Kdo by měl v organizaci vést časové výkazy? Bereme v úvahu nuance organizace

zákoník práce Ruské federace). Víkendy se v tomto období neoznačují, protože jsou zahrnuty do konceptu „kalendářních dnů dovolené“. Zápisy do vysvědčení o důvodech nepřítomnosti v práci, práci na částečný úvazek nebo mimo běžnou pracovní dobu z podnětu zaměstnance nebo zaměstnavatele, zkrácené pracovní době apod. se provádějí na základě řádně vyhotovených dokladů (potvrzení o pracovní neschopnost, potvrzení o plnění státních nebo veřejných povinností, písemné upozornění na prostoje, žádost o zkrácený úvazek, písemný souhlas zaměstnance s práce přesčas v případech stanovených zákonem apod.). Zaměstnanci jsou povinni tyto doklady předat časoměřiči nebo pověřené osobě před koncem výplatního termínu.

Kdo by měl vést pracovní výkazy zaměstnanců?

Timesheet), schváleného nařízením Ministerstva financí Ruska ze dne 30. března 2015 N 52n (dále jen nařízení N 52n). V souladu se Směrnicí pro používání formulářů prvotních účetních dokladů a tvorbu registrů účetnictvíúřady státní moc (vládní agentury), orgány místní samospráva, řídící orgány státních mimorozpočtových fondů, státní (městské) instituce k nařízení č. 52n (dále - Směrnice) docházku vedou osoby jmenované na příkaz instituce, měsíčně za celou instituci nebo v rámci strukturních jednotek (útvarů, kateder, fakult, laboratoří a jiných strukturních jednotek) jednotlivých divizí (poboček), které navíc zaměstnanci organizace může být jmenován odpovědným za vedení časového rozvrhu není stanoveno ani zákoníkem práce Ruské federace, ani nařízením č. 52n.

Sledování času

Vyplněný pracovní výkaz a další dokumenty podepsané příslušnými podpisy termíny se předkládají účetnímu oddělení k výpočtům podle odpovídajících sloupců „Částka“ (41, 44, 46, 48, 50, 52), po schválení vedoucím instituce se docházkový list použije k sestavení mzdového výkazu (forma N 0504401). Uložení docházkového listu Podle čl. 281 Seznamu standardních řídících dokumentů generovaných v činnosti organizací s uvedením doby uložení, schváleného Spolkovým archivem dne 6. října 2000, musí být docházkový list uložen v organizaci po dobu jednoho roku. .

Toto vysvědčení je však dokladem nezbytným pro výpočet a placení daní, proto dle paragrafů. 8 bod 1 čl. 23 daňového řádu Ruské federace musí být uloženy po dobu čtyř let. Docházkový list je zároveň prvotním účetním dokladem pro mzdy, takže doba jeho uchování nemůže být kratší než pět let, jak je uvedeno v čl.

Rozvrh hodin. Kdo je zodpovědný za vedení podniku?

Odpovědnost za vedení záznamů o době skutečně odpracované každým zaměstnancem je svěřena zaměstnavateli (článek 91 zákoníku práce Ruské federace, část 4). Vedoucí organizace má zase právo určit, která konkrétní strukturální jednotka nebo konkrétní zaměstnanec bude odpovědný za vyplňování formulářů pro evidenci pracovní doby.

Tato povinnost by měla být zakotvena v příkazu (pokynu) či jiném místní akt(například v Předpisech o strukturální jednotce) a zahrnout do popisu práce nebo pracovních smluv zaměstnanců, kteří budou přímo sledovat pracovní dobu a vyplňovat výkazy práce. Takové závěry vyplývají ze souhrnu ustanovení článků 8, 57, 91 zákoníku práce Ruské federace.
Odpovědnost za vyplňování výkazu práce tak může být přidělena jak zaměstnancům personálního oddělení nebo účetního oddělení, tak zaměstnancům jiných oddělení, např. tajemníkovi administrativy.

Kdo by měl vést časové výkazy?

Poznámky ve vysvědčení o důvodech nepřítomnosti v práci, práci na částečný úvazek nebo mimo běžnou pracovní dobu z podnětu zaměstnance nebo zaměstnavatele, zkrácené pracovní době apod. se provádí na základě řádně vyhotovených dokladů (potvrzení o pracovní neschopnost, potvrzení o plnění státních nebo veřejných povinností, písemné upozornění na prostoje, žádost o zkrácený úvazek, písemný souhlas zaměstnance s prací přesčas v případech stanovených zákonem apod.). Pro zobrazení denní pracovní doby strávené za měsíc každého zaměstnance je rozvrh hodin přidělen: - ve formuláři N T-12 (sloupec 4, 6) - dva řádky; - ve formuláři N T-13 (sloupec 4) - čtyři řádky (dva pro každou polovinu měsíce) a odpovídající počet sloupců (15 a 16).

Kdo by měl v podniku vést pracovní výkazy?

Ostatní pracovníci, v Seznamu neuvedení, vykonávající práce ve výrobě a dílnách, profese a pozice s škodlivé podmínky pracovníci zařazení v Seznamu mají právo na dodatkovou dovolenou počítanou v poměru k odpracované době, stejně jako zaměstnanci uvedení v Seznamu. Do doby odpracované v rizikových pracovních podmínkách se započítávají pouze ty dny, ve kterých byl zaměstnanec v těchto podmínkách skutečně zaměstnán alespoň polovinu pracovního dne poskytovaného pro zaměstnance dané výroby, dílny, profese nebo pozice.

Pro účely poskytnutí dodatečné dovolené zaměstnancům neuvedeným v Seznamu musí být doložena skutečnost, že po určitou dobu vykonávali práci v rizikových pracovních podmínkách. Ale otázka, jak by to mělo být provedeno, není upraveno zákonem.

Kdo v organizaci by měl vést časové výkazy?

Důležité

Pokud měl stejný zaměstnanec ve stejném období dva druhy odchylek v čerpání pracovní doby, z nichž jedna byla noční práce, pak Spodní částŘádky jsou vyplněny zlomkem, jehož čitatel je symbolem odchylek a jmenovatelem jsou noční hodiny. Pokud jsou v jeden den více než dvě odchylky, jméno zaměstnance se na vysvědčení opakuje dvakrát.

Při generování časového rozvrhu se před přijetím zaměstnance a (nebo) po jeho propuštění umístí pomlčka do buněk kalendářních dnů měsíce zúčtovacího období. Zaměstnanec odpovědný za vedení docházky na konci měsíce zjistí celkový počet dnů (hodin) docházky, dnů (hodin) absencí a také počet hodin podle druhu přesčasů (suplování, práce v dovolená, noční hodiny a další druhy plateb) s jejich zapsáním do příslušných sloupců (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51).

Vyplněný docházkový výkaz podepisuje osoba, která docházku vede.

Kdo je povinen vést pracovní výkaz?

oddělení lidských zdrojů rozpočtová instituce", 2010, N 2 TABULKA PRACOVNÍ DOBY Článek 91 zákoníku práce Ruské federace uvádí, že zaměstnavatel je povinen vést záznamy o skutečně odpracované pracovní době každého zaměstnance. To je nezbytné pro dodržení maximální týdenní pracovní doby, stanovené zákonem, jakož i za účelem správného výpočtu mzdy a dokumentární podporu vynaložených nákladů.
Podívejme se blíže na pravidla, která určují postup při vyplňování docházky a výpočtu mezd, a uveďme vzor tohoto dokumentu. Kdo je zodpovědný za vedení časového rozvrhu? Pro udržování časových výkazů může podnik vytvořit pozici časoměřiče.
Pokud je organizace malá, může být vyplněním časového rozvrhu pověřen zaměstnanec personálního oddělení nebo sekretářka.

Kdo ve škole vede časové výkazy?

Nicméně, vyplatí se to dělat? Faktem je, že povinnosti účetního podle kvalifikačního adresáře zahrnují pouze příjem primární dokumenty pro evidenci odpracované doby zaměstnanců a výpočet mezd. Ani zákon o účetnictví, ani kvalifikační seznam, ani profesní standard účetního, ani jiný regulační zákon nestanoví povinnost vést časové záznamy.

Kromě toho, pokud podnik používá formuláře T-12 a T-13, je snadné si všimnout, že v pravidlech pro jejich údržbu není účetní uveden mezi osobami označenými jako podepisující pracovní výkaz. Pokud však podnik nemá personální oddělení, je možné přidělit tyto odpovědnosti účetnímu. V tomto případě je však důležité mít na paměti, že odpovídající funkce musí být stanoveny vnitřními předpisy podniku.
Obvykle se takový časový rozvrh vyplňuje ručně hotový formulář pomocí inkoustu nebo kuličkového pera.

Kdo by měl vést pracovní výkaz?

Při jeho vyplňování byste se měli řídit „Pokyny pro organizace k vyplnění informací o počtu zaměstnanců a využití pracovní doby ve formách federálního státního statistického pozorování“, schválené vyhláškou Státního statistického výboru Ruska ze dne 7. prosince 1998 č. 121. Při sestavování docházky musíte vyplnit všechny údaje uvedené v jednotném formuláři , pokud v něm zbyly prázdné řádky, pak je třeba je proškrtnout.

Dokončený časový rozvrh podepisuje odpovědná osoba a vedoucí konstrukční jednotka. Pracovní výkaz je základem pro výpočet mezd zaměstnancům. V jeho nepřítomnosti nemá organizace k dispozici listinné doklady o tom, že zaměstnanci skutečně pracovali (a nebyli nemocní, nebyli na dovolené, nebyli nepřítomni atd.).

Kdo musí podle zákona vést v organizaci pracovní výkaz?

Pracovní list slouží: k získání údajů o odpracované době zaměstnanců organizace; vyúčtovat skutečně odpracovanou dobu, prostoje, nemoc, dovolenou a další formy využití pracovní doby; kontrolovat, jak zaměstnanci dodržují stanovenou pracovní dobu; registrovat nepřítomnost; pro výpočet mezd; sestavit statistické výkaznictví prací. Vysvědčení vyhotovuje v jednom vyhotovení pověřená osoba, často pracovník personální služby. Povinnost vést pracovní výkazy může být stanovena v pracovní smlouvě zaměstnance, popis práce nebo mu byly přiděleny samostatným příkazem pro jeho hlavní činnosti. Viníci z porušení povinnosti evidovat pracovní dobu úředníci nesou administrativní odpovědnost uloženou Spolkovým inspektorátem práce.

V každé organizaci je povinné vést pracovní výkaz. Pravidla pro návrh tohoto dokumentu, jeho účel a hotový příklad, který lze použít jako vzor - to vše je diskutováno níže.

Hlavní účel

Plánovaná délka směny a celkový počet pracovních dnů v měsíci se bude téměř vždy lišit od skutečně odpracovaných hodin a dnů. Pro zaznamenání skutečnosti je veden docházkový list: umožňuje shromáždit všechny informace o skutečně odpracované pracovní době.

Účel tohoto dokumentu je dvojí:

1. Získejte informace o celém odpracovaném období.
2. Získejte data o no-show za stejné období.

Takové informace budou užitečné především pro účetního. Někteří inspektoři budou také potřebovat informace - odpovídající popis je uveden v tabulce.

Forma: formulář a vzorek

Každá společnost má právo uplatnit obojí vlastní vzorek a sledujte pracovní dobu pomocí speciálního formuláře T-12. Jeho podobu si můžete vzít jako základ (je uvedena níže) a přizpůsobit ji potřebám firmy.

Dokument se skládá ze 3 hlavních částí:

1. Titulní strana obsahuje jednotný systém kódů, kterými se označují např. dny volna navíc (za přesčas), nemocenská, prostoje z viny zaměstnavatele atd. Každá okolnost má svůj abecední a číselný kód.
2. Druhou (tabulkovou) částí je vlastní evidence pracovní doby. Provádí se denně (včetně víkendů a svátků).
3. A třetí část je také prezentována ve formě tabulky. Poskytuje informace o výplatách mezd (částky, hodiny a dny, sazba).

Takto vypadá prázdný formulář T-12.

Spolu s formou T-12 existuje také T-13. Chybí v něm poslední (třetí) část - tedy tento dokument je jednoduchá docházka pro evidenci pracovní doby, bez výpočtů mzdy. Připravený příklad dokument je uveden níže.

Postup

Dokument je veden speciálně určenými zaměstnanci: evidují pracovní doba každý den. Osobou odpovědnou za správnou registraci je zpravidla ředitel organizační jednotky (např. obchodního oddělení). Odpovědnost může sdílet i jeho zástupce. Pokud je firma dostatečně velká, zavádějí speciální pozici časoměřiče, který zaznamenává veškeré informace.

V každém případě jsou odpovědné osoby vždy jmenovány vedoucím, o čemž je vystavena odpovídající objednávka (vzor zdarma) - např. níže uvedený dokument.

POZNÁMKA. Všechny odpovědné osoby si musí přečíst text objednávky a podepsat a datovat.

Obecně vypadá objednávka takto:

1. Odpovědná osoba zaznamenává informace pro každý den.
2. Po vyplnění (po měsíci) je dokument odeslán na HR oddělení.
3. Po HR oddělení nastupuje do účetního oddělení.
4. Poslední podpis zůstává u vedoucího konstrukční jednotky.

POZNÁMKA. Po vyplnění a podpisu všech odpovědných osob je dokument uložen a odeslán do archivu k uložení. Minimální trvanlivost je 5 let. Pokud je však práce v podniku prováděna v nebezpečných a škodlivých podmínkách, doba skladování se výrazně prodlužuje - nejméně 75 let.

Jak vyplnit časový rozvrh: pokyny krok za krokem

Při vyplňování se používá jednotný systém zápisu. Do časového rozvrhu se zaznamenává odpracovaná doba v souladu s pravidlem „jedna pozice je přiřazena jedné pozici“. Pouze ti zaměstnanci, kteří mají zaměstnanecká smlouva, počítaje v to interní brigádníci– zejména u nich je nutné registrovat informace dvakrát.

Údaje za následující zaměstnance se neberou v úvahu:

• pracovníci neoficiálně;
• externí brigádníci;
• pracující na základě občanské smlouvy.

Postup plnění zajišťuje správné formátování titulní strana a samotná tabulková část.

Titulní strana

Zde jsou zaznamenány následující informace:

1. Název společnosti (povoleno krátká verze, například Alpha LLC).
2. Kódy pro OKUD a OKPO.
3. Číslo – firma si volí vlastní systém číslování. Běžnou možností je například přidělování čísel postupně v průběhu kalendářního roku.
4. Vykazované období – tzn. měsíc s datem zahájení a ukončení údržby dokumentů.
5. Datem sestavení rozumíme poslední den, po kterém musí být podepsán všemi odpovědnými zaměstnanci. Poté se dokument uloží do archivu.

Tabulková část

Zde musíte vyplnit všechna pole:

Informace pro výpočet mzdy

Pokud je zachován formulář T-12, je vyplněn i tento oddíl. Zde jsou zaznamenány informace především o 2 způsobech platby:

1. Skutečná mzda (označená 4místným kódem 2000).
2. Platby za dny dovolené (označené kódem 2012).

Všechny částky se odepisují z tzv. korespondenčního účtu – ten bude stejný, bez ohledu na typ platby.

Jako obvykle se pracovní doba eviduje na základě celkového počtu dnů a hodin.

Na konci dokumentu všichni pověření zaměstnanci podepisují:

• osoba uchovávající dokument (pokud existuje)
• zástupce HR;
• vedoucí oddělení.

Video návod k registraci

Videokomentář k vyplnění:

Přídavný list

Existuje několik případů, kdy samotná docházka nestačí, protože účetnictví zahrnuje evidenci dodatečné informace. Pak byste měli nakreslit další list:

1. Pokud zaměstnanec skončí v polovině měsíce nebo na začátku. V tomto případě jsou všechny skutečně odpracované dny a hodiny zaznamenány na doplňkovém listu. A na formuláři zaznamenají „Propuštěno“ přesně v den, kdy k propuštění došlo. Poté je dokument předložen spolu s dalším listem.
2. Bude také potřeba, když zaměstnanec nepracoval, ale nenavázal kontakt a neoznámil důvody své nepřítomnosti. Pokud se nikdy nedostavil (nebo si nevzal doklady potvrzující oprávněnost důvodu) a nadešel čas doklad předat, zadává se kód 30 (označení písmenem „NN“).

V podobné případy Všechny značky je lepší udělat tužkou. Pokud se později ukáže, že zaměstnanec například dostal nemocenskou, měl by být označen pomocí kódu 19 (písmeno „B“).

Souhrnné účetnictví: kalkulační vlastnosti

Pokud nelze dodržet běžný počet hodin (8 hodin denně a 40 hodin týdně), pak se celková skutečně odpracovaná doba určí prostým součtem. Tento postup existuje v podnicích, které:

• pracovat nepřetržitě, na směny;
• používat flexibilní rozvrh;
• organizovat rotační práci.

Poté se hlavním pojmem stává účetní období. – kalendářní měsíc, 1. čtvrtletí nebo celý rok. Konkrétní interval se volí v závislosti na charakteristice podniku. Pokud se například očekává práce v nebezpečných a škodlivých podmínkách, pak se za základ bere období 1 čtvrtletí.

Nevykonává-li zaměstnanec po jakoukoli dobu práci dle dobré důvody, pak se k této době nepřihlíží (tj. je vyloučena úplně).

Nestandardní situace: co dělat

Ve většině případů je vypracování dokumentu poměrně jednoduché, protože účetnictví je založeno na rovnoměrném a rovném rozdělení pracovní doby pro každého zaměstnance. Tento příkaz je však často porušován za určitých okolností, například:

1. Pokud kolega požádá o volno a vedoucí nebude nic namítat, pak se evidují pouze skutečně odpracované hodiny (v celých číslech). Nepřítomnost je označena značkou „I“ nebo dvěma číslicemi „01“.
2. Pokud je nemocný, dají „B“ a pole ve spodní části nechají prázdná. Samozřejmě, že nemocenská dovolená je povinným požadavkem pro takovou poznámku.
3. Pokud to bylo plánované a zaměstnanec to vzal dohodou, v souladu s podle aktuálního postupu, vložte označení „NV“ (v digitální verzi kód „28“). Jsou chvíle, kdy skutečné důvody nepřítomnosti jsou dočasně neznámé. Pak můžete zadat „NN“, ale pokud se situace vyjasní, vybere se příslušné označení a „NN“ se přeškrtne.
4. Pokud jel kolega na služební cestu, označte „K“. Když se oficiálně vrátí a začne své obvyklé povinnosti, dají písmeno „I“.

Jak provést změny

Evidence pracovní doby zahrnuje zaznamenávání informací, které se mohou v průběhu dne nebo týdne měnit, proto docházkový výkaz poskytuje možnost provádění změn. Úpravy musí být provedeny tak, aby odrážely faktický stav, jehož pravdivost je zdokumentována.

Existují 2 způsoby, jak provést opravy:

1. Nepřesnosti jsou povoleny, doklad je však doplněn o tzv. opravný formulář. Oba dokumenty se předkládají k ověření společně.
2. Původní doklad je opraven, ale není vypracován žádný další formulář. Pak je potřeba pečlivě přeškrtnout všechny nesprávné údaje. To se provádí pomocí vodorovné čáry. Pokud jsou v sousedních polích obsaženy chybné informace, je přeškrtnut jeden řádek.

V tomto případě je třeba provést příslušný záznam, který situaci podrobně vysvětlí, například:

Lze to provést na nejbližším volném hřišti.

Odpovědnost za nesprávné jednání

Za správnou údržbu dokumentů je přímo odpovědná společnost. V v opačném případě Následovat mohou poměrně značné pokuty.

Je zajímavé, že v zákoníku práce Neexistuje žádný článek jako takový, který by zakládal odpovědnost za absenci vysvědčení. Zákoník o správních deliktech to však má - článek 5.27. Je regulováno, že absence dokumentu povede k sankcím:

1. Pro odpovědné osoby od 1000 do 5000 rublů.
2. Pro společnost jako právnickou osobu od 30 000 do 50 000 rublů.

Pokud jsou v docházkových výkazech chyby, budou přijata jiná opatření. Jsou stanoveny v závislosti na tom, zda je identifikován zlý úmysl které tyto chyby způsobily. Společnost například přidělí zaměstnanci dny, které ve skutečnosti neodpracovali, aby „snížila“ svůj zisk, a tím zaplatila nižší daně. Sankce budou uplatňovány v souladu s konkrétními okolnostmi porušení (budou do značné míry záviset na výši).

1 hodnocení, průměr: 5,00 z 5)

Náš život je podřízen času. Dlouho byly studovány nejrůznější dočasné součásti lidského života, pojmy spánek a odpočinek, aktivita a pasivní pozorování a mnoho dalších kategorií. Nejdůležitější místo PROTI lidský život bere práci. Práce není sama o sobě cílem života, ale bez ní to nejde.

Evidovaná pracovní doba

Práce je základní podmínkou lidské existence. Hlavním „měřením“ práce je čas strávený na ní. Za nejpřijatelnější parametr pro toto měření práce je považována pracovní doba.

Pracovní doba, její hodnota, norma jsou hlavní kategorie účetní doby.

Pracovní doba- doba, kdy zaměstnanec plní své povinnosti na konkrétním pracovišti. Ne vždy se shoduje s časem skutečně odpracovaným, skutečně prací stráveným. Během této doby zaměstnanec dostává mzdu a „vydělává si odpočinek“. Měří se stejně jako čas obecně – ve dnech, hodinách.

Podle délky trvání se dělí na tři typy:

• normální. Právně je stanoveno, že normální pracovní týden musí být čtyřicet hodin;
• zkrácený Zkrácení pracovního týdne o 1-4 hodiny pro zvláštní kategorie pracovníků (škodlivé pracovní podmínky, práce „mladíků“ atd.);
• neúplný. Při žádosti o zaměstnání se obě strany dohodnou na „zkráceném“ pracovním dni nebo týdnu. Obvykle takto pracují ženy v domácnosti, studenti, důchodci, invalidé. Navíc délka dovolené a délka služby tímto netrpí. To se týká pouze proplácení dovolené.

Záznam pracovní doby také zahrnuje takové pojmy jako:

• noční práce;
• práce na částečný úvazek;
• práce přesčas.

Důležitým a mnohostranným konceptem je přitom režim pracovní doby, který stanoví:

• délka směny, týden, pracovní den;
• pracovní podmínky s nepravidelnou pracovní dobou;
• časový rámec pro zahájení a ukončení práce;
• čas odpočinku a tak dále.

Časové a docházkové systémy

Existují dva typy záznamu pracovní doby:

1) denně;

2) sečteno.

V prvním typu účetnictví se čas eviduje za den (směna). Takové účetnictví je běžné ve většině podniků a institucí s normálními provozními podmínkami.

Souhrnné účetnictví se obvykle provádí v podnicích s nepřetržitým cyklem a v některých dalších případech (například s 24 nebo 12 hodinovou směnou se dvěma až třemi dny odpočinku mezi nimi). Zároveň je třeba po určitou dobu (měsíc, rok) odpracovat standardní dobu stanovenou pro zaměstnance. Překročení v některých obdobích je kompenzováno „nedostatečným výkonem“ v jiných.

Pracovní doba zaměstnanců je evidována v docházkových listech, docházkových kartách a záznamech pracovní doby zaměstnanců. Toto účetnictví sleduje dodržování pracovní doby zaměstnanců.

Základní symboly časového listu

Informace o pracovní době zaměstnance se promítnou do výkazu pracovní doby. Jedná se o jeden z hlavních dokladů pro výpočet a výplatu mzdy. Státní statistický výbor Ruska doporučuje speciální formuláře č. T-12 pro ruční a č. T-13 pro automatické dávkování. Všechny ukazatele v těchto formách jsou totožné. Je třeba říci, že zákon vyžaduje vedení docházky, ale formy tohoto účetnictví se mohou lišit a zohledňovat specifika podniku.

Než se naučíte vytvářet pracovní výkaz, musíte porozumět požadavkům na jeho vyplnění.

Výkaz pracovní doby je vypracován v jedné kopii „přidělené“ zaměstnanci. Podepisuje ji vedoucí příslušného oddělení a personalista. Poté putuje na mzdové oddělení, kde je rok uloženo. Povinnost vyplnit docházku je formalizována příslušným příkazem zaměstnavatele a může být uvedena v pracovní náplni zaměstnance nebo v jeho pracovní smlouvě.

Vzhledem k tomu, že mzdy musí být vypláceny dvakrát měsíčně, jsou vypracovány dva takové dokumenty měsíčně. V malém podniku je obvykle jeden obecný docházkový výkaz a ve velkých podnicích samostatný pro každou divizi. V horním řádku je uveden název podniku nebo strukturální jednotky, kód OKPO. Zaměstnanec je „uveden“ a „odebrán“ z docházky příslušným příkazem zaměstnavatele.

Jak tedy správně vytvořit časový rozvrh?

Vysvědčení se vyplňuje bez známek, opravy se provádějí dle zavedená pravidla— přeškrtnutím nesprávného a uvedením správného záznamu nahoře s podpisem zplnomocněného zástupce.

Ve formulářích pro evidenci pracovní doby zaměstnanců automatizovaného formuláře T-13 lze vyplnit podmíněně konstantní část údajů podle stávajících databází o zaměstnancích. Tyto zahrnují:

• příjmení zaměstnance;
• strukturální členění;
• pracovní pozice;
• osobní číslo atd.

Do vysvědčení je povoleno uvádět další údaje. Například zohlednění času stráveného prací v nebezpečných podmínkách zaměstnanci, kteří pro ně pracují přerušovaně (pro výpočet jejich dodatečné dovolené). Tyto dodatky k účetnímu formuláři jsou formalizovány objednávkou. Odstraňování jakýchkoli informací ze standardního formuláře není povoleno.

První částí časového rozvrhu je účtování pracovní doby - tabulka, kde jsou všechny dny aktuálního měsíce zapsány v horizontálních řádcích, přičemž každému dni jsou přiděleny dva řádky. První obsahuje šifry - symboly každý možné typy náklady na pracovní dobu s jejich dekódováním na přední straně dokumentu. Seznam jmen zaměstnanců je zobrazen svisle.

Tato data umožňují sledovat odpracovanou dobu každého zaměstnance, veškeré nepřítomnosti v práci z různých důvodů, prostoje a přesčasy.

Samostatně se odráží:

• Otevírací doba: den a noc. Za noční dobu se považuje doba od deseti hodin večer do šesti hodin ráno;
• přesčas - hodiny práce nad stanovenou normu;
• hodin práce o víkendech a svátcích - bez ohledu na druh náhrady. Taková práce je odměněna dvakrát tolik. Převede-li zaměstnanec odpracovaný den odpočinku na jiného, ​​pak se tento den započítá do vysvědčení jako den pracovního volna, platba za tento den se provádí obvyklým způsobem, posunutý den pracovního klidu se nevyplácí vůbec;
• absence podle druhu - dovolená, sick days, služební cesty, studijní volno a další.

Rozluštění časového rozvrhu

V horním řádku se zapisují pouze kódy označující nedostavení se, spodní řádek se nevyplňuje. Pobyt na pracovní cestě se zohledňuje podle řádně vystaveného cestovního listu. Dny odjezdu a příjezdu jsou potvrzeny přiloženými vstupenkami. Tyto dny jsou ve vysvědčení označeny kódem „K“.

Doba dovolené se zohledňuje na základě objednávek zvlášť pro každý typ. Pokud jsou během dovolené prázdniny, jsou v časovém rozvrhu označeny písmenem „P“, ale víkendy označeny nejsou (započítávají se do dnů dovolené).

Účtování absencí z důvodů se provádí pouze s přiložením podkladů, které jsou předány časoměřiči před koncem účetní doby. Například mezi označení výkazu pracovní doby se používá toto: před poskytnutím nemocenské se na pracovním výkazu uvede poznámka „NN“, která označuje nepřítomnost z neznámého důvodu, a poté se opraví na kód "B" - nemoc.

Při výpočtu mezd se použijí konečné údaje vysvědčení ve formuláři T-12 za měsíc zadané ve sloupcích 8-17. První oddíl vysvědčení je podepsán oprávněná osoba a vedoucího podniku a přechází do účetního oddělení. Druhý oddíl vyplňuje účetní při výpočtu mezd. Jedná se o tabulku s personálními čísly zaměstnanců, údaji o jejich platech, počtu odpracovaných dnů (hodin) a výši mezd připadajících na každého zaměstnance. Formulář T-13 tyto údaje neobsahuje.

Poslední strana formuláře T-12 je určena pro vypracování statistického výkazu.

Řádky, které nejsou v časovém výkazu vyplněny, musí být přeškrtnuty. Úplně vyplněný docházkový výkaz podepisuje odpovědná osoba a vedoucí podniku.

Všechny údaje ve vysvědčení musí být spolehlivé a doložené. Ostatně tento dokument lze použít například u soudu jako jeden z důkazů o svědomitém (nespravedlivém) plnění pracovních povinností zaměstnance v případě jeho nezákonného propuštění nebo potrestání za porušení pracovní kázně (absence).

Programy pro udržování časových výkazů

Sledování pracovní doby je výrazně zjednodušeno různé programy(například elektronické časové výkazy v MS Excel), které nevyžadují zdlouhavé školení, jsou jednoduché a srozumitelné pro každého uživatele. Jedná se o tabulky s následujícími sloupci:

1. Nastavení pracovních formulářů. Zde je uveden název organizace a jejích divizí. Účetní rozvrh vybírá nebo konfiguruje uživatel.

2. Kalendář pracovních dnů.

3. Adresář zaměstnanců.

4. Harmonogram dovolené.

5. Přesčasy.

6. Snížení počtu zaměstnanců.

7. Žádosti o dovolenou.

8. Měsíční vysvědčení.

9. Informace o programu.

Informace do libovolného sloupce jsou zadány během několika minut a lze je upravovat po celou dobu sestavování. Časové výkazy obdržené na konci měsíce jsou vytištěny. Navíc je možné tisknout data za minulá období. Software pro sledování času zaměstnanců umožňuje více uživatelům pracovat online současně.

Biometrické sledování času zaměstnanců

Nejmodernější metodou evidence pracovní doby je biometrická. Vylučuje nespolehlivé účetnictví, protože biometrické identifikátory jsou jedinečné, nelze je oklamat ani ztratit a snadno se používají. V praxi se používají systémy rozpoznávání obrazu a otisků prstů. Tyto terminály zaznamenávají čas příchodu a odchodu zaměstnanců do práce. Uživatel položí prst na dotykové zařízení. Při záznamu meziudálostí (přestávka, odchod na pochůzky atd.) před identifikací je třeba stisknout další tlačítko na terminálu.

Některá zařízení mají vestavěný fotoaparát pro pořizování fotografií po rozpoznání. Kromě zjednodušení a spolehlivosti účetnictví poskytuje takový systém také další zabezpečení provozu podniku.

Dobře organizované sledování času, jako každý jiný typ účetnictví, pomáhá úspěšná práce podniky. aplikace moderní metody a takové účetní programy umožňují max krátký čas eliminovat chyby ve výpočtech mezd, které se občas vyskytují, učinit účetnictví přístupným a „transparentním“ a pomoci včasnému a kvalitnímu podávání zpráv statistickým a jiným organizacím.

Není to těžké, pokud je tým malý. Ale co když jsou oddělení od sebe vzdálená nebo rozvrh zaměstnanců je nestandardní? Zde nepomůže ani speciálně najatá časomíra. Je nutné zavést kvalitní sběr informací.

Definování cílů

Před zahájením jakéhokoli projektu musíme pochopit, jaký cíl sledujeme, jakých výsledků chceme dosáhnout a jak je využít. Tedy cíl: sbírat informace o termínech práce, dovolené, nepřítomnosti všech zaměstnanců organizace v přesně definovaných termínech pro správný výpočet mezd a posílení kázně. K dosažení tohoto cíle bude nutné zapojení vedoucích oddělení, pouze ti, kteří spolehlivě znají termíny práce svých podřízených. Aby tento podnik uspěl, musíte získat podporu managementu a účetnictví. Samozřejmě může být obtížné přimět šéfy, aby dělali práci navíc, a to i jednoduchou, ale pokud vypracujete Nařízení o časových záznamech a nařídíte všem, aby je dodržovali, šance na úspěch se zvýší.

Vyvíjíme předpisy o časových záznamech

Jako každý jiný místní normativní akt, toto nařízení by mělo obsahovat hlavní oddíly:

Obecná ustanovení. Popisuje účely časového výkazu a určuje okruh osob, kterých se týká.

Hlavní část obsahuje popis procesu. Zde musíte napsat:

• Odpovědnost vedoucích pracovníků za vedení časových výkazů
• Postup plnění
• Postup pro podání na HR oddělení nebo účetní oddělení - elektronicky a v papírové podobě
• Termíny převodu pracovních výkazů (2x měsíčně - na zálohu a mzdu)
• Postup při absenci informací o důvodech nepřítomnosti v práci
• Postup pro zaznamenávání (je-li požadováno) pracovní doby

V hlavní části musíte vzít v úvahu specifika podniku, například vedení deníku místních služebních cest, pracovní dobu pro cestovní pozice, zaznamenávání zpoždění atd. Postup vyplňování by v těchto případech měl být co nejjasnější.

Odpovědnost za nedoložení vysvědčení postup při výměně vedoucích pracovníků na dovolené nebo v případě nemoci.

aplikace- vzorový formulář ve formuláři T-13 pro pracovní dny, dovolenou, nepřítomnost, nemocenskou atd.

Papírové docházkové výkazy samozřejmě v naší době téměř nikdo nepředává, a proto je potřeba všem rozeslat elektronickou verzi dokumentu. Pro snazší začátky jej můžete rovnou naplnit seznamem zaměstnanců. Ve spodní části elektronického dokumentu musíte vytvořit „cheat sheet“ se symboly písmen. To velmi pomůže šéfům, kteří mají k vedení personálních záznamů daleko. Požádejte o barevné zvýraznění všech dnů odchylek od běžného pracovního plánu, zpracování tabulek tak bude mnohem jednodušší.

Pokyny krok za krokem pro organizaci měření času

Teorie je skvělá, ale praxe se od ní většinou velmi liší. Jaké kroky je třeba podniknout k dosažení výsledků – včasné poskytování pracovních výkazů ze všech oddělení?

Setkání. Nezáleží na tom, zda se jedná o valnou hromadu všech šéfů nebo jen obchodní rozhovor s ředitelem - bez tohoto kroku se neobejdete. Musí existovat přesvědčivý důvod, proč je poskytování údajů o pracovní době důležité. Uveďte příklady chyb ve výpočtech mezd z důvodu nedostatku informací, pozdního hlášení absence nebo pracovní neschopnosti. Hlavní věcí je získat podporu managementu a účetnictví.

Předpisy o časových záznamech. Je nepravděpodobné, že budete schopni najít dokument absolutně přizpůsobený vaší organizaci, budete muset tvrdě pracovat. Definovat důležité body:

1. kdo vám má poslat vysvědčení, jakou formou a v jakých termínech. Zpravidla je to 2-3 dny před termínem výplaty zálohy a mzdy;

   povinnosti odpovědných osob - sledování docházky do práce, zpoždění a dalších odchylek od standardního rozvrhu;

   postup při informování HR oddělení o případech práce ve svátek, přesčas apod.

Pořadí schválení Ustanovení a povinnosti jej dodržovat. S ním, stejně jako s předpisy, musí být seznámeny všechny zúčastněné osoby. Někdy ve velkých větvích, samostatné divize vedení docházky je přiděleno sekretářce, asistentovi atd. Pokud ano, představíme je také.

Vzorové vysvědčení podle oddělení se jmenným seznamem. Samozřejmě není nutné dělat seznam, ale pomůžete tak manažerům a pomůžete jim, aby nikoho „neztratili“. Odešlete vzorky na e-mailem, napište o své ochotě odpovídat na otázky.

Kontrola provedení. V prvních měsících budete muset řešit neustálé připomínání vysvědčení, ale postupně se vše vrátí do starých kolejí. Označte si v kalendáři cílová data a pošlete všem připomenutí.

Měření vlivu.Šéfové často odkazují na to, že jsou zaneprázdněni, nebo prostě zapomínají vést záznamy o čase. Pokud upomínky nepomohou, pošlete zprávu všem, kteří neodeslali zprávu jako „Upozorňuji vás, že jména manažerů, kteří nedodržují předpisy o evidenci času, budou převedena. generálnímu řediteli v případě neposkytnutí informace k 1. dni v měsíci.“ To je samozřejmě extrémní opatření, protože osobní dispozice a dobrý postoj Můžete dosáhnout mnohem větších výsledků, než je nátlak a zastrašování.

Vzor nařízení o rozvrhech pracovní doby

Bereme v úvahu nuance organizace

Každý podnik má své vlastní charakteristiky a je třeba je brát v úvahu. Určete, jak ve vašem případě proběhnou procesy přenosu informací do HR oddělení:

• Je vyžadován papírový dokument?
• Na základě obdržených dat vytvoříte jeden obecný časový rozvrh nebo jich bude několik?
• Jsou potřebné faktické informace o odpracovaných hodinách, které nemají vliv na plat?
• Jak označit přesčasy, práci o víkendech a svátcích?
• Která data by měla být podána žádost o dovolenou?
• Potřebujete informace o potvrzení o nemoci hned po jejich otevření?
• V jakém časovém horizontu chcete pobírat uzavřenou nemocenskou?

Může existovat libovolný počet nuancí, někdy jsou odhaleny během účetního procesu.

Měření času v podniku je vědomou potřebou každé společnosti a každý zodpovědný a trpělivý zaměstnanec je může zavést, stačí prokázat vytrvalost a důslednost.