Ordin de atribuire a drepturilor de semnătură. Întocmim un ordin pentru dreptul de semnare a documentelor primare

În organizațiile din diverse industrii cu diferite scări de activitate economică și alcătuirea cantitativă a echipelor, de regulă, există mai multe persoane cărora li se acordă autoritatea de a semna diverse documente, inclusiv cele care emană în numele organizației.

Nedorind să limiteze puterile semnatarilor, managerii întreprinderilor se confruntă adesea cu problema delimitării puterilor acestor persoane în perioadele de prezență reciprocă a acestor persoane la locurile lor de muncă. Acest lucru devine necesar, în primul rând, pentru angajații întreprinderii care pregătesc cutare sau cutare document pentru semnare: cine ar trebui să meargă să-l semneze dacă persoanele cu drept de semnătură sunt egale în autoritatea lor de a semna?

Cea mai simplă modalitate de a eficientiza atribuțiile semnatarilor este în acele organizații în care o singură persoană are dreptul de primă semnătură și doar o persoană care îndeplinește exclusiv toate funcțiile contabile la întreprindere are dreptul de a semna documente financiare. Este mai dificil pentru acele întreprinderi în care există mai mulți directori care supraveghează diferite domenii ale activităților întreprinderii, dar au drepturi egale de primă semnătură. Situația este și mai confuză în sucursale, unde mai mulți manageri echivalenti cu atribuții foarte vagi sunt numiți de biroul central. Nu este ușor pentru cei care au în personal mai mulți directori primari adjuncți, un șef de servicii financiare, un contabil șef, un director de economie și alți funcționari ale căror atribuții nu sunt ușor de delimitat.

Prima întrebare cu care se confruntă un angajator atunci când rezolvă problema delimitării competențelor de semnare a documentelor între funcționari echivalenti (la fel de autorizați) este: în ce document trebuie stabilită această distincție?

Acest lucru poate fi stabilit în fișele de post ale funcționarilor înșiși - semnatarii. Cu toate acestea, autoritatea de a semna anumite documente ar trebui să fie cunoscută de toți angajații întreprinderii sau cel puțin de acele divizii (departamente) structurale care, ca parte a atribuțiilor lor, sunt implicate în pregătirea unui anumit document și sunt interesate de semnarea acestuia. de către managerul autorizat. Având în vedere că numai angajatul care ocupă funcția în sine trebuie să fie familiarizat cu aceasta, alții s-ar putea să nu știe niciodată despre întreaga sferă a puterilor sale. Astfel, autoritatea de a semna anumite documente poate fi consemnată în fișa postului funcționarului, dar aceasta nu este de natură informativă generală pentru toate părțile interesate ale întreprinderii. Cu toate acestea, ca exemplu de indicare a împărțirii puterilor în fișa postului funcționarului corespunzător care are dreptul de primă semnătură, puteți utiliza mostra nr. 1.

Proba nr. 1

Fragment din fișa postului directorului de economie

4. Responsabilități

Directorul economic este obligat, în numele întreprinderii, să semneze cu prima sa semnătură următoarele documente, întocmite în mod corespunzător și vizate în modul prescris de funcționarii diviziilor structurale relevante ale Întreprinderii:

• contracte de cont bancar cu institutii de credit;
• acorduri de anulare a fondurilor din contul Societății în favoarea unei terțe părți cu o acceptare prealabilă;
• acorduri cu institutii de credit (banci) privind deservirea prin sistemul „Banca - Client”;
• acorduri de colectare, recalculare si creditare a numerarului in contul Societatii;
• contracte de împrumut cu instituții de credit pentru o sumă care nu depășește 1.000.000 (un milion) de ruble. sau pentru orice sumă care face obiectul unei decizii a Consiliului de Administrație;
• acorduri suplimentare la toate aceste contracte și acorduri, inclusiv cu privire la încetarea acestora, precum și actele de acceptare și transfer și alte documente legate de executarea, executarea și înregistrarea acestor contracte și acorduri;

Definiția împuternicirilor în împuternicirile funcționarilor autorizați are aceleași neajunsuri. Astfel, împuternicirile pot fi cu puteri aproape identice - în caz de interschimbabilitate. În plus, împuternicirile nu tuturor angajaților sunt certificate printr-o procură. Astfel, directorul unei întreprinderi, care este organul executiv unic, în condițiile legii, acționează în general fără împuternicire. Astfel, în ciuda convenabilității de a stabili autoritatea de a semna documentele întreprinderii într-o procură eliberată unui funcționar, această metodă de delimitare a autorității nu este potrivită pentru toate cazurile. Dacă, totuși, împărțirea puterilor semnatarilor se decide a fi reglementată în procurile emise, Exemplul nr. 2 poate fi luat ca exemplu de redactare cerută.

Proba nr. 2

Fragment de procură a unui funcționar

Această procură îl autorizează pe... directorul pentru activități administrative și economice ale Întreprinderii, Ivan Ivanovici Ivanov... în numele Întreprinderii, să încheie și să execute contracte și acorduri în moneda Federației Ruse și în valută străină, să efectuați tranzacții în moneda Federației Ruse și în valută străină, și anume:

• contracte de depozitare a mărfurilor;
• contracte de depozitare a proprietății;
• contracte de asigurare a proprietății întreprinderii;
• contracte de prestare de servicii pentru evaluarea proprietatilor;
• acorduri suplimentare la toate contractele și acordurile specificate, inclusiv rezilierea acestora, precum și actele de acceptare și transfer și alte documente legate de executarea, executarea și înregistrarea acestor contracte și acorduri;

Soluția optimă la această problemă ar fi stabilirea împărțirii puterilor în actul de reglementare local al întreprinderii. De exemplu, în instrucțiunile pentru munca de birou. Angajatorul va trebui doar să familiarizeze fiecare angajat al întreprinderii cu acest act local. Cu toate acestea, un astfel de document, după cum arată practica, nu este format în toate întreprinderile, organizațiile și instituțiile. Prin urmare, această opțiune de soluție nu este potrivită pentru toată lumea.
O opțiune de soluționare a problemei luate în considerare este emiterea unui ordin adecvat privind împărțirea competențelor anumitor funcționari. În funcție de scopurile delimitării competențelor și de numărul de funcționari ale căror atribuții sunt delimitate, pot fi folosite ca exemplu mostrele 3 sau 4. Dezavantajul acestei soluții la problema este necesitatea monitorizării constante a aranjamentului personalului la întreprindere. a persoanelor autorizate responsabile și efectuarea de modificări la ordinul specificat (sau publicație nouă cu recunoașterea concomitentă a precedentului ca invalid) în ceea ce privește înlocuirea indicației cu un funcționar autorizat - semnatar (în cazul demiterii unuia și acceptării unui nou unul în aceeași poziție).

Notă! Ordinul numește funcționarii filialei care sunt împuterniciți să semneze documentele întreprinderii printr-o procură eliberată acestora de conducătorul întreprinderii. Necesitatea delimitării competențelor apare în cazul eliberării de împuterniciri în mod egal autorizate unor persoane specificate pentru perioada de prezență a ambilor funcționari la locurile lor de muncă. În lipsa unuia dintre ele, funcționarul rămas, în virtutea împuternicirilor acordate prin împuternicire, are dreptul să semneze toate documentele care emană din sucursală.

Proba nr. 4

Ordin privind împărțirea puterilor diferiților semnatari,
avand drept de prima si a doua semnatura
și dreptul de vedere

SRL „BRIGANTINA”

ORDIN

Saint Petersburg

Despre ordonarea semnării
documente de ieșire și interne
SRL „Brigantina”

În legătură cu creșterea fluxului de documente și necesitatea de a reglementa împărțirea competențelor pentru semnarea documentelor externe și interne de ieșire ale SRL Brigantina (denumită în continuare Întreprinderea), precum și în scopul executării stricte a Instrucțiunilor pentru birou lucrare in SRL Brigantina, aprobat. Prin Ordinul nr. 78 din data de 06.05.2010 (denumite în continuare Instrucțiunile de lucru de birou),

EU COMAND:

1. În conformitate cu clauza 2.2.8 din Instrucțiunile de lucru de birou, prima semnătură trebuie să fie semnată strict numai de directorul executiv Valery Gennadievich Sheyanov:

• documentele administrative ale Întreprinderii;
• documente emise în temeiul hotărârilor, decretelor și ordinelor celor mai înalte organe ale puterii și administrației de stat;
• documente adresate celor mai înalte organe ale puterii și administrației de stat;
• conturi;
• ordinele de plată ale Întreprinderii pentru plata lucrărilor, serviciilor, bunurilor materiale dobândite pentru Întreprindere;
• ordine de plată pentru acordarea de împrumuturi către debitori - angajați ai Întreprinderii în baza unor contracte de împrumut încheiate cu Întreprinderea;
• alte documente de plată care nu sunt de competența directorului comercial pentru semnare;
• contracte de împrumut cu persoane fizice - angajați ai Întreprinderii;
• aprobă memorii pentru aprobare în bugetul întreprinderii;
• contracte de cont bancar, contracte de depozit bancar, alte acorduri pentru operațiuni bancare cu instituții financiare și de credit;
• documentele de plată ale Întreprinderii în baza de date electronică (DB) cu semnătură digitală electronică (EDS);
• contracte de închiriere;
• contracte pentru activități economice, inclusiv pentru prestarea de servicii și lucrări contractuale;
• certificate de munca executata in baza contractelor de mai sus;
• cecuri de numerar;
• alte documente a căror semnare de către directorul executiv este o necesitate comercială.

2. Delegați directorului comercial Viktor Andreevich Naumov autoritatea de a semna cu prima semnătură în modul curent numai următoarele documente:

• contracte pentru principalele activități ale Întreprinderii pentru furnizarea de produse fabricate de către Întreprindere;
• contracte de servicii de transport pentru livrarile Companiei, inclusiv cu SA Caile Ferate Ruse.

3. Stabiliți interschimbabilitatea persoanelor specificate la alineatele 1 - 2 din prezentul ordin pentru perioada de absență oficială.

4. Documentele, contractele care prevăd primirea sau obligația de plată de către Întreprindere pentru lucrări și servicii trebuie să fie vizate de contabilul șef Natalya Sergeevna Korneeva.

5. În conformitate cu reglementările aprobate privind unitățile relevante și fișele postului, se permite șefilor unităților structurale să semneze exclusiv documente de uz intern emanate din unitate.

6. În temeiul clauzei 2.2.6 din Instrucțiunile de lucru de birou, la întocmirea documentelor înainte de semnarea acestora de către directorul executiv sau directorul comercial, este obligatorie vizarea acestora de către antreprenor și unitățile structurale interesate. Vizele trebuie aplicate pe copiile documentelor rămase în documentele Companiei, pe partea din față, sub prima semnătură.

7. secretar-grefier E.S.Tkacheva monitorizează cu strictețe prezența vizelor pe documentele depuse spre semnare.

8. secretar-grefier E.S.Tkacheva familiarizați șefii de departamente (unități structurale) ai Întreprinderii cu acest ordin în conformitate cu lista anexată (fișa de familiarizare pentru acest ordin). Șefii unităților structurale ar trebui să aducă acest ordin în atenția angajaților din subordine.

9. Îmi rezerv controlul asupra executării acestui ordin.

Director executiv
SRL „Brigantina” Sheyanov V.G. Sheyanov
De acord:
Șeful departamentului juridic Mashkova N.N. Mashkova
(viza trebuie pusă pe spate sau pe o foaie separată)

Următorii au fost familiarizați cu ordinul de eficientizare a semnării documentelor de ieșire și interne ale Brigantina SRL:

Trebuie avut în vedere că poziția oficială a persoanelor numite în ordin presupune, în virtutea cerințelor legii și ale statutului întreprinderii, primirea prealabilă a unui act administrativ corespunzător de la organul împuternicit al întreprinderii să efectua anumite acțiuni (de exemplu, pentru a încheia un contract de împrumut). Ordinul nu acoperă aceste aspecte datorită reglementării lor prin alte acte.

Dintre toate opțiunile prezentate pentru stabilirea împărțirii puterilor semnatarilor autorizați în mod egal și diferit, fiecare întreprindere are dreptul de a alege orice metodă convenabilă pentru ea sau de a dezvolta propria sa, care nu este enumerată printre metodele prezentate.

Potrivit art. 9 Legea federală „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 nr. 402, fiecare fapt al vieții economice a unei întreprinderi este supus înregistrării ca document contabil primar. Documentele primare includ orice documente legate de contabilitate și contabilitate fiscală:

• facturi;
• ordine de plată;
• acte;
• extracte;
• certificate;
• borderouri etc.

Să ne întoarcem la opinia Ministerului de Finanțe al Rusiei, exprimată în această privință în Informația din 4 decembrie 2012 nr. PZ-10/2012. Potrivit acesteia, șeful fiecărei organizații trebuie să stabilească o listă de persoane cărora li se va oferi posibilitatea de a certifica documentele contabile primare.

Se distinge dreptul de prima și a doua semnătură. Prima aparține liderului. Pentru a acorda un astfel de drept, se folosește un exemplu de ordin în dreptul primei semnături. Al doilea aparține contabilului șef al organizației. Dacă este necesar, directorul întreprinderii stabilește cui trebuie să delege certificarea anumitor lucrări. Practic, este pus la dispoziție angajaților care, din cauza atribuțiilor lor, trebuie să lucreze deseori cu sediul principal: șefi de divizii și sucursale separate, angajați contabili, angajați ai departamentelor economice etc. Terții care nu au legătură cu societatea nu sunt date. posibilitatea de a semna acte.

Dacă este necesar să se delege autoritate, managerul decide cum să acorde angajatului său dreptul de semnătură. Acest lucru se poate face în două moduri:

• utilizarea unei procuri pentru a semna documentul primar;
• aprobarea unei comenzi speciale.

Acum să ne dăm seama în ce cazuri este necesar să se întocmească o procură și în ce cazuri - să se emită un ordin.

Împuternicire

Este adecvat în cazurile în care actele sunt semnate nu numai în cadrul întreprinderii, ci și în alte locuri. De exemplu, atunci când un șofer de expeditor primește marfă de la depozitul unei organizații partenere sau când un contabil primește un extras de cont bancar etc.

Ordin

Se aplică doar acelor persoane care lucrează în companie și primesc dreptul de a certifica acte strict interne ale companiei.

După întocmirea decretului, directorul trebuie să certifice cu autograful său semnăturile angajaților indicați în acesta. Durata comenzii este determinată individual: un ordin de drept de semnare a documentelor primare poate fi de natură nedeterminată, sau poate fi întocmit pentru o perioadă determinată, în funcție de situația din cadrul companiei.

Indiferent dacă se va întocmi un act administrativ sau managerul va acorda preferință unei împuterniciri, formularul trebuie să indice:

• datele personale ale persoanei autorizate;
• numele lucrărilor pe care le va putea semna;
• Dacă se emite o împuternicire, perioada de valabilitate a acesteia ar trebui indicată suplimentar.

Procedura de transfer al drepturilor de semnătură

Acordarea acestor puteri unui angajat este formalizată după cum urmează.

Toate detaliile necesare sunt introduse în eșantionul de comandă pentru acordarea dreptului de semnătură:

• număr de ordine;
• Data pregătirii;
• Numele companiei;
• localitatea în care este înregistrată întreprinderea.

În principal, exemplul de comandă pentru dreptul de a semna documente trebuie să conțină datele angajatului (sau angajaților, în cazul în care comanda se referă la mai multe persoane):

• denumirea funcției;
• NUMELE COMPLET.;
• o listă de documente pe care un angajat are dreptul să le semneze;
• viza executiv;
• eșantion de semnătură a unei persoane autorizate.

Angajatul ar trebui să fie informat cu privire la această decizie. El trebuie să semneze în semn de familiarizare cu acesta și să-și exprime acordul cu responsabilitățile care i-au fost transferate. Deoarece nu există un formular de comandă unificat pentru acest caz, puteți dezvolta singur formularul, pe baza mostrelor noastre, și îl puteți utiliza în munca dumneavoastră.

Ordinul pentru dreptul de semnătură dă autoritatea de a semna orice formă de documente primare, contabile și alte documente.

Dacă managerul lipsește din întreprindere, atunci persoana autorizată poate completa documentația în mod independent. Pentru a înțelege cum să scrieți o comandă, vă recomandăm să vă uitați la eșantion și să aflați lista regulilor actuale de scriere.

Dreptul de a semna documente primare - executare prin ordin sau procură?

Managerul poate oficializa transferul de autoritate oricărui angajat. În acest caz, trebuie să aflați cum să întocmiți corect un eșantion și cum să îl întocmiți: cum ar fi o procură sau un ordin?

O persoană care a finalizat înregistrarea are posibilitatea de a semna o listă întreagă de documente: contracte, facturi, formular de factură, împuternicire și alte acte. Pentru un astfel de transfer de autoritate, managerul emite un ordin de drept de semnătură, și nu o procură.

Doar un eșantion de comandă adecvat va fi inclus în setul intern de documentație al întreprinderii și va oferi baza pentru dreptul de a semna formulare de documente primare în numele companiei, întreprinderii sau SRL în absența managerului. Nu trebuie să neglijați prevederile care demonstrează regulile de menținere a documentației statutare, fără a prevedea o astfel de prevedere ca „împuternicire”.

Fiecare organizație este mai întâi interesată de cum să întocmească o ordine adecvată, cum arată eșantionul și ce reguli de scriere pot fi formate din aceasta.

Cum se întocmește un ordin pentru dreptul de a semna documentele primare?

Înregistrarea se face de către conducătorul întreprinderii. Principiile de bază ale modului de scriere a unei comenzi sunt demonstrate în exemplu. Directorul poate aproba autoritatea de semnare a oricărui angajat, dând în același timp o împuternicire pentru a folosi numele companiei. Persoana pentru care organizația efectuează înregistrarea poate fi supusă acestei aprobări pentru orice post.

Adesea, se acordă autorizația pentru întocmirea și semnarea unui eșantion contabil de documentație, contracte și anexe la acestea, precum și alte copii. Șablonul standard include numele angajatului și numele funcției sale, de exemplu, contabil sau secretar șef. În continuare, managerul introduce o listă de puteri acordate. În acest caz, eșantionul conține partea principală a textului, conform căreia managerul aprobă furnizarea unui fel de procură pentru aprobarea lucrărilor primare. Eșantionul de act completat pentru documentele primare poate fi certificat numai de către șeful organizației.

Reguli de întocmire a unui ordin pentru dreptul de semnare a documentelor

Organizația în care are loc înregistrarea adoptă regulile actuale care ajută la întocmirea unei împuterniciri de semnătură competentă din punct de vedere legal. Merită să vă familiarizați cu cerințele care vă vor ajuta să înțelegeți cum ar trebui să arate o împuternicire pentru dreptul de a semna documente primare și contabile folosind un exemplu de comandă.

Comanda are următoarele elemente în design:

• Numele companiei;
• Numărul de înregistrare al comenzii și denumirea formularului;
• Sfera de aplicare a procurii este pentru dreptul de a semna documentatia primara, pentru un anume document contabil sau un grup de acestea;
• Data emiterii și data expirării.

Ordin pentru dreptul de semnare documente primare 2018 - mostra

Prin ordin se va întocmi oficial o listă a valorilor mobiliare pentru care este valabilă împuternicirea. Regulile de redactare permit pentru o anumită perioadă de valabilitate autorizarea unei persoane fie pentru o listă completă de documentație, fie pentru formulare specifice care pot fi semnate prin intermediul acestui angajat. Ordinul trebuie întocmit în două părți condiționate - administrativă și constatativă.

Înregistrarea părții constatatoare include motivul pentru care se efectuează acordarea de împuternicire, de exemplu, pentru efectuarea contabilității în timp util, pentru organizarea în timp util a acțiunilor de flux de documente. În partea administrativă, managerul introduce informațiile angajatului, o listă a datelor sale personale, clarifică ce acțiuni poate efectua această persoană în numele întreprinderii, precum și ce perioadă de valabilitate este stabilită pentru autoritatea transferată.

Aceste reguli vă vor ajuta să înțelegeți cum să scrieți o comandă a semnelor pentru oricine din stat.

Perioada de valabilitate a comenzii pentru dreptul de semnare a documentelor primare

Acordarea împuternicirii are o perioadă de valabilitate limitată, care se ia în considerare înainte de întocmirea formularului contabil. Regulile actuale vă permit să setați perioada de valabilitate în intervalul necesar, de exemplu, o săptămână, o lună sau o altă perioadă de valabilitate. Dacă persoana respectivă nu consideră necesară crearea unei restricții, puteți lăsa acest câmp din formular necompletat.

Se crede că un astfel de formular contabil va fi valabil timp de un an de la data aprobării.

Cum se întocmește corect un ordin de aprobare a tabloului de personal?

Programul de personal se referă la documente administrative. Prezența acestuia este obligatorie la întreprindere, așa cum se prevede în reglementări...

Cum se întocmește un ordin de numire a unui responsabil cu echipamentele electrice?

Orice companie și organizație de stat, și uneori fabrici, trebuie să aibă un profesionist responsabil pentru...

Cum se întocmește un ordin de aplicare a unei sancțiuni disciplinare?

Condiția principală pentru un proces de muncă clar este respectarea tuturor regulilor și cerințelor. Orice abatere duce la...

Cum să întocmești corect o comandă cu privire la rezultatele unui inventar?

Inventarul este organizat la fiecare întreprindere unde există vreun produs sau produs. Această procedură presupune compararea...

Cum se întocmește un ordin de concediere pentru absenteism?

Pentru a concedia un angajat pentru absenteism, este suficient să întocmești un ordin de încetare a raportului de muncă. Emiterea unui ordin pe...

Un ordin cu privire la dreptul de a semna documentele primare este scris în cazurile în care conducătorul unei întreprinderi trebuie să autorizeze unul dintre subordonații săi să vizeze diverse documente.
De regulă, această practică este obișnuită în organizațiile mari și mijlocii, unde directorul nu are fizic posibilitatea de a se familiariza cu și de a susține toate lucrările curente.

FIȘIERE

Care sunt documentele primare

Documentația primară include orice documente contabile și contabile fiscale:

• acte,
• extracte,
• certificate,
• borderouri etc.

În cea mai mare parte, aceste documente trebuie întocmite fara nici o singura gresealași, în același timp, să fie vizate de semnăturile angajaților responsabili și/sau ale directorului companiei.

Cine are dreptul de a semna documentele primare

Practic, dreptul de semnătură se acordă acelor angajați care, din cauza atribuțiilor lor, întâlnesc constant „primarul”:

• specialisti din departamentele contabile si economice,
• manageri și șefi de departamente de vânzări,
• șoferi de livrare,
• logisticieni,
• angajații și managerii sucursalelor îndepărtate și diviziilor separate.

Cine intocmeste ordinul

Un ordin poate fi redactat de orice angajat al întreprinderii ale cărui atribuții includ îndeplinirea acestei sarcini, care are competența, cunoștințele și abilitățile necesare în întocmirea documentelor administrative.
Cel mai adesea acesta este un consilier juridic, un ofițer de personal sau un secretar.

Dar oricine este direct implicat în scrierea comenzii trebuie să îl prezinte directorului companiei pentru revizuire și aprobare, deoarece fără semnătura sa acest document nu va fi considerat valabil.

Procedura de acordare a drepturilor de semnătură

În primul rând, conducerea întreprinderii identifică angajații care, datorită domeniului lor de activitate, întâlnesc constant diverse tipuri de documente. Apoi se decide cum să le acorde dreptul de semnătură. Acest lucru se poate face în două moduri:

• întocmirea unei împuterniciri speciale,
• scrierea unei comenzi.

Împuternicire este adecvată în cazurile în care documentele sunt semnate nu numai pe teritoriul întreprinderii, ci și în alte locuri: de exemplu, atunci când șoferul expeditorului de marfă primește marfă dintr-un depozit al unei organizații partenere sau când un contabil primește un extras de cont bancar etc. . O altă trăsătură distinctivă a unei procuri este că aceasta poate fi eliberată nu numai unui angajat cu normă întreagă al întreprinderii, ci și unei persoane din afara.
Ordin Același lucru este valabil doar pentru acei angajați care sunt înregistrați în companie și primesc dreptul de a semna documente strict interne ale companiei.

După întocmirea ordinului, șeful întreprinderii trebuie să verifice cu autograful său semnăturile subordonaților menționați în acesta.
Durata comenzii se determină individual: poate fi cu caracter nedeterminat, sau poate fi întocmită pe o perioadă de un trimestru, șase luni, un an etc. in functie de situatia din cadrul companiei.

Baza comenzii

Conform standardelor general acceptate pentru întocmirea comenzilor, orice astfel de document trebuie să aibă o anumită bază. În acest caz, aceasta este Legea federală a contabilității din 6 decembrie 2011 nr. 402 (articolele 7 și 9). În același timp, ordinul poate indica fie o legătură directă către acesta, fie pur și simplu scrie „Pentru a asigura conformitatea cu normele legislației în vigoare” - o astfel de formulare nu va fi, de asemenea, considerată o încălcare.

Cum se scrie o comandă: reguli de bază și eșantion

Astăzi nu există un singur formular unificat pentru o comandă pentru dreptul de a semna documente primare, astfel încât întreprinderile și organizațiile îl pot scrie sub orice formă sau conform unui model aprobat în politica contabilă a întreprinderii.
Cu toate acestea, unele standarde trebuie încă respectate. În special, comanda trebuie să indice:

• număr de ordine,
• data compilarii,
• Numele companiei,
• localitatea în care este înregistrată întreprinderea.

În partea principală, este necesar să se listeze toți cei cărora li se acordă dreptul de a semna documente primare, indicând:

• pozitii,
• prenume-nume-patronimic,
• o listă de documente pe care un anumit angajat are dreptul să le semneze.

Trebuie menționat că ordinul poate viza fie un angajat al organizației, fie un întreg grup de persoane.

Cum se plasează o comandă

Abordarea întocmirii comenzilor poate fi, de asemenea, absolut orice: companiile au dreptul de a folosi foi simple A4 sau A5 sau propriul antet pentru a scrie aceste documente administrative. În acest caz, comanda poate fi scrisă de mână sau tipărită pe computer - acest lucru nu joacă niciun rol în determinarea legalității documentului.

Totuși, cu toate acestea, ordinul trebuie să fie certificat prin semnătura șefului întreprinderii sau a oricărui alt angajat autorizat să vizeze astfel de acte.

În plus, toți cei menționați în acesta, precum și angajații desemnați responsabili pentru executarea acestuia, trebuie să fie familiarizați cu documentul pentru semnare.
Dacă să pună sau nu un sigiliu pe comandă este alegerea redactorului, deoarece se referă la fluxul de documente interne al companiei; mai mult, din 2016, cerința privind utilizarea obligatorie a sigiliilor și ștampilelor în activitățile persoanelor juridice. a fost desființată prin lege.

Ordinul este de obicei întocmit într-un singur exemplar original.

După scrierea comenzii

Dupa ce ordinul este redactat, executat si emis in mod corespunzator, pe toata perioada de valabilitate acesta trebuie pastrat impreuna cu alte acte administrative ale societatii. După ce își pierde relevanța, ar trebui să fie transferat în arhivă, unde ar trebui să fie păstrat pentru perioada stabilită de lege sau reglementările locale (dar nu mai puțin de trei ani), apoi poate fi eliminat.

Restrângeți afișarea

Când cereți o semnătură pe un document, aceasta este foarte importantă. Într-adevăr, în cazul unor încălcări, documentul va fi considerat nesemnat de către o persoană autorizată, i.e. neavând forţă juridică.

Restrângeți afișarea

Un ordin este un act juridic emis de șeful unui organism guvernamental (unitatea sa structurală), care acționează pe baza unității de comandă în vederea rezolvării sarcinilor principale și operaționale care îi revin acestui organism. În unele cazuri, poate viza o gamă largă de organizații și funcționari, indiferent de subordonare (Un dicționar scurt de tipuri și varietăți de documente, Direcția principală de arhivă din cadrul Consiliului de Miniștri al URSS, VNIIDAD, Arhiva Centrală de Stat a Actelor Antice. - M., 1974).

Un ordin este un act al șefului unui organism guvernamental, al unei agenții guvernamentale sau al unei organizații comerciale, care conține linii directoare obligatorii pentru angajați (Dicționar economic modern).

O comandă este un document organizatoric și administrativ legat de Sistemul Unificat de Documentație Organizațională și Administrativă (USORD), inclus în OK 011-93 „Clasificatorul All-Russian al Documentației de Management” (OKUD)) (clasa 0200000).

Cum să obțineți drepturile de semnătură?

Se emit comenzi pentru principalele activități și personal. La o întreprindere, o comandă este de obicei semnată de manager. Să explicăm pe ce se bazează puterile lui.

Organul executiv al unei persoane juridice întruchipează voința fondatorilor (participanților) și gestionează activitățile curente ale organizației. În același timp, el poate fi fie individual - directorul general (sau directorul) organizației, fie colegial - consiliul (sau directoratul). În statutul organizației se precizează cu ce drepturi îi revin directorul general și consiliul de administrație (dacă sunt prevăzute). Carta specifică procedura de aprobare (semnare) a documentelor care intră în competența organului executiv relevant. Prin urmare, pentru a înțelege dreptul de a semna comenzi la o întreprindere, trebuie să citiți cu atenție statutul întreprinderii.

Consultați modelul de format pentru un extras din cartă din Exemplul 1. Pentru situația luată în considerare, expresia cheie este „7.4. Director General al Companiei: ... emite ordine și dă instrucțiuni care sunt obligatorii pentru toți angajații Companiei.” Această formulare înseamnă că numai directorul său general poate semna un ordin într-o organizație.

Exemplul 1

Carta reflectă dreptul de a semna ordine numai de către directorul general

Restrângeți afișarea

Exemplul 2

Delegarea dreptului de a semna ordine în mod continuu

Restrângeți afișarea

Dar comanda poate fi semnată și de un alt funcționar și sunt posibile și mai multe opțiuni. Să le sistematizăm indicând cine poate semna un ordin pentru directorul general al întreprinderii și ce documente consemnează aceste competențe:

Important! Dacă este delegată semnarea unui document, care are „circulație” nu numai în cadrul organizației, ci trebuie și prezentat terților, atunci va trebui confirmat în plus dreptul de semnătură. Împuternicire. Acest lucru nu se aplică de obicei pentru semnarea comenzilor. Mai des se referă la scrisori, contracte, raportări fiscale etc. Vom analiza mai detaliat subiectul procurilor în numerele viitoare ale revistei.

Să aruncăm o privire mai atentă la opțiunea nr. 2.1 - delegarea de competențe a unui manager temporar absent prin charter.

Exemplul 3

Reflectare în carta delegării de competențe a unui director general absent temporar

Restrângeți afișarea

În absența directorului general din cauza concediului, invalidității temporare sau călătoriei de afaceri, atribuțiile sale sunt îndeplinite de directorul general adjunct, care dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde de calitatea și promptitudinea îndeplinirii atribuțiilor care îi sunt atribuite. .

În acest caz, salariatul devine director general interimar, acționând pe baza statutului și, în consecință, are toate atribuțiile acestuia din urmă, inclusiv dreptul de a semna documente care sunt de competența sa. Puteți dovedi atribuțiile directorului general interimar față de terți (contrapărți, autorități de reglementare) cu următoarele documente:

• o copie legalizată a statutului sau un extras din acesta, în care se precizează cine administrează persoana juridică în lipsa directorului general;
• un ordin de numire a persoanei relevante în funcția de director general adjunct;
• un document care consemnează absența directorului general (concediu medical sau ordin de plecare într-o călătorie de afaceri sau vacanță).

În cazul în care statutul stabilește o astfel de procedură pentru îndeplinirea atribuțiilor de director general, atunci numai funcționarul specificat în carte poate fi numit în calitate de manager absent. În cazul nostru, acesta este directorul general adjunct.

Acum luați în considerare opțiunea nr. 2.2, când delegarea de atribuții a unui manager temporar absent se formalizează prin ordin(Exemplele 4 și 5 prezintă exemple de astfel de comenzi).

Într-un astfel de caz, pentru a confirma autoritatea oficialului interimar, va trebui să prezentați:

• un ordin privind îndeplinirea atribuțiilor directorului general în legătură cu călătoria sa de afaceri, vacanța sau invaliditatea temporară;
• dacă acest ordin indică numele complet. acționând, și nu doar funcția sa permanentă, atunci nu va fi necesar un ordin pentru numirea unei anumite persoane în această funcție;
• un document prin care se consemnează absența directorului general.

Exemplul 4

Delegarea unică de competențe către un manager absent

Restrângeți afișarea

Exemplul 5

Delegarea de competențe a unui manager absent în mod continuu

Restrângeți afișarea

Dar există o altă opțiune exotică, să o numim nr. 3. În practică, o situație este posibilă când fostul CEO a demisionat, iar fondatorii nu au găsit încă unul nou. Dacă această situație nu este prevăzută în cartă, atunci adunarea participanților (acționarilor) numește o persoană interimară. Pentru a face acest lucru, este necesar să se întocmească un proces-verbal al ședinței în care această funcție este transferată temporar unei anumite persoane. Este acest document care va confirma terților puterile și dreptul de semnătură al managerului temporar.

Cum se completează detaliile „semnăturii”?

Acum să ne dăm seama cum să configurați atributul „semnătură” pentru situațiile identificate de semnare a documentelor. Să începem cu platitudini - vom cita regulile generale pentru proiectarea acestui detaliu în documentele organizatorice și administrative, cărora li se aplică comanda.

Fragment de document

Restrângeți afișarea

GOST R 6.30-2003 „Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor"

3.21. Detaliul „Semnătură” include: titlul funcției persoanei care a semnat documentul (complet dacă documentul nu este întocmit pe un document cu antet, și prescurtat pentru un document întocmit pe un document cu antet); semnătura personală; decriptarea semnăturii (inițiale, prenume)...

Fragment de document

Restrângeți afișarea

Semnătura oficialului

Semnătura cuprinde: titlul funcției persoanei care a semnat documentul (la utilizarea unui formular oficial, titlul postului nu este indicat), o semnătură personală și decodificarea acesteia (inițiale și prenume)...

După cum se poate observa din extrasele de mai sus din documente, la înregistrarea atributului „semnătură” este indicată poziția persoanei care semnează documentul (și nu „pentru cine” îl face). Mai mult, trebuie avut în vedere faptul că ordinele nu sunt emise pe antetul oficialului, ci doar pe antetul organizației. Prin urmare, funcția este indicată pe scurt (adică, fără a repeta numele organizației).

Deci, dacă ordinul este semnat de directorul general, atunci atributul „semnătură” va arăta așa cum se arată mai jos în Exemplul 6, precum și în Exemplele 2, 4 și 5 (vă reamintim că comenzile nu sunt ștampilate).

Exemplul 6

Restrângeți afișarea

Dacă ordinul este semnat de un alt funcționar căruia i s-a acordat inițial acest drept prin chart (conform clasificării noastre, aceasta este situația nr. 1.2) sau managerul l-a delegat prin ordin, indiferent de absența/prezența acestuia (situația nr. 1.1) , atunci poziția ar trebui să fie scrisă în atributul „semnătură” această persoană:

Exemplul 6

Semnătura directorului general pe ordin

Restrângeți afișarea

Dacă doar managerul are dreptul de a semna un document și acesta, printre alte drepturi și responsabilități, este transferat persoanei care își va îndeplini atribuțiile în perioada de absență, atunci apariția cuvintelor „acționează” este adecvată. sau „actor”. Chiar dacă adjunctul său Artemenko va acționa ca director general al lui Mukhin, în situațiile nr. 2.1, nr. 2.2 și nr. 3 semnătura acestuia va trebui întocmită după cum urmează (înflorirea personală și transcrierea acesteia aparțin lui Artemenko, iar funcția este indicat cu nota „director general interimar”):

Exemplul 6

Restrângeți afișarea

Exemplul 7

Semnătura directorului general interimar

Restrângeți afișarea

Am aranjat posibile opțiuni pentru un comportament competent în diverse situații, pe baza regulilor de proiectare existente. Acum să facem o declinare importantă. Toate citatele de mai sus cu regulile de înregistrare a cerinței „semnăturii” au caracter de recomandare, prin urmare Vă sfătuim cititorii să reflecte procedura de înregistrare a cerinței „semnăturii” în Instrucțiunile de lucru de birou ale organizației dvs., care poate fi identic cu recomandările de mai sus. În acest caz, înregistrarea cerinței de „semnătură” va fi „legalizată” pentru organizația dumneavoastră.

Situația este complet diferită în cazul în care managerul (de exemplu, Ivanov) a plecat brusc într-o călătorie de afaceri, s-a îmbolnăvit sau a plecat într-o altă vacanță, în timp ce delegarea dreptului de a semna documente în organizație a rămas neformată. Ei bine, aceasta este o situație familiară?

Și aici fiecare se descurcă cum poate. Cele mai comune opțiuni pentru semnarea documentelor sunt:

• indicați poziția și decodificarea acesteia, la fel ca directorul general, și încercați să-și forțeze înflorirea personală sau să puneți facsimilul rămas în birou (GSDOU, GOST R 6.30 2003 și Recomandările metodologice pentru dezvoltarea instrucțiunilor pentru munca de birou în organele executive federale conțin cerința ca detaliile „semnătură” să includă o semnătură personală. Și aceasta poate fi scrisă de mână, electronic sau facsimil. Dacă să introduceți un facsimil pe comandă depinde de dvs. Reținem doar că utilizarea unui fax într-o organizație trebuie să fie prevăzute de documentele organizatorice și administrative și chiar dacă decideți să puneți un facsimil la o comandă, atunci evaluați toate riscurile la care se expune organizația dvs. dacă este necesar să dovediți legalitatea unui astfel de document în instanță. , dacă este semnat un document care este trimis unei organizații terțe, atunci pentru ca acesta să fie valabil din punct de vedere juridic trebuie să existe și un acord între părți cu privire la admisibilitatea semnării unor astfel de documente cu ajutorul unui fax);
• schimbă semnatarul, în timp ce adaugă o bară oblică, prepoziția „pentru” sau abrevierea familiară „i.o.” înainte de titlul funcției directorului general Ivanov, o altă persoană (de exemplu, Komarov) își pune înflorirea personală și își indică inițialele cu numele de familie (a se vedea exemplele 8 și 9). Oricare dintre aceste opțiuni va fi incorectă dacă alte persoane nu au autoritatea de a semna documente în locul directorului general.

Exemplul 8

Restrângeți afișarea

Exemplul 9

Opțiune de design incorectă pentru atributul „semnătură”.

Restrângeți afișarea

Exemplul 10

Opțiune de design incorectă pentru atributul „semnătură”.

Restrângeți afișarea

Exemplul 11

Opțiune de design incorectă pentru atributul „semnătură”.

Restrângeți afișarea

De asemenea, se întâmplă că un proiect de document a fost deja semnat de cealaltă parte (de exemplu, un acord) sau un proiect de ordin a trecut printr-un proces de aprobare lung și complex, colectând multe vize, iar pe acest document este inclus atributul „semnătură”. . Poziția CEO-ului absent a fost deja imprimată. Este posibil să semnați cumva această lucrare fără a crea un alt document, dacă un alt funcţionar prezent are dreptul să-l semneze? Să ne uităm la recomandările disponibile:

Fragment de document

Restrângeți afișarea

GSDOU (aprobat de consiliul Arhivei Principale URSS la 27.04.88, ordinul Arhivei Principale a URSS din 25.05.88 nr. 33)

Dacă funcționarul a cărui semnătură este întocmită pe proiectul de document lipsește, atunci documentul este semnat de persoana care își exercită atribuțiile sau de adjunctul acestuia. În acest caz, trebuie indicată poziția efectivă a persoanei care a semnat documentul și numele său de familie (corecțiile pot fi făcute cu cerneală sau dactilografiate, de exemplu: „actuar”, „deputat”). Nu este permisă semnarea documentelor cu prepoziția „pentru” sau cu o bară oblică înainte de titlul postului.

GOST R 6.30-2003 nu conține explicații cu privire la modul în care se întocmește atributul „semnătură” pe un proiect de document în lipsa directorului general, când semnătura acestuia a fost deja pregătită. Se indică doar faptul că documentul poate fi semnat de un funcționar în exercițiu, indicându-și funcția reală și numele de familie. În acest caz, nu este permisă introducerea prepoziției „Pentru”, inscripția scrisă de mână „Deputat”. sau o bară oblică înainte de titlul postului.

Ne putem ghida doar după recomandările Instituției de Învățământ de la Bugetul de Stat (în întregime – „Sistemul de stat de suport documentar pentru management. Prevederi de bază. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport documentare”) și Recomandări metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor pentru birou. lucrează în autoritățile executive federale.

Fragment de document

Restrângeți afișarea

Nu este permisă semnarea documentelor cu prepoziția „Pentru” sau cu o bară oblică înainte de titlul postului. În cazul în care nu există niciun funcționar a cărui semnătură este pe proiectul de document, documentul este semnat de directorul adjunct, care are dreptul de a semna documente pentru manager, sau de un alt funcționar care are dreptul de a semna în conformitate cu ordinul de repartizare. de atribuții și se indică poziția actuală a persoanei care a semnat documentul, precum și numele de familie. Corectările unui document pregătit pot fi făcute manual de către persoana care semnează documentul.

La semnarea unui document de către o persoană, în conformitate cu ordinul managerului temporar absent (vacanță, boală, călătorie de afaceri), semnătura se întocmește după cum urmează:

Dar pentru ca cerințele de mai sus să fie normative în mod specific pentru organizația dvs., acestea trebuie, de asemenea, să fie consacrate în Instrucțiunile de management al biroului organizației dvs. Este recomandabil să adăugați la Instrucțiuni un exemplu clar de design de semnătură în cazul în cauză:

În acest exemplu, postscriptul „I.o.” înaintea expresiei „Director General” și a numelui complet. persoana care semnează efectiv comanda („A.K. Murashkin”) poate fi făcută de mână sau dactilografiată, dacă acest lucru se poate face din punct de vedere tehnic.

A doua opțiune este să indicați poziția cu postscriptul „Deputat”. înainte de sintagma „Director general” - este posibil dacă adjunctul are dreptul să semneze astfel de documente.

În orice caz, înainte de a reflecta aceste subtilități ale designului în Instrucțiunile de management al biroului, acestea ar trebui convenite, inclusiv cu șeful organizației. Ca argumente, puteți cita citate din documentele culese în acest articol. În același timp, aș dori să avertizez angajații serviciilor de management de birou împotriva abuzurilor la înregistrarea cerinței „semnăturii”, adică. minimizați „postscripturile”. Și cu siguranță trebuie să abandonați bara oblică și prepoziția „pentru” înainte de poziție, deoarece astfel de opțiuni de design sunt eronate și vă vor face să vă îndoiți de validitatea legală a documentului „semnat cu atâta dificultate”.

Note de subsol

Restrângeți afișarea