Заповед за предоставяне на право на подпис. Изготвяме заповед за право на подписване на първични документи

В организации от различни индустрии с различни мащаби на икономическа дейност и количествен състав на екипи, като правило, има няколко лица, които са упълномощени да подписват различни документи, включително тези, които се издават от името на организацията.

Без да искат да ограничават правомощията на подписалите, ръководителите на предприятия често се сблъскват с проблема за разграничаване на правомощията на тези лица по време на периоди на взаимно присъствие на тези лица на работните им места. Това става необходимо на първо място за служителите на предприятието, които подготвят този или онзи документ за подписване: кой трябва да отидат да го подпишат, ако лицата с право на подпис са равни в правомощията си да подписват?

Най-лесният начин за рационализиране на правомощията на подписалите е в онези организации, където само едно лице има право на първи подпис и само едно лице, което единствено изпълнява всички счетоводни функции в предприятието, има право да подписва финансови документи. По-трудно е за онези предприятия, където има няколко директора, които контролират различни области от дейността на предприятието, но имат равни права на първи подпис. Още по-конфузна е ситуацията в клоновете, където от централния офис се назначават няколко равностойни управители с много неясни правомощия. Не е лесно за тези, които имат няколко първи заместник-директори в щат, началник финансова служба, главен счетоводител, директор по икономика и други служители, чиито правомощия не са лесно разграничени.

Първият въпрос, пред който работодателят се изправя при решаването на проблема с разграничаването на правомощията за подписване на документи между еквивалентни (еднакво упълномощени) длъжностни лица, е: в кой документ трябва да се установи това разграничение?

Това може да се установи в длъжностните характеристики на самите длъжностни лица – подписалите се. Правомощията за подписване на конкретни документи обаче трябва да бъдат известни на всички служители на предприятието или поне на онези структурни подразделения (отдели), които като част от задълженията си участват в изготвянето на конкретен документ и се интересуват от неговото подписване. от упълномощения управител. Като се има предвид, че само служителят, заемащ длъжността, трябва да е запознат с нея, другите може никога да не научат за пълния обхват на неговите правомощия. По този начин правомощието за подписване на определени документи може да бъде записано в длъжностната характеристика на длъжностното лице, но това не е от общ информационен характер за всички заинтересовани страни от предприятието. Въпреки това, като пример за посочване на разделението на правомощията в длъжностната характеристика на съответния служител, който има право на първи подпис, можете да използвате образец № 1.

Проба №1

Фрагмент от длъжностната характеристика на директора по икономика

4. Отговорности

Директорът по икономиката е длъжен от името на предприятието да подпише с първия си подпис следните документи, надлежно оформени и заверени по предписания начин от служители на съответните структурни подразделения на предприятието:

• договори за банкови сметки с кредитни институции;
• споразумения за отписване на средства от сметката на Дружеството в полза на трето лице с предварително акцепт;
• договори с кредитни институции (банки) за обслужване чрез системата "Банка - клиент";
• споразумения за събиране, преизчисляване и заверяване на парични средства по сметката на Дружеството;
• договори за заем с кредитни институции за сума, която не надвишава 1 000 000 (един милион) рубли. или за всяка сума, предмет на решение на Съвета на директорите;
• допълнителни споразумения към всички тези договори и споразумения, включително за тяхното прекратяване, както и актове за приемане и предаване и други документи, свързани с изпълнението, изпълнението и регистрацията на тези договори и споразумения;

Същите недостатъци има и дефинирането на правомощия в пълномощни на упълномощени длъжностни лица. Така пълномощните могат да бъдат с почти еднакви правомощия – при взаимозаменяемост. Освен това правомощията на не всички служители са удостоверени с пълномощно. По този начин директорът на предприятието, който е едноличен изпълнителен орган, в съответствие със закона, обикновено действа без пълномощно. По този начин, въпреки удобството на определяне на правомощията за подписване на корпоративни документи в пълномощно, издадено на длъжностно лице, този метод за разграничаване на правомощията не е подходящ за всички случаи. Ако все пак разделението на правомощията на подписалите се реши да се регламентира в издадените пълномощни, образец № 2 може да се вземе като пример за необходимата формулировка.

Проба №2

Фрагмент от пълномощно на длъжностно лице

Това пълномощно упълномощава... директора по административно-стопанските дейности на Предприятието Иван Иванович Иванов... от името на Предприятието да сключва и изпълнява договори и споразумения във валутата на Руската федерация и чуждестранна валута, за извършва транзакции във валутата на Руската федерация и чуждестранна валута, а именно:

• договори за складиране на стоки;
• договори за съхранение на имущество;
• Договори за застраховане на имущество на предприятието;
• договори за предоставяне на услуги по оценка на имоти;
• допълнителни споразумения към всички посочени договори и споразумения, включително тяхното прекратяване, както и актове за приемане и предаване и други документи, свързани с изпълнението, изпълнението и регистрацията на тези договори и споразумения;

Оптималното решение на този проблем би било да се определи разделението на правомощията в местния регулаторен акт на предприятието. Например в инструкциите за офис работа. Работодателят ще трябва само да запознае всеки служител на предприятието с този местен акт. Въпреки това, както показва практиката, такъв документ не се формира във всички предприятия, организации и институции. Следователно тази опция за решение не е подходяща за всички.
Вариант за разрешаване на разглеждания проблем е издаването на подходяща заповед за разпределение на правомощията на конкретни длъжностни лица. В зависимост от целите на разграничаване на правомощията и броя на длъжностните лица, чиито правомощия се разграничават, като пример могат да се използват образци 3 или 4. Недостатъкът на това решение на проблема е необходимостта от постоянен мониторинг на разпределението на персонала в предприятието на отговорни упълномощени лица и извършване на промени в посочената заповед (или публикуване на нова с едновременното признаване на предходната за невалидна) по отношение на замяна на означението с упълномощено длъжностно лице - подписващо лице (при освобождаване на едно и приемане на ново). един на една и съща позиция).

Забележка! В заповедта се посочват длъжностните лица от клона, които са упълномощени да подписват документи на предприятието с пълномощно, издадено им от ръководителя на предприятието. Необходимостта от разграничаване на правомощията възниква в случай на издаване на еднакво упълномощени пълномощни на определени лица за периода на присъствие на двете длъжностни лица на работните им места. При отсъствие на един от тях, останалото длъжностно лице, по силата на пълномощията, предоставени от пълномощното, има право да подписва всички документи, изходящи от клона.

Образец № 4

Заповед за разделяне на правомощията на различни подписали страни,
с право на първи и втори подпис
и правото на гледане

ООО "БРИГАНТИНА"

ПОРЪЧКА

Санкт Петербург

Относно реда на подписване
изходящи и вътрешни документи
ООО "Бригантина"

Във връзка с увеличаването на документооборота и необходимостта от регулиране на разделението на правомощията за подписване на изходящи външни и вътрешни документи на Бригантина ООД (наричано по-долу Предприятието), както и с цел стриктно изпълнение на Инструкциите за офис работа в Бригантина ООД, одобрен. Със Заповед № 78 от 05.06.2010 г. (наричана по-нататък Инструкция за деловодна работа),

ЗАПОВЯДВАМ:

1. В съответствие с клауза 2.2.8 от Инструкциите за работа в офиса, първият подпис трябва да бъде подписан само от изпълнителния директор Валерий Генадиевич Шеянов:

• административни документи на Предприятието;
• документи, издадени в изпълнение на постановления, укази и заповеди на висшите органи на държавната власт и администрация;
• документи, адресирани до висшите органи на държавната власт и администрация;
• сметки;
• платежни нареждания на Предприятието за заплащане на работа, услуги, материални активи, придобити за Предприятието;
• платежни нареждания за отпускане на заеми на заемополучатели - служители на Предприятието по сключени договори за заем с Предприятието;
• други платежни документи, които не са от компетентността на търговския директор за подписване;
• договори за заем с физически лица - служители на Предприятието;
• одобрява бележки за одобрение на бюджета на Предприятието;
• договори за банкови сметки, договори за банков депозит, други договори за банкови операции с финансови и кредитни институции;
• платежни документи на Предприятието в електронна база данни (БД) с електронен цифров подпис (ЕЦП);
• договори за наем;
• договори за стопанска дейност, включително за предоставяне на услуги и работа по договор;
• удостоверения за извършена работа по горепосочените договори;
• касови чекове;
• други документи, чието подписване от изпълнителния директор е служебна необходимост.

2. Делегира на търговския директор Виктор Андреевич Наумов правомощието да подписва с първи подпис в текущия режим само следните документи:

• договори за основната дейност на Предприятието за доставка на произвежданата от Предприятието продукция;
• договори за транспортни услуги за доставките на дружеството, включително с АО "Руски железници".

3. Установете взаимозаменяемостта на лицата, посочени в параграфи 1 - 2 от тази заповед за периода на служебно отсъствие.

4. Документи, договори, предвиждащи получаване или задължение за плащане от Предприятието за работа и услуги, трябва да бъдат заверени от главния счетоводител Наталия Сергеевна Корнеева.

5. В съответствие с утвърдените правилници за съответните звена и длъжностни характеристики, да разрешава на ръководителите на структурни звена да подписват изключително документи за вътрешно ползване, изходящи от звеното.

6. Съгласно т. 2.2.6 от Инструкциите за деловодство, при изготвянето на документи, преди да бъдат подписани от изпълнителния директор или търговския директор, е задължително да бъдат заверени от изпълнителя и заинтересованите структурни звена. Визите трябва да бъдат поставени върху копия на документи, останали в документите на Компанията на лицевата страна под първия подпис.

7. Секретар-деловодител Е. С. Ткачева стриктно следи за наличието на визи на документи, представени за подпис.

8. Секретар-деловодител Е. С. Ткачева запознайте ръководителите на отдели (структурни звена) на предприятието с тази заповед в съответствие с приложения списък (лист за запознаване с тази заповед). Ръководителите на структурни звена трябва да доведат тази заповед до знанието на подчинените служители.

9. Запазвам си контрола по изпълнението на настоящата заповед.

Изпълнителен директор
ООО "Бригантина" Шеянов В.Г. Шеянов
Съгласен:
Ръководител на правния отдел Машкова Н.Н. Машкова
(визата трябва да бъде поставена на гърба или на отделен лист)

Със заповедта за рационализиране на подписването на изходящи и вътрешни документи на Бригантина ООД са се запознали:

Следва да се има предвид, че служебното положение на лицата, посочени в заповедта, предполага, по силата на изискванията на закона и устава на предприятието, предварителното получаване на подходящ административен акт от упълномощения орган на предприятието до извършване на определени действия (например за сключване на договор за заем). Наредбата не обхваща тези аспекти поради уредбата им с други закони.

От всички представени варианти за определяне на разделението на правомощията на еднакво и различно упълномощени подписващи лица, всяко предприятие има право да избере всеки удобен за него метод или да разработи свой собствен, който не е посочен сред представените методи.

Съгласно чл. 9 Федерален закон „За счетоводството“ от 6 декември 2011 г. № 402, всеки факт от икономическия живот на предприятието подлежи на регистрация като първичен счетоводен документ. Първичните документи включват всички документи, свързани със счетоводството и данъчното счетоводство:

• фактури;
• парични преводи;
• действа;
• екстракти;
• сертификати;
• пътни листове и др.

Нека се обърнем към становището на руското Министерство на финансите, изразено по този въпрос в Информация от 4 декември 2012 г. № PZ-10/2012. Според него ръководителят на всяка организация трябва да определи списък на лицата, на които ще бъде дадена възможност да заверяват първични счетоводни документи.

Разграничава се правото на първи и втори подпис. Първият принадлежи на лидера. За предоставяне на такова право се използва образец на заповед за правото на първи подпис. Вторият принадлежи на главния счетоводител на организацията. При необходимост директорът на предприятието определя на кого да възложи заверката на определени документи. Основно се предоставя на служители, които поради задълженията си често трябва да работят с основния офис: ръководители на отделни поделения и клонове, счетоводни служители, служители на икономически отдели и др. Трети лица, несвързани с компанията, не се дават възможност за подписване на документи.

Ако е необходимо да се делегират правомощия, мениджърът решава как да предостави на служителя си право на подпис. Това може да стане по два начина:

• използване на пълномощно за подписване на първичния документ;
• одобрение на специална поръчка.

Сега нека да разберем в какви случаи е необходимо да се състави пълномощно и в какви случаи - да се издаде заповед.

Пълномощно

Подходящо е в случаите, когато документите се подписват не само в предприятието, но и на други места. Например, когато шофьор на спедитор получи товар от склада на партньорска организация или когато счетоводител получи банково извлечение и т.н.

Поръчка

Отнася се само за лицата, които работят във фирмата и получават право да заверяват строго вътрешни фирмени документи.

След изготвяне на постановлението директорът трябва да завери подписите на посочените в него служители с автограф. Продължителността на поръчката се определя индивидуално: поръчка за право на подписване на първични документи може да бъде безсрочна или да бъде съставена за определен период, в зависимост от ситуацията в компанията.

Независимо дали ще бъде съставен административен акт или управителят ще предпочете пълномощно, формулярът трябва да посочи:

• лични данни на упълномощеното лице;
• имена на документи, които ще може да подписва;
• Ако се издава пълномощно, допълнително се посочва срокът му на валидност.

Ред за прехвърляне на правото на подпис

Предоставянето на тези правомощия на служител се формализира, както следва.

Всички необходими данни се вписват в образец на заповед за предоставяне на право на подпис:

• Номер на поръчка;
• Дата на изготвяне;
• Име на компанията;
• населеното място, в което е регистрирано предприятието.

В основната част примерната заповед за право на подписване на документи трябва да съдържа данните на служителя (или служителите, ако заповедта се отнася за няколко лица):

• длъжност;
• ПЪЛНО ИМЕ.;
• списък с документи, които служителят има право да подписва;
• изпълнителна виза;
• образец от подпис на упълномощено лице.

Служителят трябва да бъде уведомен за това решение. Той трябва да се подпише в знак на запознаване с него и да изрази съгласие с прехвърлените му отговорности. Тъй като за този случай няма унифициран формуляр за поръчка, можете сами да разработите формуляра въз основа на нашите образци и да го използвате в работата си.

Заповедта за право на подпис дава правомощия за подписване на всякакви форми на първични, счетоводни и други документи.

Ако ръководителят отсъства от предприятието, тогава упълномощеното лице може самостоятелно да попълни документацията. За да разберете как да напишете поръчка, се препоръчва да разгледате примера и да разберете списъка с текущи правила за писане.

Право на подписване на първични документи - изпълнение чрез заповед или пълномощно?

Мениджърът може да формализира прехвърлянето на правомощия на всеки служител. В този случай трябва да разберете как правилно да съставите образец и как да го съставите: като пълномощно или поръчка?

Лице, завършило регистрация, има възможност да подпише цял списък от документи: договори, фактури, формуляр за фактура, пълномощно и други документи. За такова прехвърляне на правомощия управителят издава заповед за право на подпис, а не пълномощно.

Само правилна примерна поръчка ще бъде включена във вътрешния набор от документация на предприятието и ще осигури основанието за правото да подписвате формуляри на първични документи от името на компанията, предприятието или LLC в отсъствието на управителя. Не трябва да пренебрегвате разпоредбите, които демонстрират правилата за поддържане на законова документация, без да предвиждате такава разпоредба като „пълномощно“.

Всяка организация първо се интересува как да изготви подходяща поръчка, как изглежда пробата и какви правила за писане могат да бъдат формирани от нея.

Как да съставя заповед за право на подписване на първични документи?

Регистрацията се извършва от ръководителя на предприятието. Основните принципи на писане на поръчка са показани в примера. Директорът може да одобри пълномощията за подписване на всеки служител, като същевременно даде известно пълномощно за използване на името на компанията. Лицето, за което организацията извършва регистрацията, може да премине това одобрение за всяка позиция.

Често се дава разрешение за съставяне и подписване на образец на счетоводна документация, договори и приложения към тях и други копия. Стандартният шаблон включва името на служителя и името на неговата длъжност, например счетоводител или главен секретар. След това мениджърът въвежда списък с предоставени правомощия. В този случай образецът съдържа основната част от текста, според която управителят одобрява предоставянето на вид пълномощно за одобряване на първичните документи. Попълненият примерен акт за първични документи може да бъде заверен само от ръководителя на организацията.

Правила за изготвяне на заповед за право на подписване на документи

Организацията, в която се извършва регистрацията, приема настоящи правила, които помагат да се състави законно компетентно пълномощно за подпис. Струва си да се запознаете с изискванията, които ще ви помогнат да разберете как трябва да изглежда пълномощно за правото да подписвате първични и счетоводни документи, като използвате примерна поръчка.

Орденът има следните елементи в своя дизайн:

• Име на компания;
• Регистрационен номер на поръчката и наименование на формата;
• Обхватът на пълномощното е за право на подписване на първична документация, за конкретен счетоводен документ или група от тях;
• Дата на издаване и дата на изтичане.

Заповед за право на подписване на първични документи 2018 - образец

Чрез заповедта ще бъде официално съставен списък на ценните книжа, за които е валидно пълномощното. Правилата за изготвяне позволяват определен период на валидност за упълномощаване на лице или за пълен списък с документи, или за конкретни формуляри, които могат да бъдат подписани чрез този служител. Заповедта трябва да бъде съставена в две условни части - разпоредителна и констативна.

Регистрацията на констативната част включва причината, поради която се извършва предоставянето на правомощия, например, за да се извършва своевременно счетоводство, за да се организират своевременно действията по документооборота. В административната част мениджърът въвежда информация за служителя, списък с личните му данни, изяснява какви действия може да извършва това лице от името на предприятието, както и какъв срок на валидност е определен за прехвърленото правомощие.

Тези правила ще ви помогнат да разберете как да напишете заповед за подпис за всеки в щата.

Срок на валидност на заповедта за право на подписване на първични документи

Предоставянето на пълномощия има ограничен срок на валидност, който се взема предвид преди съставянето на счетоводната форма. Настоящите правила ви позволяват да зададете периода на валидност в необходимия диапазон, например седмица, месец или друг период на валидност. Ако лицето не смята за необходимо да създаде ограничение, можете да оставите това поле във формуляра празно.

Смята се, че такава счетоводна форма ще бъде валидна една година от датата на одобрение.

Как правилно да съставите заповед за одобряване на таблицата с персонала?

Щатното разписание се отнася за разпоредителни документи. Присъствието му е задължително в предприятието, както е посочено в правилника...

Как да съставите заповед за назначаване на лице, отговорно за електрическото оборудване?

Всички държавни компании и организации, а понякога и фабрики, трябва да имат професионалист, отговорен за...

Как се съставя заповед за налагане на дисциплинарно наказание?

Основното условие за ясен трудов процес е спазването на всички правила и изисквания. Всяко отклонение води до...

Как правилно да съставите заповед за резултатите от инвентаризация?

Инвентаризацията се организира във всяко предприятие, където има продукт или продукт. Тази процедура включва сравняване...

Как да съставя заповед за уволнение за отсъствие?

За да уволните служител поради отсъствие, е достатъчно да съставите заповед за прекратяване на трудовото правоотношение. Издаване на заповед на...

Заповед за правото на подписване на първични документи се изписва в случаите, когато ръководителят на предприятието трябва да упълномощи някой от своите подчинени да завери различни документи.
По правило тази практика е често срещана в големи и средни организации, където директорът физически няма възможност да се запознае и да одобри всички текущи документи.

ФАЙЛОВЕ

Какво представляват първичните документи

Първичната документация включва всички счетоводни и данъчни счетоводни документи:

• действа,
• екстракти,
• сертификати,
• пътни листове и др.

В по-голямата си част тези документи трябва да бъдат изпълнени без нито една грешкаи същевременно да бъдат заверени с подписите на отговорни служители и/или директора на дружеството.

Кой има право да подписва първични документи

По принцип правото на подписване се предоставя на онези служители, които поради задълженията си постоянно се сблъскват с „основното“:

• специалисти от счетоводни и икономически отдели,
• мениджъри и ръководители на търговски отдели,
• шофьори за доставка,
• логистици,
• служители и ръководители на отдалечени клонове и обособени поделения.

Кой изготвя заповедта

Заповед може да бъде написана от всеки служител на предприятието, чиито задължения включват изпълнението на тази задача, който притежава необходимата компетентност, знания и умения за съставяне на административни документи.
Най-често това е юрисконсулт, служител по персонала или секретар.

Но всеки, който участва пряко в писането на поръчката, трябва да я представи на директора на компанията за преглед и одобрение, тъй като без неговия подпис този документ няма да се счита за валиден.

Ред за предоставяне на право на подпис

На първо място, ръководството на предприятието идентифицира служители, които поради своята работа постоянно се сблъскват с различни видове документи. След това се решава как да им се даде право на подпис. Това може да стане по два начина:

• изготвяне на специално пълномощно,
• писане на поръчка.

Пълномощное подходящ в случаите, когато документите се подписват не само на територията на предприятието, но и на други места: например, когато шофьорът на спедитор получава товар от склад на партньорска организация или когато счетоводител получава банково извлечение и др. . Друга отличителна черта на пълномощното е, че то може да бъде издадено не само на щатен служител на предприятието, но и на външно лице.
ПоръчкаСъщото важи само за онези служители, които са регистрирани във фирмата и получават право да подписват строго вътрешни фирмени документи.

След изготвянето на заповедта ръководителят на предприятието трябва да удостовери подписите на подчинените, посочени в нея, с автографа си.
Продължителността на заповедта се определя индивидуално: тя може да бъде безсрочна или да бъде съставена за период от едно тримесечие, шест месеца, година и др. в зависимост от ситуацията в компанията.

Основание за поръчката

Според общоприетите стандарти за изготвяне на заповеди всеки подобен документ трябва да има някакво основание. В този случай това е Федералният закон за счетоводството от 6 декември 2011 г. № 402 (членове 7 и 9). В същото време заповедта може да посочи или пряка връзка към нея, или просто да напише „За да се гарантира спазването на нормите на действащото законодателство“ - такава формулировка също няма да се счита за нарушение.

Как да напишем поръчка: основни правила и образец

Днес няма единна унифицирана форма за заповед за право на подписване на първични документи, така че предприятията и организациите могат да я напишат във всякаква форма или по модел, одобрен в счетоводната политика на предприятието.
Все пак трябва да се спазват някои стандарти. По-специално в поръчката трябва да се посочи:

• Номер на поръчка,
• дата на съставяне,
• Име на компанията,
• населеното място, в което е регистрирано предприятието.

В основната част е необходимо да се изброят всички, на които е дадено право да подписват първични документи, като се посочат:

• позиции,
• фамилия-име-отчество,
• списък с документи, които даден служител има право да подписва.

Трябва да се отбележи, че заповедта може да засяга както един служител на организацията, така и цяла група лица.

Как да направите поръчка

Подходът за изготвяне на поръчки също може да бъде абсолютно всякакъв: компаниите имат право да използват обикновени листове A4 или A5 или собствена бланка, за да напишат тези административни документи. В този случай заповедта може да бъде написана на ръка или разпечатана на компютър - това не играе никаква роля при определяне на законността на документа.

При всичко това обаче заповедта трябва да бъде заверена с подписа на ръководителя на предприятието или друг служител, упълномощен да заверява такива документи.

Освен това с документа трябва да се запознаят за подпис всички, които са посочени в него, както и служителите, назначени отговорни за неговото изпълнение.
Дали да се постави печат върху заповедта или не е избор на съставителя, тъй като това е свързано с вътрешния документооборот на фирмата, освен това от 2016 г. влиза в сила изискването за задължително използване на печати и щемпели в дейността на юридическите лица. е отменено със закон.

Заповедта обикновено се изготвя в един оригинален екземпляр.

След написването на поръчката

След като заповедта е надлежно написана, оформена и издадена, за целия период на валидност тя трябва да се съхранява заедно с другите административни книжа на фирмата. След като загуби своята релевантност, той трябва да бъде прехвърлен в архива, където трябва да се съхранява за срока, определен от закона или местните разпоредби (но не по-малко от три години), след което може да бъде изхвърлен.

Свиване на шоуто

Когато искате подпис върху документ, това е много важно. Наистина, в случай на нарушения, документът ще се счита за неподписан от упълномощено лице, т.е. нямащи юридическа сила.

Свиване на шоуто

Заповедта е правен акт, издаден от ръководителя на държавен орган (негово структурно звено), действащ въз основа на единоначалие, за решаване на основните и оперативни задачи, стоящи пред този орган. В някои случаи може да се отнася до широк кръг организации и длъжностни лица, независимо от подчинението (Кратък речник на видовете и разновидностите на документите, Главно архивно управление към Министерския съвет на СССР, ВНИИДАД, Централен държавен архив на древните актове. - М., 1974).

Заповедта е акт на ръководителя на държавен орган, държавна агенция или търговска организация, съдържащ задължителни указания за служителите (Съвременен икономически речник).

Заповедта е организационен и административен документ, свързан с Единната система за организационна и административна документация (USORD), включена в OK 011-93 „Всеруски класификатор на управленската документация“ (OKUD)) (клас 0200000).

Как да получите права за подпис?

Издават се заповеди за основни дейности и персонал. В предприятието заповедта обикновено се подписва от мениджъра. Нека обясним на какво се основават неговите правомощия.

Изпълнителният орган на юридическо лице въплъщава волята на учредителите (участниците) и управлява текущата дейност на организацията. В същото време той може да бъде или индивидуален - генерален директор (или директор) на организацията, или колегиален - съвет (или дирекция). В устава на организацията е посочено какви права са предоставени на генералния директор и на борда (ако има такива). Хартата определя процедурата за одобряване (подписване) на документи, които са от компетентността на съответния изпълнителен орган. Ето защо, за да разберете правото да подписвате заповеди в предприятие, трябва внимателно да прочетете устава на предприятието.

Вижте примерния формат за извлечение от хартата в Пример 1. За разглежданата ситуация ключовата фраза е „7.4. Генерален директор на дружеството: ... издава заповеди и дава указания, които са задължителни за всички служители на дружеството.“ Тази формулировка означава, че само нейният генерален директор може да подпише заповед в организация.

Пример 1

Хартата отразява правото да подписва заповеди само от генералния директор

Свиване на шоуто

Пример 2

Делегиране на правото за подписване на поръчки текущо

Свиване на шоуто

Но заповедта може да бъде подписана и от друго длъжностно лице, като са възможни и няколко варианта. Нека ги систематизираме, като посочим кой може да подпише заповед за генералния директор на предприятието и какви документи записват тези правомощия:

важно!Ако е делегирано подписване на документ, който има „циркулация“ не само в рамките на организацията, но трябва да бъде представен и на трети страни, тогава в допълнение правото на подпис ще трябва да бъде потвърдено пълномощно. Това обикновено не се отнася за подписване на поръчки. По-често се отнася до писма, договори, данъчни отчети и др. Ще разгледаме по-подробно темата за пълномощните в предстоящите броеве на списанието.

Нека разгледаме по-подробно вариант № 2.1 - делегиране на правомощия на временно отсъстващ управител с харта.

Пример 3

Отразяване в хартата за делегиране на правомощия на временно отсъстващ генерален директор

Свиване на шоуто

По време на отсъствието на генералния директор поради отпуск, временна неработоспособност или командировка неговите задължения се изпълняват от заместник генералния директор, който придобива съответните права и отговаря за качеството и навременността на изпълнение на възложените му задължения. .

В този случай служителят става изпълняващ длъжността генерален директор, действащ въз основа на хартата, и съответно има всички правомощия на последния, включително правото да подписва документи от неговата компетентност. Можете да докажете правомощията на изпълняващия длъжността генерален директор пред трети лица (контрагенти, регулаторни органи) със следните документи:

• нотариално заверено копие от устава или извлечение от него, в което се посочва кой управлява юридическото лице в отсъствието на генералния директор;
• заповед за назначаване на съответното лице на длъжността заместник генерален директор;
• документ, удостоверяващ отсъствието на генералния директор (отпуск по болест или заповед за командировка или почивка).

Ако уставът установява такава процедура за изпълнение на задълженията на генералния директор, тогава само длъжностното лице, посочено в устава, може да бъде назначено като отсъстващ управител. В нашия случай това е заместник генералният директор.

Сега разгледайте вариант № 2.2, когато делегирането на правомощия на временно отсъстващ управител се формализира със заповед(Примери 4 и 5 показват примери за такива поръчки).

В такъв случай, за да потвърдите правомощията на действащото длъжностно лице, ще трябва да представите:

• заповед за изпълнение на задълженията на генералния директор във връзка с неговото командировка, ваканция или временна неработоспособност;
• ако в този ред е посочено пълното име. действащ, а не само неговата постоянна длъжност, тогава няма да се изисква заповед за назначаване на конкретно лице на тази длъжност;
• документ, удостоверяващ отсъствието на генералния директор.

Пример 4

Еднократно делегиране на правомощия на отсъстващ ръководител

Свиване на шоуто

Пример 5

Делегиране на правомощия на отсъстващ ръководител текущо

Свиване на шоуто

Но има и друг екзотичен вариант, да го наречем № 3. На практика е възможна ситуация, когато предишният главен изпълнителен директор се оттегли, а основателите все още не са намерили нов. Ако тази ситуация не е предвидена в устава, тогава събранието на участниците (акционерите) назначава временно лице. За да направите това, е необходимо да се състави протокол от срещата, в който тази длъжност временно се прехвърля на определено лице. Именно този документ ще потвърди пред трети лица правомощията и правото на подпис на временния управител.

Как да попълните данните за „подпис“?

Сега нека да разберем как да настроим атрибута „подпис“ за идентифицирани ситуации на подписване на документи. Да започнем с баналности - ще цитираме общите правила за проектиране на този детайл в организационно-разпоредителни документи, за които се отнася заповедта.

Фрагмент от документа

Свиване на шоуто

GOST R 6.30-2003 „Единна система за организационна и административна документация. Изисквания за изготвяне на документи"

3.21. Данните „Подпис“ включват: наименованието на длъжността на лицето, подписало документа (пълно, ако документът не е съставен на бланка, и съкратено за документ, съставен на бланка); личен подпис; дешифриране на подпис (инициали, фамилия)…

Фрагмент от документа

Свиване на шоуто

Подпис на длъжностното лице

Подписът включва: наименование на длъжността на лицето, подписало документа (при използване на официален формуляр, наименованието на длъжността не се посочва), личен подпис и неговото декодиране (инициали и фамилия)…

Както можем да видим от горните извлечения от документите, при регистриране на атрибута „подпис“ се посочва длъжността на лицето, което подписва документа (а не „за кого“ го прави). Освен това трябва да се има предвид, че заповедите не се издават на бланката на длъжностното лице, а само на бланката на организацията. Следователно позицията се посочва накратко (т.е. без да се повтаря името на организацията).

Така че, ако заповедта е подписана от генералния директор, тогава атрибутът „подпис“ ще изглежда както е показано по-долу в Пример 6, както и в Примери 2, 4 и 5 (напомняме ви, че заповедите не се подпечатват).

Пример 6

Свиване на шоуто

Ако заповедта е подписана от друго длъжностно лице, което първоначално е получило това право от устава (според нашата класификация, това е ситуация № 1.2) или ръководителят го е делегирал със заповед, независимо от неговото отсъствие/присъствие (ситуация № 1.1) , тогава позицията трябва да бъде написана в атрибута „подпис“ това лице:

Пример 6

Подпис на генералния директор върху заповедта

Свиване на шоуто

Ако само ръководителят има право да подпише документ и той, наред с други права и отговорности, се прехвърля на лицето, което ще изпълнява задълженията му по време на отсъствието, тогава появата на думите „и.д.“ е подходяща. или "действащ". Дори ако неговият заместник Артеменко ще действа като генерален директор на Мухин, в ситуации № 2.1, № 2.2 и № 3 подписът му ще трябва да бъде съставен по следния начин (личната прослава и нейният препис принадлежат на Артеменко, а позицията е отбелязано със забележка „и.д. генерален директор”):

Пример 6

Свиване на шоуто

Пример 7

Подпис на и.д

Свиване на шоуто

Подредихме възможни варианти за компетентно поведение в различни ситуации въз основа на съществуващите правила за проектиране. Сега нека направим важен отказ от отговорност. Всички горепосочени цитати с правилата за регистриране на реквизита „подпис“ имат препоръчителен характер, следователно Съветваме читателите да отразят процедурата за регистриране на изискването за „подпис“ в Инструкциите за работа в офиса на вашата организация, което може да е същото като препоръките по-горе. В този случай регистрацията на реквизита „подпис“ ще бъде „легализирана“ за вашата организация.

Съвсем различна е ситуацията, когато ръководителят (например Иванов) внезапно отиде в командировка, разболя се или отиде на друга ваканция, докато делегирането на правото да подписва документи в организацията остава неформирано. Е, това позната ситуация ли е?

И тук всеки се справя както може. Най-често срещаните опции за подписване на документи са:

• посочете длъжността и нейното декодиране, като генералния директор, и се опитайте да подправите личната си репутация или да поставите останалото факсимиле в офиса (GSDOU, GOST R 6.30 2003 г. и Методически препоръки за разработване на инструкции за деловодна работа във федералните изпълнителни органи съдържат изискването детайлите „подпис“ да включват личен подпис. И той може да бъде ръкописен, електронен или факсимилен. Дали да поставите факсимиле върху поръчката зависи от вас. Ние само отбелязваме, че използването на факсимиле в организация трябва да бъде предвидени от организационни и административни документи и дори ако решите да поставите факсимиле на поръчка, след това преценете всички рискове, на които е изложена вашата организация, ако е необходимо да докажете законността на такъв документ в съда. , ако е подписан документ, изпратен до трета организация, тогава за да бъде правно валиден, трябва да има и споразумение между страните относно допустимостта на подписването на такива документи с помощта на факсимиле);
• променят подписващия, като добавят наклонена черта, предлога „за“ или познатото съкращение „i.o.“ преди заглавието на длъжността на генералния директор Иванов, след това друго лице (например Комаров) поставя личното си име и посочва инициалите си с фамилното си име (вижте Примери 8 и 9). Всяка от тези опции ще бъде неправилна, ако други лица нямат правомощия да подписват документи вместо генералния директор.

Пример 8

Свиване на шоуто

Пример 9

Неправилна опция за дизайн за атрибута „подпис“.

Свиване на шоуто

Пример 10

Неправилна опция за дизайн за атрибута „подпис“.

Свиване на шоуто

Пример 11

Неправилна опция за дизайн за атрибута „подпис“.

Свиване на шоуто

Също така се случва проектодокументът вече да е подписан от другата страна (например споразумение) или проектозаповедта да е преминала през дълъг и сложен процес на одобрение, събирайки много визи, и в този документ е включен атрибутът „подпис“ . Позицията на отсъстващия изпълнителен директор вече е отпечатана. Възможно ли е по някакъв начин да подпиша този конкретен документ, без да създавам друг документ, ако друго присъстващо длъжностно лице има право да го подпише? Нека да разгледаме наличните препоръки:

Фрагмент от документа

Свиване на шоуто

GSDOU (одобрен от съвета на Главния архив на СССР на 27.04.88 г., заповед на Главния архив на СССР от 25.05.88 г. № 33)

Ако длъжностното лице, чийто подпис е изготвен върху проектодокумента, отсъства, тогава документът се подписва от лицето, изпълняващо неговите задължения, или неговия заместник. В този случай трябва да се посочи действителната длъжност на лицето, подписало документа, и неговото фамилно име (корекциите могат да бъдат направени с мастило или на машина, например: „и.д.“, „заместник“). Не се допуска подписване на документи с предлога „за” или с наклонена черта пред длъжността.

GOST R 6.30-2003 не съдържа обяснения как се съставя атрибутът „подпис“ върху проектодокумент в отсъствието на генералния директор, когато неговият подпис вече е подготвен. Посочено е само, че документът може да бъде подписан от действащо длъжностно лице с посочване на неговата действителна длъжност и фамилия. В този случай не е разрешено поставянето на предлога „За“, ръкописния надпис „Зам. или наклонена черта преди длъжността.

Можем да се ръководим само от препоръките на Държавната бюджетна образователна институция (изцяло - „Държавна система за документационна поддръжка за управление. Основни положения. Общи изисквания за документи и услуги за документация“) и Методически препоръки за разработване на инструкции за офис работа във федералните изпълнителни органи.

Фрагмент от документа

Свиване на шоуто

Не се допуска подписване на документи с предлога „За” или с наклонена черта пред длъжността. Ако няма длъжностно лице, чийто подпис стои върху проектодокумента, документът се подписва от заместник-управителя, който има право да подписва документи вместо управителя, или друго длъжностно лице, което има право да подписва в съответствие със заповедта за разпределение. на задълженията, като се посочва действителната длъжност на лицето, подписало документа, и неговото фамилно име. Корекции в изготвен документ могат да се правят собственоръчно от лицето, подписало документа.

При подписване на документ от лице, в съответствие със заповедта на временно отсъстващия ръководител (ваканция, болест, командировка), подписът се съставя, както следва:

Но за да станат горните изисквания нормативни конкретно за вашата организация, те също трябва да бъдат заложени в Инструкциите за управление на офиса на вашата организация. Препоръчително е да добавите към Инструкциите ясен пример за дизайн на подпис в разглеждания случай:

В този пример послеписът „I.o.“ пред израза „генерален директор“ и трите имена. лицето, което действително подписва заповедта („А.К. Мурашкин“) може да бъде направено на ръка или на машина, ако това е възможно технически.

Вторият вариант е да посочите позицията с послеписа „зам. преди фразата „генерален директор“ - възможно е, ако заместникът има право да подписва такива документи.

Във всеки случай, преди да отразите тези тънкости на дизайна в Инструкциите за управление на офиса, те трябва да бъдат съгласувани, включително с ръководителя на организацията. Като аргументи можете да цитирате цитати от документите, събрани в тази статия. В същото време бих искал да предупредя служителите на службите за управление на офиса срещу злоупотреби при регистриране на реквизита „подпис“, т.е. минимизирайте „постскриптумите“. И определено трябва да изоставите наклонената черта и предлога „за“ преди позицията, защото такива опции за дизайн са погрешни и ще ви накарат да се съмнявате в правната валидност на документа, „подписан с такава трудност“.

Бележки под линия

Свиване на шоуто