Gestión del tiempo en Excel: sistema de planificación del tiempo de trabajo. Las formas más efectivas de gestionar el tiempo Gestión del tiempo en tablas y diagramas.

Gestión del tiempo
¿Cómo exprimir el 100% de eficiencia en 24 horas?

La gestión del tiempo es una técnica de gestión del tiempo que tiene como objetivo aumentar la eficiencia de su uso. Inicialmente, esta ciencia parecía ayudar a las personas en el trabajo y los negocios. Pero con el tiempo, los beneficios de la gestión del tiempo se han vuelto relevantes para la vida cotidiana. Lea consejos útiles sobre este tema en los artículos: y

¿Por qué y quién necesita la gestión del tiempo?

Las últimas tendencias de la sociedad no pasan desapercibidas: su influencia está directamente relacionada con el tiempo libre de cada uno de nosotros. En las últimas décadas, la vida humana ha cambiado de tal manera que han aparecido nuevas responsabilidades y nuevas tentaciones.

Hablando de esto último, cabe mencionar que las tentaciones de perder el tiempo son el primer obstáculo para la gestión del tiempo. Con la llegada de Internet a la vida de las personas, han aparecido muchas oportunidades para “dejar pasar” el tiempo, o en otras palabras, gastarlo de manera ineficaz. Lo mismo ocurrió con la televisión hace unos años, y así sucesivamente.
¿Significa esto que la gestión del tiempo sólo la necesitan quienes pasan tiempo en las redes sociales o viendo la televisión? Por supuesto que no. Se puede perder mucho tiempo sin ningún beneficio trabajando las 24 horas del día, lo que a primera vista parece útil. Debe elaborar sus planes correctamente para poder completar con éxito varias tareas al mismo tiempo. Por tanto, la gestión del tiempo será útil para absolutamente todas las personas.

Consecuencias de la falta de gestión del tiempo

Varias áreas de actividad se centran en el estudio y desarrollo de esta área: psicólogos, directivos, empresarios y otros especialistas en su campo. Gracias a esto, hoy podemos decir con seguridad que la falta de gestión del tiempo es la causa de los siguientes problemas:
⦁ Insomnio
⦁ Estrés
⦁ Depresión
⦁ Pérdida de fuerza
⦁ Disminución del rendimiento
Esta lista puede continuar infinitamente. Después de todo, una planificación inadecuada del día impide lograr sus planes, provoca fatiga excesiva, lo que conlleva estrés y luego depresión. Como lidiar con esto? Hablaremos de esto a continuación.

¿Cómo planificar tu tiempo correctamente?

Estudios realizados por psicólogos y directivos han demostrado que demasiado tiempo libre afecta a una persona tanto como demasiado trabajo. Por tanto, la primera regla para gestionar el tiempo es disponer de un tiempo acorde para trabajar, descansar y dormir. La mejor duración del sueño no debe ser inferior a 7 ni superior a 8 horas.
En cuanto a las 16 horas restantes, que se destinan a trabajo y descanso, aquí es importante un enfoque individual. Para mantener la productividad en el nivel deseado, no puede dedicar todo el tiempo restante a trabajar. Pero el tiempo de descanso debe ser mínimo, suficiente para mantener el tono.

Necesitas planificar tu día tú mismo. Es importante entender que la gestión del tiempo no se trata de hacer planes para el día. Este es un proceso mucho más largo y serio, que consiste en:
⦁ Análisis de metas, formación de tareas en base al análisis.
⦁ Determinar el grado de importancia de cada tarea
⦁ Hacer un plan
⦁ Ejecución del plan
⦁ Análisis del trabajo realizado
⦁ Sacar conclusiones y ajustar el plan de acuerdo con hechos reales

Formación de tareas mediante el método “Árbol de Metas”.

La tecnología del árbol de objetivos ayudará a analizar y formular tareas. Esta técnica se utiliza en diversas áreas de los negocios y la vida cotidiana. Para mayor claridad, se dibuja de la forma que más le convenga, comenzando por el objetivo más importante.
Por ejemplo, necesita crear su propio negocio. En la etapa inicial, necesitará 3.000.000 de rublos para esto (esto se determina basándose en el análisis). Planea recibir este dinero de tres maneras: sus ahorros + depósitos de inversionistas + subsidios del estado. Esto significa que sus tareas para el futuro próximo consistirán en tres ramas del "árbol". A continuación se muestra un método visual para construir un árbol de objetivos.

Para construir este tipo de gráficos, existen muchos programas con los que puedes dibujar tu árbol de objetivos con dos clics.

Elaboración de un plan mediante la técnica ABC.

Para planificar su tiempo, puede utilizar un bloc de notas o un cuaderno, un programa de gadget o un servicio. Sobre la base del árbol de objetivos compilado, debe elaborar un plan detallado de acciones y tareas, en función del cual podrá planificar su tiempo con anticipación. Por ejemplo, ya se conoce la fecha de defensa de un plan de negocio y celebración de una conferencia. Por lo tanto, puedes programar esta tarea en un día designado con anticipación.
En cuanto a las tareas diarias: trabajo, tareas domésticas, reuniones con la familia, aquí deberá crear un horario. Tomará mucho tiempo crear el plan adecuado para cada día. Empiece por planificar los próximos días. Para hacer esto, escriba un plan caótico de tareas pendientes con la cantidad de tiempo aproximada que tomará cada elemento.

A continuación, utilice el sistema de clasificación ABC. Su técnica es simple: divide todas las tareas según su importancia en tres grupos. Grupo A: cosas que tomarán el 20% del tiempo pero traerán el 80% de los resultados. Grupo B: cosas que tomarán el 30% del tiempo, pero traerán el 15% de los resultados. Y el grupo C son cosas que requieren el 50% del tiempo y aportan el 5% de los resultados.
Esta técnica le ayuda a ver claramente qué tan importante es su negocio y qué tan proporcional es el tiempo invertido con sus beneficios. Después de ordenar tus planes mediante la técnica ABC, distribuye tus tareas a lo largo de los próximos días para que cada día tengas que realizar planes de tres grupos a la vez. Esto se hace para no sobrecargar uno de los días con un trabajo demasiado difícil.
Diferenciando el trabajo por complejidad y duración podrás conseguir la mejor eficiencia.

Analizar la exactitud del plan.

Al elaborar un plan para los próximos días según el principio ABC, uno se guía por la intuición y confía en la lógica. Pero el mejor asesor en gestión del tiempo es un hecho. Por lo tanto, al implementar el plan, ajuste el tiempo que realmente tomó completar cada elemento. Tome notas varias veces y luego analice.
A la hora de analizar, no olvides tomar notas sobre qué provocó tu pérdida de fuerzas durante el día y qué provocó tu marea. Esto es extremadamente importante porque ningún plan mejorará la eficiencia de su tiempo si lo hace estando cansado. También es necesario trabajar para crear un estado de ánimo alegre.
Notarás que tu día consta de dos tipos de tareas: periódicas y únicas. El primero lo realizas diariamente y el segundo sólo una vez. Analizando los planes ya realizados, intente derivar la fórmula ideal para implementar los primeros. Dado que estas tareas están constantemente presentes en su vida, puede programarlas con años de anticipación y desarrollar el sistema más eficaz para su implementación.

principio de pareto

Ya conoció el principio de Pareto anteriormente, en la etapa de elaboración del plan. Su esencia es que el 20% del esfuerzo produce el 80% del resultado. A la hora de planificar tu día, semana, mes e incluso año, asegúrate de tener en cuenta esta ley. Analice sus planes, compare tareas entre sí e identifique las más productivas.

Por el contrario, piénselo dos veces sobre la importancia de las tareas que ocupan el 80% de su tiempo y producen sólo el 20% de los resultados. Quizás se puedan abandonar o encontrar otra forma de solucionarlos.

Tareas no planificadas y la matriz de Eisenhower

Con el tiempo, notarás que no siempre es posible cumplir el plan. A veces puede suceder algo inesperado que requiera perder el tiempo. Y como tu día estaba programado, no tendrás tiempo para hacer nada en tu lista de tareas pendientes.
Para que las tareas no planificadas causen el menor daño a tu rutina y rendimiento diario, es necesario determinar el grado de importancia de la tarea que surge repentinamente y el tiempo que requerirá. No debes hacerlo sacrificando tiempo para dormir o descansar. Es mejor revisar la lista de tareas pendientes y mover el elemento que sea equivalente en tiempo a la tarea que ha surgido, pero que sea menos importante.
Para encontrar este punto, que puedes trasladar más adelante, crea una matriz de Eisenhower. Su principio se basa en dos vectores que se cruzan (así como en los ejes X e Y). El eje Y determina el grado de urgencia del asunto y el eje X determina la importancia. Distribuye tus planes en este plano y encuentra lo menos importante y lo menos urgente al mismo tiempo. Transferirlo a los próximos días.

Tiempo de descansar

El tiempo óptimo para descansar no debe exceder las 8 horas. Por supuesto, en las condiciones de la vida moderna, una persona que tiene la oportunidad de pasar 8 horas de vacaciones puede considerarse afortunada. Además, el sueño no tiene nada que ver con esto. Estas son esas 8 horas que puedes dedicar a reunirte con tu familia, caminar por el parque, visitar la ópera, etc.

A la hora de planificar tu día, es importante ser completamente honesto contigo mismo y entender tu cuerpo correctamente. Al principio, necesitarás experimentar y descansar durante diferentes periodos de tiempo, y luego escribir los resultados y describir cómo te sientes durante el día. Con este método, podrá encontrar la cantidad de tiempo adecuada para usted, lo que le permitirá no trabajar demasiado, pero al mismo tiempo no relajarse hasta el punto de ser perezoso.

Conclusión

El ritmo de vida al que está acostumbrada la mayoría de la gente, basado en una jornada laboral de cinco días, no es el correcto. Estamos acostumbrados a dedicar el sábado y el domingo al entretenimiento, es decir, las 48 horas. Después de una dura semana de trabajo, un descanso tan largo para el cuerpo es comparable a un cambio brusco de temperatura o del nivel de oxígeno en el aire. Y entre semana muchas veces no se deja ni media hora para descansar. Todo esto afecta negativamente al cuerpo, el bienestar y el desempeño de una persona.
En este sentido, es sumamente necesario gestionar adecuadamente su tiempo. Aquí es donde ayuda la ciencia llamada “Gestión del tiempo”.

El artículo que se le ha presentado no abordará los conceptos básicos de la gestión del tiempo, los métodos para dividir las tareas en primarias y secundarias, los principios de organización del tiempo de trabajo, etc. Ya se ha escrito bastante sobre esto y no puedo dar mejor consejo que leer libros especializados en gestión del tiempo (principalmente los presentados en este sitio). El objetivo de este artículo es familiarizarte con un sistema muy específico de registro y organización del tiempo que yo mismo utilizo.

El sistema propuesto para registrar y organizar el tiempo fue desarrollado durante el año 2004. El diario comenzó en febrero de 2004 y esta práctica continúa hasta el día de hoy. Poco a poco, el sistema sufrió algunos cambios, se perfeccionó y se adaptó a las tareas actuales. Hoy, finalmente ha ganado suficiente esbeltez y fuerza como para arriesgarme a llevarla a la corte pública. Espero que el sistema propuesto sea útil para las personas que quieran establecer cierto orden en sus propias vidas. Al menos mi experiencia me permite esperarlo.

El diario se lleva en un archivo Excel normal. Las capacidades de este programa le permiten no solo planificar cómodamente su día, sino también ordenar tareas, mantener un archivo y controlar el tiempo invertido.

CONTABILIDAD DEL TIEMPO

Al trazar una hoja de Excel de cierta manera, puede tener en cuenta la hora del día de manera fácil y conveniente. Para hacer esto, use el siguiente diagrama:

En la figura, cada hora (la línea superior indica horas) se divide en 4 columnas, es decir, la precisión del registro del tiempo es de 15 minutos. Una mayor precisión hace que la contabilidad sea inconveniente, mientras que una menor precisión permite pérdidas demasiado grandes durante la contabilidad.

La columna de la izquierda refleja gráficos típicos de gasto de tiempo (chtn - lectura, rbt - trabajo, doc - mantenimiento de documentos, vida cotidiana - resolución de problemas cotidianos, lchn - tiempo personal, rzvl - entretenimiento, dv - movimiento, nchg - nada, pérdida de tiempo) .

A lo largo del día se van completando los intervalos de tiempo transcurridos. Para simplificar los cálculos, se utiliza el número "1" como marcador de posición. Luego, utilizando fórmulas de Excel ingresadas en las columnas correspondientes (las fórmulas están escritas en el archivo de ejemplo adjunto al artículo), calculará automáticamente el tiempo dedicado a un tipo particular de actividad.

Al final del día, la hoja de horas se ve así:

Este esquema, si lo desea, le permite restaurar todo el día (se quedó dormido, se preparó rápidamente, fue a trabajar, trabajó, charló con un colega, trabajó, almorzó, trabajó, fue a una reunión, esperó a un compañero tarde, celebró reunión de trabajo, regresó a la oficina, informó al jefe, se fue a casa, cenó, leyó, vio una película, se preparó para ir a la cama, leyó antes de acostarse, resumió el día, se quedó dormido).

Pero en la práctica esto rara vez es necesario, por lo que la mayoría de los días quedan breves resúmenes del tiempo invertido. Se ven así:

Dichos resúmenes le permiten evaluar con seriedad cuánto tiempo se dedica a un tipo particular de actividad y, además, obtener un promedio basado en los resultados de la semana o el mes. Además, si lo desea, puede sacar conclusiones sobre la necesidad de dedicar más o menos tiempo a uno u otro tipo de actividad.

PLANIFICACIÓN

Comencemos con una hoja de tareas diaria normal. En mi versión se ve así (pestaña SEG, hoy):
Como puede ver, la hoja utiliza 4 columnas de trabajo: St – estado; Вр – tiempo; Viernes – prioridad; y una columna para indicar el día y la descripción de la tarea.

A continuación se ofrecerá una discusión detallada sobre la columna "Estado". Creo que la columna “Tiempo” no requiere explicación. Ahora nos centraremos en la columna "Prioridad". Utiliza los siguientes signos:

! – tarea principal de la semana

!! – parte de la tarea semanal que debe completarse en el día actual; o una tarea secundaria para la semana

30 – tareas prioritarias para un día específico (tareas para las cuales el tiempo está determinado o sujeto a determinación)

40 – tareas diarias prioritarias

50 – tareas diarias menos importantes

60 – tareas para determinar los resultados del día

70 – resumiendo el día

80 – tareas para determinar los resultados de la semana

90 – resumiendo la semana

Conociendo esta clasificación es bastante sencillo tanto distribuir las tareas del día como planificarlas para la semana. El plan semanal en mi archivo se ve así:

El plan semanal real se puede ver en la parte inferior de la página. Inmediatamente debajo de la columna que indica el primer y último día de la semana, se anotan las tareas de la semana. A esto le siguen las designaciones de cada día individual, bajo las cuales se escriben las tareas específicas para ese día.

Las columnas en la parte superior de la página son tareas diarias y semanales, que simplemente se copian en la hoja correspondiente al elaborar un plan diario.

El plan mensual se elabora mediante el siguiente esquema:

MARCA DE EFICIENCIA

Ahora volvamos al análisis de la columna "Estado". Es esta columna la que te permite evaluar la efectividad de tus días. La columna "Estado" indica si la tarea prevista se ha completado o no. Hay 3 posibles señales utilizadas para indicar el estado:

V – completado

B – cumplido parcialmente o no cumplido por razones objetivas

N – no completado

Durante el día, a medida que se completan las tareas, la hoja adopta la siguiente forma:

Usando la función "clasificar" (elemento de menú - Datos), puede ordenar tareas automáticamente:

Con esta clasificación (Estado => Prioridad => Tiempo), todas las tareas completadas estarán en la parte superior de la lista. Ya no puedes prestarles atención, centrándote en las tareas restantes.
Al final del día, cuando se completan todas las columnas, el sistema propuesto le permite evaluar de manera imparcial y objetiva la efectividad del uso del tiempo.

La hoja de tareas al final del día se ve así:

Usar diferentes colores después de clasificar le permite mostrar claramente la efectividad del día.
En el ejemplo dado, de 13 tareas del día, 9 se completaron, 3 no se completaron y 1 no se completó por razones objetivas. Teniendo en cuenta que los puntos “B” se cuentan como 0,5/0,5, los resultados del día quedan así: total – 13; más – 9,5; menos – 3,5. Considero que el día es exitoso si hay más de dos tercios del número total de tareas “plus”; la mitad exitosa: de la mitad a dos tercios del total; sin éxito: si hay más de la mitad de las tareas "menos". Otras proporciones son posibles, dependiendo de sus exigencias.

Se utiliza un sistema similar para evaluar la efectividad de la semana. En el archivo, la semana pasada se ve así:

Se utiliza un sistema similar para evaluar el desempeño de meses y años. Mes:

De la misma forma, es posible resumir los resultados de un año, una década, etc., hasta resumir los resultados de toda tu vida :)

También puede almacenar su propio directorio telefónico en un archivo con hojas de tareas y horas.
Es especialmente conveniente utilizar el sistema propuesto si tiene una computadora de bolsillo. En este caso, el archivo con las hojas de tareas y horas siempre estará contigo y podrás realizar cambios a medida que avance el día.

Simplemente puede imprimir hojas de tareas y horas en una impresora. Te recomiendo dejar un cierto número de casillas vacías para que puedas ir completando las tareas que vayan surgiendo a medida que avance el día.
Espero que el sistema descrito anteriormente le resulte tan útil como a mí me ayudó a organizar mi vida. ¡Buena suerte!

Alexey Fedorov, diciembre de 2004 Contacto: [correo electrónico protegido]. Edición: Gleb Arkhangelsky,
El artículo fue escrito específicamente para el sitio. Dirección del documento en el sitio web:
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Seguimos nuestro repaso por asistentes online interesantes, útiles y, a ser posible, gratuitos. Hoy hablaremos de aquellos servicios y aplicaciones que nos ayudan a gestionar el tiempo (el nuestro y el de nuestros empleados) y ser más eficientes. Consideremos tanto las hojas de "tareas pendientes" más simples como los sistemas complejos que le permiten almacenar documentos y coordinar el trabajo con los empleados. Al fin y al cabo, cada servicio tiene su propio usuario, ¿no es así?

Entonces, más de 15 recursos para la planificación y la gestión del tiempo.

http://nowdothis.com: un servicio minimalista para una lista de tareas pendientes. Ingrese su lista en la ventana y el servicio le pedirá que haga clic en el botón "Listo" después de completar cada tarea. Adecuado para quienes tienen un plan claro y comprensible y, al mismo tiempo, les gusta marcar los elementos completados. No apto para quienes tienen un horario flexible y una lista flotante de tareas pendientes.

http://www.plan-your-time.com/to-do/— aquí también puedes hacer tu lista de tareas pendientes, marcando las que ya has completado. Además, el servicio calcula cuánto tiempo se dedica a completar cada tarea. Pero si necesita hacer una pausa entre tareas o intercambiar tareas, será necesario volver a compilar la lista.

http://todolist.ru es también el servicio en línea más sencillo para compilar varias listas de tareas pendientes. Puedes hacer listas con varios días de antelación. La funcionalidad también es bastante limitada: sólo listas, como en un diario en papel, y nada más. Pero es gratis.

http://todoist.com— un práctico programador de tareas con versión online y para diferentes gadgets. Puede establecer objetivos y planificar pasos específicos para alcanzarlos. Podrás crear tareas conjuntas, delegar y controlar su ejecución. Una característica interesante es que el servicio calcula el llamado "karma", la productividad del usuario. El conjunto mínimo de funciones es gratuito, tendrás que pagar por las avanzadas, pero esencialmente Google hace lo mismo de forma gratuita (sigue leyendo).

https://www.google.com/calendar/render es un calendario que está contigo todo el tiempo, en cualquier dispositivo: móvil o de escritorio, tuyo o de otra persona. El calendario puede recordarle un evento planificado, no sólo para usted, sino para todos los participantes, por correo electrónico y SMS. Al igual que otros servicios de Google, el calendario es gratuito.

https://calendar.yandex.ru- bueno, lo entiendes :)

http://miniplan.ru de los creadores de Megaplan. Combina listas de tareas pendientes, un calendario electrónico con recordatorios y un lindo reloj interactivo donde puedes agregar tus tareas pendientes. El miniplan es gratuito y sólo sirve para la planificación personal, por eso es mini.

http://yaware.ru— sistema de seguimiento de tiempo y productividad en línea. Adecuado para quienes trabajan en Internet. Agrega al sistema los sitios que visita por trabajo (o no por trabajo :)), definiéndolos en la categoría de útiles, inútiles y neutrales. El sistema rastrea cuánto tiempo por día dedica a cada recurso y proporciona un informe al final del día. En este caso, sólo se tiene en cuenta el tiempo durante el cual realmente trabaja con el recurso; el sistema simplemente ignora las pestañas abiertas y no utilizadas. El sitio ofrece acceso gratuito para realizar un seguimiento de su propia productividad y paquetes pagos con opciones avanzadas para realizar un seguimiento del tiempo de los empleados. Existen aplicaciones para teléfonos inteligentes.

http://motivateclock.ru- un programa similar. Descárgalo e instálalo en tu computadora, existe una versión solo para Windows. El programa es gratuito, sólo para uso personal, no existe una opción corporativa.

http://www.leadertask.ru Hay otro servicio similar, un diario electrónico que funciona online, en teléfonos inteligentes, desde una computadora e incluso desde una memoria USB. También permite coordinar planes con el equipo, sincronizar tareas en diferentes dispositivos, etc. Hay una versión gratuita para uso personal, varios paquetes pagos y una versión en caja para clientes corporativos.

https://www.wunderlist.com/ru— servicio en la nube para almacenamiento de datos y distribución de tareas. Este es un sistema de listas de tareas pendientes y un conjunto de herramientas para trabajar con ellas. Puede configurar tareas, dividirlas en subtareas, establecer plazos, vincular tareas, establecer recordatorios, compartir sus tareas con otras personas, etc. El servicio es adecuado tanto para planificación personal (gratis) como para fines comerciales (por dinero) y se sincroniza entre diferentes dispositivos.

http://evernote.com/intl/ru/- un servicio que ahora ha ganado gran popularidad. Este es un programa y servicio web para almacenar grandes volúmenes de notas, y las notas pueden tener cualquier formato: texto, imágenes, audio, video y archivos adjuntos. Además, el servicio funciona como un sistema de gestión de proyectos, ayudando no sólo a almacenar una gran cantidad de información, sino también a organizarla y, si es necesario, compartirla. Se abre en todas partes: en línea, desde computadoras y teléfonos, y sincroniza su información. Hay un paquete mínimo gratuito y versiones pagas con funciones avanzadas (por ejemplo, en una cuenta paga puede recopilar una biblioteca electrónica o una videoteca completa). Evernote viene con algunos buenos servicios de soporte, como Skitch, del que estamos hablando. Y si lo deseas, puedes conectar el correo de Google y el calendario de Google.

https://getpocket.com— una extensión de navegador, similar en funcionalidad a Evernote, pero no para notas y archivos, sino para páginas web. Guarda todas las páginas que no puede ver en este momento; resulta ser un plan para leer en el futuro. Dentro del servicio hay una función conveniente para limpiar páginas de basura: publicidad, enlaces innecesarios, etc. Esto ayuda a ahorrar tiempo y leer solo contenido útil. Por dinero, obtienes una búsqueda, un sistema de etiquetado y una función para crear una biblioteca electrónica (si los autores de los artículos que etiquetas deciden eliminarlos, los artículos aún permanecerán en tu bolsillo).

http://worksection.com- un sistema que combina el almacenamiento de archivos con la planificación del tiempo. Puede guardar archivos en cualquier formato de forma gratuita. Por una tarifa adicional, obtienes un calendario con recordatorios y funciones avanzadas: cronómetro, seguimiento del tiempo, finanzas, etc. También puedes trabajar en proyectos con la participación de asistentes. El servicio le permite establecer tareas y monitorear su implementación, tener en cuenta la eficiencia del tiempo de trabajo de los empleados, calcular costos, organizar chats grupales, etc.

Sin duda trabajar desde casa tiene sus ventajas. Por ejemplo, no es necesario desplazarse al trabajo. No pierden el valioso tiempo de la empresa cotilleando alrededor del dispensador de agua. Y solo pagas por las horas que realmente trabajaron. Y, como muestran las investigaciones: que los trabajadores de oficina. Sin embargo, para administrar un negocio exitoso, es posible que necesite algunos programas de administración del tiempo.

Después de todo, a pesar de todos los beneficios de contratar empleados remotos, si no viven en la misma región que usted, puede resultar difícil ayudarlos a administrar su tiempo de trabajo de manera efectiva.

Por lo tanto, los trabajadores remotos no tienen que perder tiempo viajando, pero también deben asegurarse de que estén haciendo su trabajo de manera eficiente y, para lograrlo, necesitan las herramientas de administración adecuadas. aqui estan los mejoresprogramas de gestión del tiempo 2018:

Programas de gestión del tiempo.

Hay varios aspectos importantes en el arte de gestionar el tiempo y en este artículo nos gustaría cubrirlos todos. Pero comencemos con lo más obvio: el seguimiento del tiempo.

1. Médico del tiempo

Si necesita un programa para realizar un seguimiento de las horas de trabajo de los empleados remotos, entonces Doctor del tiempo Justo lo que necesitas.

Con Time Doctor, puede obtener informes detallados sobre cómo sus empleados remotos usan su tiempo y qué tan productivos son. Este programa tiene en cuenta tanto el tiempo de trabajo de los empleados en general como el tiempo dedicado a un proyecto específico, completando tareas o trabajando con clientes.

Además, este sistema de gestión de personal incluyeMonitoreo de actividad en Internet, seguimiento de sitios visitados, seguimiento por GPS y mucho más.

Time Doctor tiene todo lo que debería incluirprogramas de gestión del tiempo.

2. Hoja de ruta

10. Asanas

Asana - una aplicación ideológicamente simple para la gestión de proyectos. Una de las mejores características de Asana es que puedes agregar tareas a una lista o calendario. De esta manera podrás ver en el calendario cuándo y qué debes hacer. Cuando haya terminado de trabajar en una tarea, puede hacer clic en ella y marcarla como completada.

Asana también te permite ordenar las tareas en categorías como completadas, incompletas, vencidas y por proyecto. Esto le da al gerente la oportunidad de ver el progreso actual y al trabajador remoto de ordenar rápidamente lo que ya se ha hecho y lo que aún queda por hacer.

Esta aplicación también envía una notificación por correo electrónico antes de la fecha de vencimiento de la tarea.

11. flotar

Float es un software de gestión de proyectos más adecuado para equipos pequeños.

Float tiene un conveniente programador de "hacer clic y soltar" que lo ayuda a mostrar visualmente la carga de trabajo actual del equipo, administrar tareas fácilmente, realizar actualizaciones rápidamente y encontrar al empleado que necesita gracias a los filtros y funciones de búsqueda del programa.

En Float, también puedes distribuir tareas entre empleados, dividirlas en etapas, agrupar proyectos y agregar tus propias explicaciones a las tareas.

Float te ayuda a administrar tu equipo y te permite crear informes personalizados para que puedas asegurarte de que estás logrando tus objetivos.

Aplicaciones de productividad

Probablemente hayas escuchado la expresión: "no ser peor que los demás". Y aunque esto suele referirse al estatus social, lo mismo puede decirse de la situación de los trabajadores remotos. En otras palabras, es fantástico ver en una aplicación de productividad quién hace qué y quién lidera la "carrera".

12.He hecho esto

IDoneThis - una aplicación bastante interesante para aumentar la productividad; de hecho, es una lista de tareas pendientes "mejorada". Con IDoneThis, puede crear listas de tareas pendientes para que las completen los trabajadores remotos y ver cómo las X rojas (tareas incompletas) se vuelven verdes (completadas).

IDoneEsta es una forma conveniente de realizar un seguimiento del progreso del trabajo y comprobar cómo les está yendo a los empleados. A veces lo mejor gestión del tiempo Esta es una competencia sana y amistosa.

13.Todoista

Todoist es una aplicación excelente y conceptualmente simple para crear una lista de tareas pendientes. No, de verdad, puedes agregar tus asuntos personales allí. Como una lista de compras, películas que quieres ver, planificación de viajes. Sin embargo, la aplicación se puede reconfigurar completamente y utilizar únicamente para tareas laborales.

En tu cuenta Todoist, puedes agregar tareas, etiquetarlas, asignar fechas de vencimiento y ordenar tareas por filtros: asignadas a ti, asignadas a otros empleados y priorizadas. También verá las tareas de hoy y las que deben completarse en los próximos siete días.

Las funciones básicas de Todoist están disponibles de forma gratuita, pero si administras un equipo grande, vale la pena actualizar a un plan premium pago para aprovechar todas las funciones.

Compartición de archivos

Puede parecer extraño que incluyéramos el almacenamiento en la nube en un artículo que destaca las mejoresprogramas de gestión del tiempo, pero aquí hay una conexión directa. Imagínese cuánto tiempo se perdería si sus trabajadores remotos no tuvieran una aplicación para compartir archivos. ¿Y, Dios no lo quiera, todos los archivos le serán enviados por correo electrónico?

Muchas de las aplicaciones mencionadas incluyen una opción para compartir archivos, pero es posible que necesites una copia de seguridad o quieras utilizar servicios más confiables como Dropbox o Google Drive.

14. Buzón

buzón es un excelente almacenamiento en la nube que puedes utilizar para compartir archivos. El servicio es intuitivo y muchos trabajadores remotos ya están familiarizados con su funcionamiento.

Para aprovechar al máximo su inversión, utilice una cuenta de Dropbox Business con acceso seguro a datos, sincronización y capacidades de colaboración.

15. Google Drive

Si administra un pequeño equipo de trabajadores remotos, Google Drive es una excelente opción. Con Google Drive, puedes compartir archivos, editarlos, colaborar, agregar comentarios a documentos de texto y más.

Además, como medida adicional de seguridad y control, tienes la posibilidad de elegir quién tiene acceso a determinados documentos.

El tiempo es un recurso limitado que se agota constantemente. No puedes dejar de usarlo y no puedes restaurar sus reservas, pero al mismo tiempo lo necesitas para realizar tus planes. Desde programar reuniones hasta cumplir con pedidos, el tiempo es el núcleo de cada aspecto de la gestión de un negocio y no puede permitirse el lujo de administrarlo mal.

La gestión ineficaz del tiempo puede manifestarse de diferentes maneras. Ya sea procrastinación, distracciones de asuntos personales o proyectos largos, hay muchas cosas que nos hacen perder el tiempo todos los días. Debido al tiempo perdido, altera el equilibrio entre su vida y su trabajo, siente más estrés y es más probable que enfrente plazos ajustados.

Afortunadamente, la tecnología actual puede ofrecernos muchas oportunidades para gestionar nuestro tiempo de forma más productiva. En este artículo, enumeramos 9 aplicaciones que lo ayudarán a liberar su agenda, encontrar tiempo para su vida personal y concentrarse en realizar el trabajo que importa.

1.Borrar

Clear es una aplicación de lista de tareas sencilla y bien diseñada que facilita el seguimiento de todas sus tareas actuales.

A veces nuestras vidas se vuelven demasiado agitadas, pero Clear nos ayuda a ver los objetivos prioritarios como una serie de procesos elementales paso a paso. Puede organizar sus tareas diarias en categorías separadas utilizando listas temáticas y ver inmediatamente lo que debe hacerse a continuación.

Una de las principales ventajas de Clear es su interfaz totalmente personalizable y fácil de usar. Con gestos simples, puede agregar y completar tareas sin pensarlo dos veces.

Clear está disponible para iOS, OS X y Apple Watch.

¿Por qué claro?

Esta aplicación organiza tu vida, permitiéndote alcanzar tus objetivos paso a paso.

Borre las sincronizaciones con su cuenta de iCloud, para que no tenga que actualizar constantemente sus listas de tareas en todos sus dispositivos.

Clear lo mantiene responsable con recordatorios y notificaciones automáticas que centran su atención en lo que realmente necesita hacer.

Workflow es una aplicación altamente personalizable que reduce el tiempo dedicado a tareas diarias complejas.

Con Workflow, puedes crear accesos directos únicos en el escritorio de tu teléfono o tableta que realizan una serie de tareas con un solo clic. Ya sea que esté interesado en obtener direcciones automáticamente para llegar a su próxima reunión desde Google Maps o hacer una copia de seguridad de todas sus fotos en Dropbox, podrá desarrollar sus propias aplicaciones para manejar cualquier funcionalidad que necesite.

Workflow cuenta con más de 200 acciones e integraciones con aplicaciones como Facebook, Uber y YouTube. Este administrador de tiempo está disponible en iOS.

¿Por qué flujo de trabajo?

Workflow le ayuda a ahorrar tiempo al automatizar tareas complejas que realiza habitualmente en su dispositivo móvil.

El flujo de trabajo es simple y rápido, lo que le permite crear rápidamente nuevas aplicaciones y accesos directos mediante simples comandos de arrastrar y soltar.

El flujo de trabajo es versátil y puede ejecutarse dentro de aplicaciones como Safari y Evernote.

3.clara

Clara es una aplicación impulsada por IA que programa y coordina sus reuniones.

Concertar citas es un trabajo que requiere mucho tiempo: encontrar tiempo en tu propia agenda es difícil, pero comprender los eventos de la agenda de otra persona es aún más difícil. Clara elimina las molestias de los problemas organizativos al manejar automáticamente esos molestos correos electrónicos de ida y vuelta en los que dedica tiempo todos los días.

Simplemente incluya a Clara como destinatario secundario (CC - copia carbón) en cualquier correo electrónico y la aplicación comenzará inmediatamente el proceso de creación de una cita.

¿Por qué Clara?

Clara te ayuda a dedicar menos tiempo a enviar correos electrónicos y libera tu bandeja de entrada.

Con Clara, podrás concentrarte en tus responsabilidades sin tener que pensar en tu agenda.

Clara se comporta como una persona real y utiliza un estilo de escritura sencillo y natural que será completamente comprensible para sus destinatarios.

Wunderlist es una aplicación diseñada para crear listas colaborativas de tareas pendientes para que puedas coordinar mejor tus actividades con colegas, amigos y familiares.

Cuando llegue el momento de trabajar, no tendrá que hacerlo solo. Wunderlist le permite realizar un seguimiento, completar y compartir objetivos con solo hacer clic en un botón. También podrás asignar tareas, agregar comentarios, establecer fechas de vencimiento y recordatorios para tu equipo.

Wunderlist está disponible para Android, iOS y Windows Phone; OS X y Windows; y Google Chrome.

¿Por qué Wunderlist?

Con Wunderlist, todo su equipo se mantiene informado ya que la aplicación le permite compartir, comentar y colaborar en cualquier tarea o lista de tareas pendientes.

Wunderlist está disponible en casi todas las plataformas, lo que significa que funcionará en todos sus dispositivos y en todos los miembros de su equipo.

Wunderlist se asegura de que nunca olvide nada al brindarle la flexibilidad de establecer fechas límite y recordatorios.

RescueTime es un rastreador de tiempo que registra cómo y dónde pasa su tiempo en línea.

¿Quieres equilibrar tu vida personal y laboral? RescueTime analiza todo lo que haces a lo largo del día, desde las aplicaciones que utilizas hasta la cantidad de tiempo que pasas en tus sitios web favoritos. Si desea protegerse de las distracciones cotidianas y realizar su trabajo más rápido, RescueTime lo ayudará a identificar los comportamientos específicos que le impiden llevar una vida más productiva.

Para ayudarlo a concentrarse en lograr sus objetivos, RescueTime puede incluso bloquear temporalmente los recursos en los que prefiere dedicar tiempo, dejando el trabajo a un lado para más adelante. RescueTime está disponible para iOS y Android; OS X, Windows y Linux.

¿Por qué RescueTime?

RescueTime te permite saber si dedicas demasiado tiempo a una tarea mediante recordatorios.

RescueTime le brinda una mejor comprensión de cómo pasa el día con informes detallados y resúmenes diarios.

RescueTime le ayuda a realizar su trabajo más rápido al brindarle nuevas formas de organizar su día y administrar su tiempo de manera inteligente.

6. Oportuno

Timely es un rastreador de tiempo innovador que no solo te muestra cuánto tiempo dedicas a cada proyecto, sino que también te ayuda a organizar tu semana laboral de manera más eficiente.

Timely planifica su semana con anticipación y le permite estimar el tiempo que le llevará completar sus tareas diarias. Al realizar un seguimiento de su tiempo, puede comparar sus predicciones con el tiempo que realmente tomó cada trabajo y optimizar su cronograma en el futuro.

Este enfoque de seguimiento del tiempo le permitirá gestionar su tiempo de forma más eficaz y le dará la ventaja a la hora de completar proyectos importantes. Timely está disponible para iOS y como aplicación de navegador.

¿Por qué oportuno?

Timely encamina a su equipo y le brinda una imagen más realista de cuánto tiempo toman realmente los proyectos.

Timely le ayuda a realizar un seguimiento de la cantidad exacta de tiempo que dedica a las tareas laborales.

Timely le ayuda a comprender exactamente cómo va su semana y a planificar sus próximos "siete días".

Trello es una aplicación flexible de gestión de proyectos basada en web que facilita la organización de sus tareas y la colaboración con otros miembros del equipo.

En lugar de confundirte con un montón de correos electrónicos y mensajes de Slack, Trello muestra tus proyectos como listas fijadas en un tablero de anuncios. Cada lista consta de tarjetas individuales que pueden representar tareas, ideas, objetivos y más. Los miembros del equipo pueden agregar comentarios, archivos adjuntos, listas de verificación y notas personalizadas a las tarjetas, todo en una sola página.

Ya sea que estés planeando seguir el progreso de grandes proyectos u organizar una sesión de lluvia de ideas, Trello puede adaptarse para satisfacer las necesidades de tus empleados.

¿Por qué Trello?

Esta aplicación es totalmente personalizable. Cada empresa tiene sus propias necesidades únicas y Trello se adapta fácilmente a esas necesidades.

Trello te mantiene organizado reuniendo todos tus proyectos y comunicaciones de equipo en una sola experiencia digital.

Con Trello, te resultará mucho más fácil realizar un seguimiento de los proyectos y podrás analizar flujos de trabajo completos de un vistazo.

Con acceso a una amplia red de datos, Google Now puede proporcionarle la información que considere relevante para usted. Desde resultados deportivos y restaurantes cercanos hasta el tráfico camino al trabajo, Google Now te libera tiempo ocupándose de todos tus detalles diarios.

Google Now también está completamente integrado en el ecosistema de aplicaciones de Google, lo que le permite programar eventos de Google Calendar, tomar notas y más. Este asistente online es compatible con los sistemas operativos iOS y Android.

¿Por qué Google ahora?

Google Now le brinda más tiempo para concentrarse en su trabajo porque le brinda la información que necesita sin obligarlo a buscar en los resultados de búsqueda.

Google Now está aquí para ayudarle, ya sea que esté haciendo reservas en restaurantes o intentando recordar dónde estacionó su automóvil.

La aplicación se adapta automáticamente a tu comportamiento y te brinda una experiencia única y totalmente personalizable que se puede cambiar en cualquier momento.

Pocket es una aplicación de marcadores que te permite guardar artículos para leerlos más tarde.

El contenido atractivo puede distraerlo de su trabajo incluso en sus días más productivos. Con Pocket, puedes guardar todas las publicaciones que te gustan en un solo lugar y guardarlas para el futuro, sin interrumpir tus tareas prioritarias.

Pocket funciona con más de 1500 aplicaciones diferentes, por lo que siempre que encuentres un artículo interesante, podrás fijarlo. Pocket es compatible con iOS y Android.

¿Por qué bolsillo?

Con Pocket, no te distraerás porque siempre podrás guardar contenido importante y aprovechar tu tiempo al máximo.

Pocket te ayuda a organizar tu día y separar el tiempo de trabajo del tiempo de estudio.

Pocket facilita el descubrimiento de contenido nuevo, por lo que no le faltará contenido cuando decida leer algo nuevo.

Tiempo lo es todo

Administrar su tiempo de manera efectiva es la clave para una vida más productiva y feliz.

Si no administra este recurso lo suficientemente bien, puede fácilmente empantanarse en los matices del trabajo y perder oportunidades para pasar tiempo de calidad con amigos o familiares. Mantener un buen equilibrio entre la vida personal y laboral es fundamental para tu éxito profesional y personal, por lo que debes intentar aprovechar tu tiempo al máximo bajo cualquier circunstancia.

Con las aplicaciones enumeradas anteriormente, puede optimizar fácilmente su vida para obtener más productividad y menos estrés.