Управление удаленным персоналом – оперативно и эффективно. Дистанционное управление персоналом: правила общения, коммуникации

Цель занятий: получение участниками знаний и навыков по дистанционному управлению персоналом.

Целевая аудитория: тренинг предназначен для сотрудников и руководителей, в чьи компетенции входят коммуникации и управление сотрудниками, расположенными вне офиса и/или на значительном расстоянии.

Программа обучения

Вступление:

Влияние сотрудников на эффективность работы компании.
Отличие менеджера от исполнителя.
Управленческие решения. Критерии эффективности управленческих решений.
Функции руководителя.
Стили руководства.

Особенности работы на расстоянии:

Кто может работать дистанционно: профиль компетенций сотрудника для удалённой работы.
Особенности поиска дистанционных сотрудников, обсуждение условий.
Критерии эффективности работы сотрудников на расстоянии.
Особенности трудовых отношений на расстоянии.

Постановка целей сотрудникам на расстоянии:

Почему так важно ставить сотрудникам цели.
Правила дистанционной постановки целей.
Контроль выполнения поставленных целей.
Основные ошибки при постановке целей на расстоянии.

Контроль деятельности сотрудников на расстоянии:

Виды контроля.
Особенности дистанционного контроля.
Скрытые визиты: техника проведения, ошибки, зоны использования.
Особенности и возможности делегирования на расстоянии.
Обратная связь по результатам контроля деятельности сотрудника.

Коммуникации с сотрудниками на расстоянии:

Значение коммуникаций с сотрудниками на расстоянии.
Виды коммуникаций и особенности использования.
Техника проведения теле- и видеоконференций.
Особенности переписки с сотрудниками на расстоянии.
Ошибки в коммуникациях с сотрудниками на расстоянии.

Мотивация сотрудников на расстоянии:

Мотивационное поле сотрудника. Отличие ведущей мотивации сотрудника на расстоянии.
Способы воздействия на сотрудника на расстоянии.
Демотивирующие факторы для сотрудника на расстоянии.

Обратная связь:

Предназначение обратной связи.
Правила подачи обратной связи сотруднику.
Критерии эффективности полученной обратной связи.

Итоги тренинга:

Формирование плана дальнейшей работы и индивидуального развития участников.

Выдаваемые документы: сертификат установленного образца о повышении квалификации.

Удаленные коммуникации не всегда просты. Не узнаёте ли вы в себя в примерах описанных ниже?

В 10 часов вечера корпоративный юрист получает оригинал текста от коллеги и спустя несколько часов задается вопросом (не в первый раз), ну почему же нет условий договора для связанных с работой документов?

После долгого и вкусного обеда с клиентом представитель рекламной компании открывает письмо от своего босса, в которым содержится напоминание, чтобы он своевременно представил свои расходы. Раздраженный этим микроменеджментом (дотошный стиль управления), он немедленно отвечает, бросаясь в ответном письме своими мыслями без цензуры.

На еженедельной групповой онлайн конференции, удаленный член команды путается, действительно ли ее коллега не слышит его (отключена), в тот момент, когда она просто задерживается с ответом на вопрос, или если она просто отвлеклась, а потом оправдывается.

Цифровая эра изменила формат общения

Когда наши возможные собеседники, по ту сторону телефона, отключают звуковые оповещения, можно с уверенность сказать, что мы живем в непростое время. Цифровая эра создала революцию в общении, она эквивалентна революции, связанной с изобретением печатного станка. Эти изменения как мы часто говорим — болевая точка. И это влияет на то, как правильно мы слышим, и что мы слышим, поскольку беспорядок информации, вываливающийся на нас, может часто приводить к весьма серьезным недоразумениям и путанице.

Люди, которые работают в удаленных командах, постоянно сталкиваются с этими проблемами. Согласно последним исследованиям бюро статистики труда в США, 22% американцев работают из дома, в то время как 50% занимаются удаленной работой в команде. Этот увеличивающийся сдвиг требует новые навыки поведения во взаимодействии.

Проблема удаленных команд

Почему удаленные команды требуют новые навыки сотрудничества? Чего же не хватает в наших текстовых сообщениях, электронных письмах, онлайн конференциях и других диджитал коммуникациях? Ответ: язык тела .

Даже если мы будем находимся рядом друг с другом, тон текста или формальность электронной почты остаются свободными для интерпретации, до такой степени, что даже наши самые близкие друзья могут запутаться и неверно интерпретировать сообщение.

Эти не верные толкования создают беспокойство, которое может дорогого стоить, влияя на моральных дух, уровень вовлеченности, производительность и инновации. Удаленная связь искажает естественность наших разговоров. А задержка между сообщениям скрывает эмоциональные реакции. Бывало ли у вас такое, что сразу после написания и отправки электронного письма, вы чувствовали обеспокоенность тем, как оно воспримется человеком по ту сторону экрана? А вдруг ваш босс поздно увидит письмо от вас и решит, что это вторжение в ее личное время?

Хотя мы, возможно, уже начали привыкать к подобного рода «асинхронным» перепискам, они все еще могут стать причиной недопонимания в социальных коммуникациях. Без мгновенного ответа, мы можем отвлечься, подумать вовсе не о том о чем нужно, или даже разочароваться в нашем собеседнике.

Эффективное взаимодействие удаленных команд

Чтобы держаться на качественном уровне коммуникации, удаленные команды должны найти новые и лучшие способы взаимодействия.

Во первых, учтите, что в дистанционном взаимодействии есть три вида дистанции:

физическое (место и время)
оперативные (размер команды, пропускная способность и уровни навыков)
аффинность (ценности, доверие и взаимозависимость)

Лучший способ для менеджеров повысить производительность команды — это сосредоточиться на увеличения близости, то есть снижении дистанции между коллективом. Попробуйте поменять переписку на видео звонки, это лучшее средство для повышения взаимопонимания между сотрудниками и создания эмпатии, чем электронная почта или даже голосовые сообщения. И создайте виртуальные командные ритуалы, которые дадут людям возможность регулярно взаимодействовать и обмениваться опытом. Например митапы.

Когда удаленные команды хорошо коммуницируют и используют свои сильные стороны, они могут получить преимущество перед командами из других отделов. Вот несколько лучших практик:

Иногда, мы используем мало слов в сообщениях

Краткость может заставить остальную часть команды тратить больше времени на интерпретацию вашего сообщения (и кстати, они все равно не верно истолкуют послание). Не думайте что другие понимают ваши краткие фразы и сокращения, не думайте что другие могут читать ваши мысли и догадываться о недосказанном. Потратьте время на то, чтобы быть предельно ясным в сообщениях. На самом деле, не возможно стать предельно ясным на 100%. вы никогда не сможете быть слишком понятными, но слишком легко быть менее понятным.

Не бомбардируйте свою команду сообщениями

Как вы отслеживаете задачу, по электронной почте, сообщениям или телефону? Спрашиваете ли вы собеседника о том, получил ли он ваше предыдущее сообщение? Злоупотребление этим может стать формой цифрового доминирования, неустанным и беспощадным раздражением. Ваши сообщения требуют время на обдумывание получателем. Если вы зададите подряд сразу три вопроса, то вряд ли получите хороший ответ сразу на все, скорее вы вызовите раздражение у собеседника, если он будет получать их одно за одним.

Установление норм коммуникации

Удаленным командам необходимо создавать новые нормы, которые обеспечивают ясность в общении. Компании, такие как Merck, создали акронимы для своих цифровых коммуникаций, таких как «Четыре часа ответа (4HR)» и «Нет необходимости отвечать (NNTR)», которые привносят предсказуемость и определенность в виртуальные разговоры.

Отдельные команды могут также устанавливать свои собственные нормы — например, использовать или не использовать Slack, Google Docs, Telegram или Whatsapp. А также нормы могут также быть на индивидуальном уровне, такие как предпочтительное время ответа, стиль и тон письма.

Например, некоторые люди предпочитают короткие и быстрые сообщения, в то время как другие предпочитают длительные и подробные ответы; люди также отличаются своим предпочтением и терпимостью к юмору и неформальности.

В то время как мы часто склонны рассматривать человеческую предсказуемость как какой-то недостаток в людях, немногие качества востребованы на работе так сильно как предсказуемость, особенно в виртуальном сотрудничестве.

Мы все уникальны, но наше предсказуемое поведение помогает другим лучше понять что делаем мы, и, в свою очередь, помогает другим лучше понять нас. Все извлекают из этого выгоду. Вы можете упростить это для других, установив четкий личный этикет и постоянно его придерживаться.

Скрытые возможности в переписках

Будучи по ту сторону экрана, вы можете создавать новые возможности для членов команды, создавая нужную атмосферу для тех, кто склонен быть не многословным.

Исследования показывают, что интроверты менее замкнуты в онлайн-переписках, нежели в оффлайн общении. Однако вам нужно остерегаться неосознанных ошибок, где пунктуация, грамматика и выбор слов могут показать предвзятое отношение к людям.

Отсутствие языка тела в удаленной текстовой переписке еще не означает, что мы не передаем через текст больше чем думаем.

В цифровом мире по-прежнему существует большая мета-связь, когда человек обращает внимание на то, что между строк. Например, использование восклицательных знаков или негативного эмодзи после обращения к чьему-то полу, национальности или религии. Это оказывает на столько сильное впечатление, что негативный смайлик может восприниматься как реальное отвратительное лицо.

Умышленное создание праздника

Торты, как в школе на день рождения, по-прежнему важны для удаленных команд. Создание виртуальных ритуалов для торжеств и общения может укрепить отношения и заложить крепкую основу для будущего сотрудничества. Благодаря этому вы как бы сократите расстояние между удаленными работниками.

Одна компания отмечала рождение каждого нового таланта, создавая ему персональный эмодзи. И так для каждого сотрудника, который был там в течение шести месяцев. Вы можете придумать что-то свое, не важно как вы это сделайте, на много важнее чтобы это было.

Поскольку с каждым годом все больше и больше коммуникаций происходят в цифровой среде, люди будут и дальше продолжать испытывать новые формы непонимания и раздоров. Когда появляются какие-то новые технологии, они не учитывают это (хотя, разработчики, без сомнения будут пытаться преодолеть этот пробел). Вместо этого необходимо подстраиваться под новые правила, накапливая навыки общения, отражающие наш цифровой возраст.

Малому бизнесу и стартапам зачастую приходится прибегать к услугам удаленных сотрудников, что во многом снижает затраты на ведение бизнеса. Особенно часто на удаленку нанимают дизайнеров, бухгалтеров и сотрудников службы поддержки. Для успешной координации таких сотрудников подходят многие общие принципы управления персоналом. При этом чтобы сделать работу такого рода команды максимально эффективной, помимо традиционных методов управления нужно использовать новые стратегии, а также современные digital инструменты. В этой статье мы поделимся несколькими советами по управлению удаленной командой.

Сделайте последовательные коммуникации приоритетом №1

Чтобы достичь успеха с удаленной командой, нужно добиться чувства максимальной вовлеченности у ваших сотрудников. Когда их нет у вас на виду, это непростая задача. Ключ к ее решению – постоянное общение, благодаря которому каждый сотрудник будет чувствовать себя частью сплоченной команды.

Ежедневные планерки помогут сотрудникам почувствовать, что вам действительно интересно, как идет их работа, и покажут, что вы их поддерживаете.
Не менее важна еженедельная обратная связь. Особенно если давать ее не в форме строгих и формальных собраний, а в формате онлайн встреч, в рамках которых вы вместе подводите итоги недели, обсуждаете задачи и идеи на следующую неделю, а также хвалите своих сотрудников за текущую работу.
Ежеквартальные обзоры также вносят вклад в укрепление удаленной команды. Во время них вы можете проанализировать текущую производительность, наметить дальнейшие планы по развитию.

Выберите оптимальные digital инструменты

Неважно, крупная у вас компания или стартап, вам будет полезно использование современных технологий и сервисов. Для эффективной работы вам пригодятся сервисы постановки и трекинга задач, совместной работы над проектами и их обсуждения, совместного использования и редактирования документов.

Для обсуждения проектов в качестве корпоративного канала коммуникации можно использовать групповые чаты в Slack, Telegram, Whatsapp.
Для совместной работы с документами, планирования встреч и видео звонков подойдут сервисы Google – Drive, Hangouts и Google Meet.
Для управления задачами удаленной команды советуем использовать
Для совместного обсуждения проектов в режиме онлайн есть такие инструменты, как Join.me, GoToMeeting.

Не жалейте ресурсов на личные встречи

В работе с удаленной командой очень важно уделять время личным встречам. Проводите офлайн мероприятия, в которых будут участвовать все ваши сотрудники. Это позволит эффективнее сплотить имеющуюся команду.

Четко распределите роли и обязанности

Когда вы четко распределите роли в команде и определите последовательность работы, случаев недопонимания станет намного меньше, а ваши сотрудники смогут правильно планировать свое рабочее время и приоритизировать свои задачи. Большинство людей, успешно работающих удаленно, само организованы и дисциплинированы. Но даже самые уверенные и организованные сотрудники могут чувствовать беспокойство, если их роли и обязанности размыты. Поэтому перед началом работы с каждым новым удаленным сотрудником обозначайте, какие ожидания и требования у вас к нему есть. Обязательно и своевременно предоставляйте ему следующую информацию:

Четкая формулировка задач и еженедельные по ним, контакты членов команды, которые могут помочь
Где фиксируются задачи и что является показателем эффективности их выполнения
Ежемесячный / ежеквартальный план, который нужно выполнять
Контакты внутренней службы поддержки компании (или компетентного лица) для решения вопросов и любых удаленных проблем, а также вышестоящего лица, к которому всегда можно обратиться
Информационный лист по сотрудникам: должности и контактная информация (email, номера телефонов, соцсети и др.)

Наглядно демонстрируйте их вклад в развитие компании

Сейчас уже не то время, когда люди остаются работать в одной и той же компании десятилетиями. Поэтому важно мотивировать сотрудников на развитие в конкретной компании и наглядно показывать, какой вклад в ее рост они вносят. Когда люди ощущают свою вовлеченность в успех компании, их работа продолжает приносить результат и быть эффективной на протяжении большего времени.

Главный совет для управления командой – хорошо знать каждого сотрудника и воспринимать его как индивидуальность, ведь нет ни одной команды, которая состояла бы из одинаковых людей. Используйте лучшие из доступных инструментов, чтобы всегда быть на связи, вносите ясность в ожидания и роли и не забывайте поддерживать и направлять сотрудников. Тогда ваша удаленная команда станет поистине ценным активом.

Многие руководители, в силу географии нашей страны, управляют сотрудниками, которые территориально удалены от головного офиса и находятся в других городах. Помимо этого, в матричных компаниях часто существует двойное или «пунктирное» подчинение, а также имеется большое количество кросс-проектов, в которые вовлечены сотрудники из разных городов, стран и даже континентов. В этом случае менеджеру недоступен главный инструмент влияния – личная коммуникация, общение «лицом к лицу». Для того чтобы добиваться от сотрудников высоких результатов удаленно, рекомендуем пройти семинар .

Продолжительность: 18 академических / 12 CPD часов (2 дня)

Семинар может быть также проведен в корпоративном формате , при этом программа семинара может быть изменена либо дополнена по желанию заказчика.

Почему Академия PwC

Уникальные материалы, разработанные экспертами PwC
Четкая структура и доступная увлекательная форма изложения материала
Закрепление полученных знаний с помощью практических заданий, игр, бизнес-кейсов, видео
Создание атмосферы заинтересованности на занятиях, вовлечение участников в дискуссии

Сертификаты

По окончании семинара участникам выдается Сертификат об участии в семинаре «Руководство удаленными командами» в компании PricewaterhouseCoopers, а также при необходимости сертификат, подтверждающий количество CPD-часов.

Основные темы тренинга

Особенности работы с удаленной командой. Насколько далеки удаленные сотрудники? Кривая спонтанных коммуникаций. Специфика роли менеджера, управляющего сотрудниками дистанционно.
Факторы эффективности команды по модели Дрекслера-Сиббета (Миссия, Доверие, Цели, Приверженность, Реализация, Синергия, Обновление).
Создание атмосферы доверия в виртуальной команде.
Основные каналы удаленных коммуникаций. Выбор технологии для дистанционной коммуникации: ВКС, Skype, вебинар, телеконференция, чат, форум, онлайн доски, трекеры, и др. технологии в управлении удаленными сотрудниками.
3 дилеммы дистанционного взаимодействия менеджера и сотрудника:

лояльность к центральному офису и лояльность к локальным коллегам
контроль и самостоятельность;
глобальный или локальный подход;

Особенности дистанционного осуществления основных функций менеджмента: постановка и обсуждение задач, контроль, обратная связь, мотивация, развитие сотрудников.
Планирование, постановка и обсуждение задач с удаленными сотрудниками.
Удаленный контроль за сотрудниками. Важность контроля понимания задачи и собственной ответственности.
Методы и техники текущего контроля в удаленном формате.
Обзор технических средств, используемых для контроля за работой удаленных сотрудников. Настройка баланса доверия и контроля.
Методы обратной связи, эффективные при работе в удаленном формате. Особенности предоставления развивающей обратной связи на расстоянии.
Мотивация дистанционных сотрудников. Обзор основных теорий мотивации и их преломление к дистанционному взаимодействию.
Особенности подбора удаленных сотрудников. Необходимые компетенции для эффективного удаленного сотрудника.
Достоинства и недостатки проведения интервью в трех форматах: телефонное, скайп, очная встреча.
Содействие развитию дистанционных сотрудников. Основные принципы развивающего руководства. Модель 70-20-10 и ее применение при работе с удаленными сотрудниками. Поиск развивающих действий в ежедневной работе.
Что делать, когда формальной власти недостаточно? Принципы организационного влияния. Создание карты вовлеченных сторон и управление отношениями с ними.

Расписание и стоимость

Как эффективно управлять коллективом в дистанционном режиме? Об этом – наш новый уникальный курс «Удалённое управление персоналом»! Он рекомендуется владельцам бизнеса, руководителям удаленных офисов и филиалов, сотрудников, работающих в хоум-офис.

Сегодня работа «на удалёнке» становится более распространенной. Она имеет массу преимуществ как для персонала, так и для руководителя. Это и отсутствие арендной платы за офис, и экономия на оборудовании рабочих мест, и возможность не тратить время на дорогу в пробках. Однако любого менеджера волнует вопрос: как эффективно управлять дистанционным коллективом, ставить ему задачи и добиваться поставленных целей?

Во время обучения Вы узнаете, как искать идеальных кандидатов на удалённую работу и контролировать их рабочее время. Как проводить собеседования по «скайпу»? Как правильно планировать удалённую работу? Избегать проблем и не попасться в ловушку неэффективных коммуникаций?

Вы систематизируете свои знания об удалённом управлении и переведёте их в практические навыки. Получите рекомендации опытного коуча о том, всё ли сейчас Вы делаете правильно и не нужна ли Вам «работа над ошибками» в дистанционном менеджменте. Вы изучите стратегию и тактику удалённого управления, узнаете способы мотивации персонала и методы контроля.

Основной упор в ходе обучения делается на практику и решение реальных проблем, с которыми сталкивается руководитель удалённого коллектива. Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия тренера и участников. Используются методика работы в группах, мозговой штурм, наглядные материалы.

Окончив обучение, Вы станете эффективным дистанционным менеджером и сможете сделать свой бизнес еще более успешным!