Vzor prohlášení o odsouhlasení vzájemných vypořádání. Primární dokumenty: akt odsouhlasení vzájemných vyrovnání

Akt odsouhlasení vzájemných vypořádání je dokument, který odráží stav vypořádání mezi dvěma stranami (společnostmi, protistranami) za určité časové období.V našem článku vás naučíme, jak jej správně vyplnit a uvedeme příklad ke stažení .

Vzorové formuláře

Současná legislativa neschvaluje jednotnou formu zprávy o sesouhlasení, proto si v případě potřeby může každý podnik tuto formu vypracovat samostatně.

Níže jsou uvedeny příklady vyplnění formulářů zprávy o odsouhlasení a přibližná podoba formuláře:

Proč potřebujete zprávu o odsouhlasení?

• Pokud plánujete obnovit velké smlouvy;
• Pokud potřebujete zorganizovat vzájemné vyrovnání;
• Během inventarizačního období;
• Když jedna ze stran obchoduje na splátky;
• Připravovat zprávy o dluzích pro management, regulační orgány atd.;
• pokud se vzájemné vyrovnání týká zboží velmi vysoké hodnoty;
• Aby se vyjasnily dohody mezi stranami.

Legislativa neukládá organizacím povinnost vypracovávat akty o odsouhlasení vzájemného vypořádání v konkrétní době, o tom rozhoduje sama organizace.

Zpráva o sesouhlasení se skládá ze dvou částí – pro dva podniky. Levý sloupec vyplní iniciátor činu, pravý sloupec jeho protistrana. Akt odsouhlasení obvykle vypadá jako seznam dokumentů seřazených podle data vytvoření. Nebo jsou místo dokladů uvedeny provedené transakce: prodej, nákup, platba atd.

Forma zprávy o odsouhlasení

1. číslo jednání;
2. období, za které se odsouhlasení provádí;
3. jména stran (organizace a osoba jednající jejím jménem);
4. podrobnosti dohody mezi stranami;
5. Informace o transakcích (s čísly a daty faktur, platebních příkazů nebo jiných dokladů potvrzujících dodání a platbu služeb nebo zboží), částky transakcí;
6. Konečný zůstatek v peněžním vyjádření;
7. Vlastnoruční podpisy účetní a ředitele, razítko;
8. Termíny podpisu zákona.

Dokument je vyhotoven ve dvou vyhotoveních a podepsán hlavním účetním a ředitelem organizace. Pokud mezi organizacemi neexistují žádné majetkové spory a sestavení aktu je čistě nominální, mohou jej podepsat pouze hlavní účetní. U soudu ale takový akt nebude platný.

Poté, abyste mohli zkontrolovat svůj vlastní registr transakcí a zadat výsledky do pravého sloupce, jsou obě kopie odeslány do účetního oddělení protistrany. Pokud protistrana souhlasí s údaji uvedenými v zákoně, opatří se druhou pečetí a podpisy. Jeden úkon se vrací iniciátorovi, druhý zůstává protistraně.

Chcete urychlit vystavování dokladů a odstranit případné chyby při vyplňování? Pomůže vám program pro automatizaci obchodu Business.Ru. Umožní vám automatizovat daňové a účetní výkaznictví a také kontrolovat peněžní toky ve firmě.

Pokud jsou zjištěny nějaké nesrovnalosti, je o tom ve spodní části dokumentu uvedena poznámka. Pokud z důvodu zjištěných nesrovnalostí protistrana odmítne akt podepsat a tvrzení iniciátora jsou potvrzena jinými dokumenty, může iniciátor žalovat. Pro urychlení řešení takových sporů musí smlouva předem stanovit podmínky, za kterých je protistrana povinna provést vlastní výpočty a vrátit podepsanou listinu nebo uhradit dluhy.

Stav vzájemného vyrovnání mezi partnery je potvrzen takovým dokumentem, jako je akt smíření. Tento dokument je uznán jako relevantní a správný pouze v případě, že je řádně proveden. Jak správně vyplnit zprávu o odsouhlasení?

Akt odsouhlasení vzájemných vypořádání není jedním z primárních dokumentů. V případě soudního sporu se však stává dalším důkazem dluhu.

Podepsáním aktu se navíc prodlužuje promlčecí doba, tedy za její počátek se považuje datum podpisu aktu.

Z tohoto důvodu není akt usmíření pouhou formalitou, ale skutečným nástrojem právního vlivu na partnery. Samozřejmě za předpokladu, že je správně vyplněn. Jak vyplnit vzorovou zprávu o odsouhlasení?

Základní momenty

V procesu spolupráce dvou organizací se předpokládá vzájemné vyrovnání. Jedna strana dodává zboží nebo práci a druhá platí za přijaté hodnoty.

Každá dokončená obchodní transakce je navíc potvrzena primární dokumentací. Na tomto základě je vedeno účetnictví.

Nikdo ale není imunní vůči výskytu chyby a její přítomnost může výrazně zkreslit účetnictví. Účetní nesrovnalosti v partnerských organizacích mohou vést k dluhům nebo nezaúčtovaným platbám.

Umožňuje včasnou identifikaci účetních chyb při spolupráci dvou podnikatelských subjektů.

Na základě specifikovaných údajů jedné organizace porovnává jiný podnik své vlastní účetnictví s nimi a identifikuje nesrovnalosti.

Pokud existuje, zkontroluje se přesnost primární dokumentace. Díky tomu jsou včas odhaleny chyby a je zajištěna spolehlivost účetnictví.

co to je

Akt odsouhlasení vzájemných vypořádání je dokument, který ukazuje výpočty dvou organizací v určitém období. Informace uvedené v zákoně jednou organizací se musí shodovat s údaji protistrany.

Pokud jsou zjištěny nesrovnalosti, informace o nich jsou zaznamenány ve stejném dokumentu. Stávající právní úprava nestanoví ustálenou formu zákona.

Organizace nezávisle vyvíjí formát dokumentu a schvaluje jej jako součást. Podpis aktu protistranou znamená uznání existence dluhu, pokud existuje.

Je důležité, aby zákon o vyrovnání ovlivnil platnost promlčecí doby. To se rovná třem letům od data registrace primárních dokumentů po dokončení obchodní operace. Podepsáním aktu o smíření se však promlčecí lhůta přeruší a její odpočítávání začíná znovu.

Použití aktu odsouhlasení vzájemných vypořádání mezi organizacemi zabraňuje vzniku chyb v účetnictví a daňovém výkaznictví.

Dokument však musí být vypracován s ohledem na určité požadavky. Zejména musí být uvedeny podrobnosti identifikující zúčastněné strany, konkrétní období odsouhlasení, provedené transakce a výpočty.

Ačkoli jednotná forma aktu o odsouhlasení není poskytnuta, je vhodné do dokumentu zahrnout takové podrobnosti, jako jsou:

• název dokumentu;
• jména stran;
• datum podpisu aktu;
• období smíření;
• odkazy na primární dokumenty o uskutečněných transakcích;
• částky vypořádání v peněžním vyjádření;
• konečná bilance;
• podpisy a pečetě stran.

Jako každý dokument je podepsán akt o usmíření. Vedoucí organizace a účetní podepsali dokument.

Je důležité, že ani hlavní účetní bez práva prvního podpisu nemůže zastupovat organizaci. Dokument nabývá právní moci, pouze pokud je podepsán generálním ředitelem.

Jaká je jeho role

Při sestavování zprávy o odsouhlasení je třeba zkontrolovat několik účtů:

• výpočty příjmů;
• vyrovnání na vydané;
• vyrovnání nedostatku;
• vyrovnání přijatých závazků.

Pokud mezi organizacemi nedochází k žádným majetkovým sporům, může mít usmíření čistě technický charakter.

Odsouhlasení může být provedeno jak v rámci jedné smlouvy, tak i podle celkového stavu obchodních vztahů mezi partnery v určitém období.

Při pokračující spolupráci je vyžadována pravidelná příprava zprávy o odsouhlasení. Partnerem v tomto případě může být dodavatel zboží nebo příjemce, státní fond, plátce daně, dvě divize jedné korporace atd.

Kromě toho může být základem pro vytvoření aktu o usmíření:

• možnost získat odložené platby;
• přítomnost velkého počtu položek v sortimentu společnosti;
• přítomnost drahého zboží v seznamu prodávaných produktů;
• provádění inventarizace podle výpočtů;
• nutnost potvrzovat platby vyšším orgánům.

Frekvenci vypracování zprávy o odsouhlasení určují spolupracující strany. Doklad lze vyhotovit jednou měsíčně, šest měsíců, ročně nebo v delším intervalu.

V každém případě však obsah zákona musí zahrnovat všechny operace provedené ve zvoleném období. Jak správně provést sladění?

Kontrolní kalkulace se provádí pro jednu položku - název produktu, samostatná dodávka, konkrétní smlouva. Je vhodné provést odsouhlasení během procesu roční inventury.

Pokud jsou zjištěny nějaké nesrovnalosti, musíte okamžitě sepsat zprávu o odsouhlasení a odeslat ji protistraně.

Stává se ale, že zjištěný dluh nelze splatit, protože protistrana v průběhu roku zkrachovala. Proto je nutné usmíření provádět co nejčastěji.

Současné normy

Podle zákona o odsouhlasení vzájemných vyrovnání se organizace vyvíjejí samostatně, protože tento dokument není jednou z primárních dokumentů.

Tato pozice je také potvrzena. Zároveň může být akt odsouhlasení vzájemných vyrovnání uznán jako právní dokument v procesu reklamačního řízení.

Tento dokument slouží zejména jako potvrzení existence dluhu protistrany. A navíc se stává podkladem pro přerušení promlčecí doby, která se nově počítá od okamžiku podpisu aktu.

Aby ale mohla být uznána právní platnost dokumentu, musí mít určitou formu.

Přítomnost určitých údajů není zákonem upravena, ale povinným požadavkem je podpis vedoucího organizace.

Jak správně vypracovat zprávu o odsouhlasení

Provádění odsouhlasovací zprávy pro vzájemné vypořádání se provádí v jakékoli formě. Dokument vypracuje účetní oddělení organizace, která audit iniciovala, a to může být kterákoli ze stran.

Vyplněný úkon ve dvou vyhotoveních je zaslán protistraně. Zadané údaje sladí s vlastními záznamy. Pokud protistrana souhlasí s údaji uvedenými v aktu, podepíše jej a zapečetí.

Ověřená kopie je vrácena iniciátorovi. Údaje v zákoně jsou kontrolovány z hlediska souladu. Informace o vzájemném vypořádání se musí přesně shodovat. Nejmenší nesrovnalosti jsou zaznamenány na konci dokumentu záznamem.

Například „Podle informací LLC „1“ k 30. říjnu 2015 je dluh LLC „2“ deset tisíc rublů, podle účetnictví LLC „2“ se dluh vůči LLC „1“ rovná na „pět tisíc rublů“ a podpůrné údaje jsou uvedeny s odkazem na primární dokumenty.

Důležité! Pokud je zpráva o odsouhlasení podepsána pouze účetním organizace, pak má takový dokument význam výhradně v toku interních dokumentů mezi organizacemi.

Soudy přihlížejí k dokumentu pouze tehdy, je-li na něm podpis ředitele.

Postup při sestavování

Neexistuje jediný vzor zprávy o odsouhlasení. Existují však určité požadavky, které musí dokument splňovat.

Musí být splněny následující aspekty:

Při sestavování odsouhlasovací zprávy je nanejvýš vhodné dodržovat pravidla pro vypracování primární dokumentace. To se týká přítomnosti povinných podrobností primární dokumentace.

Seznam takových byl stanoven. Pokud jde o formu dokumentu, může být libovolná. Aplikační praxe však určila nejvhodnější formát.

Dokument se obvykle skládá ze dvou částí – úvodní, která obsahuje hlavní podrobnosti, a hlavní, která uvádí údaje za určité období.

Často je sestava odsouhlasení vytvořena ve formě seznamu dokumentů v chronologickém pořadí. Můžete však také uvést povahu akce, například převod finančních prostředků, nákup zboží, prodej cenností.

Jak ručně vytvořit sestavu odsouhlasení? Příklad vytvoření aktu lze uvést následovně. Na začátku jsou uvedeny následující informace:

1. Název dokumentu.
2. Datum vyhotovení aktu a jeho individuální číslo.
3. Název organizace, která dokument sestavila.
4. Jméno protistrany.
5. Období, za které se provádí odsouhlasení (začátek a konec).

Jsou uvedeny částky převedené nebo obdržené za každou skutečnost spolupráce. Každý ukazatel je navíc potvrzen odkazem na primární doklad (fakturu, šek atd.).

Pro zobrazení v tabulce se berou údaje zobrazené na debetních a kreditních účtech. V závěrečné části tabulky je vypočítán celkový obrat debetů a kreditů a zobrazen konečný zůstatek. Na konci aktu byste měli zadat výsledky odsouhlasení.

Pokud existuje dluh, provede se záznam, který vypadá asi takto: „Podle údajů organizace byl k takovému a takovému datu zjištěn dluh na straně protistrany ve prospěch organizace při kontrole transakcí na takové a takové období ve výši ___.“

Pokud neexistuje žádný dluh, zapíše se hodnota „0,00 rublů“. Dokončený úkon je zaslán protistraně k odsouhlasení. Pokud nejsou žádné nesrovnalosti, dokument podepíše účetní protistrany a vrátí jej iniciátorovi odsouhlasení.

Jak to udělat elektronicky

Pomocí programu 1C můžete vytvořit zprávu o odsouhlasení pro vzájemné vypořádání. Dodavatelská organizace k tomu používá nabídku „Prodej“ a nákupní organizace nabídku „Nákup“.

Vzorová náplň

Při vytváření zprávy o odsouhlasení pro vzájemné vypořádání můžete použít následující příklady:

• forma zprávy o odsouhlasení vzájemného vypořádání ve formátu Doc;
• vzor zprávy o odsouhlasení ve formátu Excel;
• dokončená zpráva o odsouhlasení ve formátu Word.

Smírčí akt podepsaný společníky je listinným důkazem peněžních závazků vůči věřiteli.

Ačkoli zákon nevyžaduje vypracování zprávy o odsouhlasení, může se na ni organizace odvolávat v případě sporů a obrátit se na soud.

Pro sladění vzájemných vypořádání právnické osoby a fyzické osoby podnikatelé často vypracovávají odpovídající zákon. Legislativa nestanoví jednotný vzor a povinnost používat tento konkrétní dokument, takže každá společnost si může vypracovat vlastní formulář. Hotový příklad a pokyny k vyplnění jsou uvedeny v článku.

Účel a odrůdy

Evidence výdajových transakcí každé společnosti je povinná. Za tímto účelem se vystavují platební doklady, účtenky, faktury, objednávky a jiné doklady. V praxi však vzniká potřeba porovnávat vzájemné vypořádání mezi dvěma nebo více protistranami, pro které je vypracována odsouhlasovací zpráva.

Zpravidla jej podepisují právnické osoby i jednotliví podnikatelé. Jména stran jsou podobná těm, která jsou uvedena v příslušných dohodách:

• "Zákazník";
• "Vykonavatel".

Dokument odráží všechny typy transakcí mezi společnostmi (nebo jednotlivá zúčtování, selektivně) za konkrétní období - měsíc, čtvrtletí, rok (období vykazování je stanoveno dohodou). Za registraci zodpovídají účetní. Oni produkují:

• vypracování aktu;
• odsouhlasení s údaji, které přišly od protistrany.

Dokument může být vyhotoven jako příloha smlouvy nebo jako samostatný dokument. A v tomto ohledu můžeme podmíněně rozlišit 2 odrůdy:

1. Dodatek k hlavní smlouvě – například ke smlouvě o dodávce. V tomto případě je dokument nedílnou součástí této smlouvy a nemá sám o sobě žádnou právní sílu, pokud neexistuje základní smlouva. Tyto záznamy zpravidla zaznamenávají informace o všech operacích, které proběhly v rámci dané dohody.
2. Nezávislý dokument, který se používá nezávisle na konkrétní dohodě. Kombinuje vzájemné finanční vypořádání za určité časové období (nebo pro jednotlivé skupiny zboží a služeb).

Smlouva o dodávce by měla dodatečně specifikovat podmínky odsouhlasení vzájemného vyrovnání, načasování a postup podpisu aktu. V opačném případě se může bezohledná protistrana podepsání papíru vyhnout.

Formulář a vzorový dokument

Zpravidla se jedná o souhrnnou tabulku s popisem každého druhu provozu (servis, práce) a jeho výší. Dokument musí odrážet podrobnosti a jména obou stran a zaznamenávat přítomnost/nepřítomnost dluhu zákazníka vůči dodavateli k určitému datu.

Forma a vzor zákona o vzájemném odsouhlasení vypořádání jsou uvedeny níže.

Počet kopií je určen počtem stran, minimum jsou tedy 2 originální dokumenty, které mají stejnou právní sílu.

Návod na sestavení

Nejprve musíte věnovat pozornost několika doporučením:

1. V dokumentu musí být uvedeno vykazované období, za které se odsouhlasení provádí.
2. Vždy byste měli uvést datum sestavení. Nemusí se vztahovat k vykazovanému období. Například zákon byl sepsán 29. ledna 2018, přičemž účetní období je od 1. ledna 2017 do 31. prosince 2017.
3. Strany uvádějí nejen druhy transakcí (služeb), ale také dokumenty, na jejichž základě byly zaznamenány (například faktury).
4. Zpravidla uvádějí nejen celkovou částku, ale i počáteční zůstatek (zůstatek).
5. Na konci stránky připojili své podpisy zástupci stran. Podpisové právo má zpravidla hlavní účetní. Mohou jej podepsat i manažeři – to je důležité zejména v případech, kdy mezi partnery dochází k neshodám ohledně vypořádacích transakcí.

POZNÁMKA. V některých případech společnost nepoužívá obvyklý modrotisk. Poté stačí, aby zástupce přidal svůj vlastní podpis, rozluštil jej (příjmení, iniciály) a uvedl svou pozici.

Vypracování zákona vám tak umožňuje zjednodušit postup pro odsouhlasení vzájemných vyrovnání a potvrdit absenci nároků mezi zákazníkem a dodavatelem. Dokument je zpravidla vyhotoven v tištěné podobě, mazání a opravy nejsou povoleny.

Odsouhlasovací dokument pro vzájemné vypořádání je dokument, který odráží stav vypořádání za určité časové období mezi dvěma protistranami. Přestože zákon nestanoví povinnost vypracovávat srovnávací zprávy, mělo by se tak dít pravidelně. Včasné odsouhlasení vás ušetří chyb v daňovém a účetním výkaznictví. Zpráva o odsouhlasení rovněž uvádí uznání dluhu protistranou. Navíc dnem podpisu dokumentu se promlčecí doba přerušuje a začíná znovu běžet.

Vyvíjíme formulář pro zprávu o odsouhlasení

Organizace vypracovávají formu zákona o vzájemném vyrovnání samostatně. Legislativa nestanoví jednotnou formu tohoto dokumentu (dopis Ministerstva financí Ruska ze dne 18. února 2005 č. 07-05-04/2).

Než začnete vypracovávat podrobnosti aktu, měli byste pochopit, zda se týká primárních účetních dokladů. Existují dva protichůdné pohledy.

Na jedné straně Federální daňová služba Ruska v dopise ze dne 6. prosince 2010 č. ШС-37-3/16955 uvedla, že zákon o odsouhlasení není primárním účetním dokladem potvrzujícím dokončení obchodní transakce. Úředníci to vysvětlili tím, že když je dokument podepsán, finanční stav stran se nemění. Tento postoj je podle nás velmi logický.

Na druhou stranu se stejné finanční úřady opakovaně pokoušely u soudů prokázat, že pokud je akt o odsouhlasení vzájemných vypořádání sepsán bez zohlednění povinných náležitostí prvotního účetního dokladu, pak není podkladem pro přerušení promlčecí lhůta. Poznamenejme, že tento pohled úředníků nenachází podporu u arbitrů.

Arbitrážní praxe

Sbalit show

Soudci měli za to, že smírčí akt není striktním účetním dokumentem, jehož formu a povinné náležitosti stanoví zákon (usnesení Federální antimonopolní služby Moskevského okruhu ze dne 9. 4. 2013 ve věci č. A40-148003/ 12-55-1356, Severozápadní okres ze dne 04.09.2013 ve věci č. A56-44437/2012, Uralský okres ze dne 27. března 2012 č. F09-933/12).

Zde je seznam podrobností, které by podle našeho názoru měl akt o vyrovnání obsahovat:

1. Název dokumentu;
2. jména stran;
3. datum podpisu aktu;
4. období, za které se odsouhlasení provádí;
5. podrobnosti o dohodě, podle které se odsouhlasení provádí;
6. odkazy na primární dokumenty (faktury, akty převzetí a předání výsledků provedených prací / poskytnutých služeb, platební příkazy, peněžní příkazy atd.);
7. množství transakcí (skutečnost hospodářského života) v peněžním vyjádření;
8. konečný zůstatek v peněžním vyjádření;
9. podpisy stran a celá jména. osoby, které akt podepsaly;
10. boční tisk.

Zároveň upozorňujeme, že absence některého z uvedených údajů neznamená automaticky neplatnost úkonu (viz vzor zákona o odsouhlasení v příkladu).

Sbalit show

Arbitrážní praxe

Sbalit show

Vrchní rozhodci vzali v úvahu zprávu o odsouhlasení, která neobsahovala odkazy na prvotní účetní doklady, podklad pro dluh a datum podpisu zprávy. Vysvětlili to tím, že podle části 2 čl. 71 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace soud posuzuje jak relevanci, přípustnost a spolehlivost každého důkazu jednotlivě, tak i dostatečnost a provázanost důkazů jako celku. V tomto případě soud porovnal částky dluhu uvedené ve zprávě o odsouhlasení s částkami uvedenými v podepsaných potvrzeních o provedené práci a potvrzení o provedené práci a nákladech. Svou roli sehrál i nedostatek důkazů o existenci dalších smluvních závazků mezi stranami (usnesení prezidia Nejvyššího rozhodčího soudu Ruské federace ze dne 5. března 2013 č. 13031/12).

Přesto soudci nejčastěji trvají na tom, aby zákon o usmíření obsahoval odkazy na primární dokumenty.

Arbitrážní praxe

Sbalit show

Soud dluh neuznal, protože v aktu o smíru nebyly uvedeny žádné odkazy na primární dokumenty (nebyly uvedeny čísla a data) a datum podpisu aktu (rozhodnutí Nejvyššího rozhodčího soudu Ruské federace ze dne 27. února 2013 č. VAS-1472/13 ).

V jiném případě rozhodci neakceptovali akt odsouhlasení vzájemných vyrovnání, ve kterém nebyly žádné odkazy na sporné faktury (usnesení Federální antimonopolní služby okresu Volha-Vjatka ze dne 26. dubna 2010 ve věci č. A31 -3047/2009).

V jiném případě skutek soud nepřijal, protože zmiňovala smlouvu o dílo a zákon o započtení (usnesení Federální antimonopolní služby centrálního obvodu ze dne 6. 5. 2009 č. F10-2002/09).

Kdo podepíše akt?

Zpráva o odsouhlasení je vypracována ve dvou vyhotoveních – po jednom pro každou ze stran. On) nebo zástupce jednající na základě plné moci vydané takovým orgánem.

Aby se akt o smíření stal právním, musí být podepsán oběma stranami.

Arbitrážní praxe

Sbalit show

Akty o vzájemném vyrovnání předložené prodávajícím byly soudy uznány jako nepřijatelné důkazy, protože byly podepsány jednostranně a nejsou potvrzeny primárními účetními dokumenty (rozhodnutí Nejvyššího rozhodčího soudu Ruské federace ze dne 30. ledna 2013 č. VAS-48/13).

Soudy zároveň neuznávají jako důkaz smírčí akty podepsané neoprávněnými osobami.

Arbitrážní praxe

Sbalit show

Akt o odsouhlasení plateb nebyl soudem akceptován jako důkaz přerušení promlčecí doby, protože byl podepsán neoprávněnou osobou (rozhodnuté Nejvyšším rozhodčím soudem Ruské federace ze dne 01.09.2013 č. VAS- 17480/12).