Jak správně vyplnit sešit? Pravidla pro sestavení sešitu.

Pokud společnost takové dokumenty neuchovává, pak se jedná o závažné porušení zákona.

Po tuto dobu nebude možné prokázat praxi praxe, nebude tedy zohledněna při výpočtu důchodu. Proto je nutné, aby všichni pracovníci věděli, jak pracovní sešit vyplnit.

Článek poskytuje návod na postup při vyplňování sešitů.

Zákoník práce je dokument týkající se pracovní činnosti člověka.

Veškeré otázky týkající se postupu při jeho zachování jsou uvedeny v zákoníku práce a příslušných nařízeních vlády (č. 225 ze dne 16. dubna 2003), usnesení a dopisu Ministerstva práce Ruské federace (č. 69 ze dne 10. října 2003). , 2003, čl. 5.27, č. 656-6- 0 ze dne 18. března 2008).

Odpovědné osoby

Odpovědnost za dostupnost sešitů vydávaných každému zaměstnanci podniku leží na bedrech vedoucího podniku.

Manažer vydává příkaz, kterým jmenuje zaměstnance odpovědného za správné vyplnění, evidenci a uložení těchto dokumentů. Jmenuje také dalšího zaměstnance, který může v době jeho nepřítomnosti zastupovat hlavní odpovědnou osobu. Obvykle se jedná o zaměstnance personálního oddělení (HR).

Požadavky na vedení pracovní knihy

Obecná informace

Pro každého zaměstnance, který ve firmě odpracoval alespoň 5 dní, je vytvořen zákoník práce. Pro ně by tato práce měla být jejich hlavní.

Dále se jedná o sezónní, brigádníky a pracovníky na volné noze, na které se vztahuje i sociální pojištění.

Zápisy do TK se provádějí v plném znění, bez zkratek (aby nedošlo k chybnému čtení), modrým, fialovým nebo černým písmem.

Každý záznam začíná na samostatném řádku a je opatřen vlastním pořadovým číslem. Data se zobrazují takto:

den a měsíc – 2 číslice;
rok – 4 číslice.

TK je vedena ve státním jazyce Ruské federace. A na územích autonomních republik může být veden ve dvou jazycích - ruštině a národním.

TC se skládá ze tří částí:

První - na titulní straně - odráží informace o zaměstnanci - jeho příjmení, jméno a patronymie v nominativním případě bez zkratek. Označuje také jeho vzdělání, profesi nebo specializaci. Organizace vydávající TC umístí na tento list razítko.
Druhým jsou údaje o práci zaměstnance.
Třetí obsahuje informace o jeho oceněních.

V posledních dvou částech musí být uvedeny dokumenty, na jejichž základě je každý zápis proveden. Obvykle se jedná o čísla odpovídajících objednávek s jejich daty.

Pravidla a postup pro vyplňování sešitu

V části „informace o pracovním místě“ se zapisují veškeré údaje o přijetí, pohybu, studiu při práci související s nadstavbovým výcvikem, službou v armádě či jiných speciálních strukturách apod.

Zobrazují se zde také informace o přejmenování podniku nebo jeho jednotlivé struktury, informace o propuštění zaměstnance a další.

Nejnovější informace jsou navíc ověřeny nejen podpisem odpovědné osoby, ale i samotného zaměstnance.

Do sloupce záznamu se zapisuje název podniku, jeho organizační jednotka a pozice zaměstnance.

Poslední část zákoníku práce zahrnuje ta ocenění, která jsou uvedena v zákoníku práce Ruské federace nebo v kolektivní smlouvě organizace. Poskytování takových pobídek není povinné ani trvalé. Do příslušného pole se zadává název společnosti, pozice zaměstnance a typ pobídky. Nedaleko je v dalším sloupci uveden odkaz na odpovídající základ. Ocenění se zde neodrážejí.

Zvláštní situace

Pokud během práce zaměstnance ve společnosti dojde ke změně názvu nebo strukturálním změnám ovlivňujícím konkrétní divizi, pak se to nutně odráží v zákoníku práce a je potvrzeno novou pečetí této organizace.
Při změně příjmení zaměstnance se jeho staré příjmení přeškrtne a nové se napíše nahoru. Nedaleko na obálce je dešifrován základ pro nahrazení záznamu pečetí a podpisem odpovědné osoby. Toto je jediné přijatelné přeškrtnutí v TC.
Pokud po nezákonném propuštění zaměstnance soud uloží zaměstnavateli, aby jej znovu uvedl do práce, provede se záznam, kterým se zruší předchozí informace o jeho propuštění s odkazem na dokument odůvodňující toto rozhodnutí.
V případě úmrtí zaměstnance se promítne informace o ukončení pracovní smlouvy s uvedením data úmrtí z příslušného potvrzení.
Pokud není dostatek stran pro všechny záznamy v TK, je k němu vystavena příloha. Pravidla pro jeho vyplňování se neliší od obecných pravidel a je uloženo v zákoníku práce.

Pečlivé a správné vyplnění zákoníku práce v každé fázi vašeho pracovního života výrazně usnadní proces žádosti o důchod.

Uchovávání a účtování pracovních sešitů

Pracovní sešity, jejich přílohy a formuláře jsou dokumenty s přísnou odpovědností. Personální oddělení, kde je technická dokumentace uložena, vede knihu jejich evidence.

Odráží kompletní informace o pohybu všech těchto dokladů bez ohledu na to, zda jsou nové nebo byly vystaveny jinou organizací.

Tedy informace o zákoníku práce všech zaměstnanců dané instituce (bývalých i současných).

Tato kniha je číslována, šněrována a certifikována pečetí vedoucího organizace. Účtování formulářů TC je vedeno účetním oddělením podniku podobným způsobem.

TC jsou trvale uloženy v HR oddělení. Ve výjimečných případech mohou být vydány na žádost zaměstnance proti převzetí a na přesně stanovenou dobu.

Při propuštění zaměstnance je mu předána, kterou podepíše do evidenční knihy. Pokud si z neznámých důvodů zaměstnanec TK nevyzvedl, pak zůstává v OK další 2 roky uložený odděleně od všech ostatních dokladů. Poté je převeden do archivu podniku, kde je uložen po dobu dalších 75 let.

Chyby při vyplňování: co dělat?

Vzhledem k tomu, že všechny informace v sešitu jsou zadávány ručně, není zaručeno, že při vedení záznamů nedojde k chybám.

Oprava chyb vzniklých při vyplňování tohoto dokumentu se provádí pouze podle následujících pravidel:

Nesprávné informace jsou považovány za neplatné. O tom se provede odpovídající záznam. Níže pod dalším číslem je proveden správný záznam.
V případě porušení číslování informací se opravy provádějí stejným způsobem jako výše. Všechny záznamy s nesprávným číslem jsou považovány za neplatné. A pak se to opakuje pod novým číslem.
V případě drobné chyby v osobních údajích o zaměstnanci (písmeno, příjmení apod.) zjištěné při jeho přijetí na nové pracoviště při odsouhlasování dokladů, je opravena předchozím zaměstnavatel nebo kde k této nepřesnosti došlo.
Nesprávné údaje na titulní stránce se neopravují. V tomto případě je formulář TC považován za poškozený a je zničen, o čemž je sepsán odpovídající protokol. A na oplátku dostane zaměstnanec nový zákoník práce se správnými informacemi.

Přeškrtnutí nesprávného záznamu je zakázáno. Takový dokument je považován za neplatný.

Vyplnění duplicitního hlavního přispěvatele

V případě ztráty technické dokumentace, jejího poškození, obsahuje-li záznamy zrušené rozhodnutím soudu, v případě živelní pohromy, mimořádné události v podniku apod. je potřeba vystavit duplikát TC.

Zaměstnanec v běžných situacích podá personální službě žádost o vydání duplikátu zákoníku práce a uvede důvod.

Doklad je vystaven do 15 pracovních dnů. Na titulní straně musí být uvedeno „Duplikát“.

Pokud některé záznamy v poškozeném dokumentu nelze obnovit, je vyžadován písemný doklad o délce služby po odpovídající dobu. Teprve poté lze dokument obnovit.

Při vystavení duplikátu zákoníku práce provede personální zaměstnanec odpovídající záznam do knihy jízd zákoníku práce.

V mimořádných situacích určuje délku služby potřebnou k registraci zákoníku práce zvláštní komise, která je vybavena všemi potřebnými doklady. Pokud není možné obnovit skutečnost, že osoba v té či oné době pracovala, lze chybějící informace doplnit pomocí 2-3 svědeckých výpovědí. Komise k tomu vypracuje odpovídající zákon.

Evidence sešitu při žádosti o zaměstnání: obecná ustanovení

Podle zákoníku práce Ruské federace je povinnost vykonávat práci přidělena organizaci nebo jednotlivému podnikateli, jehož občané pracují na svém hlavním pracovišti. V této oblasti existují 2 regulační dokumenty:

Pravidla pro vedení a uchovávání sešitů, vytváření formulářů sešitů a jejich poskytování zaměstnavatelům, schválená nařízením vlády Ruské federace ze dne 16. dubna 2003 č. 225 (dále jen Pravidla);
Pokyny pro vyplňování sešitů, schválené vyhláškou Ministerstva práce Ruska ze dne 10. října 2003 č. 69 (dále jen Pokyny).

Při najímání nových zaměstnanců musíte dodržovat určitou posloupnost a načasování akcí (článek 68 zákoníku práce Ruské federace):

Podepište dohodu s novým zaměstnancem.
Nejpozději 1. den práce vystavte (na základě smlouvy) akceptační příkaz, seznamte s ním zaměstnance do 3 dnů od nástupu do práce.
Proveďte zápis do sešitu na základě objednávky (odstavec 3, bod 3.1 Pokynů). Toto musí být provedeno nejpozději do 1 týdne ode dne zahájení práce (čl. 10 Pravidel). S přihlédnutím k čl. 66 zákoníku práce Ruské federace je vhodné vyplnit pracovní výkaz 6-7 den od 1. pracovního dne.

Technické požadavky na vyplnění sešitu

Jakékoli záznamy se provádějí v evidenci práce s ohledem na požadavky odstavců. 1.1 a 1.2 Návod. Hlavní jsou následující:

Požadavek na typ rukojeti. Můžete používat gelové pero, stejně jako kuličkové pero a dokonce i plnicí pero.
Požadavky na barvu položek. Přijatelný je modrý, černý nebo fialový světlostálý inkoust/pasta. To je nutné, aby nedošlo ke ztrátě informací z pracovního záznamu vlivem vlhkosti, světla atd.
Požadavky na upřesnění a úpravy. V sekcích, kde jsou uvedeny informace o práci a oceněních, je zakázáno cokoli škrtat (nejprve je nutné provést zápis pod dalším pořadovým číslem, abyste chybný zápis zrušili a teprve poté provést opravu pod dalším číslem). Na titulní stránce ale přeškrtněte nesprávné celé jméno. nebo datum narození, pokud se následně změnily, můžete. V tomto případě musíte vedle něj zadat nové informace a vytvořit odkaz na podpůrný dokument v souladu s článkem 2.3 Pokynů.
Zákaz snížení.
Požadavek na přesnost. Znamená to mimo jiné jasnost rukopisu, což znamená jednoznačné čtení a nepřípustnost nesprávného výkladu.

Postup pro vyplnění sešitu při žádosti o zaměstnání

Pokyny stanoví požadavky na vyplnění pracovní části při přijímání zaměstnance:

Sloupec 3 obsahuje celý název zaměstnavatele (u fyzického podnikatele - celé jméno). Pokud ustavující dokumenty obsahují zkrácený název, uvádí se také, obvykle v závorce (bod 3.1 Pokynů).
Na dalším řádku se do sloupce 1 zapíše číslo záznamu. Pořadí položek nesmí být narušeno.
Ve sloupci 2 na stejném řádku (na úrovni čísel) je uvedeno datum přijetí - jedná se o 1. den zaměstnance v práci (nemělo by se zaměňovat s datem vystavení příkazu). Záznam se provádí arabskými číslicemi (den a měsíc - každý 2 číslice, rok - 4).
Na stejném řádku (na úrovni evidenčního čísla a data) se ve sloupci 3 uvede záznam o přijetí: pozice zaměstnance dle personální tabulky, oddělení, pokud je uvedeno v pracovní smlouvě (odst. 3.1 Pokynů). Pokud povolání zahrnuje výhody, kompenzace nebo omezení, jeho název by měl znít stejně jako v kvalifikačních seznamech (článek 57 zákoníku práce Ruské federace).
Ve sloupci 4 na stejném řádku (na úrovni číslo, datum, jmenovací záznam) je uveden základ pro přijetí do zaměstnání, nejčastěji číslo a datum objednávky.

Razítko a podpis zaměstnavatele se na zápis o jmenování neuvádí (bod 3.1 Pokynů). Tímto způsobem se osvědčují pouze záznamy o ukončení pracovního poměru (čl. 35 Pravidel) a opatří se plombou, pokud ji zaměstnavatel má.

Registrace pracovního povolení při prvním přijetí do zaměstnání nebo při jeho ztrátě

Pokud je zaměstnanec zaměstnán poprvé, je zaměstnavatel povinen mu vydat nový sešit (část 4 článku 65 zákoníku práce Ruské federace). Schůzka se provádí podobným způsobem, jak je popsáno v předchozí části. Dále je potřeba vyplnit údaje o majiteli pracovního povolení.

Pokud pracující zaměstnanec nahlásil ztrátu nebo poškození svého povolení k zaměstnání, potřebuje také získat nové. Předtím však musí podat žádost a vysvětlit, že nemá knihu (část 5 článku 65 zákoníku práce Ruské federace).

Pracovní evidence občanů zemí, které jsou bývalými republikami SSSR, se používá, pokud odpovídá formulářům platným v Ruské federaci (platná pracovní evidence ve tvaru 1974 a 2004). V Bělorusku se tedy používá tvar 1974, takže občan této země nemusí v Rusku získávat novou knihu. Naopak ukrajinské pracovní záznamy ve formě přijaté v suverénním státě nejsou v Ruské federaci použitelné a občan Ukrajiny si bude muset opatřit ruskou pracovní knihu (dopis Rostrud ze dne 15. června 2005 č. 908- 6-1).

DŮLEŽITÉ! Podle čl. 8 Pravidel musí být nový sešit vystaven nejpozději do 1 týdne ode dne přijetí zaměstnance.

Pravidla pro vyplnění titulní strany práce

Pokyny stanoví postup pro vyplnění údajů o zaměstnanci na titulní stránce sešitu:

Osobní údaje (celé jméno, datum narození) se zpravidla zadávají z cestovního pasu v přísném souladu s ním. Nelze je zkracovat ani měnit (odstavec 2, bod 2.1 Pokynů).
Záznamy o úrovni vzdělání, povolání, odbornosti se pořizují na základě dokladů o vzdělání v přísném souladu s nimi (odst. 3-5 čl. 2.1 Pokynů).
Uvádí se datum vyplnění sešitu s měsícem napsaným slovně (podle tvaru řádku). Vzhledem k tomu, že termín vydání knihy je 1 týden od zahájení práce, datum registrace musí být pozdější než datum příjmu, maximálně však 7 dní. Datum na titulní straně se může lišit od data zahájení práce, což je vcelku přijatelné.
K potvrzení zadaných údajů je nutný podpis majitele záznamu práce na titulní straně (bod 8 Pravidel).
Osoba, která vyplnila sešit, musí uvést svůj podpis a pečeť zaměstnavatele (pokud existuje). Musí být jmenován příkazem a odpovídat za pracovní knihy zaměstnanců (článek 45 Pravidel). Často se jedná o zaměstnance HR oddělení, ale může to být i jiná osoba (například účetní), včetně vedoucího.

Zvláštnosti vyplňování pracovního formuláře při přijetí v některých případech

Je třeba zmínit nejčastější rysy evidence zaměstnání zaměstnanců a provádění těchto zápisů do sešitů:

Podle čl. 20 Pravidel a odst. 1 písm. 7 odst. 3.1 Pokynů, pokud zaměstnanec vyjádřil přání a přinesl podpůrné doklady, zaměstnavatel na hlavním pracovišti zapíše do evidence práce o práci zaměstnance na částečný úvazek, přičemž do informací o zaměstnání uvede následující číslo. V tomto případě není nutné uvádět název zaměstnavatele jako samostatný nadpis.
Na základě článku 6.1 Pokynů, pokud je zaměstnanec přijat převodem od jiného zaměstnavatele, je to uvedeno ve sloupci 3 informací o pracovním místě.
Někteří personalisté při registraci jmenování vedoucího organizace uvádějí ve sloupci 4 podrobnosti o rozhodnutí vlastníků (dopis Rostrud ze dne 11. března 2009 č. 1143-TZ), i když v praxi existuje také odkaz na jmenovací řád, který se sestavuje na základě rozhodnutí a až po jeho vydání se ředitel považuje za zaměstnaného.

Vyplňování sešitu, pokud jde o načasování a postup při provádění záznamů, je tedy přísně regulováno předpisy. Pokud jde o kontroverzní otázky, které se neodrážejí v pokynech a pravidlech, můžete získat radu od Rostruda nebo využít rady uvedené dříve v některém z dopisů oddělení.

Postup při vyplňování a vedení rudných knih je upraven:

zákoník práce Ruské federace;
Pravidla schválená nařízením vlády Ruské federace ze dne 16. dubna 2003 č. 225;
Pokyny schválené usnesením Ministerstva práce Ruska ze dne 10. října 2003 č. 69.

Pracovněprávní předpisy ukládají každému občanovi ucházejícímu se o práci povinnost předložit zaměstnavateli pracovní knihu. Tento požadavek se samozřejmě vztahuje pouze na ty občany, kteří již takový doklad mají.

Kniha je uchovávána v místě hlavního zaměstnání po celou dobu kariéry zaměstnance. Zaměstnavatel ji vrací pouze v případě výpovědi.

Pracovní sešit je hlavním dokumentem o pracovní činnosti a pracovních zkušenostech. Například doba pojištění pro přiznání důchodu se určuje na základě informací z individuálních (personalizovaných) záznamů Penzijního fondu Ruské federace, podle pracovních knih, pracovních smluv, vojenských průkazů a dalších dokumentů.

Délka pojištění zaměstnance pro stanovení výše nemocenské a peněžité pomoci v mateřství je rovněž určena zápisy v sešitu.

Pochybujete o pravosti dokladu předloženého občanem? Poté zkontrolujte jeho sérii a rok výroby. Například pracovní sešity vydané v letech 2013–2014 přišly s řadou TK-IV.

Padělaný a neplatný doklad je důvodem k propuštění občana.

Kdo vede pracovní záznamy

Všichni zaměstnavatelé jsou povinni vést pracovní záznamy. Patří sem: organizace bez ohledu na právní formu a druh činnosti, obchodníci (podnikatelé), advokáti a soukromí notáři.

Pokud zaměstnavatel přijme na hlavní zaměstnání osobu, která nemá pracovní sešit, musí mu být vystaven. Maximální doba zpracování je týden po najmutí.

Bez pracovní knihy může být občan:

pokud je přijat poprvé (první místo výkonu práce);
pokud dokument chybí z důvodu poškození nebo ztráty.

K získání sešitu musí tito zaměstnanci nejprve napsat žádost a uvést v ní důvod nepřítomnosti dokumentu.

Postup pro vyplnění sešitu

Titulní strana

Na titulní straně sešitu jsou uvedeny následující informace (pokud se sešit znovu vydává nebo vydává poprvé):

příjmení, jméno a patronymie zaměstnance v plném znění bez zkratek;
datum narození (jako v pasových údajích);
vzdělání. Záznam o vzdělání se pořizuje na základě diplomu, vysvědčení nebo jiného dokladu potvrzujícího vzdělání. V závislosti na typu vzdělání lze do řádku zadat jeden z následujících záznamů:

průměrný generál;
počáteční odborné (pokud zaměstnanec absolvoval odborné učiliště);
střední odborné (technická škola, škola, vysoká škola);
vyšší odborná (univerzita, ústav, akademie);
postgraduální odborné vzdělávání (graduální studium, stáž, doktorské studium);

4. povolání nebo specializace (uvedená na základě dokladu o vzdělání).

Mimochodem, na titulní stránce je místo pro tisk "M.P." Ale kvůli změnám v korporátní a občanské legislativě Ruské federace nemusí mít obchodní společnosti pečeť. V tomto případě jsou všechny záznamy v sešitu ověřeny pouze podpisy.

Příklad vyplnění titulní strany sešitu

Sekce "Informace o pracovní pozici"

Před vyplněním této části si vyžádejte od zaměstnance informace o jeho vojenské službě. Tyto údaje se opět zadávají pouze u těch občanů, kteří nastupují do zaměstnání poprvé.

Pokud tedy zaměstnanec absolvoval vojenskou službu před nástupem do práce (armáda, služba na policii, hasičská služba atd.), pak by v části „Informace o zaměstnání“ mělo být uvedeno:

ve sloupci 1 - pořadové číslo záznamu - 1;
ve sloupci 2 - datum zápisu arabskými číslicemi;
ve sloupci 3 - období a místo výkonu služby;
ve sloupci 4 - název, datum a číslo dokladu potvrzujícího službu.

Sloužil zaměstnanec v cizí armádě? Pak si do sešitu nezapisujte o službě v zahraničí.

Ve sloupci 3 části „Informace o práci“ jako nadpis uveďte úplný a zkrácený název organizace, celé jméno podnikatele se statusem „individuální podnikatel Sergej Petrovič Ivanov“, celé jméno právníka a soukromý notář. Pod tímto nadpisem ve sloupci 1 je uvedeno pořadové číslo. Upozorňujeme, že u názvu zaměstnavatele není uvedeno pořadové číslo.

Dále ve sloupci 2 uveďte datum pronájmu. A ve sloupci 3 je záznam, že zaměstnanec byl přijat nebo jmenován do organizační jednotky. Dále je uveden název pozice (pracovního místa), specializace, profese, pro kterou byl zaměstnanec přijat, s uvedením kvalifikace.

Byl zaměstnanec přijat na pozici, která poskytuje výhody a předčasný odchod do důchodu? Pak pozice podle sešitu a personální tabulky musí odpovídat ETKS. Takové kvalifikační příručky jsou schvalovány způsobem stanoveným vládou Ruské federace v usnesení č. 787 ze dne 31. října 2002.

Sloupec 4 uvádí datum a číslo objednávky zaměstnance.

Upozorňujeme, že zaměstnavatel nesmí zadat své vlastní. Místo toho může být na titul umístěn před nástupem do zaměstnání razítko, které obsahuje úplný a zkrácený název. Takové razítko je legální a odpovídá zápisu do sešitu. Základ - dopis Rostrud ze dne 19. srpna 2015 č. 1922-6-1.

Příklad vyplnění části „Informace o pracovní pozici“.

Zaměstnanec byl přijat po službě v armádě. Zaměstnanec byl opatřen vojenským průkazem.

Některé případy zadávání informací do sekce „Informace o pracovní pozici“.

Záznamy o přejmenování organizace

Pokud byl během práce zaměstnavatel přejmenován (individuální podnikatel nebo notář změnil své příjmení), musí se to projevit v sešitu. Tato položka nemá přiděleno sériové číslo. Základem pro provedení zápisu je v tomto případě příkaz organizace k přejmenování.

Reorganizační záznamy

Zápis o reorganizaci musí být proveden stejným způsobem jako zápis o přejmenování společnosti. Chcete-li to provést, v části „Informace o práci“:

ve sloupci 3 je nutné provést záznam o reorganizaci a uvést formu, jakou byla provedena;
ve sloupci 4 uveďte příkaz (pokyn, rozhodnutí, souhlas) zaměstnavatele, jeho datum a číslo.

Zároveň ve sloupcích 1 a 2 v části „Informace o práci“ není uvedeno pořadové číslo a datum vstupu.

Záznam o převedení zaměstnance na novou pozici

V části „Informace o pracovní pozici“ potřebujete:

ve sloupci 1 - uveďte pořadové číslo záznamu;
Sloupec 2 - datum příkazu k převedení na novou pozici;
Sloupec 3 - provede se záznam o převodu;
Sloupec 4 - jsou uvedeny podrobnosti převodního příkazu.

Sekce "Informace o ocenění"

Zaměstnavatel má právo na odměnu zaměstnance. Občanovi mohou být udělena i státní vyznamenání.

Záznam o ocenění v sešitu zaměstnance se provede následovně. Nejprve je ve sloupci 3 v části „Informace o ocenění“ uveden jako nadpis celý a zkrácený název organizace.

Dále pod nadpis ve sloupci 1 musíte uvést sériové číslo položky. Sloupec 2 uvádí datum udělení. Ve sloupci 3 jsou uvedeny informace o tom, kdo zaměstnance ocenil, za jaké úspěchy a jakým oceněním. Ve sloupci 4 byste měli uvést dokument, na jehož základě byl zápis proveden, a jeho podrobnosti.

Vložte do sešitu

Vydává se, pokud jsou vyplněny všechny oddíly. Nemůžete vytvořit nový záznam v jiných nevyplněných částech sešitu. To znamená, že do sekce „Informace o oceněních“ nemůžete zadat informace o přijetí nebo propuštění zaměstnance.

Pracovní sešit je jedním z těch dokumentů, na jejichž správném vyplnění hodně záleží. Výše důchodu bude vypočítána na základě záznamů v evidenci práce po odchodu do důchodu.

Všichni vaši zaměstnavatelé si také pečlivě prostudují, jak kompetentně byly poznámky vyhotoveny, protože i to je jeden z ukazatelů profesionality.

Myslím, že jsme již všichni pochopili, jak důležité je umět správně nastoupit a odejít z práce. Podívejme se, jak vlastně vyplnit titulní stranu a všechny ostatní. V tomto článku se podrobně podíváme na všechny nuance správného vyplnění pracovního formuláře.

Nejprve musíte zjistit, jaká pravidla se používají k vyplnění sešitu. Ruská federace má odpovídající ustanovení. Ministerstvo práce jej přijalo již v roce 2003, od té doby se však nezměnilo.

V „Pokynech k vyplňování sešitů“ najdete všechny potřebné informace. Pokud však neznáte právní a speciální termíny, je poměrně obtížné porozumět všem podrobnostem samostatně.

Jak správně vyplnit sešit?

Jak vyplnit první stránku osobními údaji?

Podívejme se, jak vyplnit tento oddíl řádek po řádku.

Řádek 1 – Celé jméno

Toto pole by mělo být vyplněno přesně tak, jak jsou vaše údaje uvedeny ve vašem pasu.

Změny údajů nejsou za žádných okolností přijatelné, a to ani v případě, že jméno nebo příjmení uvedené v pasu není správné. Nejlepší je vzít dokument a jednoduše přepsat své celé jméno.

Řádek 2 – Datum narození

Naprosto VŠECHNA data se zadávají arabskými číslicemi v následujícím pořadí - datum, měsíc (je důležité napsat dvě číslice, čili např. únor není měsíc 2, ale 02), rok (čtyři číslice, žádné zkratky).

3. řádek – Vzdělávání

Opět žádné škrty. Neexistuje žádná koncepce vysokoškolského vzdělávání, protože může existovat buď úplné vysokoškolské vzdělání, nebo neúplné vysokoškolské vzdělání. Pište podrobně a jasně.

Řádek 4 - Datum vyplnění sešitu

Knihu musíte vyplnit do pěti dnů od okamžiku, kdy získáte práci. Opět píšeme v následujícím pořadí datum, měsíc (důležité je napsat dvě číslice, čili např. únor není měsíc 2, ale 02), rok (čtyři číslice, bez zkratek).

5. řádek - prostor pro podpisy

Podepsat se musí dvě osoby: majitel pracovního záznamu a zaměstnanec společnosti, který knihu vyplnil.

Řádek 6 - Tisk

Obvykle pečetě připojují ředitelé nebo vedoucí oddělení.

Jak udělat první záznam do sešitu?

Ve sloupci „Informace ...“ byste měli nejprve zadat název společnosti. Nezapomeňte, že by nemělo dojít k jedinému snížení počtu pracovních sil.

To znamená, že pokud pracujete v OJSC TTT, pak byste jej měli zadat následovně - Otevřená akciová společnost TTT.

Poté jej v řádku níže přiřadíte OJSC „TTT“ - toto je razítko organizace.

V řádku níže začneme zadávat potřebné informace.

Vyplňujte zleva doprava.

Pole 1 – Číslo záznamu v pořadí. Vedle prvního záznamu se objeví číslo „1“.

Pole 2 – Vyplněné datum. V tomto sloupci by také data měla být zadána pouze arabskými znaky. Žádné řezy. Nejprve datum, pak měsíc a nakonec rok.

Pole 3 - Potřebné informace o přijetí, převedení nebo propuštění se zadávají přímo. U záznamu musí být podpis majitele knihy (tj. zaměstnance). Označuje, že zaměstnanec o objednávce ví.

Pole 4 – tento sloupec obsahuje odůvodnění objednávky. Může to být rozkaz, protokol, rozkaz. Nezapomeňte uvést datum a číslo objednávky. Například objednávka z 15. července 1990. N 2.

Ukázka, jak vyplnit pracovní sešit

Jak opravit chybu v pracovním dokladu?

Stává se, že se chyba vloudí do záznamu provedeného v sešitu. Oprava takových překlepů by měla být provedena zvláštním způsobem. Je nepřijatelné, aby byl záznam jednoduše přeškrtnut nebo ještě více zakryt.

Pokud se například vyskytla chyba v názvu organizace, pak by se této položky nemělo dotýkat.

Zadejte vše, jak je uvedeno výše, a pouze pod záznamem ve sloupci „Informace o...“ udělejte poznámku s následujícím obsahem:

"Došlo k chybě v názvu organizace." Poté zadejte správný název společnosti. Zkratky ZAO, OAO atd. musí být plně zveřejněny.

Jak vyplnit pracovní sešit pro jednotlivého podnikatele?

Navzdory skutečnosti, že pracovní kniha je hlavním dokumentem potvrzujícím činnost zaměstnance, v jednom případě je učiněna výjimka - v případě jednotlivých podnikatelů.

Ve skutečnosti individuální podnikatel nemá právo provádět zápisy do sešitu, protože není zaměstnancem, ale zaměstnavatelem.

Jak se potom řeší otázka odvodů do penzijního fondu? Příspěvky na penzi nepocházejí z platu, ale z výdělku. Pokud individuální podnikatel řádně přispívá do daňového a penzijního fondu, započítává se mu seniorita.

Jak vyplnit sešit při práci pro jednotlivého podnikatele?

Při vyplňování dokumentu není žádný zvláštní rozdíl. Jediným rozdílem je zadávání údajů o zaměstnavateli. Pokud jsme v případě uzavřené akciové společnosti napsali název společnosti, nyní bychom měli napsat „Fyzický podnikatel Jméno, Příjmení“, jak je uvedeno v dokumentech.

Shrnout

Zvažme, jaké chyby nejsou v žádném případě přijatelné při vyplňování sešitu.

Zakázáno:

Udělejte v datech zkratky.
Udělejte zkratky ve jménech a příjmení.
Uveďte zkratky v názvu organizace.
Používejte římské symboly.
Opravte chyby přeškrtnutím.

Doufáme, že vám naše tipy pomohou správně a snadno vyplnit sešit!

Registrace sešitu: základní pravidla

Postup při vyplňování sešitu upravuje:

Zákoník práce Ruské federace (LC RF);
Pravidla pro vedení a uchovávání sešitů, vytváření formulářů sešitů a jejich poskytování zaměstnavatelům, schválená nařízením vlády Ruské federace „O sešitech“ ze dne 16. dubna 2003 č. 225 (dále jen Pravidla, Usnesení č. 225);
Pokyny pro vyplňování sešitů, schválené usnesením Ministerstva sociálního rozvoje ze dne 10. října 2003 č. 69 (dále jen Pokyny).

Mezi zmíněnými dokumenty se bohužel často setkáváme s rozpory. Proto musí být záznam o dobrovolném propuštění podle zákoníku práce Ruské federace zapsán do dokumentu přesně v souladu se zněním zákoníku (část 5 článku 84.1 zákoníku práce Ruské federace). Řád zároveň říká, že je nutné sepsat znění v souladu s propouštěcím příkazem.

Odpovědní zaměstnanci by se měli zaměřit na hierarchii předpisů. Pokud jsou jiné akty v rozporu se zákoníkem práce Ruské federace, neměly by se uplatňovat. Ve výše popsaném případě je nutné formulovat objednávku (a následně záznam v evidenci práce) v souladu s kódem.

Uvádíme základní pravidla, která personalistovi řeknou, jak vyplnit sešit:

povolení k zaměstnání se vydává každému, kdo pracuje v podniku déle než 5 dnů;
doba, po kterou je nutné provést zápis, je 7 dnů;
V záznamech musí být použity arabské číslice;
Můžete psát černým, modrým nebo fialovým perem;
Zkratky a opravy jsou zakázány (opravy jsou povoleny pouze způsobem stanoveným v čl. 27 Pravidel, a to pouze v sekcích „Informace o práci“ a „Informace o oceněních“);
Každý záznam musí mít pořadové číslo.

Jak vyplnit oddíly sešitu: příklad vyplňování v letech 2018-2019

Formulář dokladu byl schválen usnesením č. 225 - kde formulář získat je popsáno v článku Postup pořízení, uložení a vyplnění formuláře sešitu (nuance). Proto se pracovní posudek skládá z několika částí, které pomáhají identifikovat zaměstnance, dozvědět se o jeho profesi, kvalifikaci, délce praxe a obdržených oceněních. Tyto sekce obsahují:

osobní data;
informace o pracovní činnosti;
informace o pobídkách (kromě bonusů).

Spolu s výše uvedenými obecnými pravidly zákonodárce pro každý oddíl vypracoval specifická pravidla pro vyplňování, kterými se budeme zabývat níže.

Jak vyplnit pracovní titulní stránku

Informace o zaměstnanci jsou uvedeny na titulní straně dokumentu. Podle odstavce 2 pokynů musí personalista zadat:

osobní údaje zaměstnance, jak jsou uvedeny v pasu, bez zkratky;
informace o vzdělání, pokud má zaměstnanec příslušný doklad;
název profese, ve které bude osoba v podniku pracovat;
datum dokončení dokumentu.

Všechny záznamy musí být ověřeny podpisy zaměstnance a personalisty a také razítkem organizace (pokud existuje). Titulní strana se vyplňuje na prvním pracovišti osoby.

Pokud se osobní údaje zaměstnance změnily, personalista může tyto údaje přeškrtnout jedním řádkem a označit nové. K tomu musí zaměstnanec předložit úřední dokumenty potvrzující změnu osobních údajů a personalista musí zkopírovat informace z těchto dokumentů na vnitřní obálku sešitu. Více informací o opravě příjmení v sešitu naleznete v článku Záznam o změně příjmení v sešitu - ukázka.

Na přání může zaměstnavatel umístit hologram na titulní stranu - k čemu slouží holografická nálepka je popsáno v článku Kam správně umístit hologram v sešitu - ukázka?

Jak správně naformátovat sekci „Informace o práci“.

Zaměstnanci personálního oddělení musí vědět, jak správně sestavit sešit, včetně části, kde jsou uvedeny informace o práci.

Potřebujete někoho zaměstnat? V tomto případě se musí zaměstnanec personální služby řídit odstavcem 3 pokynů a zapsat do sešitu pod pořadovým číslem:

název organizace v plném i zkráceném tvaru;
název strukturální jednotky, kde osoba získává práci;
název profese, ve které bude zaměstnanec pracovat;
datum nástupu zaměstnance do zaměstnání.

Pokud osoba úspěšně pracuje, získá novou hodnost nebo třídu, musí to být zaznamenáno v její pracovní knize.

Pod pořadovým číslem pracovník HR oddělení píše:

informace o přidělení zaměstnanci vyšší hodnosti nebo třídy;
informace o dalších profesích nebo kvalifikacích zaměstnance.

Pokud se pracovní poměr vyčerpal a nadešel čas se se zaměstnancem rozloučit, musí zaměstnavatel správně zaznamenat jeho výpověď v souladu s požadavky bodu 5 Pokynů.

Chcete-li to provést, v části „Informace o práci“ pod příslušným sériovým číslem musíte uvést:

důvod propuštění;
datum ukončení pracovního poměru;
název, číslo a datum rozhodnutí zaměstnavatele, na jehož základě dochází k výpovědi.

DŮLEŽITÉ! Údaje v dokumentu musí být uvedeny přesně a jejich znění musí být v souladu s pracovněprávními předpisy. Všechny přihlášky musí být potvrzeny razítkem organizace (pokud existuje) a podpisem jejího vedoucího.

Postup pro vyplnění sekce „Informace o oceněních“

Další důležitá část sešitu obsahuje informace o oceněních, která zaměstnanec v procesu práce získal. V souladu s článkem 4 Pokynů jsou informace uvedeny v následujícím formátu:

rekordní číslo;
Název organizace;
informace o ocenění;
informace o tom, kdo zaměstnance ocenil;
informace o zásluhách, za které byla osoba oceněna;
odkaz na dokument, na jehož základě bylo ocenění provedeno.

Personalista musí tuto část vyplnit pečlivě a správně, protože údaje o ocenění ovlivňují kariéru zaměstnance a poskytují více příležitostí pro jeho další zaměstnání.

Jak dokumentovat speciální případy v sešitu

Některé případy v pracovněprávních vztazích jsou v sešitu zdokumentovány zvláštním způsobem. Mezi takové případy patří práce na částečný úvazek. V souladu s bodem 3.1 Pokynů musí být sešit uschován v místě hlavní práce. Pracovník na částečný úvazek však může požádat personální službu o doplnění dalších informací do sešitu. K tomu stačí potvrdit skutečnost dodatečné práce. Jako důkaz můžete předložit například pracovní smlouvu s jinou organizací.

Převedení na jinou práci je poměrně častým jevem. Tyto změny v pracovněprávních vztazích musí být rovněž zaznamenány v sešitu. V tomto případě jsou uvedeny následující:

rekordní číslo;
datum převodu;
přenos informací;
název nového oddělení nebo pozice;
informace o zakázce, na základě které je zaměstnanec převeden.

Zodpovědnost personalistů

Správné vyplnění sešitu je důležitou součástí pracovněprávních vztahů. V případě chybného vyplnění dokladu bude pro zaměstnance obtížné prokazovat pracovní zkušenosti. Kromě toho utrpí materiální ztráty, protože nebude moci získat práci s sešitem vyplněným chybami.

Za porušení v této oblasti mohou nést odpovědnost:

podniky (správní podle článků 5.27 a 13.20 Kodexu správních deliktů Ruské federace, dále jen Kodex správních deliktů Ruské federace, například za neprovedení nezbytných záznamů v sešitech nebo občanského práva , pokud porušení mělo za následek ztrátu zaměstnance);
úředníci personální služby (správní podle výše uvedených článků zákoníku o správních deliktech Ruské federace za podobná porušení, jakož i materiální, pokud porušení personálního důstojníka způsobilo škodu podniku, a disciplinární).

Zaměstnanci personálního oddělení musí pracovní sešity vyplňovat pečlivě a pečlivě, za použití vzorů pracovních sešitů sestavených v souladu s přísnými formalizovanými pravidly, která jsou závazná pro všechny. Chyby a porušení v této oblasti mají za následek správní, občanskoprávní, finanční a disciplinární odpovědnost.