Личная карточка т 2 бланк. Заполнение карточки Т2 (образец)

Личная карточка-документ, обобщающий всю информацию о человеке, включая в себя биографию сотрудника, предыдущие места работы, воинскую обязанность и прочую информацию.

Этот документ является первичным документом кадрового учета и обязателен к заполнению, имеет свою унифицированную форму Т-2, которая утверждена постановлением Госкомитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 №1.

Документы, необходимые для заполнения.

Обязанности заполнения данного документа, как правило, возлагаются на кадровый отдел организации, в малых предприятиях ее могут заполнять сотрудники бухгалтерии или руководитель лично. Личная карточка работника может служить подтверждением трудового стажа, так как в нее переносятся все данные из .

После увольнения сотрудника карточка храниться на предприятии 75 лет, в случае ликвидации организации данные сведения передаются в архив и продолжают свой срок хранения. Форма Т-2 включает в себя 11 разделов, которые могут заполняться независимо друг от друга.

На основании каких документов заполнить личную карту сотрудника?

Личную карту работника следует завести после издания приказа о , точных сроков ее открытия в законодательстве не предусмотрено. Для заполнения данного документа понадобится не так много документов, как может показаться на первый взгляд.

От сотрудника вам понадобиться документ удостоверяющий личность, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, трудовая книжка и бумаги подтверждающие его образование.

В случае, когда соискатель подходит под список категорий социальных льгот, представляются документы подтверждающие право на льготу, а также медицинские справки в случае необходимости.

С чего начать заполнение?

Важно не допускать ошибок при заполнении.

Данная форма документа состоит из 11 разделов, однако немаловажным является заполнение верхней части документа. Ответственный за ведение кадровой документации должен правильно заполнить реквизиты организации и верхнюю часть личной карты, в противном случае при возникновении спорного или судебного прецедента карта будет недействительной:

• в данной части нужно указать табельный номер сотрудника, важно знать, что он состоит не более чем из 6 цифр и не меняется, независимо от движения работника по карьерной лестнице;
• далее указать идентификационный номер налогоплательщика, в случае отсутствия свидетельства о постановке в налоговую инспекцию данный код можно узнать на сайте ИФНС с помощью паспортных данных сотрудника;
• в столбике «Алфавит» принято записывать первую букву фамилии, при смене фамилии буква меняется, так же как и остальные данные. В столбце «Характер работы» указывают на основании заключенного «постоянно» или «временно»;
• вид работы указывается на том же основании что и характер, можно указать «основная» или «по совместительству». Кроме реквизитов организации и верхней части документа нужно указать коды общероссийского классификатора информации (ОКИН).

Как правильно заполнить форму Т-2?

Нужно указывать только правдивую информацию.

Во избежание ошибок рассмотрим заполнение личной карточки сотрудника по разделам.

Основная информация в первом разделе заполняется с документа удостоверяющего личность, далее с пункта 5 со слов сотрудника. В случаях, когда человек владеет тремя и более иностранными языками компания вправе дополнить строки в электронной версии формы документа.

Пункт 6 заполняется с предоставленных документов об образовании, не зависимо от количества оконченных и неоконченных образовательных учреждений сотрудник кадровой службы должен перечислить все заведения.

Сведения о профессии и трудовом стаже вносят в пункт 7 и 8 соответственно, на основании предыдущих записей в . Профессия вносится в соответствии штатного расписания и приказа о приеме на работу.

Так же в карту сотрудника вносят данные о его семейном положении и составе семьи в пункты 9, 10. В состав семьи, согласно трудового законодательства РФ, входят родители, муж/жена, родные братья и сестры, а также круг лиц проживающих с сотрудником, запись ведется в порядке родства.

Паспортные данные полностью записывают в пункт 11, адрес прописки и фактического проживания в пункт 12. На этом первый раздел заканчивается, важно помнить, что в любых внесенных данных могут произойти изменения.

Чаще всего изменения происходят в паспортных данных, например, когда сотрудница выходит замуж или разводиться.

В таком случае необходимо аккуратно зачеркнуть старую фамилию и рядом вписать новую, далее вписать документ основание и завизировать подписью работника ответственного за ведение личных карточек.

Те же действия повторить с паспортными данными и местом регистрации.

Раздел два содержит сведения о воинском учете, которые переносятся из военного билета работника. При отсутствии военного билета данный раздел пропускается. Если мужчина не проходил срочную службу и не списан по определенным показателям в пункте 2 раздела 2 нужно указать «подлежит призыву».

В третьем разделе формы Т-2 указывают сведения о рабочем месте сотрудника, а именно: на работу, структурное подразделение (при наличии), должность, сумма , основание приема на работу (приказ руководителя предприятия).

После внесения данных работник проверяет правильность указанных данных и ставит свою подпись. При переводе сотрудника на другую должность или повышение оклада по той или иной причине также отражается в этом разделе.

Можно внести сведения о дополнительных курсах.

Раздел 4 заполняют при проведении аттестации работников для изменения в должности или перевода в другое структурное подразделение. В данном разделе работник кадровой службы обязан указать период аттестации, ее результат и ссылку на документ прохождения аттестации.

В разделе 5 «Повышение квалификации» заносят данные о дополнительном повышении квалификации работника, например, сотрудник имел среднее-специальное образование и в течение закончил высшее учебное заведение, что способствовало изменению его разряда или квалификации. Так же заполняется период обучения и его результат. При этом нужно внести изменения в первый раздел, пункт 6.

Седьмой раздел, так же как четвертый, пятый и шестой, заполняются по мере необходимости и полученных достижений работника, как правило, эти разделы используют крупные организации отправляющие персонал на курсы подготовки, переаттестации или аттестации при переводе на другую должность.

В раздел 7 «Награды (поощрения), почетные звания» заполняется информация о получении таких наград как: за достижение высоких продаж, за выслугу лет и пр.

Согласно ТК РФ гл.19 ст. 114, каждый человек, проработавший в организации более 6 месяцев подряд, имеет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск за свой счет и прочее. Данные об отпусках вносятся в раздел 8 личной карты работника, независимо от вида отпуска.

В данном разделе ответственный за заполнение данного документа должен внести вид отпуска, документ-основание позволяющий выйти в отпуск, количество дней, а также дату начала и конца отдыха работника. Когда строки в данном разделе заканчиваются нужно доложить дополнительный лист-вкладыш с продолжением раздела восемь. Новую карточку заводить не требуется.

В Российской Федерации есть достаточно длинный перечень категорий предоставления социальных . Например, налоговый вычет с налога на доходы физических лиц в размере 1400 рублей на двоих детей и 3000 рублей свыше третьего ребенка включительно. Подобные сведения вносятся в раздел 9 формы Т-2. В этом разделе нужно также указать вид предоставляемой льготы, номер и дату выдачи документа подтверждающего право на льготу.

Раздел 10 заполняется по усмотрению работодателя и наличия определенных навыков или медицинских отклонений работника. Сюда можно вписать наличие водительского стажа у сотрудника той или иной категории или сведения о дополнительном образовании не входящие в раздел 2, например, курсы кройки и шитья или получение дополнительного образования на заочной форме обучения.

При расторжении трудового договора работодатель обязан указать статью Трудового Кодекса, на основании которой трудовые отношения прекращены в разделе 11 данной формы личной карты сотрудника.

Вместе с этим надо указать номер и дату приказа на увольнение и непосредственно дату увольнения.

Общераспространенные ошибки, допускаемые при заполнении документа

Небольшие ошибки можно исправить.

Бывает так, что штатом отдела кадров допускаются ошибки при заполнении личной карты работника. Особенных последствий это за собой не повлечет, на самого же работника и вовсе никак не повлияет. Однако в случае, если ошибок изрядное количество, то при внешней проверке на отдел кадров возможно будет наложен штраф за плохую работу.

Основные погрешности, встречающиеся чаще всего:

1. Применение специальных символов. [/], [:], [=] и прочие специальные символы не следует применять при оформлении данного документа. Особенно строго они воспрещены в зоне кодирования;
2. Небрежное заполнение документа. Текст может выйти за границы специализированных полей, если это нужно. Однако в области кодирования он оказываться не должен. В случае если в данной области будет хотя б 1 буква, карта тогда рассматривается как испорченная, и ее понадобится перепечатать вновь;
3. Прочерки. Эта известная оплошность обусловлена тем, что во многих иных бумагах прочерки возможны либо даже нужны. В форме Т-2 их находиться не должно. В случае, если в графе нечего писать, то ее требуется оставить совершенно пустой.

Ответственный за ведение кадровой документации визирует документ и передает для ознакомления уволенному. Работник обязан подписать личную карту. Подпись работника говорит о полном соглашении в вышеизложенной информации.

В этом видео вы найдете пример заполнения личной карточки Т-2.

Форма для приема вопроса, напишите свой

Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты (далее - постановление от 06.04.01).

Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26, не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.

Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений

Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:

1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);

2) трудовая книжка;

3) военный билет;

4) документ об окончании учебного заведения:

5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

7) приказ о приеме на работу.

Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:

1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.

2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах ("не имею", "не состою") кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 1 3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например, 14 сентября 2004 г.

4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.

При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утв. постановлением от 06.04.01 № 26.

Заполнение разделов формы

Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество "Энергострои". Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.

Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.

Идентификационный номер налогоплательщика "л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.

В графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника.

Характер работы указывается: " "постоянно", "временно" и т. л.

Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.

Пол обозначается буквой "М" или "Ж".

Фамилия, имя, отчество записываются полностью "л разборчиво.

Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например "9 января 1975 г.". При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.

При указании места рождения нужно учитывать следующее:

• длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
• районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город - гор., деревня - дер., край -кр., округ - окр., область - обл., поселок - пос., район - рн., станция - ст.;
• слова аул, кишлак, село, станица пишутся полностью;
• код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления. ОК 019-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО); например, при рождении в г. Москве в графе "Код" указывается: 45.

Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).

Заполнение графы "Гражданство"

Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом.

Сведения о знании языков

При кодировке графы "Знание иностранного языка" указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй - степень его знания.

Например: "Английский - читаю и перевожу со словарем" записывается в графе "Код" как: 014 1.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию. ОК 009-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом.

Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.

Сведения о неоконченном образовании

Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово "имени", следует писать "им"; если за этим идет слово "профессора", "академика" или другое, то следует писать "им. профессора", "им. академика" и т. д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.

Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании.

Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.

Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения. Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:

• для высших учебных заведений - "бакалавр", "магистр", "специалист". Для квалификации "бакалавр" и "магистр" указывается направление, а для квалификации "специалист" - специальность;
• для средних учебных заведений - "техник", "товаровед" и др.

Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу.лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.

Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН.

Сведения о состоянии в браке

В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.

Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения.

В том случае, если работник не получил трудовую книжку в день увольнения в силу отсутствия на рабочем месте или по другой причине, сотрудник кадровой службы именно по указанным адресам высылает по почте уведомления о необходимости явиться в отдел кадров за трудовой книжкой (либо выразить согласие на отправку ее по почте) или запросы о местонахождении работника. Поэтому необходимо заполнять обе графы - и адрес места жительства по паспорту и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.

Заполнение раздела о воинском учете

Основными документами, на основании которых заполняется разд. 2 "Сведения о воинском учете" личной карточки Т-2, являются:

• военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Сведения о воинском учете

После заполнения разделов "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете" работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, оо9.. о повышении квалификации, поощрениях и др.

При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений

Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под расписку.

При заполнении разд. 4 "Аттестация" личной карточки заполняются все графы, а именно указываются:

• дата прохождения аттестации;
• решение комиссии, например "перевести на должность", "отправить на повышение квалификации" и т. д.;
• ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.

Графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.

Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или поступающих из отдела подготовки кадров. В разделе "Повышение квалификации" указываются:

• даты начала и окончания обучения;
• вид повышения квалификации;
• наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);
• вид документа (свидетельство, удостоверение);
• графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.

Аналогично вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.

При заполнении разд. "Поощрения и награды" необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.

Учет отпусков

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска, дата же окончания вносится "де факто", после того как работник фактически вернулся из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе ""Дата окончания" будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.

В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, т. к. согласно ст. 121 ТК РФ а него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.

Аналогично не учитывается в стаже работы, дающем право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, и время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Кроме того, согласно ст. 121 ТК РФ из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, вычитается время отсутствия работника на работе без уважительных причин, з т. ч. вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.

Ниже указаны возможные виды документов, на основании которых сотрудник отдела кадров производит перерасчет данного стажа работы (по ст. 76 ТК РФ).

Виды документов, служащих основанием для перерасчета стажа в случае отстранения от работы

В разделе "Дополнительные сведения" для полноты учета в необходимых случаях указываются:

• сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания):
• сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
• заключение МСЭК об условиях и характере труда.

После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в разд. XI "Основания увольнения", где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.

При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

Изменение сведений о работнике

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разд. "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете", то и подписью самого работника.

Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку. На основании первых форм и в ходе внедрения в СССР системы автоматизированного учета кадров был разработан ОСТ "Стандарт по автоматизированным системам управления кадрами". В нем и были изложены основные правила заполнения личной карточки. Как указано в ОСТе, "при изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами". Далее "все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров". Полная замена личной карточки не желательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю картину по данному сотруднику.

Что касается изменения паспортных данных и состояния в браке, то может применяться та же схема - с зачеркиванием.

В. МИТРОФАНОВА, канд. экон. наук, директор "Центра профессионального развития"

• Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Хозяйствующий субъект может оформить на каждого человека, с которым он заключил трудовой контракт, личную карточку работника. Она открывается в момент поступления нового сотрудника в компанию, и закрывается при расторжении с ним договора.

Личная карточка сотрудника является регистром, в котором фиксируются основные сведения по каждому работнику.

Законодательством установлен строго определенный объем документов, который должен предоставляться при поступлении новичка на работу. Кроме этого, с сотрудника могут быть запрошен и ряд других документов.

С целью систематизации данных о работающем на предприятии человеке, ему в фирме заводят личную карточку форма Т-2. Такой бланк не считается обязательным к составлению в субъекте бизнеса. Однако, в определенных ситуациях карточка работника должна присутствовать в компании.

Заводится она как на работающего по основному трудовому соглашению, так и на привлеченного совместителя.

Первичное заполнение бланка можно сделать с помощью компьютера, однако все новые данные нужно добавлять только рукописным способом. Пустые поля прочеркивать нельзя!

Внимание! Все данные в нее вносятся ответственным работником по представленным сотрудником документам. Их копии прикрепляются в лично дело работника. Как правило, работа над личными карточками находится в полномочиях кадровика.

Работник должен в определенных случаях контролировать правильность и достоверность данных, записанных в его личную карту. Для фиксации этого факта, ему нужно проставлять в карточке свои подписи.

Компании вправе применять стандартизированную форму этого документа. Также на ее основе может быть разработан бланк предприятия, учитывающий особенности его функционирования.

Личная карточка работника фиксирует персональные данные работающих на предприятии лиц, поэтому она должна храниться и использоваться согласно установленным соответствующим законодательством способами.

Внимание! В связи с этим карточка Т2 должна защищаться от несогласованного доступа к ней, как в электронном, так и бумажном виде.

Обязательный ли это документ или нет

При обычном ее использовании личная карточка работника не включается в состав необходимых документов, которые в безоговорочном порядке должны заводиться в компании. Однако, иначе обстоят дела когда речь встает о соблюдении воинского учета.

Согласно законодательству в указанной сфере на каждого военнообязанного ответственный сотрудник должен заводить личную карточку.

Правильность ее ведения, а также периодическое обновление данных в ней, проверяется представителями военкомата.

Поэтому в субъекте приказом руководителя должен быть обозначен ответственный по воинскому учету, который при ведении карточек должен проставлять свои подписи для удостоверения данных, внесенных в эти регистры.

Важно! Если эти правила не соблюдать, фирму могут привлекать к ответственности в форме денежных штрафов.

На основании каких документов заполняется личная карточка

Все сведения, отмечаемые в личной карточке, необходимо вносить опираясь на документы, представляемые работником, либо оформленные в компании в ходе его работы. Лучше всего с них снимать копии и присоединять к карточке в подтверждение правильности указания информации.

Главными документами, которые используются для внесения данных, являются:

• Паспорт работника.
• СНИЛС.
• Военный билет (при его наличии).
• Аттестат и иной документ об образовании.
• Трудовая либо справка с основного места деятельности.
• Свидетельство о браке (если есть).
• Свидетельства о рождении на детей (если есть).
• Трудовой договор.
• Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, переводе, премировании, увольнении и т. д.

Большую часть этих документов требуется предоставить изначально при оформлении на работу - на их основании будут вноситься сведения на первые два листа личной карточки.

Важно! Сведения переносимые из приказов в карточку в связи с приемом, переводом, увольнением обязательно должны заверяться подписью самого работника, на которого открыта личная карточка Т-2.

Скачать бланк и образец личной карточки

Скачать в формате Word.

Скачать в формате Excel.

2018 год в формате PDF.

Образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2 в 2018 году

Рассмотрим личную карточку форма Т-2 образец заполнения.

На лицевой ее стороне вверху должно быть указано наименование фирмы, а также быть проставлен регистрационный код организации, присвоенный ей в Росстате.

После этого дальше в табличной части проставляется буква, с какой начинается фамилия работника, на которого открывается личная карточка. Здесь же отмечается характер его трудовой деятельности, а ее вид. Это может быть основная, или же по совместительству.

В этой же части личной карточки фиксируется пол данного работника.

Общие сведения

Указание сведений в разделе нужно начинать с проставления реквизитов подписанного с сотрудником трудового контракта.

В графа 1-3 нужно записать полностью Ф.И.О., дату рождения и место. В правой табличной части к этим сведениям проставляются необходимые коды на основе справочника. При указании данных о месте рождения, типы небольших населенных пунктов (село, кишлак, аул и т. д.) необходимо писать целиком, без сокращений.

В графу 4 заносится имеющееся гражданство.

В графе 5 необходимо отметить название иностранного языка и качество владения им. В последнем случае можно указывать «Читаю и пишу со словарем», «Свободно владею» и т. д.

Графа 6 используется для внесения сведений об имеющемся образовании. Сюда нужно записать вид образования, данные об оконченном учебном заведении, сведения о документе, свидетельствующем о его получении (диплом, аттестат и т. д.)

В графу 7 вписывается профессия, на которую принят работник.

Графа 8 должна составляться на основании данных из трудовой книжки. Здесь необходимо указать размер трудового стажа на какую-либо определенную дату (чаще всего используется дата приема в компанию).

В графы 9 и 10 записываются сведения о нахождении работника в браке, а также информация о ближайших имеющихся родственниках. Ф.И.О. родных должны заноситься целиком, без любых сокращений.

В графу 11 заносятся данные о документе, который устанавливает личность работника.

В графе 12 записываются адреса нахождения работника - согласно прописки, фактический. Когда адреса одинаковы, то вторую строку разрешается не заполнять. Здесь же необходимо проставить телефон для связи.

Сведения о воинском учете

Данные в указанный раздел личной карточки заносится только для сотрудников мужского пола. Для указания данных запрашивается военный билет либо приписное удостоверение.

В графе 2 указывается полученное звание. В случае, когда работник еще не призывался, но имеет на руках приписное удостоверение, то в данную графу нужно записать «подлежит призыву».

В графе 3 указывается, в какому типу относится работник - солдатам, медицинскому и т. п.

Графа 4 должна содержать код специальности, которую получил работник за период службы.

В графе 5 нужно при помощи буквы от «А» до «Г» указать степень годности к несению службы в рядах вооруженных сил.

В графу 6 записывается наименование органа военкомата, где работник находится на учете.

В графе 7 проставляются отметки о текущем состоянии на учете. Сведению сюда должны записываться только простым карандашом.

В графе 8 отражается снятие работника с воинского учета.

Внимание! Все сведения, что были проставлены в этом разделе, проверяет кадровый специалист, после чего заверяет своей подписью. Далее, с внесенными сведениями нужно познакомить и лично работника, что он должен подтвердить персональной подписью.

Прием на работу и переводы на другую работу

Изначально в указанном разделе отражаются данные о приеме сотрудника на работу. В дальнейшем сюда необходимо вносить сведения о его передвижениях по структурным подразделениям, повышениям в должности и т. д.

В таблицу нужно записать дату, когда был произведен перевод, данные о принимающем подразделении и название должности, размер оклада на новом месте. Также в разделе нужно указать данные о приказе, который выступал основанием для перемещения работника.

Заключительная графа предназначена для личной подписи сотрудника, который должен поставить ее в подтверждение прочтения.

Аттестация

В ситуации, если в организации проходила переаттестация работников, то в разделе отражают ее результаты. В таблицу в первую графу заносится дата проведения процедуры.

После этого нужно отразить решение комиссии по указанному работнику («соответствует» либо «не соответствует»), а также проставить реквизиты протокола хода аттестации.

Заключительная графа таблицы может быть незаполненной, либо в нее можно вписать сведения о приказе, которым было принято решение по компании выполнить аттестацию работников.

Повышение квалификации

В указанный раздел кадровый сотрудник должен записывать о фактах участия работника в курсах повышения квалификации.

Сначала нужно внести даты, в промежуток между которыми были проведены курсы. После этого в таблицу вписывается вид переквалификации, наименование заведения, какое служило базой для проведения курсов, а также данные об оформленном удостоверяющем документе.

В завершающую графу таблицы записывается основание направления на повышение квалификации. Обычно им выступает приказ, какой определял необходимость для работника отправиться проходить обучение.

Профессиональная переподготовка

В указанный раздел вписываются данные о каждом факте прохождения работником переподготовки. Сначала необходимо отразить период, в промежуток которого проводилась процедура, название профессии, по которой выполнялось обучение, данные о документе, оформленном на работника после окончания процедуры. В заключительной графе указывается основание участия в переподготовке.

Поощрения и награды

В указанном разделе, личная карточка работника должна обобщать данные обо всех видах поощрений, какие сотрудик получил за время труда в организации. Здесь могут отражаться премии, ценные подарки, грамоты и т. д.

В начальную графу нужно записать полное наименование произведенного поощрения, а во второй проставить данные о распоряжении, каким оно было назначено.

Отпуск

В указанный раздел личной карточки работника заносятся все периоды, в которые работник получал время на отдых. При этом в раздел нужно заносить абсолютно все отпуска - основной, учетный, дополнительный, без оплаты и т. д.

В раздел сначала вносится название отпуска. Дальше, нужно указать даты начала и завершения периода времени, за который предоставляется отдых. Например, для трудового отпуска здесь указывается рабочий год.

Когда сотрудник работает в компании достаточно продолжительное время, то пустое место в таблице может закончиться. В это ситуации оформляется «Дополнение к личной карточке». На нем оформляется шапка, как на основной части документа, а затем необходимая таблица.

Социальные льготы

В этом разделе отражается информация о причинах, по которому сотруднику предоставляются условия труда, какие делают лучше его положение. Например, если работнику установлена инвалидность 3-й группы, то по закону он имеет право на рабочий день с уменьшенной продолжительностью.

Таблица раздела заполняется следующим образом. Сначала записывается название льготы, затем информация о подтверждающем ее документе.

Последняя графа служит для отражения информации об основании предоставления льготы. К примеру, сюда можно записать ссылку на нормативный документ (закон, постановление и т. д.), которым было установлено предоставление этой льготы.

Дополнительные сведения

В данном разделе в свободном стиле можно отразить сведения, которые нельзя внести ни в один другой раздел. Например, именно здесь можно указать наличие у сотрудника прав на вождение автомобиля с указанием их реквизитов, отметить наличие инвалидности и т.д.

Основания прекращения трудового договора

Это завершающий раздел документа форма Т-2. Он заполняется только в том случае, когда работник производит увольнение от данного работодателя.

Кадровик при внесении данных в раздел должен здесь указать причину, по которой производится расторжение договора (согласно ТК), дату увольнения, реквизиты составленного приказа (его номер, дату).

После того, как все необходимые данные внесены, кадровый сотрудник должен проверить - верно ли они внесены, после чего подставить свою подпись.

Завершающим шагом является ознакомление работника с записанной в этом разделе информацией. Он должен прочитать указанные сведения, после чего заверить своей подписью личную карточку работника.

Бланк формы утвержден Постановлением №1 Госкомстата РФ от 05.05.2004. Форма Т-2 представляет собой объемный документ, поэтому разберем детально заполнение всех важных его частей.

1. Дату, которую прописывают в виде ДД.ММ.ГГГГ (например, 15.07.2017).
2. Табельный номер (порядковый номер, который служащему присвоили в компании).
3. ИНН (можно не приводить).
4. СНИЛС, который является необходимым при поступлении на работу (ч.1 ст.65 ТК РФ). Если гражданин трудоустраивается впервые, работодатель обязан выдать ему этот документ.
5. Алфавит, поле для ввода первой буквы фамилии сотрудника.
6. Характер работы записывают на основе приказа директора. Может быть временным или постоянным.
7. Пол вписывают буквами М/Ж либо слово целиком.

Вид работы, который приводят в личной карточке по форме Т-2, может быть исключительно основным. Если служащий устраивается на предприятие по совместительству, личную карточку для него не заводят, поскольку она есть на основном месте работы.

Раздел I

Этот раздел личной карточки заполняют сведениями из паспорта сотрудника. Их вписывают разборчивым почерком, сокращения недопустимы. Есть нюансы, которые следует учитывать:

1. Дату рождения вписывают полностью (например, 17 мая 1985 года), но записать ее в формате 17.05.1985 не возбраняется.
2. Запись о месте рождения должна быть до 100 знаков. Использование географических сокращений допускается (гор., обл. и т.д.), но такие термины, как аул, кишлак, станица и село требуется вписывать целиком.
3. При наличии двойного гражданства указывают наименование государства, гражданином которого является служащий.
4. Наименование образовательного учреждения, которое закончил служащий, вписывается таким образом, чтобы было понятно, что именно он закончил.
5. Стаж рассчитывают на основании п. 61 Постановления Правления ПФ РФ от 01.06.2016 N 473п.
6. ФИО членов семьи вписывают полностью, без сокращений.
7. Если прописка и адрес фактического проживания совпадают, дублировать адрес не требуется. Во вторую графу в этом случае пишут что фактический адрес совпадает с регистрацией. Можно продублировать адрес, главный принцип при заполнении формы — простота и понятность.

Наиболее трудный пункт части I — кодировки. Ошибки здесь не допускаются:

• ОКАТО — код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
• ОКИН — код гражданства сотрудника (гражданство РФ - 1, двойное - 2, иностранец - 3, нет гражданства - 4);
• ОКСО — код профессии или специальности, приобретенной сотрудником в процессе образования;
• ОКПДТР — дополнительная форма кода специальности.

Раздел II

Эту часть личной карточки заполняют на базе документов военного учета. Сложности при заполнении возникнуть не должны, но присутствует ряд важных особенностей:

1. Пункт 1 не следует заполнять, если принимаемый на должность является офицером запаса.
2. Пункт 3 заполняют без сокращений.
3. Пункт 7 может измениться, поэтому данные туда вписывают при помощи карандаша.
4. Раздел 2 проверяет и подписывает инспектор по кадрам.

Кроме подписи, нужно привести ее расшифровку и наименование должности лица, которое проверяло.

Раздел 2 подписывает и сам работник.

Раздел III

Ошибки в этой части личной карточки недопустимы, поскольку от этих сведений зависит, как будут считать стаж работника. Исходные данные для заполнения содержатся в трудовой книжке и приказе директора предприятия. Все данные служащий заверяет своей подписью.

Разделы IV-VII

Раздел 4 — аттестация, основной пункт — «Решение комиссии». В этой графе следует привести официальную формулировку, такую как «соответствует занимаемой должности». При несоответствии пишут «не соответствует». Если требуется переаттестация, это указывают в решении специальной комиссии.

Даты прохождения аттестации и оформления протокола записывают в формате ДД.ММ.ГГГГ. Информацию для заполнения этого раздела черпают из бумаги, которая выдана работнику при аттестации.

Разделы 5-6 — повышение квалификации, профессиональная переподготовка. Их заполняют по документам гражданина, который устраивается на работу, или по сведениям отдела кадров. Даты указывают как ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех граф обязательно, кроме ситуаций, когда вписывать нечего (например, если переподготовки не было).

Раздел 7 — награды. В этот раздел вписывают любые виды поощрений, которые работник получил в ходе трудовой деятельности на основании ст.191 ТК РФ и локальных актов. Кроме записей о наградах и почетных званиях, следует привести их перечень. Можно писать с сокращениями, если это не исказит смысл.

Раздел VIII

В этой части указывают данные о каждом отпуске сотрудника:

• очередные ежегодные отпуска;
• отпуска без содержания;
• отпуска для ухода за ребенком.

Обязательно указывают тип отпуска, его временные рамки, длительность и основания для предоставления.

Раздел IX

Этот раздел личной карточки содержит всю информацию о льготах, которые были предоставлены сотруднику в соответствии с законодательством РФ:

• сокращение рабочей недели;
• предоставление дополнительного входного дня;
• оплата проезда до места учебы и т.д.

Бланк личной карточки работника

Ниже представлен бланк формы Т2, личная карточка работника, который вы можете скачать.

Если штат предприятия содержит должности водителей, на каждого такого сотрудника понадобится личная карточка водителя. Бланк этого документа доступен для скачивания ниже.

Образец заполнения личной карточки по форме Т-2

Когда принято решение о том, что кандидат на вакансию будет работать на данном предприятии, и приказ на его прием оформлен, специалистам кадрового отдела желательно составить регистр личная карточка сотрудника. Она хоть и не относится к обязательным документам, которые должны быть оформлены на работника, но в некоторых случаях законодательство требует ее наличия.

При поступлении в организацию работник подает определенный пакет документов, который подшивается в его личное дело. Чтобы обобщить и собрать всю имеющуюся информацию о нем в одном бланке, а впоследствии отражать сведения о его работе, используется личная карточка работника.

При этом если осуществляется заполнение данного бланка на предприятии, то карточка должна быть оформлена в отделе кадров на каждого работника, занятого как по основному месту работы, так и по совместительству.

Кроме этого, она представляет собой регистр, который обязательно необходим для целей воинского учета на предприятии. Специалисты военкомата осуществляют контроль не только за правильностью оформления, но и за полнотой и актуальностью содержащейся в ней информации.

Желательно на предприятии обозначить ответственного для этих целей. При этом также надо учитывать, что в карточку занесены персональные данные, подлежащие защите на предприятии в соответствии с законодательством.

Внимание! Периодически работник должен проверять сведения, фиксируемые в его личной карточке, и подтверждать их правильность отражения своей подписью.

Росстатом предусмотрена стандартизированная личная карточка т 2. Предприятию дано право на ее основе создавать собственный регистр учета персональных данных.

В большинстве программных комплексов используется унифицированная форма, которая заполняется в автоматическом режиме на основе данных, ранее внесенных в программу.

Карточка работника и в бумажном, и в электронном виде должна храниться в защищенном месте с фиксированным доступом. При этом доступ к нему должны иметь только утвержденные руководителем лица.

Важно! После увольнения работника форма Т-2 передается для хранения в архивную службу предприятия, в которой в соответствии с законодательством она должна находиться 75 лет.

На основании каких документов заполняется личная карточка?

Вся информация, которая содержится в карточке, вносится на основании собираемых . Они могут предоставляться работником, или оформляться на предприятии.

На основании каких документов может быть заполнена карточка сотрудника формы Т-2:

• Основным документом, который следует отразить в карточке, является .
• Паспорт.
• СНИЛС.
• ИНН (при этом данный документ не относится к обязательным, требуемым при трудоустройстве).
• Аттестат или диплом об образовании.
• Военный билет.
• Данные о семейном положении заполняются на основании информации, содержащейся в , ранее оформленной сотрудником (при ее наличии) или же представленных им копий свидетельств о браке, о рождении и т. д.
• Стаж работы кадровик может взять из трудовой работника, а при ее отсутствии (работа по совместительству) на основании представленной работником справки с основного места работы, содержащей эти сведения.

Внимание! В дальнейшем в нее необходимо вносить информацию на основании приказов о приеме, о предоставлении отпуска, переводе, поощрении, увольнении и т. д. Причем данные из приказа на прием, перевод увольнение должны быть обязательно подтверждены подписью затрагиваемого сотрудника.

Бланк и образец личной карточки

Сотрудника в формате Word.

Скачать в формате Excel.

Скачать .

Личная карточка работника форма Т-2 образец заполнения 2017

Рассмотрим на примере форма т-2 образец заполнения.

Сначала заполняется шапка бланка. Сюда записывается полное название компании и код ОКПО.

Затем записывается дата оформления документа, присвоенный табельный номер, коды ИНН и СНИЛС. Далее проставляются первая буква фамилии, характер работы, вид деятельности (основная, совместительство), пол работника в виде буквы.

Общие сведения

Сначала в двух графах справа указываются реквизиты заключенного с сотрудником трудового соглашения.

В графы 1-3 записываются полные Ф.И.О., дата и место рождения. В графах справа к данным сведениям указываются коды по справочникам.

В графе 4 проставляется гражданство.

Графа 5 содержит информация об иностранном языке, которым владеет работник и степень знания – например, «владею свободно» или «Читаю и перевожу со словарем».

В графу 6 записывается полученное образование, название учебного заведения, данные о полученном подтверждающем документе.

В графу 7 заносится наименование профессии, по которой работает сотрудник.

Информация в графу 8 заносится из трудовой книжки. Здесь указывается имеющийся стаж на фиксированную дату (обычно это момент оформления).

Графы 9-10 - сведения о нахождении в браке и ближайшим родственникам.

В графу 11 записываются данные документа, устанавливающего личность.

В графе 12 следует отразить адреса по прописке и фактический, а также контактный телефон.

Сведения о воинском учете

В этот раздел информация вносится только для работников-мужчин по данным из военного билета или приписного удостоверения.

В графу 1 записывается категория запаса. Она не заполняется для офицерского состава.

В графу 2 заносится звание. Если сотрудник только собирается на военную службу, то в этом поле проставляется «подлежит призыву».

В графе 3 указывается тип состава - медицинский, солдаты и т. д.

В графе 4 записывается код приобретенной специальности.

В графе 5 буквой от «А» до «Г» записывается степень годности к военной службе.

В графе 6 указывается название военкомата, где работник состоит на учете.

В графу 7 записывают данные о состоянии на учете. Пометки здесь нужно делать только карандашом.

В графу 8 заносится информация о снятии с учета.

Прием на работу и переводы на другую работу

Карточка т2 содержит информацию о перемещениях работника между структурными подразделениями компании.

Здесь записываются дата перевода, название подразделения и должности, сведения о зарплате на новом месте, информация о приказе, согласно которому проводилось перемещение.

Последняя графа - это личная роспись работника, которую он ставит в подтверждение ознакомления с внесенной информацией.

Аттестация

Сюда записываются итоги проведения на предприятии аттестации. В первой графе отражается дата проведения. Далее указываются решение комиссии по данному сотруднику и информация о протоколе проведения аттестации.

Последняя графа - основание, она может оставаться пустой, или же сюда заносятся данные приказа, которым принято решение провести аттестацию в компании.

Повышение квалификации

В личную карточку работника записывается информация о фактах прохождения сотрудником курсов повышения квалификации. В первые две графы фиксируются даты, в течение которых проходили курсы.

Затем вид переквалификации, название учебного заведения, в котором проходили курсы и информация о документе, подтверждающем прохождение курсов. Последняя графа – основание для переквалификации, обычно это данные о приказе, согласно которому сотрудник отправился на обучение.

Профессиональная переподготовка

Сюда записывается информация о проведении переподготовки. Здесь указываются период прохождения переподготовки, наименование профессии, по которой провозилась она, информация о документе, выданном в подтверждение обучения и основание направления на обучение.

Поощрения и награды

Сюда заносятся все виды наград, которые работник получает в период работы в компании (премии, грамоты, ценные подарки и т. д.). В первую графу записывается название поощрения, а в последующие – основание (данные о приказе, который установил факт выдачи поощрения).

Отпуск

В этот раздел личной карточки работника записываются все факты предоставления ему времени отдыха. При этом сюда необходимо заносить абсолютно все отпуска - основной, дополнительный, учебный и т. д., не зависимо от их оплаты.

Сначала указывается наименование периода отпуска. Далее записываются периоды рабочего времени, за который он предоставляется (сюда, к примеру, вносится рабочий год, за который оформляется оплачиваемый отпуск), длительность отдыха и даты начала и завершения отдыха.

Последняя графа – основание для отпуска, сюда записываются данные приказа, по которому сотруднику предоставляется отпуск.

Социальные льготы

Сюда записывается информация в том случае, когда сотруднику предоставляются условия труда, улучшающие его положение. К примеру, если работник имеет инвалидность 3 группы, то по закону ему устанавливается сокращенный рабочий день.

В таблице нужно указать наименование льготы, затем сведения о документе, который подтверждает ее. В последней графе записывается основание предоставления. Сюда, к примеру, можно заносить реквизиты нормативного документа, который устанавливает такую льготу.

Дополнительные сведения

Сюда вносится какая-либо информация, которую нельзя отнести ни к одному из предыдущих разделов, но она очень важна. К таковой можно отнести, например, наличие водительских прав. В этом случае в раздел записываются номер документа, категория и срок их действия.

Основания прекращения трудового договора

На этом разделе заканчивается составление документа форма т-2. Сюда информация записывается тогда, когда прекращает действовать трудовое соглашение с сотрудником.

Кадровик при внесении информации должен записать причину увольнения, дату, а также информация о приказе (дата его оформления и номер). Сделав это, кадровый сотрудник проверяет правильность внесения данных, и подтверждает это своей личной подписью.

Важно! С оформленным документом нужно ознакомить уволившегося работника, который в подтверждение этого факта должен подписать личную карточку работника.