Основные компоненты электронного офиса. Open Library - открытая библиотека учебной информации

К офисным задачам можно отнести следующие:

делопроизводство;

контроль исполнения документов;

составление отчетов;

поиск информации;

ввод и обновление информации;

составление расписаний;

обмен информацией между отделами предприятия.

В перечисленных задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур:

обработка входящей и исходящей информации;

сбор и последующий анализ данных;

хранение информации.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

персональные компьютеры, объединенные в сеть;

печатающие устройства;

средства копирования документов;

• проекционное оборудование для проведения презентаций.

В последнее время все большее распространение приобретают элек­тронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находить­ся в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных предприятия в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуаль­ных офисов.

Информационные технологии виртуальных офисов основываются:

на возможности круглосуточного доступа к локальной сети офи­са через глобальную компьютерную сеть;

на мобильных компьютерных технологиях (ноутбуки, карманные компьютеры, смартфоны).

В виртуальном офисе сотрудники организации, независимо от того, где они находятся, могут обмениваться информацией в режиме реаль­ного времени, выполнять свои должностные обязанности, решать офисные задачи.

Выполняются в офисах и экономические, бухгалтерские расчеты, решаются задачи анализа финансового состояния фирм.

Для реализации указанных выше задач целесообразно воспользо­ваться не отдельными программами, а интегрированными программ­ными пакетами. В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой на уровне обмена данными.

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегри­рованный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволя­ющий применять одни и те же приемы работы с различными приложе­ниями пакета. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трёх и более приложе­ний, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная стоимость отдельных приложений.

Назначение интегрированных офисных пакетов - обеспечить со­трудников офиса и предприятия широким набором средств для по­вседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутин­ных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия.

Примером интегрированного офисного пакета может служить па­кет Мicrosoft Office, который поставляется в нескольких вариантах, включающих разное число приложений. К основным приложениям пакета относятся:

Word - текстовый процессор;

Ехсеl - табличный процессор;

Ассеss- система управления базами данных;

РоwerPoint - система подготовки презентаций;

Outlook -менеджер персональной информации;

FrontPage - редактор, предназначенный для создания веб-страниц;

РhotoDraw - графический редактор для создания деловой гра­фики;

Риblisher - настольная издательская система;

Small Business Tools - специализированный инструментарий для осуществления бизнес-анализа;

Internet Explorer - броузер (обозреватель веб-страниц).

Microsoft Word - это мощный текстовый процессор, являющийся удобным инструментом для создания сложных текстовых документов, включающих математические формулы, таблицы, рисунки, диаграм­мы, а также объекты, подготовленные в других приложениях пакета Microsoft Office.

Microsoft Ехсе l - табличный процессор, предоставляющий мощные средства для создания сложных электронных таблиц и реализующий широкий спектр вычислений. Содержит развитые средства математи­ческой и логической обработки данных.

К функциям табличного процессора относятся:

создание и редактирование электронных таблиц;

создание взаимосвязанных табличных документов;

ввод формул, выполняющих математические и логические опера­ции над данными, находящимися в ячейках электронных таблиц;

структуризация и организация списков данных в электронных таблицах (по сути, реализация некоторых функций СУБД);

построение диаграмм и графиков различных видов;

создание сводных электронных таблиц, в том числе и с привлече­нием информации из внешних баз данных;

разработка макрокоманд управления электронными таблицами;

оформление электронных таблиц, их печать, импорт и экспорт файлов электронных таблиц и др.

С помощью табличного процессора в электронных таблицах можно выполнять различные инженерные, статистические, экономические, бухгалтерские, финансовые расчеты, проводить сложный экономиче­ский анализ, моделировать и оптимизировать различные ситуации.

Microsoft Ассе ss - система управления базами данных. На сего­дняшний день является одним из самых популярных настольных при­ложений для работы с базами данных.

Microsoft Outlook - менеджер персональной информации, предо­ставляющий следующие возможности:

обработка сообщений электронной почты;

планирование встреч и собраний;

управление контактами и задачами;

доступ к документам, хранящимся в личных папках, и докумен­там, размещенным на локальных и сетевых дисках.

Microsoft Microsoft Ро werPoint - подготовки презентаций. Презен­тации могут использоваться в процессе обучения, проведения семи­наров, конференций и т. д.

Кроме офисных пакетов компании Microsoft , существуют также следующие пакеты:

КО ffic е;

Lotus SmartSuite (компания IВМ, http://www.lotus.com);

WordPerfectOffice (корпорация Сог el, http://www.corel.com );

StarOffice (компания Sun Microsystems, http://www.sun.com );

EasyOffice (http://www.e-press.com );

OpenOffice.org (http://www.openoffice.org );

Русский офис (фирма «Арсеналъ»).

Электронный офис – это инструмент для оптимизации наиболее трудоемких бизнес-процессов, который позволяет работать с внутренней и внешней информацией компании в едином информационном пространстве. Электронный офис-это единственное готовое SaaS -решение на платформе Microsoft Sharepoint , которая соответствует требованиям ГОСТ Р 53898-2010 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению.

Функции Электронного офиса:

• Менеджмент поручений
• Электронный документооборот
• Управление взаимоотношениями с клиентами
• Управление проектами.
• Автоматизация работы с платежами
• Корпоративный портал
• Service Desk

Электронный документооборот в «Электронном офисе»

• Централизованное хранилище электронных документов, возможность доступа к документам из любого места, где есть Интернет. Для каждого документа предусмотрены карточки, которые позволяют хранить его реквизиты.
• Связь документов с контрагентами и основной деятельностью компании: заказами, проектами, контрагентами, договорами и пр. Вся связанная с документом информация отображается на карточке документа.
• Контроль изменений (версий документа) и совместная работа с документами. Над одним документом могут одновременно работать несколько сотрудников компании.
• Гибкий механизм разделения прав доступа к документам и папкам.
• Гибкий механизм подписки на изменения документа: сотрудники могут подписываться на изменения только тех документов, которые им интересны.
• Механизм маршрутизации, который поддерживает согласование, регистрацию (при необходимости), рассмотрение документа, его исполнение. По любому документу на любой стадии его жизненного цикла можно создать поручение. Поддерживаются маршруты параллельного, последовательного или последовательно-параллельного согласования и рассмотрения документов. Возможна настройка формата регистрационных номеров документов.
• Механизм обработки входящих документов позволяет направлять сканированные документы сразу в хранилище документов Электронного офиса.
• Полнотекстовый поиск по документам, который позволяет находить документы не только по краткому содержанию, номеру, типу, автору и т.п., но и по внутреннему содержанию документа.
• Возможность обсуждения документов с помощью комментариев.
• Гибкая система поиска по аналогии с современными поисковыми системами; поиск возможен следующими способами: по ключевым словам, по номеру документа, по типу информации. Сортируются результаты поиска по релевантности документа, названию, дате изменения.

Преимущества Электронного офиса :

• Функциональность: только самые важные и нужные для бизнеса функции;
• Быстрота внедрения и начала работы благодаря наличию понятных инструкций и сценариев работы. За счет возможности использования Электронного офиса в режиме SaaS , внедрение занимает 2-3 дня.
• Интеграция с любыми учетными системами (справочники, финансовая информация), со всеми продуктами Microsoft Office , с любыми почтовыми программами, что позволяет Электронному офису органично встраиваться в деятельность компании, не меняя привычного хода работы сотрудников.
• Привычная работа с файлами в режиме проводника Windows;
• Единый справочник контрагентов и синхронизация со справочником контактов в Outlook;
• Работа с версиями документов, согласование, выдача поручений прямо в программах MS Office;
• Готовая статистическая отчетность по задачам, документам;
• Безопасность данных – гибкая система предоставления прав доступа;
• Возможность оффлайн работы с данными

Возможности поставки решения
Электронный офис – единственное готовое решение на платформе SharePoint , предоставляемое в режиме услуги (Software as a Service , SaaS).

Также возможна установка решения на сервер Заказчика.

Функциональность решения не зависит от способа поставки.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

один или несколько ПК, возможно, объединенные в сеть – локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса,

печатающие устройства;

средства копирования документов;

модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ).

сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;

проекционное оборудование для проведения презентаций.

Определяя электронный офис, как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в перечисленном комплексе элементов был и остается по сей день человек, специалист.

Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач любой предметной области.

Основу интегрированного пакета (ИП) составляют:

текстовый редактор;

электронная таблица;

средства телекоммуникаций;

графические возможности, т.е. все то, что необходимо для самых распространенных видов работ в любом из офисов.

Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты.

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета.

Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта

Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Office)

Smart Suite фирмыLotusDevelopment(в настоящее время подразделениеIBM)

Microsoft Office фирмы Microsoft.

Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет MicrosoftOffice.

Виртуальный офис.

В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретной организации или учреждения в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов.

Информационные технологии виртуальных офисов основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому, абонентские системы сотрудников учреждения независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую для них сеть.

1. Дайте понятие офиса.

2. Назовите информационные потоки в офисе.

3. Чем характеризуется электронный офис?

4. Что такое виртуальный офис?

5. Какие программные продукты используются в электронном офисе?

6. Какие аппаратные средства используются в электронном офисе?

7. Дайте понятие офиса как коммуникационной системы.

Отличительной чертой перехода к «электронному офису» является получение возможности использовать технику для обработки содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копировальная машина, диктофон и факсимильный аппарат позволяют только менять форму или расположение информации. Они переводят её из устной формы в письменную, электрическую и передают получателю со скоростью света. Но они не меняют содержания информации.

Электронный офис - программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

В самом простом случае - электронный офис представляет собой некую совокупность программных и аппаратных средств, служащих для создания и обработки электронных документов. В более сложном варианте - электронный офис представляется некоей системой, обеспечивающей управление всем документооборотом и бизнес-процессами фирмы .

Поскольку основу деятельности управленческих кадров среднего уровня составляют обработка текстов, храпение и выдача документов, существенными компонентами электронного офиса стали такие программные системы, как текстовые редакторы, интегрированные пакеты, электронные таблицы, СУБД (системы управления базами данных). Активно в электронном офисе используется и машинная графика, позволяющая получать изображения практически любого вида - гистограммы, диаграммы, схемы, графики и прочее.

Учрежденческая деятельность отличается большим разнообразием, поэтому разнообразно и программное обеспечение. Кроме названных, в практике электронного офиса используются средства, осуществляющие контроль и координацию деятельности учреждения. С их помощью вся управленческая деятельность представляется как совокупность процессов, характеризующихся особенностями выполняемой работы, сроком се выполнения и исполнителями. При этом рассматривается не только деятельность каждого отдельного сотрудника, но и его информационные и субординационные связи с другими сотрудниками. В соответствии со сформированной схемой по мере наступления заданных сроков автоматически создаются необходимые задания для непосредственных исполнителей .

Прежде всего, следует выделить основные требования, предъявляемые к современным офисным информационно- вычислительным системам. Среди них:

• - высокая производительность и средства работы с разнообразными подключаемыми устройствами - рабочими станциями, файловыми серверами, периферийными оборудованием, телефонными станциями, факсами;
• - высокая степень защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, представляющей коммерческую, финансовую и государственную тайну;
• - применение только стандартных протоколов для обмена информацией с целью обеспечения дальнейшего экономического развития информационно-вычислительного комплекса с использованием оборудования от различных производителей;
• - высокая надежность основных информационных каналов;
• - возможность централизованного управления всеми сетевыми и коммуникационными устройствами;
• - возможность подключения коммуникационного оборудования к глобальным каналам связи.

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: одна или несколько ЭВМ, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства; средства копирования документов; модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Основными программными продуктами, входящими в офис, являются: текстовый редактор, электронная таблица, система управления базами данных.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить: программа анализа и составления расписаний; программа презентации; графический редактор; программа обслуживания факс-модема; программы перевода.

Обязательным компонентом любой технологии является база данных .

В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на оперативном уровне управления. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы.

Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Структура и компоненты электронного офиса представлена на рисунке 1.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Рисунок 1 Компоненты электронного офиса

Текстовый процессор - это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети.

Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации.

Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации. Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудио почта - это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудио сигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудио почта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Табличный процессор так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.

Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи, или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты.

Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему.

Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Видеотекст основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме. Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Аудио конференции - используют аудио связь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудио конференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудио конференции не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудио связи между ее участниками.

Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудио конференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Факсимильная связь - эта связь основана на использовании факс-аппарата.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в ИП могут входить другие офисные продукты, перечисленные выше. Главной отличительной чертой программ, составляющих ИП, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, нежели если приобретать их по отдельности.

Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.

Основными функциями электронного офиса являются:

Автоматизация рутинных работ с документами;

Организация электронного документооборота.

Для реализации перечисленных выше функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов, представленных на рис.4.6.

В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации:

Программные средства электронного офиса - ϶ᴛᴏ пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

Программные средства электронного офиса делятся на три группы, представленные на рис.4.7.

1. Программы, предназначенные для создания и редактирования документов. Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графические изображения и т.д.). Офисные программы для создания и редактирования документов различных типов, как правило, интегрируют в единый пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные программные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ: разработку электронных таблиц, редактирование текстов, электронную верстку документов и т.д.

Для формирования и обработки каждого типа данных крайне важно использовать специальные пакеты прикладных программ, ориентированных на работу с документационной информацией (табл.4.1.).

2. Организаторы работ - это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всœей фирмы или ее структурных подразделœений. Выделяют две разновидности пакетов данного класса:

Программы управления проектами предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение.

Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:

Формирование графика деловой активности с автоматическим контролем со стороны программы;

Ведение электронной картотеки, полностью настраиваемой под конкретные нужды пользователя;

Обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;

Автоматический набор телœефонных номеров (с автодозвоном) и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;

Работа с электронной почтой и факсом и т.д.

Характеристика базовых пакетов программ для формирования и редактирования документов Таблица 4.1

3. Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:

Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всœей организации на всœех уровнях;

Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всœей предыстории его деятельности;

Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

Исключение крайне важности или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Существуют следующие виды систем электронного документооборота:

Аппаратные средства электронного офиса - ϶ᴛᴏ устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных. Οʜᴎ подразделяются на основные и дополнительные.

Рис. 4.8. Аппаратные средства электронного офиса

1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединœенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др. (см. рис.4.8.).

2. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов.