Psaní formálního obchodního dopisu. Jak správně psát obchodní dopisy? Druhy a struktura obchodního dopisu

Příprava obchodního dopisu

Bez ohledu na účel obchodních dopisů jsou psány k dosažení požadovaného cíle v podnikání. Ne každý zaměstnanec organizace má patřičné kompetence v oblasti obchodní korespondence, při nešikovném přístupu hrozí totální zničení dobrého jména společnosti jedním dopisem. Pokud ale využijete službu psaní dopisů od naší agentury, bude mít adresát jistě zájem s vámi spolupracovat.

Účel obchodních dopisů

Obchodní dopisy neztrácejí svou relevanci při řešení pracovních problémů a marketingových úkolů. Informace poskytnuté písemně jsou pohodlné, protože se k nim můžete kdykoli vrátit nebo se při řešení kontroverzních problémů odvolat. Psaný text umožňuje formulovat myšlenky stručněji a jasněji než ústní komunikace. Některé příjemce lze navíc kontaktovat pouze zasláním obchodního dopisu. A čím vyšší status tento adresát má, tím odborněji by měl být text složen. Typy obchodních dopisů tak rozmanitá jako sféra obchodních vztahů. Obchodní korespondence může být obchodní (touha uzavřít obchod, nárok vůči straně transakce) a nekomerční (děkovný dopis, informace, záruční list, žádosti, pozvánky, upomínky atd.) Na základě své funkčnosti rozlišují iniciativní dopisy a dopisy s odpovědí a také zprávy, které nevyžadují odpověď.

Jak správně psát obchodní dopisy.

Vlastnosti struktury a textu obchodního dopisu

Obchodní dopisy mají jasné složení:

Úvod uvádí účel a důvod dopisu a poskytuje odkaz na dokument, který sloužil jako výchozí bod pro toto sdělení;

Hlavní část popisuje stav věci, poskytuje analýzu situace a argumentaci. Povaha důkazů závisí na směru dopisu: například přesvědčit, aby přišel na konferenci, investoval do projektu, koupil produkt;

Na závěr je vyvozen závěr na základě výše uvedeného: nabídka, žádost, odmítnutí, přání atd.

Před textem dopisu je vždy umístěna zdvořilá adresa adresátovi (například „Drahý Sergeji Michajloviči!“) A také na začátku nebo na konci textu je zdvořilostní vzorec sestavený podle kánonů obchodní korespondence. Formule zdvořilosti obvykle začínají takto: „Vyjadřuji svou vděčnost za poskytnutou pomoc... / vděčnost za pozvání... / doufám v plodnou spolupráci...“. Při psaní tohoto typu dopisu je dodržován obchodní styl. Jeho vlastnosti: stručnost, jasnost, jednoznačnost, používání pojmů, neutrální tón, standardizace.

Potíže s psaním obchodních dopisů

Buďte si dobře vědomi adresáta a informací, které již o vaší otázce má;

Znalost pravidel ruského jazyka a rysů obchodního stylu: jazykové vzorce, pravidla pro skládání vět atd.;

správné a vhodné používání terminologie;

Korektnost v oslovování adresáta.

Jak správně psát obchodní dopisy.

Slovníky a ukázky psaní obchodních dopisů vám mohou pomoci zvládnout tento úkol sami. Pokud však není dostatek kompetentního zaměstnance nebo času na přípravu na psaní obchodních dopisů, může tuto službu poskytnout profesionální agentura. Specialisté komunikační agentury Comagency vám pomohou vytvořit hlavičkový papír společnosti, shromáždit potřebné dokumenty pro přesvědčivou argumentaci, napsat kompetentní a reprezentativní obchodní dopis, čímž zlepší image vaší organizace.

Forma dopisu

Formulář dopisu, v závislosti na základních dokumentech organizace, obsahuje následující podrobnosti:

01 - Státní znak Ruské federace (02 - státní znak ustavující entity Ruské federace nebo 03 - znak organizace nebo ochranná známka (servisní značka))

04 - kód organizace

05 - hlavní státní registrační číslo (OGRN) právnické osoby

15 – adresát

18 - nadpis k textu

19 - kontrolní značka

20 - text dokumentu

Forma písmen může být provedena na základě podélného nebo úhlového uspořádání detailů.

Rýže. 1. Umístění detailů (rohová verze) formuláře dopisu (rozměry jsou uvedeny v milimetrech)

Rýže. 2. Umístění detailů (podélná verze) formuláře dopisu (rozměry jsou uvedeny v milimetrech)

Nejvhodnější pro zpracování a hospodárné z hlediska využití plochy plechu je rohová forma. V tomto případě lze pravou stranu horní části listu použít k umístění údajů Adresát, Rozlišení

Použití tvaru podélného dopisu se doporučuje v případech, kdy název organizace obsahuje velké množství tištěných znaků, například to může být případ, kdy jsou údaje formuláře uvedeny ve dvou nebo více jazycích. V tomto případě by měly být údaje vytištěny v ruštině vlevo a v národním jazyce vpravo na stejné úrovni. Je-li počet použitých národních jazyků více než jeden, podrobnosti by měly být uvedeny v ruštině nahoře a v národním jazyce níže, přičemž linka se prodlužuje až k okraji pravého okraje.

Formulář dopisu může být připraven pro organizaci, organizační jednotku nebo úředníka.

Příklady návrhu formuláře dopisu:

Rýže. 3. Forma dopisu od organizace s hranatým (centrovaným) umístěním detailů.

Rýže. 4. Forma dopisu organizace s rohovým (vlajkovým) uspořádáním detailů.

Rýže. 5. Forma dopisu organizace s podélným uspořádáním podrobností.

Vzory formuláře obecného dokumentu jsou také uvedeny v následujících dokumentech:

GOST R 6.30-2003 Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na přípravu dokumentů (příloha B, obrázky B.2, B.3, B.4)

Standardní pokyny pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech, schválené nařízením Ministerstva kultury a masových komunikací Ruské federace ze dne 8. listopadu 2005 č. 536 (přílohy č. 13, 14, 15, 16, 17, 18).

Úřední dopis

Je důležité pochopit, že dopis je pouze skořápka přenášené informace. A pokud potřebujete napsat dobrý dopis, kromě formy dopisu je důležité věnovat pozornost obsahu. V této recenzi se omezíme na popis formy dopisu.

Úřední dopisy jsou psány na speciálních formulářích, které splňují standard. Pro takové formuláře je stanovena sada povinných prvků (podrobností), které musí být uspořádány v určitém pořadí.

Níže jsou uvedeny nejčastěji používané vzory dopisů:

Formou úředního dopisu je často list papíru s vytištěnými trvalými prvky. Ale v poslední době se standardní formuláře používají stále méně, protože dopis s veškerým formátováním lze vytisknout na tiskárně. Můžeme říci, že oficiální dopis se skládá z „rámce“ dopisu a hlavního textu a obsahuje kromě hlavního textu informace o adresátovi: úplný a zkrácený název odesílající organizace, její poštovní a telegrafní adresu. , telefonní, faxová a dálnopisná čísla, číslo toho dopisu nebo telegramu, který sloužil jako důvod korespondence, a mnoho dalšího. Formy mohou být buď s úhlovým nebo podélným uspořádáním detailů.

Návrh formy musí odpovídat zásadám technické estetiky, což má zase pozitivní vliv na vnímání jejího obsahu. S ohledem na schopnost lidského oka snadněji zafixovat horní část jakéhokoli předmětu by při sestavování dokumentů měla být jejich horní část sytější a spodní část „stabilnější“.

Standardy pro vzorové formuláře stanovují formáty a velikosti polí dokumentů, které jsou součástí jednotného dokumentačního systému, dále požadavky na konstrukci strukturní sítě vzorového formuláře, podrobnosti a pravidla pro jejich umístění. Dokumenty zahrnuté v jednotných dokumentačních systémech se skládají ze tří hlavních částí, které jsou umístěny v jasně vymezených zónách. Toto uspořádání dokumentu zajišťuje potřebnou rychlost vnímání jeho textu.

Podrobnosti jsou povinné prvky stanovené zákonem nebo předpisy pro určité typy dokumentů. Skladba a uspořádání podrobností o formách organizačních a administrativních dokumentů musí odpovídat příslušným normám. Dříve byly tyto normy regulovány GOST 6.38-90, v současnosti se používá GOST R.30-2003.

Zavedení standardu pro formulář, který naopak definuje požadavky na formu úředního dopisu, bylo způsobeno potřebou sjednotit proces jeho registrace, což umožňuje:

Vzorový formulář je základem pro navrhování formulářů a šablon pro všechny typy manažerské dokumentace. Oblast přidělená vzorovým formulářům pro umístění každého detailu odpovídá optimálnímu objemu tohoto detailu v tištěných znacích.

Podle GOST 6.38-90 mohou dokumenty obsahovat (v závislosti na jejich účelu) až 31 podrobností. Žádný dokument však není připraven s kompletní sadou podrobností. Pro každý typ dokumentu je jejich složení stanoveno v závislosti na účelu dokumentu. Pro oficiální dopis se tedy doporučují následující údaje:

1. státní znak (pro státní podniky)
2. Logo nebo znak organizace
3. Kód podniku podle OKPO (pro vnitrorepublikovou korespondenci), pokud je k dispozici
4. Kód dokumentu OKUD (pokud je k dispozici)
5. Název organizace (úplný a zkrácený)
6. Poštovní a právní adresa
7. Telefonní čísla
8. číslo faxu
9. bankovní detaily
10. Rejstřík dokumentů (evidenční číslo)
11. Odkaz na index a datum příchozího dokumentu
12. Destinace
13. Název k textu
14. Text
15. Podpis
16. Příjmení a telefonní číslo účinkujícího.

V případě potřeby mohou být poskytnuty také e-mailové adresy a webové adresy organizace.

Soubor podrobností úředního dopisu se nazývá formulář. Detaily (1)-(9) jsou vytištěny zpravidla typografickým způsobem.

Úřední dopis je jediný dokument, který nenese název svého druhu. Všechny ostatní dokumenty mají názvy, například „Objednávka“, „Zákon“, „Rozhodnutí“, „Memorandum“ atd.

Název organizace - adresát dokumentu je uveden v plné i zkrácené podobě, například Všeruský vědeckovýzkumný ústav správy dokumentů a archivnictví - VNIIDAD. Stojí za zmínku, že požadavky na úřední dopisy se liší od organizace k organizaci, zároveň se vládní agentury musí při navrhování úředních dopisů řídit GOST.

Obchodní dopis: pravidla psaní a způsoby doručení

6. 1. 2010 | S.V. Ivanova

Pro výkon své práce musí účetní rozpočtové instituce znát nejen účtovou osnovu rozpočtového účetnictví a jaké transakce odrážejí obchodní transakce, ale také být specialistou. Důležitou dovedností kvalifikovaného účetního je schopnost připravovat a vyřizovat obchodní dopisy nadřízeným organizacím nebo úřední výzvy státním úřadům. Jak na to a s čím by měl účetní počítat, vám prozradíme v tomto článku.

Píši vám&hellip

Na první pohled se zdá, že na psaní obchodního dopisu není nic složitého. Ale často se po napsání prvních slov dostáváme do slepé uličky &ldquoMilý Ivane Ivanoviči. &rdquo. A pak dlouho zůstáváme v tvůrčím mučení a uvažujeme o prázdné obrazovce monitoru.

Existují však jak veřejná, tedy společensky i na státní úrovni oficiálně akceptovaná pravidla, tak nevyřčená pravidla pro psaní obchodních dopisů.

Než si ale sednete k psaní dopisu, měli byste udělat nějaké přípravné práce.

Nejprve musíte přesně vědět, komu bude dopis určen. Musím vědět:

Přesný název organizace

Pozice adresáta

Příjmení, jméno a patronymie adresáta.

Nespoléhejte na svou paměť nebo staré záznamy v telefonním seznamu, protože mohou být medvědí službou. Tak například tajemník jednoho velkého podniku udělal chybu při psaní vzácného a poměrně složitého prostředního jména manažera, v důsledku čehož získalo jiný, ne zcela slušný význam.

Navíc v naší době změn a reforem se mnohé mění nejen v činnosti rozpočtových institucí, ale také mezi jejich protistranami, tedy v komerčních organizacích. Jako příklad uveďme skutečný případ, který se stal manažerovi ruské dopravní společnosti. Byl instruován, aby připravil dopis vedoucímu partnerské společnosti a on, spoléhajíc na svou paměť, v dopise uvedl pozici vedoucího společnosti a její jméno, aniž by věděl, že ve společnosti došlo k závažným strukturálním změnám. v relativně krátkém čase. V důsledku toho se ukázalo, že autor dopisu neúmyslně „degradoval“ manažera v jeho pozici.

Je zřejmé, že takové „chyby“ nevedou k vytvoření spolehlivých partnerství mezi institucí a organizacemi protistrany.

Do společnosti proto určitě zavolejte a všechny potřebné informace slušně upřesněte.

Dobrý začátek je polovina úspěchu

Ve „vědě“ psaní obchodních dopisů se již vytvořily určité tradice ohledně toho, která fráze by měla být „počáteční“ frází.

Pro zahájení obchodního dopisu je obvyklé používat následující typické fráze:

Tímto potvrzujeme přijetí Vašeho dopisu č. 24/1 ze dne 18.07.07.

S povděkem potvrzujeme příjem produktových katalogů od vaší vážené společnosti

Odkazujeme na předchozí jednání o této otázce.

Zašleme Vám potvrzení naší žádosti.

Jsme rádi, že vám to můžeme oznámit.

kromě našeho dopisu č. 12 ze dne 12. 12. 05 vás informujeme o podrobnostech příjemce platby

Dle vašeho požadavku dodáme zboží příští týden.

V tomto případě by poslední věty mohly být:

Čeká na vaši odpověď

Zůstáváme s hlubokou úctou

Děkujeme vám za pozornost, kterou věnujete našim produktům

Žádáme vás, abyste nám odpustili potíže, které jsme vám způsobili.

Tím tento problém považujeme za vyřešený

Doufáme, že jsme vám mohli pomoci tento problém vyřešit.

Doufám, že s vámi rozvineme dobré obchodní vztahy

Na závěr bychom Vám chtěli ještě jednou vyjádřit upřímnou vděčnost

S hlubokou úctou

S hlubokou úctou

S pozdravem.

V závislosti na tom, komu je dopis určen, jaký je jeho obsah, byste měli zvolit jednu nebo druhou frázi pro začátek a konec dopisu.

O úředníkech a partnerech

Při přípravě textu obchodního dopisu je třeba věnovat zvláštní pozornost tomu, kam bude zasílán: orgánům státní správy (finanční úřad, státní zastupitelství, samosprávy, soudy atd.) nebo dodavatelům, zhotovitelům, se kterými jsme založili popř. hodlají navazovat partnerství.

Pro úředníky

Dopisy státním a obecním úřadům na jakékoli úrovni vyžadují pečlivější přípravu.

Takové dopisy musí být napsány přísně předepsanou formou. Volná forma a volný styl psaní jsou nepřijatelné, protože takový dopis prostě nebude přijat k provedení. Oficiální orgány často sdělují organizacím na nižší úrovni formu dopisů, které by měly být dodržovány, když jim píšete.

Styl dopisů adresovaných zástupcům vlády a dalších oficiálních orgánů by měl být výhradně oficiální a obchodní. Žádné „svobody“ jako „ahoj“, „přátelské pozdravy“, „čekáme na rychlé vyřešení tohoto problému“, „čekání na váš souhlas“ atd. jsou nepřijatelné. V oficiálních vládních službách to bude vnímáno jako špatné chování.

Tento styl se vyznačuje jasností, stručností a přesností prezentace. Jazyk úředních dokumentů je ve svém jádru jakýmsi souborem klišé a klišé. Standardizované fráze usnadňují vnímání textu a dokonce i přípravu úředního dopisu. Pro úřední korespondenci jsou typické následující fráze:

přijmout okamžitá opatření, oznámit, oznámit co nejdříve, zajistit řádné provedení

zavést pravidelné sledování kvality výrobků

přidělit odpovědnost za provedení.

podle objednávky. na základě ústní objednávky.

v souvislosti se zprovozněním nového areálu

z důvodu nepřítomnosti.

z důvodu předčasného odeslání zásilky zboží apod.

V oficiálním dopise byste se měli v první řadě snažit o jasné a stručné vyjádření podstaty věci a zachovat neutrální tón. Nesnažte se předvést svou mimořádnou tvůrčí osobnost a prokázat vysokou intelektuální úroveň používáním jedné vedlejší věty za druhou. Konstruováním složitých vět riskujete ztrátu významu písmene.

Kromě toho, pokud dopis vyžaduje přítomnost příloh, neměli byste se omezovat na pouhé uvedení jejich počtu, například „Přílohy: na 18 listech“. Všechny přílohy dopisu by měly být uvedeny a přiřadit jim příslušné sériové číslo.

Nešetřete svůj čas a energii propojováním s aplikacemi! Je velmi důležité napsat celý název dokumentu tak, jak je uveden v přiloženém originálu. Zkratky zde také nejsou povoleny. Naproti názvu dokumentu byste měli uvést počet stran. Poté, po kompletním seznamu dokumentů v žádosti, je uveden celkový počet stran všech žádostí.

Všechna tato opatření umožní v případě potřeby kontrolovat úředníky a nedají jim šanci odložit váš dopis s odkazem na nějakou nepřesnost nebo nedostatek potřebného dokumentu.

Jako příklad dopisu vládním agenturám lze uvést následující text:

Milý Arkadiji Semenoviči!

Informujeme vás, že na základě žádosti Moskevského výboru pro registraci práv k nemovitostem a transakce s ním byla provedena státní registrace nájemní smlouvy na prostory na adrese: Moskva, Krasnogvardeyskaya Street, bldg. 8 pro č. 77-01/00-02/29741 (příloha nájemní smlouvy).

Žádáme vás o provedení příslušných změn na registrační kartě.

Přílohy: Nájemní smlouva č. 77-01/00-02/29741 na 12 stranách.

S pozdravem,

Ředitel vládní agentury A.I. Zajcev

Pro partnery

Obchodní dopisy právnickým osobám (podnikům, společnostem apod.) jsou obvykle psány buď od třetí osoby jedné osoby, např. organizace informuje, upozorňuje, učiní všechna potřebná opatření&hellip atd. nebo v 1. osobě množného čísla: upozorníme vás, zašleme dávku katalogů na vaši adresu, zašleme na vaši žádost.

Mnoho organizací, které se snaží vytvořit svůj vlastní rozpoznatelný firemní styl, kromě státních standardů pro přípravu dokumentů, vyvíjí své vlastní interní pokyny pro kancelářskou práci. Mnozí například zvětšují spodní okraj dokumentů, kde je vytištěno záhlaví a zápatí, což vám zase umožňuje rychle najít tento dokument v elektronické podobě. V poslední době se navíc rozšířila praxe, kdy při přípravě smluv, smluv a dohod ponechávají větší než obvykle spodní okraj dokumentu. Tato praxe je způsobena skutečností, že podle pravidel kancelářské práce musí být každý jednotlivý list dokumentu potvrzen stranami, které takový dokument podepisují.

K obchodnímu dopisu musí být přiloženy následující údaje:

1. Hlavička dopisu (název přijímající organizace, INN/KPP, poštovní adresa, telefonní a faxová čísla, bankovní spojení (v případě potřeby)).

2. Datum a číslo dokladu.

3. Označení adresáta (název společnosti, funkce, celé jméno úředníka).

4. Název k textu dopisu nebo hlavní motiv jeho obsahu.

5. Odvolání.

6. Text dopisu.

7. Závěrečná formule zdvořilosti.

8. Podpis (před podpisem uveďte název společnosti a funkci oprávněné osoby, která dopis podepsala. Pokud dopis připravoval jiný zaměstnanec, pak je nutné uvést celé jméno a kontaktní telefon na účinkujícího) .

9. Aplikace. Přítomnost aplikace (aplikací) je uvedena v levé dolní části dopisu. Dále se nahlásí typ žádosti, uvedou se názvy aplikací a počet stran.

Jeden cíl – jedno písmeno

Pokud je zasíláno více obchodních dopisů jednomu adresátovi současně, je vhodné připravit pro každé vydání samostatné dopisy.

Jedna instituce například dostala zakázku na kancelářský nábytek. Při vykládce zboží byly zjištěny některé vady kvality zboží. Instituce má v úmyslu kontaktovat dodavatele, aby závady odstranil (vyměnil závady), a chce také požádat, aby další várka zboží dorazila o 10 dní dříve. V tomto případě jsou připravena dvě samostatná písmena. První dopis bude tedy stížnost a druhý žádost. Taková témata je prostě nutné oddělit, protože vám to umožní nejen sledovat osud jakéhokoli problému, ale také výrazně usnadní jeho řešení, protože požadavek na včasné dodání nebo naopak kvalitní reklamace se neztratí korespondence, ale bude vidět a s největší pravděpodobností spokojen s druhou stranou.

Pokud je v jednom dopise nutné pokrýt několik vzájemně souvisejících problémů, je lepší uvést každý problém v samostatném odstavci.

Od jednoduchých po složité

Podle GOST se rozlišují jednoduché a složité obchodní dopisy.

Jednoduché dopisy zpravidla nevyžadují zvláštní právní nebo správní schválení. Objem takového dopisu by neměl přesáhnout jeden – maximálně dva strojem psané listy.

Složité dopisy jsou obvykle věnovány otázkám, které vyžadují podrobnou prezentaci situace, její analýzu, posouzení, podrobnou argumentaci a formulaci závěrů. Takový dopis může mít několik stránek, ale ne více než čtyři.

O sestře talentu a zdvořilosti

Ke všemu výše uvedenému můžeme dodat, že ideálním obchodním dopisem je dopis napsaný na jednu stránku. O to se musíme snažit.

Pokud navíc dopis obsahuje odkaz na dříve odeslané/uskutečněné objednávky, reklamace, platby, dokumenty, specifikace atd., pak je vhodné k dopisu přiložit kopie těchto dokumentů. Prokážete tak vůči příjemci zdvořilost a ušetříte ho zbytečné námaze. Po obdržení takového dopisu totiž nebude muset vytahovat archivy nebo hledat potřebný dokument ve svých spisech. Výjimkou jsou případy, kdy dokument, dopis apod., na který se odkazuje, je oběma stranám stejně dobře znám z předchozí korespondence, telefonických rozhovorů apod. V tomto případě nebude nutné přikládat kopii tohoto dokumentu znovu .

A teď - delivery&hellip

Po napsání dopisu byste měli zvážit, jak bude doručen adresátovi. V současnosti jsou nejdostupnějšími způsoby zasílání korespondence: zaslání dopisu faxem (faxem), prostřednictvím pošty, kurýra a prostřednictvím speciálních kurýrních služeb.

Každá metoda má své výhody a nevýhody. Pojďme se na ně podívat blíže.

Odeslání faxem

Faxy jsou v podstatě jen rychlé dopisy, takže se na ně vztahují všechny požadavky na dopisy. Faxy jsou úřední dokumenty, které musí být zaznamenány a provedeny, jako by šlo o běžný obchodní dopis.

V moderním obchodním světě se asi 80 % veškeré korespondence provádí pomocí faxu, což zajišťuje vysokou efektivitu.

V praxi se velmi často faxy podporují odesláním originálního dopisu. To je nutné např. při řešení finančních záležitostí, žádostí do banky, pro poskytování přísných podkladů pro vykazování, tedy ve všech případech, kdy je vyžadován originál dopisu s pečetí a podpisy oprávněných osob, který se zakládá do spisu.

Originál dopisu lze zaslat doporučeně s oznámením. Dodací lhůta takového dopisu v Rusku je jeden až dva týdny. O týden později obdržíte vyrozumění, že písemnost byla doručena adresátovi. V tomto případě nemají tak dlouhé lhůty zvláštní význam, protože práce na dokumentu (vyřízení dokumentu) se provádí na základě faxu. Originální dokument je v podnikání pouze nezbytnou „stopou“.

Odeslání přes poštu

Tento typ doručení je pohodlný, protože nemusíte stát frontu na poště. Stačí nalepit razítka a vhodit dopis do schránky. A přestože poštovní služby v poslední době fungují celkem efektivně, nedoporučujeme zasílat důležitý obchodní dopis bez záruky a bez potvrzení o přijetí odeslání a doručení.

Ale v některých případech je tato metoda velmi pohodlná. Například zasílat blahopřání, podepsané certifikáty o provedené práci (hovoříme o službách organizací třetích stran: dodávka vody, překlady, archivace, telefonní služby), které k nám zase přicházejí poštou.

Využití kurýra pro obchodní korespondenci je velmi pohodlný způsob, který vám umožní rychle a levně doručovat dopisy a obchodní balíky.

Hlavní věcí je poskytnout kurýrovi přesné a vyčerpávající pokyny, protože kurýři jsou zpravidla buď velmi mladí lidé, kteří mají malý zájem o svou práci, nebo důchodci pracující za přivýdělkem. Mnoho z nich město dobře nezná, jiní nemají dostatečné komunikační schopnosti, aby samostatně vyřešili jakýkoli problém, který se vyskytl v souvislosti s doručením dopisu (kontaktní osoba tam nebyla, nemůže se domluvit telefonicky, popletla si adresa nebo název společnosti atd.) . P.).

Připravte proto podrobné pokyny pro kurýra krok za krokem, nakreslete plán oblasti, uveďte maximální počet kontaktních čísel, proberte s ním možné varianty jeho jednání v různých případech: plán A, plán B... Ano , nudný. Pokud však nejsou dány jasné pokyny, může kurýr strávit celý den bez doručení dopisu adresátovi.

Expresní kurýrní služba (urgentní odeslání a doručení dokumentů, nákladu) (TNT, DHL, UPS)

Tyto velké mezinárodní expresní doručovací společnosti mají kanceláře v Moskvě a mnoha dalších velkých ruských městech.

Takové doručení je nepostradatelné a mimořádně nutné při odesílání urgentních dokumentů do zahraničí nebo do jiných vzdálených měst. Expresní pošta může být také svěřena zvláště důležitým dokumentům, jako jsou smlouvy o půjčce.

S.V. Ivanova,

psycholog, obchodní kouč, Moskva

Průzkum

Firemní hlavičkový papír je list papíru, obvykle velikosti A4 (210x297 mm), na kterém jsou vytištěny podrobnosti o společnosti, včetně:

1. název společnosti,

2. logo (pokud je k dispozici),

3. kontaktní údaje (adresa, telefon, e-mail. webové stránky (pokud jsou k dispozici),

4. bankovní spojení (nepovinné).

Hlavičkový papír je velmi důležitým atributem každé organizace. Ve skutečnosti se jedná o jeden z reklamních médií. Ostatně někdy právě zde se potenciální klient nebo partner začíná seznamovat s vaší společností. Proto se má za to, že každá společnost, bez ohledu na její velikost, by měla mít svůj vlastní hlavičkový papír.

Vytvoření hlavičkového papíru je prvním krokem při vytváření firemní identity. Je vhodné to udělat, i když má společnost pouze jednoho zaměstnance a slovo „firemní“ se vám v tomto případě zdá nevhodné.

Text na hlavičkovém papíře označuje závažnost dopisu. Kvalitní formuláře svědčí o tom, že společnost dbá na svou image.

V současné době existuje velké množství tiskáren, kde můžete rychle vytvořit rozvržení hlavičkového papíru a vybrat si design s ohledem na specifika vašeho podnikání. Minimální náklady na vývoj designu jsou od 1 000 do 2 500 rublů. Zde lze vyrobit výsledný model.

Náklady na výrobu hlavičkového papíru závisí na způsobu tisku. Téměř všude vám nabídnou minimálně 2 možnosti: digitální nebo ofsetový tisk.

Náklady na digitální výrobu formulářů budou vyšší na jednu kopii, ale je to výhodnější pro malé objednávky (do 3 000 kopií). V tomto případě je doba výroby formulářů výrazně kratší než u ofsetového tisku - od 1 hodiny do 1 dne v závislosti na vytížení tiskárny.

Metoda ofsetového tisku je ekonomicky opodstatněná pouze při velkých nákladech tiskopisů. Z hlediska doby výroby formulářů je také výrazně horší než digitální tisk - od 6-10 dnů.

Hlavičkové papíry se tisknou jak na běžný kancelářský papír, tak na originální designový papír, který může mít vyšší hustotu, různé barevné možnosti, vodoznaky, texturovanou ražbu atd. Zde jsou úlety většinou omezeny pouze cenou.

Pokud však nemáte peníze na profesionální výrobu hlavičkových papírů, nezoufejte. V tomto případě vám nabízíme několik základních vzorů firemních formulářů, pomocí kterých si můžete během 10-20 minut samostatně vyvinout vlastní formulář a vždy si jej můžete vytisknout na běžné tiskárně. Pamatujte: stručnost je sestrou talentu.

Je důležité, aby hlavičkový papír obsahoval základní informace o společnosti a aby na něm vaše protistrana vždy našla informace, aby vás mohla kontaktovat.

Formátování oficiálního dopisu

Dobrý den, milý čtenáři!

Není žádným tajemstvím, že schopnost kvalifikovaně skládat a formátovat úřední dopisy je nedílnou součástí profesionality zaměstnance, ať už ředitele nebo středního manažera. To platí zejména v těch společnostech, jejichž protistranou jsou velké organizace s přibližně 500 zaměstnanci. Dobře napsaný dopis je image firmy, je jednou ze součástí obchodní etikety. to je vizitka podniku a z tohoto zdánlivě bezvýznamného dokumentu lze vyvodit významné závěry.

Jak formátovat podrobnosti a obsah dopisu jsou definovány

Standardní pokyny pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech (M. 2001) a státní norma GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci."

Jednotná pravidla pro přípravu dokumentů stanoví:

Právní moc dopisu

Kvalitní a včasné vypracování a provedení dopisů

Organizace rychlého vyhledávání dopisů.

Pravidla pro psaní oficiálních dopisů:

1. Dopis je napsán na hlavičkovém papíře organizace. Řeknete si, no, pravidlo už je jasné. To jo. Onehdy jsem obdržel velmi důležitou zprávu e-mailem, v těle, ne na hlavičce. Jak je to ale s právní mocí dokumentu?

2. V levém horním rohu je uvedeno číslo odchozího dokladu a datum sestavení posledního dokladu. Každá organizace samostatně stanoví pravidla pro přidělování odchozího čísla dokumentu.

3. V pravém horním rohu napíšeme, komu je dopis určen: generální ředitel Romashka LLC nebo obchodní ředitel stejné LLC. Pokud neznáte správný název pozice, jednoduše napište vedoucímu podniku a on sám se rozhodne, komu to napsat.

4. Nezapomeňte v levém rohu uvést předmět dopisu: o vrácení peněz, o zpoždění dodávky materiálů atd.

4. Dopis začínáme slovy: Vážený IO (křestní jméno a patronymie). Pečlivě kontrolujeme pravopisné chyby. Pokud máte pochybnosti, zkontrolujte to, Google vám pomůže.

5. Dopis končíme slovy vděčnosti: s úctou k vám a vašemu podnikání předem děkujeme, s úctou doufáme v oboustranně výhodnou spolupráci atd.

6. Pod podpisem úředníka uvedeme vykonavatele dokumentu s kontaktním číslem.

Na co si pamatovat při psaní formálního dopisu:

Při psaní dopisu je vaším úkolem nasytit jej informacemi, nikoli emocemi. Vyjadřujte své myšlenky neutrálně, s fakty a logickými závěry.

Pokud adresáta oslovujete v dopise osobně, osobní zájmeno je Vy, Vy, Váš atd. píšeme s velkým písmenem,

Měli byste psát v množném čísle: žádáme, informujeme, naznačujeme, připomínáme atd. Dopis zastupuje zájmy organizace, nikoli osobní.

Po napsání dopisu je potřeba ho na chvíli odložit – nejlépe na zítra. No, když je něco naléhavé, tak na 20-30 minut. Poté vezměte vytištěný dokument a přečtěte si jej znovu. Jistě najdete drobné chyby, nepřesnosti ve formulaci nebo opomenutí.

A co je nejdůležitější, nezapomeňte, že existují výjimky z jakéhokoli pravidla))).

Doufám, že tento článek byl užitečný, takže budu vděčný, když stisknete sociální tlačítka. sítí.

A nakonec dezert - dopis tureckému sultánovi:

Vaše Anastasia Zakharova

Úřední dopisy jsou psány na speciálních formulářích (externích formulářích), které odpovídají standardu. Pro takové formuláře je stanovena sada povinných prvků (podrobností), které musí být uspořádány v určitém pořadí.

Formou úředního dopisu je list papíru s trvalými prvky reprodukovanými typografickým způsobem. Dá se říci, že oficiální dopis se skládá z „rámce“ dopisu a hlavního textu a obsahuje kromě hlavního textu informace o adresátovi (odesílateli): úplný a zkrácený název organizace, její poštovní a telegrafická adresa, telefonní, faxová a dálnopisná čísla, číslo tohoto dopisu nebo telegramů, které sloužily jako základ pro korespondenci, a mnoho dalšího. Formy mohou být buď hranaté (středové nebo praporové) nebo s podélným uspořádáním detailů.

Návrh formy, který odpovídá zásadám technické estetiky, má pozitivní vliv na vnímání jejího obsahu. Například vzhledem k tomu, že pro lidské oko je snazší opravit horní část jakéhokoli předmětu, při sestavování dokumentů by měla být jejich horní část více nasycená.

Standardy pro vzorové formuláře stanovují formáty a velikosti polí dokumentů, které jsou součástí jednotného dokumentačního systému, dále požadavky na konstrukci strukturní sítě vzorového formuláře, soubor detailů a pravidla pro jejich umístění. Dokumenty zahrnuté v jednotných dokumentačních systémech se skládají ze tří hlavních částí, které jsou umístěny v jasně vymezených oblastech. Tato „geometrie“ dokumentu zajišťuje potřebnou rychlost vnímání jeho textu.

Podrobnosti jsou povinné charakteristiky stanovené zákonem nebo předpisy pro určité typy dokumentů. Složení a uspořádání podrobností o formách organizačních a administrativních dokumentů musí odpovídat GOST R 6.30 - 2003.

Zavedení standardu pro vzorový formulář, který zase určuje požadavky na formu úředního dopisu, je způsobeno potřebou sjednotit proces jeho registrace, což umožňuje:

Organizovat centralizovanou výrobu hlavičkových papírů;

Snížit náklady na psaní;

Snížení mzdových nákladů na psaní a formátování dopisů;

Usnadnit vizuální vyhledávání potřebných informací;

Rozšiřte možnosti využití výpočetní a organizační techniky při zpracování dopisů.

Vzorový formulář je základem pro navrhování formulářů a šablon pro všechny typy manažerské dokumentace. Oblast přidělená vzorovým formulářům pro umístění každého detailu odpovídá optimálnímu objemu tohoto detailu v tištěných znacích.

Formulář je soubor podrobností dokumentu. Podle GOST R 6.30 - 2003 mohou dokumenty obsahovat až 30 podrobností, ale není vypracován jediný dokument s jejich kompletní sadou. Pro každý typ dokumentu je skladba detailů určena v závislosti na jeho účelu. Pro oficiální dopis se tedy doporučují následující údaje:

1) znak nebo ochranná známka organizace;

název organizace (úplný nebo zkrácený);

referenční informace o organizaci;

datum dokumentu;

1. název textu;

2. příjmení (případně příjmení, jméno a patronymie) a telefonní číslo účinkujícího.

Iniciály písaře a počet výtisků mohou být uvedeny, nejsou však součástí požadovaných údajů. Můžete uvést následující podrobnosti: ID e-mailu (v případě potřeby).

Úřední dopis je jediný dokument, který nenese název svého druhu. Všechny ostatní dokumenty mají názvy, například „Objednávka“, „Zákon“, „Rozhodnutí“, „Memorandum“ atd.

Podle GOST R 6.30-2003 obraz státního znaku Ruské federace umístěny na hlavičkové papíry vládních agentur.

Jméno společnosti - adresát dokumentu je uveden v plné i zkrácené podobě, např. Všeruský výzkumný ústav správy dokumentů a archivnictví - VNIIDAD.

Je třeba připomenout, že názvy organizací nelze libovolně zkracovat. Zkrácené názvy organizací se tvoří třemi způsoby:

Prvními písmeny slov obsažených v názvech, například Ministerstvo vnitra (Ministerstvo vnitra). Zkratky se píší dohromady a písmena v nich nejsou oddělena tečkami;

Podle počátečních slabik slov obsažených v názvech například Uralmash (Ural Machine-Building Plant);

Smíšeným způsobem, kdy se složitá zkrácená jména tvoří částečně z počátečních písmen, částečně ze slov osekaných a v první části se píší velkými písmeny, ve druhé malými písmeny, například VNIIDormash. Taková slova se také píší dohromady. Názvy institucí se zkracují pouze tehdy, je-li zkrácený název uveden v oficiálním dokumentu (např. zaznamenaném v zakládací listině organizace).

NAreferenční informace o organizaci zahrnují za prvé poštovní a telegrafní adresy. Postup a forma záznamu informací o poštovní a telegrafní adrese organizace musí odpovídat Poštovnímu řádu. Za druhé, referenční údaje zahrnují telefonní čísla, faxová čísla a čísla bankovních účtů. Musí být také uvedeny na hlavičkovém papíře.

Povinné údaje dopisu jsou datum, který je umístěn v levém horním rohu. Datum dopisu je datum jeho podpisu. Slouží jako vyhledávací funkce a používá se při odkazování na dopis. Data v dopise musí být digitálně formátována. Prvky data jsou uvedeny na jednom řádku arabskými číslicemi v následujícím pořadí: den, měsíc, rok. Například datum 25. října 2000 zapište takto: 25. října 2000. Pokud je den nebo měsíc označen jedinou číslicí, umístí se před něj nula. Například datum 12. ledna 2000 se píše takto: 01/12/2000. Tečky jsou umístěny za dvěma číslicemi označujícími den a měsíc, za čtyřmi číslicemi označujícími rok se žádná tečka neumísťuje (např. 20. 2. 2000).

Evidenční číslo odchozí dokument - číslo písmene a jeho symbol - se obvykle skládá z několika částí. Nejprve lze zapsat rejstřík strukturní jednotky, rejstřík podle číselníku případů klasifikátor dopisovatelů, vykonavatelů a poslední částí bude pořadové číslo odchozího dopisu, například č. 2/16. -2955 nebo 18/275.

Odkaz na registrační číslo a datum příchozího dokumentu obsahuje evidenční číslo a datum dopisu, na který se odpovídá, a je umístěn pod evidenčním číslem a datem odchozího dokumentu. Tento detail je přítomen pouze na hlavičkovém papíře. Porovnání dat odesílání a přijímání dopisů dává představu o míře efektivity práce instituce s korespondencí.

Tyto údaje by za žádných okolností neměly být umístěny v těle samotného dopisu. Typ tohoto údaje v dopise by měl být následující: „Dne 4520/144 ze dne 17. května 2000.“

Destinace - jméno a adresa příjemce dopisu (název a adresa organizace, organizační část organizace, firma nebo příjmení a adresa osoby, které je dopis zasílán) - uvedeno v pravé horní části formuláře dopisu . Toto je interní adresa dopisu. V adresátovi se v nominativním případě zapíše název přijímající organizace. Například:

CJSC "Oxid"

To se částečně provádí s ohledem na strojní zpracování. Pro urychlení vyřízení dopisu, je-li známo příjmení toho, kdo jej bude přezkoumávat, se doporučuje toto příjmení uvést. Při zasílání dopisu úředníkovi je název organizace uveden v nominativním případě a pozice a příjmení - v případě dativu. Například:

Kemerovo OJSC "Granit"

K hlavnímu specialistovi

A.N. Smirnov

Pokud je dopis adresován vedoucímu organizace, musí být název organizace součástí pracovní pozice adresáta. Například:

Novosibirskému rektorovi

státní akademii

ekonomika a management

prof. Yu.V. Gusev

Interpunkční znaménka v interní adrese mohou být vynechána. Uveďte jméno organizace, jméno a příjmení osoby, které je dopis určen, tak, jak jsou uvedeny v korespondenci pocházející od této organizace nebo v adresáři.

Údaje o „adresátovi“ mohou zahrnovat poštovní adresu. Na dokumentech zasílaných státním organizacím a běžným dopisovatelům se poštovní adresa nerazí, v těchto případech je vhodné použít obálky s předtištěnými adresami.

Pokud je dopis adresován úředníkovi, uveďte nejprve pozici, poté příjmení a iniciály a poté adresu organizace. Například:

Ředitel CJSC Kristall

G.N. Nekrasov

103030, Moskva,

Skatertny pruh, 22

Pokud je dopis adresován soukromé osobě, uveďte nejprve PSČ a adresu a poté iniciály a příjmení příjemce. Například:

630102, Novosibirsk-102,

Svatý. Kirova, 76, apt. 12

P.I. Grigorjev

Pokud má osoba, jejímž jménem je dopis napsán, akademický titul (akademický titul), měl by být uveden před příjmením:

akad. A.G. Ivanov

prof. N.G. Kirsanov

Textová zkratka "gr." (od slova „občan“) se používá, pokud je osoba, které je dopis určen, považován za subjekt občanskoprávních vztahů. V korespondenci s organizacemi a firmami v jiných zemích jsou slova „Pan“, „Pan“ zkrácena jako „Pan“, „Pan“.

Název k textu by měl odrážet hlavní problém vznesený v dopise a být krátký a výstižný, formulovaný v jedné větě. Záhlaví je umístěno před tělem dopisu. Obsah písmene je v něm vyjádřen formou předložkového pádu s předložkou „o“ („asi“). Název není zvýrazněn uvozovkami, píše se s velkým písmenem a začíná hned od levého okraje listu. Například:

O organizování odchozího obchodu

O dodávkách uhlí dle smlouvy č. 33-02/567

O koupi cihelny

O pozvánce

Je vhodné, aby nadpis nepřesahoval dva řádky; jsou-li dva řádky, použije se odstavec.

Titul by měl napsat přímý vykonavatel, který zná obsah dokumentu lépe než kdokoli jiný. Pracovníkovi, který třídí poštu, by mělo stačit přečíst záhlaví, aby určil, do jaké kategorie dopisů dopis patří a kam má být odeslán, což je důležité zejména v případech, kdy adresa neuvádí konkrétní osobu, které je dopis určen. Navíc rychlý pohled do záhlaví může zaměstnance ušetřit od nutnosti číst celý dopis.

Nedoporučuje se v názvu používat slova „ohledně“ nebo „obavy“. Také byste neměli psát „k věci“, protože tento výraz je v právní praxi přijímán. Zcela na místě je například v dopise adresovaném policejnímu útvaru:

Na šéfa

policejní stanice

Kirovský okres

Novosibirsk G.V. Sidorov

v případě gr. Kruglová A.A.

Hlavní podrobnosti obchodního dopisu jsou: text . Maximální délka standardního řádku úředního dopisu je 64 tištěných znaků, což je asi 17 cm, řádek obvykle obsahuje 60-62 znaků. Volba této délky řádku je vysvětlena nejčastěji používaným formátem A4 a také tím, že při čtení textu jej zpravidla udržujeme ve vzdálenosti 30-35 cm od očí a úhlu sektoru nejlepší vnímavosti lidského oka je 30 stupňů.

Označení přítomnosti aplikace se provádí, pokud jsou k dopisu připojeny nějaké dokumenty. V levém dolním rohu dopisu, hned z pole, je umístěno slovo „Příloha“, poté jsou názvy připojených dokumentů umístěny v číselném pořadí s uvedením počtu kopií a listů. Každý název je umístěn na samostatném řádku. Pod slovem „Přihláška“ se neuvádí žádný záznam. Například:

Příloha: Kopie smlouvy s firmou Keller, 3 strany. v 1 kopii.

Označení přítomnosti žádosti, jejíž název je uveden v textu dopisu, lze provést v této podobě:

Aplikace: na 5l. v 1 kopii.

Tento detail lze připravit na hlavičkovém papíře. Ve vázané přihlášce není počet listů uveden. Například:

Příloha: informační materiál o mezinárodní výstavě „SIB-2000“ ve 3 exemplářích.

Samotné dokumenty obsažené v žádosti musí mít všechny potřebné náležitosti: název typu dokumentu, titul, datum, podpis. Na žádostech je navíc v pravém horním rohu vytvořena značka označující spojení aplikace s hlavním dokumentem. Pokud je žádost samostatným dokumentem, je zaslána s průvodním dopisem.

Rekvizity « podpis » umístěn nalevo od podtextu dopisu bezprostředně z pole. Podpis obsahuje pracovní zařazení osoby podepisující dopis, osobní podpis a jeho přepis. Vzhledem k tomu, že obchodní dopisy jsou psány na hlavičkovém papíře instituce, není v podpisu uveden název instituce. Například:

Vedoucí učitel Podpis N.K. Sidorov

Dva podpisy se umísťují, když je třeba potvrdit platnost prvního podpisu, a také na zvláště důležitých dokumentech, například v dopisech o finančních a úvěrových otázkách zasílaných finančním a bankovním institucím. Takové dopisy vždy podepisuje hlavní (hlavní) účetní podniku.

Pokud dopis podepisuje několik úředníků, jejich podpisy jsou umístěny jeden pod druhým v pořadí odpovídajícím zastávané pozici:

Ředitel ústavu Podpis A.N. Marčenko

Hlavní účetní Podpis Yu.P. Volkov

Pokud je dopis podepsán několika osobami na stejných pozicích, jejich podpisy jsou umístěny na stejné úrovni:

Ředitel OJSC Karelia Ředitel CJSC Korsar

Podpis I.V. Petrov Podpis G.A. Fomin

Všechny kopie dopisů, které zůstávají ve složkách organizací, musí obsahovat originální podpisy úředníků. Pokud úředník, jehož podpis je na návrhu dopisu připraven, není přítomen, podepisuje dopis osoba vykonávající jeho povinnosti nebo jeho zástupce. V tomto případě musí být uvedena skutečná pozice osoby, která dopis podepsala (například „jednající“, „zástupce“) a její příjmení. Nelze podepisovat písmena s předložkou „pro“ nebo s lomítkem před názvem pozice.

Podepsání dokumentu je jedním ze způsobů jeho ověření. Úřední dopis bez podpisu nemá právní sílu.

Poznámka o exekutorovi (autorovi dopisu) obsahuje příjmení exekutora a jeho telefon do kanceláře a je umístěna na přední straně dopisu.

Zde je ukázka servisního dopisu s hranatými detaily:

Název organizace Adresát

Název struktury

divize (v případě potřeby)

Referenční údaje

o organizaci

___________№ ______

do č._______ od_____

Záhlaví dopisu (začíná "O" nebo "Ob")

Pozice textu Podpis Iniciály, příjmení

Příjmení (nebo příjmení, jméno, patronymie) interpreta, telefonní číslo

Iniciály písaře a počet výtisků

ID e-mailu

Obchodní dopisy se píší při komunikaci s partnery téměř při každé příležitosti. Hotové příklady a pravidla pro vypracování takových dokumentů naleznete v článku.

Obchodní dopis lze definovat jako dokument, který je zasílán jménem celé společnosti jiné společnosti, jednotlivému podnikateli nebo fyzické osobě (například investorovi). V podstatě jakákoli firemní korespondence je obchodní dopis. Jejich účel je velmi odlišný:

1. o spolupráci.
2. spolupráce, jednání.
3. Připomenutí nutnosti plnit závazky ze smlouvy.
4. Vysvětlení vašeho postoje, odpověď na dříve odeslaný dopis a mnoho dalších.

Dokument je obvykle vypracován na hlavičkovém papíře společnosti a lze jej zaslat klasickou poštou nebo e-mailem. Pokud je však pro partnera zvlášť důležitý, je vhodnější jej vytisknout na kvalitní silný papír a předat osobně nebo kurýrem. Struktura dopisu připomíná typický obchodní dokument – ​​můžete jej takto schematicky znázornit.

Na co si dát při kreslení pozor

Pro taková písmena neexistují žádná specifická pravidla ani vzory, takže jejich struktura, objem a design do značné míry závisí na konkrétním případě. Například oznamovací dopis bude poměrně stručný (3–4 odstavce), ale doporučení zaměstnance nebo obchodní návrh může zabrat více než jednu stránku.

Existuje však několik obecných pravidel, kterým byste měli věnovat pozornost při sestavování papíru:

1. Samotný dokument nemá žádnou právní sílu, ale je vypracován podle všech pravidel provádění. Jeho struktura a styl prezentace musí odpovídat obecně uznávaným zásadám moderního toku dokumentů.
2. Věty jsou stavěny logicky, v jasném sledu. Absentují vyšperkované, složité, emotivní a hlavně hovorové výrazy. Tonalita je neutrální.
3. Prezentace se provádí vždy pouze od 1 osoby - buď v jednotném čísle, pokud je text psán přímo od jednatele, nebo v množném čísle, pokud je psán za celou společnost.
4. Konkrétní účel návrhu a očekávané akce adresáta jsou uvedeny (odeslat odpověď, zvážit kandidaturu zaměstnance, souhlasit s jednáním, poslat dokument atd.).
5. Příspěvek nereflektuje individuální zájmy manažera či ostatních zaměstnanců, ale cíle firmy jako týmu. Pokud potřebujete navázat osobní kontakt, je vhodné to udělat jinak a nepostavit se jako zástupce společnosti.

TOP 5 chyb při psaní

Chyby lze rozdělit do 2 velkých skupin - některé jsou spojeny s psaním jako text (porušení logiky, slovní zásoby, jiných jazykových norem), jiné - s porušením samotné obchodní etikety:

1. Pravopisné a interpunkční chyby nejsou povoleny - text dopisu je třeba vždy před odesláním alespoň 1-2x zkontrolovat.
2. Porušení obchodního stylu prezentace, přítomnost emocionálních frází, přílišná zdvořilost nebo naopak přísnost.
3. Negativní tón – i výhrůžky musí být napsány bez zbytečných slov – například: „Vyhrazujeme si právo obrátit se na soud do 30 dnů ode dne obdržení tohoto dopisu.“
4. Příliš velký nebo naopak příliš malý objem. Obvykle se celý text vejde na 1-2 stránky. To však neznamená, že by se partnerovi neměly sdělovat všechny důležité informace. Do aplikací lze zahrnout objemová data, diagramy, formuláře dokumentů.
5. Zbavit partnera práva volby. Neměli byste například psát: „Žádáme vás, abyste zkontrolovali a schválili konečnou verzi smlouvy.“

Typické šablonové fráze

Používání standardních frází typických pro obchodní řeč v textu je zcela běžné a dokonce žádoucí. Níže je uveden seznam nejběžnějších klišé používaných v různých situacích.

Dobrý den, milí odběratelé a hosté blogu. Jak vnímáte oficiální dokumenty? Vyplňujete je rádi? Troufám si tvrdit, že většina z vás odpoví záporně.

Dopis se musí přečíst

Je zřejmé, že úřední dopisy jsou dokumenty vyhotovené pomocí určitého vzoru, někdy na zvláštním formuláři. Každý z vás alespoň jednou v životě takové dokumenty sepsal. Může to být vysvětlující poznámka, prohlášení, děkovný dopis, záruční list, stížnost atd. Proto jste obeznámeni s postupem pro vyplnění tohoto typu zprávy.

hlavním cílem obchodní dopis – předání nezměněné informace adresátovi. Pokud píšete děkovný dopis, nezapomeňte uvést důvod, proč vám ten či onen pomohl. Nezapomeňte uvést jeho příjmení a iniciály. Dopis zaslaný do prázdna nebude nikdy přečten, proto nezapomeňte uvést adresy příjemce a ideálně odesílatele.

Vezměte prosím na vědomí, jak se dopisy zasílají e-mailem:

• stisknete tlačítko „Napsat dopis“;
• napsat zprávu;
• vyplňte řádek adresy příjemce;
• klikněte na tlačítko „Odeslat“.

Pořadí akcí lze samozřejmě změnit (nejprve vyplňte řádek adresy, poté vytvořte dopis), ale poslední akcí bude vždy odeslání. Souhlasíš? Nyní mi řekněte: "Je možné poslat zprávu, když neexistuje žádná e-mailová adresa?" Přirozeně ne. Údaje si proto určitě zjistěte, zapamatujte a zapište, abyste se mohli kdykoliv na někoho pro vás důležitého obrátit.

Nezapomeňte se vžít do kůže příjemce vaší zprávy. Můžete si tak všimnout chyb, kterých jste se při tvorbě dopustili, opravit samotné sdělení, odstranit slova, která mají dvojí význam atd. Myslíte si, že je příjemce potěšen tím, že otevře obálku, vytiskne dopis a uvidí, že tato zpráva je pro něj osobně? Jak tomu rozumí? Zcela jednoduše: každý dopis by měl začínat adresou a pozdravem (to umožňuje odesílateli získat příjemce).

Pokud se vám z nějakého důvodu nepodařilo zjistit jméno a příjmení dané osoby, nahraďte je jinými: pan, ředitel, vážený atd. Za žádných okolností by tato slova neměla být zkrácena. Jinak dává autor sdělení najevo svou nespokojenost, vztek a další negativní povahové rysy. Proto nemá cenu mluvit o predispozici příjemce komunikovat a vnímat informace.

Hned řeknu, že i já dostávám e-mailem moře dopisů pochybné povahy, proto jejich obsah pečlivě sleduji. Když otevřu dopis, který dostávám, snažím se ho rychle přečíst, abych posoudil jeho důležitost. děláš to samé? Při čekání na speciální dopis můžete strávit hodiny studiem zpráv, které dostáváte, tak proč se nenaučit, jak je rychle zobrazit?

Odeslaná zpráva musí obsahovat název (v elektronické verzi je třeba uvést předmět). Taková jednoduchá formalita umožňuje příjemci ocenit důležitost sdělení. A pokud skončí v distribučním centru velké organizace, pak může být v klidu, bez zbytečných problémů, zaslán příjemci. Chcete, aby vaše zpráva dorazila k příjemci co nejrychleji, že?

Formát a obsah dopisu

Nyní víte, jak zajistit, aby váš dopis dorazil k příjemci v co nejkratším čase:

• znát jeho adresu;
• uveďte předmět zprávy;
• Začněte svůj dopis pozdravem čtenáře.

To však nejsou všechny vlastnosti vytváření obchodních dopisů. Významnou roli hraje: styl prezentace, způsob prezentace informací, provedení takových dokumentů atd. Pojďme dále přijít na to, jak zajistit, aby příjemce v rozlehlosti e-mailu neodeslal dopis do složky Spam a vaši zprávu nevyhodil do koše.

První co má být - pozdrav a adresa adresátovi. Všimněte si, že by bylo hezké čtenáře osvobodit. Chcete-li to provést, začněte komplimenty, všimněte si, jak je zaneprázdněn atd. Sestavte svou zprávu tak, aby příjemce souhlasil s každým slovem, protože v tomto případě bude docela snadné ho přivést k uzavření obchodu.

Poslední komentář je možná nejdůležitější. To se týká použití slov, frází a výrazů, které jsou svou povahou nejednoznačné. Celý problém spočívá v tom, že odesílatel se nemůže dostat do hlavy příjemce a zjistit úroveň jeho vědomí. To je přesně důvod, proč si před odesláním zprávy musíte zprávu několikrát přečíst a v případě potřeby ji opravit, abyste odstranili dvojí význam příkazů.

Struktura úředního dopisu

Úřední dopisy jsou psány na speciálních formulářích, které již mají nějaké označení. V horní části formuláře (pravý roh) je vždy „záhlaví“ obsahující úplnou sadu údajů (příjmení a iniciály příjemce, adresa společnosti, telefonní číslo, název oddělení, erb nebo symboly společnosti atd.). ). Upozorňujeme, že čím jasněji jsou všechna pole vyplněna, tím větší je pravděpodobnost doručení a přečtení zprávy.

Pokud je příjemců více, jejich jména by měla být uvedena v hierarchickém pořadí od nadřízeného po podřízené. Toto je pravidlo, které není radno porušovat. Protože v levé horní části zbylo místo, umístí tam značku odesílatel (jejich iniciály a datum) a příjemce (stejný).

Jak víte, obchodní dopis, stejně jako školní esej, by měl mít 3 sekce: úvod, hlavní část a závěr. Je to tak, po přečtení první části bude adresát schopen dojít k závěru, zda je tato zpráva naléhavá, nebo zda ji lze trochu studovat. Vezměte prosím na vědomí, že úvod je psán pro elektronickou verzi, jako doplněk k aplikaci. Proto, abyste jej správně sestavili, potřebujete:

• zanechat vzkaz a pozdrav;
• zvýraznit část komplimentů;
• Stručně vysvětlete důvod své žádosti.

Důležitým faktorem při prezentaci materiálu je způsob prezentace, úplnost a poctivost při předkládání informací (v žádném případě neklamat adresáta). Pamatujte, že při čtení vašeho odvolání musí příjemce poskytnout to, co je popsáno, takže budou nutné podrobnosti, ale nezapomeňte je podpořit dalšími fakty, daty atd.

Věnujte pozornost projevu a stylu prezentace materiálu. Pokud se jedná o oficiální dokument, pak je dopis napsán v obchodním stylu. Stojí za to hádat, že adresát dostává mnoho takových dopisů a nebude mít dostatek času na to, aby se s každým podrobně seznámil. Materiál proto musí být podán stručně, kompaktně, bez zbytečného přehánění a barevnosti. Pouze v tomto případě můžete počítat s rychlou odpovědí příjemce.

Na závěr je třeba uvést svá vlastní přání (někdy s žádostí), abyste shrnuli vše, co bylo uvedeno. Ukazuje se, že po přečtení této části úředního dopisu by měl adresát vidět váš návrh na východisko ze současné situace (problému). Může s tím pouze souhlasit, nebo zvolit vlastní variantu.

Oficiální dopis končí povinným podpisem a datem vyhotovení. Můžete to vidět prostudováním několika vzorků oficiálních dopisů.

Před odesláním si nezapomeňte dokument znovu přečíst, zkontrolujte, zda se podrobnosti shodují a zda je zpráva správně naformátována. Nezapomeňte zhodnotit gramotnost prezentace, jakým písmem je text vytištěn (je dobře čitelný) atd.

To je vše. Ukazuje se, že vypracování oficiálního dokumentu není tak obtížné. K tomu stačí vzít požadovaný formulář, kde již byly použity určité vlastnosti, vyplnit jej v souladu s výše popsanými pravidly a odeslat jej adresátovi. Pokud máte stále otázky, můžete na ně získat odpovědi jejich zveřejněním v sekci „komentáře“.

Řekli jste již svým přátelům a známým o tom, jak správně připravit úřední dokumenty? Pokud ne, sdílejte s nimi odkaz na tuto recenzi. Chcete-li to provést, musíte kliknout na tlačítka sociálních sítí, ve kterých jste zaregistrováni, a souhlasit s přidáním informací na vaši osobní stránku. Provedením těchto manipulací umožníte lidem vidět tuto recenzi, seznámit se s ní a naučit se, jak správně vyplnit všechny druhy dokumentů.

Neloučím se s vámi, ale říkám: "Sbohem." Rád vás opět uvidím jako čtenáře mých výtvorů z informačního byznysu. Doufám, že vás moje recenze inspirují k akci a pomohou vám získat užitečné informace.

S pozdravem Elena Izotová.