Jak ukončit motivační dopis k životopisu. K dokumentům skládáme průvodní dopis

Moderní zaměstnavatelé stále častěji vyžadují, aby uchazeči poskytli průvodní dopis pro svůj životopis, který obvykle obsahuje 2–3 odstavce. V tomto materiálu podrobně rozebereme, jak takový dokument vypracovat.

Naučíte se:

Musím ke svému životopisu napsat motivační dopis?
Jaké jsou výhody dobrého motivačního dopisu k životopisu?
Jaké jsou požadavky na motivační dopis k životopisu?
Co napsat do motivačního dopisu k životopisu.
Jak naformátovat a odeslat průvodní dopis k životopisu.
Jak napsat motivační dopis k životopisu v angličtině.
Co nepsat do motivačního dopisu k životopisu.
Jak motivační dopis k životopisu ovlivňuje rozhodování HR?

Jaké informace obsahuje motivační dopis k životopisu?

Dokumentární podpora pro životopis nebo odpověď na volné pracovní místo odkazuje na další informace a předkládá je potenciální kandidát na pozici nad rámec standardní dokumentace o jeho vzdělání a pracovních zkušenostech obsažených v životopise. Nejčastěji si takové informace zaměstnavatel prohlíží ještě před nahlédnutím do životopisu.

Za prvé, krátký motivační dopis k životopisu je užitečný doplněk, který napraví image uchazeče. Jeho účelem je vyzdvihnout vaše dovednosti a upozornit na to, jak prospějete společnosti jako zaměstnanec.

Materiály ke stažení:

V praxi však většina uchazečů nevyužívá šanci získat zaměstnavatele. Někdy lidé tak pochybují o svých schopnostech, že nemohou prezentovat své osobní výhody příznivě, protože se bojí, že budou vypadat jako vychloubač nebo podvodník. Zhruba třetina Rusů přitom tuto příležitost úspěšně praktikuje v naději, že malý doprovod k životopisu zvýší jejich šance na dosažení cíle. Mimochodem, dělají správnou věc. Jejich úsudek je zcela oprávněný, což potvrzují výsledky průzkumů jak začínajících recruiterů, tak šikovných headhunterů.

Personalisté si v první řadě vybírají co nejinformativnější životopisy, kde si před setkáním s respondentem načerpají potřebné informace. To jim umožňuje předfiltrovat nevhodné jedince a ušetřit tak drahocenný čas během rozhovoru.

Z celkové masy uchazečů personalisté vyčleňují ty, kteří se mohou prezentovat. Věří se, že lidé, kteří umí prezentovat svou profesionalitu, dokážou získat a přesvědčit ostatní, dokážou prezentovat firmu na trhu se ctí. Navíc z několika tisíc (přes 600) dotázaných personalistů přiznalo, že o životopisech bez motivačního dopisu neuvažují.

Jaké jsou výhody dobrého motivačního dopisu k životopisu?

Kromě dodržování vysokých obchodních standardů, které uchazeč dodržuje, se mu podložení vlastního životopisu doprovodným sdělením bude hodit při dosahování několika významných cílů, jako jsou:

demonstrace psacích dovedností (struktura šablony životopisu takříkajíc neumožňuje předvést výmluvnost a vytvořit krásné fráze);
důraz na motivaci (která je důležitá pro lidi měnící obor činnosti nebo málo zkušené ve zvoleném výklenku);
prezentace vašich výhod, zvláště užitečných pro tuto organizaci (v životopisu jsou informace o tom obsaženy v obecném bloku spolu s dovednostmi a zkušenostmi);
individualizace přístupu k hledání zaměstnání (standardní typ životopisu vám umožní zaslat jej beze změny každé společnosti, ale text motivačního dopisu k životopisu potvrdí váš zájem pouze o požadovanou organizaci);
projevení vašeho zájmu o společnost, vyhledávání informací o ní a atraktivitě získaných dat.

Bez ohledu na to, jak dokonalý je váš životopis, společnost má zájem o loajálního, vysoce motivovaného zaměstnance, který bude pracovat na jejím postupu, na rozdíl od prostého kvalifikovaného specialisty. Právě tuto skutečnost motivační dopis zvýrazní.

Jak napsat životopis a vytvořit si pozitivní image u zaměstnavatele

Jak motivační dopis k životopisu ovlivňuje rozhodování HR?

Tuzemská společnost HeadHunter, která se specializuje na online recruitment, v průzkumu mezi zaměstnavateli zjistila, že 36 % z nich souhlasí s odmítnutím životopisu uchazeče, pokud jeho motivační dopis není správně naformátován.

Přetrvává trend, kdy zaměstnanci HR oddělení zasílají pouze 20-40 % životopisů s připojeným motivačním dopisem. Čtvrtina dotázaných personalistů zapojených do výběru personálu potvrdila, že životopis s úvodní zprávou je poměrně vzácný. Motivační dopisy jsou nejdůležitější pro vrcholové pozice: cca 17 % podniků se neseznámí s dokumenty uchazečů o pozici top manažera, pokud není k dispozici potřebný spis. U většiny ostatních volných míst však HR manažeři považují motivační dopis za další výhodu.

Zaměstnavatelé projevují zájem o důvody výběru společnosti a míru motivace uchazeče pracovat na této konkrétní volné pozici (80 %). Více než polovina doufá, že motivační dopis žadatele jasně vyjadřuje jeho hodnotu pro organizaci (53 %). Více než 60 % personalistů souhlasilo s tím, že optimální motivační dopis by se měl skládat ze 3–5 frází.

Většina manažerů se domnívá, že nejvhodnější styl pro motivační dopis je obchodní. 15 % HR manažerů přitom připouští použití konverzačního stylu prezentace a 17 % tohoto publika styl vůbec nepovažuje za důležitý faktor. Přibližně 29 % zaměstnavatelů vítá emocionální obraty frází a emotikonů, které uchazeči vkládají do textů motivačních dopisů. Některé z nedostatků, které zaznamenalo mnoho náborářů, zahrnují: gramatické chyby (56 %), otřepané fráze (53 %), nekompetentnost ve stylu obchodního psaní + projevy známosti (49 %), upovídanost (38 %) a nejasná formulace myšlenek (35 %). Téměř všichni personalisté (91 %) tvrdí, že negramotný motivační dopis k životopisu je nepřijatelný.

Názor odborníka

Andrej Kolesnikov,

Generální ředitel společnosti PowerLexis, St. Petersburg

Abyste zaměstnavatele zaujali, musíte mu dát kompliment.

Aby žadatel obdržel výzvu k pohovoru a aby jej úspěšně dokončil, musí získat přízeň partnera. A nejúčinnějším způsobem, jak toho dosáhnout, je příjemný kompliment. Je však potřeba to promyslet, udělat cílené a ne standardní. Zaměstnavatel, pro kterého se ucházíte, by se měl ujistit, že jste obeznámeni se směřováním jeho společnosti, viděli zde zajímavé vyhlídky a hodlali hájit svůj osobní názor. Příjemce vašeho dopisu snadno rozezná skutečnou vášeň od řady běžných frází, a proto k vám bude nepochybně přátelský.

Jednou jsme dostali motivační dopis k životopisu, ve kterém si uchazeč jednoznačně chtěl získat naši přízeň. Zde je to, co bylo řečeno:

"Vážení pánové! V činnosti Vaší společnosti je nepopiratelný respekt k odpovědnosti vůči zákazníkům, vysoká kvalita produktů a míra rozhodování. Velmi rád budu pracovat ve vašem týmu na zvýšení celkových zisků.“ Tato osoba nebyla ani pozvána na pohovor, protože jeho žádost mohla být snadno adresována jakékoli jiné společnosti. Je zřejmé, že tuto šablonu poslal všem. PowerLexis mimochodem vůbec nevyrábí zboží, ale poskytuje služby.

A zde je příklad dopisu potvrzujícího, že autor dobře prostudoval historii firmy: „... o toto volné místo mám zájem z důvodu úzké specializace firmy. Jsem přesvědčen, že nyní, v době ostré konkurence, je to nejlepší způsob, jak získat vysoké pozice na trhu...“ Tuto zprávu jsme okamžitě zvýraznili a pozvali uchazeče na pohovor. Závěr: Pokud o komplimentech nic nevíte, nesnažte se je používat.

Základní požadavky na psaní motivačního dopisu k životopisu

Při psaní motivačního dopisu k životopisu dodržujte následující pravidla:

maximální stručnost obchodního stylu, „šíření myšlenek stromem“ je zde nevhodné (optimální doba čtení není delší než 10 minut, délka dopisu by se měla vejít do formátu A5);
kapacita: informace obsažené v dopise by měly být pro zaměstnavatele nejdůležitější, protože „voda“, která zvyšuje objem, snižuje kandidátovy „body“;
styl: informace pro podnikání jsou prezentovány v obchodním stylu s jasnou strukturou a srozumitelnými konstrukcemi, které nejsou ucpané vedlejšími větami řeči, s výjimkou známosti a nadměrných emocí (druhé jsou možné pro organizace úzkého zaměření, např. kreativní, ale na trhu jsou vzácné);
individuální přístup: lehký, živý styl prezentace by měl být vetkán do pravidel kancelářské práce, musíte psát, jako byste vedli dialog s personalistou;
jedinečnost: nezapomeňte, že vaše sdělení by mělo vyniknout mezi ostatními podobnými dopisy, přičemž vaše jedinečnost by neměla přesahovat podmínky společnosti;
relevance: nepoužívejte zbytečné informace, které váš potenciální zaměstnavatel nepotřebuje;
specifika: jakákoli informace se stává významnou a spolehlivou díky číselným hodnotám (čísla, termíny, procenta, počet projektů atd.);
Doporučení: S největší pravděpodobností budete požádáni, abyste je prezentovali na pohovoru, ale když předběhnete přání personalisty, váš životopis bude silnější.

Co napsat do motivačního dopisu k životopisu

Adresa adresáta je povinná a musí obsahovat jméno a příjmení personálního zaměstnance. Zde musíte dodržovat maximální zdvořilost a takt: „Dobré odpoledne, Irino Petrovna! Prosím, diskutujte o mé kandidatuře...“
Odkaz na zdroj oznámení o volném pracovním místě je známkou dobrých mravů, proto je lepší zaměstnavateli sdělit, kde jste informace o náboru specialistů viděli (nástěnka, noviny, webové stránky). V některých případech můžete osobně uvést zprostředkovatele: „A.I. Petrov, dlouholetý partner vaší společnosti, mi řekl o inzerovaném volném místě...“. Kromě toho zde musíte uvést název volné pozice a dodat, že jste podobnou práci vykonávali v jiné organizaci.
Hlavní obsah motivačního dopisu k životopisu. V této části stačí uvést okruh osobních profesních zájmů a poté nabídnout služby zaměstnavateli. Můžete přidat svůj vlastní stručný popis bez použití běžných otřepaných frází. Nejlepší možností by bylo prezentovat své silné stránky, které dále prospějí společné věci ve vaší pozici.
Ukázka touhy pracovat ve prospěch firmy a profesně růst v jejích zdech. Toto je dodatečný bod, který lze v případě potřeby vložit do hlavního obsahu.
Uvedení kontaktních údajů a slíbení rychlé reakce na pozvání na pohovor. Uvedením telefonního čísla do motivačního dopisu k životopisu uchazeč výrazně zjednodušuje úkoly personalisty zaměstnávající organizace, protože personalista mu může okamžitě zavolat, pokud obsah sdělení vyvolal u vedení příznivé emoce.
Vděčnost. Kvalitní žádost o životopis by měla končit jednou z vět: „Děkuji za pozornost (nebo váš čas)“, „Předem děkuji za telefonát“ a další.

Abyste mohli napsat přesně tuto frázi, musíte přemýšlet o tom, co chce příjemce vidět v životopisu. Pokud inzerát na stávající volné pracovní místo uváděl rozsáhlé pracovní zkušenosti, je třeba to zdůraznit. V některých případech chtějí zaměstnavatelé na určitou pozici vidět zaměstnance s podobnou kvalifikací, a to bez jakýchkoli výjimek. Uvádět další dovednosti by proto bylo nesprávné. To platí i pro další požadavky uvedené v náborových inzerátech.

Jak navrhnout a poslat motivační dopis k životopisu

V souladu se standardními pravidly by měl být motivační dopis k životopisu napsán:

na samostatném listu A5, pokud zasíláte svůj životopis na papíře;
v elektronické podobě, pokud jsou dokumenty zasílány na e-mailovou adresu společnosti;
jméno a adresa příjemce, jeho údaje, titul, datum - vše musí být naformátováno podle pravidel kancelářské práce pro úřední dopisy.

K životopisu je zpravidla připojen krycí list, který je potvrzen jeho názvem. V tomto případě musí být dodrženy obecně uznávané formality, a to:

při zasílání v tištěné podobě je průvodní dopis vypracován na samostatném listu papíru nebo zvláštním formuláři;
Při elektronickém zasílání se do pole zprávy zadává doprovodný text a přikládá se životopis jako samostatný soubor, přičemž předmětem zprávy by mělo být „Resumé na volné pracovní místo...“.

Existují další známé způsoby doručení motivačního dopisu zaměstnavateli:

před odesláním životopisu (tím „kontroluje“ poštu organizace, připravuje půdu, udržuje zájem);
ihned po odeslání (pro upřesnění některých detailů, dodatečná připomínka o sobě, povzbuzení k pozvání na pohovor);
po pohovoru (často při stejných šancích na úspěch může jakákoliv dodatečná akce přiklonit zaměstnavatele na vaši stranu a tento krok může být taktní a vhodnou reakcí na volné pracovní místo).

Jak napsat motivační dopis k životopisu bez pracovních zkušeností

Pro člověka s rozsáhlými odbornými znalostmi není těžké zaujmout potenciálního zaměstnavatele. Ale pro mladého odborníka s úplně novým vysokoškolským diplomem nebo zaměstnance, který poprvé mění obor činnosti, to není snadné.

Abyste motivovali personalistu, aby si přečetl váš životopis, je důležité podnítit jeho zvědavost napsáním kvalitního motivačního dopisu k životopisu, jehož vzor by měl obsahovat následující prvky:

uctivý pozdrav (pokud znáte jméno příjemce vaší zprávy, zaměřte pozdrav);
zdroj, kde jste našli volné místo (noviny, online zdroj, osoba, která volné místo doporučila);
profesionální zdroj, který byste mohli společnosti nabídnout. Pokud nemáte žádné pracovní zkušenosti, musíte identifikovat další výhody, které vás odlišují od vašich konkurentů.

Výhody mohou být:

souhlas s dlouhou zkušební dobou;
připravenost na školení a kariérní růst v této profesi;
souhlas s nepravidelnou pracovní dobou a pracovními cestami;
specializované vzdělávání a doplňkové školicí kurzy;
znalost cizích jazyků;
další dovednosti související s nadcházející činností.
1. kontaktní údaje (osobní kontakty je vhodné opět zanechat nejen v životopise, ale i v doprovodném vzkazu).
2. rozloučení (krátké a zdvořilé).

Jak napsat motivační dopis k životopisu v angličtině

Najít slušnou práci s vysokým platem se dnes v naší společnosti stává palčivým a těžko řešitelným problémem. Stav na trhu práce vyžaduje, aby uchazeči měli nejen rozvinuté pracovní dovednosti ve svém oboru, ale někdy i zaměstnavatelé kladou další požadavky. Mezi nimi je nejčastější znalost cizích jazyků. Praxe dokazuje, že zaměstnavatelé takové lidi při přijímání maximálně preferují.

Vedení velmi často při obsazování dostupných volných míst klade požadavky na kandidáty na pozici, aby napsali a poskytli motivační dopis, který se z angličtiny překládá jako „průvodní dopis“. K nalezení výnosného zaměstnání již nestačí zaslat zaměstnavateli jednoduchý životopis. Je třeba jej podpořit zadaným doplňkem.

Připomeňme, že motivační dopis patří do kategorie obchodní korespondence a je připojen k životopisu s dalšími dokumenty.

Úvod

Abyste potenciálního zaměstnavatele zaujali svým dopisem a nakonec i svou vlastní kandidaturou, měli byste zaměstnavatele „zaháknout“ od prvního řádku, konkrétněji od úvodu. Proto vám doporučujeme přistupovat k psaní této části zprávy s plnou odpovědností.

Pokud máte společné známé s možným zaměstnavatelem, je užitečné to zmínit, abyste si získali jeho přízeň a důvěru:

Nedávno jsem se setkal s Ann Brown, kterou znám z dětství, z vaší hlavní společnosti a doporučila mi, abych vám napsal svůj životopis. Ví o mém talentu v oblasti programování a považuje mě za dobrého kandidáta na volné místo IT specialisty.

(Jednoho dne jsem se setkal s Ann Brownovou, mojí kamarádkou od dětství a nyní zaměstnankyní vaší společnosti, která mi poradila, abych sem poslal svůj životopis. Zná mé úspěchy v programování a je si jistá, že se mohu plně spolehnout pozici programátora ve firmě, kterou vedete).

Stručně a jasně uveďte své úspěchy v profesní oblasti a zdůrazněte nuance, které mohou být pro zaměstnavatele zajímavé. Musíte napsat o těch dovednostech, které budou užitečné na potenciální pozici, kterou chce uchazeč obsadit.
Můžete začít s původní otázkou a poté, v procesu sestavování motivačního dopisu k vašemu životopisu, na něj postupně odpovídat, čímž zaměstnavatele zaujme, aby si přečetl celý text.

Jak dotazem vzbudit zájem zaměstnavatele

Chytlavá otázka formulovaná na začátku motivačního dopisu v kombinaci s jeho anglickou verzí může být formulována takto:

Hledáte odborníka v oblasti prodejního trhu, který má prodejní záznamy pro několik různých společností a vysoce rozvinutý profesionální talent?

(Potřebujete obchodníka, který překonal všechny rekordy v této oblasti v řadě společností současně, který má nejvyšší dovednosti?)

V úvodu nemusíte ztrácet čas podrobným popisem vyhledávání této volné pozice a jejích zajímavostí pro uchazeče. Stačí uvést její název v předmětu e-mailu.

Hlavní obsah

Druhá část motivačního dopisu poskytuje vysvětlení, proč se kandidát snaží dostat do této konkrétní organizace, aby mohl obsadit deklarovanou pozici. Bez chvály je třeba vyjmenovat skutečné přednosti této pozice a mezi řádky transparentně naznačit své profesní nadání jako potenciálního zaměstnance. Kromě toho není zbytečné projevovat kladný vztah k produktům společnosti nebo odborníkům, kteří pracují v tomto sektoru služeb. Všechny informace musí být spolehlivé.

Jako příklad motivačního dopisu v angličtině lze uvést následující texty:

„Chtěl bych mít práci ve vaší společnosti, protože...“ nebo „Rád bych získal místo ve vaší společnosti, protože...“.
„Zatímco jsem pracoval v jiné firmě, vždy chci být součástí této společnosti...“ nebo „Po celou dobu, co jsem pracoval v předchozí firmě, jsem se snažil dostat do vaší...“.
„Mám velký zájem o toto volné místo, protože...“ nebo „Mám velký zájem o toto volné místo, protože...“.
„Vidím, že vaše společnost je v procesu vývoje a že plánujete spustit několik nových projektů. Stanu se jejich součástí?" nebo „Všiml jsem si, že vaše společnost neustále roste a rozjíždíte řadu nových projektů. Mám šanci se jich zúčastnit?

Poté jsou popsány osobní kvalifikace s úplným uvedením pracovních zkušeností a odborných kvalit tak, aby zaměstnavatel v kandidátovi viděl budoucího zaměstnance své společnosti, přinášejícího benefit, zisk a zájem o její růst. Čím širší je výčet efektivních charakteristik uchazeče o volné pracovní místo, tím vyšší je jeho šance udělat na zaměstnavatele náležitý dojem.

Popis povahových vlastností v průvodním dopise

Jak přidat své pozitivní vlastnosti do motivačního dopisu k životopisu? Příklad v angličtině může vypadat takto:

"I ve stresové situaci se snažím udržet rovnováhu" nebo "Jsem vždy vyrovnaný, dokonce i ve vypjaté situaci."
„Byl bych rád, kdybych měl možnost s vámi pracovat“ nebo „Rád bych dostal příležitost s vámi spolupracovat.“

Doprovodné sdělení by mělo motivovat k akci. Musí být napsán tak, aby zaměstnavatel ihned po přečtení pochopil, že se jedná o zkušeného a odpovědného kandidáta, zaměstnance usilujícího o výsledky, schopného obětavě pracovat pro obecné dobro firmy.

Design průvodního dopisu

Klíčovým principem sestavení skutečného motivačního dopisu je osobně psaný text. Je přísně zakázáno kopírovat nebo přepracovávat cizí verzi.

Dopis tohoto typu musí mít obecně uznávaný formát a obsahovat následující prvky:

úvod (jeden odstavec maximálně 500–600 znaků bez mezer);
uvedení důvodů pro podání přihlášky do společnosti - několik odstavců ve formě odrážkového seznamu s vysvětlením důvodů, proč si uchazeč zvolil tuto konkrétní pozici (délka textu by neměla přesáhnout 1 800 znaků);
informace o odborných zkušenostech podpořené konkrétními příklady s možností připojení vlastních projektů a prací (cca 3200 znaků);
poslední část s kontaktními údaji žadatele (cca 400 znaků).

Při sestavování textu motivačního dopisu k životopisu byste se měli držet stylu obchodní korespondence. Používání odborného slovníku, který odpovídá volné pozici, o kterou kandidát soutěží, dramaticky zvyšuje jeho šance vzbudit zájem zaměstnavatele a stát se zaměstnancem organizace.

Zmínka o nedávných událostech společnosti a projevení skutečného zájmu o aktivity společnosti dává uchazeči příležitost zaujmout zaměstnavatele a podpořit zpětnou vazbu. Nejdůležitější je dělat vše upřímně, jinak pozice připadne jinému uchazeči, ne vám.

Před odesláním formálního motivačního dopisu zaměstnavateli si nezapomeňte několikrát znovu přečíst motivační dopis v angličtině a zkontrolovat gramatické chyby. V případě potřeby můžete využít služeb profesionálních překladatelů.

Správná adresa adresátovi

Na samém začátku doprovodné zprávy v angličtině je adresa adresáta, která by měla začínat slovy „Dear“, tedy „Dear“.

Pokud je dopis zaslán muži, používá se fráze Mr, pro ženu – tedy paní (bez upřesnění rodinného stavu).

Když uchazeč zaměstnavatele dobře zná, můžete použít sousloví Dear Mike, a pokud jste ho naopak nikdy neviděli, je lepší ho správně oslovit příjmením - Vážený pane Berkley.

Vyjádření zájmu o pozici

Míru vašeho zájmu o volné pracovní místo vyjadřuje popis odborných dovedností a zkušeností. Tímto způsobem se uchazeč prezentuje, to znamená, že se nejprve seznámí se zaměstnavatelem, popíše jeho dovednosti a obchodní vlastnosti

Pokud navíc znáte někoho, kdo je zaměstnancem této společnosti, uveďte ho. Ale samozřejmě s jejich souhlasem. Motivační dopis k životopisu se připravuje v různých verzích. Zde je příklad v angličtině pro popis vašich vlastních parametrů v průvodním dopise:

„S mými manažerskými schopnostmi a pochopením vašeho podnikání mohu okamžitě začít pracovat na této pozici...“ nebo „Se svými vůdčími schopnostmi a orientací ve směru vaší společnosti jsem připraven okamžitě začít plnit své povinnosti.“

Naznačte, že opravdu doufáte v odpověď, pomocí následující fráze: „Těším se, až se ozvete.“

Jak prezentovat svou kompetenci

"Děkuji za pozornost. Čekám na možnost s vámi mluvit, proč bych mohl pracovat na tomto volném místě. Kontaktujte mě prosím...“ nebo „Děkuji za pozornost. Doufám, že budu mít příležitost s vámi osobně mluvit a vysvětlit, proč jsem vhodné pro tuto pozici. Čekám, že zavoláte nebo odpovíte na email...".

Jak ukončit průvodní dopis

Na konci vzkazu je zpravidla krátké přání a jméno autora. Zaměřte se na příklad anglické verze závěrečné části, která může být formulována takto: „S pozdravem, Elena...“ nebo „Všechno nejlepší, Elena.“

Kontrola pravopisu

Chyby v textu mohou na vedoucího budoucího zaměstnance působit nepříznivě a odradit od dalšího čtení. Proto se vyplatí ještě jednou zkontrolovat gramatiku textu pomocí speciálních programů. Je nutné zkontrolovat správné umístění slov ve větách: v ruštině mohou fráze začínat použitím jakýchkoli slov, ale angličtina poskytuje zvláštní pravidla, která určují pořadí, ve kterém jsou věty sestaveny.

Kontrola pravopisu je nutná, pokud motivační dopis k životopisu píšete sami a bez překladatele. Při psaní textu si dejte na čas. Je lepší si každou větu vícekrát promyslet, protože správnost, stručnost a sečtělost sdělení ovlivní názor autora a možnost jeho uplatnění ve zvolené organizaci.

Stáhnout materiál:

Co nepsat do motivačního dopisu k životopisu

1. Nedávejte na odiv své kariérní ambice

Snažte se nepoužívat výrazy jako „chci pracovat tam, kde mohu využít své dovednosti a pokročit ve své kariéře“. Takové pompézní prohlášení zaměstnavatele spíše vyděsí, než potěší. Navíc přípravné seznámení s prací firem vám umožní jednat pouze s těmi, kteří se snaží své zaměstnance profesně povýšit. Neztrácejte tedy čas příjemce tím, že budete trvat na privilegiích, než prokážete své schopnosti.

2. O platu nemluvte

Nedělejte to ani tehdy, když vás zaměstnavatel v některém z odstavců inzerátu žádá o uvedení vaší předchozí mzdy. Proč? Zaměstnavatelé potřebují tato data k odfiltrování uchazečů, kteří jsou buď velmi drazí, nebo málo zkušení, což jim dříve bránilo získat více peněz. Informace o předchozím příjmu jen sníží vaše šance na úspěch. Co dělat? Zakončete svůj motivační dopis k životopisu kouzelnou frází, která eliminuje další dotazy: „Můj plat se dal vyjednávat.“

3. Neuvádějte, proč jste opustili předchozí zaměstnání.

Někdy lidé cítí potřebu vysvětlit, proč vydrželi tak dlouho (nebo tak dlouho) v jejich předchozích zaměstnáních. To se nevyplatí dělat. Odpovědi na nejrůznější otázky týkající se vašich pracovních zkušeností je lepší si předem připravit a uložit si je pro případ pohovoru během recepce. Neuvádějte v doprovodné zprávě skutečnosti, které by mohly zaměstnavatele přimět k opatrnosti.

Typické chyby v každém druhém průvodním dopise životopisu

Jmenujme nejčastější nedostatky, které mohou zkazit dojem a dokonce „odříznout“ všechny šance na úspěch při projednávání životopisu.

Chyba 1.Stereotypizace

Šablona, otřepané fráze napsané „jako kopie“ mají škodlivý vliv na obsah vašeho dopisu. Pokud se zaměstnavatel po přečtení rozhodne, že je orazítkujete pro distribuci různým organizacím, pak vaše kandidatura pravděpodobně zůstane bez povšimnutí.

Chyba 2.Porušení obchodního stylu

Originalita je samozřejmě dobrá, ale ne v tomto případě. Humor je nevhodný i v obchodní korespondenci, pokud neodpovídá firemní kultuře firmy zaměstnavatele. Neformální a neobřadná odvolání mohou být pro autora škodlivá. Nepoužívejte žargon, emotikony, „nezákonnou“ interpunkci atd.

Chyba 3.Běžné fráze

Pokuste se vyloučit takové pohodlné, ale nic neříkající výrazy, jako „Jsem kvalifikovaný (zodpovědný, odolný vůči stresu) zaměstnanec“, „Učím se rychle“ atd.

Všechna epiteta musí být podložena fakty, argumenty a čísly. Například nemusíte psát „Jsem znalý specialista“, měli byste říci „Věnuji se tomuto oboru více než deset let.“

Informace o odbornících

Andrej Kolesnikov, generální ředitel společnosti PowerLexis, Petrohrad. PowerLexis je konzultační společnost, která se specializuje na vývoj technologií pro získání publika prostřednictvím „živých“ obchodních prezentací. PowerLexis nabízí klientům vývoj konceptů pro prezentace produktů, služeb, projektů, společností; vývoj standardu firemního stylu a designu prezentace; konzultace a analýzy prezentací. Klienti: Microsoft, Uniastrum Bank, Baltika OJSC, Baltská celní agentura, skupina společností Informtekhnika, Beltel, skupina společností Spetstrust č. 2 atd.

Ne všichni uchazeči vědí, co je to motivační dopis k životopisu. Ale některé organizace (zejména ty, jejichž struktura je západního stylu) berou tento dokument velmi vážně. Jsou případy, kdy ze dvou životopisů od přibližně stejných uchazečů dá zaměstnavatel přednost tomu, kdo nezanedbá motivační dopis.

Hlavní úkol motivačního dopisu– poskytnout zaměstnavateli dodatečné informace, které jsou z nějakého důvodu nevhodné, a také vysvětlení některých nejasných bodů.

Někdy vedoucí organizací, kteří si prohlížejí četné životopisy, si nejprve přečtou doprovodnou poznámku a považují ji za jakési „oznámení“ k hlavnímu dokumentu.

Navzdory skutečnosti, že všechny informace, které zaměstnavatel potřebuje, jsou již obsaženy v hlavním dokumentu, průvodní dopis může tyto informace duplikovat. To vám umožní navázat osobní kontakt s osobou, která vás najímá.

Před napsáním motivačního dopisu k životopisu se doporučuje zapamatovat si všechny nepříjemné aspekty, které mohou negativně ovlivnit názor zaměstnavatele na vás.

Obvykle se snaží skrýt takové „temné skvrny“, ale v některých případech se o těchto bodech zaměstnavatel stále dozví. V průvodním dopise můžete například uvést, že navzdory vyznamenání jste ve své specializaci několik let nepracoval.

Motivační dopis je vypracován v jakékoli formě, ale jeho struktura by měla být přibližně tato:

Kontaktujte manažera nebo HR manažera (v závislosti na velikosti organizace);
Úvod (vaše jméno a pozice, o kterou se ucházíte);
Cíl žádosti;
Informace cenné pro zaměstnavatele, které budou obsahovat popis důvodů, proč si vás vybral na uvedenou pozici;
Vděčnost;
Kontaktní údaje.

Jak napsat motivační dopis k životopisu

Před zvažováním nejjednoduššího vzoru průvodního dopisu je nutné podrobněji prozkoumat každý z bodů jeho struktury. Sdělení v motivačním dopise může být adresováno odpovědnému pracovníkovi HR oddělení, personalistovi, případně i vedoucímu. Záleží na tom, jaká data máte, a pokud znáte jméno manažera, je lepší ho kontaktovat.

Na druhou stranu ve velkých společnostech s několika tisíci zaměstnanci velmi často generální ředitel drtivou většinu lidí pracujících v organizaci ani od vidění nezná a do problematiky náboru zaměstnanců se vůbec neangažuje. V tomto případě je lepší napsat dopis adresovaný personalistovi.

Pohled nemusí uvádět všechny informace, které jsou v souboru . Není potřeba vše dopodrobna popisovat, ale některé klíčové a z vašeho pohledu důležité body stojí za objasnění. Například - vaše vzdělání, a pokud je to možné, úspěchy, pokud se vám v minulosti podařilo dosáhnout úspěchu a kariérního růstu na stejné pozici, kterou chcete získat.

Například motivační dopis k životopisu účetního může obsahovat informaci, že jste pracovali jako vedoucí účetní, a zároveň jste z vlastní vůle skončili při hledání perspektivnějšího zaměstnání (samozřejmě není třeba hovořit o výpovědi za různé přestupky či odbornou nezpůsobilost v průvodním dopise).

Dále musíte uvést zdroj, ze kterého jste se dozvěděli o nabídce zaměstnavatele. Uveďte, že se dobře orientujete v aspektech činnosti organizace a znáte požadavky, které se na kandidáty vztahují. Uveďte své cenné vlastnosti, které budou pro organizaci užitečné.

Uveďte všechny své potenciální výhody oproti ostatním kandidátům. V některých případech bude vhodné stručně popsat situaci nebo problém, který byl díky vám vyřešen. V ideálním případě jste v tomto období zastával vedoucí pozici a problém byl díky vaší iniciativě vyřešen.

Na konci dopisu by mělo být poděkování za to, že si zaměstnavatel udělal čas na přečtení vašeho dopisu. Poté, co nám poděkujete, nezapomeňte uvést všechny možné kontaktní údaje. To však neznamená, že musíte uvést všechny své e-mailové adresy, další telefonní čísla a různé instant messengery. Stačí hlavní telefonní číslo a jedna e-mailová adresa.

Tuto informaci jste již uvedli ve svém životopise. Ale za prvé je to další příležitost, jak naznačit, že čekáte na telefonát nebo dopis, a za druhé, správně sestavený motivační dopis k žádosti o zaměstnání by měl být napsán tak, aby se čtenář o vaši kandidaturu začal zajímat, aniž by čtení samotného životopisu. V této fázi je malá šance, že vás personalista bude kontaktovat.

Průvodní dopis pro příklad životopisu

Nejjednodušším příkladem motivačního dopisu k životopisu je krátký dopis s minimálním množstvím zbytečných informací:

„Dobrý den, Alexandru Vladimiroviči.

Zaujalo mě volné místo jednatele, které bylo zveřejněno jménem Vaší společnosti na inzertním webu. Považuji se za důstojného kandidáta, protože ve své poslední práci jsem vykonával stejné povinnosti, jaké jsou popsány ve vašem inzerátu.

Jsem obeznámen se všemi procesy a vlastnostmi práce, kterou budu muset vykonávat, a podrobnější informace o mých dovednostech, vzdělání a odborných kvalitách obsahuje životopis, který je přiložen v samostatném souboru.

Těším se na vaše rozhodnutí a děkuji, že jste si přečetli tento dopis.

S pozdravem Petrov A.M.

Telefon

E-mailem".

Tento průvodní dopis je příkladem lakonického, cíleného apelu na manažera. Zde je podrobnější příklad – motivační dopis k životopisu účetního:

Řediteli Orient LLC

Semenov D.A.

Dobrý den, Dmitriji Alekseeviči.

Poslal jsem Vám svůj životopis, který je přílohou tohoto dopisu.

Jmenuji se Olga Anatoljevna Sitseva a zaujalo mě volné místo hlavní účetní, o kterém jsem se dozvěděla z novin 12. října 2015. Po podrobném seznámení s požadavky na uchazeče mohu s jistotou říci: Zadané úkoly zvládnu bez předchozí přípravy. Adaptovat se na nový tým, převzít případy a prostudovat zvláštnosti vašeho účetního oddělení mi nezabere více než týden.

Na předchozím působišti v IP Čekunov jsem zastával podobnou pozici. Pro změnu zaměstnání jsem se rozhodl na vlastní žádost, protože činnost společnosti leží v oblasti, kde můj profesní a osobní rozvoj není možný.

Přestože je mzda uvedená ve Vašem inzerátu mnohem vyšší než na předchozím působišti, není to pro mě hlavní motivační bod. Jedním z důvodů, proč jsem se rozhodl předložit svůj životopis, je možnost efektivněji pracovat ve společnosti Orient LLC, neboť obor činnosti Vaší společnosti je mi dobře známý (je to dáno mým druhým vzděláním).

Podrobnější informace o mně jsou obsaženy v mém životopise.

Děkuji za pozornost, v případě potřeby mě můžete kontaktovat pomocí níže uvedených kontaktních údajů.

Telefon

E-pošta".

Tento dopis je psán podrobněji, obecně zde nejsou žádné zbytečné informace, ale uchazeč mohl použít kratší výrazy. Příliš dlouhé motivační dopisy odradí zaměstnavatele, kteří si myslí, že jsou jen duplicitní informace z vašeho životopisu.

Zde je lepší příklad:

„K manažeroviHR oddělení Natalya Ivanovna Mironova.

Ahoj.

Jmenuji se Evgeniy Semenovich Roizman.

Účelem mého dopisu je vysvětlit, že zasílám životopis na pozici hlavního inženýra ve vaší společnosti.

Mám bohaté zkušenosti s prací na jednom místě (více než 20 let) jako inženýr (později hlavní inženýr) v Baltské loděnici.

Mám vděk a státní vyznamenání, ale byl jsem nucen odstoupit z důvodu změny bydliště.

Pokud vás moje kandidatura zaujala, bližší informace se dozvíte z přiloženého životopisu.

Ahoj.

Roizman E.S.

Telefon"

Takový průvodní dopis k žádosti o zaměstnání je napsán velmi kompetentně. S minimálním objemem obsahuje maximální množství informací potenciálně zajímavých pro manažera. Dobrým příkladem by bylo toto:

"Dobré odpoledne. Jmenuji se Alexander Valentinovič Pekov a účelem tohoto dopisu je upozornit vás na životopis, který jsem vám dnes zaslal. Mám zájem pracovat jako systémový administrátor ve Vaší společnosti - toto volné místo bylo zveřejněno v novinách dne 14.12.2015.

Mám vysokoškolské vzdělání v oboruIT technologií, posledních pět let působil jako systémový administrátor ve společnosti Alpha.

Včetně mých úkolů připojení a odebrání hardwaru, instalace nového softwaru, řešení problémů, monitorování a ochrana lokální sítě společnosti, vedení dokumentace a některé další doplňkové funkce.

Důvodem propuštění bylo uzavření společnosti Alpha.

Pokud vás moje kandidatura zaujala, můžete mě kontaktovat pomocí níže uvedených údajů. V případě potřeby jsem připraven kdykoliv přijít na pohovor.

S pozdravem Pekov A.V.

Telefon

E-pošta".

Nuance, vlastnosti a úskalí

Jak vidíte, všechny výše uvedené příklady jsou průvodní dopisy napsané různými lidmi v různých stylech. A navzdory nedostatku přísně regulované formy průvodních dopisů stojí za to pochopit, co tito lidé udělali špatně. Zde je seznam pravidel, která by měla být při sestavování takového dokumentu dodržována.

Motivační dopis není autobiografie, ale stručné teze, které slouží jako argumenty ve váš prospěch, ale protože někteří prostě neumí psát stručně a k věci, tak následuje bod druhý.
Přečtěte si prosím pečlivě svůj vyplněný průvodní dopis. Dlouhým větám se lze vždy vyhnout. Jen si předem stanovte hranice. Nepište například více než pět set slov. Cokoli, co nezapadá do tohoto rámce, by mělo být zkráceno nebo přeformulováno.
Korektura textu Je to také nutné, aby se předešlo pravopisným chybám, které jsou velmi často hloupé a otravné. Překvapivě mnoho dospělých nezvládne taková pravidla, jako je psaní „-tsya“-“-tsya“ na konci sloves, a také dělají další podobné chyby. Průvodní dopis je dokument. Přečtete-li si ji a narazíte na chybu již v prvním odstavci, může tam zaměstnavatel přestat číst, zejména pokud je pro vaše volné pracovní místo důležité dobře ovládat řeč a ruský jazyk.
Banální vlastnosti sebe sama- Nepotřebný. Zaměstnavatel může také zjistit, že jste „odolní vůči stresu, společenský, připraveni pracovat přesčas“ atd. z vašeho hlavního životopisu v kolonce „doplňující informace“.
Všimněte si, jak všichni tito lidé napsali zájmeno „Vy“: dva s velkým písmenem a dva s malým písmenem. Mezi těmito možnostmi je rozdíl. „Vy“ je v tomto případě vhodné, protože adresa je adresována konkrétní osobě, která je v hierarchii vyšší. Ale „vy“ je adresa abstraktního čtenáře nebo dvou či více osob současně.
Nelze přesně říci, jakou velikost by takové písmeno mělo být: někdy mohou být všechny informace v něm skutečně důležité. Zkuste se ale držet západního standardu, kdy takový dokument bývá zhruba třetina listu A4.

Pamatujte, že dobře napsaný motivační dopis je také ukazatelem, protože zaměstnavatel tento dokument nejprve vidí a již si z něj může udělat první dojem, a teprve poté jej začne sám studovat.

Průvodní dopis je druh obchodního dopisu, který je potřebný k popisu balíku písemností zasílaných adresátovi, pokud tyto písemnosti neobsahují adresní část.

Tím pádem, Motivační dopis nenese žádnou informační zátěž, ale plní tři důležité funkce:

potvrzuje skutečnost odeslání;
poskytuje seznam odeslaných dokumentů a pokyny k nakládání s nimi;
Díky registračním údajům umožňuje určit termín.

Jako většina obchodních dopisů je průvodní dopis na hlavičkovém papíru a obdrží referenční číslo odesílatele. Pravidla pro přípravu úředních dopisů jsme v časopise podrobně probírali nejednou, proto se nyní zaměříme na vlastnosti motivačního dopisu.

Podrobná analýza služebního dopisu s mnoha příklady jeho složení je k dispozici v článku „Sestavujeme služební dopis“

Řečové vzory

Základem motivačního dopisu je seznam příloh. Text dokumentu je krátký a podmíněně rozdělen do dvou částí:

zpráva o odeslání dokumentů,
žádost o včasnou odpověď (přečtení, schválení, vrácení podepsané kopie atd.).

První část obvykle začíná takto:

"Při plnění... vás nasměrujeme..."
"Posíláme tě..."
“Představujeme vám...”

Dále můžete uvést účel zasílání dokumentů: "ke schválení", "pro informaci", "k podpisu", "na plnění"(pokud mluvíme o průzkumovém formuláři nebo dotazníku). Doporučujeme používat klišé „my vám posíláme“ nebo „my vám posíláme“, protože... Něco můžete odeslat pouze pro informaci, ale ne k podpisu nebo schválení.

Druhá část může obsahovat tato slova:

„Podepište, zalepte a zašlete jednu kopii na naši adresu...“
„Žádáme vás, abyste zvážili a zaslali nám ve lhůtě stanovené zákonem...“,
„Zašlete na naši adresu jednu kopii řádně vyhotoveného…“.

Vyžaduje „Označit přítomnost aplikací“

Jak jsme již určili, hlavní věcí v průvodním dopise k dokumentům jsou přílohy. Proto budeme věnovat zvláštní pozornost otázce navrhování této konkrétní rekvizity. Bez ohledu na to, jak je žádost naformátována, vyžaduje obchodní praxe úplný seznam dokumentů připojených k dopisu s uvedením počtu kopií a počtu listů v každém z nich. Bez těchto informací ztratí motivační dopis veškerý význam.

Tak, když jsou odesílané dokumenty již hlášeny v těle dopisu, nemá smysl znovu vypisovat jejich jména. Stačí uvést počet listů a kopií. Viz příklad 1.

Příklad 1

Fragment textu a poznámka o přítomnosti aplikace (název aplikace je uveden v textu dopisu)

Pokud žádost není uvedena v těle dopisu, musíte kromě kvantitativních údajů uvést její název. Pokud balíček obsahuje více dokumentů, jsou přílohy očíslovány. Viz příklad 2.

Sbalit show

Příklad 2

Fragment textu a značka označující přítomnost aplikace (název aplikace je uveden ve značce označující její dostupnost)

Sbalit show

Ačkoli GOST R 6.30-2003 uvádí, že při uvádění více aplikací ve značce o jejich dostupnosti zobecňující slovo před dvojtečkou je v jednotném čísle „Příloha:“, v takových případech stále doporučujeme psát jej v množném čísle „Přílohy:“, jak jsme si ukázali v příkladu 2.

Za prvé, je to správné z hlediska pravidel ruského jazyka. A za druhé, samotní vývojáři tohoto GOST se později „opravili“, když začali ve svých metodických doporučeních vysvětlovat jeho použití. Viz citace z těchto dvou dokumentů níže. Mnoho lidí však tvrdohlavě pokračuje v psaní slova „Přihláška:“ v jednotném čísle, i když za ním následuje seznam několika dokumentů. Nedělejte to a vysvětlili jsme proč.

Fragment dokumentu

Sbalit show

GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na přípravu dokumentů"

3.21. ...Pokud má dopis přílohu, která není v textu uvedena, uveďte její název, počet listů a počet kopií; Pokud existuje několik aplikací, jsou očíslovány:

Fragment dokumentu

Sbalit show

Organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci. Pokyny pro implementaci GOST R 6.30-2003

3.16. ...Pokud má dopis přílohu, která není v textu uvedena, uveďte její název, počet listů a počet kopií, pokud je příloh více, jsou očíslovány:

Existují také rozpory ohledně toho, jak napsat slovo „příloha“ do těla dopisu: s malým nebo velkým písmenem, se znakem „Ne“ nebo bez něj. Faktem je, že název přiloženého dokumentu můžete v textu průvodního dopisu uvést různými způsoby; porovnejte sami na příkladu 3: ve druhém případě je vhodné uvést v závorce, že dokument je aplikace, a v následujících případech ukážeme, jak to lze provést různými způsoby. Všechny možnosti jsou správné, je jen důležité zachovat jednotnost v dopise. A ještě lepší je vybrat a opravit jednu možnost v úředních pokynech vaší organizace (nebo jiných místních předpisech týkajících se podobných záležitostí), pak budou všechny dokumenty jednotné a pro účinkující bude méně zmatků.

Příklad 3

Různé způsoby, jak uvést název aplikace v těle dopisu

Sbalit show

U vázané aplikace není třeba uvádět počet listů (příklad 4).

Příklad 4

Popis vázané aplikace

Sbalit show

Když je příloh tolik, že je výhodnější je uvést na samostatný list (bude se jmenovat „Soupis příloh dopisu ze dne... Ne...“), bude stačit odkázat na takový inventář v dopise (příklad 5).

Příklad 5

Pokud je aplikací tolik, že je výhodnější je uvést v samostatném inventáři

Sbalit show

Pokud ke svému dopisu připojíte další dopis, který má vlastní přílohu, musíte o tom adresáta informovat (příklad 6).

Příklad 6

Dopisová příloha má vlastní přílohu

Sbalit show

A konečně, pokud je váš dopis adresován několika organizacím najednou a příloha je adresována pouze jedné z nich (ostatní obdrží dopis pouze ke kontrole), je třeba to také říci (Příklad 7).

Příklad 7

Příloha je odeslána pouze jednomu příjemci e-mailu z několika

Sbalit show

Poznámka o přítomnosti příloh je umístěna pod textem dopisu a nad podpisem. Obvykle jsou tyto vzdálenosti (odsazení) identické a rovnající se přibližně 2-3 řádkování (jasně je to vidět na příkladu návrhu celého písmene v příkladu 9).

Obecně platí, že pokud má dokument přílohy, umístí se na něj pod text a nad podpis značka označující jejich přítomnost a na připojené dokumenty (každý v pravé horní části prvního listu) se napíše, které dokumentu, ke kterému jsou přílohou (s uvedením čísla přílohy, pokud jich je několik), jako v příkladu 8.

Příklad 8

Číslo přihlášky a údaje hlavního dokumentu na 1 listu přihlášky

Sbalit show

Ale průvodní dopis má účetní funkci odesílaných dokumentů, funguje jako jakýsi soupis příloh v obálce, ve skutečnosti se odesílají dokumenty označené v takovém dopise jako přílohy. Pokud by dopis měl jinou funkci (například by se jednalo o nabídku, učinění nabídky k podpisu smlouvy a uvedení podmínek navrhované spolupráce), pak by „klíčovým“ dokumentem ve svém významu byl dopis a přiložený dokumenty by mu jen pomohly plnit jeho funkci. Mluvíme však o průvodním dopise a v tomto případě byste neměli „kazit“ zasílané dokumenty informací o „inventáři obsahu v obálce“ – tzn. Není třeba na ně dávat takovou značku!

Podpis a registrace u odesílatele

Podepisovatelem obchodního dopisu je stejný úředník jako v běžné obchodní korespondenci (zpravidla buď vedoucí organizace nebo pověřený vrcholový manažer). Pokud se bavíme o zasílání prvotních účetních dokladů, může dopis podepsat i hlavní účetní.

Aby se zabránilo tomu, že příjemce dopisu později bude klást jeho signatáři všechny vysvětlující otázky (v příkladu 9 označeno číslem 1), měl by být v tomto dokumentu uveden také vykonavatel (tamtéž, viz číslo 2).

Před odesláním musí být průvodnímu dopisu přiděleno odchozí číslo (označené číslicí 3).

A adresát mu při registraci skutečnosti přijetí písemnosti přidělí své příchozí číslo, přičemž na něm může být uvedeno datum přijetí a příchozí číslo (ručně nebo pomocí razítka, jako v příkladu 9 - viz číslo 4).

Příklad 9

Průvodní dopis

Sbalit show

Příklad 11

Formulář průvodního dopisu pro žadatele – fyzické osoby

Sbalit show

Překvapení pro žadatele – fyzické osoby

Nutnost napsat průvodní dopis k dokumentům se týká každého, bez ohledu na to, zda jde o organizaci nebo jednotlivce. Mezitím, když obyčejný člověk přijde do organizace, zpravidla není vypracován žádný dopis, který by doprovázel jeho dokumenty. Je to škoda, protože pro vás by bylo pohodlnější si to nepamatovat a nějak si to sami nezaznamenat, ale nechat si od návštěvníka napsat informace: od koho, jaké dokumenty, na koho z vašich zaměstnanců a proč převést. Pokud systematicky jednáte s jednotlivci, zejména o řadě standardních záležitostí, a zároveň od nich dostáváte dokumenty, se kterými pak vaše organizace musí něco udělat, pak vám doporučujeme vypracovat si pro takové případy formulář motivačního dopisu a zeptat se každého takového osoba k vyplnění návštěvníka. Viz vzorový formulář v příkladu 11.

Vyplněný formulář zaregistrujete a kopii dopisu s došlým číslem předáte žadateli a balík dokumentů, které od něj obdržíte, zašlete správnou cestou. Když pak zavoláte, abyste se zeptali na vaše doklady, už se ten člověk nebude ptát na „daču v Malinovce“, ale na určité písmeno s unikátním indexem.

Odpovězte prosím v určitém časovém rámci

Mnoho organizací rádo ve svých průvodních dopisech okamžitě stanoví lhůtu pro adresáta a metody se mohou lišit od zdvořilosti "Podepište prosím dokumenty a vraťte je do deseti dnů." na imperativ "Doba odpovědi na dopis je 5 pracovních dnů". Má cenu to takhle psát? A jak na takové podmínky reagovat?

Pamatujme, že podle pravidel obchodního jednání. Tento pokyn je třeba mít na paměti, pokud v průvodním dopise není uvedena jiná lhůta.

Povinnou lhůtu může stanovit pouze vyšší kontrolní organizace nebo jakýkoli státní orgán, regulační dokument povinný pro vaši realizaci. Strany si samy mohou dohodnout a doložit dobrovolně převzaté závazky:

Příklad 10

Lhůta pro odpověď na dopis může být stanovena ve smlouvě

Sbalit show

Dohoda stanoví povinné předsoudní řízení pro řešení sporů a neshod. Strana, která se domnívá, že její práva podle této smlouvy byla porušena, je povinna zaslat druhé smluvní straně písemně odůvodněný nárok. Strana, která obdržela písemnou odůvodněnou reklamaci, je povinna ji zvážit a poskytnout písemnou odůvodněnou odpověď do 10 (deseti) kalendářních dnů ode dne jejího obdržení...

Když komunikují rovní ve firemním postavení (pokud předtím nikdo nad nimi nebyl nebo si pro sebe nestanovili pravidla interakce), můžete požádat o rychlejší reakci, ale potřebujete k tomu dobrý důvod. Například: „Vyplněný dotazník odešlete do čtrnácti dnů, protože odpověď musíme poskytnout Ministerstvu zdravotnictví Ruské federace do 1. října 2013.“. Objednávky jsou v takových případech nesprávné, a to i z hlediska obchodní etikety.

Ukládání průvodních dopisů

Průvodní dopis se stává zbytečným, jakmile si výkonný umělec vyzvedne své přihlášky a ujistí se, že jsou úplné. Od této chvíle se na nich bude pracovat a dopis by měl být označen jako dokončený a vložen do kartotéky.

Často vyvstává otázka, jak ukládat průvodní dopisy a přílohy k nim: samostatně nebo společně? Obvykle je příloha dopisu umístěna do speciálního souboru vyhrazeného speciálně pro tento typ dokumentu. Pro průvodní dopisy není místo: certifikáty o provedených pracích, faktury, smlouvy a mnoho dalších dokumentů jsou uchovávány odděleně a často na různou dobu.

Tento bod je třeba vzít v úvahu při sestavování seznamu případů. Některé společnosti (s malým objemem toku dokumentů) vytvoří jeden soubor „Covering Letters“ a umístí do něj všechna písmena tohoto druhu bez ohledu na to, co k nim bylo připojeno. Ostatní musí vytvořit několik případů pomocí průvodních dopisů a umístit je do seznamů případů strukturálních dělení. Odeslaná smlouva se pak dostane například do souboru „Smlouvy o poskytování služeb“ a průvodní dopis k ní do souboru „Průvodní dopisy ke smlouvám na hlavní činnosti“.

Stává se také, že dopis zůstane uložen ve firmě, ale příloha nikoliv. To platí například pro návrhy dokumentů (jako v příkladu 9). Návrh předpisu ještě není dokument a bude pravděpodobně vícekrát opravován, není nutné jej ukládat.

Jak vidíte, na sestavení motivačního dopisu není nic složitého, ale samo o sobě může ušetřit nejen vaše dokumenty, ale i čas.

Mírný problém jako obvykle může nastat, když společnost zavede pravidlo vypracování a předložení řádně vyhotoveného průvodního dopisu spolu s balíkem dokumentů. Tento problém však lze vyřešit zcela jednoduše stanovením tohoto pravidla v místním regulačním aktu. A jeho výhody je těžké přeceňovat.

Poznámky pod čarou

Sbalit show

"Kde se říká, že musíme napsat průvodní dopis k zasílaným dokumentům?" Na tuto otázku budete muset upřímně odpovědět: „Nikde“. Vypracování motivačního dopisu je nepsaným pravidlem kancelářské práce a obchodním zvykem, není však požadavkem obsaženým v závazných dokumentech. Když se na to však podíváte, je jasné: průvodní dopis nepotřebuje primárně příjemce, ale odesílatel.

VÝHODY A VHODNOST PRŮVODNÍHO DOPISU

Jak může být průvodní dopis pro odesílatele užitečný? Průvodní dopis:

Má atribut „Datum přípravy dokumentu“, což znamená, že v případě potřeby může sloužit jako důkaz, že dokumenty byly odeslány včas;

Obsahuje kompletní seznam dokumentů k odeslání (detail „Poznámka k přítomnosti aplikace“), takže pokud se nějaký důležitý dokument ztratí, nikdo nemůže říci, že nebyl odeslán;

Na rozdíl od dokumentů zasílaných s ním podléhá registraci u adresáta, a protože datum provedení se počítá od data registrace, může se odesílatel na toto datum odkázat, pokud chce obdržet odpověď.

Průvodní dopis k dokumentům, stejně jako veškerá ostatní příchozí korespondence, podléhá registraci u tajemníka přijímající organizace. Pokud však ze zkušenosti víte, že s tím mohou nastat problémy, je lepší vyhnout se nepříjemnému rozhovoru a jednoduše poslat celý balík dokumentů poštou s oznámením o doručení dopisu. S oznámením v ruce se odesílatel již nemusí starat o to, zda byl dopis doporučen, a nechat to na svědomí příjemce.

DOPLŇUJEME PODROBNOSTI PRŮVODNÍHO DOPISU

Pravidla pro registraci podrobností naleznete v následujících dokumentech:

GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na přípravu dokumentů“;

Organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci. Pokyny pro implementaci GOST R 6.30-2003 (dále - Pokyny pro implementaci GOST).

■ Forma dopisu. Hotový formulář dopisu, navržený v souladu s GOST 6.30-2003, již obsahuje potřebné podrobnosti.

Mezi povinné údaje formuláře patří:

OKPO, OGRN, INN/KPP;

Jméno společnosti;

Základní informace o organizaci.

Znak nebo ochranná známka organizace (servisní značka) je volitelná vlastnost.

Průvodní dopis lze připravit na hlavičkový papír (viz příklad 1), hlavičkový papír strukturní jednotky (viz příklad 2) nebo na oficiální hlavičkový papír (viz příklad 3).

■ Text. Text průvodního dopisu má často formální charakter a pouze informuje o směřování dokumentů. Nejdůležitější část informací je obsažena v popisech aplikací. Texty průvodních dopisů se však mohou lišit v úrovni složitosti.

Základní. Nejjednodušší text následného dopisu může vypadat takto:

Jak vidíte, tento text obsahuje pouze zprávu, že určité dokumenty byly odeslány příjemci.

S odůvodněním. Je-li zaslání balíčku dokumentů připojených k dopisu předepsáno regulačním právním aktem nebo dohodou mezi organizacemi, pak text průvodního dopisu začíná slovy „V souladu s...“ nebo jiným zněním obsahujícím odkaz na standard:

S návodem. V textu průvodního dopisu další úrovně složitosti je také uvedeno, co má příjemce s dokumenty, které mu byly zaslány, udělat:

Text průvodního dopisu lze tedy rozdělit na dvě části:

Upozornění na odeslání dokumentů (povinné);

Pokyny pro manipulaci s odeslanými dokumenty (volitelné).

■ Označení přítomnosti aplikace. Zvláštností průvodního dopisu je, že jeho sémantickým středem vůbec není text, ale seznam přiložených dokumentů. V této souvislosti připomeňme obecné pravidlo pro provedení tohoto detailu: v průvodních dopisech se pod text dopisu od okraje levého okraje vkládá poznámka o přítomnosti přílohy (příloha č. 11 k článek 3.3.2 metodických doporučení Rosarkhiv) (viz příklady 1-3).

Správnému provedení tohoto detailu budeme věnovat zvláštní pozornost ve speciálních případech.

První případ je jednoduchý. Pokud je přiložený dokument již v textu dopisu pojmenován, stačí v „Poznámce k přítomnosti přílohy“ uvést pouze počet listů a kopií tohoto dokumentu, například:

Druhý případ je složitý. Pokud existuje několik dokumentů žádosti, pak každý z nich obdrží své vlastní sériové číslo, po kterém následuje údaj o počtu listů a kopií. Dokumenty jsou uvedeny buď v náhodném pořadí, nebo od hlavního dokumentu po vedlejší. V textu dopisu nejsou jmenované přiložené dokumenty, např.

Třetím případem je tisk. Při zasílání katalogu, značkové knihy, učební pomůcky vyrobené v tiskárně, tedy jakéhokoli vázaného dokumentu, se počet jeho listů neuvádí:

Případ čtyři je elektronický. Ani metodická doporučení Rosarkhiv, ani GOST 6.30-2003, ani metodická doporučení pro implementaci GOST neobsahují pravidla pro připojování externích informačních médií k dopisům. Praxe vzájemného zasílání flash karet nebo CD mezi organizacemi je přitom poměrně rozšířená. Musíte vymyslet svá vlastní designová pravidla, vedená elementární logikou. Nemá tedy smysl uvádět počet listů a kopií elektronického dokumentu. Bude stačit jeho název, formát (aby příjemce věděl předem, zda se soubor na jeho počítači otevře) a možná i objem. Nezapomeňte uvést typ média, například:

Případ 5 je kombinován. Existují složité dopisy, které mají informační i doprovodný charakter. Pokud je jeden dopis odeslán na několik adres a všichni příjemci obdrží informace a někteří také obdrží dokumenty s přílohou, jsou podrobnosti formátovány následovně:

Případ šestý je popisný. Pokud je příloh tolik, že by jejich vypsání zabralo více stránek, je vhodné provést jejich soupis a vydat jej jako jedinou přílohu dopisu. Děje se tak tak, že zaměstnanec odpovědný za provedení zadání pro dopis obdrží jejich soupis spolu se všemi přílohami, protože průvodní dopis a jeho přílohy se v organizaci téměř vždy ubírají různými cestami. Soupis se bude jmenovat „Inventář příloh dopisu ze dne... Ne...“.

Text a značka o přítomnosti aplikace bude v tomto případě vypadat takto:

■ Další detaily

Zbývající údaje průvodního dopisu jsou vypracovány obecným způsobem předepsaným GOST 6.30-2003 a Metodickými doporučeními Federálního archivu.

Mezi požadované podrobnosti patří:

Datum dokumentu;

Registrační číslo dokumentu;

Destinace;

Název k textu;

Podpis;

Poznámka k interpretovi.

Nepovinné podrobnosti v tomto případě jsou:

Schválení dokladu víza, která většinou zůstávají na kopii dokladu u exekutora.

SLEDOVÁNÍ TRASY PRŮVODNÍHO DOPISU

Průvodní dopisy putují organizacemi přesně po stejných trasách jako všechny ostatní obchodní dopisy různých typů.

2. Spolu s vízy a balíčkem žádostí (toto je povinné!) jde návrh dopisu k podpisu generálnímu řediteli nebo jinému oprávněnému úředníkovi.

3. Podepsaný projekt se promění v plnohodnotný dokument s právní mocí a projde registračním řízením v kanceláři nebo u tajemníka podepisujícího vedoucího.

4. Je organizováno doručení průvodního dopisu a všech k němu připojených dokumentů adresátovi.

5. Obdržený průvodní dopis a jeho přílohy procházejí v kanceláři přijímající organizace úvodní kontrolou. Účelem tohoto postupu je zajistit, aby všechny dodané aplikace odpovídaly těm, které jsou uvedeny v atributu „Značka dostupnosti aplikace“.

6. Pokud je vše v pořádku, dopis je zaevidován (co dělat, když není vše v pořádku, je popsáno níže).

7. Doporučený došlý dopis se předkládá k posouzení první osobě organizace nebo jinému pověřenému vedoucímu zpravidla spolu s přílohami. Ale organizace může mít v tomto ohledu svá vlastní pravidla. Pokud je například dopis standardní a je přesně známo, kdo z úředníků bude podle něj jmenován vykonavatelem, může se tajemník dohodnout s ředitelem a přílohy převést na exekutora ihned, bez čekání na usnesení. Ve velmi vzácných případech, pokud standardní dopis obsahuje „nestandardní“ informace, jsou přílohy neprodleně doručeny vedoucímu ke kontrole.

8. Průvodní dopis s přílohami nebo bez nich je předložen k posouzení vedení přijímající organizace.

9. Manažer jmenuje exekutora řádným usnesením a vrátí písemnost tajemníkovi.

10. Tajemník převede úkol na vykonavatele podle pravidel přijatých v organizaci. V tomto okamžiku se nejčastěji odděluje motivační dopis a jeho přílohy: interpreta zajímá ten druhý, nikoli dopis, a s největší pravděpodobností ví, co s přílohami dělat. Pokud dopis obsahuje nějaké speciální pokyny pro práci s přiloženými dokumenty, pak exekutor obdrží od tajemníka kopii, nikoli originál dopisu. Originál zůstává sekretářce (v kanceláři) a je uložen do spisu.

11. Aplikace si mezitím jde svou vlastní cestou, která je dána typem dokumentu a může být libovolně dlouhá.

Pokud se něco pokazilo. Pokud se při vstupní prohlídce v kanceláři i při doručení ukáže, že v přiloženém balíku chybí jeden nebo více dokumentů uvedených v průvodním dopise, je o tom sepsán protokol (viz příklad 4) a dopis je vráceno odesílateli.

PRŮBĚŽNĚ KRYCÍ DOPISY

Průvodní dopisy jsou uloženy odděleně od aplikací, se kterými jsou organizaci zasílány. V systému elektronické správy dokumentů je při registraci těchto žádostí umístěn odkaz na registrační kartu došlého dopisu, není to však nutné: průvodní dopis plní svou funkci přesně v okamžiku, kdy si zhotovitel dokumenty vyzvedne k němu připojené, abyste s nimi mohli začít pracovat.

Pokud jde o doby uchovávání průvodních dopisů, spadají pod články Seznamu standardních řídících archiválií vzniklých při činnosti státních orgánů, samospráv a organizací s uvedením doby uchovávání (schválené nařízením MK ČR). Ruska ze dne 25. srpna 2010 č. 558, dále jen Seznam 2010):

Korespondence s vládními orgány Ruské federace, vládními orgány ustavujících subjektů

Ruská federace, orgány místní samosprávy v hlavních (hlavních) oblastech činnosti - 5 l. EPC (článek 32 seznamu 2010);

Korespondence s nadřízenou organizací o hlavních (stěžejních) oblastech činnosti - 5 listů. EPC (článek 33 seznamu z roku 2010);

Korespondence s podřízenými (podřízenými) organizacemi v hlavních (hlavních) oblastech činnosti - 5 l. EPC (článek 34 seznamu z roku 2010);

Korespondence s ostatními organizacemi v hlavních (stěžejních) oblastech činnosti - 5 listů. EPC (článek 35 seznamu z roku 2010).

Jak vidíme, průvodní dopisy jsou uchovávány po dobu 5 let, poté musí být prozkoumána jejich hodnota a buď prodloužena nebo zničena doba jejich uložení. Likvidace se rovněž provádí v souladu s obecným postupem.

SOUHRN

1. Hlavním účelem průvodního dopisu je potvrdit, že dokumenty k němu připojené byly odeslány a doručeny adresátovi.

2. Průvodní dopis se sepisuje podle stejných pravidel jako ostatní obchodní dopisy; Zvláštní pozornost by měla být věnována návrhu požadované „značky dostupnosti dodatku“.

3. Je-li s průvodním dopisem doručen neúplný balík dokumentů, je o tom sepsán zvláštní protokol.

4. Tok dokumentů průvodních dopisů se provádí podle obecných pravidel pro práci s příchozími dokumenty přijatých organizací.

5. Průvodní dopis a s ním doručované dokumenty jsou uloženy odděleně od sebe po dobu pro ně stanovenou.