Úhledné, stručné a kompetentní.

V zásadě odborníci na dokumenty nekladou na úřední dopisy žádné další požadavky. Stačí dodržet uvedené normy, pravidla a obecný obsah dokumentu.

Níže si můžete stáhnout šablonu oficiálního dopisu organizaci:

Druhy úředních dopisů

Úřední dopis je poměrně rozsáhlá skupina obchodních dokumentů. Mezi nejpoužívanější z nich patří:

, odrážející přání odesílatele udělat něco ve prospěch adresáta
Dopisy s žádostí
Žádosti
Pozvánky na akce
Výzvy ke spolupráci
Papíry, které příjemci něco připomínají
Komerční nabídky
Požadavky
Instrukce
Reklamní a informační dopisy

Podle názvu každého typu úředního dopisu můžete pochopit jeho obecný účel a účel odeslání zprávy. Jak ukazuje praxe, přenos různých typů požadavků v podnikatelském prostředí se provádí z různých důvodů a výčet jejich typů uvedený výše není zdaleka konečný.

Vlastnosti návrhu a přenosu zprávy adresátovi

Na konci dnešního článku věnujme pozornost předávání oficiálních dopisů do Ruské federace. Nejprve je třeba poznamenat, že hlavní nuancí úspěšných obchodních vztahů je kompetentní přístup k jejich řízení. V případě vypracování příslušných dokumentů hovoříme o jejich:

elegance
plný soulad s obchodními standardy
účelovost (odeslání oficiálního dopisu někomu ve formě spamu výrazně podkope autoritu odesílatele)

Kromě toho je vhodné přistupovat ke kompozici sdělení mimořádně zodpovědně. Jeho text by měl být čtivý, stručný a srozumitelný. Používání složitých verbálních struktur a termínů je nežádoucí. Obecný tón adresy by měl být udržován v mezích. Zdrženlivost je vítána, ale známost nikdy.

Co se týče předávání obchodních dopisů, odesílatel nemá žádná omezení. Adresátovi můžete doručit zprávu:

prostřednictvím internetu v elektronické podobě
prostřednictvím pošty
kurýrem nebo i osobně

Přenos úředních dopisů je rozsáhlá oblast. Všichni odesílatelé si budou moci vybrat vhodnou zprávu.

Tím končí nejdůležitější ustanovení k tématu tohoto článku. Doufáme, že prezentované informace pomohly všem čtenářům pochopit podstatu oficiálních dopisů v Ruské federaci a pravidla pro jejich provádění.

Napište svůj dotaz do formuláře níže

V dnešní době by měl umět psát dopisy každý. To je koneckonců pro každého člověka se vzděláním nevyhnutelné. Ne každý má talent psát dopisy. Ale se znalostí základních pravidel můžete rozvíjet schopnost psát dobré a zajímavé dopisy. Zvláště pokud jsou tato pravidla docela jednoduchá. V tomto článku se dozvíte, jak správně psát obchodní a osobní dopisy. Podívejme se na různé možnosti písmen a důležité body v jejich designu.

Jak správně psát obchodní dopisy

Formální nebo obchodní dopis je obvykle určen k udržování obchodních vztahů mezi firmami a jejich zaměstnanci nebo klienty. Obchodní dopis má mnoho druhů. Například:

děkovný dopis
Doporučující dopis
Průvodní dopis
Záruční list
Dopis prezidentovi
Servisní dopis
Informační mail
Blahopřejný dopis
Poptávkový dopis
Písemná stížnost
Zvací dopis

Ten či onen obchodní dopis zasíláme především výše postaveným osobám nebo s žádostí, tzn. Jedná se o jasně směrované dopisy zaslané s konkrétním účelem. Cílem je zajistit, aby byl dopis správně pochopen. Řešíme například, jak správně napsat děkovný dopis, aby bylo pochopeno, že děkujeme; přemýšlíme, jak správně psát formální dopisy, aby byly užitečné, aby je adresát správně pochopil. Proto je velmi důležité vědět, jak dopis správně napsat. Vzor pro psaní obchodních dopisů najdete na odkazu Profesionální šablony obchodních dopisů.

Níže se podíváme na základní pravidla pro psaní obchodních dopisů.

Dopis by neměl být bez tváře

Přemýšleli jste někdy, jak správně psát e-maily? E-mailová schránka podnikatele je často plná různých typů spamu. Vaší první prioritou při psaní formálního dopisu bude, aby si ho všimli a nebyli odesláni do složky Spam.

Nejprve byste se měli zeptat na společnost, kam chcete poslat svůj dopis. O svém partnerovi musíte mít maximum informací. Jakmile jsou známy podrobnosti o společnosti, můžete začít psát dopis. Každého podnikatele potěší, když se dopis obrátí na něj osobně, nikoli například na obchodní oddělení společnosti, ve které pracuje. Oslovování adresáta jménem prokáže v první řadě svůj respekt k člověku a samozřejmě v něm vyvolá pozitivní emoce, které si ho prostě nemohou nezamilovat. Koneckonců, jak můžete začít konverzovat s potenciálním partnerem o obchodních návrzích, když jste si nenašli čas zjistit jeho příjmení, jméno a patronymii.

Pokud se vám nepodařilo zjistit jméno adresáta, v žádném případě nepište: „Uv. gen. ředitel!“, „Uv. komerční dir. společnosti! V obchodním dopise není pro takové zkratky místo. Slova jako „vážený“, „pane“, „vedoucí oddělení“ atd. musí být napsána celá. Jinak o respektu nemůže být řeč.

Dopis musí mít nadpis

Nadpis je potřebný ke stručnému odhalení obsahu dopisu. Příjemce tak bude moci dopis bez problémů zpracovat a roztřídit. Jakákoli oficiální organizace dostává každý den desítky dopisů o úplně jiných problémech. Není tedy šance, že bude vašemu dopisu věnována pozornost. Pokud tedy váš titul obsahuje užitečné informace, může to být pro potenciálního partnera zajímavé. Už chápete, proč je důležité psát úřední dopisy správně?

Jak udělat dobrý dojem

Zkuste do svého dopisu přidat úvod, který vyjádří kompliment adresátovi. Například, jak byste byli rádi, kdybyste měli tu čest pracovat s tak dobrou společností.

Čeho se vyvarovat

Vyvarujte se direktivních frází

Místo věty “Pokud Vás naše nabídka zaujala, pak mě kontaktujte telefonicky...”, je lepší napsat “Pro projednání nabídky máte možnost nás kontaktovat telefonicky...”. Direktivní fráze může člověka psychologicky obrátit proti vám. Taková fráze může dát obdarovanému najevo váš nedostatek sebevědomí a arogance. A pokud píšete doporučující dopis, bylo by správné „navrhovat“ a ne vnucovat, abyste nevzbudili dojem, že tlačíte, to se nikomu nebude líbit.

Vyberte správná slovesa

Používejte dokonalá slovesa. Například vytvořeno, dokončeno, vyrobeno, vyvinuto, zvýšeno atd. Ale slovesa jako vykonávat, účastnit se, pracovat, vyrábět nemluví o dosahování výsledků. To se při psaní cizojazyčných dopisů těžko zohledňuje, proto se předem zajímejte o pravidla konkrétního jazyka, abyste například věděli, jak správně napsat anglický dopis.

Použijte hlavičkový papír

Použití hlavičkového papíru je nutné, i když posíláte e-mail. Co je to hlavičkový papír? Hlavičkový papír musí obsahovat název vaší společnosti, adresu, telefon, fax, logo společnosti a podpis jednatele. Tento bod je důležitý při správném sepsání záručního listu, protože tím dáváte najevo, že jste otevření a zodpovědní za svou společnost.

Pošlete dopis poštou

Při zasílání obchodního dopisu je lepší upustit od faxu a e-mailu. Ideální variantou by bylo poslat kurýra s dopisem, aby jej osobně předal manažerovi. O značkové psaníčko si proto určitě dejte záležet. Mimochodem, pokud posíláte podklady k získání jakékoliv pozice, nebuďte líní zjistit, jak správně napsat motivační dopis, zaměstnavatel to ocení.

Jak správně psát osobní dopisy

Osobní dopis může být dopis příteli nebo milované osobě, dopis v angličtině příteli v zahraničí, milostný dopis nebo e-mail na sociální síti. Příjemce bude vždy potěšen, že obdrží váš dopis, pokud je napsán správně a zajímavě. Při korespondenční komunikaci můžete použít vlídná slova, která jste se svým blízkým během rozhovoru často styděli říct. Osobní dopisy se píší mnohem snadněji než oficiální, ale to neznamená, že nemusíte vědět, jak napsat dopis příteli nebo milované osobě.

Respektujte příjemce

Pokud posíláte dopis poštou, nepoužívejte na text kus papíru vytržený ze sešitu. Vyberte si kvalitní papír. A nezapomeňte napsat správně adresu!

Základní pravidla

Dopis by měl začínat odvoláním. Umístěte zprávu doprostřed řádku. Hlavní text se píše 2 cm pod adresou, odsazen ve stejné vzdálenosti od levého okraje listu. Snažte se udržet tuto vzdálenost v celém dopise. Pokud dojde list, vezměte druhý prázdný list papíru. Nepište na obě strany papíru!

Vyvarujte se oprav

Pamatujte, že přeškrtnuté řádky nebo opravy mohou způsobit, že vaše psaní bude vypadat extrémně nedbale. Proto byste pro začátek neměli být líní a napsat návrh.

Výzdoba

Text dopisu musí být čitelný a ne příliš malý. V celém dopise použijte stejnou pastu nebo inkoust. Nezapomeňte na závěr nechat svůj podpis. Po podpisu v případě potřeby umístěte dovětek (P.S.). Písmena jsou přeložena s textem uvnitř!

Po napsání dopisu

Neměli byste psát dopis ve špatné náladě. Pokud jsou negativní emoce již na papíře, tento dopis neposílejte. Raději to druhý den přepište. Koneckonců, napsat milostný dopis správně znamená dodat příjemci příjemné pozitivní emoce a nezničit mu náladu negativními prohlášeními.

Podnikatel musí vést aktivní korespondenci jak s úředníky (například zástupci vládních agentur), tak s těmi „polooficiálními“ - partnery, dodavateli, nezávislými specialisty atd. Dovednost písemné komunikace se rozvíjí poměrně rychle, ale zpočátku můžete udělat spoustu chyb a na své příjemce udělat ne nejpříjemnější dojem. V tomto článku budeme hovořit o vlastnostech psaní běžných obchodních dopisů (na papíře) a elektronických zpráv.

Forma a design dopisu

Ujistěte se, že používáte hlavičkový papír vaší společnosti. To vždy udělá dojem a zvýší loajalitu „partnerů“. Typ formulářů, normy pro jejich vyplňování a designové prvky musí být specifikovány v objednávce pro organizaci (případně v pokynech pro kancelářskou práci). Základní požadavky na formuláře obchodních dopisů lze nalézt v GOST 2003 „Požadavky na přípravu dokumentů“.

Základní informace o firmě je vhodné „vtěsnat“ do formuláře:

jméno (a zkrácený název);
skutečné a poštovní adresy;
Emailová adresa;
Kontaktní telefonní čísla;
Webová adresa.

Nejedná se o seznam požadovaných údajů, ale pouze o vzorový seznam. Pokud chcete, můžete něco přidat nebo vyloučit.

Obecné požadavky na psaní dopisu jsou následující:

minimální odsazení – 10 mm vpravo a 20 mm vlevo, nahoře a dole;
je-li dopis napsán na dvou nebo více listech, musí být každý z nich očíslován uprostřed nahoře;
Každá aplikace je očíslována samostatně;
v levém horním rohu je uvedeno odchozí číslo dopisu (nezapomeňte jej zaznamenat do protokolu evidence dokumentů);
v pravém horním rohu je uveden název organizace, funkce adresáta a jeho příjmení s iniciálami;
v levém dolním rohu - vaše funkce, příjmení s iniciálami a podpisem;
Nezapomeňte dole uvést datum, kdy byl dopis napsán.

GOST 2003 však umožňuje použití forem nejen s úhlovým, ale také s podélným uspořádáním detailů (když jsou uvedeny ve středu). Rohové uspořádání vypadá známěji a je lépe čitelné, proto je lepší zvolit tuto možnost.

Obecná pravidla psaní

Klasická struktura textu obchodního dopisu obsahuje tři prvky:

úvodní část (stručné uvedení důvodů, proč dopis vzniká, jeho účel);
obsah (popis situace, návrh řešení, vyjádření závěrů a doporučení);
souhrnná část (stručné shrnutí s jasným uvedením toho, co od adresáta očekáváte).

Vždy byste měli rozumět účelu, pro který dopis píšete. Chcete nabídnout spolupráci? Uveďte své stížnosti? Pozvat na prezentaci nebo jinou akci? Pište pouze o tomto a nenechte se rozptylovat sáhodlouhými argumenty a domněnkami, které nejsou pro věc relevantní.

Každý obchodní dopis by měl mít jeden konkrétní účel. Pokud se v něm dotknete několika problémů, měly by spolu úzce souviset. Pokud potřebujete kontaktovat stejnou organizaci v několika různých tématech, je lepší napsat pro každé z nich samostatný dopis.

Jazyk psaní

Styl obchodní korespondence je „odlehčený“ oficiální obchod. Je možné a nutné standardizovat fráze, používat nějaká klišé a klišé, ale nedoporučuje se to vše redukovat na suchou byrokracii. „Živý“ jazyk je vždy vnímán snadno a příznivě. Obchodní psaní samozřejmě musí odpovídat normám etikety (o kterých bude řeč níže), ale podstata problému by měla být uvedena jasně a stručně.

Pár praktických rad:

používejte jednoduchá slova: „chytré“ termíny jsou špatně vnímány a často dráždí osobu, která je nucena je číst a dešifrovat;
častěji používat slovesa a méně často přídavná jména;
nerozšiřujte své myšlenky nad strom - pouze specifika a pouze v rámci daného tématu, bez mnoha detailů a nedůležitých detailů;
vyvarujte se dlouhých výroků, pokud možno nepoužívejte participiální a participiální fráze;
napište konkrétně: různá „o tom“, „oni/on/ona“ jsou nepřijatelná;
vyhnout se logickým nekonzistencím a náhlým přechodům z jednoho sémantického bloku do druhého;
zkontrolujte vše napsané sluchem: řečové chyby se vyskytují téměř v každém neupraveném textu.

Jedním z hlavních pravidel pro psaní obchodních dopisů je: sdělení musí být gramotné a stylisticky správné.

Vlastnosti oslovování adresáta

Adresát je oslovován zpravidla jednou, a to na začátku dopisu. To lze provést třemi způsoby.

Pokud oslovujete osobu poprvé (nebo pokud mezi vámi a adresátem vznikl čistě oficiální vztah), měli byste použít adresu, která označuje určitou vzdálenost. Příklad: "Vážený pane Ivanove!"
Pokud oslovujete osobu, se kterou jste již dlouho navázali obchodní vztah založený na důvěře, je lepší ji nazývat křestním jménem a patronymem. Příklad: "Milá Ekaterino Leonidovno!"
Když oslovujete skupinu, použijte standardní frázi „drazí pánové!“

V závěrečné části je potřeba použít tzv. závěrečnou frázi. Zde je více možností:

„S úctou“, „S úctou“;
"Všechno nejlepší";
„S nadějí na pokračující spolupráci“;
„Vždy rádi vám poskytneme službu“;
atd.

Jedním slovem, výběr poslední fráze je věcí vkusu.

Etika obchodního psaní

Ani zahalené pohrdání v obchodním dopise nezůstane bez povšimnutí. Samozřejmě v tomto případě již nebudete moci počítat s pozitivním nebo dokonce rovným přístupem k sobě. Závěr je nasnadě: nepodléhejte emocím a držte se v mezích, i když vás obdarovaný opravdu štve. Vždy věnujte pozornost tónu zprávy.

Při psaní dopisu obsahujícího odmítnutí byste měli být obzvláště opatrní. Je krajně nemoudré začínat takovou zprávu kategorickým „ne“ v té či oné podobě – to v člověku vyvolá pocit, že byl prostě poslán. Pokuste se nejprve poskytnout přesvědčivá (ne chatrná) vysvětlení. Po stručném nastínění důvodů odmítnutí by se mělo plynule přejít k jeho prohlášení. V tomto případě můžete použít následující formulace:

„Bohužel nevidíme žádný způsob, jak vyhovět vaší žádosti“;
„Vaši žádosti nelze vyhovět z následujících důvodů...“;
"Hluboce litujeme, ale jsme nuceni vaši nabídku odmítnout."

V ideálním případě ještě před odůvodněním odmítnutí - na samém začátku dopisu - byste měli žádost adresáta krátce zopakovat. Pochopí, že jste si jeho žádost nebo návrh pečlivě přečetli, a pravděpodobně to ocení. Možná budete v budoucnu znovu spolupracovat - proč hned vysílat negativa a strašit člověka přílišnou tvrdostí?

Nikdy nechoďte do druhého extrému. Lichotky a četná ujištění o upřímné náklonnosti jsou zjevnými známkami neupřímnosti. Neupřímnost vždy způsobí odmítnutí.

Psaní e-mailů

Zprávy na papíře již zastaraly. „Papírová“ korespondence samozřejmě nikdy úplně nezmizí, ale za pár let se dopisy psané na klasickém hlavičkovém papíru stanou vzácností. Jednání stále častěji probíhají elektronicky. Moderní podnikatel nyní posílá mnohem více dopisů e-mailem než klasickou poštou.

Obchodní dopisy zasílané e-mailem jsou psány podle stejných obecných pravidel. Požadavky na jazyk, styl a tón, dodržování norem etikety – všechny tyto povinné prvky se nemění. Elektronické zprávy však mají také svá specifika.

Ujistěte se, že vaše přihlašovací údaje vypadají solidně nebo alespoň adekvátně. [e-mail chráněný]- Pokuta, [e-mail chráněný]- Špatně.
Je velmi důležité vždy vyplnit pole Předmět. Právě tento řádek určuje, zda člověk příchozí zprávu otevře. Pokud píšete někomu, koho neznáte, měli byste zkusit vymyslet zajímavý název. Ale nepřehánějte to – témata jako „Urgentní!!! Jedinečná nabídka, otevřeno právě teď!” Pouze vás nutí rychle kliknout na ikonu koše v horní části. Název by se měl skládat ze 3–5 slov a měl by odrážet obsah sdělení.
Pokud se s adresátem neznáte, stručně nastiňte, kdo jste a jak jste se o něm dozvěděli. Bez tohoto nezbytného úvodu může být zpráva považována za spam a okamžitě smazána.
Nezakazujte citování v nastavení - nechte předchozí korespondenci zobrazit níže, pod řezem.
Čtení z obrazovky je pochybné potěšení. Papírový dopis lze vyzvednout a už jen z tohoto důvodu je na nevědomé úrovni vnímán vážněji než elektronický. Vezměte to v úvahu.
Čím kratší je e-mailová zpráva, tím rychleji bude zodpovězena.
Používejte pouze standardní písma.
Nepoužívejte nadměrně zvýrazňování textu – pro nejdůležitější body můžete použít „tučné“, ale použití různých barev je nepřijatelné.
Žádná čepice. Nikdy. I v podnadpisech. Totéž platí pro duplicitní interpunkční znaménka.
Rozdělte text na odstavce s mezerou mezi nimi (stačí nechat prázdný řádek).
K e-mailu můžete připojit obrázky nebo textové soubory. Další materiály a vysvětlení, komentáře, podrobné popisy – to vše by mělo být v přiložených souborech, nikoli však v těle dopisu.
V obchodní korespondenci s lidmi, se kterými jste navázali důvěryhodné vztahy (hovoříme o důvěryhodných partnerech, spolehlivých dodavatelích), můžete příležitostně použít emotikony. Komunikace se tak „oživí“ – emotikony na obrazovce (i v obchodním sdělení) jsou vnímány vcelku pozitivně. Samozřejmě je nelze použít v „papírových“ dopisech.
Určitě se podepiš. V e-mailech se obvykle skládá ze 3–6 řádků a obsahuje jméno a příjmení odesílatele, jeho pozici, název společnosti, webovou adresu a kontaktní telefonní číslo.

Příklad podpisu:

S pozdravem,

Ivan Ivanov

[e-mail chráněný]

http://site.com.

Nabízíme Vám vzor obchodního dopisu.

Shrnutí

Přestože je vše docela jednoduché, příkladů správně napsaných obchodních dopisů není tolik. Podnikatelé se v designu pravidelně pletou, používají ne zcela správné adresy a zapomínají na důležité nuance.

Uveďme si hlavní rysy dobrých obchodních sdělení:

objektivnost;
stručnost (doporučuje se, aby dopis nezabíral více než jednu stránku);
neutrální tón prezentace;
nedostatek uvažování, vyprávění, přílišná podrobnost;
nedostatek emočního hodnocení;
jasný logický vztah mezi částmi textu a jednotlivými frázemi.

Jedná se o druh kontrolního seznamu, který můžete nejprve zkontrolovat. Po sestavení a odeslání stovek obchodních sdělení už to nebude potřeba. Neignorujte výše uvedená pravidla a pamatujte: „napumpované“ dovednosti obchodní korespondence výrazně zlepšují vaši pověst a tím i image společnosti.

1. Dopis je vytištěn na bílý papír nebo světlý papír ve formátu A4 (210 x 297 mm) nebo A5 (148 x 210 mm).

2. List musí mít pole alespoň:

20 mm - vlevo;

10 mm - vpravo;

20 mm - horní;

20 mm - spodní.

Datum dopisu je datum, kdy byl podepsán. Datum se píše arabskými číslicemi v pořadí: den v měsíci, měsíc, rok. Den v měsíci a měsíc se píší dvěma páry arabských číslic oddělených tečkou; rok - čtyři arabské číslice.

4. Odchozí číslo.

Evidenční (odchozí) číslo dopisu se skládá z jeho pořadového čísla, které lze dle uvážení doplnit rejstříkem (například iniciály vedoucího směru). Evidenční číslo dopisu sestaveného společně dvěma nebo více odděleními se skládá z evidenčních čísel dopisu každého z těchto oddělení, oddělených lomítkem.

6. Adresát

Příjemcem mohou být organizace, jejich strukturální divize, úředníci nebo jednotlivci. Při adresování dopisu úředníkovi jsou iniciály uvedeny PŘED příjmením. Název organizace a její strukturální jednotka je uvedena v nominativním případě.

Například:

LLC "Název společnosti"

Oddělení plánování

V dativu je uvedena pozice osoby, které je dopis určen, Například:

generálnímu řediteli

LLC "Název společnosti"

A.A. Ivanov

LLC "Název společnosti"

Oddělení plánování

B.B. Petrov

Dopis by neměl obsahovat více než čtyři adresáty. Slovo „Kopírovat“ není uvedeno před druhým, třetím a čtvrtým adresátem. Pokud je počet příjemců větší, vytvoří se mailing list.

Atribut „Addressee“ může obsahovat poštovní adresu. Prvky poštovní adresy jsou uvedeny v pořadí stanoveném pravidly pro poskytování poštovních služeb.

Při adresování dopisu organizaci uveďte její název a poté poštovní adresu, Například:

LLC "Název společnosti"

Yaroslavsky Ave., 12, Yaroslavl, 150001

Při adresování dopisu fyzické osobě uveďte příjmení a iniciály příjemce, poté poštovní adresu, Například:

Sidorov V.V.

Svatý. Svobody, 5, apt. 12,

Jaroslavl, 150 000

7. Text dopisu

Text dopisu je vypracován ve formě tabulky, souvislého textu nebo kombinace těchto struktur.

Sloupce a řádky tabulky musí mít nadpis vyjádřený podstatným jménem v nominativu. Podnadpisy sloupců a řádků musí být v souladu s nadpisy. Je-li tabulka vytištěna na více stránkách, musí být sloupce tabulky očíslovány a na dalších stránkách musí být vytištěna pouze čísla těchto sloupců.

Souvislý text se obvykle skládá ze dvou částí. První část uvádí důvody, důvody, cíle psaní dopisu, druhá (konečná) - rozhodnutí, závěry, požadavky, návrhy, doporučení. Text může obsahovat jednu závěrečnou část (například žádost bez vysvětlení).

V textu dopisu zpracovaného na základě dokumentů jiných organizací jsou uvedeny jejich údaje: název dokumentu, název organizace - autor dokumentu, datum dokumentu, evidenční číslo dokumentu, titul k text.

V dopise jsou použity následující formy prezentace:

první osoba množného čísla ( „prosím o odeslání“, „odeslání k posouzení“);

První osoba jednotného čísla ( „Považuji to za nutné“, „zdůrazněte prosím“);

Třetí osoba jednotného čísla ( „společnost nic nenamítá“, „Jméno“ LLC to považuje za možné“).

8. Aplikace

Je vystavena poznámka uvádějící přítomnost přílohy uvedené v textu dopisu následujícím způsobem:

Aplikace: na 5l. ve 2 kopiích.

Pokud má dopis přílohu, která není v textu uvedena, uveďte její název, počet listů a počet kopií; pokud existuje několik aplikací, jsou očíslovány, Například:

Příloha: 1. Nájemní smlouva na 5l. ve 2 kopiích.

2. Osvědčení o převodu a převzetí na 1 litr. ve 2 kopiích.

Pokud jsou přihlášky svázány, pak se počet listů neuvádí.

Pokud je k dopisu připojen další dokument, který má také přílohu, je vystavena poznámka o přítomnosti přílohy následujícím způsobem:

Příloha: dopis Ministerstva vnitra Ruské federace ze dne 5. 5. 2007 N 02-6/172 a dodatek k němu, pouze 3 strany.

Pokud žádost není odeslána na všechny adresy uvedené v dokumentu, je vystavena poznámka o její dostupnosti následujícím způsobem:

Aplikace: na 3 l. v 5 kopiích. pouze na první adresu.

9. Podpis

Detail „Podpis“ obsahuje: název funkce osoby, která dopis podepsala (úplný, pokud dopis není napsán na hlavičkovém papíře, a zkrácený pro dopis napsaný na hlavičkovém papíře) a přepis podpisu ( iniciály, příjmení), Například:

Pokud dopis podepisuje několik úředníků, jejich podpisy jsou umístěny pod sebou v pořadí odpovídajícím zastávané pozici, Například:

Při podepisování dokumentu několika osobami stejného postavení jsou jejich podpisy umístěny na stejné úrovni, Například:

10. Tisk

Otisk pečeti osvědčuje pravost podpisu úředníka na listinách osvědčujících práva osob zaznamenávajících skutečnosti související s FINANČNÍMI prostředky, jakož i na jiných listinách ZAJIŠŤUJÍCÍch ověření pravopisu.

11. Účinkující

Značka o vykonavateli obsahuje iniciály a příjmení vykonavatele listiny a jeho telefonní číslo. Značka o umělci je umístěna na přední nebo zadní straně posledního listu dokumentu v levém dolním rohu, Například:

V toku obchodních dokumentů se formát žádankového dopisu používá velmi často, když je potřeba získat od ní souhlas druhé strany nebo konkrétní služby. Hotové ukázky a příklady pro různé situace, stejně jako pravidla pro skládání takových dopisů, najdete v tomto článku.

Tradice a pravidla pro vypracování žádosti se vyvinuly výhradně v praktické správě dokumentů - tzn. Na legislativní úrovni nejsou schváleny žádné formuláře ani pokyny. Obecně je však třeba dodržovat následující strukturu:

Jako obvykle se nejprve vyplní „hlavička“, která uvádí celé jméno odesílající organizace s odpovídajícími kontaktními údaji, dále jméno konkrétního zaměstnance (zpravidla ředitele společnosti) a jméno příjemce. organizace.
Následuje samotný text, který se skládá z popisu situace a odůvodnění žádosti. Text by měl být co nejkratší – většinou stačí 1-2 odstavce. Je důležité, abyste svůj požadavek uvedli konkrétně a jednoznačně, aby partner jasně pochopil podstatu vašeho odvolání.
Následuje podpis, přepis podpisu a datum sestavení.

Vypracovává se tedy podle standardní verze pro takové dokumenty – formulář je uveden níže.

Jako příklad lze použít hotový vzorek.

POZNÁMKA. Rozhodnutí uvést či neuvést název dokumentu (tj. napsat doprostřed „Letter of Request“) činí odesílatel sám. Obvykle je to nutné v případech, kdy je vhodné zdůraznit povahu dokumentu a účel, kterého se jedna společnost snaží dosáhnout od druhé.

Jelikož se v tomto případě bavíme o tom, že jedna firma počítá s nějakou přízní či dokonce ústupkem od svého partnera, je samozřejmě třeba sepsání dopisu, jeho design a dokonce i jeho odeslání brát velmi vážně. Jakýkoli detail může udělat dojem, takže je lepší vzít v úvahu i zdánlivě nevýznamné nuance:

Za prvé, je lepší to poslat fyzickou poštou - běžnou ruskou poštou nebo ještě lépe soukromou organizací, která doručuje korespondenci ode dveří ke dveřím a mnohem rychleji. Zpráva v elektronické podobě, nebo ještě více odeslaná faxem, je často vnímána spíše neosobně, jako spam.
Fyzický způsob provedení dokumentu (tedy jako běžná pošta) navíc umožňuje udělat příznivý dojem na úkor dražšího papíru, obálky, razítka a dalších evidenčních prostředků.
Pro napsání textu je vždy zvolen firemní hlavičkový papír – to umožňuje učinit požadavek oficiálnějším.
Je lepší se v textu vyhnout zjevnému klerikalismu - tzn. stabilní slova a výrazy, které se běžně používají v podnikatelském prostředí. Doslova „vysušují“ vyprávění a působí celkově negativním dojmem. Lze je snadno nahradit originálnějšími možnostmi – například „Zvažte prosím“ s „Doufám ve vaše pochopení a pomoc při řešení tohoto problému.“
Konečně stojí za to obecně dodržovat tradice obchodní korespondence, tzn. Text je psán převážně oficiálním obchodním stylem. Neměly by zde být žádné lyrické odbočky, příliš složité syntaktické struktury nebo nejednoznačné (významové) fráze. Je třeba dbát na to, aby sdělení bylo pro účastníka velmi snadné vnímat, a to jak z hlediska porozumění, tak z hlediska psychologického.

RADA. Pokud je možné psát text ručně, je lepší použít tuto metodu. Ručně psaný dopis ho odlišuje od ostatních. Psaní je však lepší svěřit odborníkovi, který zná kaligrafické techniky.

Odrůdy

V závislosti na konkrétní situaci existují různé možnosti písmen. Většina požadavků se týká finančních záležitostí – například poskytnutí slevy, snížení platby za službu nebo její odložení. Menšina žádostí je věnována pomoci při řešení některých dalších problémů. Nejběžnější případy a hotové příklady dopisů jsou diskutovány níže.

O přidělení finančních prostředků

Žádost o přidělení peněz i na dobročinné účely je poměrně vážným požadavkem. Při sestavování je proto důležité co nejkonkrétněji popsat situaci a navíc jasně uvést, na co přesně jsou peníze potřeba a z jakého důvodu je nelze vzít z jiného zdroje.

Při kompilaci můžete tento příklad použít jako základ.

Od NPO "Rainbow"

Zástupce zákonodárného sboru

Petrohrad Miloshnikov I.N.

Milý Ilyo Nikolajeviči! Vítá vás ředitelka neziskové organizace Rainbow.“ Naše organizace byla založena v roce 2012 a po celá tato léta nepřetržitě finančně pomáhá dětem s akutní formou leukémie. Hlavním směrem naší činnosti je nákup vhodných léků a komplexní operace.

Všechny tyto roky byl hlavním zdrojem financování naší činnosti společnost LLC „...“. V dubnu letošního roku 2017 však objem financí prudce poklesl a v tuto chvíli nejsme schopni realizovat dobročinné akce ve stejném objemu.

Podle našich údajů by roční rozpočet fondu s přihlédnutím k soukromým darům měl činit 10 milionů rublů. Z důvodu ukončení financování je tedy nutné uhradit rozdíl ve výši 8 milionů rublů. každoročně. Doufáme ve vaši pomoc, protože momentálně není možné sehnat sponzory.

S pozdravem Svetozarov V.K.

O dodání zboží

Zde je důležité prokázat svůj zájem a chuť spolupracovat. Proto musíte najít správná slova, aby váš partner byl naplněn důvěrou a učinil vhodné rozhodnutí. Jako základ si můžete vzít tento příklad.

Generální ředitel LLC "..."

Nekrasov N.K.

Od ředitele LLC "..."

Elizarová V.M.

Zdravím vás, Nikolaji Konstantinoviči! Na krajské zemědělské výstavě, která se konala v květnu tohoto roku, se naše společnost začala zajímat o Vámi nabízené vzorky strojů a zařízení.

Rádi bychom s Vámi zahájili spolupráci dodáním zkušební šarže zboží (úplný seznam je přiložen jako samostatný dokument k tomuto dopisu). Garantujeme včasné platby za zboží a služby. Vyjadřujeme naději na dlouhodobou a oboustranně výhodnou spolupráci.

Naše kontaktní údaje:

S pozdravem Elizarov V.M.

O poskytování slev

V současné době je to poměrně běžný typ, protože ekonomické podmínky se v mnoha ohledech zhoršily. Zkušenosti ukazují, že přesvědčit protistranu, aby poskytla slevu, funguje zvláště dobře v následujících případech:

pokud společnosti spolupracují již delší dobu, např. déle než rok;
pokud je nakoupeno velké množství zboží najednou.

generálnímu řediteli

LLC "Avantage" Filippov G.V.

Od ředitele Veres LLC

Alexandrova K.N.

Dobrý den, Gennadij Viktoroviči. S potěšením konstatujeme, že naše společnosti spolupracují již více než 2 roky. Vyjadřujeme Vám vděčnost za trvale vysokou kvalitu Vašich služeb i za pomoc při řešení řady aktuálních problémů.

Věříme, že pro vás není žádným tajemstvím, že za poslední rok se ekonomická situace na našem trhu výrazně zhoršila. Bohužel v tuto chvíli pociťujeme určitý výpadek příjmů, který je spojen s poklesem čtvrtletních zisků.

V souvislosti s těmito okolnostmi doufáme v pochopení a souhlas s poskytnutím slevy 10% na služby, které budou poskytovány v příštím kalendářním roce 2018. Takové opatření je samozřejmě dočasné a my se zavazujeme k plné spolupráci za oboustranně výhodných podmínek, pokud se ekonomická situace stabilizuje.

S pozdravem Alexandrov K.N.

O snížení nájemného

V tomto případě bude zdůvodnění vaší žádosti v dopise přibližně stejné jako v předchozím příkladu.

generálnímu řediteli

LLC "Avantage" Filippov G.V.

Od ředitele Veres LLC

Alexandrova K.N.

Dobrý den, Gennadij Viktoroviči. Ve fiskálním roce, který skončil v roce 2016, naše společnost utrpěla ztráty, které překonaly očekávání o 10 %. Jsme nuceni přiznat, že naši společnost zasáhla finanční krize. To se odráží v poklesu toku klientů o 15-20 % vlastníků.

V tomto ohledu doufáme ve váš souhlas s poskytnutím 10% slevy na nájemném. Upozorňujeme, že jsme poměrně velcí nájemci a zároveň jsme za celou dobu naší pětileté spolupráce nepřipustili jediné prodlení s platbou a navíc jsme vyplnili všechny další podmínky smlouvy. Vycházíme z toho, že toto opatření je dočasné, proto jsme připraveni pokračovat v úhradě poplatku v plné výši, jakmile se situace na trhu stabilizuje.

S pozdravem Alexandrov K.N.

O odložené platbě

V tomto případě je důležité přiznat, že jste platbu skutečně neprovedli včas a podrobně vysvětlit důvod. Samozřejmě je potřeba přesně uvést podmínky splácení celé částky.

Řediteli LLC "Gruzodar"

Vakulov N.Yu.

Od ředitele společnosti Parabolia LLC

Aksakova T.G.

Dobrý den, milý Nikolaji Yurieviči. V září 2017 jsme nezaplatili další platbu za vaše služby ve výši 100 000 rublů. Na nemožnost platby jsme Vás oficiálně upozornili měsíc předem. V tuto chvíli objasňujeme, že společnost našla prostředky k zaplacení. Žádáme vás, abyste poskytli splátkový kalendář na dva měsíce: říjen a listopad (každý 50 000 rublů).

Nevyhýbáme se našim finančním závazkům a dluhům a upozorňujeme Vás na to, že za celé 3 roky naší spolupráce jsme nikdy neporušili smlouvu. Doufáme v pochopení a těšíme se na další oboustranně výhodnou spolupráci.

S pozdravem Aksakov T.G.

Zaplaťte prosím jinou společnost

Takové žádosti mohou nastat v případech, kdy se jedna společnost zaváže plnit finanční závazky jiné společnosti za určitých podmínek. Tuto šablonu můžete použít jako příklad.

IP Blagodarová A.K.

od IP Inina A.A.

Dobrý den, milý Anatoliji Konstantinoviči. Jak víte, máte vůči mně dluh ve výši 100 000 rublů. Za uplynulý finanční rok jsem také utrpěl dluh vůči 3 společnostem ve výši 50 000 rublů. Navrhuji, abyste zaplatil můj dluh v plné výši. Z mé strany garantuji poskytnutí splátkových kalendářů na celý zůstatek Vašeho dluhu po dobu 6 měsíců.