Направляем вам копии документов. Сопроводительное письмо с описью документов образец

Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к высылаемому резюме.

Если Вы направляете свое резюме с мировым именем (так называемый "бренд"), то требования к составлению сопроводительного достаточно высоки. Документ должен быть оформлен на отдельном листе; все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word.

Резюме, направляемое по E-mail в менее пафосные структуры, может сопровождать корректный текст в самом теле письма, без вынесения его на отдельный лист. фамилия, инициалы (или фамилия и имя) и контактная информация должны быть на виду.

Краткий вариант сопроводительного письма выглядит примерно следующим образом (примеры 1-3):

Добрый вам день, дорогой друг!

Сегодня разбираем вопрос, что написать работодателю при отправке резюме так, чтобы обратить на себя внимание адресата и получить приглашение на очную встречу.

Текст, сопровождающий резюме, принято называть сопроводительным письмом. Полагаю вы знаете об этом. Сопроводительный текст следует составлять не абы как, а по определенным правилам.

Цели сопроводительного текста:

минимум — вызвать интерес открыть ваше резюме
максимум — набрать ваш номер и пригласить на встречу

Для того, чтобы реакция адресата была близка к задаче максимум, рекомендую:

структурировать письмо по блокам
использовать определенные речевые обороты

В этой статье этим мы и займемся. Составим один из вариантов текста, которые я называю письмо-захват или письмо-бумеранг.

Пойдем по порядку:

Структура письма

Полная версия письма- захвата подойдет, если вы обращаетесь к человеку по электронной почте, минуя скрипты работных сайтов (об этом в конце статьи)

Коротко, структура письма содержит 6 небольших последовательных блоков.

Приветствие
Позицию-должность, на которую вы претендуете
Откуда вы узнали о вакансии, чем она вас заинтересовала
Предложение рассмотреть вашу кандидатуру и основания для этого
Основная идея — чем вы можете быть полезны компании
Призыв к действию

Структурированное письмо позволит рекрутеру или руководителю сэкономить время, ибо оно отвечает на основные вопросы.

Кроме того, в письме есть возможность объяснить , почему вы, к примеру, — решили по менять сферу деятельности или готовы перейти на более низкую позицию после руко водящей.

Пример текста

(1) Здравствуйте, Андрей!

Меня зовут Сергей Орлов.

(2) Речь идет о вакансии начальника отдела подбора персонала. Она опубликована на корпоративном сайте компании.

(3) Вакансия заинтересовала перспективными задачами, пересекающимися с моими карьерными планами.

(4) Прошу рассмотреть мою кандидатуру.

С 2013г и по настоящее время я работаю в компании «Феникс» в должности начальника отдела подбора персонала.

До этого работал в компаниях Северсталь, СУЭК, Утконос.

Общий опыт работы в должности руководителя отдела подбора персонала — 7 лет.

Конкретный опыт, связанный с задачами должности, заявленной в вашей компании:

В компании «Феникс», я успешно реализовал проект по подбору водителей-экспедиторов, 800 человек в течение двух с половиной месяцев.

(5) Считаю, что этот мой проект сходен с проектом «Х», который запланирован в вашей компании.

Андрей, хотел бы обратить ваше внимание, что мой проект был реализован с затратами, которые ниже стандартных для таких проектов на 30%.

Считаю, что мой опыт полностью соответствует данной должности. Свое резюме прилагаю к письму.

(6) Андрей, с Вашего позволения, вопрос:

Можем ли мы запланировать очную встречу в ближайшую неделю?

Если да, ожидаю вашего звонка с назначением даты и времени встречи. Контактный телефон ниже.

Андрей, если не возражаете, я вам сам перезвоню 27 февраля во второй половине дня.
Согласны?

Спасибо,

С уважением, Сергей Орлов, т. +7 (916)ххх-хх-хх

Цифры в скобках означают номера структурных блоков, о которых мы говорили чуть выше. Само собой в текст их писать не надо.

Речевые конструкции

а) Имя

Если вы обратили внимание, ваш покорный слуга несколько раз использует адресата в тексте письма. Это важно. Использование имени -ключевой момент в .

Если, по каким либо причинам, вы не знаете имени, постарайтесь всеми доступными способами его выяснить.

Безадресное письмо, начинающееся с просто “здравствуйте” имеет в разы меньше шансов на успех.

в) Речь идет…

Сразу говорите о какой позиции идет речь. У рекрутера их может быть не один десяток

г) с 2013 по настоящее время…

Настоящее или последнее место работы и должность.

д) До этого работал...

Если вы работали в брендовых компаниях — обязательно их назовите. Постарайтесь очень коротко обобщить лучшие из своего опыта, имеющие отношение к вакансии. Одно, максимум два предложения.

е) Хотел бы обратить ваше внимание…

Основная идея, которая может заинтересовать работодателя. Цифры, связанные с затратами, прибылью, выручкой, действуют на людей из бизнеса магически.

ж) с Вашего позволения, вопрос…

Сам вопрос и последующий комментарий не что иное как призыв к действию.

Ваши намерения встретиться корректны и ненавязчивы.

з) Согласны?

Как бы вы ответили? Почему бы и нет? С таким окончанием письма вероятность приглашения существенно увеличивается.

Если пишете на работном сайте

Понятно, что если вы пишете в скрипте работного сайта, то текст слегка изменится. Вам нет необходимости представляться, называть вакансию, вы не знаете имя того, кто получит письмо. Не очень уместно будет ссылка на то, что «вам рекомендовали связаться...» . Также понятно, откуда вы узнали о вакансии, если на нее отвечаете на сайте.

В остальном принципиальную схему письма- «захвата» можете взять за основу.

тема письма
адрес вашей почты

Итак, на сегодня позвольте откланяться. Появились вопросы — милости прошу в раздел комментариев.

Благодарю за интерес к статье.

Если вы нашли ее полезной, сделайте следующее:

Поделитесь с друзьями, нажав на кнопки социальных сетей.
Напишите комментарий (внизу страницы)
Подпишитесь на обновления блога (форма под кнопками соцсетей) и получайте статьи по выбранным вами темам к себе на почту.

Удачного вам дня!

Задача сопроводительного письма рассказать о ваших целях, намерениях и мотивации так, чтобы появилось желание с вами встретиться. Кстати, у резюме такая же задача. Только сопроводительное письмо читают первым, а после уже знакомятся с резюме.

Что такое сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо работодателю прикладывается к резюме. Оно должно привлечь внимание работодателя и побудить его внимательно ознакомиться с вашим резюме.

Состав письма

Чтобы правильно написать сопроводительное письмо к резюме, нужно затронуть 4 темы:

Чем вы хотите заниматься (или на какую вакансию претендуете)
Краткое описание своего опыта (2 — 3 предложения)
Краткое описание своих сильных сторон и способностей
Почему хотите работать именно в этой компании

Все эти 4 темы должны занимать максимум половину страницы А4. Попытка написания сопроводительного письма в виде трактата — критична.

Можно представить, что ваше резюме — это товар, а сопроводительное письмо — его упаковка. Теперь вспомните, как вы выбираете продукты в магазине. Достойная упаковка привлекает внимание и заставляет подойти и посмотреть на товар поближе. Аналогично и для нашего случая — упаковка крайне важна для резюме!

Не оставляйте работодателю шансов — пишите понятно, кратко и красиво.

Пример сопроводительного письма работодателю

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
к акту сверки;
к коммерческому предложению;
к документации в налоговую инспекцию;
к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
к исполнительной документации;
к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
Номер и дата обращения.
Содержание.
Перечень прилагаемых документов.
Лицо, подтверждающее достоверность.
Контакты.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

прошу подтвердить получение;
прошу подписать и возвратить в срок;
прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

Например:

Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Сопроводительное письмо должно пояснять и дополнять ваше резюме. Цель сопроводительного письма - показать себя с наилучшей стороны и заинтересовать работодателя, увеличив таким образом шансы на успешное трудоустройство.

На некоторые вакансии, особенно те, где требуются навыки письменных коммуникаций, резюме без сопроводительных писем работодатели не рассматривают.

Важно понимать, что универсальных советов по написанию сопроводительного письма не существует, поскольку характер сопроводительного письма зависит от должности, на которую вы претендуете, и требований конкретного работодателя. Поэтому в данной статье приведены общие рекомендации - векторы, на которые можно ориентироваться при создании сопроводительного письма.

1. Внимательно изучите текст вакансии. Перед написанием сопроводительного письма обязательно прочитайте текст вакансии, чтобы понимать требования работодателя и специфику работы. Таким образом вы сможете подкрепить ваше сопроводительное письмо дополнительными аргументами.

2. Постарайтесь, чтобы сопроводительное письмо было максимально индивидуальным. Не пишите одно и то же сопроводительное письмо на все случаи жизни.

3. Поздоровайтесь, представьтесь и расскажите, на какую позицию вы претендуете. Таким образом вы облегчите рекрутеру жизнь, поскольку в крупных компаниях могут быть открыты десятки различных вакансий.

4. Объясните работодателю, почему вас заинтересовала вакансия. Расскажите, как соотносится с этой должностью ваш опыт и навыки, каким образом этот опыт вы сможете применить и почему вы считаете себя подходящим кандидатом.

4. Обязательно укажите свои контактные данные: мобильный телефон, по которому с вами можно связаться. Иногда бывает, что работодатель принимает решение пригласить кандидата на интервью после прочтения сопроводительного письма, не заглядывая в его резюме.

5. Сопроводительное письмо должно быть позитивным и без жалоб.

Примеры хороших сопроводительных писем:

Написав такое сопроводительное письмо, у вас появляется больше шансов на трудоустройство.

Ошибки при составлении сопроводительного письма

1. Копирование одного и того же шаблона при отклике на разные вакансии.

2. Имитация сопроводительного письма.

3. Сумбурный текст.

4. Излишняя откровенность, самоуверенность, рассказ о нерелевантном опыте.

5. Желание показаться остроумным.

6. Небрежность, орфографические и пунктуационные ошибки.

7. Демонстрация неуважения к возможному работодателю. Несмотря на всю очевидность данной ошибки, такие письма, к сожалению, нельзя назвать исключением из правил. Нужно ли объяснять, почему подобный отклик на вакансию лишает соискателя надежды на трудоустройство?

Удачи вам в поиске работы!