Обязательная часть устава проекта. Что такое устав проекта

Устав проекта является наиболее важным и первичным документом. Проект можно считать открытым с момента составления и утверждения его устава. В связи с чем разработка этого документа является очень важным элементом проектирования с целью получения выгоды уже в обозримом будущем.

Понятие и назначение

Таким образом, под уставом понимают первичный документ, характеризующий основные базовые требования и будущие ожидания всех заинтересованных сторон.

Его назначение можно кратко выразить в следующих тезисах:

• установление взаимосвязи и партнерства между исполнителем и исполняющим;
• проработка логики, инфраструктуры и экономики поставленных задач, перспектив и финансового обеспечения проекта.

Разработка устава поэтапно

Рассмотрим процесс разработки устава проекта (пример может дополняться и изменяться) поэтапно более подробно.

1 этап: Описание работы . Данный этап включает в себя создание характеристик всех планируемых товаров, услуг, установленных бизнес-проектом.

На данном этапе в уставе должны быть отражены следующие показатели:

• Бизнес-потребность компании, которая основывается, как правило, на рыночном спросе в данный момент.
• Описание содержания товара/услуги. Подразумевается определение всех характеристик по продукции, планируемой к реализации. Здесь же отражается взаимное влияние товара/услуги на конечные результаты.
• Формирование стратегического плана подразумевает определение видения целей, миссии проекта, его основных задач.

2 этап: Составление бизнес-кейса. Предполагается формирование всей необходимой информации, которая позволяет оценить стоит ли в целом данный проект реализовывать.

В бизнес-кейсе устава следует описать следующие моменты:

• требования и реалии рынка;
• потребности самой организации;
• установленные требования со стороны заказчика;
• будущий технологический процесс;
• юридические аспекты;
• вопросы экологии и влияния на окружающую среду;
• социальная значимость проекта.

3 этап: Формирование соглашений по проекту. Подразумевает характеристику первоначальных намерений в отношении проекта в виде договоров и аналогичных письменных документов.

4 этап: Исследование факторов среды предприятия. Подразумевает определение списка возможных факторов, которые могут оказать влияние на проект. Среди таких факторов установлены:

• структура проекта и его руководство;
• распределение ресурсов в географическом плане;
• стандарты со стороны государства;
• имеющаяся инфраструктура;
• рыночные прогнозы и рыночная ситуация;
• политическая составляющая;
• коммуникационные отношения компании;
• информационная система компании.

5 этап: Исследование активов процессов организации. Имеется в виду анализ следующих явлений:

• бизнес-процессы компании;
• установленные шаблоны документов компании;
• база накопленных данных.

Методы разработки устава

Основные методы разработки устава можно классифицировать следующим образом:

• метод экспертных оценок используется для оценивания входящих ресурсов проекта с привлечением специальных экспертов;
• метод организации групповой работы может быть представлен таким способом, как мозговой штурм, который позволяет стимулировать творческий подход к идеям проекта со стороны сотрудников и исполнителей.

Состав устава проекта

Таким образом, на основании представленных выше этапов и при использовании указанных методов, в конечном счете формируется устав. Он представляет собой разработанный документ, который выпускается инициатором проекта и позволяет исполнителю использовать аккумулированные ресурсы.

В нем задокументированы бизнес-потребности, допущения, ограничения, исходная информация, требования и результаты проекта.

Пример разработки устава проекта представлен ниже в виде списка разделов:

• обоснованность проекта и его актуальность;
• цель и задачи, критерии успеха по проекту;
• требования, допущения и ограничения;
• измерение уровня риска;
• формирование графика событий (контрольные точки);
• глобальное формирование бюджета доходов и расходов;
• руководитель и команда проекта;
• спонсоры и все заинтересованные стороны проекта;
• принципы организации и управления проектом.

Как составить устав проекта на конкретном примере

Пример заполнения устава проекта представлен ниже.

Введение.

Раздел 1. Обоснование проекта.

• Краткая характеристика.
• Основные цели и задачи.
• Критерии успеха.
• Связи и зависимости.

Раздел 2. Сущность проекта.

• Результаты.
• Критерии приемки результатов.
• Исключения.
• Время и стоимость.

Прочие допущения и ограничения.

Раздел 3. Орг. структура проекта.

• Управление.
• Руководство.
• Команда.

Раздел 4. Права и обязанности.

• Права и обязанности со стороны руководителя.
• Права и обязанности соуправляющего комитета.
• Права и обязанности членов команды.

• Методы управления.
• Управление командой.
• Основные коммуникации.

Как заполняются уставы строительных проектов

Пример устава проекта по строительству представлен ниже.

Проект «Строительство детского сада».

Введение.

Раздел 1. Назначение документа.

Раздел 2. Профиль компании.

• Контактные лица.
• Сфера деятельности.
• Основные сотрудники.

Раздел 3. Основные цели.

• Миссия компании заказчика.
• Бизнес-цели заказчика.
• Цели и критерии достижения.
• Границы.

Раздел 4. Проектные документы.

• Документы по управлению проектом.
• Техническая документация.
• Даты проекта и контрольные точки.
• Матрица гибкости заказчика.

Раздел 5. Организационная структура.

• Команда.
• Оргструктура.
• Процедуры.

Раздел 6. Допущения.

• Внешние факторы макросреды.
• Активы заказчика.
• Сроки.

Раздел 7. Ограничения.

• Бюджет.

Раздел 8. Риски.

• Структура рисков.
• Методы борьбы с рисками.

Заключение.

Как заполняются уставы проектов по услугам

Пример устава проекта по салону красоты представлен ниже.

Проект «Создание салона красоты «Василинка».

Введение.

1. Концепция.
2. Общая стоимость.
3. Основные финансовые показатели.
4. Юридические аспекты.
5. Маркетинговые мероприятия.
6. Производственный план.
7. Организационный план.
8. Риски.

Заключение.

Как заполняются уставы личных проектов

Пример устава проекта по ремонту квартиры представлен ниже.

Проект «Ремонт новой квартиры ЖК «Зенит».

Введение.

Раздел 1. Разработка дизайнерского проекта.

Раздел 2. Смета расходов.

Раздел 3. Наем работников.

Раздел 4. Закупка стройматериалов.

Раздел 5. Организация работ.

Раздел 6. Итоговые работы.

Заключение.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что устав является основополагающим документом при разработке бизнес-плана компании. В нем указываются все основные его характеристики, допущения и ограничения. От того, насколько логично и правильно выстроен устав, зависит продвижение среди спонсоров, кредиторов и исполнителей. Это в конечном счете оказывает влияние на финансовый результат и способствует достижению целей проекта.

Устав проекта, пожалуй, является самым важным документом проекта. Как правило, проект считается открытым именно после утверждения устава проекта. Поэтому процесс «Разработка устава проекта» крайне важен для успешной реализации проекта. К подготовке устава проекта необходимо привлекать команду управления проектом во главе с . Большинство методологий, включая , сходятся на том, что работы, связанные с подготовкой устава проекта, не должны включаться в проект и выполняются за рамками проекта.

Устав проекта устанавливает партнерство между исполняющей организацией и организацией-заказчиком. Для внешних проектов предпочтительным способом заключения соглашения является формальный договор. В данном случае команда проекта является продавцом, реагирующим на условия предложения о покупке у внешней организации. Устав проекта в этом случае используется для заключения внутренних соглашений в рамках организации для обеспечения надлежащего поставляемого результата согласно договору. Одобренный устав проекта формально инициирует проект.

Менеджер проекта определяется или назначается сразу, как только это становится возможным, предпочтительно во время разработки устава проекта и обязательно до начала планирования. Устав проекта должен быть составлен спонсирующей стороной. Устав проекта наделяет руководителя проекта полномочиями в отношении планирования и исполнения проекта.

Рекомендуется, чтобы руководитель проекта участвовал в разработка устава проекта, чтобы полностью понимать требования проекта. Подобное понимание способствует эффективному распределению ресурсов для выполнения операций проекта

Давайте рассмотрим процесс «Разработка устава проекта» подробнее. На диаграмме ниже изображены входы, инструменты и методы и выходы этого процесса.

Входы процесса «Разработка устава проекта»

Описание работ проекта - это словесное описание продуктов, услуг или результатов, которые должен произвести проект. Для внутренних проектов инициатор или спонсор проекта предоставляет описание работ на основании бизнес-потребностей, требований к продукту или услуге. Для внешних проектов описание работ может быть получено от заказчика как часть документации по предложениям или как часть договора. Описание работ проекта отражает:

• Бизнес-потребность . Бизнес-потребность организации может быть основана на рыночном спросе, технологическом прогрессе, правовых требованиях, постановлениях правительства или соображениях, касающихся защиты окружающей среды. Обычно бизнес-потребность и сравнительный анализ затрат и выгод включены в бизнес-кейс для обоснования проекта.
• Описание содержания продукта . Описание содержания продукта включает характеристики продукта, услуги или результатов, для создания которых предпринимается проект. Описание должно также отражать взаимосвязь между создаваемыми продуктами, услугами или результатами и бизнес-потребностью, которую должен удовлетворить проект.
• Стратегический план . Стратегический план включает стратегическое видение, цели и задачи организации, а также высокоуровневое описание миссии. Все проекты должны соответствовать стратегическому плану организации. Соответствие стратегическому плану позволяет каждому проекту способствовать общим целям организации.

Бизнес-кейс или подобный документ предоставляет необходимую с точки зрения бизнеса информацию, позволяющую определить, стоит ли проект требуемых инвестиций. Он обычно используется вышестоящими по отношению к проекту руководителями для принятия решений. Как правило, в бизнес-кейсе содержится бизнес-потребность и сравнительный анализ затрат и выгод для обоснования проекта и определения его границ, и обычно подобный анализ выполняет бизнес-аналитик, используя различную информацию, полученную от заинтересованных сторон. Спонсор должен согласовать содержание и ограничения бизнес-кейса. Бизнес-кейс создается как результат действия одного или нескольких из следующих факторов:

• требование рынка (например, автомобилестроительная компания авторизует проект по изготовлению более экономичных автомобилей в ответ на дефицит бензина);
• потребность организации (например, в связи с высокими накладными расходами компания может объединить функции персонала и оптимизировать процессы для сокращения затрат);
• требование заказчика (например, электрическая компания авторизует проект по строительству новой подстанции для электроснабжения нового промышленного района);
• технологический прогресс (например, авиакомпания авторизует новый проект по разработке электронных билетов для замещения билетов, отпечатанных на бумаге, основываясь на технологических достижениях);
• юридическое требование (например, производитель красок авторизует проект для разработки руководящих указаний по обращению с токсичными материалами);
• экологические воздействия (например, компания авторизует проект для уменьшения своего воздействия на окружающую среду);
• социальная потребность (например, неправительственная организация в развивающейся стране авторизует проект по предоставлению систем питьевого водоснабжения, туалетов и санитарного просвещения сообществам, страдающим от высокого уровня случаев заболеваний холерой).

Соглашения используются для определения первоначальных намерений в отношении проекта. Соглашения могут принимать форму договора, меморандума о взаимопонимании, соглашения об уровне услуг, письма-соглашения, письма о намерениях, устных договоренностей, электронного сообщения или других письменных соглашений. Обычно договор используется, если проект выполняется для внешнего заказчика.

Факторы среды предприятия

• организационную культуру, структуру и руководство;
• географическое распределение оборудования и ресурсов;
• государственные и промышленные стандарты (например, предписания контролирующих органов, кодексы поведения, стандарты на продукцию, стандарты качества, стандарты изготовления);
• инфраструктуру (например, существующие сооружения и основное оборудование);
• имеющиеся человеческие ресурсы (например, навыки, знания, специализации, такие как проектирование, разработка, юридические вопросы, заключение договоров и закупки);
• управление персоналом (например, руководящие указания по приему на работу и увольнению, анализ эффективности и результативности работы и записи об обучении персонала, политика вознаграждений и сверхурочной работы, а также учет рабочего времени);
• корпоративная система авторизации работ;
• ситуация на рынке;
• толерантность к риску заинтересованных сторон;
• политический климат;
• каналы коммуникаций, принятые в организации;
• коммерческие базы данных (например, стандартизированные сметные данные, данные изучения промышленных рисков и базы данных рисков);
• информационная система управления проектами (например, автоматизированные системы, такие как программное обеспечение для управления расписанием, система управления конфигурацией, система сбора и распределения информации или веб-интерфейсы к другим автоматизированным системам, работающим в режиме онлайн);
• государственные и промышленные стандарты или предписания (например, кодексы поведения, стандарты качества или стандарты по защите трудящихся);
• организационную культуру и структуру;
• ситуацию на рынке.

Активы процессов организации , которые могут оказывать влияние на процесс разработки устава проекта, включают в себя, среди прочего:

• стандартные процессы организации, политики и описания процессов;
• шаблоны (например, шаблон устава проекта);
• историческую информацию и базу накопленных знаний (например, проекты, записи и документы, всю информацию и документацию по закрытию проекта, информацию о результатах решений по отбору предыдущих проектов наряду с информацией об исполнении предыдущих проектов, а также информацию об операциях по управлению рисками).

Инструменты и методы процесса «Разработка устава проекта»

Экспертная оценка часто используется для оценивания входов, применяемых для разработки устава проекта. Экспертная оценка применяется в отношении всех технических и управленческих деталей в течение этого процесса. Такая экспертиза предоставляется любым лицом или группой лиц, обладающими специальными знаниями или подготовкой, и доступна из множества источников, включая следующие:

• другие подразделения в рамках организации;
• консультанты;
• заинтересованные стороны, в том числе заказчики или спонсоры;
• профессиональные и технические ассоциации;
• отраслевые объединения;
• эксперты по предметной области;
• проектный офис.

Методы организации групповой работы имеют широкое применение в рамках процессов управления проектом и способствуют созданию устава проекта. Примеры основных методов включают , разрешение конфликтов, решение проблем и управление совещаниями. Модераторы используют эти методы, чтобы помочь командам и отдельным лицам выполнять операции проекта.

Выходы процесса «Разработка устава проекта»

Это документ, выпускаемый инициатором или спонсором проекта, который формально авторизует существование проекта и предоставляет руководителю проекта полномочия использовать ресурсы организации в операциях проекта. Он документирует бизнес-потребности, допущения, ограничения, понимание потребностей заказчика, высокоуровневые требования, а также новый продукт, услугу или результат, который планируется создать, например:

• назначение или обоснование проекта;
• измеримые цели проекта и соответствующие критерии успеха;
• высокоуровневые требования;
• допущения и ограничения;
• высокоуровневые описание и границы проекта;
• высокоуровневые риски;
• укрупненное расписание контрольных событий;
• укрупненный бюджет;
• список заинтересованных сторон;
• требования к одобрению проекта (т. е. что именно составляет успех проекта, кто решает, что проект оказался успешным, и кто подписывает проект);
• назначенный руководитель проекта, сфера ответственности и уровень полномочий;
• ФИО и полномочия спонсора или другого лица (лиц), авторизующего (авторизующих) устав проекта.

Дмитрий Халдин,

руководитель департамента управления проектами PM Invest Group

Просмотры: 14 258

Продолжаем серию материалов о том, что нужно предусмотреть и сделать до начала проекта, чтобы он оказался успешным. Сегодня наш эксперт Максим Якубович рассказывает, зачем и как составлять Устав проекта.

В трех предыдущих статьях серии «Что нужно сделать до старта проекта» я рассказал, что перед стартом необходимо:

• Сформулировать бизнес-проблемы, цели проекта и ожидаемые результаты .

Для старта проекта еще следует определить ключевые роли в нем (о том, что это за роли читайте ) и написать документ, в котором руководитель проекта и заказчик договариваются об общем видении начинания.

Документ, с которого проект стартует, называют Уставом проекта (или Паспортом проекта).

Устав проекта - это документ, с которого начинается проект и по которому происходит оценка его успешности.

Опытный руководитель прописывает его так, чтобы оговорить в нем все важные аспекты работы с заказчиком. На внешних проектах Устав не так важен, т.к. есть контракт, но, несмотря на это, некоторые руководители разрабатывают и его.

Для чего? Документ позволяет лучше понять важные аспекты проекта. Контракт обычно громоздкий и напичкан юридическими терминами, а Устав пишется на языке, понятном участникам проекта.

Структура Устава проекта

В популярном подходе к управлению проектами - PMBOK - в состав «Устава проекта» входят следующие разделы:

• назначение или обоснование;
• измеримые цели и соответствующие результаты;
• высокоуровневые требования к результатам;
• допущения и ограничения;
• высокоуровневые описания и границы проекта;
• высокоуровневые риски;
• укрупненное расписание контрольных событий;
• укрупненный бюджет;
• список заинтересованных сторон;
• требования к одобрению проекта (т. е. критерии успеха, лиц, оценивающих его успешность и лиц, подписывающих проект);
• назначенный руководитель, сфера ответственности и уровень полномочий.

На своих проектах я часто использовал шаблон Устава, структура которого немного отличалась, от предложенной в PMBOK, но содержала все разделы, кроме списка заинтересованных сторон, описания сферы ответственности и уровня полномочий руководителя проекта (пример - ниже). Как правило, компания, которая идет по пути стандартизации проектной деятельности, разрабатывает шаблон Устава под специфику своей деятельности и этот шаблон используется для старта всех проектов.

Кто разрабатывает Устав проекта?

Разработчики PMBOK считают, что в разработке документа должны участвовать спонсор, заказчик и руководитель проекта.

В тех проектах, которыми руководил я, Устав разрабатывал руководитель проекта, привлекая к его обсуждению технических специалистов и экспертов в предметной области. Предполагаю, что в некоторых компаниях он может разрабатываться спонсором, заказчиком, руководителем программы проектов или руководителем проектного офиса, а руководитель проекта является рецензентом этого документа и подписывает его.

Значение Устава для руководителя проекта

Следует отметить, что Устав не является договором, но может дополнять его и служить внутренним документом для команды и заказчика.

В некоторых компаниях практика такова, что он становится документом после утверждения которого проект считается официально признанным в компании (это характерно для внутренних проектов, в которых заказчик и руководитель работают в одной компании).

Когда заказчик пытается изменить содержание проекта, добавляя новые цели или новые требования к результатам, руководитель проекта должен иметь возможность изменить Устав и заверить подписью заказчика новую версию. Таким образом, управляя версиями документа, руководитель защищает свой проект от расширения рамок без расширения сроков и бюджета.

При закрытии проекта именно Устав позволяет заказчику и руководителю подвести итоги проекта и определить степень его успешности.

Практика внедрения Устава проекта

Мой опыт внедрения Устава в четырех компаниях показал, что этот документ приживается легко и воспринимается то-менеджерами и акционерами как необходимый документ. А в некоторых компаниях его важность была настолько оценена, что внутренние заказчики и спонсоры с каждым новым проектом уделяли ему все больше внимания.

Для понимания структуры документа приведу пример Устава внедрения CRM-системы.

УСТАВ ПРОЕКТА
Автоматизация процессов CRM. Версия 1.0

Как видите, документ в приведенной выше форме получается достаточно компактным, но вместе с тем содержит важные разделы для согласования единого видения у заказчика и руководителя проекта. Приведенный шаблон Устава не единственно возможный вариант. Подумайте над структурой документа и доработайте ее для собственных проектов.

Выводы

Мне кажется, что Устав очень важный документ для проекта. Он создается в интересах руководителя. Отсутствие этого документа лишает руководителя проекта возможности обращаться к заказчику в случае изменения договоренностей и снижает шансы завершить проект успешно.

После создания документа, руководитель проекта может приступить к разработке детального плана действий.

Правильный старт, на мой взгляд, не менее важен, чем четкий и понятный план проекта.

Максим Якубович

Эксперт по управлению проектами, консультант и бизнес-тренер консалтинговой группы «Здесь и сейчас».

Опыт работы в сфере управления проектами - более 10 лет.

20 выполненных проектов в роли руководителя проекта и руководителя программы проектов.

Опыт преподавания - 10 лет. Около 2200 студентов, прошедших обучение на его семинарах.

Преподаватель модуля «Управление проектами» Русской школы управления.
Приглашенный преподаватель курса «Управление проектами» в Британской Высшей школе дизайна.
Ведущий

С развитием информационных технологий и телекоммуникаций наша жизнь становится все более мобильной и информативной, новые технологии прочно входят в различные отрасли хозяйствования, сферы жизни и несут новые нормы в них. В связи с реформированием экономики РФ, с взятием курса на инновационное развитие экономики, всё чаще и чаще в повседневной работе в большинстве предприятий и организаций используют различные средства информационно вычислительной техники и соответственно программного обеспечения. Но необходимо заметить, что спонтанное, не спланированное развитие в любой деятельности малоэффективно. Поэтому очень важно знать и владеть таким программным обеспечением, как MS Project. Специалисты смогут разработать план-график проекта, прописать лист ресурсов, использование задач, использование ресурсов, рассчитать Pert анализ, сформировать отчетность. И самое главное – эффективно отслеживать ход выполнения проекта. В данной статье кратко рассмотрены примеры разработки устава проекта для дальнейшего применения материала при подготовке ИТ-специалистов в процессе работы с ПО MS Project.

устав проекта

1. Большакова О.Н., Чусавитина Г.Н. Применение методики pмi для управления рисками проекта по продвижению интернет-магазина: В сборнике: КЛАСТЕРНЫЕ ИНИЦИАТИВЫ В ФОРМИРОВАНИИ ПРОГРЕССИВНОЙ СТРУКТУРЫ НАЦИОНАЛЬНОЙ ЭКОНОМИКИ сборник научных трудов Международной научно-практической конференции, в 2-х томах. Ответственный редактор Горохов А.А.. 2015. С. 64-68.

3. Chusavitina G.N., Zerkina N.N. Cyber extremism preventive measures in training of future teachers: в сборнике: sgem 2015 international multidisciplinary scientific conference on social sciences and arts 2-nd international multidisciplinary scientific conference on social sciences and arts. 2015. С. 275-280.

Современный деловой мир очень динамичен и предъявляет особые требования к компетентности менеджеров, их навыкам оптимизации деятельности компании. Менеджмент - это не только искусство, но и набор определенных техник и технологий, помогающих оптимально и эффективно адаптироваться к любой ситуации.

Современный бизнес невозможен без знаний и навыков управления проектом. Ежедневно в любой компании реализуется какой-либо проект (разработка и внедрение новых продуктов (услуг) и технологий; реструктуризация деятельности компании и т.д.). Но когда дело доходит до распределения ресурсов и нагрузок, оказывается, что изначально разработанный проектный план нереален либо по затратам, либо по срокам, а чаще всего - и по затратам, и по срокам. А как бы здорово было просчитать все сроки и ресурсы заранее! Делать такой проектный план - одно удовольствие! Вот, где приходит на ум пословица «Конечно, обдумывай «что», но еще больше обдумывай «как»!». - Прежде, чем что-то сделать, необходимо эффективно продумать - как это сделать. Как создать оптимальный проектный план, который затем можно эффективно реализовать? Как добиться управляемости проектов? Как оценить реальную стоимость проекта? Как оценить реальный риск проекта?

На все эти вопросы дает ответ такой курс, как «Управление проектами», в основе которого лежит Microsoft Project - приложение семейства Microsoft Office, позволяющее организовать эффективное планирование и управление проектами. Управление проектами пытается организовать и систематизировать процедуры в проекте, минимизировать риски, с которыми Вы сталкиваетесь. Роль компаний, специализирующихся на разработке и реализации проектов, существенно возросла, а должность и профессия менеджера проекта (Project Manager) стала одной из престижных.

Цель: обеспечить базовую подготовку студентов в области управления проектами. Дать представление о существующих методологиях управления проектами в сфере ИТ и выработать у студентов практические навыки по их применению, чтобы по окончании одного семестра обучения они были в состоянии подготовить и выполнить на качественном уровне свой первый проект. А также, разработать устав проекта и рассмотреть примеры для дальнейшего применения материала при подготовке ИТ-специалистов в процессе работы с ПО MS Project. В данной статье рассмотрим краткие примеры разработки устава проекта с использование Microsoft Project. Устав проекта является документом официального запуска проекта, который готовит будущих руководителем проекта. Как правило, документ согласовывается с управляющим комитетом проекта: спонсором, куратором, клиентом и другими менеджерами . Задачи: зафиксировать причину проекта, определить ключевые параметры проекта - срок, стоимость, качество; назначить роли участников проекта - руководителя проекта и команду проекта; задать порядок управления проектом - общие правила (политики), на основании которых будет вестись управление проектом, права и обязанности всех участников проекта.

Дополнительно в Уставе может быть определено: список основных контрольных событий; ключевые риски проекта - риски определенные на этапе инициации проекта. Детальная информация по рискам детально в плане проекта.

Перейдем к рассмотрению первого примера.

Наименование проекта: разработка сайта «Фабрика сайтов». Дата создания устава проекта: 05.10.2016 г. Основное назначение устава проекта: настоящий устав проекта охватывает работы по разработке и продвижению сайтов «Фабрика сайтов». Миссия компании: компания «Фабрика сайтов» работает над тем, чтобы раскрыть заказчикам новые возможности Интернет-технологий; превратить трудоёмкий и затратный процесс создания сайтов, рекламы в Интернете в доступное и прибыльное для клиента дело. Компания соединяет интересы покупателей и владельцев сайтов, помогая им, найти друг друга в Интернете .

Бизнес-цели заказчика и ожидаемые результаты проекта: создание положительного имиджа компании; реклама и продвижение продукции/услуг компании; маркетинг; реализация продукции/услуг компании; поддержка потребителей и партнеров; информационная поддержка бизнес-процессов компании. Для конкретных сайтов могут ставиться и другие конкретные задачи, но все задачи сайта должны вытекать из экономических целей компании и миссии сайта.

Описание проекта. Так как сайт -это визитная карточка любой компании, то в него будут включаться: вкладка «О компании» (включает в себя разделы, в которых будет содержаться информация о самой компании), вкладка «Поддержка» (включает в себя форум с технической информацией о программе, которую продаёт компания и информацию по часто задаваемым вопросам). Так же поддержка может включать в себя срочные новости, связанные с конкретным ПО (например, если эта программа нуждается в сети интернет, то может быть информация о затруднённом соединении или ошибках которые требуют вмешательство специалистов компании); вкладка «Вакансии» (включает в себя информацию о вакансиях, в которых не хватает технического персонала, а так же контакты с отделами, в которые требуется специалисты; вкладка «Магазин» (если эта компания поставляет программное обеспечение, она включает в себя информацию, а так же цены на ПО которую поставляет компания); окно «Регистрации» и вкладка «Личный кабинет» (окно регистрации нужно для того, чтобы дать доступ к ПО, которого нет в свободном доступе) . Личный кабинет нужен для того чтобы предоставить доступ к полной версии сайта компании. «Связь» (нужна для того, чтобы пользователь мог связаться с руководством компании или конкретного отдела).

Основные функции сайта. Сайт - это визитная карточка любой компании. Он должен быть информативным, наглядным, знакомить посетителей с аспектами деятельности вашей компании. Существуют четыре основные функции сайта: имиджевая, информационная, рекламная и маркетингова. Имиджевая функция отвечает за формирование образа владельца сайта среди интернет - пользователей. Главную роль при этом играет оформление ресурса. Зачастую, это фирменный стиль компании, который обусловлен многими факторами, начиная от профессионализма персонала и заканчивая прочими мелочами. Информационная функция сайта заключается в том, чтобы предоставить пользователю, как можно более полную информацию о товарах или услугах, которые предлагает компания. Рекламная функция сайта. Реклама, размещенная в интернете, изрядно отличается от других способов ее опубликования. Удобный и современный рекламный носитель (большая потенциальная аудитория, возможность позиционирования предложений). Маркетинговая функция помогает продавать товар или же услуги, представленные на сайте. Это одна из главных функций, которая позволяет его владельцем получать постоянную прибыль. Она призвана убедить посетителя купить у Вас и сделать так, чтобы процесс покупки прошел легко и комфортно. Сегодня будущее за активно растущим рынком интернет-маркетинга.

Предположения и зависимости: наличие компьютера, подключенного к сети Интернет; наличие автоматизированного рабочего места, для разработчика сайта. Ограничения и исключения - сайт не сможет быть адаптирован под нужды других компаний.

Проектные документы. Для управления проекта приняты три основных документа: устав проекта (настоящий документ) является официальной авторизацией проекта; техническое задание проекта (содержит описание функциональности внедряемой системы). План управления проектом (содержит описание того, как работа будет выполняться).

Таблица 1

Организационная структура проекта. Команда проекта: руководство компании «Фабрика сайтов»; отдел продаж компании «Фабрика сайтов»; работники компании «Фабрика сайтов»; существующие клиенты компании; новые клиенты компании.

Ограничения проекта. Проект должен быть изготовлен в указанный срок. Заказчик ставит на первый план объем работ, который необходимо выполнить и уложиться в указанный бюджет.

Риски проекта: сжатые сроки проекта; команда проекта параллельно задействована на других проектах; мы должны выполнить указанный объем и уложиться в ограниченный бюджет проекта. Далее рассмотрим анализ внешней среды проекта. Анализ заинтересованных сторон: потребности, интересы и мнения разных заинтересованных сторон отличаются друг от друга и нередко находятся в противоречии друг с другом; отправная точка клиента расходится с точкой производителя; проблемы работника не совпадают с проблемами руководства; мнения промышленников отличаются от мнений экологов и т.д. Инициатор проекта часто видит только собственные интересы: у технологического эксперта - технические, ученого - научные. Поэтому при разграничении проекта исключительно важно вникнуть в роли и подходы различных заинтересованных сторон. В данном проекте «создание сайта» планирует предпринять все для получения прибыли и ограничения затрат. Цель фирмы связана с развитием, прибыльностью и предоставлением качественных услуг.

Деятельность проекта будет рассчитана на потребителей любой возрастной категории, начиная с 18 лет. Клиентами могут стать как люди с невысоким доходам, так и высоким достатком, т.е. все те потребители, которые нуждаются в данной услуге. В таблице 2 проведем анализ заинтересованных сторон.

Далее рассмотрим пример №2. Обоснование проекта. В данном разделе дается краткая информация из принятого бизнес кейса (концепции) проекта для сведения проектной команды. Эта информация важна для определения проекта. Краткое описание проекта: кто заказчик проекта, кто клиент проекта, что является результатом проекта, в одну строку ключевые параметры проекта? Результаты проекта. Для оптимальной реализации перечня представленных услуг и эффективности работы организации было принято решение создать Web-сайт.

Исключено из проекта. Web-сайт не будет предоставлять пользователям личный кабинет на сайте. Начало проекта - 25.03.16. Сумма затрат проекта - 16 400 р. Другие требования. В данный раздел могут быть включены ключевые бизнес-требования к свойствам продукта или специальные требования к организации работ по управлению проектом.

Исходные данные, возможности бизнеса и нужды клиента. Сайт-визитка будет представлять собой интернет-проект, состоящий из нескольких страниц и содержащий информацию об организации, описание деятельности, предоставляемых услугах и контактную информацию. Со временем сайт будет расширяться, добавляться новые страницы, форумы и дополнительная информация. Общий взгляд на продукт. Сайт будет предоставлять возможность получать информацию о деятельности сортоиспытательного участка, составе сотрудников и предлагаемых услуг, а также будет возможность получить информацию о мероприятиях, публиковать фото, видео-отчеты с мероприятий и пр.

Требования к разграничению доступа. Информация, размещаемая на сайте, является общедоступной. Пользователей сайта можно разделить на 3 части в соответствии с правами доступа: посетители, редактор (сотрудник Заказчика), администратор (сотрудник Исполнителя). Организационная структура проекта: управляющий комитет проекта, спонсор проекта, куратор проекта, директор направления, менеджер со стороны партнера, менеджер со стороны партнера. Далее рассмотрим даты проекта и контрольные точки (см. табл. 3)

Таблица 3

Даты проекта и контрольные точки

Данный материал может быть использован при подготовке ИТ-специалистов направлений подготовки «Прикладная информатика», «Бизнес-информатика» и в работе «айтишников» при применении с MS Project.

Библиографическая ссылка

Устав проекта (Project Charter) – это документ, который обычно готовит руководитель проекта после получения вводных о проекте.

Зачем нужен устав проекта

Устав содержит основные характеристики проекта и согласуется основными заинтересованными лицами (как минимум – Заказчиком и Спонсором проекта). Как правило, разработка и подписание Устава несет в себе 3 основные функции:

1. Определить основные требования к результату проекта и основные характеристики самого проекта (бюджет, сроки).
2. Формально запустить проект, т. к. только после подписания проект считается действительно существующим в Компании.
3. Наделить руководителя проекта определенным уровнем полномочий (каким именно – зависит от Компании).

Иногда устав проекта используется для оценки выгод от его реализации и принятия решения о запуске. Хотя это не соответствует классической методологии, по которой устав готовится только для уже оцененного и утвержденного к реализации проекта.

Важно! Начинать работу по проекту без подписанного устава – это самая плохая услуга, которую можно оказать самому себе как руководителю проекта. Не определив и не согласовав цели и содержание того, что вы будете делать, вы рискуете очень быстро оказаться в ситуации, когда сроки прошли, бюджета закончился, сделано «не то и не там», а ваша карьера РМа в этой Компании бесславно закончилась. Более того, подписание устава у заинтересованных сторон – это отличный индикатор того, действительно ли они заинтересованные или просто делают вид. В случае, если проект спущен «сверху», Спонсор назначен, а Заказчик и сам не понимает, зачем ему это нужно – лучше постараться с этого проекта ноги унести, а если не получится – по крайней мере осознать, как не остаться в результате единственным виноватым за неуспех (об этом мы еще поговорим).

Как написать устав проекта

1. Начальные условия (Project Background) – что привело к инициации проекта, входные условия, «боль» Заказчика.
2. Цели и ожидания проекта (Project Objectives / Expectations) – чего мы хотим достичь на выходе. Это что-то должно быть измеримым (по SMART или как-то еще, неважно) и не допускать двойного толкования. Например, цель «сделать систему CRM, чтобы привлекать больше клиентов» – как-то не очень, правда? А вот «разработать и внедрить систему CRM для сотрудников отдела продаж Северо-Волжского филиала до 01.12.2015 для обеспечения мгновенного доступа к информации о тратах клиентов в разные периоды года» – это уже немножко лучше.
3. Содержание и результаты (Scope and deliverables) – что именно мы включаем в состав проекта и какие конкретные результаты получим? Например, если нужно выпустить новую систему CRM, то на выходе мы должны иметь саму систему, сервера, на которых мы ее поставим, обученных пользователей и документацию для передачи в поддержку (а может, и саму организованную с нуля поддержку). В этом разделе вы четко ограничиваете, что вы сделаете. Еще очень полезно сюда же включить подраздел со списком того, что в содержание проекта не входит в явном виде (чтобы все это согласовали и потом никто не удивлялся, почему вы в рамках проекта еще и систему управления инцидентами для техподдержки системы не внедрили).
4. Ключевые требования и характеристики (Requirements and Characteristics) – то, что не является результатом проекта, но важно для него. Если опять вернуться к системе CRM, то типовым требованием может быть «Срок обучения сотрудника системе не должен превышать 1 рабочего дня», «Поддержка системы не должна быть дороже 200 000 р. в год», «В системе одновременно должно работать не менее 300 человек» и подобное.
5. Бюджет и сроки (Cost and Timelines) – деньги, сроки и их взаимоотношения с другими сторонами проектного треугольника. Например, сюда полезно вписать приоритеты по убыванию типа Бюджет-Содержание-Сроки. Т.е. потратить больше денег прямо никак нельзя, уменьшать получаемые результаты сильно нежелательно (но можно, в самом крайнем случае), и если надо ради первых двух пунктов увеличить срок – это ок. Часто тут многие зависают, мол, «да нам все важно!», но в правильно мире вы идете к Спонсору и спрашиваете его, если спонсор адекватен – у него это понимание приоритетов точно есть, и он поделится им с вами.
6. Ключевые участники (Key Stakeholders) – основные заинтересованные лица, как минимум – Спонсор, Заказчик, те, кому придется делиться с вами ресурсами (в матричной структуре), ваш руководитель, держатель бюджета и т.д. Включать сюда всю компанию не стоит, просто подумайте и напишите: а) кто должен знать о проекте на этой стадии б) к чьему авторитету вам будет полезно апеллировать в ходе проекта
7. , основные риски (Project Assumptions and Restrictions, Main Risks) – про эти вещи мы еще поговорим подробнее, но в целом цель включения их в устав проекта – донести до всех заинтересованных лиц особенности того окружения и того момента, в которых вы делаете проект, озвучить свои опасения и получить подтверждение их готовности в этих вопросах вам всячески помогать. Ну и чтобы потом никто не говорил «а нам не сказали».

Пример из жизни! Давайте сделаем очень короткий устав проекта «Ремонт в квартире», как образец, а то теория – это хорошо, но не всегда понятно:

1. Начальные условия – живу в квартире уже 15 лет, краска на потолке облупилась, батареи старые и вообще мне некомфортно. Я заказала дизайн-проект, мне нарисовали квартиру моей мечты, осталось только сделать.
2. Цель – сделать ремонт в квартире площадью 65 метров в строгом соответствии с дизайн-проектом не позже чем к такому-то числу и не больше чем за такие-то деньги.
3. Содержание и результаты (Scope and deliverables) – на выходе должны быть полностью замененные коммуникации (сантехника, электрика, отопление), новая входная дверь, новая сантехника, косметический ремонт (плитка в санузле, ламинат, обои и потолки во всех комнатах), заказанная и установленная кухня, полностью все освещение и вся мебель. Что не буду делать: отдирать стяжку пола (что ей стало-то за 15 лет), делать теплые полы и звукоизоляцию, и менять окна (они хорошие, только 2 года назад поставила).
4. Ключевые требования и характеристики – все должно быть в строгом соответствии с дизайн-проектом (см.пачку приложенных чертежей и смету), если что-то сделать нельзя или дороже больше чем на 10% – надо согласовывать на семейном совете. Разводку электрики и сантехники надо согласовать с местным ЖЭКом.
5. Бюджет и сроки (Cost and Timelines) – 2 млн. рублей на все, включая мебель и кухню (30% на черновую отделку и коммуникации, 20% на чистовую, включая сантехнику, 20% на кухню и 30% на мебель). Срок – максимум 4 месяца, т.к. мы всего на 4 месяца договорились к родителям переехать, в крайнем случае можно добавить еще 2 недели (поживем в гостинице). Приоритеты бюджет-качество-сроки (лучше в гостинице поживем, пока штукатурка будет сохнуть, но денег на тепловую пушку для сушки не выделим и клеить обои на мокрую штукатурку тоже не будем).
6. Ключевые участники (Key Stakeholders) – я, муж, родители, бригада, с которой я уже договорилась, соседи (надо уточнить, когда у них дети спят), ЖЭК (с ними надо проект согласовать).
7. Допущения и ограничения проекта, основные риски (Project Assumptions and Restrictions, Main Risks) – допущения: соседи нескандальные, работать можно весь световой день, бригада адекватная и не будет бухать на объекте, курс доллара глобально не вырастет и стройматериалы сильно не подорожают; ограничения: нельзя работать после 22.00, не могу приезжать контролировать работу в будни (работаю), первая выплата бригаде возможна только в апреле (закончится депозит, где деньги на ремонт лежат); риски: возможно, ошибочно посчитана смета и денег на все не хватит, в дизайн-проекте ошибка, такую перепланировку узаконить нельзя, т.е. придется ремонт останавливать и все переделывать.

Ну и напоследок. Меня часто спрашивают, насколько детальным должен быть устав проекта? Точного рецепта здесь нет, но в общем случае – детализация устава проекта должна быть такой, чтобы в случае какого-то серьезного запроса на изменение в проекте вы могли обратиться к уставу как к истине в последней инстанции и сказать «нет, мы это не делает, т.к. это не приближает нас к цели проекта или противоречит характеристикам результата». По большому счету, если проект дошел до такого состояния, что запросы на изменение с уставом уже не «бьются» – похоже, ваш проект закончился неудачей и его лучше закрыть, требования и ограничения пересмотреть и начать новый.

Мораль: устав даже на 1 страничке А4, подписанный заинтересованными лицами, лучше чем неподписанный на 5 страничках. И требование подписать его до начала работ со стороны РМа полностью законно в любой компании, более того – это прибавляет вам профессионального веса, позволяет понять «а чего же мы все-таки делаем» и получить хоть какие-то полномочия. Если управление проектами в компании отсутствует как класс, то даже неподписанный устав лучше чем его отсутствие, вы хотя бы разберетесь, что делать, и настроитесь на правильный лад с самого начала проекта (да простит меня РМВОК).