დროის მენეჯმენტი Excel-ში: სამუშაო დროის დაგეგმვის სისტემა. დროის მართვის ყველაზე ეფექტური გზები დროის მენეჯმენტი ცხრილებში და დიაგრამებში

Დროის მენეჯმენტი
როგორ გავზარდოთ 100% ეფექტურობა 24 საათის განმავლობაში?

დროის მენეჯმენტი არის დროის მართვის ტექნიკა, რომელიც მიზნად ისახავს მისი გამოყენების ეფექტურობის გაზრდას. თავდაპირველად, ეს მეცნიერება ეხმარებოდა ადამიანებს სამუშაოსა და ბიზნესში. მაგრამ დროთა განმავლობაში დროის მენეჯმენტის სარგებელი აქტუალური გახდა ყოველდღიურ ცხოვრებაში. წაიკითხეთ სასარგებლო რჩევები ამ თემაზე სტატიებში: და

რატომ და ვის სჭირდება დროის მენეჯმენტი?

საზოგადოებაში უახლესი ტენდენციები უკვალოდ არ გადის – მათი გავლენა პირდაპირ კავშირშია თითოეული ჩვენგანის თავისუფალ დროს. ბოლო ათწლეულების განმავლობაში ადამიანის ცხოვრება ისე შეიცვალა, რომ ახალი პასუხისმგებლობები და ახალი ცდუნებები გაჩნდა.

ამ უკანასკნელზე საუბრისას, აღსანიშნავია, რომ დროის ფუჭად კარგვის ცდუნება არის დროის მართვის პირველი დაბრკოლება. ინტერნეტის მოსვლასთან ერთად ადამიანების ცხოვრებაში გაჩნდა მრავალი შესაძლებლობა დროის „გადასვლის“ ან სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, მისი არაეფექტურად დახარჯვისთვის. ასე იყო ტელევიზიით რამდენიმე წლის წინ და ა.შ.
ნიშნავს ეს იმას, რომ დროის მენეჯმენტი მხოლოდ მათ სჭირდებათ, ვინც დროს ატარებს სოციალურ ქსელებში ან ტელევიზორის ყურებაში ატარებს? Რათქმაუნდა არა. შეგიძლიათ ბევრი დრო დაკარგოთ სარგებლის გარეშე 24 საათის განმავლობაში მუშაობით, რაც ერთი შეხედვით სასარგებლო ჩანს. თქვენ უნდა ააწყოთ თქვენი გეგმები სწორად, რათა წარმატებით დაასრულოთ რამდენიმე დავალება ერთდროულად. აქედან გამომდინარე, დროის მენეჯმენტი სასარგებლო იქნება აბსოლუტურად ყველა ადამიანისთვის.

დროის მენეჯმენტის ნაკლებობის შედეგები

ამ სფეროს შესწავლასა და განვითარებაზეა ორიენტირებული საქმიანობის რამდენიმე მიმართულება: ფსიქოლოგები, მენეჯერები, ბიზნესმენები და მათი დარგის სხვა სპეციალისტები. ამის წყალობით, დღეს შეგვიძლია დარწმუნებით ვთქვათ, რომ დროის მენეჯმენტის ნაკლებობა არის შემდეგი პრობლემების მიზეზი:
⦁ უძილობა
⦁ სტრესი
⦁ დეპრესია
⦁ ძალის დაკარგვა
⦁ შემცირებული შესრულება
ეს სია შეიძლება უსასრულოდ გაგრძელდეს. დღის არასწორად დაგეგმვა ხომ ხელს უშლის გეგმების მიღწევაში, იწვევს ზედმეტ დაღლილობას, რაც იწვევს სტრესს, შემდეგ კი დეპრესიას. როგორ გავუმკლავდეთ ამას? ამაზე ქვემოთ ვისაუბრებთ.

როგორ დაგეგმოთ თქვენი დრო სწორად?

ფსიქოლოგებისა და მენეჯერების კვლევებმა აჩვენა, რომ ზედმეტი თავისუფალი დრო ადამიანზე ისევე ცუდად მოქმედებს, როგორც ზედმეტი სამუშაო. მაშასადამე, დროის მართვის პირველივე წესი არის სამუშაოს, დასვენებისა და ძილის შესაბამისი დრო. ძილის საუკეთესო ხანგრძლივობა არ უნდა იყოს 7 საათზე ნაკლები და 8 საათზე მეტი.
რაც შეეხება დარჩენილ 16 საათს, რომელიც გამოყოფილია სამუშაოსა და დასვენებისთვის, აქ ინდივიდუალური მიდგომაა მნიშვნელოვანი. იმისთვის, რომ პროდუქტიულობა სასურველ დონეზე შეინარჩუნოთ, დარჩენილ დროს მუშაობას ვერ დახარჯავთ. მაგრამ დანარჩენი დრო უნდა იყოს მინიმალური, საკმარისი ტონის შესანარჩუნებლად.

თქვენ თავად უნდა დაგეგმოთ თქვენი დღე. მნიშვნელოვანია გვესმოდეს, რომ დროის მენეჯმენტი არ არის დღის გეგმების შედგენა. ეს არის ბევრად უფრო გრძელი და სერიოზული პროცესი, რომელიც შედგება:
⦁ მიზნების ანალიზი, ანალიზის საფუძველზე ამოცანების ფორმირება
⦁ თითოეული ამოცანის მნიშვნელოვნების ხარისხის განსაზღვრა
⦁ გეგმის შედგენა
⦁ გეგმის შესრულება
⦁ შესრულებული სამუშაოს ანალიზი
⦁ დასკვნების გამოტანა და გეგმის მორგება რეალური ფაქტების შესაბამისად

ამოცანების ფორმირება „მიზნების ხის“ მეთოდით

მიზნის ხის ტექნოლოგია დაგეხმარებათ ამოცანების ანალიზსა და ჩამოყალიბებაში. ეს ტექნიკა გამოიყენება ბიზნესის სხვადასხვა სფეროში და ყოველდღიურ ცხოვრებაში. სიცხადისთვის, იგი შედგენილია ნებისმიერი მოსახერხებელი გზით, დაწყებული ყველაზე მნიშვნელოვანი მიზნიდან.
მაგალითად, თქვენ უნდა შექმნათ თქვენი საკუთარი ბიზნესი. საწყის ეტაპზე ამისათვის დაგჭირდებათ 3,000,000 რუბლი (ეს განისაზღვრება ანალიზის საფუძველზე). თქვენ გეგმავთ ამ თანხის მიღებას სამი გზით: თქვენი დანაზოგი + ინვესტორების დეპოზიტები + სუბსიდიები სახელმწიფოსგან. ეს ნიშნავს, რომ თქვენი ამოცანები უახლოეს მომავალში შედგება "ხის" სამი ტოტისაგან. მიზნის ხის აგების ვიზუალური მეთოდი ნაჩვენებია ქვემოთ.

ასეთი გრაფიკების ასაგებად, არსებობს მრავალი პროგრამა, რომლითაც შეგიძლიათ დახაზოთ თქვენი მიზნის ხე ორი დაწკაპუნებით.

გეგმის შედგენა ABC ტექნიკით

თქვენი დროის დასაგეგმად შეგიძლიათ გამოიყენოთ ნოუთბუქი ან ნოუთბუქი, გაჯეტის პროგრამა ან სერვისი. მიზნების შედგენილი ხის საფუძველზე, თქვენ უნდა შეადგინოთ მოქმედებების და ამოცანების დეტალური გეგმა, რომლის საფუძველზეც შეგიძლიათ წინასწარ დაგეგმოთ თქვენი დრო. მაგალითად, უკვე ცნობილია ბიზნეს გეგმის დაცვისა და კონფერენციის ჩატარების თარიღი. ამიტომ, შეგიძლიათ დააყენოთ ეს დავალება წინასწარ დანიშნულ დღეს.
რაც შეეხება ყოველდღიურ დავალებებს: სამუშაო, საყოფაცხოვრებო საქმეები, ოჯახთან შეხვედრა - აქ დაგჭირდებათ განრიგის შექმნა. თითოეული დღისთვის სწორი გეგმის შექმნას დიდი დრო დასჭირდება. დაიწყეთ მომავალი დღეების დაგეგმვით. ამისათვის ჩაწერეთ სამუშაოების ქაოტური გეგმა, რომლის მიახლოებითი დრო დასჭირდება თითოეულ ნივთს.

შემდეგი, გამოიყენეთ ABC დახარისხების სისტემა. მისი ტექნიკა მარტივია: დაყავით ყველა დავალება მნიშვნელობის მიხედვით სამ ჯგუფად. ჯგუფი A – საქმეები, რომლებსაც დასჭირდებათ დროის 20%, მაგრამ მოიტანს შედეგის 80%. ჯგუფი B – საქმეები, რომლებსაც დასჭირდებათ დროის 30%, მაგრამ მოიტანს შედეგის 15%. და ჯგუფი C - რამ, რაც მოითხოვს დროის 50%-ს და მოაქვს შედეგის 5%.
ეს ტექნიკა დაგეხმარებათ ნათლად დაინახოთ, რამდენად მნიშვნელოვანია თქვენი ბიზნესი და რამდენად შეესაბამება დახარჯული დრო მის სარგებელს. ABC ტექნიკის გამოყენებით თქვენი გეგმების დახარისხების შემდეგ, გადაანაწილეთ თქვენი დავალებები უახლოეს დღეებში ისე, რომ ყოველდღე მოგიწიოთ გეგმების შესრულება ერთდროულად სამი ჯგუფიდან. ეს კეთდება იმისთვის, რომ არ გადაიტვირთოს ერთ-ერთი დღე ძალიან რთული სამუშაოთი.
სამუშაოს სირთულის და ხანგრძლივობის მიხედვით დიფერენცირებით, თქვენ შეძლებთ მიაღწიოთ საუკეთესო ეფექტურობას.

გეგმის სისწორის ანალიზი

ABC პრინციპით მომავალი დღეების გეგმის შედგენისას ინტუიციით ხელმძღვანელობთ და ლოგიკას ეყრდნობით. მაგრამ დროის მენეჯმენტში საუკეთესო მრჩეველი ფაქტია. ამიტომ, გეგმის განხორციელებისას დაარეგულირეთ დრო, რომელიც რეალურად დასჭირდა თითოეული პუნქტის დასრულებას. რამდენჯერმე გააკეთეთ შენიშვნები, შემდეგ გააანალიზეთ.
ანალიზის დროს არ დაგავიწყდეთ ჩანაწერების გაკეთება იმის შესახებ, თუ რამ გამოიწვია თქვენი ძალების დაკარგვა დღის განმავლობაში და რამ გამოიწვია თქვენი ტალღა. ეს ძალზე მნიშვნელოვანია, რადგან არცერთი გეგმა არ გააუმჯობესებს თქვენი დროის ეფექტურობას, თუ ამას დაღლილობის დროს გააკეთებთ. თქვენ ასევე უნდა იმუშაოთ მხიარული განწყობის შექმნაზე.
შეამჩნევთ, რომ თქვენი დღე ორი ტიპის დავალებისგან შედგება: პერიოდული და ერთჯერადი. პირველს ყოველდღიურად ასრულებთ, მეორეს კი მხოლოდ ერთხელ. უკვე დასრულებული გეგმების გაანალიზებით, შეეცადეთ გამოიტანოთ პირველის განხორციელების იდეალური ფორმულა. ვინაიდან ეს ამოცანები მუდმივად არის თქვენს ცხოვრებაში, შეგიძლიათ წინასწარ დაგეგმოთ ისინი წლების განმავლობაში და განავითაროთ ყველაზე ეფექტური სისტემა მათი განხორციელებისთვის.

პარეტოს პრინციპი

თქვენ უკვე შეხვდით პარეტოს პრინციპს ადრე, გეგმის შედგენის ეტაპზე. მისი არსი ის არის, რომ 20% ძალისხმევას მოაქვს შედეგის 80%. დღის, კვირის, თვის და თუნდაც წლის დაგეგმვისას აუცილებლად გაითვალისწინეთ ეს კანონი. გაანალიზეთ თქვენი გეგმები, შეადარეთ დავალებები ერთმანეთს და გამოავლინეთ ყველაზე პროდუქტიული.

პირიქით, ორჯერ დაფიქრდით დავალებების მნიშვნელობაზე, რომლებიც თქვენი დროის 80%-ს იკავებს და შედეგის მხოლოდ 20%-ს იძლევა. შესაძლოა მათი მიტოვება ან მათი გადაჭრის სხვა გზა მოიძებნოს.

დაუგეგმავი ამოცანები და ეიზენჰაუერის მატრიცა

დროთა განმავლობაში შეამჩნევთ, რომ ყოველთვის არ არის შესაძლებელი გეგმის შესრულება. ზოგჯერ შეიძლება მოხდეს რაღაც მოულოდნელი, რაც მოითხოვს დროის დაკარგვას. და რადგან თქვენი დღე იყო დაგეგმილი, თქვენ არ გექნებათ დრო, რომ გააკეთოთ რაიმე თქვენს საქმეების სიაში.
იმისათვის, რომ დაუგეგმავმა დავალებებმა ყველაზე ნაკლები ზიანი მიაყენოს თქვენს ყოველდღიურობასა და შესრულებას, თქვენ უნდა განსაზღვროთ მოულოდნელად წარმოქმნილი ამოცანის მნიშვნელობის ხარისხი და დრო დასჭირდება მას. ეს არ უნდა გააკეთოთ ძილისა და დასვენებისთვის დროის გაწირვით. უმჯობესია გადახედოთ დავალებების ჩამონათვალს და დროში ეკვივალენტური ნივთი გადაიტანოთ წარმოშობილ, მაგრამ ნაკლებმნიშვნელოვან ამოცანაზე.
ამ წერტილის საპოვნელად, რომელიც მოგვიანებით შეგიძლიათ გადაიტანოთ, შექმენით ეიზენჰაუერის მატრიცა. მისი პრინციპი ეფუძნება ორ გადამკვეთ ვექტორს (ასევე X და Y ღერძებს). Y ღერძი განსაზღვრავს საკითხის აქტუალურობის ხარისხს, ხოლო X ღერძი განსაზღვრავს მნიშვნელობას. გაანაწილეთ თქვენი გეგმები ამ თვითმფრინავში და იპოვნეთ ერთდროულად ყველაზე ნაკლებად მნიშვნელოვანი და ნაკლებად გადაუდებელი რამ. გადაიტანეთ მომდევნო დღეებში.

Დასვენების დრო

დასვენებაზე დახარჯვის ოპტიმალური დრო არ უნდა აღემატებოდეს 8 საათს. რა თქმა უნდა, თანამედროვე ცხოვრების პირობებში, ადამიანს, რომელსაც აქვს შვებულებაში 8 საათის გატარების შესაძლებლობა, იღბლიანი შეიძლება ეწოდოს. უფრო მეტიც, ძილი არაფერ შუაშია. ეს ის 8 საათია, რომელიც შეიძლება დახარჯო ოჯახთან შეხვედრაზე, პარკში სეირნობაზე, ოპერის მონახულებაზე და ა.შ.

დღის დაგეგმვისას მნიშვნელოვანია იყოთ სრულიად გულწრფელი საკუთარ თავთან და სწორად გაიგოთ თქვენი სხეული. თავიდან მოგიწევთ ექსპერიმენტების ჩატარება და დასვენება სხვადასხვა დროის განმავლობაში, შემდეგ კი ჩაწერეთ შედეგები და აღწერეთ, როგორ გრძნობთ თავს დღის განმავლობაში. ამ მეთოდის გამოყენებით თქვენ შეგიძლიათ იპოვოთ თქვენთვის შესაფერისი დრო, რომელიც საშუალებას მოგცემთ არ დაიტვირთოთ, მაგრამ ამავე დროს არ დაისვენოთ სიზარმაცამდე.

დასკვნა

ცხოვრების ის ტემპი, რომელსაც ადამიანების უმეტესობა მიჩვეულია, ხუთდღიანი სამუშაო გრაფიკიდან გამომდინარე, არ არის სწორი. ჩვენ მიჩვეული ვართ შაბათს და კვირას გასართობად, ანუ მთელი 48 საათი გავატაროთ. მძიმე კვირის მუშაობის შემდეგ, სხეულისთვის ასეთი ხანგრძლივი შესვენება შედარებულია ჰაერში ტემპერატურის ან ჟანგბადის დონის მკვეთრ ცვლილებასთან. და სამუშაო დღეებში ხშირად ნახევარ საათსაც არ ტოვებენ დასასვენებლად. ეს ყველაფერი უარყოფითად მოქმედებს ადამიანის სხეულზე, კეთილდღეობაზე და შესრულებაზე.
ამ მხრივ, უკიდურესად აუცილებელია თქვენი დროის სწორად მართვა. სწორედ აქ ეხმარება მეცნიერება სახელწოდებით „დროის მენეჯმენტი“.

თქვენს ყურადღებას მოტანილი სტატია არ შეეხება დროის მენეჯმენტის საფუძვლებს, დავალებების პირველად და მეორეხარისხოვან დაყოფის მეთოდებს, სამუშაო დროის ორგანიზების პრინციპებს და ა.შ. ამის შესახებ უკვე საკმარისად დაიწერა და უკეთეს რჩევებს ვერ მოგცემთ, ვიდრე დროის მენეჯმენტის სპეციალიზებული წიგნების კითხვა (პირველ რიგში ამ საიტზე წარმოდგენილი). ამ სტატიის მიზანია გაეცნოთ დროის ჩაწერისა და ორგანიზების ძალიან სპეციფიკურ სისტემას, რომელსაც მე თვითონ ვიყენებ.

დროის აღრიცხვისა და ორგანიზების შემოთავაზებული სისტემა შემუშავდა 2004 წელს. დღიური 2004 წლის თებერვალში დაიწყო და ეს პრაქტიკა დღემდე გრძელდება. თანდათანობით, სისტემამ განიცადა გარკვეული ცვლილებები, შემცირდა და ადაპტირებული იყო მიმდინარე ამოცანებთან. დღეს მან საბოლოოდ მოიპოვა საკმარისად სიფხიზლე და ძალა, რომ გავრისკო მისი საჯარო სასამართლოში მიყვანა. ვიმედოვნებ, რომ შემოთავაზებული სისტემა სასარგებლო იქნება მათთვის, ვისაც სურს დაამყაროს გარკვეული წესრიგი საკუთარ ცხოვრებაში. ყოველ შემთხვევაში ჩემი გამოცდილება მაძლევს ამის იმედის საშუალებას.

დღიური ინახება ჩვეულებრივ Excel ფაილში. ამ პროგრამის შესაძლებლობები საშუალებას გაძლევთ არა მხოლოდ მოხერხებულად დაგეგმოთ თქვენი დღე, არამედ დაალაგოთ ამოცანები, შეინახოთ არქივი და აკონტროლოთ დახარჯული დრო.

დროის აღრიცხვა

Excel-ის ფურცლის გარკვეული გზით შედგენით, შეგიძლიათ მარტივად და მოხერხებულად გაითვალისწინოთ დღის განმავლობაში დრო. ამისათვის გამოიყენეთ შემდეგი დიაგრამა:

ფიგურაში თითოეული საათი (ზედა ხაზი მიუთითებს საათებზე) დაყოფილია 4 სვეტად, ანუ დროის ჩაწერის სიზუსტე 15 წუთია. უფრო დიდი სიზუსტე ბუღალტრულ აღრიცხვას მოუხერხებელს ხდის, ხოლო ნაკლები სიზუსტე იძლევა ძალიან დიდ დანაკარგებს აღრიცხვის დროს.

მარცხენა სვეტი ასახავს ტიპიური დროის დანახარჯების გრაფიკებს (chtn - კითხვა, rbt - სამუშაო, doc - დოკუმენტების შენარჩუნება, ყოველდღიური ცხოვრება - ყოველდღიური პრობლემების გადაჭრა, lchn - პირადი დრო, rzvl - გასართობი, dv - მოძრაობა, nchg - არაფერი, დროის დაკარგვა) .

დღის განმავლობაში ივსება გასული დროის ინტერვალები. გამოთვლების გასამარტივებლად, რიცხვი "1" გამოიყენება როგორც ადგილი. შემდეგ შესაბამის სვეტებში შეყვანილი Excel-ის ფორმულების გამოყენებით (ფორმულები იწერება სტატიას მიმაგრებულ სამაგალითო ფაილში) ავტომატურად გამოთვლის კონკრეტული ტიპის აქტივობაზე დახარჯულ დროს.

დღის ბოლოს, დროის ფურცელი ასე გამოიყურება:

ეს სქემა, სურვილის შემთხვევაში, საშუალებას გაძლევთ აღადგინოთ მთელი დღე (დაიძინე, სწრაფად მოემზადა, წავიდა სამსახურში, მუშაობდა, ესაუბრე კოლეგას, იმუშავა, ისადილა, იმუშავა, წავიდა შეხვედრაზე, დაელოდა დაგვიანებულ პარტნიორს, გამართა სამუშაო შეხვედრა, დაბრუნდა ოფისში, მოახსენა უფროსს, წავიდა სახლში, ივახშმა, წაიკითხა, უყურა ფილმს, მოემზადა დასაძინებლად, წაიკითხა ძილის წინ, შეაჯამა დღე, დაიძინა).

მაგრამ პრაქტიკაში ეს იშვიათად არის საჭირო, ამიტომ დღეების უმეტესობა რჩება დახარჯული დროის მოკლე შეჯამებით. ისინი ასე გამოიყურებიან:

ასეთი შეჯამებები საშუალებას გაძლევთ ფხიზელი შეაფასოთ რამდენი დრო იხარჯება კონკრეტული ტიპის აქტივობაზე და, გარდა ამისა, გამოიღოთ საშუალო კვირის ან თვის შედეგების მიხედვით. გარდა ამისა, თუ სასურველია, შეგიძლიათ გააკეთოთ დასკვნები იმის შესახებ, რომ საჭიროა მეტი ან ნაკლები დრო დაუთმოთ ამა თუ იმ ტიპის საქმიანობას.

დაგეგმვა

დავიწყოთ ჩვეულებრივი ყოველდღიური დავალების ფურცლით. ჩემს ვერსიაში ასე გამოიყურება (SEG ჩანართი, დღეს):
როგორც ხედავთ, ფურცელი იყენებს 4 სამუშაო სვეტს: St – სტატუსი; Вр – დრო; პარა – პრიორიტეტი; და სვეტი დღისა და დავალების აღწერილობის მითითებისთვის.

დეტალური განხილვა "სტატუსის" სვეტის შესახებ მოჰყვება ქვემოთ. სვეტი "დრო", ვფიქრობ, არ საჭიროებს ახსნას. ახლა ჩვენ ყურადღებას გავამახვილებთ "პრიორიტეტის" სვეტზე. იგი იყენებს შემდეგ ნიშნებს:

! - კვირის მთავარი ამოცანა

!! – ყოველკვირეული დავალების ნაწილი, რომელიც უნდა შესრულდეს მიმდინარე დღეს; ან კვირის მეორეხარისხოვანი დავალება

30 - პრიორიტეტული ამოცანები კონკრეტული დღისთვის (დავალებები, რომლებზეც დრო განისაზღვრება ან ექვემდებარება განსაზღვრას)

40 – პრიორიტეტული ყოველდღიური ამოცანები

50 – ნაკლებად მნიშვნელოვანი ყოველდღიური ამოცანები

60 – ამოცანები დღის შედეგების დასადგენად

70 - დღის შეჯამება

80 – დავალებები კვირის შედეგების დასადგენად

90 - კვირის შეჯამება

ამ კლასიფიკაციის ცოდნით, საკმაოდ მარტივია როგორც დღისთვის ამოცანების განაწილება, ასევე მათი კვირის დაგეგმვა. ყოველკვირეული გეგმა ჩემს ფაილში ასე გამოიყურება:

ფაქტობრივი ყოველკვირეული გეგმა შეგიძლიათ იხილოთ გვერდის ბოლოში. სვეტის უშუალოდ ქვემოთ, რომელიც მიუთითებს კვირის პირველ და ბოლო დღეებზე, იწერება კვირის ამოცანები. ამას მოჰყვება თითოეული ცალკეული დღის აღნიშვნები, რომლებშიც იწერება ამ დღის კონკრეტული ამოცანები.

გვერდის ზედა სვეტები არის ყოველდღიური და ყოველკვირეული ამოცანები, რომლებიც უბრალოდ კოპირდება შესაბამის ფურცელში ყოველდღიური გეგმის შედგენისას.

ყოველთვიური გეგმა შედგენილია შემდეგი სქემით:

ეფექტურობის ნიშანი

ახლა დავუბრუნდეთ „სტატუსის“ სვეტის ანალიზს. ეს არის სვეტი, რომელიც საშუალებას გაძლევთ შეაფასოთ თქვენი დღეების ეფექტურობა. "სტატუსის" სვეტი მიუთითებს, დასრულებულია თუ არა დასახული დავალება. სტატუსის აღსანიშნავად გამოიყენება 3 შესაძლო ნიშანი:

V – დასრულებული

B – ნაწილობრივ შესრულებული, ან შეუსრულებელი ობიექტური მიზეზების გამო

N - არ არის დასრულებული

დღის განმავლობაში, დავალებების შესრულებისას, ფურცელი იღებს შემდეგ ფორმას:

"დახარისხების" ფუნქციის გამოყენებით (მენიუ პუნქტი - მონაცემები), შეგიძლიათ ავტომატურად დაალაგოთ ამოცანები:

ამ დახარისხებით (სტატუსი => პრიორიტეტი => დრო), ყველა დასრულებული დავალება იქნება სიის სათავეში. თქვენ აღარ შეგიძლიათ მათ ყურადღება მიაქციოთ, ყურადღება გაამახვილოთ დარჩენილ ამოცანებზე.
დღის ბოლოს, როდესაც ყველა სვეტი ივსება, შემოთავაზებული სისტემა საშუალებას გაძლევთ მიუკერძოებლად და ობიექტურად შეაფასოთ დროის გამოყენების ეფექტურობა.

დავალების ფურცელი დღის ბოლოს ასე გამოიყურება:

დახარისხების შემდეგ სხვადასხვა ფერის გამოყენება საშუალებას გაძლევთ ნათლად აჩვენოთ დღის ეფექტურობა.
მოყვანილ მაგალითში დღის 13 დავალებიდან 9 შესრულდა, 3 შეუსრულდა და 1 ვერ შესრულდა ობიექტური მიზეზების გამო. იმის გათვალისწინებით, რომ „B“ ქულები ითვლება 0,5/0,5, დღის შედეგები ასე გამოიყურება: სულ – 13; პლუს – 9,5; მინუს – 3,5. დღე წარმატებულად მიმაჩნია, თუ "პლუს" დავალების საერთო რაოდენობის ორ მესამედზე მეტია; ნახევარი წარმატებული - მთლიანი ნახევრიდან ორ მესამედამდე; წარუმატებელი - თუ "მინუს" ამოცანების ნახევარზე მეტია. შესაძლებელია სხვა პროპორციები, რაც დამოკიდებულია თქვენს მოთხოვნილებებზე.

ანალოგიური სისტემა გამოიყენება კვირის ეფექტურობის შესაფასებლად. არქივში გასული კვირა ასე გამოიყურება:

ანალოგიური სისტემა გამოიყენება თვეებისა და წლების მუშაობის შესაფასებლად. თვე:

ანალოგიურად, შესაძლებელია ერთი წლის, ათწლეულის და ა.შ. შედეგების შეჯამება, მთელი ცხოვრების შედეგების შეჯამებამდე :)

თქვენ ასევე შეგიძლიათ შეინახოთ თქვენი საკუთარი სატელეფონო დირექტორია ერთ ფაილში დავალებისა და დროის ფურცლებით.
განსაკუთრებით მოსახერხებელია შემოთავაზებული სისტემის გამოყენება, თუ თქვენ გაქვთ ჯიბის კომპიუტერი. ამ შემთხვევაში, ფაილი ამოცანებისა და დროის ფურცლებით ყოველთვის იქნება თქვენთან და შეგიძლიათ მასში ცვლილებები შეიტანოთ დღის მატებასთან ერთად.

თქვენ შეგიძლიათ უბრალოდ ამობეჭდოთ ამოცანები და დროის ფურცლები პრინტერზე. გირჩევთ დატოვოთ გარკვეული რაოდენობის უჯრები ცარიელი, რათა შეავსოთ ნებისმიერი დავალება, რომელიც წარმოიქმნება დღის წინ.
ვიმედოვნებ, რომ ზემოთ მოყვანილი სისტემა ისეთივე სასარგებლო იქნება თქვენთვის, როგორც დამეხმარა ჩემი ცხოვრების ორგანიზებაში. Წარმატებები!

ალექსეი ფედოროვი, 2004 წლის დეკემბერი კონტაქტი: [ელფოსტა დაცულია]. მონტაჟი – გლებ არხანგელსკი,
სტატია დაიწერა სპეციალურად საიტისთვის. დოკუმენტის მისამართი საიტზე:
უფასო ონლაინ პუბლიკაციებში გამოქვეყნება ნებადართულია ავტორის დამატებითი თანხმობის გარეშე, ტექსტის მთლიანობის შენარჩუნებით, ამ შეტყობინების ჩათვლით და სამუშაო ჰიპერბმულების. ფასიან ონლაინ პუბლიკაციებში და ქაღალდის მედიაში პუბლიკაცია მოითხოვს ავტორის თანხმობას.

ჩვენ ვაგრძელებთ საინტერესო, სასარგებლო და, თუ შესაძლებელია, უფასო ონლაინ ასისტენტების მიმოხილვას. დღეს ჩვენ ვისაუბრებთ იმ სერვისებსა და აპლიკაციებზე, რომლებიც გვეხმარება ვმართოთ დრო (ჩვენი და ჩვენი თანამშრომლების) და ვიყოთ უფრო ეფექტური. მოდი განვიხილოთ როგორც უმარტივესი „სამუშაო“ ფურცლები და რთული სისტემები, რომლებიც საშუალებას გაძლევთ შეინახოთ დოკუმენტები და კოორდინაცია გაუწიოთ მუშაობას თანამშრომლებთან. ყოველივე ამის შემდეგ, ყველა სერვისს ჰყავს თავისი მომხმარებელი, არა?

ასე რომ, 15+ რესურსი დაგეგმვისა და დროის მენეჯმენტისთვის.

http://nowdothis.com - მინიმალისტური სერვისი ერთი სამუშაო სიისთვის. შეიყვანეთ თქვენი სია ფანჯარაში და სერვისი მოგთხოვთ დააწკაპუნოთ ღილაკზე „შესრულებულია“ ყოველი დავალების შესრულების შემდეგ. შესაფერისია მათთვის, ვისაც აქვს მკაფიო და გასაგები გეგმა და ვისაც ამავდროულად მოსწონს დასრულებული ნივთების მონიშვნა. არ არის შესაფერისი მათთვის, ვისაც აქვს მოქნილი გრაფიკი და სამუშაოების მცურავი სია.

http://www.plan-your-time.com/to-do/— აქ ასევე შეგიძლიათ შეადგინოთ თქვენი სამუშაოების სია, დასრულებულის შემოწმებით. გარდა ამისა, სერვისი ითვლის რამდენი დრო იხარჯება თითოეული დავალების შესრულებაზე. მაგრამ თუ დავალებებს შორის შეჩერება ან ამოცანების გაცვლა გჭირდებათ, სია ხელახლა უნდა შედგეს.

http://todolist.ruასევე არის უმარტივესი ონლაინ სერვისი რამდენიმე სამუშაო სიის შედგენისთვის. სიების გაკეთება შეგიძლიათ რამდენიმე დღით ადრე. ფუნქციონირება ასევე საკმაოდ შეზღუდულია - მხოლოდ სიები, როგორც ქაღალდის დღიურში, და არაფერი ზედმეტი. მაგრამ ეს უფასოა.

http://todoist.com- მოსახერხებელი დავალების განრიგი ონლაინ ვერსიით და სხვადასხვა გაჯეტებისთვის. შეგიძლიათ დასახოთ მიზნები და დაგეგმოთ კონკრეტული ნაბიჯები მათ მისაღწევად. თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ ერთობლივი ამოცანები, დელეგირდეთ და აკონტროლოთ მათი შესრულება. საინტერესო თვისებაა ის, რომ სერვისი ითვლის ეგრეთ წოდებულ „კარმას“ - მომხმარებლის პროდუქტიულობას. ფუნქციების მინიმალური ნაკრები უფასოა, თქვენ მოგიწევთ გადახდა მოწინავეებისთვის, მაგრამ არსებითად Google იგივეს აკეთებს უფასოდ (წაიკითხეთ).

https://www.google.com/calendar/render არის კალენდარი, რომელიც ყოველთვის თქვენთანაა, ნებისმიერ მოწყობილობაზე – მობილურზე თუ დესკტოპზე, თქვენსზე თუ სხვისზე. კალენდარს შეუძლია შეგახსენოთ დაგეგმილი ღონისძიება, არა მხოლოდ თქვენთვის, არამედ ყველა მონაწილისთვის - ელექტრონული ფოსტით და SMS-ით. Google-ის სხვა სერვისების მსგავსად, კალენდარი უფასოა.

https://calendar.yandex.ru-კარგი, გესმის :)

http://miniplan.ruმეგაპლანის შემქმნელებისგან. აერთიანებს სამუშაოების სიებს, ელექტრონულ კალენდარს შეხსენებებით და მიმზიდველ ინტერაქტიულ საათს, სადაც შეგიძლიათ დაამატოთ თქვენი საქმეები. მინი გეგმა უფასოა და შესაფერისია მხოლოდ პირადი დაგეგმვისთვის - ამიტომაც არის მინი.

http://yaware.ru— ონლაინ დროისა და პროდუქტიულობის თვალთვალის სისტემა. შესაფერისია მათთვის, ვინც მუშაობს ინტერნეტში. თქვენ ამატებთ სისტემის საიტებს, რომლებსაც ეწვიეთ სამუშაოდ (ან არა სამუშაოდ :)), განსაზღვრავთ მათ კატეგორიაში სასარგებლო, უსარგებლო და ნეიტრალური. სისტემა აკონტროლებს დღეში რამდენ დროს ხარჯავთ თითოეულ რესურსზე და აწვდის ანგარიშს დღის ბოლოს. ამ შემთხვევაში მხედველობაში მიიღება მხოლოდ ის დრო, რომლის განმავლობაშიც რეალურად მუშაობთ რესურსთან; სისტემა უბრალოდ უგულებელყოფს ღია და გამოუყენებელ ჩანართებს. საიტი გთავაზობთ უფასო წვდომას საკუთარი პროდუქტიულობის თვალყურის დევნებაზე და ფასიან პაკეტებზე თანამშრომლების დროის თვალყურის დევნების მოწინავე ვარიანტებით. არის აპლიკაციები სმარტფონებისთვის.

http://motivateclock.ru- მსგავსი პროგრამა. ჩამოტვირთეთ და დააინსტალირეთ თქვენს კომპიუტერში; არსებობს ვერსია მხოლოდ Windows-ისთვის. პროგრამა უფასოა, მხოლოდ პირადი სარგებლობისთვის, არ არსებობს კორპორატიული ვარიანტი.

http://www.leadertask.ruარის კიდევ ერთი მსგავსი სერვისი, ელექტრონული დღიური, რომელიც მუშაობს ონლაინ, სმარტფონებზე, კომპიუტერიდან და თუნდაც ფლეშ დრაივიდან. ის ასევე შესაძლებელს ხდის გუნდთან გეგმების კოორდინაციას, ამოცანების სინქრონიზაციას სხვადასხვა მოწყობილობებზე და ა.შ. არის უფასო ვერსია პირადი სარგებლობისთვის, რამდენიმე ფასიანი პაკეტი და კორპორატიული კლიენტებისთვის ყუთიანი ვერსია.

https://www.wunderlist.com/ru— ღრუბლოვანი სერვისი მონაცემთა შენახვისა და ამოცანების განაწილებისთვის. ეს არის სამუშაოების სიების სისტემა და მათთან მუშაობის ინსტრუმენტების ნაკრები. შეგიძლიათ დააყენოთ ამოცანები, დაყოთ ისინი ქვეამოცნებებად, დააყენოთ ვადები, დააკავშიროთ ამოცანები ერთმანეთთან, დააყენოთ შეხსენებები, გაუზიაროთ თქვენი ამოცანები სხვა ადამიანებს და ა.შ. სერვისი განკუთვნილია როგორც პერსონალური დაგეგმვისთვის (უფასო), ასევე საქმიანი მიზნებისთვის (ფულისთვის) და სინქრონიზებულია სხვადასხვა მოწყობილობებს შორის.

http://evernote.com/intl/ru/- სერვისი, რომელმაც ახლა ველური პოპულარობა მოიპოვა. ეს არის პროგრამა და ვებ სერვისი დიდი მოცულობის შენიშვნების შესანახად და შენიშვნები შეიძლება იყოს ნებისმიერი ფორმატის - ტექსტი, სურათები, აუდიო, ვიდეო, თანდართული ფაილებით. გარდა ამისა, სერვისი მუშაობს როგორც პროექტის მართვის სისტემა, რომელიც ეხმარება არა მხოლოდ ინფორმაციის თაიგულის შენახვას, არამედ მის ორგანიზებას და, საჭიროების შემთხვევაში, გაზიარებას. იხსნება ყველგან - ონლაინ, კომპიუტერიდან და ტელეფონებიდან და ახდენს თქვენი ინფორმაციის სინქრონიზაციას. არის მინიმალური უფასო პაკეტი და ფასიანი ვერსიები გაფართოებული ფუნქციებით (მაგალითად, ფასიან ანგარიშზე შეგიძლიათ შეაგროვოთ მთელი ელექტრონული ბიბლიოთეკა ან ვიდეო ბიბლიოთეკა). Evernote-ს გააჩნია რამდენიმე კარგი დამხმარე სერვისი, როგორიცაა Skitch, რომელზეც ჩვენ ვსაუბრობთ. და თუ გსურთ, შეგიძლიათ დაუკავშიროთ Google mail და Google Calendar.

https://getpocket.com— ბრაუზერის გაფართოება, ფუნქციონალურობით მსგავსი Evernote-ის, მაგრამ არა შენიშვნებისა და ფაილებისთვის, არამედ ვებ გვერდებისთვის. თქვენ ინახავთ ყველა გვერდს, რომელსაც ახლა ვერ ათვალიერებთ - ეს სამომავლოდ წაკითხვის გეგმაა. სერვისის შიგნით არის მოსახერხებელი ფუნქცია უსარგებლო გვერდების გასასუფთავებლად - რეკლამა, არასაჭირო ბმულები და ა.შ. ეს დაგეხმარებათ დაზოგოთ დრო და წაიკითხოთ მხოლოდ სასარგებლო შინაარსი. ფულის სანაცვლოდ იღებთ ძიებას, მონიშვნის სისტემას და ელექტრონული ბიბლიოთეკის შექმნის ფუნქციას (თუ თქვენ მიერ მონიშნული სტატიების ავტორები გადაწყვეტენ მათ წაშლას, სტატიები მაინც დარჩება ჯიბეში).

http://worksection.com- სისტემა, რომელიც აერთიანებს ფაილის შენახვას დროის დაგეგმვას. თქვენ შეგიძლიათ შეინახოთ ფაილები ნებისმიერ ფორმატში უფასოდ. დამატებით საფასურად იღებთ კალენდარს შეხსენებებით და გაფართოებული ფუნქციებით: ტაიმერი, დროის თვალყურის დევნება, ფინანსები და ა.შ. ასევე შეგიძლიათ პროექტებზე მუშაობა ასისტენტების მონაწილეობით. სერვისი საშუალებას გაძლევთ დააყენოთ ამოცანები და აკონტროლოთ მათი შესრულება, გაითვალისწინოთ თანამშრომლების სამუშაო დროის ეფექტურობა, გამოთვალოთ ხარჯები, მოაწყოთ ჯგუფური ჩეთები და ა.შ.

ყოველგვარი ეჭვის გარეშე, სახლიდან მუშაობას თავისი უპირატესობები აქვს.მაგალითად, თქვენ არ გჭირდებათ სამსახურში წასვლა. ისინი არ კარგავენ კომპანიის ძვირფას დროს წყლის გამაგრილებლის გარშემო ჭორაობას. თქვენ იხდით მხოლოდ იმ საათებს, რომლებიც რეალურად მუშაობდნენ. და, როგორც კვლევა აჩვენებს: ვიდრე ოფისის თანამშრომლები. თუმცა, წარმატებული ბიზნესის გასატარებლად, შეიძლება დაგჭირდეთ დროის მართვის გარკვეული პროგრამები.

ყოველივე ამის შემდეგ, დისტანციური თანამშრომლების აყვანის ყველა უპირატესობის მიუხედავად, თუ ისინი არ ცხოვრობენ იმავე რეგიონში, როგორც თქვენ, შეიძლება რთული იყოს მათი სამუშაო დროის ეფექტურად მართვაში დახმარება.

ასე რომ, დისტანციურ მუშაკებს არ სჭირდებათ დრო დახარჯონ მგზავრობაზე, მაგრამ თქვენ ასევე გსურთ დარწმუნდეთ, რომ ისინი ეფექტურად ასრულებენ თავიანთ სამუშაოს და ამისათვის გჭირდებათ მართვის სწორი ინსტრუმენტები. აქ არის საუკეთესოდროის მართვის პროგრამები 2018 წელი:

დროის მართვის პროგრამები

დროის მენეჯმენტის ხელოვნებაში რამდენიმე მნიშვნელოვანი ასპექტია და ამ სტატიაში ჩვენ გვსურს ყველა მათგანის გაშუქება. მაგრამ დავიწყოთ ყველაზე აშკარა - დროის მიკვლევით.

1. დრო ექიმი

თუ გჭირდებათ პროგრამა დისტანციური თანამშრომლების სამუშაო საათების თვალყურის დევნებისთვის, მაშინდრო ექიმო მხოლოდ ის, რაც გჭირდებათ.

Time Doctor-ით შეგიძლიათ მიიღოთ დეტალური ანგარიშები იმის შესახებ, თუ როგორ იყენებენ თქვენი დისტანციური თანამშრომლები დროს და რამდენად პროდუქტიულები არიან ისინი. ეს პროგრამა ითვალისწინებს როგორც ზოგადად თანამშრომლების სამუშაო დროს, ასევე კონკრეტულ პროექტზე დახარჯულ დროს, დავალებების შესრულებას ან კლიენტებთან მუშაობას.

გარდა ამისა, ეს პერსონალის მართვის სისტემა მოიცავსინტერნეტის აქტივობის მონიტორინგი, მონახულებული საიტების თვალყურის დევნება, GPS თვალთვალი და მრავალი სხვა.

Time Doctor-ს აქვს ყველაფერი რაც უნდა შეიცავდესდროის მართვის პროგრამები.

2. საგზაო რუკა

10. ასანა

ასანა - იდეოლოგიურად მარტივი აპლიკაცია პროექტის მენეჯმენტისთვის. Asana-ს ერთ-ერთი საუკეთესო ფუნქცია ის არის, რომ შეგიძლიათ დაამატოთ ამოცანები სიაში ან კალენდარში. ამ გზით თქვენ შეგიძლიათ ნახოთ კალენდარში, როდის და რა უნდა გააკეთოთ. როდესაც დაასრულებთ დავალებაზე მუშაობას, შეგიძლიათ დააწკაპუნოთ მასზე და მონიშნოთ დასრულებულად.

ასანა ასევე საშუალებას გაძლევთ დაალაგოთ ამოცანები კატეგორიებად, როგორიცაა დასრულებული, დაუსრულებელი, დასრულებული და პროექტის მიხედვით. ეს აძლევს მენეჯერს შესაძლებლობას დაინახოს მიმდინარე პროგრესი, ხოლო დისტანციურ მუშაკს სწრაფად გაარკვიოს ის, რაც უკვე გაკეთდა და რა არის ჯერ კიდევ გასაკეთებელი.

ეს აპლიკაცია ასევე აგზავნის ელ.ფოსტის შეტყობინებას დავალების დასრულებამდე.

11. მცურავი

Float არის პროექტის მართვის პროგრამული უზრუნველყოფა, რომელიც უკეთესად შეეფერება მცირე გუნდებს.

Float-ს აქვს მოსახერხებელი „დაწკაპუნეთ-და-ჩაგდების“ გრაფიკი, რომელიც დაგეხმარებათ ვიზუალურად აჩვენოთ გუნდის მიმდინარე დატვირთვა, მარტივად მართოთ ამოცანები, სწრაფად განაახლოთ განახლებები და იპოვოთ თქვენთვის საჭირო თანამშრომელი პროგრამის ფილტრებისა და ძიების ფუნქციების წყალობით.

Float-ში თქვენ ასევე შეგიძლიათ გადაანაწილოთ დავალებები თანამშრომლებს შორის, დაყოთ ისინი ეტაპებად, დაჯგუფოთ პროექტები და დაამატოთ თქვენი საკუთარი განმარტებები ამოცანებს.

Float გეხმარებათ თქვენი გუნდის მართვაში და საშუალებას გაძლევთ შექმნათ მორგებული ანგარიშები, რათა დარწმუნდეთ, რომ მიაღწევთ თქვენს მიზნებს.

პროდუქტიულობის აპლიკაციები

თქვენ ალბათ გსმენიათ გამოთქმა: „არ იყო სხვებზე უარესი“. და მიუხედავად იმისა, რომ ეს ჩვეულებრივ ეხება სოციალურ სტატუსს, იგივე შეიძლება ითქვას დისტანციური მუშაკების მდგომარეობაზე. სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, მშვენიერია პროდუქტიულობის აპლიკაციაში იმის დანახვა, თუ ვინ რას აკეთებს და ვინ ლიდერობს "რბოლაში".

12.IDoneThis

IDoneThis - საკმაოდ საინტერესო აპლიკაცია პროდუქტიულობის გაზრდისთვის - ფაქტობრივად, ეს არის "გადატუმბული" სამუშაოების სია. IDoneThis-ით შეგიძლიათ შექმნათ სამუშაოების სიები დისტანციური მუშაკებისთვის, რათა დაასრულონ და უყუროთ წითელი X-ების (დაუსრულებელი ამოცანების) გადაქცევას მწვანედ (დასრულებული).

IDoneეს არის მოსახერხებელი გზა, რათა თვალყური ადევნოთ სამუშაოს პროგრესს და შეამოწმოთ, როგორ მუშაობენ თანამშრომლები. ზოგჯერ საუკეთესოდროის მენეჯმენტი ეს არის ჯანსაღი, მეგობრული შეჯიბრი.

13.ტოდოისტი

ტოდოისტი არის შესანიშნავი და კონცეპტუალურად მარტივი აპლიკაცია სამუშაოების სიის შესაქმნელად. არა, ნამდვილად, შეგიძლიათ იქ დაამატოთ თქვენი პირადი საკითხები. როგორც სავაჭრო სია, ფილმები, რომელთა ყურებაც გსურთ, მოგზაურობის დაგეგმვა. თუმცა, აპლიკაციის სრული კონფიგურაცია და გამოყენება შესაძლებელია მხოლოდ სამუშაო ამოცანებისთვის.

თქვენს Todoist ანგარიშში შეგიძლიათ დაამატოთ ამოცანები, მონიშნოთ ისინი, დაავალოთ ვადები და დაალაგოთ ამოცანები ფილტრების მიხედვით: თქვენთვის დანიშნულ, სხვა თანამშრომლებს მინიჭებული და პრიორიტეტული. თქვენ ასევე იხილავთ დღევანდელ დავალებებს და მათ, რომლებიც უნდა დასრულდეს მომდევნო შვიდი დღის განმავლობაში.

Todoist-ის ძირითადი ფუნქციები ხელმისაწვდომია უფასოდ, მაგრამ თუ თქვენ მართავთ დიდ გუნდს, ღირს გადახვიდეთ ფასიან პრემიუმ გეგმაზე, რომ ისარგებლოთ ყველა ფუნქციით.

ფაილის გაზიარება

შეიძლება უცნაურად ჩანდეს, რომ ჩვენ ჩავრთეთ ღრუბლოვანი საცავი სტატიაში, რომელიც ხაზს უსვამს საუკეთესოებსდროის მართვის პროგრამები, მაგრამ აქ არის პირდაპირი კავშირი. წარმოიდგინეთ, რამდენი დრო დაიკარგება, თუ თქვენს დისტანციურ მუშაკებს არ ჰქონდეთ ფაილების გაზიარების აპლიკაცია? და ღმერთმა ქნას, ყველა ფაილი გამოგიგზავნოთ მეილზე?

ნახსენები აპებიდან ბევრი შეიცავს ფაილის გაზიარების ვარიანტს, მაგრამ შეიძლება დაგჭირდეთ სარეზერვო ასლი ან გსურთ გამოიყენოთ უფრო საიმედო სერვისები, როგორიცაა Dropbox ან Google Drive.

14. Dropbox

Dropbox არის შესანიშნავი ღრუბლოვანი საცავი, რომელიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ ფაილების გასაზიარებლად. სერვისი ინტუიციურია და ბევრი დისტანციური თანამშრომელი უკვე იცნობს როგორ მუშაობს.

იმისათვის, რომ მიიღოთ მაქსიმალური თანხა, გამოიყენეთ Dropbox Business ანგარიში მონაცემთა უსაფრთხო წვდომით, სინქრონიზაციისა და თანამშრომლობის შესაძლებლობებით.

15. Google Drive

თუ თქვენ მართავთ დისტანციური მუშაკების მცირე გუნდს, მაშინ Google Drive შესანიშნავი არჩევანია. Google Drive-ით შეგიძლიათ გააზიაროთ ფაილები, დაარედაქტიროთ ისინი, ითანამშრომლოთ, დაამატოთ კომენტარები ტექსტურ დოკუმენტებზე და სხვა.

გარდა ამისა, როგორც უსაფრთხოებისა და კონტროლის დამატებითი ზომა, თქვენ გაქვთ შესაძლებლობა აირჩიოთ ვის აქვს წვდომა გარკვეულ დოკუმენტებზე.

დრო არის შეზღუდული რესურსი, რომელიც მუდმივად გამოიყენება. თქვენ არ შეგიძლიათ შეწყვიტოთ მისი გამოყენება და არ შეგეძლოთ მისი რეზერვების აღდგენა, მაგრამ ამავე დროს ის გჭირდებათ თქვენი გეგმების განსახორციელებლად. შეხვედრების დაგეგმვიდან დაწყებული შეკვეთების შესრულებამდე, დრო არის ბიზნესის წარმართვის ყველა ასპექტის საფუძველი და თქვენ არ შეგიძლიათ მის არასწორად მართვა.

დროის არაეფექტური მენეჯმენტი შეიძლება გამოვლინდეს სხვადასხვა გზით. იქნება ეს გაჭიანურება, პირადი საკითხების ყურადღების გადატანა თუ დიდი ხნის გაწეული პროექტები, ბევრი რამ კარგავს ჩვენს დროს ყოველდღიურად. დროის დაკარგვის გამო, თქვენ არღვევთ თქვენს ცხოვრებასა და სამუშაოს ბალანსს, გრძნობთ მეტ სტრესს და უფრო სავარაუდოა, რომ შეხვდებით მჭიდრო ვადებს.

საბედნიეროდ, დღევანდელ ტექნოლოგიას შეუძლია მრავალი შესაძლებლობა შემოგვთავაზოს, რომ დრო უფრო პროდუქტიულად ვმართოთ. ამ სტატიაში ჩვენ ჩამოვთვალეთ 9 აპლიკაცია, რომელიც დაგეხმარებათ გაათავისუფლოთ თქვენი გრაფიკი, გამონახოთ დრო თქვენი პირადი ცხოვრებისთვის და ყურადღება გაამახვილოთ მნიშვნელოვანი სამუშაოს შესრულებაზე.

1.წმინდა

Clear არის მარტივი, კარგად შემუშავებული სამუშაოების სიის აპი, რომელიც გაადვილებს თქვენი მიმდინარე ამოცანის თვალყურის დევნებას.

ზოგჯერ ჩვენი ცხოვრება ძალიან დაძაბული ხდება, მაგრამ Clear გვეხმარება პრიორიტეტული მიზნების დანახვა, როგორც ელემენტარული, ნაბიჯ-ნაბიჯ პროცესების სერია. თქვენ შეგიძლიათ დაალაგოთ თქვენი ყოველდღიური ამოცანები ცალკეულ კატეგორიებად, თემატური სიების გამოყენებით და დაუყოვნებლივ ნახოთ, რა უნდა გააკეთოთ შემდეგ.

Clear-ის ერთ-ერთი მთავარი უპირატესობა არის მისი სრულად კონფიგურირებადი და ადვილად გამოსაყენებელი ინტერფეისი. მარტივი ჟესტებით შეგიძლიათ დაუფიქრებლად დაამატოთ და დაასრულოთ ამოცანები.

Clear ხელმისაწვდომია iOS, OS X და Apple Watch-ისთვის.

რატომ გარკვევა?

ეს აპლიკაცია აწყობს თქვენს ცხოვრებას, რაც საშუალებას გაძლევთ მიაღწიოთ თქვენს მიზნებს ეტაპობრივად.

გაასუფთავეთ სინქრონიზაცია თქვენს iCloud ანგარიშთან, ასე რომ თქვენ არ გჭირდებათ მუდმივად განაახლოთ თქვენი სამუშაოების სიები ყველა მოწყობილობაზე.

Clear პასუხისმგებლობას გიწევთ შეხსენებებითა და push-შეტყობინებებით, რომლებიც თქვენს ყურადღებას ამახვილებენ იმაზე, რაც ნამდვილად გჭირდებათ.

Workflow არის უაღრესად კონფიგურირებადი აპლიკაცია, რომელიც ამცირებს თქვენს დროს დახარჯულ რთულ ყოველდღიურ ამოცანებზე.

Workflow-ით შეგიძლიათ შექმნათ უნიკალური მალსახმობები თქვენი ტელეფონის ან ტაბლეტის სამუშაო მაგიდაზე, რომლებიც ასრულებენ დავალებების სერიას ერთი დაწკაპუნებით. მიუხედავად იმისა, გაინტერესებთ Google Maps-დან თქვენი შემდეგი შეხვედრის მიმართულებების ავტომატურად მიღება თუ ყველა თქვენი ფოტოს სარეზერვო ასლის შექმნა Dropbox-ში, თქვენ შეძლებთ შექმნათ თქვენი საკუთარი აპლიკაციები, რათა გაუმკლავდეთ თქვენთვის საჭირო ფუნქციებს.

Workflow ამაყობს 200-ზე მეტი მოქმედებით და ინტეგრაციით აპებთან, როგორიცაა Facebook, Uber და YouTube. ამ დროის მენეჯერი ხელმისაწვდომია iOS-ზე.

რატომ Workflow?

Workflow გეხმარებათ დაზოგოთ დრო რთული ამოცანების ავტომატიზაციის გზით, რომლებსაც რეგულარულად ასრულებთ თქვენს მობილურ მოწყობილობაზე.

სამუშაო პროცესი მარტივი და სწრაფია, რაც საშუალებას გაძლევთ სწრაფად შექმნათ ახალი აპლიკაციები და მალსახმობები მარტივი გადაადგილების ბრძანებების გამოყენებით.

სამუშაო ნაკადი მრავალმხრივია და შეუძლია იმუშაოს აპებში, როგორიცაა Safari და Evernote.

3. კლარა

Clara არის ხელოვნური ინტელექტის მქონე აპი, რომელიც გეგმავს და კოორდინაციას უწევს თქვენს შეხვედრებს.

პაემნების დანიშვნა ძალიან შრომატევადი სამუშაოა: საკუთარ გრაფიკში დროის პოვნა რთულია, მაგრამ სხვისი განრიგის მოვლენების გაგება კიდევ უფრო რთულია. კლარა აგვარებს ორგანიზაციულ საკითხებს იმ შემაშფოთებელი ელ.წერილების ავტომატურად დამუშავებით, რომლებზეც დროს ხარჯავთ ყოველდღე.

უბრალოდ ჩართეთ Clara, როგორც მეორადი მიმღები (CC - carbon ასლი) ნებისმიერ ელფოსტაში და აპლიკაცია დაუყოვნებლივ დაიწყებს შეხვედრის შექმნის პროცესს.

რატომ კლარა?

კლარა გეხმარებათ ნაკლები დრო დახარჯოთ ელ.ფოსტის გაგზავნაზე და ათავისუფლებთ თქვენს შემოსულებს.

კლარასთან ერთად, თქვენ შეგიძლიათ ფოკუსირება მოახდინოთ თქვენს პასუხისმგებლობებზე, თქვენს გრაფიკზე ფიქრის გარეშე.

კლარა იქცევა როგორც ნამდვილი ადამიანი და იყენებს მარტივ, ბუნებრივ წერის სტილს, რომელიც სრულიად გასაგები იქნება თქვენი მიმღებისთვის.

Wunderlist არის აპლიკაცია, რომელიც შექმნილია ერთობლივი სამუშაოების სიების შესაქმნელად, რათა უკეთ შეძლოთ თქვენი აქტივობების კოორდინაცია კოლეგებთან, მეგობრებთან და ოჯახის წევრებთან.

როდესაც გარკვეული სამუშაოს გაკეთების დროა, თქვენ არ მოგიწევთ ამის გაკეთება მარტო. Wunderlist საშუალებას გაძლევთ თვალყური ადევნოთ, დაასრულოთ და გააზიაროთ მიზნები ღილაკის დაჭერით. თქვენ ასევე შეძლებთ დაავალოთ დავალებები, დაამატოთ კომენტარები, დააყენოთ ვადები და შეხსენებები თქვენი გუნდისთვის.

Wunderlist ხელმისაწვდომია Android-ისთვის, iOS-ისთვის და Windows Phone-ისთვის; OS X და Windows; და Google Chrome.

რატომ Wunderlist?

Wunderlist-თან ერთად, თქვენი მთელი გუნდი რჩება მარყუჟში, რადგან აპი გაძლევთ საშუალებას გააზიაროთ, დააკომენტაროთ და ითანამშრომლოთ ნებისმიერ დავალებაზე ან დავალებების სიაზე.

Wunderlist ხელმისაწვდომია თითქმის ყველა პლატფორმაზე, რაც ნიშნავს, რომ ის იმუშავებს თქვენს ყველა მოწყობილობაზე და თქვენი გუნდის ყველა წევრზე.

Wunderlist უზრუნველყოფს, რომ არასოდეს დაივიწყოთ არაფერი, გაძლევთ მოქნილობას დააყენოთ ვადები და შეხსენებები.

RescueTime არის დროის ტრეკერი, რომელიც აღრიცხავს როგორ და სად ატარებთ დროს ონლაინ რეჟიმში.

გსურთ დააბალანსოთ თქვენი პირადი ცხოვრება და სამუშაო ცხოვრება? RescueTime აანალიზებს ყველაფერს, რასაც აკეთებთ მთელი დღის განმავლობაში, დაწყებული აპებიდან, რომლებსაც იყენებთ და დამთავრებული იმ დროის ოდენობით, რომელსაც ატარებთ თქვენს საყვარელ ვებსაიტებზე. თუ გსურთ დაიცვათ თავი ყოველდღიური ყურადღებისგან და თქვენი სამუშაო უფრო სწრაფად შეასრულოთ, RescueTime დაგეხმარებათ განსაზღვროთ კონკრეტული ქცევები, რომლებიც ხელს გიშლით უფრო პროდუქტიული ცხოვრებისგან.

იმისათვის, რომ დაგეხმაროთ თქვენი მიზნების მიღწევაზე ფოკუსირებაში, RescueTime-ს შეუძლია დროებით დაბლოკოს ის რესურსები, რომლებზეც გირჩევნიათ დროის დახარჯვა, მოგვიანებით გადადოს სამუშაო. RescueTime ხელმისაწვდომია iOS და Android-ისთვის; OS X, Windows და Linux.

რატომ RescueTime?

RescueTime გაცნობებთ, თუ ძალიან დიდ დროს ხარჯავთ დავალების შესრულებაზე, შეხსენებების საშუალებით.

RescueTime საშუალებას გაძლევთ უკეთ გაიგოთ, თუ როგორ ატარებთ თქვენს დღეს დეტალური მოხსენებებითა და ყოველდღიური შეჯამებით.

RescueTime გეხმარებათ თქვენი სამუშაოს უფრო სწრაფად შესრულებაში, გაძლევთ ახალ გზებს თქვენი დღის ორგანიზებისა და დროის გონივრულად მართვის გზით.

6. დროული

Timely არის ინოვაციური დროის ტრეკერი, რომელიც არა მხოლოდ გაჩვენებთ, რამდენ დროს ხარჯავთ თითოეულ პროექტზე, არამედ დაგეხმარებათ სამუშაო კვირის უფრო ეფექტურად ორგანიზებაში.

დროულად დაგეგმეთ თქვენი კვირა წინასწარ და საშუალებას გაძლევთ შეაფასოთ დრო, რომელიც დასჭირდება თქვენი ყოველდღიური ამოცანების შესრულებას. თქვენი დროის თვალყურის დევნებით, შეგიძლიათ შეადაროთ თქვენი პროგნოზები, რამდენი ხანი დასჭირდა თითოეულ სამუშაოს რეალურად და გააუმჯობესოთ თქვენი გრაფიკი მომავალში.

დროის თვალყურის დევნის ეს მიდგომა საშუალებას მოგცემთ მართოთ თქვენი დრო უფრო ეფექტურად და მოგცეთ უპირატესობა მნიშვნელოვანი პროექტების დასრულებასთან დაკავშირებით. Timely ხელმისაწვდომია iOS-ისთვის და როგორც ბრაუზერის აპლიკაცია.

რატომ დროულად?

დროულად აყენებს თქვენს გუნდს გზაზე და გაძლევთ უფრო რეალისტურ სურათს იმის შესახებ, თუ რამდენი დრო სჭირდება პროექტებს რეალურად.

Timely გეხმარებათ თვალყური ადევნოთ იმ დროის ზუსტ რაოდენობას, რომელსაც ხარჯავთ სამუშაო ამოცანებზე.

დროული გეხმარებათ გაიგოთ ზუსტად როგორ მიდის თქვენი კვირა და დაგეგმოთ თქვენი შემდეგი „შვიდი დღე“.

Trello არის მოქნილი ვებ დაფუძნებული პროექტის მართვის აპლიკაცია, რომელიც გაადვილებს თქვენი ამოცანების ორგანიზებას და გუნდის სხვა წევრებთან თანამშრომლობას.

იმის ნაცვლად, რომ დაგიბნეთ ელ. ფოსტით და Slack შეტყობინებებით, Trello აჩვენებს თქვენს პროექტებს ბიულეტენის დაფაზე მიმაგრებული სიების სახით. თითოეული სია შედგება ინდივიდუალური ბარათებისგან, რომლებსაც შეუძლიათ წარმოადგინონ ამოცანები, იდეები, მიზნები და სხვა. გუნდის წევრებს შეუძლიათ დაამატოთ კომენტარები, დანართები, საკონტროლო სიები და შენიშვნები ბარათებზე, ეს ყველაფერი ერთ გვერდზე.

მიუხედავად იმისა, გეგმავთ თვალყურს ადევნოთ მსხვილი პროექტების პროგრესს ან მოაწყოთ გონებრივი შტურმინგი, Trello შეიძლება მორგებული იყოს თქვენი თანამშრომლების საჭიროებებზე.

რატომ Trello?

ეს აპლიკაცია სრულად კონფიგურირებადია. ყველა ბიზნესს აქვს თავისი უნიკალური საჭიროებები და Trello ადვილად ეგუება ამ საჭიროებებს.

Trello გიცავთ ორგანიზებულად თქვენი ყველა პროექტის და გუნდური კომუნიკაციის გაერთიანებით ერთ ციფრულ გამოცდილებაში.

Trello-ს საშუალებით თქვენ გაგიადვილებთ პროექტების თვალყურის დევნებას და შეძლებთ ერთი შეხედვით გააანალიზოთ მთელი სამუშაო ნაკადები.

მონაცემთა უზარმაზარ ქსელზე წვდომით, Google Now-ს შეუძლია მოგაწოდოთ ინფორმაცია, რომელსაც ის თქვენთვის რელევანტურად მიიჩნევს. სპორტული ქულებიდან და ახლომდებარე რესტორნებიდან დაწყებული სამსახურში მიმავალ ტრაფიკამდე, Google Now ათავისუფლებს თქვენს დროს ყველა თქვენს ყოველდღიურ დეტალებზე ზრუნვით.

Google Now ასევე სრულად არის ინტეგრირებული Google აპლიკაციის ეკოსისტემაში, რაც საშუალებას გაძლევთ დაგეგმოთ Google Calendar-ის ღონისძიებები, გააკეთოთ ჩანაწერები და სხვა. ეს ონლაინ ასისტენტი თავსებადია iOS და Android ოპერაციულ სისტემებთან.

რატომ Google Now?

Google Now გაძლევთ მეტ დროს თქვენს სამუშაოზე ფოკუსირებისთვის, რადგან ის გაწვდით საჭირო ინფორმაციას ძიების შედეგების გათხრის გარეშე.

Google Now არის აქ, რათა დაგეხმაროთ, მიუხედავად იმისა, აკეთებთ რესტორნის ჯავშანს თუ ცდილობთ გახსოვდეთ სად გააჩერეთ თქვენი მანქანა.

აპლიკაცია ავტომატურად ეგუება თქვენს ქცევას და გაძლევთ უნიკალურ და სრულად კონფიგურირებად გამოცდილებას, რომელიც შეიძლება შეიცვალოს ნებისმიერ დროს.

Pocket არის სანიშნეების აპლიკაცია, რომელიც საშუალებას გაძლევთ შეინახოთ სტატიები მოგვიანებით წასაკითხად.

მიმზიდველმა კონტენტმა შეიძლება გადაგაფანტოთ თქვენი სამუშაოდან ყველაზე პროდუქტიულ დღეებშიც კი. Pocket-ით შეგიძლიათ შეინახოთ ყველა თქვენთვის სასურველი პუბლიკაცია ერთ ადგილას და შეინახოთ ისინი მომავლისთვის, თქვენი პრიორიტეტული ამოცანების შეწყვეტის გარეშე.

Pocket მუშაობს 1500-ზე მეტ სხვადასხვა აპთან, ასე რომ, სადაც არ უნდა იპოვოთ საინტერესო სტატია, გექნებათ მისი ჩამაგრების შესაძლებლობა. Pocket თავსებადია iOS და Android-თან.

რატომ ჯიბე?

Pocket-ის საშუალებით თქვენ არ შეგეშლებათ, რადგან ყოველთვის შეგიძლიათ შეინახოთ მნიშვნელოვანი შინაარსი და მაქსიმალურად გამოიყენოთ თქვენი დრო.

Pocket გეხმარებათ დღის ორგანიზებაში და სამუშაო დროის გამოყოფა სწავლისგან.

Pocket აადვილებს ახალი შინაარსის აღმოჩენას, ასე რომ თქვენ არ დაგაკლდებათ შინაარსი, როდესაც გადაწყვეტთ რაიმე ახლის წაკითხვას.

დრო ყველაფერია

თქვენი დროის ეფექტურად მართვა უფრო პროდუქტიული და ბედნიერი ცხოვრების გასაღებია.

თუ ამ რესურსს საკმარისად კარგად არ მართავთ, შეგიძლიათ მარტივად ჩაიძიროთ სამუშაოს ნიუანსებში და გამოტოვოთ შესაძლებლობა, გაატაროთ ხარისხიანი დრო მეგობრებთან ან ოჯახთან ერთად. კარგი სამუშაო და ცხოვრებისეული ბალანსის შენარჩუნება გადამწყვეტია თქვენი პროფესიული და პირადი წარმატებისთვის, ამიტომ თქვენ უნდა ეცადოთ თქვენი დროის მაქსიმალურად გამოყენება ნებისმიერ ვითარებაში.

ზემოთ ჩამოთვლილი აპლიკაციებით, თქვენ შეგიძლიათ მარტივად გააუმჯობესოთ თქვენი ცხოვრება მეტი პროდუქტიულობისთვის და ნაკლები სტრესისთვის.